Aplikasi Sistem Informasi di Fungsi Organisasi

Aplikasi Sistem Informasi

di Fungsi Organisasi

Sistem informasi dapat diterapkan secara:

Internal

diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi

atau tingkatan organisasi

Eksternal

Sistem informasi yang ada ditarik ke luar

menjangkau pelanggan.

Sistem-sistem Informasi Fungsional

Fungsi Manajemen

Sistem Informasinya

Fungsi Akuntansi Sistem informasi akuntansi

(accounting information system) Fungsi Keuangan Sistem informasi keuangan

(financial information system) Fungsi Pemasaran Sistem informasi pemasaran

(marketing information system) Fungsi Produksi Sistem informasi produksi

(production information system)

Fungsi Sumber Daya Manusia Sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system)

Fu ng si Ke ua ng an Fu ng si Pe m as ar an Fu ng si Pr od uk si Fu ng si SD M Si st em I nf or m as i Ke ua ng an Si st em I nf or m as i Pe m as ar an Si st em I nf or m as i Pr od uk si Si st em I nf or m as i SD M

Sistem Informasi Akuntansi Manajer Tingkat Atas:

Perencanaan Strategis

Manajer Tingkat Menengah: Pengendalian Manajemen

Manajer Tingkat Bawah: Pengendalian Operasi

Gambar Sistem-sistem Informasi di

Tingkatan Manajemen

Manajemen Tingkat Atas Manajemen Tingkat Menengah Manajemen Tingkat Bawah Executive Information System (EIS) Decision Support System (DSS), GSS, GIS, ES, ANN

Transaction Processing System (TPS), ERP, Process Control System (PCS) OAS Perencanaan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Operasi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

• Akuntansi merupakan bahasa bisnis

• Menyediakan cara untuk menyajikan dan

meringkas kejadian bisnis dalam bentuk

informasi keuangan kepada pemakainya.

Definisi

Sistem informasi yang merekam dan melaporkan

transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi,

dan menghasilkan laporan keuangan yang

berguna bagi pemakainya

Tujuan SIA (Wilkinson, 2000)

1. Mendukung operasi sehari-hari

(to support the day to day operations)

(supervisor memeriksa penjualan harian,order pembelian, karyawan yang menerima cek pembayaran, kasir yang menerima perintah

pembayaran )

2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen

(to support decision making by internal decision makers)

(informasi penjualan untuk perencanaan arus kas, penyimpangan budget, dll)

3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan

pertanggungjawaban

(to fullfill obligations relating to

stewardship)

(informasi keuangan, laporan rugi-laba, arus kas yang dibutuhkan

Siklus Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi mempunyai

beberapa sistem-sistem bagian yang berupa

siklus akuntansi, yaitu:

1. Siklus Pendapatan

(revenue cycle)

2. Siklus Pengeluaran Kas

(expenditure cycle)

3. Siklus Konversi

(conversion cycle)

4. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia

(human resource management cycle)

5. Siklus Buku Besar dan Pelaporan Keuangan

Sistem Informasi Pemasaran

• SIMPEM atau

Marketing Information System

(MKIS)

• Merupakan sistem informasi yang diterapkan di

fungsi pemasaran.

• Sistem informasi yang mendukung perencanaan,

kontrol dan pemrosesan transaksi yang

dibutuhkan untuk penyelesaian aktivitas

pemasaran seperti manajemen penjualan,

Komponen Sistem Informasi Pemasaran

OUTPUT PEMASARAN Informasi Tempat (Place) Informasi Produk (Product) Informasi Promosi (Promotion) Informasi Harga (Price) Informasi Integrasi (Integration) TEKNOLOGI KONTROL INPUT PEMASARAN Data Eksternal Pemasaran Data Internal Pemasaran Sistem Informasi Akuntansi MODEL PEMASARAN BASIS DATA PEMASARAN

Komponen Input Pemasaran

• Data Eksternal Pemasaran

disebut dgn

marketing intelligent data.

Berhubungan dengan data pesaing,

industri, aturan-aturan pemerintah, dll.

• Data Internal Pemasaran

Data keuangan, disimpan dalam basis

data akuntansi dalam sistem TPS

Data non-keuangan, berisi data riset

pemasaran, dll.

• SIA, menyimpan data keuangan yang

diperlukan SIMPEM

Komponen Output Pemasaran

Dikenal dengan 4P dan 1

I

• Product (produk)

berhubungan dengan informasi produk yang dijual

perusahaan, produk pesaing dan produk masa depan.

• Price (harga)

informasi yang berguna bagi manajer untuk menentukan

dan menganalisis harga produk

• Place (tempat)

informasi mengenai jaringan distribusi pemasarannya

• Promotion

kegiatan periklanan produk

• Integration Mix

digunakan untuk membuat strategi yang menggabungkan

keempat aspek pemasaran tersebut.

