DESAIN DAN PEMBUATAN PURWARUPA SISTEM INFORMASI
PENDAPATAN DAERAH PADA DINAS PENDAPATAN DAERAH
KABUPATEN KEDIRI
Ja’far Numeiri, Rully SoelaimanManajemen Teknologi Informasi
Program Studi Magister Manajemen Teknologi - ITS Email : jafar@bpkp.go.id
ABSTRAK
Usaha untuk meningkatkan pendapatan asli daerah pada Dinas Pendapatan Daerah (Dispenda) Kabupaten Kediri saat ini belum dapat dilaksanakan secara optimal, baik dari sisi internal maupun eksternal. Dari sisi internal tercermin dari belum memadainya laporan kebutuhan manajemen yang disebabkan oleh proses penatausahaan (perencanaan, pendaftaran, pendataan, penetapan, penagihan, penerimaan dan penyetoran) sistem administrasi pajak/retribusi yang masih menggunakan sistem manual sedangkan dari sisi eksternal terlihat dari belum adanya sistem pelayanan satu atap antara Dispenda dengan Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu (KPPT) dalam hal proses perijinan dan penetapan jumlah pajak (pajak reklame). Dalam sistem berjalan, proses pembayaran pajak/retribusi hanya dapat dilaksanakan secara terpusat di kantor Dispenda, hal tersebut menjadi kendala karena wilayah Kabupaten Kediri yang cukup luas yang tersebar dalam 24 Kecamatan.
Upaya perbaikan yang dilakukan adalah dengan cara pengkomputerisasian sistem penatausahaan yang menghubungkan antara Dispenda dengan KPPT serta kantor kecamatan. Kantor kecamatan akan memanfaatkan infrastruktur jaringan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) yang telah tersedia dengan media Virtual Private Network.
Penelitian mengacu pada metodologi Framework for the Application Systems Thinking (FAST) dan telah berhasil dibuat sebuah rancangan desain sistem informasi yang menunjang proses penatausahaan. Purwarupa yang dibangun telah berhasil berhasil melakukan pengujian dengan skema proses penatausahaan sehingga dapat dihasilkannya surat yang berketetapan yang dikeluarkan oleh Kepala Dinas Pendapatan Daerah serta pembuatan laporan yang diperlukan oleh para stakeholder.
Kata kunci: sistem pelayanan satu atap, sistem administrasi pajak/retribusi, FAST
PENDAHULUAN
Kabupaten Kediri mempunyai luas wilayah sebesar 1.386,05 km2 atau 138.605 ha yang terbagi dalam 24 kecamatan dengan jumlah penduduk sebesar 1.423.234 jiwa. Satuan kerja perangkat daerah yang membawahi administrasi pendapatan daerah pada Kabupaten Kediri adalah Dinas Pendapatan Daerah (Dispenda). Kepala Dinas Pendapatan Daerah bertanggung jawab langsung kepada Bupati dan mempunyai kedudukan sebagai unsur pelaksana pemerintah daerah di bidang pendapatan, unit penghasil dalam rangka perencanaan dan pengembangan peningkatan pendapatan asli daerah serta menjadi koordinator penerimaan daerah dari unit-unit penghasil lainnya.
Potensi sumber pendapatan yang ditangani adalah sebagai berikut :
1. Pajak Daerah meliputi : Pajak Hotel, Pajak Restoran, Pajak Hiburan, Pajak Air (ABT), Pajak Reklame, Pajak Pengambilan dan Pengolahan Bahan Galian Gol. C. 2. Retribusi Daerah meliputi Retribusi : Jasa Umum, Jasa Usaha dan Perijinan Tertentu 3. Bagi Hasil Pajak, yaitu : Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)
Adapun rumusan masalah yang dihadapi adalah sebagai berikut :
1. Proses penatausahaan di Dinas Pendapatan Kabupaten Kediri masih dilakukan secara manual sehingga proses pengolahan data untuk mendukung kebutuhan stakeholder tidak dapat berjalan secara optimal.
2. Belum dilaksanakannya pelayanan satu atap pada Dispenda dengan pihak KPPT dalam hal penetapan pajak (reklame) beserta proses pembayarannya serta dengan pihak Kecamatan dalam hal pembayaran pajak/retribusi.
