SISTEM-SISTEM INFORMASI
DI FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI
Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan.
Eksternal
Sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pelanggan.
Internal
Sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi. Tergantung pada perusahaannya, jika struktur perusahaan pada fungsi-fungsi organisasinya, maka unit-unit di perusahaan dikelompokkan ke dalam beberapa fungsi atau departemen seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, produksi, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.
Sistem-sistem Informasi Fungsional
Sistem informasi manajemen dapat digunakan untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang ada di fungsi-fungsi bisnis. Fungsi-fungsi bisnis diantaranya meliputi akuntansi, keuangan, pemasaran, produksi, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.
Sistem-sistem informasi manajemen yang diterapkan pada fungsi-fungsi tersebut dikenal dengan nama sistem
informasi fungsional (Functional Information
System) atau Sistem Informasi Bisnis (Business Information System), beberapa diantaranya adalah:
Sistem Informasi Akuntansi (SIMAK atau SIA)
Sistem informasi yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi, dan menghasilkan laporan keuangan.
Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM)
Sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol dan pemrosesan transaksi yang dibutuhkan untuk penyelesaian aktivitas pemasaran seperti manajemen penjualan, advertising, dan promosi.
Sistem Informasi Pemanufakturan atau Produksi
(SIMPRO)
Sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan penyelesaian proses manufaktur.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SIMSDM)
Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU)
Sistem informasi yang mendukung manajer keuangan dalam mengatur keuangan bisnis serta alokasi dan kontrol terhadap sumber daya keuangan.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Akuntansi merupakan bahasa bisnis, yang menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian-kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada para pemakainya.
Definisi sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Wilkinson, melalui informasi yang dihasilkan, SIA mempunyai 3 (tiga) tujuan utama, yaitu:
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to support the day-to-day operations).
SIA mempunyai sistem bagian yang disebut dengan TPS (Transaction Processing Systems) yang mengolah data transaksi menjadi informasi yang berguna untuk melakukan kegiatan-kegiatan operasi sehari-hari. Pemakai informasi ini misalnya adalah:
- karyawan yang menerima cek pembayarannya
- supervisor yang memeriksa penjualan tiap harinya
- pelanggan yang menerima faktur
- pemasok yang menerima order pembelian, dll. 2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to
support decision making by internal decision makers)
Informasi SIA juga diperlukan oleh manajemen sebagai dasar pengambilan keputusannya. Manajemen menengah membutuhkan informasi akuntansi untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi antara yang di
budget-kan dengan nilai realisasi yang dilaporbudget-kan oleh SIA.
Contoh lainnya, manajemen atas membutuhkan informasi akuntansi untuk perencanaan seperti informasi penjualan untuk perencanaan arus kas.
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban (to fulfill obligations relating to stewardship).
keuangan yang terdiri dari neraca (posisi keuangan pada tanggal tertentu, misalnya pada tanggal akhir tahun), laporan laba-rugi dan laporan arus kas.
SISTEM INFORMASI PEMASARAN
Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM) atau
Marketing Information System (MKIS) merupakan sistem informasi yang diterapkan di fungsi pemasaran.
SIMPEM mempunyai 6 (enam) komponen, yaitu:
1. Input, input data pemasaran
2. Model, model pemasaran
3. Basis Data, basis data pemasaran
4. Output, laporan-laporan berisi informasi pemasaran
5. Teknologi, bersifat umum 6. Kontrol, bersifat umum
Gambar Komponen-komponen Sistem Informasi Pemasaran. Komponen Input Pemasaran
Untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, basis data harus dirancang dan diisi dengan data-datanya
(Ingat Materi mengenai Pendekatan perancangan sistem
informasi dapat berupa bottom-up dan top-down).
Sumber data eksternal dibutuhkan untuk informasi manajemen tingkat atas. Sumber data pemasaran eksternal disebut dengan Marketing Intelligent Data. Data pemasaran eksternal berhubungan dengan data pesaing, industri, aturan-aturan pemerintah. Data eksternal dapat dibeli dari pihak lain yang menjual basis data secara off-line atau on-line atau dapat dikumpulkan sendiri oleh perusahaan.
Sumber data internal dapat terdiri dari 2 (dua) bagian,
Komponen Output Pemasaran
Lima kelompok informasi umumnya dibutuhkan oleh manajemen di fungsi pemasaran.
Dikenal dengan istilah 4 P dan 1 Integration Mix, yaitu: - Product (Produk)
- Place (Tempat)
- Promotion (Promosi)
- Price (Harga)
Product
Output tentang Produk (product) berhubungan dengan informasi tentang produk yang dijual oleh perusahaan sekaligus produk-produk pesaing dan produk masa depan.
Place
Berhubungan dengan informasi mengenai jaringan distribusi pemasarannya.
Promotion
Merupakan kegiatan pengiklanan produk untuk mengenalkan produk kepada komsumen.
Price
Merupakan informasi yang berguna bagi manajer untuk menentukan dan menganalisis harga dari produk.
Integration Mix
Output gabungan integrasi berguna bagi manajer untuk membuat strategi yang menggabungkan keempat aspek pemasaran tersebut, misalnya informasi tentang peramalan penjualan membutuhkan informasi produk, tempat, promosi, dan harga perkiraannya.
Komponen Model Pemasaran
Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah bentuk input menjadi output.
