TUGAS AKHIR PENANGANAN SURAT PADA KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN) MEDAN I OLEH: EMA ULI SIANTURI

(1)

TUGAS AKHIR

PENANGANAN SURAT PADA KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN) MEDAN I

OLEH:

EMA ULI SIANTURI 182103047

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2021

(2)

Universitas Sumatera Utara

(3)

(4)

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat dan karunia- Nya yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul

“Penanganan Surat Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I”.

Tugas Akhir merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, Penulis banyak mendapatkan bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Fadli SE., M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Keseketariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Inneke Qamariah, SE,. M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan juga selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan saran-saran, serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis.

4. Ibu Yasmin Chairunisa Muchtar, SP., MBA selaku Dosen Penguji yang telah memberi saran-saran, kritik-kritik, masukan serta penilaian kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir.

5. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

(5)

yang telah memberikan bimbingan dan ilmu selama perkuliahan.

6. Teristimewa kepada kedua Orang tua Penulis, yaitu Ayahanda tercinta Dugar M.T Sianturi dan Ibunda tercinta Sontianna Siburian dan juga kepada kelima saudara penulis kakak Eriva Sianturi dan Ririn Sianturi, abang Eliakim Sianturi dan adik Valencia Sianturi dan Valentina Sianturi yang memberikan dorongan, saran, doa dan motivasi saat penyusunan Tugas Akhir.

7. Untuk teman-teman setia dalam bertempur selama 3 tahun di DIII terkhusus Rahdita, Ance, Alycia, Jesicha dan Cindy serta teman-teman dari Diploma III Kesekretariatan yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa isi Tugas Akhir ini jauh dari pada sempurna baik dari segi materi, penyusunan kalimat dan tutur bahasanya. Hal ini disebabkan keterbatasan pengetahuan, pengalaman dan kemampuan Penulis. Penulis berharap agar laporan kegiatan magang ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak.

Medan, 25 Agustus 2021 Penulis

Ema Uli Sianturi 182103047

(6)

iii DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

DAFTAR LAMPIRAN ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 2

1.3. Tujuan Penelitian ... 2

1.4. Manfaat Penelitian ... 3

1.5. Jadwal Penelitian ... 3

1.6. Sistematika Penulisan... 4

BAB II PROFIL INSTANSI ... 5

2.1. Sejarah Singkat dan Profil KPPN Medan I ... 5

2.2. Visi dan Misi KPPN Medan I ... 10

2.3. Struktur Organisasi... 10

2.4. Job Description ... 11

2.5. Jaringan KPPN Medan I... 14

2.6. Kinerja Usaha Terkini ... 15

2.7. Rencana Kegiatan... 16

BAB III PEMBAHASAN ... 18

3.1. Surat ... 18

3.1.1. Pengertian Surat ... 18

3.1.2. Fungsi Surat ... 19

3.1.3. Penggolongan Surat ... 21

3.1.4. Bagian-bagian Surat ... 26

3.1.5. Penanganan Surat ... 28

3.2. Penanganan Surat pada KPPN Medan I ... 31

3.2.1. Penggolongan Surat pada KPPN Medan I ... 31

3.2.2. Bagian-Bagian Surat Pada KPPN Medan I .... 33

3.2.3. Penanganan Surat pada KPPN Medan Secara Manual ... 34

3.2.4. Penanganan Surat pada KPPN Medan Secara Elektronik ... 38

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 43

4.1. Kesimpulan ... 43

4.2. Saran ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... 44

(7)

LAMPIRAN ... 45

(8)

v

DAFTAR TABEL

No. Tabel Judul Halaman 1.1. Jadwal Kegiatan ... 4 2.1. Satuan Kerja serta Bagian Anggaran KPPN Medan I ... 14

(9)

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Halaman

2.1. Logo KPPN Medan I ... 7

2.2. Struktur Organisasi KPPN Medan I ... 11

3.1. Fungsi Surat ... 21

3.2. Penanganan Surat Masuk ... 36

3.3. Penanganan Surat Keluar ... 38

3.4. Aplikasi Si-Ria Pada KPPN Medan I ... 40

3.5. Aplikasi E-Kemenkeu Pada KPPN Medan I ... 41

3.6. Penanganan Surat Secara Digital ... 42

(10)

vii

DAFTAR LAMPIRAN

No. Lampiran Judul Halaman

1. Transkrip Hasil Wawancara ... 45

2. Surat Riset ... 46

3. Surat pada KPPN Medan I ... 47

4. Aplikasi Si-Ria penerimaan pada KPPN Medan I ... 48

5. Aplikasi E-kemenkeu pada KPPN Medan I ... 48

(11)

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Seiring perkembangan zaman telah banyak ditemukan alat komunikasi berbasis digital yang digunakan secara online untuk menunjang kelancaran aktivitas kegiatan kantor. Namun meskipun demikian, pada umumnya perusahaan baik swasta ataupun pemerintahan tetap menerapkan sistem persuratan secara manual.

Surat memiliki peranan penting dalam urusan perkantoran maka untuk mempermudah kegiatan kantor banyak perusahaan atau organisasi juga menggunakan surat elektronik atau surat berbasis digital.

Perusahaan yang melakukan penginputan surat secara digital haruslah menggunakan aplikasi pendukungnya yang membantu kegiatan persuratan. Surat elektronik atau surel merupakan persuratan yang dilakukan secara digital atau online yang merupakan contoh modernisasi yang mana surat diolah melalui aplikasi yang menggunakan perkembangan teknologi berupa internet.

Menurut Laksmi (2015:94) surat adalah salah satu sarana komunikasi dalam bentuk tertulis atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari pihak pengirim ke penerima. Sedangkan menurut Rahmawati (2014:33) surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain. Surat-menyurat merupakan kegiatan saling bertukar informasi dari satu pihak kepada pihak lain dan terjadi hubungan yang berkesinambungan antara kedua belah pihak.

(12)

2

Setiap kantor pasti melakukan kegiatan surat menyurat begitu juga dengan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I. KPPN Medan I menerima surat dari luar instansi dan mengeluarkan surat kepada instansi lain. Pengelolaan surat pada KPPN Medan I pada setiap divisi dilakukan secara manual dan digital. Namun, beberapa divisi pada KPPN Medan I lebih memprioritaskan pada pengelolaan surat secara manual sebagai bukti pertanggung jawaban. Sehingga surat elektronik dikhawatirkan tidak dapat terorganisir secara baik layaknya surat manual.