3. Sistem berjalan tidak menghasilkan informasi mengenai :
a. Pendataan data target penerimaan Satuan Kerja Dinas Penghasil yang menyebabkan pihak Sub Dinas Perencanaan dan Pengendalian kesulitan dalam memonitor indikator ketercapaian antara target dengan realisasi penerimaan. b. Kesulitan yang dirasakan oleh pihak Sub Dinas Pendataan dan Penetapan dalam
melakukan inventarisasi data pendataan pajak/retribusi (SPTPRD) yang belum dilakukan penetapannya (SKPRD) dalam upaya optimalisasi penerimaan daerah. 4. Terjadinya perulangan pemrosesan input data dan pencetakan terhadap ketetapan retribusi (sewa kios dll.) pada tiap bulannya dimana ketetapan retribusi tersebut berlaku lebih dari 1 bulan yang mengakibatkan terjadinya ketidakefisienan dalam hal waktu dan biaya (kertas).
Batasan Penelitian
Penyusun membatasi dengan tidak melakukan penelitian yang berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut : Benda berharga, Pengembalian pembayaran, Penundaan pembayaran, Angsuran pembayaran, Keberatan dan Banding.
Tujuan Penelitian
1. Pengkomputerisasian terhadap proses penatausahaan pada Dinas Pendapatan Kabupaten Kediri dalam mendukung kebutuhan stakeholder, yaitu:
a. Proses input data wajib pajak/retribusi sehingga bisa dihasilkan Kartu NPWPRD bagi wajib pajak/retribusi.
b. Proses input data pendataan (kartu data).
c. Proses input data Surat Pemberitahuan Pajak/Retribusi Daerah (SPTPRD). d. Proses input data ketetapan pajak/retribusi sehingga dapat dihasilkan Surat
Ketetapan Pajak/Retribusi Daerah (SKPRD).
e. Proses input data tagihan pajak/retribusi sehingga dapat dihasilkan Surat Tagihan Pajak/Retribusi Daerah (STPRD).
f. Proses input data penerimaan ketetapan sehingga dapat dihasilkan Surat Setoran Pajak/Retribusi Daerah (SSPRD)
g. Proses input data penerimaan non ketetapan. h. Dapat dihasilkannya Laporan Realisasi Penerimaan.
i. Dapat dihasilkannya Daftar Tunggakan Pajak/Retribusi Daerah.
j. Proses input data penyetoran ke Kas Daerah sehingga dapat dihasilkan Surat Tanda Setoran ke Kas Daerah.
2. Dapat dilaksanakan proses input data target Satuan Kerja Dinas Penghasil sehingga menghasilkan laporan untuk memonitor indikator ketercapaian target dengan realisasi penerimaan dari masing-masing Satuan Kerja Dinas Penghasil.
3. Dapat dihasilkannya laporan yang berfungsi untuk melakukan inventarisasi data pendataan (SPTPRD) yang belum ditetapkan pajak/retribusinya (SKPRD).
4. Dapat dilaksanakan proses input data penetapan retribusi terhadap wajib retribusi sehingga menghasilkan Surat Ketetapan Retribusi Daerah yang berlaku selama 1 tahun dengan tanggal jatuh tempo yang ditetapkan per bulan.
Tinjauan Pustaka
FAST (Framework for the Application Systems Thinking) merupakan salah satu metodologi pengembangan sistem seperti yang dijelaskan dalam buku System Analysis and Design Method karangan Jeffrey Whitten.
Gambar 1. FAST System Development Phases METODOLOGI
Dalam pelaksanaannya metodologi yang diterapkan tidak mengadopsi semua langkah-langkah dalam metodologi FAST System Development Phases karena tujuan akhir penelitian hanya sampai merancang suatu desain serta pembuatan purwarupa sistem informasi.
Langkah–langkah penelitian yang digunakan dalam penulisan tesis ini adalah: 1. Problem Analysis: Pengumpulan informasi yang akan diteliti ruang lingkup dengan
menggunakan kerangka PIECES.
2. Requirement Analysis : Mengidentifikasikan dan mengenali masalah dan kebutuhan solusi dari user dalam membangun sebuah sistem informasi yaitu : Functional Requirement, Non Functional Requirement, Mandatory Requirement dan Desirable Requirement.
3. System Analysis : Melakukan analisa dan desain sistem yang akan dibangun. a. Analisa Proses : Data Flow Diagram dan Specification Process
b. Analisa Data : Conceptual Data Mode, Physical Data Model dan Normalization c. Perancangan Desain : Rancangan Keluaran, Rancangan Layar Masukan dan
Rancangan Arsitektur Jaringan
Construction and Testing: Tahapan yang dilakukan untuk membangun sebuah purwarupa aplikasi yang bertujuan untuk mensimulasikan penyelesaian masalah.
