4.1 Bagan, sistem, dan prosedur kerja pendampingan
Dalam usaha penulis untuk memperoleh informasi dari UD. Maju Graha Mas, penulis mengadakan penelitian dan pengamatan secara langsung di lapangan yaitu dengan mengadakan wawancara pada pihak-pihak yang bersangkutan seperti direktur, bagian keuangan, bagian pembelian, bagian penjualan, bagian administrasi dan juga wiraniaganya untuk memperoleh data dan informasi mengenai pola kerja dan juga sistem penjualan dan distribusinya.
Pertama-tama penulis melakukan wawancara dengan pemilik UD. Maju Graha Mas selaku direktur utama yang mengatur segala aktivitas kerja dalam perusahaan serta untuk mendapatkan gambaran yang lebih terperinci mengenai jenis usaha yang dijalankan dengan tujuan untuk menggali informasi yang di butuhkan dalam rangka penyusunan tugas akhir penulis.
Dibawah ini adalah prosedur kerja untuk menemui nara sumber UD. Maju Graha Mas :
Gambar 4.1. Bagan untuk bertemu nara sumber
Keterangan gambar 4.1.
1. Untuk bertemu dengan direktur maka pertama-tama penulis harus datang ke kantor dan bertemu dengan bagian administrasi.
1
Penulis Administrasi
Direktur
Bagian Keuangan tidak
bisa 2
3
2. Bagian administrasi akan memeriksa jadwal Direktur dan kemudian bertanya kepada direktur apakah bisa diganggu ataukah sedang sibuk. Apabila direktur sedang tidak sibuk dan bisa ditemui, maka bagian administrasi akan mempersilahkan penulis untuk bertemu dengan beliau
3. Apabila direktur sedang sibuk dan tidak bisa diganggu, bagian keuangan yang akan membantu memberikan informasi, sebab bagian keuangan mempunyai peran yang cukup penting di perusahaan dan cukup sering membantu direktur.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara dengan Ibu Lili selaku bagian penjualan dari UD. Maju Graha Mas karena beliau yang berhubungan langsung dengan para wiraniaga maka sangat memahami dan mengerti pola penjualan perusahaan khususnya pola kerja wiraniaganya. Selama berada di sana penulis di sangat di bantu oleh Ibu Lili dengan segala informasi mengenai sistem penjualan perusahaan berikut laporan penjualan, tipe-tipe pelanggan perusahaan dan juga pola kerja wiraniaganya. Dalam pelaksanaan kerja praktek penulis melakukan pendampingan pada Ibu Lili selaku bagian penjulan sehingga penulis dapat mengamati secara langsung prosedur kegiatan penjualan yang dilakukan oleh UD.
Maju Graha Mas dengan tujuan untuk mendapatkan data-data mengenai pola kerja perusahaan yang mencakup sistem penjualan dan distribusinya, sistem pengupahan/remunerasi, sistem administrasi, kriteria wiraniaga, evaluasi terhadap kinerja wiraniaga.
Ibu Lili selaku bagian penjualan juga berinteraksi dengan berbagai pihak yang bersangkutan di perusahaan seperti bagian administrasi, bagian pembelian, kepala gudang dan juga kasir. Dengan mendampingi Ibu Lili penulis juga turut membantu segala aktivitas beliau seperti penerimaan order via telepon dari toko- toko pelanggan yang hendak menambah stok barangnya. Dan juga menerima order dari wiraniaga yang sudah berkeliling mengunjungi toko-toko pelanggan pada hari sebelumnya. Ibu Lili juga melakukan interaksi dengan bagian pembelian untuk mengkonfirmasikan kuantitas persediaan barang di gudang dan juga mengenai kualitas barangnya setelah itu Ibu Lili berhubungan dengan administrasi dan melaporkan penjualan yang sudah diterima untuk di buatkan fakturnya.