Mengingat arti penting kegiatan surat menyurat bagi kemajuan organisasi atau perkantoran di era teknologi seperti sekarang ini, maka perlu dikaji lebih mendalam tentang pengelolaan surat di suatu organisasi ataupun perkantoran baik secara manual ataupun digital.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk menyusun laporan tugas akhir dengan judul “Penanganan Surat Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I”.

1.2 Rumusan Masalah

Setelah melihat sistem pengelolaan surat pada KPPN Medan I maka rumusan masalah dari penelitian ini adalah “Bagaimana Penanganan Surat Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I?”.

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tentang Bagaimana Penanganan Surat Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I baik secara manual ataupun digital.

(13)

3

1.4 Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti

Penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi peneliti dalam bidang yang berkaitan dengan surat menyurat terkhususnya surat masuk di dalam kegiatan perkantoran yang sesungguhnya. Selain itu, penulisan Tugas Akhir ini dimaksudkan sebagai syarat akhir bagi penulis untuk memperoleh gelar Ahli Madya Diploma III Kesekretariatan.

2. Bagi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I

Sebagai bahan informasi serta referensi tambahan dalam rangka meningkatkan dan mengembangkan pengelolaan surat pada era teknologi sekarang ini pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan acuan untuk penelitian-penelitian sejenis di masa mendatang. Selain itu, sebagai bahan masukan bagi penulis lain untuk penyempurnaan penulisan pada masa yang akan datang.

1.5 Jadwal penelitian

Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini penelitian dilakukan di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I. Penelitian ini dilakukan mulai tanggal 7 Juni 2021 sampai tanggal 25 Juni 2021. Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut:

(14)

4

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No Kegiatan

Juni Juli

Minggu ke- Minggu ke-

I II III IV I II

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan

Sumber: Penulis (2021)

1.6 Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan Latar Belakang Pemilihan Judul, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penulisan, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. Sehingga permasalah tersebut memiliki titik fokus dan tidak mengambang dari judul yang telah dibuat.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini penulis menguraikannya yang terdiri dari sejarah dan profil perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. Penulis melakukan penelitian di Perusahaan KPPN Medan I.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis akan menjelaskan tentang bagaimana penanganan surat pada KPPN Medan I baik secara manual ataupun digital.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis memberikan kesimpulan dan saran yang akan diajukan untuk penanganan surat masuk elektronik pada KPPN Medan I.

(15)

BAB II

PROFIL KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN) MEDAN I

2.1 Sejarah Singkat dan Profil KPPN Medan I

Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Medan I adalah instansi vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi Sumatera Utara. Berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor KEP-02/PB/2009 tanggal 6 Januari 2009, pada tanggal 2 Februari 2009 KPPN Medan I diresmikan operasionalnya sebagai KPPN percontohan oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan.

Terletak di Gedung Keuangan Negara Medan, Lantai 2, KPPN Medan I berupaya mewujudkan tekad reformasi birokrasi di Kementerian Keuangan.

Sebagai institusi pelayanan di garis terdepan, KPPN Medan I telah berubah menjadi kantor pelayanan modern, dengan menggunakan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mudah, jelas dan transparan, dengan ruang pelayanan modern yang mendukung pelayanan optimal dan berteknologi tinggi.

KPPN Medan I hadir dengan tekad untuk mewujudkan sebuah kantor pelayanan bertaraf internasional, dengan teknologi tinggi dan bebas dari Korupsi.

Undang-undang nomor 17 Tahun 2013 tentang Keuangan Negara telah diundangkan oleh Pemerintah Republik Indonesia pada tanggal 5 April 2003 sebagai awal dari Reformasi Manajemen Keuangan Pemerintah. Salah satu hal penting dalam undang-undang tersebut adalah peniadaan fungsi ordonansering

(16)

6

pada Departemen Keuangan dalam hal ini Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara (KPKN) yang dialihkan kepada kantor/satuan kerja Kementerian Negara/Lembaga.

Hal tersebut diikuti dengan reorganisasi Kementerian Keuangan, dimana KPKN berubah menjadi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) sehingga hanya menjalankan fungsi Bendahara Umum Negara.

KPPN sebagai salah satu unit organisasi pemerintah pada Kementerian Keuangan mempunyai tanggung jawab yang sama dengan unit organisasi pemerintahan yang lain dalam mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik (good governance). Untuk mewujudkan good governance di seluruh unit kerjanya,

Kementerian Keuangan menjalankan program Reformasi Birokrasi. Langkah awal perwujudan Reformasi Birokrasi untuk bidang pekerjaan Perbendaharaan Negara, pada tanggal 30 Juli 2007 Departemen Keuangan membentuk 18 Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) percontohan di 17 Provinsi dan salah satu KPPN percontohan yang telah dibentuk adalah KPPN Medan I. Melalui konsep KPPN percontohan inilah tekad melaksanakan pelayanan cepat, tepat, transparan, dan tanpa biaya dicanangkan. Hingga awal tahun 2009 Departemen Keuangan telah membentuk 37 KPPN percontohan dari 178 KPPN Konvensional.

KPPN Medan I mempunyai tugas melaksanakan kewenangan perbendaharaan dan bendahara umum, melakukan penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran melalui dan dari Kas Negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. KPPN Medan I menganut nilai-nilai Kementerian Keuangan RI, yaitu integritas, profesionalisme, sinergi, pelayanan, dan kesempurnaan.

(17)

7

Logo dan Makna KPPN Medan I

Logo adalah suatu gambar atau sekedar sketsa dengan arti tertentu, dan mewakili suatu arti perusahaan, daerah, organisasi, produk, negara, lembaga, dan hal lainnya membutuhkan sesuatu yang singkat dan mudah diingat sebagai pengganti dari nama sebenarnya.

Sumber: Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan I (2021)

Gambar 2.1 Logo Organisasi 1. Keterangan Umum:

a. Gambar: Sebuah bangun segi empat bertuliskan KPPN dan nama kota.

b. Tata warna: Biru tua, biru muda, emas, perak dan putih.

2. Susunan:

a. Sebuah bangun segi empat berwarna perak sebagai latar belakang yang disertai garis warna biru tua di bagian atas dan bawah.

b. Empat buah huruf yang membentuk singkatan "KPPN" menggunakan font jenis "Counter Strike" dengan kombinasi warna biru muda dan emas dengan outline warna putih.

c. Sebuah bangun elips berwarna emas.

d. Nama kata menggunakan font jenis "Arial" berwarna biru tua dengan outline warna putih.