SISTEM PERENCANAAN PEMASARAN

- Perencanaan produk, harga, promosi, riset pemasaran, kanal distribusi

- Pemrakiraan penjualan - Penentuan harga *Manajemen Tingkat Atas

SISTEM KONTROL PEMASARAN DAN PENJUALAN

- Perencanaan produk, harga, promosi, riset pemasaran, kanal distribusi

- Pemrakiraan penjualan - Penentuan harga

PENGISIAN PESANAN

-Pesanan Konsumen -Pemenuhan Back Order

PEMFAKTURAN - Penagihan OPERASI PENJUALAN - Penjualan menurut produk - Penjualan menurut tempat

Sistem Informasi Produksi

• Sistem informasi yang mendukung perencanaan,

kontrol, dan penyelesaian proses manufaktur.

• Terdiri dari

A. Sistem Produksi Fisik

-

Untuk mengendalikan alat-alat produksi. Disebut

dengan Sistem Pengendalian Produksi (

production

controlling system

atau PCS.

PCS terdiri dari CAD, CAM,Robot dan CIM

CAD

(Computer Aided Design)

digunakan untuk

membantu proses perancangan produk, contoh

Software Autocad.

CAM (

Computer Assisted Manufacturing

) digunakan

untuk membantu proses produksi supaya lebih efektif

dan efisien, contoh mengatur ketebalan dari lembaran

aluminium.

Robot digunakan untuk menggantikan peran

manusia dan pekerjaan yang membutuhkan

ketelitian tinggi dan berbahaya, contoh merakit

mobil, mengambil minyak mentah di tengah laut

CIM (

Computer Integrated Manufacturing

)

sistem gabungan terintegrasi antara sistem

produksi fisik dan informasi.

B. Sistem Informasi Produksi

Menghasilkan informasi yang digunakan oleh

manajer di fungsi produksi.

Komponen Sistem Informasi Produksi

OUTPUT PRODUKSI Informasi Proses Produksi Informasi Persediaan Informasi Kualitas Produksi Informasi Biaya Produksi TEKNOLOGI KONTROL INPUT PEMASARAN Data Eksternal Produksi Data Internal Produksi Sistem Informasi Akuntansi MODEL PRODUKSI BASIS DATA PRODUKSI OUTPUT PRODUKSI

Komponen Output Produksi

• Informasi Proses Produksi

menunjukkan kejadian selama proses produksi

berlangsung. Contoh: Pemakaian bahan,

pemakaian tenaga kerja, pemakaian

overhead

(mis.listrik, air), pengerjaan ulang karena terjadi

kesalahan proses, kontrol pengerjaan, mesin

dsb.

• Informasi Persediaan

menunjukkan status dari bahan mentah, barang

dalam proses dan barang jadi. Seperti

• Informasi Kualitas Produk

menunjukkan informasi yang berhubungan

dengan penanganan kualitas selama

proses produksi. Contohnya CAM, kontrol

pengerjaan, kontrol kualitas, dsb.

• Informasi Biaya Produksi

berhubungan dengan biaya yang

dibutuhkan untuk memproduksi, meliputi

informasi tentang biaya pemakaian bahan

mentah, biaya tenaga kerja langsung, biaya

overhead

, informasi alokasi biaya,

SISTEM PERENCANAAN PEMANUFAKTURAN

- Perencanaan produksi, manpower, kebutuhan material, kebutuhan kapasitas

Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Atas

SISTEM KONTROL PEMANUFAKTURAN

- Penjadwalan produksi, alokasi biaya

- Analisis produktivitas pekerja, produktivitas mesin.

- Kontrol Barang dalam proses, perawatan, proses produksi, kualitas, biaya produksi.

Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Menengah

PELAPORAN PROSES PRODUKSI

- Pemakaian material - Pemanfaatan mesin - Status barang dalam proses - Pemakaian overhead INSPEKSI - Pengerjaan ulang - Kontrol pengerjaan - Kontrol spesifikasi khusus - CAM PEMBELIAN DAN PENERIMAAN - Permintaan pembelian material - Penerimaan barang

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

•

Human Resource Information System

(HRIS) merupakan sistem informasi untuk

mendukung kegiatan-kegiatan manajer di

fungsi sumber daya manusia.

• Fungsi ini dulunya bernama

fungsi/departemen personalia. Diganti

menjadi fungsi sumber daya manusia untuk

menunjukkan bahwa manusia di dalam

organisasi adalah sumber daya ekonomis

yang penting.

Komponen Sistem Informasi

Sumber Daya Manusia

OUTPUT PRODUKSI Informasi Perencanaan Tenaga Kerja Informasi PengadaanTenaga Kerja Informasi Pengelolaan Tenaga Kerja Informasi Kompensasi TEKNOLOGI INPUT Sumber Daya Manusia Data Eksternal SDM Data Internal SDM Sistem Informasi Akuntansi MODEL SDM BASIS DATA SDM OUTPUT SDM Informasi Benefit Informasi Lingkungan Kerja

Komponen Output SDM

• Informasi Perencanaan Tenaga Kerja

digunakan untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja

dalam jangka pendek dan panjang. Meliputi informasi

untuk analisis perputaran tenaga kerja (

turnover

),

anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga

kerja

• Informasi Pengadaan Tenaga Kerja

(recruitmen)

informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga

kerja secara eksternal dan internal. Meliputi informasi

pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara,

perekrutan, dan analisis rekrutmen.

• Informasi Pengelolaan Tenaga Kerja

informasi untuk mengelola sumber daya manusia di

dalam organisasi. Meliputi informasi pelatihan, penilaian

atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi

jabatan, suksesi dan kedisiplinan.

• Informasi Kompensasi

informasi mengenai penggajian dan

kompensasinya meliputi kehadiran dan jam

kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis

kompensasi dan perencanaannya.

• Informasi Benefit

benefit berbeda dengan kompensasi.

Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan

dengan kinerja karyawannya.

Benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima

karyawan seperti dana pensiun.

• Informasi Lingkungan Kerja

berhubungan dengan keluhan-keluhan,

kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan

dan lingkungan kerjanya.

23

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA - Perencanaan tenaga kerja, suksesi, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi, benefit

Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Atas

SISTEM KONTROL SUMBER DAYA MANUSIA

- Analisis biaya tenaga kerja, Anggaran tenaga kerja, perputaran tenaga kerja, efektifitas pelatihan, kecocokan karir, kompensasi

- Analisis perekrutan, statistik penggajian

Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Menengah STAFFING

- Perekrutan - Penjadwalan wawancara

- Informasi pasar tenaga kerja PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN - Pelatihan - Evaluasi keahlian - Evaluasi kinerja ADMINISTRASI - Penggajian, benefit Perhitungan bonus, - Kehadiran dan jam kerja

- Kecelakaan dan kesehatan lingkungan kerja

- Kegiatan karyawan

Sistem Informasi Keuangan

•

Financial Information System

(FIS) merupakan

sistem informasi yang digunakan untuk

mendukung kegiatan manajer di fungsi

keuangan.

• Komponen Input Keuangan, terdiri dari tiga

bagian, yaitu:

- data internal kebijakan perusahaan

- data internal dari basis data akuntansi

- data eksternal financial intelligent data

yang

berhubungan dengan data lingkungan luar

seperti data pemerintah, pasar modal, pasar

uang dan industri

Komponen Sistem Informasi Keuangan

OUTPUT PRODUKSI Informasi Forecast Keuangan Informasi Modal Kerja Informasi Investasi Informasi Pendanaan TEKNOLOGI KONTROL INPUT KEUANGAN Data Eksternal Keuangan Data Internal Keuangan Sistem Informasi Akuntansi MODEL KEUANGAN BASIS DATA KEUANGAN OUTPUT KEUANGAN Informasi Budget Modal Informasi Anggaran dan Pajak

Komponen Output Keuangan

• Informasi Forecast Keuangan

forecast neraca, laba-rugi, dan aliran kas untuk beberapa

tahun ke depan. Perkiraan ini diperlukan oleh manajemen atas untuk menentukan nilai intrinsik atau nilai fundamental dari

perusahaan.

• Informasi Modal Kerja (working capital)

informasi tentang kebutuhan modal jangka pendek yang

dibutuhkan perusahaan untuk melakukan aktifitas sehari-hari. • Informasi Investasi

informasi kegiatan investasi keuangan perusahaan, misalnya informasi pasar modal, pasar uang, portofolio yang dilakukan perusahaan.

• Informasi Pendanaan

informasi mengenai pendanaan jangka pendek dan jangka panjang. Digunakan untuk analisis dana, analisis biaya modal

• Informasi Budget Modal (capital budgeting)

digunakan untuk menganalisis dan merencanakan budget modal. Budget modal merupakan investasi di aktiva tetap,

misalnya untuk pembelian mesin baru, pengembangan pabrik, • Informasi Kinerja Keuangan

digunakan untuk melihat kinerja keuangan perusahaan yang berguna untuk analisis profitabilitas (kemampuan perusahaan menghasilkan laba), analisis likuiditas (kemampuan membayar utang), analisis manajemen utang (debt management) yaitu kemampuan meminjam utang dibandingkan modal sendiri, dan analisis nilai pasar (market value) yaitu kinerja perusahaan

dinilai oleh pasar modal

• Informasi Anggaran Keuangan (financial budget) dan Pajak informasi yang digunakan untuk analisis varian (perbedaan budget dengan realitasnya), untuk pertanggungjawaban dari pusat-pusat pertanggungjawaban (misal, pusat laba, pusat investasi, pusat biaya).

SISTEM PERENCANAAN KEUANGAN

- Perencanaan aliran kas, penggunaan modal, keuntungan tahunan, kebijakan deviden, manajemen pajak, struktur modal, budget modal - Perencanaan investasi, Informasi pasar modal, pasar uang

Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Atas

SISTEM KONTROL KEUANGAN

- Analisis dana, varian, profitabilitas, likuiditas, manajemen utang, budget modal, manajemen aktiva, biaya modal, diskon, nilai pasar - Laporan pertanggungjawaban

Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Menengah

PENGELOLAAN KAS - Kas kecil - Penerimaan dan pengeluaran kas PIUTANG/UTANG DAGANG - Umur piutang

- Piutang jatuh tempo - Utang jatuh tempo

PAJAK - Pusat dan Daerah - Administrasi Pajak