Seperti yang tergambar pada bagan di bawah ini :
Gambar 4.2. Bagan interaksi bagian penjualan dengan divisi lain
Keterangan gambar 4.2.
1. Selama proses pendampingan penulis berinteraksi dengan wiraniaga untuk melakukan wawancara dan meneliti kinerja wiraniaga di lapangan. Di samping itu saat pagi hari penulis akan bertemu wiraniaga yang setiap pagi melaporkan daftar pesanan dari pelanggan kepada bagian penjualan
2. Selain wiraniaga penulis juga berinteraksi dengan bagian administrasi untuk melakukan wawancara. Selain itu juga membantu menyerahkan daftar pesanan dari pelanggan kepada bagian administrasi untuk dibuatkan faktur.
3. Selanjutnya penulis berinteraksi dengan bagian pembelian apabila barang dari daftar pesananan pelanggan tidak tersedia di gudang.
4. Penulis juga berinteraksi dengan kepala gudang apabila kepala gudang sudah menerima faktur yang di buat oleh bagian administrasi untuk mempersiapkan pengiriman pesanan pada pelanggan. Setelah itu kepala gudang memeriksa surat jalan yang dibawa oleh wiraniaga. Tugas penulis adalah turut membantu memeriksa surat jalan, apakah semua barang yang dikirim sudah diterima oleh pelanggan, atau ada barang yang di kembalikan karena tidak sesuai pesanan.
dan daftar harga.
Kasir
Wiraniaga
Administrasi
Kepala Gudang
Bagian Pembelian Penjualan
1 5
4
2
3
5. Terakhir penulis berinteraksi dengan kasir untuk menyerahkan surat jalan yang sudah digabungkan dengan nota pembelian untuk disimpan saipai pada tanggal jatuh tempo pembayarannya.
4.2 Mekanisme interaksi dengan pejabat subyek perusahaan
Gambar 4.3. Kegiatan Pendistribusian Barang
Keterangan gambar 4.3.
1. Wiraniaga memberikan daftar pesanan barang dari pelanggan kepada bagian penjualan.
2. Bagian penjualan memeriksa persediaan barang yang ada di daftar persedian barang.
2a. Jika persedian barang yang diminta ada, maka bagian penjualan akan mengirimkan daftar pesanan kepada bagian administrasi personalia untuk dibuatkan faktur.
2b. Jika barang yang diminta tidak ada dalam persediaan barang, maka bagian penjualan akan menghubungi bagian pembelian dan menyerahkan daftar pesanan barang yang tidak tersedia di pabrik.
2c. Selanjutnya bagian pembelian akan menghubungi pemasok untuk memesan barang sesuai dengan daftar pesanan.
2d. Setelah mendapat pesanan, maka pemasok akan mengirimkan barang yang dipesan ke bagian pembelian.
Wiraniaga Penjualan
Administrasi Personalia
Pembelian Jika
2a Ada
Jika tidak 2b
2e
Pemasok 2d 2c
Kepala Gudang 1
3 Karyawan
bongkar muat dan
supir
Toko 4 5
2e. Begitu barang yang dipesan sampai maka bagian pembelian akan menyerahkan daftar pesanan ke bagian administrasi personalia untuk dibuatkan faktur.
3. Setelah membuatkan faktur, maka bagian administrasi personalia akan mengirimkannya kepada kepala gudang agar barang yang dipesan tersebut dapat dipersiapkan.
4. Setelah mempersiapkan barang-barang yang dipesan maka kepala gudang akan meminta kepada karyawan bongkar muat agar memindahkan barang yang dipesan dari gudang ke mobil yang mengangkut pesanan.
5. Sopir dan karyawan bongkar muat mengirimkan barang ke toko yang memesan.
Gambar 4.4. Penagihan Faktur
Keterangan gambar 4.4.
1. Setelah menerima kiriman barang, maka toko menandatangani surat jalan, lalu sopir akan membawanya kembali dan menyerahkannya kepada kepala gudang.