(18)

8

3. Makna Warna:

a. Biru (blue): Melambangkan keleluasa, ketenangan, ketelitian, kehati- hatian, loyalitas dan memberi kesan komunikatif serta transparan.

b. Emas (gold): Melambangkan kemasyuran, kekayaan, bernilai tinggi dan mata uang.

c. Melambangkan futuristik, minimalis, maju, cerdas dan dinamis.

d. Putih (white): Melambangkan kesucian, kebersihan dan ketulusan.

4. Makna Unsur-Unsur:

a. Sebuah bangun segi empat berwarna perak sebagai latar belakang yang disertai garis warna biru tua di bagian atas dan bawah.

1) Garis Horizontal dengan warna biru tua di bagian atas melambangkan kewaspadaan, ketelitian dan kehati-hatian bagi pejabat KPPN.

2) Garis Horizontal dengan warna biru tua di bagian bawah melambangkan kewaspadaan, ketelitian dan kehati-hatian bagi pelaksana KPPN.

3) Segi empat berwarna perak melambangkan KPPN adalah institusi yang modern, dinamis dan memiliki visi serta misi jauh ke depan.

b. Empat buah huruf yang membentuk singkatan "KPPN" menggunakan font jenis "Counter Strike" dengan kombinasi warna biru muda dan emas

dengan outline warna putih.

1) Huruf K, P, dan N berwarna biru muda melambangkan KPPN adalah institusi yang transparan dan akuntabel.

2) Huruf P berwarna emas melambangkan KPPN sebagai institusi di bawah

(19)

9

Direktorat Jenderal Perbendaharaan merupakan ujung tombak dalam pengelolaan Keuangan Negara. Huruf P berwarna emas adalah singkatan dari kata "Perbendaharaan", penggunaan warna yang berbeda dengan huruf yang lain adalah merupakan penegasan institusi Ditjen Perbendaharaan.

4) Outline berwarna putih melambangkan ketulusan pada pegawai KPPN dalam memberikan pelayanan kepada pemangku kepentingan tanpa tidak mengharapkan imbalan.

5) Outline warna putih bertujuan untuk memberikan karakter yang kuat dari jenis font yang digunakan.

c. Sebuah bangun elips berwarna emas melambangkan KPPN adalah institusi pengelola Keuangan Negara yang memberikan pelayanan yang cepat, sigap, tangkas dan dinamis.

d. Nama kota menggunakan font jenis "Arial" berwarna hitam dengan outline warna putih menunjukkan kota tempat kedudukan KPPN.

5. Makna Keseluruhan

Makna logo secara keseluruhan adalah suatu ungkapan kebulatan tekad KPPN sebagai ujung tombak Direktorat Jenderal Perbendaharaan dalam mengelola keuangan negara untuk memberikan pelayanan yang cepat, akurat, transparan dan akuntabel dengan mengedepankan unsur ketelitian, kehati-hatian dan ketulusan dalam rangka mewujudkan visi dan misi.

(20)

10

2.2 Visi dan Misi KPPN MEDAN I Visi KPPN Medan I:

Menjadi pengelola perbendaharaan negara di daerah yang profesional, modern, transparan dan akuntabel.

Misi KPPN Medan I:

a. Menjamin kelancaran pencairan dana APBN secara tepat sasaran, tepat waktu dan tepat jumlah.

b. Mengelola penerimaan negara secara profesional dan akuntabel.

c. Mewujudkan pelaporan Pertanggungjawaban APBN yang akurat dan tepat waktu.

2.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas ataupun kegiatan instansi tersebut. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Sesuai Peraturan Menteri Keuangan Nomor 101/PMK.01/2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan, pelaksanaan tugas pokok dan fungsi KPPN Medan I didukung oleh struktur organisasi.

(21)

11

Sumber: Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I (2021)

Gambar 2.2 Struktur Organisasi 2.4 Job Description

Kantor pelayanan perbendaharaan (KPPN) Medan I memiliki pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab, yaitu sebagai berikut:

a. Subbagian Umum

Sub bagian umum mempunyai tugas melakukan pengelolaan organisasi, kinerja, Sumber Daya Manusia (SDM), dan keuangan, melakukan penatausahaan akun pengguna (user) Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) dan Sistem Aplikasi Tingkat Instansi (SAKTI), melakukan penyusunan bahan masukan dan konsep Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kinerja Tahunan (KKT), Penetapan Kinerja (PK), Laporan Kinerja (LAKKIN) Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN), melakukan urusan tata usaha, pengelolaan rumah tangga, melakukan penyusunan dan pelaporan beban kerja, implementasi budaya organisasi, serta melakukan urusan kehumasan dan

(22)

12

pelayanan Keterbukaan Informasi Publik (KIP).

b. Seksi Pencairan Dana

Seksi Pencairan Dana mempunyai tugas melakukan pengujian resume tagihan dan Surat Perintah Membayar (SPM), pengujian Surat Pengesahan Pendapatan dan Belanja Badan Pelayanan Umum (BLU), penerbitan Surat Tanggapan Koreksi, melakukan pengelolaan data kontrak, data pemasok (supplier), dan belanja pegawai satuan kerja, melakukan pengesahan hibah langsung dalam bentuk uang, serta melakukan monitoring dan evaluasi penyerapan anggaran satuan kerja.

c. Seksi Manajemen Satker dan Kepatuhan Internal

Seksi Manajemen Satker dan Kepatuhan Internal mempunyai tugas melakukan pembinaan dan bimbingan teknis pengelolaan perbendaharaan, supervisi teknis Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) dan Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI), asistensi teknologi informasi dan komunikasi eksternal, melakukan penyelenggaraan fungsi manajemen hubungan pengguna pelayanan (Customer relationship representative), pengelolaan pelayanan perbendaharaan dan rencana penarikan dana, melakukan pemantauan pengendalian intern, pengelolaan risiko, pengaduan, kepatuhan terhadap kode etik dan disiplin, dan tindak lanjut hasil pemeriksaan, melakukan perumusan rekomendasi perbaikan proses bisnis, koordinasi penyelenggaraan manajemen mutu pelayanan, fasilitasi sertifikasi bendahara, fasilitasi kerjasama dengan pemerintah daerah dan pihak lainnya, monitoring penerimaan dana transfer, koordinasi pemberian keterangan saksi/ahli Keuangan Negara, serta

(23)

13

pelaksanaan program Wilayah Bebas dari Korupsi/Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBK/WBBM).