ANALISA DAN DESAIN SISTEM
Proses Bisnis Administrasi Pajak dan Retribusi
Proses bisnis atau penatausahaan yang dilaksanakan oleh Dinas Pendapatan Daerah Kabupaten Kediri saat ini mencakup 6 (enam) kegiatan yaitu : Pendaftaran, Pendataan, Penetapan, Penagihan, Penerimaan, dan Penyetoran.
Problem Statements, Opportunities and Directives
Pada sub bab ini akan dilakukan analisa permasalahan dari sistem yang akan dikembangkan yang bertujuan untuk dapat menentukan penyelesaian permasalahan dengan mengacu pada Framework PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).
Functional Requirements
Dari hasil pemetaan masalah pada sistem berjalan maka dapat kita deskripsikan mengenai aktivitas dan layanan yang harus diberikan/disediakan (kebutuhan fungsional) dalam purwarupa yang akan dirancang adalah sebagai berikut :
1. Sistem yang dibangun adalah sebuah sistem aplikasi yang dapat melaksanakan proses penatausahaan pada Dinas Pendapatan Daerah yaitu : Perencanaan, Pendaftaran, Pendataan, Penetapan, Penagihan, Penerimaan dan Penyetoran.
2. Sistem yang akan dibangun harus menggunakan konsep client - server (jaringan yang terintegrasi) sehingga database server yang digunakan mampu menghubungkan data dari Dispenda sebagai pusat data ke KPPT dan Kecamatan. 3. Sistem harus dilengkapi dengan mekanisme validasi yaitu validasi terhadap
ketetapan oleh Kepala Sub Dinas Penetapan dan Pendataan, serta validasi pembayaran oleh Bendahara Penerima Dispenda.
4. Dengan sudah tersedianya Virtual Private Network (VPN) yang dipergunakan oleh Sistem Pajak Bumi dan Bangunan pada tiap-tiap kantor kecamatan maka sistem yang akan dibangun harus mampu memanfaatkan dan mendukung sarana tersebut. Data Flow Diagram (Desain Proses)
Penggambaran akan dimulai dari diagram konteks sampai pada data flow diagram level yang paling rendah (primitif). Model proses mengadaptasi gambar notasi De Marco/Yourdon.
Gambar 2. Diagram Level 0 (Konteks) Dari DFD di atas dapat dilihat keterlibatan entity yang ada yaitu :
1. Wajib Pajak/Retribusi : Orang Pribadi atau Badan menurut Peraturan Perundang-undangan Perpajakan Daerah yang diwajibkan untuk melakukan pembayaran Pajak/Retribusi yang terutang.
2. Satuan Kerja Dinas Penghasil : Dinas/Unit/Satuan Kerja yang mengelola sumber-sumber pendapatan daerah, baik keseluruhan maupun sebagian dibawah atau diluar Dispenda.
3. Bank : Bank yang ditunjuk sebagai Pemegang Kas Daerah.
4. Kepala Dispenda : Pimpinan Dinas Pendapatan Daerah yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah.
5. Staf Pengolah Data Unit Dispenda : Staf yang berlokasi pada Dispenda dan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dispenda.
6. Staf Pengolah Data Unit KPPT : Staf yang berlokasi pada KPPT dan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dispenda.
7. Staf Pengolah Data Unit Kecamatan : Staf yang berlokasi pada Kecamatan dan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dispenda.
Ada 8 proses utama didalam sistem yaitu : Perencanaan, Pendaftaran, Pendataan, Penetapan dan Penagihan, Penerimaan, Penyetoran, Kamus Data dan Login.
Gambar 3. DFD Level 1 (Overview) Entity Relationship Diagram dan Normalisasi Data
Ada dua tahap pada pembentukan ERD ini yaitu tahap conceptual (Conceptual Data Model) dan tahap phisycal (Physical Data Model). Relasi yang di dapat dari analisa hubungan entitas dinormalkan terlebih dahulu dengan cara melakukan normalisasi data. ERD akan dibagi menjadi beberapa modul yaitu Perencanaan, Pendaftaran, Pendataan, Penetapan dan Penagihan, Penerimaan dan Penyetoran.
Berikut ini akan dijelaskan penggambaran ERD dan Normalisasi modul Penetapan dan Penagihan sedangkan kelengkapan modul lainnya akan dijelaskan dalam tesis.
Modul Penetapan dan Penagihan
Gambar 4. Conceptual Data Model Modul Penetapan dan Penagihan
Gambar 5. Physical Data Model Modul Penetapan dan Penagihan Analisa Normalisasi
Dalam modul Penetapan dan Penagihan terdapat tabel : - Ta_Ketetapan
- Ta_Ketetapan_Rinci - Ta_Tagihan
yang sudah memenuhi unsur normalisasi sebagai berikut : a. Normal 1NF, karena tidak terdapat repeating group.
b. Normal 2NF, karena attribute non key nya sudah bergantung sepenuhnya pada attribute primary key.
c. Normal 3NF, karena tidak ada transitive depedency, masing-masing attribute bergantung langsung pada primary key.
Rancangan Layar Masukan Modul Penetapan dan Penagihan
Gambar 6. Rancangan Layar Entry SKPRD
Form ini digunakan untuk memfasilitasi pengisian data ketetapan (umum) dan disimpan pada table ta_ketetapan. Pelaksana kegiatan ini adalah Seksi Penetapan.
Gambar 7. Rancangan Layar Entry SKPRD (Perhitungan Kembali)
Form ini digunakan untuk memfasilitasi pengisian data ketetapan (umum) jika pilihan dasar perhitungannya adalah perhitungan kembali dan disimpan pada table ta_ketetapan.
Gambar 8. Rancangan Layar Entry SKPRD - Rinci
Form ini digunakan untuk memfasilitasi pengisian data tagihan dan disimpan pada table ta_tagihan.
Rancangan Arsitektur Jaringan
Dengan memperhatikan proses bisnis, requirement analysis serta infrastruktur yang telah ada, maka dapat digambarkan arsitektur jaringan yang akan dibangun, yaitu :
Uji Coba Purwarupa
Tabel 1. Kasus Pertama (Proses Penatausahaan)
No Keterangan Status
1 Kasus Pertama (Proses Penatausahaan) Berhasil
2 Kasus Kedua (Target Satuan Kerja Dinas Penghasil) Berhasil 3 Kasus Ketiga (Inventarisasi Data Pendataan yang belum Ditetapkan Pajak/Retribusinya) Berhasil
4 Kasus Keempat (Penetapan Retribusi) Berhasil
5 Kasus Kelima (Interkoneksi dengan Media LAN dan VPN) Berhasil KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Setelah rangkaian proses tahapan – tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini, dapat diperoleh sejumlah kesimpulan sebagai berikut :
1. Dalam penelitian ini telah berhasil dibuat sebuah rancangan desain sistem informasi yang menunjang sistem penatausahaan (perencanaan, pendaftaran, pendataan, penetapan, penagihan, penerimaan dan penyetoran) beserta purwarupanya.
2. Purwarupa telah dilakukan pengujian dengan skema proses penatausahaan sehingga dapat dihasilkannya pembuatan laporan yang diperlukan oleh stakeholder dengan acuan pokok permasalahan pada penelitian.
Saran
Perancangan sistem sebaiknya disempurnakan terhadap daerah yang mempunyai intensitas pajak dan retribusi yang tinggi dan besar, sehingga jika diterapkan pada wilayah tersebut sistem perlu disempurnakan dengan menambah fasilitas :
1. Penundaan pembayaran pajak atau retribusi.
Tingginya ketetapan yang ditetapkan tidak menutup kemungkinan bagi wajib pajak/retribusi untuk melakukan penundaan pembayaran.
2. Mekanisme angsuran pajak/retribusi.
Tingginya ketetapan yang ditetapkan tidak menutup kemungkinan bagi wajib pajak/retribusi untuk melakukan angsuran pembayaran.
3. Pengembalian pembayaran (pemindahbukuan).
Dimungkinkannya salah perhitungan (lebih bayar) oleh wajib pajak dalam menghitung pajaknya (self assessment) yang berakibat pada penyetoran kembali sisa lebih bayar dalam bentuk pemindahbukuan yang berpengaruh terhadap realisasi penerimaan daerah.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Dalam Negeri (1999), Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 43 Tahun 1999 tentang Sistem dan Prosedur Administrasi Pajak Daerah, Retribusi Daerah dan Penerimaan Pendapatan Lain-lain.-
Elmasri, R. dan Navathe, B. (1994), Fundamentals of Database System 2nd edition, Addison-Wesley
O’Brien, J.A. (2004), Management Information System, 6th edition, McGrawHill
Pressman, Roger S. (2001), Software Engineering A Practitioner’s Approach 5th edition, McGrawHill
Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C. (2004), System Analysis and Design Method 6th edition, McGrawHill