2. Kepala gudang akan memeriksa apakah barang yang sudah dikirim diterima semua oleh pelanggan atau masih ada yang diretur/dikembalikan..
Setelah itu kepala gudang akan mengirimkan surat jalan tersebut ke bagian penjualan.
3. Bagian penjualan akan memeriksa surat jalan tersebut, kemudian memeriksa harga barang yang dipesan. Setelah itu bagian penjualan akan menggabungkan nota pembelian dengan surat jalan lalu mengirimkannya ke bagian kasir.
Toko 1
Kepala Gudang 2
Penjualan 3 Kasir Wiraniaga Toko
4 5
7 6
8 9
11 10
4. Kasir akan menyimpan nota dan surat jalan tersebut sampai mendekati waktu jatuh tempo pembayaran. Setelah mendekati waktu jatuh tempo pembayaran, kasir akan menyerahkan nota pembelian dan surat jalan tersebut kepada wiraniaga untuk dikirimkan kepada pelanggan yang memesan.
5. Wiraniaga menyerahkan nota pembelian dan surat jalan kepada pelanggan atau toko yang memesan untuk mendapatkan tanda terima.
6. Toko akan menerima surat jalan dan nota pembelian dari wiraniaga lalu mnggantinya dengan tanda terima yang menunjukkan bahwa barang tersebut sudah diterima dan kapan barang tersebut akan dibayar.
7. Wiraniaga akan membawa tanda terima tersebut dan menyerahkannya kepada kasir.
8. Kasir akan menyimpan tanda terima tersebut, dan apabila sudah waktunya jatuh tempo pembayaran, maka kasir akan memberikan tanda terima tersebut kepada wiraniaga untuk diserahkan kepada konsumen.
9. Wiraniaga akan membawa tanda terima tersebut dan menyerahkannya kepada konsumen untuk menerima pembayaran dengan uang tunai.
10. Toko akan mengambil tanda terima dari wiraniaga dan menggantinya dengan uang tunai.
11. Wiraniaga akan menyerahkan uang tunai hasil pembayaran tersebut kepada kasir.
4.3 Proses pengumpulan data dan temuan lapangan selama kerja praktek Selama penulis melakukan kerja praktek di UD. Maju Graha Mas penulis banyak mengumpulkan data-data perusahaan khususnya data penjualan untuk wilayah Surabaya dan sekitarnya selama 4 bulan terakhir ini terhitung mulai 1 Januari 2005 sampai dengan 31 April 2005. Penulis mengelompokkannya menjadi satu ringkasan penjualan yang lebih mudah untuk dipahami sebagai data pendukung analisa penulis akan pola kerja UD. Maju Graha Mas dan juga pola kerja wiraniaganya. Laporan penjualan tersebut kemudian di kelompokkan berdasarkan masing-masing wilayah kerja wiraniaga yang meliputi wilayah Surabaya selatan-timur, wilayah Surabaya pusat-utara, wilayah Surabaya pusat-
barat dan lain-lain dengan tipe-tipe pelanggan yang berbeda seperti toko- bangunan, toko keramik dan juga toko teknik.
Tabel 4.1. Penjualan UD. Maju Graha Mas di Surabaya
Keterangan tabel 4.1.
Selama 4 bulan terakhir terhitung mulai 1 Januari 2005 sampai dengan 31 April 2005, pada bulan Maret untuk wilayah penjualan Surabaya pusat-utara, Surabaya pusat-barat dan lain-lain, terjadi kenaikan omzet penjualan yang cukup tinggi, hal ini terjadi karena akan ada kenaikan harga barang di bulan april yang disebabkan karena akan ada kenaikan harga bahan bakar minyak/BBM, mayoritas pelanggan memutuskan untuk menambah jumlah persediaan barang mereka sehingga terjadi kenaikan penjualan yang cukup besar. Namun hal ini tidak terjadi pada semua wilayah penjualannya kerena di wilayah Surabaya selatan-timur, pelanggan cenderung tidak terlalu antusias untuk menanggapi kenaikan harga tersebut.
Tabel 4.2. Tipe-tipe pelanggan wilayah Surabaya selatan-timur
Toko bangunan Toko
keramik Toko
teknik Total Januari 16,974,050 27,128,000 2,509,900 46,611,950 Februari 9,084,750 26,873,000 672,000 36,629,750 Maret 11,106,600 24,210,000 1,461,500 36,778,100 April 13,512,725 34,728,500 715,375 48,956,600 Total 50,678,125 112,939,500 5,358,775 168,976,400
Keterangan tabel 4.2.
Berdasarkan tabel 4.2. diketahui ada 3 tipe pelanggan pada UD. Maju Graha Mas yaitu toko bangunan, toko keramik dan toko teknik. Dimana selama 4 bulan
Surabaya Surabaya Surabaya Lain-lain Total selatan-timur pusat-utara pusat-barat Januari 46,611,950 6,075,250 35,930,950 137,689,365 226,307,515 Februari 36,629,750 23,821,250 69,393,000 146,506,492 276,350,492 Maret 36,778,100 32,703,750 85,471,750 205,347,820 360,301,420 April 48,956,600 13,674,080 16,091,750 151,031,280 229,753,710 Total 168,976,400 76,274,330 206,887,450 640,574,957 1,092,713,137
terakhir kontribusi penjualan terbesar pada wilayah Surabaya selatan-timur adalah toko keramik dengan prosentase 66% dari total penjualan seluruhnya.
Tabel 4.3. Tipe-tipe pelanggan wilayah Surabaya pusat-utara
Toko
bangunan Toko
keramik Toko
teknik Total Januari 2,872,750 3,060,000 142,500 6,075,250 Februari 14,612,250 8,882,000 327,000 23,821,250 Maret 15,283,500 17,006,250 414,000 32,703,750 April 9,065,910 4,408,000 200,170 13,674,080 Total 41,834,410 33,356,250 1,083,670 76,274,330
Keterangan tabel 4.3.
Pada bulan Maret untuk wilayah penjualan Surabaya pusat-utara, terjadi kenaikan omzet penjualan yang cukup tinggi, hal ini terjadi karena akan ada kenaikan harga barang di bulan april yang disebabkan karena akan ada kenaikan harga bahan bakar minyak/BBM, mayoritas pelanggan memutuskan untuk menambah jumlah persediaan barang mereka sehingga terjadi kenaikan penjualan yang cukup besar, dengan prosentase penjualan 42% dari total penjualan selama 4 bulan terakhir.
Tabel 4.4. Tipe-tipe pelanggan wilayah Surabaya pusat-barat
Toko
bangunan
Toko keramik
Toko teknik
Total Januari 10,363,450 25,043,000 524,500 35,930,950 Februari 15,025,000 54,173,000 195,000 69,393,000 Maret 16,587,750 68,273,500 610,500 85,471,750 April 6,872,500 8,718,250 501,000 16,091,750 Total 48,848,700 156,207,750 1,831,000 206,887,450
Keterangan tabel 4.4.
Berdasarkan tabel 4.4. selama 4 bulan terakhir kontribusi penjualan terbesar pada wilayah Surabaya pusat-barat adalah toko keramik dengan prosentase 75% dari total penjualan seluruhnya.
Tabel 4.5. Tipe-tipe pelanggan lain-lain
Toko
bangunan Toko keramik Toko teknik Total Januari 56,276,650 80,375,500 1,037,215 137,689,365 Februari 21,378,742 120,543,500 4,584,250 146,506,492 Maret 51,999,570 151,941,350 1,406,900 205,347,820 April 57,796,650 91,983,130 1,251,500 151,031,280 Total 187,451,612 444,843,480 8,279,865 640,574,957
Keterangan tabel 4.5.
Berdasarkan tabel 4.5. selain wiraniaga, UD. Maju Graha Mas juga mendistribusikan barangnya melalui tenaga paruh waktu. Dimana penjualan tenaga paruh waktu tersebut selama 4 bulan terakhir memiliki kontribusi penjualan terbesar pada toko keramik dengan prosentase 69% dari total penjualan seluruhnya.
Dari ke-4 tabel tipe-tipe pelanggan yang ada dapat disimpulkan bahwa pelanggan potensial dari UD. Maju Graha Mas adalah toko keramik.
4.4 Analisa hasil akhir
Untuk mengetahui sejauh mana tingkat efektifitas dan efisiensi sistem penjualan dan saluran distribusi UD. Maju Graha Mas, kami meneliti dan mengamati proses kerja perusahaan dan wiraniaganya dengan cara membuat kuesioner yang berisi tentang informasi pola kerja UD. Maju Graha Mas dan pola kerja wiraniaganya.
Dibawah ini adalah tabel pola kerja UD. Maju Graha Mas dan pola kerja wiraniaganya :
Tabel 4.6. Pola kerja UD. Maju Graha Mas
Indikator Bobot Total
A Pola kerja perusahaan 15% 10%
B Sistem Administrasi dan personalia 15% 6%
C Sistem Remunerasi 15% 7.5%
D Kriteria wiraniaga 40% 32,7%
E Sistem evaluasi kinerja wiraniaga 15% 3%
TOTAL 100 % 59,2%
Keterangan tabel 4.6.
Tabel 4.6. adalah temuan penulis berdasarkan pengamatan dan wawancara yang di peroleh selama melakukan kerja praktek yaitu mengenai pola kerja yang telah di terapkan oleh UD. Maju Graha Mas, penulis mengklasifikasikan pola kerja UD.
Maju Graha Mas tersebut menjadi 5 indikator yang meliputi pola kerja perusahaan, sistem administrasi dan personalia, sistem remunerasi, kriteria wiraniaga dan sistem evaluasi kerja wiraniaga. Di mana dari ke-5 indikator diatas yang merupakan poin terpenting adalah indikator mengenai kriteria wiraniaga karena keberadaan seorang wiraniaga sangat besar kontribusinya bagi perusahaan, penilaian berhasil-tidaknya suatu usaha dapat di pelajari dengan melihat laporan penjualannya, yang mana target penjualan dapat dicapai bila perusahaan tersebut memiliki wiraniaga (salesman) yang handal, maka indikator kriteria wiraniaga mempunyai bobot penilaian terbesar yaitu 40% dan sisanya 60% dialokasikan secara merata untuk indikator-indikator yang lain.
Tabel 4.7. Pola kerja wiraniaga UD. Maju Graha Mas
Keterangan tabel 4.7.
Tabel 4.7. adalah temuan penulis berdasarkan pengamatan dan wawancara yang di peroleh di lapangan selama melakukan pendampingan pada wiraniaganya untuk mengunjungi toko-toko pelanggan yaitu mengenai pola kerja yang telah di terapkan oleh wiraniaga UD. Maju Graha Mas, penulis mengklasifikasikan pola kerja wiraniaga UD. Maju Graha Mas tersebut menjadi 5 indikator yang meliputi kompetensi pribadi, pola kerja administrisi, pola kerja lapangan, sistem pelaporan dan evaluasi kinerja wiraniaga. Di mana dari ke-5 indikator diatas yang merupakan poin terpenting adalah indikator mengenai pola kerja wiraniaga tersebut di lapangan karena untuk dapat memenuhi target penjualan yang telah
No Indikator Bobot Total
A Kompetensi pribadi 15% 7,5%
B Pola kerja administrasi 15% 8,3%
C Pola kerja lapangan 40% 21,3%
D Sistem pelaporan 15% 0%
E Evaluasi kinerja wiraniaga 15% 8,5%
TOTAL 100 % 45,6%
ditetapkan perusahaan seorang wiraniaga perlu menerapkan pola kerja yang terkoordinasi dengan baik sehingga dapat mengefisienkan waktu dan biaya opersasional perusahaan, maka indikator pola kerja wiraniaga di lapangan mempunyai bobot penilaian terbesar yaitu 40% dan sisanya 60% dialokasikan secara merata untuk indikator-indikator yang lain.
Untuk membandingkan pola kerja perusahaan dan pola kerja wiraniaga UD. Maju Graha Mas dengan perusahaan-perusahaan lain yang bergerak di industri yang berbeda, dibawah ini adalah tabel pola kerja dari perusahaan lain :
Tabel 4.8. Pola kerja perusahaan rokok
No Indikator Bobot Total
A Pola kerja perusahaan 15% 15%
B Sistem Administrasi dan personalia 15% 15%
C Sistem Remunerasi 15% 10.5%
D Kriteria wiraniaga 40% 32.7%
E Sistem evaluasi kinerja wiraniaga 15% 12%
TOTAL
100 % 85.2%
Tabel 4.9. Pola kerja perusahaan mebel
No Indikator Bobot Total
A Pola kerja perusahaan 15% 15%
B Sistem Administrasi dan personalia 15% 15%
C Sistem Remunerasi 15% 10,5%
D Kriteria wiraniaga 40% 40%
E Sistem evaluasi kinerja wiraniaga 15% 15%
TOTAL
100 % 95.5%
Tabel 4.10. Pola kerja perusahaan cat tembok dan thinner
No Indikator Bobot Total
A Pola kerja perusahaan 15% 15%
B Sistem Administrasi dan personalia 15% 15%
C Sistem Remunerasi 15% 12%
D Kriteria wiraniaga 40% 36.4%
E Sistem evaluasi kinerja wiraniaga 15% 15%
TOTAL
100 % 93.4%
Tabel 4.11. Pola kerja perusahaan marmer dan granit
No Indikator Bobot Total
A Pola kerja perusahaan 15% 15%
B Sistem Administrasi dan personalia 15% 13.5 % C Sistem Remunerasi 15% 10.5 % D Kriteria wiraniaga 40% 36.4%
E Sistem evaluasi kinerja wiraniaga 15% 9%
TOTAL 100 % 84.4%
Demikian pula dengan pola kerja wiraniaga dari perusahaan lain adalah sebagi berikut :
Tabel 4.12. Pola kerja wiraniaga rokok
No Indikator Bobot Total
A Kompetensi pribadi 15% 11,2%
B Pola kerja administrasi 15% 8.3%
C Pola kerja lapangan 40% 34.7%
D Sistem pelaporan 15% 11.25%
E Evaluasi kinerja wiraniaga 15% 10.1%
TOTAL
100 % 75.55%
Tabel 4.13. Pola kerja wiraniaga perusahaan mebel
No Indikator Bobot Total
A Kompetensi pribadi 15% 15%
B Pola kerja administrasi 15% 10%
C Pola kerja lapangan 40% 32%
D Sistem pelaporan 15% 9.4%
E Evaluasi kinerja wiraniaga 15% 7.5%
TOTAL
100 % 73.9%
Tabel 4.14. Pola kerja wiraniaga perusahaan cat tembok dan thinner
No Indikator Bobot Total
A Kompetensi pribadi 15% 13.10%
B Pola kerja administrasi 15% 8,3%
C Pola kerja lapangan 40% 40%
D Sistem pelaporan 15% 13,1%
E Evaluasi kinerja wiraniaga 15% 7,5%
TOTAL 100 % 82%
Tabel 4.15. Pola kerja wiraniaga perusahaan marmer dan granit
No Indikator Bobot Total
A Kompetensi pribadi 15% 15%
B Pola kerja administrasi 15% 10%
C Pola kerja lapangan 40% 32%
D Sistem pelaporan 15% 9,4%
E Evaluasi kinerja wiraniaga 15% 10,1%
TOTAL
100 % 76,5%