d. Seksi Bank

Seksi Bank mempunyai tugas melakukan penyelesaian transaksi pencairan dana, penerbitan Surat Perintah Pencairan dana (SP2D), fungsi pengelolaan kas (Cash management), penerbitan Daftar Tagihan, pengelolaan rekening pemerintah,

penatausahaan penerimaan negara, penyelesaian retur, pengujian permintaan pengembalian penerimaan negara, konfirmasi dan koreksi data transaksi penerimaan, fungsi pelayanan bantuan (helpdesk) penerimaan negara, monitoring dan evaluasi bank/pos persepsi, pengelolaan dokumen sumber dan analisis data Penerimaan Fihak Ketiga (PFK), pembinaan dan pelaksanaan monitoring dan evaluasi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP), supervisi

implementasi sistem pengelolaan kas (Cash Management System) pada rekening bendahara, serta monitoring dan evaluasi kredit program.

e. Seksi Verifikasi dan Akuntansi

Seksi Verifikasi dan Akuntansi mempunyai tugas melakukan verifikasi dokumen pembayaran, rekonsiliasi data laporan keuangan, penyusunan Laporan Keuangan Kuasa Bendahara Umum Negara (BUN) tingkat Unit Akuntansi Kuasa Bendahara Umum Negara (UAKBUN)-Daerah, pelaporan realisasi dan analisis kinerja anggaran, pembinaan pertanggungjawaban bendahara, rekonsiliasi data rekening pemerintah, penyusunan laporan saldo rekening pemerintah, pencatatan pengesahan hibah langsung dalam bentuk barang, serta penerbitan dokumen pengembalian penerimaan.

(24)

14

2.5 Jaringan KPPN Medan I

Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Negara Medan I dalam jaringan usahanya mempunyai wilayah pembayaran meliputi 3 wilayah administratif di provinsi Sumatera Utara yaitu kota Medan, Belawan dan Binjai. KPPN Medan I sebagai Instansi Vertikal Ditjen Perbendaharaan yang bertanggungjawab langsung kepada Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Sumatera Utara pada Tahun Anggaran 2020 diberi amanah untuk menatausahakan pengeluaran negara dengan Pagu DIPA Tahun 2020 sebesar Rp. 13,5 Triliun yang dialokasikan kepada 18 Kementerian Negara/Lembaga, 150 Satuan Kerja dengan rincian tabel sebagai berikut:

Tabel 2.1

Satuan Kerja serta Bagian Anggaran KPPN Medan I No Nama Kementerian Negara/Lembaga BA Jumlah

1 Kementerian Dalam Negeri 010 Rp. 1.480.890.000 2 Kementerian Hukum Dan HAM RI 013 Rp. 265.338.661.000 3 Kementerian Pertanian 018 Rp. 372.333.195.000 4 Kementerian Perindustrian 019 Rp. 69.717.918.000 5 Kementerian Pendidikan Nasional 023 Rp. 1.113.188.369.000 6 Kementerian Kesehatan 024 Rp. 868.779.654.000

7 Kementerian Sosial 027 Rp. 34.622.1600.000

8 Kementerian Pekerjaan Umum Dan

Perumahan Rakyat 033 Rp. 4.838.057.362.000

9 Kementerian Pariwisata 040 Rp. 425.605.892.000 10 Kementerian Agraria Dan Tata

Ruang/BPN 056 Rp. 126.288.460.000

11 Kepolisian Negara Republik Indonesia 060 Rp. 1.281.108.463.000 12 Badan Pengawas Obat dan Makanan 063 Rp. 43.900.814.000 13 Badan Narkotika Nasional 066 Rp. 23.523.683.000 14 Badan Kepegawaian Negara 088 Rp. 15.170.610.000 15 Kementerian Perdagangan 090 Rp. 14.652.530.000 16 Kementerian Pemuda Dan Olahraga 092 Rp. 3.053.227.000 17 Badan Pengawasan Pemilihan Umum 115 Rp. 89.902.881.000 18 Bendahara Umum Negara 999 Rp. 3.947.713.024.000

Sumber: Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Medan I (2020)

(25)

15

2.6 Kinerja Usaha Terkini

Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I sebagai bagian dari unit pemerintahan berkewajiban untuk menyusun laporan pertanggungjawaban kinerja yang berisi berbagai capaian kinerja yang telah dilaksanakan dalam tahun 2020 sehingga pihak yang berkepentingan dapat mengetahui hasil atas pelaksanaan program/kegiatan oleh KPPN Medan I. Di samping itu, melalui Laporan Kinerja (LAKIN) yang disusun diharapkan dapat tercipta transparansi dan akuntabilitas pelaksanaan tugas dan fungsi KPPN Medan I sebagai salah satu unit eselon III di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi Sumatera Utara. Sasaran Program Kinerja yang dilakukan oleh KPPN Medan I, antara lain:

1. Melakukan pengelolaan perbendaharaan yang akuntabel.

2. Birokrasi dan pelayanan publik agile, efektif dan efisien Melakukan perumusan regulasi dan otorisasi yang optimal.

3. Menciptakan komunikasi dan edukasi yang berkesinambungan.

4. Pengelolaan kas yang prudent dan optimal.

5. Monitoring dan evaluasi perbendaharaan.

6. Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang akuntabel, transparan dan tepat waktu.

7. Pengelolaan organisasi dan SDM yang optimal.

8. Pengelolaan keuangan yang optimal.

Namun disamping Sasaran Program Kerja KPPN Medan I, Pada tahun 2020 KPPN Medan I melaksanakan 4 inisiatif strategis kinerja lainnya yang tertuang dalam kontrak kerja Kepala Kantor, yaitu:

(26)

16

1. Optimalisasi transaksi pembayaran non tunai di tingkat KPPN Medan I.

2. Pelaksanaan coaching and counseling.

3. Pembangunan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas dari Korupsi.

4. Efisiensi atas belanja birokrasi dalam pelaksanaan kegiatan.

Laporan Kinerja mengenai persuratan pada KPPN Medan I secara keseluruhan terbilang cukup baik secara manual. KPPN Medan I mengirimkan laporan kinerja secara digital setiap bulannya. Namun meskipun dikirim secara elektronik KPPN Medan I tetap menyimpan laporan kinerja sebagai pertanggungjawaban atau sebagai bukti nyata. Sekretaris kantor pada KPPN Medan I secara keseluruhan melakukan persuratan secara digital dan manual.

Laporan Kinerja KPPN Medan I ini diharapkan secara eksternal dapat digunakan sebagai media pertanggungjawaban kinerja kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Selain itu, LAKIN KPPN Medan I tahun 2020 diharapkan secara internal dapat digunakan oleh seluruh jajaran pegawai Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja seiring dengan bertambahnya tantangan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di masa yang akan datang.

2.7 Rencana Kegiatan KPPN Medan I

Rencana kegiatan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Medan I antara lain sebagai berikut:

1. Mewujudkan pelaksanaan anggaran berbasis kinerja.

2. Mewujudkan pengelolaan Kas Negara yang transparan dan akuntabel.

3. Mewujudkan pelayanan di bidang perbendaharaan dan informasi keuangan

(27)

17

cepat, tepat dan bebas biaya.

4. Memberikan pelayanan yang prima kepada pihak instansi vertikal dan satuan kerja perangkat daerah (SKPD) yang mendapat alokasi dana APBN.

5. Menyelenggarakan tata usaha bendahara umum sesuai dengan perundang- undangan yang berlaku.

(28)

18 BAB III PEMBAHASAN 3.1 Surat

3.1.1 Pengertian Surat

Terdapat dua cara dalam berkomunikasi, yaitu komunikasi secara lisan dan komunikasi secara tulis. Berkomunikasi secara lisan dapat berlangsung tanpa alat bantu dan secara tulisan salah satu alat yang digunakan untuk berkomunikasi adalah surat, yang dikemukakan oleh (Finoza, 2018:1).

Surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran, isi hati, maksud atau kehendak kepada orang lain melalui bahasa tulis dengan mempergunakan kertas sebagai sarananya (Priansa 2017:174). Menurut Purwanto (2017:170) Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain, baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.

Sedangkan menurut Suryani, dkk (2015:2), mengemukakan surat sebagai secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan (bahan komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi ataupun organisasi/lembaga/instansi. Mariskha (2015:2) berpendapat bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode dan notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Menurut Muchtar dan Qamariah (2017:52) surat adalah sarana komunikasi

(29)

19

yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. Dari definisi diatas dapat dikatakan bahwa surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi atas suatu berita dari satu pihak ke pihak lain dengan suatu maksud atau isi yang terdapat pada surat, baik itu berupa pengumuman, pemberitahuan, kerjasama, dan lain-lain.

3.1.2 Fungsi Surat

Menurut Priansa (2017:174) surat memiliki sejumlah fungsi yang melekat.

Fungsi surat dapat berupa fungsi umum ataupun fungsi khusus. Fungsi umum surat secara garis besar adalah sebagai bukti hitam diatas putih, mengungkap banyak hal dan informasi, perekam peristiwa sehingga surat dapat dibaca kembali oleh pembaca. Adapun fungsi khusus surat, yaitu sebagai berikut:

1. Alat Dokumentasi

Surat berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila surat dijadikan sebagai alat pemberian atau pengumpulan bukti-bukti ataupun keterangan. Biasanya surat dijadikan sebagai alat dokumentasi apabila terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat antara dua pihak, misalnya suatu instansi dan instansi lainnya, suatu instansi dengan seseorang,seseorang dan orang lain, dan sebagainya. Surat yang sering dijadikan sebagai pemberi bukti adalah surat nikah, surat keterangan lahir, surat perjanjian, dan sebagainya.

2. Alat Pengingat

Surat dapat dijadikan sebagai alat pengingat masa lalu dan pendokumentasian secara tertulis sesuatu yang mungkin telah terjadi. Misalnya, untuk penyelesaian suatu masalah, pegawai kantor sering harus membuka kembali

(30)

20

arsip yang berhubungan dengan hal yang berkaitan dengan masalah tersebut karena pemimpin atau pegawai kantor lupa mengenai hal itu.

3. Bukti Historis

Kehidupan manusia berkembang terus. Oleh karena itu, perubahan-perubahan dalam kehidupan manusia selalu terjadi. Dalam perkembangannya sebuah organisasi, tentu mengalami perubahan dari masa ke masa. Jika pihak tertentu ingin mengetahui perubahan-perubahan dalam organisasi itu, ia dapat menggunakan surat-surat tertentu sebagai sumbernya, baik surat-surat lama ataupun surat-surat yang masih relatif baru. Hal ini disebabkan isi surat-surat itu banyak berupa rekaman keadaan organisasi itu pada masa-masa tertentu sehingga dapat diketahui perubahan-perubahan dari masa ke masa. Dengan demikian, surat-surat dapat dijadikan sebagai bukti historis dari perkembangan kehidupan manusia.

4. Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan

Pejabat instansi sering menggunakan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bagi para pegawai. Penggunaan surat sebagai pedoman pelaksaan pekerjaan bertujuan agar semua kegiatan, baik di dalam ataupun di luar instansi, dapat terlaksana dengan lancar dan baik. Selain itu, beban pejabat pun menjadi ringan karena ia tidak harus selalu memberi petunjuk kepada bawahannya secara tatap muka. Surat berfungsi sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan biasanya dibuat dalam bentuk surat edaran atau instruksi, surat keputusan, nota tugas, dan sebagainya.

(31)

21

5. Duta Penulis

Karena keterbatasan waktu dan kesibukan yang tidak dapat dihindarkan, penulis sering menggunakan surat sebagai duta atau wakilnya untuk menyampaikan maksud, kepentingan ataupun keinginannya kepada pembaca. Dengan demikian, penulis tidak perlu bertemu muka dengan pembaca surat. Sebagai duta penulis, surat dianggap mencerminkan keadaan mentalis, jiwa, pemikiran, dan kondisi yang melingkupi penulisnya, dengan harapan pembaca mampu memahaminya.

Sumber: Manajemen Sekretaris Perkantoran Terampil dan Profesional (2017)

Gambar 3.1 Fungsi Surat 3.1.3 Penggolongan Surat

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan untuk menyelesaikan suatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut (Parlaungan 2018:153).

Untuk memudahkan pemakaian surat menurut Muchtar dan Qamariah (2017:57),

(32)

22

maka surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu:

1. Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya a. Surat Bersampul

Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirim oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga tidak ketahui oleh orang yang tidak berhak menerimanya.

b. Kartu Pos

Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.

c. Warkat Pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Ukuran warkat pos adalah 6 x 12 cm.

d. Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda yang tercetak. Jadi, telegram berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.

Sedangkan teleks (telegrafi exchange) berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh.

(33)

23

e. Memorandum (Memo) dan Nota

Memorandum atau sering disebut sebagai memo adalah surat yang sering digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan pesan singkat berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal organisasi). Sedangkan nota adalah pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam organisasi.

f. Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

2. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya a. Surat Pribadi

Surat pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

b. Surat Dinas

Surat Dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintahan.

c. Surat Bisnis

Surat bisnis (business letters), yang disebut juga surat niaga, adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi (perusahaan percetakan, perusahaan

(34)

24

farmasi, perusahaan mebel, perusahaan tekstil), perdagangan (perusahaan material bangunan, perusahaan ritel/bisnis eceran), dan usaha jasa (perusahaan jasa konsultan, perusahaan angkutan, perusahaan asuransi, perusahaan perhotelan, perusahaan restoran, perusahaan rental audio-video disc dan perbankan).

d. Surat Sosial

Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

3. Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran Pembaca yang dituju

a. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi.

b. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara sertulis yang disampaikan oleh seseorang/lembaga yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah banyak.

c. Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi atau masyarakat luas.

(35)

25

4. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya a. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia) yang bisa beramplop dan tanpa amplop. Apabila surat biasa adalah tanpa amplop, maka orang lain dengan mudah dapat mengetahui apa isi surat tersebut.

Namun, bila surat biasa dimasukkan dalam amplop, maka orang lain tidak berhak mengetahui isi surat tersebut.

b. Surat Konfidensial (Terbatas)

Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu. Artinya, surat tersebut ditujukan kepada pejabat tertentu dan bukan untuk disebarluaskan dalam suatu organisasi.

c. Surat Rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu dalam suatu organisasi.

5. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya a. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada perlakuan khusus atas surat tersebut.

b. Surat Segera

Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.

(36)

26

c. Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat cepat 6. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Pengelompokan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung pada maksud dan tujuan pengirim surat. Karena maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis surat tersebut pun sangat bervariasi. Misalnya, surat pemesanan produk, surat keterangan, surat pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat konfirmasi, surat tugas, surat perintah tugas, surat penolakan kerja, surat penerima kerja, surat panggilan wawancara, surat penagihan, surat klaim, surat penghargaan, surat perjalanan bisnis, surat perjalanan dinas, surat perjanjian jual-beli, surat kontrak kerja, dan sebagainya.

3.1.4 Bagian-Bagian Surat

Menurut Priansa (2017:187) setiap surat terdiri atas bagian-bagian. Dari gabungan bagian-bagian itulah akan terbentuk sebuah surat. Setiap bagian surat mempunyai fungsi tertentu. Secara umum, bagian-bagian surat yang umumnya digunakan adalah, sebagai berikut:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat biasanya diketik di tengah-tengah surat. Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Kepala surat berguna untuk menunjukkan nama perusahaan/kantor, alamat, nomor telepon/nomor kotak pos/faksimile/e- mail.

2. Nama tempat dan tanggal

(37)

27

Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Tanggal surat diketik atau biasanya menggunakan sistem stempel. Tanggal surat berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat atau lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu.

3. Nomor Surat

Surat resmi terutama surat keluar selalu diberi nomor surat, kode, dan tahun untuk memudahkan jumlah surat yang dikeluarkan perusahaan dan memudahkan mengatur penyimpanan.

4. Lampiran

Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama surat, misalnya surat keputusan, surat keterangan.

5. Hal/perihal

Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Hal/perihal berfungsi untuk petunjuk isi surat, serta memudahkan mengetahui tentang apa surat tersebut.

6. Alamat Surat

Penulisan alamat dalam surat berfungsi untuk mengetahui alamat tujuan surat dan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Alamat surat berisi nama orang/jabatan, nama jalan dan nomor rumah/gedung, dan nama kota.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia berbicara secara tertulis. Dalam surat resmi, salam pembuka yang biasanya digunakan adalah Dengan Hormat.

(38)

28

8. Isi Surat

Pada umumnya isi surat terdiri dari tiga hal, yaitu yang pertama pembukaan yang berguna sebagai kalimat penghantar. Kedua, isi surat berisi sesuatu yang diberitahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat dan yang ketiga adalah Penutup surat yang merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat yang biasanya berisi ucapan terimakasih.

9. Salam Penutup

Salam pentup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban dari pengirim terhadap penerima surat. Salam penutup terdiri atas nama jabatan, tanda tangan pimpinan lembaga, nama terang yang berfungsi sebagai pengenal pembuat surat.

10. Tembusan

Tembusan (c.c = carbon copy) yang dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan.

3.1.5 Penanganan Surat

Berdasarkan jenisnya, terdapat surat masuk dan surat keluar. Berikut merupakan penjelasan penanganan surat masuk dan keluar:

1. Penanganan Surat Masuk

Menurut Sri Endang, dkk (2012:28) tahapan yang dilakukan dalam penerimaan surat masuk adalah:

a. Penerimaan surat, pola penerimaan surat pada setiap kantor berbeda-beda.

(39)

29

Pada pola sistem buku agenda, penerimaan surat dilakukan oleh Tata Usaha (TU).

b. Penyortiran, setelah surat diterima oleh bagian tata usaha/administrasi/sekretariat, selanjutnya surat dipisahkan/disortir.

c. Pembukaan surat, surat dibuka menggunakan peralatan yang sesuai, yaitu mesin pembuka surat atau pisau pembuka surat. Lalu cocokan alamat surat dan alamat pada amplopnya, apabila data pada alamat amplop berbeda dengan isi surat, amplopnya disatukan dibelakang surat dengan stapler.

Tetapi apabila alamat tujuan pada amplop sama dengan alamat pada kertas surat tersebut, amplop tidak perlu disatukan.

d. Pencatatan atau registrasi, pencatatan surat dilakukan menggunakan buku agenda. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena demikian dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun.

e. Penyertaan lembar disposisi, surat kemudian dilampiri lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan/atasan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

f. Pencatatan di buku ekspedisi intern, surat kemudian disampaikan kepada pihak yang dituju, surat tersebut dicatat pada buku ekspedisi intern.

g. Mendistribusikan surat, surat kemudian didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit pengolah/unit kerja untuk diproses lebih lanjut.

h. Klasifikasi surat, untuk mengetahui klasifikasi surat, staf administrasi kantor atau sekretaris di unit pengolah/unit kerja harus membaca surat-surat yang telah disortir.