Model di SIMPEM banyak digunakan untuk menghasilkan laporan untuk keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan produk lama, penunjukkan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang paling efektif, dan untuk persetujuan kredit.
Komponen Basis Data Pemasaran
dimasukkan ke sistem informasi ini. Basis data pemasaran terdiri dari data riset pemasaran, data eksternal pemasaran, dan data keuangan pemasaran.
SISTEM INFORMASI PRODUKSI
Sistem produksi terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu: a. Sistem Produksi Fisik
Merupakan sistem fisik untuk mengendalikan alat-alat produksi. Sistem ini disebut juga dengan sistem
pengendalian produksi atau Production Control
System (PCS). Sistem PCS ini berada di level operasi atau level bawah.
PCS terdiri dari:
- CAD (Computer Aided-Design), sistem komputer yang digunakan untuk membantu proses perancangan, misalnya perancangan produk.
- CAM (Computer Aided-Manufacture), sistem komputer yang membantu proses produksi supaya lebih efisien dan efektif. Contohnya, komputer yang mengatur ketebalan dari lembaran-lembaran aluminium tipis untuk proses produksi kertas pembungkus kado.
- Robot , digunakan untuk menggantikan manusia dan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi dan pekerjaan-pekerjaan yang beresiko tinggi.
- CIM (Computer Integrated Manufacturing), sistem gabungan yang terintegrasi antara sistem produksi fisik (CAM, Robot) dengan sistem informasi produksinya. Dengan terintegrasinya sistem produksi fisik, maka hasil dari sistem produksi fisik dapat masuk sebagai data di sistem informasinya.
b. Sistem Informasi Produksi
Menghasilkan informasi yang berguna bagi manajer-manajer di fungsi produksi. Model dari SIMPRO atau Production Information System (PIS) atau
Manufactacturing Information System (MANIS) adalah sebagai berikut:INPUT
Gambar Komponen-komponen Sistem Informasi Produksi
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem Sumber Daya Manusia (SIMSDM) atau Human
Resource Information System (HRIS) merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi atau departemen personalia. Saat ini telah diubah menjadi fungsi sumber daya manusia untuk menunjukkan bahwa manusia di dalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting.
Gambar Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
SISTEM INFORMASI KEUANGAN
Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) atau Financial
Information System (FIS) merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi keuangan. Model dari sistem informasi keuangan adalah sebagai berikut:INPUT
KEUANGAN
Informasi forecast
Gambar Komponen-komponen Sistem Informasi Keuangan
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan secara luas di organisasi. ERP termasuk
Transaction Processing System (TPS) ditambah dengan sistem-sistem informasi fungsional yang terintegrasi.
Contoh-contoh aplikasi ERP: - ERP pada fungsi Akuntansi
Modul-modul seperti buku besar, piutang dagang, hutang dagang, aktiva tetap, manajemen kas, dan akuntansi biaya.
- ERP pada fungsi Keuangan
Modul-modul analisis portfolio, analisis resiko, analisis kredit, manajemen aktiva, sewa guna dan manajemen real estate.
- ERP pada fungsi Sumber Daya Manusia
Modul-modul rekrutmen, penggajian, manajemen personil, pengembangan karyawan dan manajemen kompensasi.
- ERP pada fungsi Pemasaran
Manajemen relasi pelanggan, pemasukan order, pemrosesan order.
- ERP pada Logistik
Perencanaan produksi, manajemen material, manajemen pabrik.
Paket-paket ERP berbeda dengan paket-paket perangkat lunak komersil yang lain. Perbedaannya adalah sebagai berikut:
- Modul-modul ERP terintegrasi lewat basis data yang umum. Seperti misalnya, jika terjadi transaksi order penjualan di suatu tempat, maka hasil dari transaksi ini akan langsung berakibat di basis data untuk modul lainnya (modul akuntansi, logistik, pengiriman)
- Modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang mengikuti proses rantai nilai (value chain) atau rantai penyediaan (supply chain).
Manfaat ERP
manfaat berhubungan dengan teknologi informasi, dan sebuah manfaat berhubungan dengan bisnis dan teknologi informasi bersama-sama, dan sebuah manfaat yang berhubungan dengan biaya perawatan (maintenance) yang berhubungan dengan masalah pergantian tahun 2000 yang lalu.
3 (tiga) buah manfaat ERP yang berhubungan dengan bisnis:
1. Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit bisnis lain, fungsi-fungsi lain, proses-proses dan organisasi meningkat.
2. Menyediakan cara lain untuk melakukan bisnis, yaitu melalui rekayasa proses bisnis (Business Process Reengineering) menuju ke orientasi proses dan pengurangan biaya proses bisnis.
3. Menyediakan kemampuan global dengan menyediakan globalisasi melalui proses bisnis yang umum dan kelas dunia.
2 (dua) buah keuntungan yang berhubungan dengan Teknologi Informasi:
1. Manfaat membeli paket bukan membangunnya. Manfaat yang diperoleh adalah manfaat waktu yang lebih cepat, biaya yang relatif murah dan kemampuan dari paket itu sendiri.
2. Manfaat arsitektur teknologi informasi yang digunakan yang dapat menghemat biaya.
Sebuah keuntungan dari gabungan antara bisnis dan teknologi infomasi:
