2. TEORI DASAR
2.1 Definisi Prosedur
Sebuah pekerjaan yang akan berjalan dengan baik apabila terdapat prosedur yang pasti dalam melakukan pekerjaan tersebut. Prosedur harus dapat dimengerti oleh siapapun yang melakukan pekerjaan tersebut.Prosedur memiliki definsi atau pengertian yang dikemukakan oleh banyak pihak. Menurut Muhammad Ali (2000 : 325) “Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan”. Prosedur menurut Azhar Susanto (2000:195) adalah “Rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang dengan cara yang sama”.
2.2 Manfaat Prosedur
Prosedur untuk sebuah pekerjaan atau kegiatan mempunyai beberapa manfaat yaitu sebagai berikut:
• Mendapatkan kemudahan mengenai langkah-langkah selanjutnya yang harus dilakukan untuk pekerjaan tersebut.
• Menyederhanakan pekerjaan yang berulang-ulang, sehingga yang dilakukan oleh pekerja adalah hal-hal yang memang perlu dilakukan.
• Sebagai petunjuk atau alur kerja yang harus diikuti oleh pekerja untuk pekerjaan tersebut.
• Pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien dengan adanya prosedur, sehingga produktivitas pekerja menjadi lebih meningkat.
• Prosedur merupakan suatu standar yang pasti, sehingga apabila ada penyimpangan dalam melakukan pekerjaan tersebut maka dapat dilakukan perbaikan.
2.3 Definisi Standard Operating Procedure (SOP)
Standard Operating Procedure (SOP) memiliki beberapa definisi
berdasarkan beberapa sumber, yaitu sebagai berikut:
• Menurut Rudi M. Tambunan (2013) “SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah atau tindakan dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis.”
• Menurut Suryono Ekotama (2011) “SOP adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan kita. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. SOP dibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya optimal tetapi tetap efisien.” • Menurut Developing standard operating procedures in Wildland Fire
Management (2003) “SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara
jelas tentang apa yang diharapkan dan disyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari”.
2.4 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
Manfaat adanya SOP yang dibentuk dalam sebuah perusahaan adalah sebagai berikut:
• SOP yang ditulis dengan baik, akan membantu memastikan tidak ada yang terlewatkan pada sebuah proses yang dilakukan.
• SOP merupakan dokumen referensi bagi seseorang tentang bagaimana cara menyelesaikan suatu pekerjaan atau proses. SOP digunakan sebagai referensi oleh orang yang sudah biasa melakukan proses tersebut, maupun referensi pelatihan kerja bagi karyawan baru.
• SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi kinerja. SOP memberikan pemahaman umum terkait dengan apa yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
• SOP dapat mengurangi variasi yang terjadi dalam sebuah sistem, yang dapat menghambat efisiensi kerja seseorang dan juga pengendalian mutu.
• SOP menjelaskan tugas dari posisi masing-masing karyawan. SOP menuliskan dengan jelas bagian pekerjaan dari masing-masing karyawan, dengan begitu pekerjaan dapat terselesaikan dengan pembagian tugas yang tepat.
• SOP mencegah karyawan mengambil langkah yang tidak tepat dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, karena karyawan mengerjakan pekerjaannya berdasarkan SOP yang ada.
• SOP dapat mendorong karyawan untuk melakukan evaluasi secara berkala terkait pekerjaan yang dilakukan dan perbaikan terus menerus.
2.5 Metode Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)
Penyusunan SOP bergantung pada kondisi SOP yang sekarang dan langkah kedepan yang mau diterapkan terhadap SOP tersebut. Empat pilihan metode yang digunakan dalam penyusunan SOP adalah:
• Penyusunan baru
Merupakan metode yang diterapkan dalam sebuah perusahaan untuk membuat prosedur operasional standar yang baru, yang sebelumnya belum ada. Belum ada dalam perusahaan menyatakan dua kondisi, yaitu:
• Prosedur operasional benar-benar belum ada dalam perusahaan. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan yang benar-benar baru.
• Prosedur operasional secara praktek telah ada atau sudah ditetapkan di dalam perusahaan, tetapi belum ada prosedur operasional standar yang didokumentasikan secara tertulis dan sistematis dalam bentuk pedoman SOP. Hal ini menyebabkan di dalam praktek sering terjadi perbedaan langkah-langkah yang dilakukan dalam suatu prosedur antara unit-unit atau karyawanperusahaan. Konsistensi perusahaan yang mengalami kondisi seperti yang sudah dijelaskan di atas termasuk rendah, karena belum ada pedoman yang baku terhadap setiap proses yang ada.
• Pengembangan sebagian
Metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman SOP yang sudah dimiliki oleh perusahaan tersebut. Penambahan pedoman SOP yang baru tidak termasuk dalam metode ini. Metode ini dilakukan oleh sebuah perusahaan, karena beberapa kondisi yang terjadi. Kondisi pertama yaitu
adanya perubahan kebijakan organisasi, berikutnya yaitu jika terjadi perubahan kebijakan dan peraturan pemerintah yang berpengaruh terhadap pedoman SOP yang telah dibuat.
• Pengembangan keseluruhan
Metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman SOP yang sudah dimiliki oleh organisasi tersebut. Perbedaan metode ini dengan metode pengembangan atau perbaikan sebagian adalah ruang lingkup SOP yang mengalami perbaikan adalah secara keseluruhan, baik sedikit maupun masif. Ada beberapa kondisi yang menyebabkan organisasi menggunakan metode ini.Kondisi yang pertama yaitu ada perubahan format penyajian buku pedoman SOP yang sudah disetujui oleh organisasi bahwa format yang baru lebih mudah dipahami. Kondisi yang kedua yaitu terjadi perubahan struktur organisasi.
• Pengembangan berkala
Metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman SOP yang sudah ada.Perbedaan metode ini dengan metode pengembangan sebagian dan keseluruhan adalah pengembangan ini lebih terjadwal, misalnya setiap tahun, tiga tahun sekal, dan lain-lain.Pengembangan ini merupakan program kerja wajib organisasi yang dilaksanakan sesuai dengan keputusan bersama.Ruang lingkup pengembangan berkala bisa sebagian atau keseluruhan, bergantung pada kondisi pada saat pengembangan dilakukan.Pengembangan berkala dilakukan berdasarkan hasil temuan dan masukan yang diperoleh orang yang bertanggung jawab melaksanakan pemeliharaan.
2.6 Format Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)
Sebuah SOP dapat disusun dengan beberapa cara dan format penyusunan SOP merupakan persetujuan antara penulis dengan organisasi atau perusahaan, format lebih detil seperti apa bentuk SOP yang dibuat oleh sebuah perusahaan bisa saja tidak sam antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Tidak ada satupun format SOP yang “benar”, karena format SOP bergantung pada setiap perusahaan, yaitu format seperti apa yang menurut mereka mudah untuk dipahami
oleh tim mereka dan bisa menginterpretasikan proses yang ingin dituangkan dalam SOP.
Format SOP menurut Richard Stup (2001) dibagi menjadi empat jenis yaitu Simple Steps, Hierarchical Steps, Graphic Procedures, dan Flowchart. Richard Stup memberikan sebuah “rumus” pada tabel 2.1 yang dapat membantu penulis dalam memutuskan format seperti apa yang dapat digunakan.
Tabel 2.1 Cara Pemilihan Format SOP
Apakah banyak keputusan yang diambil dalam proses?
Apakah proses lebih
dari 10 langkah? Format SOP
Tidak Tidak Simple Steps
Tidak Ya Hierarchical Steps atau
Graphic Procedures
Ya Tidak Flowchart
Ya Ya Flowchart
2.6.1 Simple Steps
SOP disusun secara sederhana dalam bentuk naratif, dengan kata lain menggunakan kalimat-kalimat sederhana yang mudah dimengerti. Format SOP ini tidak membicarakan mengenai SOP secara detil. Proses yang cocok menggunakan format ini merupakan proses berulang yang singkat dan tidak melibatkan banyak pihak.
2.6.2 Hierarchical Steps
Format SOP Hierarchical Steps lebih detil jika dibandingkan dengan format Simple Steps. Format ini merupakan format yang berisi langkah-langkah proses dengan detilnya. Format ini mudah dipahami oleh orang yang sudah berpengalaman dan juga yang belum berpengalaman dalam proses tersebut. Orang yang belum berpengalaman dalam proses ini akan sangat terbantu dengan adanya detil langkah-langkah proses. Proses yang cocok menggunakan format ini adalah proses yang lebih dari 10 proses dan di dalam setiap proses tersebut perlu dicantumkan detil proses secara tepat.
2.6.3 Graphic Procedures
Format yang digunakan ketika sebuah proses merupakan proses yang panjang, dengan bantuan format ini proses yang panjang dapat disingkat menjadi beberapa subproses yang lebih pendek yang berisi beberapa langkah proses didalamnya. Format ini menggunakan gambar atau grafik yang dapat menggambarkan proses yang ingin diceritakan, disertakan dengan kalimat sederhana yang menjelaskan gambar atau grafik tersebut.
2.6.4 Flowchart
Format yang digunakan ketika sebuah proses memiliki banyak keputusan yang harus diambil dalam proses tersebut. Flowchart dalam penulisannya menggunakan simbol-simbol yang sudah ditentukan bersama oleh perusahaan, dimana setiap simbol mempresentasikan makna tertentu dari kegiatan atau keputusan tertentu. Contoh simbol yang digunakan pada flowchart Tabel 2.2. Kelebihan dari konsep penyusunan dengan flowchart adalah:
• Ringkas dalam menjelaskan langkah-langkah dalam prosedur standar operasional
• Konsisten menjelaskan langkah-langkah prosedur operasional standar • Mempunyai standar dalam menjelaskan langkah-langkah dalam prosedur. • Mudah dikontrol.
• Mudah dipelihara dan dikembangkan
Kelemahan untuk konsep penyusunan dengan flowchart adalah sebagai berikut: • Tidak mudah menyajikan bagan arus prosedur dengan teknik yang benar dan
konsisten.
• Tidak mudah untuk mensosialisasikan teknik bagan arus yang benar kepada pelaksana.
Tabel 2.2 Arti Simbol Flowchart
Simbol Nama Fungsi
Terminator Permulaan/akhir proses
Garis alir Arah aliran proses
Proses Deskripsi proses
Decision Perbandingan pernyataan, penyeleksian proses untuk memberikan pilihan langkah selanjutnya
Connector Penghubung proses lanjutan
(Sumber: Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP), Rudi M. Tambunan, Hal. 326)