(40)

30

i. Penyampaian surat, surat-surat dalam secretaries desk file selanjutnya segera disampaikan kepada atasan/pimpinan, agar ia dapat memberikan disposisi surat.

j. Tindak lanjut surat pasca dari pimpinan, apabila pimpinan/atasan sudah menuliskan disposisi surat, ada tiga kemungkinan tindak lanjut dari disposisi surat, yaitu surat diedarkan, surat dibalas, atau surat disimpan.

2. Penanganan Surat Keluar

Penanganan surat keluar menurut Sri Endang, dkk (2012:46) mempunyai beberapa tahapan yaitu:

a. Pembuatan konsep surat, konsep surat sering juga disebut draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik listrik), untuk membuat 27 surat harus dibuat dahulu konsepnya secara tertulis di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat.

b. Persetujuan konsep surat, jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan/atasan.

c. Pengetikan konsep surat, setelah konsep surat mendapatkan persetujuan pimpinan, selanjutnya konsep surat dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi dalam kop surat.

d. Pemeriksaan pengetikan surat, juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut di-print atau dicetak.

e. Penandatanganan surat, setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, surat

(41)

31

diserahkan kepada pimpinan atasan atau pejabat yang berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Pimpinan kemudian membubuhkan tanda tangan di atas nama terang. Surat kemudian diserahkan ke unit Tata Usaha (TU).

f. Pencatatan surat, surat selanjutnya dicatat ke dalam Buku Agenda Surat Keluar oleh unit tata usaha (TU) untuk diregistrasi atau didaftarkan.

g. Pemberian cap dinas, surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab dan diberi nomor surat, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda sahnya surat.

h. Melipat surat, surat yang asli dan lampiran (bila ada) dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat.

i. Penyampulan surat, surat yang sudah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan, dan direkatkan dengan lem secara rapi.

j. Pencatatan surat di buku ekspedisi ekstern, sebelum dikirimkan, surat tersebut dicatat di buku ekspedisi ekstern.

k. Pengiriman surat, jasa pengiriman surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses pengiriman surat, baik surat masuk ataupun surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

l. Penyimpanan surat, surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan salinan surat dan lampiran disimpan sebagai arsip.

3.2 Penanganan Surat Pada KPPN Medan I 3.2.1 Penggolongan Surat Pada KPPN Medan I

Beberapa jenis surat yang digunakan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan

(42)

32

Negara Medan I, antara lain:

1. Menurut Wujudnya

a. Surat Bersampul digunakan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut dan akan langsung diberikan kepada yang bersangkutan.

Meskipun terbilang jarang, namun surat bersampul masih digunakan di KPPN Medan I.

b. Memorandum dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan internal dalam KPPN Medan I

2. Menurut Pemakaiannya

Surat dinas adalah surat yang digunakan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I untuk kepentingan dinas.

3. Menurut Jumlah Penerima (pembaca)

a. Surat Edaran adalah surat yang ditujukan kepada seluruh staf/pegawai KPPN Medan I agar dapat dilaksanakan/dihadiri untuk suatu keperluan.

b. Surat Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada pegawai/karyawan KPPN Medan I juga kepada masyarakat luas tentang pemberitahuan suatu hal.

4. Menurut Sifatnya

a. Surat Biasa adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal- hal yang perlu dirahasiakan.

b. Surat Rahasia adalah surat yang ditujukan kepada seorang karyawan atau kepala kantor di KPPN Medan I yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh seseorang tersebut.

(43)

33

5. Menurut Urgensi Penyelesaiannya

Surat Segera adalah surat yang penyelesaiannya diharapkan secepat mungkin.

6. Menurut Isi dan Maksudnya

a. Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua pegawai KPPN Medan I.

b. Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh kepala kantor kepada kepala seksi ataupun kepada pegawai untuk melakukan sesuatu.

c. Surat Peringatan adalah surat yang bermaksud mengingatkan untuk mengingatkan kesalahan pegawai dalam KPPN Medan I.

d. Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan dalam KPPN Medan I.

e. Surat laporan adalah surat yang berisikan laporan kerja yaitu untuk memberitahukan kepada pihak lain. Biasanya di KPPN Medan I surat laporan kerja dikirimkan sekali sebulan.

3.2.2 Bagian-Bagian Surat Pada KPPN Medan I

Bagian-bagian surat yang digunakan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I:

1. Kepala Surat/Kop Surat, yaitu bagian dari surat yang menunjukkan identitas instansi pemerintah/Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I.

2. Tanggal Surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan kapan surat tersebut dibuat oleh KPPN Medan I.

3. Nomor Surat, yaitu bagian dari surat yang diberi oleh KPPN Medan I yang

(44)

34

berguna untuk mempermudah pencarian surat serta mengetahui jumlah surat yang keluar dalam satu periode tertentu.

4. Sifat Surat, yaitu bagian dari surat yang menunjukkan sifat surat tersebut.

5. Lampiran, yaitu bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat.

6. Hal/Perihal, yaitu bagian surat yang berfungsi menunjukkan intisari/

pokok/rangkuman isi agar diketahui oleh si penerima.

7. Salam Pembuka, yaitu kalimat pendahuluan/penghormatan di awal surat.

8. Isi Surat, yaitu hal pokok atau inti dalam surat.

9. Salam Penutup, yaitu penutup surat yang merupakan tanda penghormatan dari KPPN Medan I terhadap penerima surat.

10. Tanda Tangan dan Cap Lembaga, yaitu bagian surat untuk menunjukkan identitas resmi dari KPPN Medan I.

11. Nama Terang, yaitu identitas resmi sekaligus penanggung jawab dari KPPN Medan I.

12. Tembusan, yaitu apabila ada pihak yang dianggap perlu atau harus mengetahui isi surat tersebut.

3.2.3 Penanganan Surat Pada KPPN Medan I Secara Manual 1. Penanganan Surat Masuk

a. Penerimaan Surat dan Penyortiran Surat

Penerimaan surat pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I yang perlu diperhatikan adalah pengecekan kebenaran surat seperti membaca sampul surat atau keterangan yang terdapat di bagian

(45)

35

depan amplop untuk mengetahui surat-surat itu benar ditujukan kepada KPPN Medan I. Menyortir surat atau mengklasifikasikan surat bisa dilakukan berdasarkan kriteria surat apakah surat tersebut surat biasa, surat rahasia, dan lain sebagainya.

b. Pembukaan Surat

Pembukaan surat dapat dilakukan dengan melihat apakah surat memakai amplop atau map. Pembukaan surat dengan amplop perlu diperhatikan apakah menggunakan gunting atau cutter. Namun lebih baik menggunakan gunting supaya lebih rapi. Pada KPPN Medan I surat bersampul atau beramplop biasanya langsung diserahkan kepada sekretaris karena mungkin bersifat rahasia. Surat bermap bisa langsung dibuka untuk mengetahui isi surat.

c. Meneliti Isi Surat

Biasanya di bagian atas surat terdapat pernyataan perihal, yaitu bagian yang menyatakan subjek isi surat. Tetapi kadang-kadang perihal menyatakan subjek yang berbeda dengan isi surat sebenarnya, oleh karena itu isi surat perlu dibaca dengan hati-hati. Selain itu perlu diteliti pula kelengkapan surat, seperti alamat surat, isi surat, lampiran, dan penandatanganan surat.

d. Pencatat Surat Masuk

Pencatatan surat masuk di dalam buku ekspedisi surat masuk perlu diperhatikan nomor surat, tanggal surat, perihal, lampiran dan tujuan surat (kepada divisi mana surat akan diteruskan) digunakan sebagai

(46)

36

bukti bahwa surat sudah diterima dan sudah diberikan kepada yang bersangkutan.

e. Mendistribusikan dan Penataan Surat

Setelah dilakukan pencatatan surat kemudian akan diteruskan kepada divisi yang bersangkutan. Untuk penataan surat dilakukan oleh divisi oleh masing-masing. Surat-surat yang diterima akan disatukan dengan kearsipan, gunanya kearsipan untuk menjaga keamanan surat-surat masuk penting yang berasal dari instansi lain serta untuk menyimpan surat-surat tersebut jika dibutuhkan suatu saat nanti sebagai bukti.

Sumber:Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I (2021)

Gambar 3.2

Alur Penanganan Surat Masuk Pada KPPN Medan I

(47)

37

Adapun pengelolaan surat keluar di KPPN Medan I adalah, sebagai berikut:

a. Pembuatan Konsep Surat

Konsep surat yang akan dibuat dapat disusun sesuai dengan jenis surat yang akan dikeluarkan. Konsep surat yang akan dikeluarkan oleh KPPN Medan I dapat dilihat dalam aplikasi E-Kemenkeu. Kemudian pilih konsep surat yang akan digunakan apakah nota surat, surat dinas, surat biasa, dan lainnya.

b. Pengetikan Surat

Setelah mendapat konsep surat yang sesuai lalu surat akan diketik dengan kata-kata yang sesuai dengan EYD. Perhatikan tanggal surat dan tujuan surat serta isi surat.

c. Penandatanganan Surat

Setelah pengetikan selesai, surat akan disampaikan kepada Kepala Kantor yang berwenang untuk menandatangani. Dan untuk nomor surat akan diisi oleh Sekretaris kantor.

d. Penggandaan Surat Sebagai Pertinggal

Setelah ditandatangani oleh Kepala Kantor, surat kemudian digandakan yang berguna sebagai alat pertinggal di kantor untuk diarsipkan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

e. Pencatatan

Dalam pencatatan surat keluar yang harus diperhatikan, yaitu:

1) Surat asli yang sudah ditandatangani, dicap disertai dengan kelengkapan lainnya, seperti lampiran dan amplop atau map, kemudian surat tersebut

(48)

38

siap dikirim.

2) Surat tidak asli (surat yang digandakan) kemudian dicatat di bagian buku agenda surat keluar.

f. Pengarsipan

Setelah melakukan pencatatan di buku agenda surat keluar, surat kemudian di simpan (arsip) di bagian arsip sesuai dengan pokok surat.

Gambar 3.3

Alur Penanganan Surat Keluar Pada KPPN Medan 3.2.4 Penanganan Surat Pada KPPN Medan I Secara Digital 1. Pengertian Surat Elektronik (Surat Digital)

(49)

39

Seiring dengan berkembangnya zaman, banyak sekali kemajuan yang terjadi di berbagai bidang seperti perkembangan teknologi dalam penggunaan internet.

Internet menyediakan banyak fasilitas dan kemudahan dalam berkomunikasi. Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi di dunia internet, memungkinkan seseorang mengirim surat tanpa melalui kantor pos, yaitu melalui surat elektronik. Surat elektronik juga biasa disebut dengan e-surat. E- surat merupakan salah satu pelayanan internet yang mampu mengirim dan menerima surat secara elektronik baik berupa teks ataupun gambar. Menurut Purwanto (2014:253) surat elektronik merupakan salah satu bentuk atau cara pengiriman surat, informasi, atau pesan (bisnis dan nonbisnis) yang dilakukan secara elektronik, tanpa kertas, dan tanpa jasa pengirim. Surat elektronik saat ini menjadi alat komunikasi di sebagian organisasi seperti di KPPN Medan I.

Kementerian Keuangan mengembangkan aplikasi teknologi informasi komunikasi seperti aplikasi Si-Ria, dan E-Kemenkeu untuk mempermudah pekerjaan kantor.

2. Aplikasi Pada KPPN Medan I A. Aplikasi Si-Ria

Si-RIA akronim dari “Aplikasi Rantai Interaksi APBN”. Si-Ria merupakan sebuah inovasi KPPN Medan I dalam rangka memberikan pelayanan berbasis online kepada seluruh satuan kerja (satker). Aplikasi Si-RIA dapat diakses melalui internet oleh seluruh satker dengan menggunakan user yang diberikan KPPN. Surat/dokumen yang diajukan satker akan teragenda secara otomatis dan akan diproses langsung oleh subbag/seksi terkait di KPPN

(50)

40

Medan I sesuai standar pelayanan minimum yang telah ditentukan. Adapun Jenis dokumen aplikasi pada Si-RIA salah satunya adalah persuratan.

Aplikasi Si-Ria dipergunakan sebagai aplikasi untuk menerima surat masuk.

Surat masuk yang dikirimkan oleh Satker (Satuan Kerja) akan diperiksa/dicek pada aplikasi ini.

Gambar 3.4

Aplikasi Si-Ria Pada KPPN Medan I B. Aplikasi E-kemenkeu

Kemenkeu adalah kumpulan berbagai macam sistem informasi yang mendukung office automation pegawai Kementerian Keuangan. Pada aplikasi E-kemenkeu terdapat fitur Sistem ini terdiri dari beberapa aplikasi seperti, presensi online (mobile dan web), nadine, pelayanan dan aduan, task management, manajemen pegawai, dan event management. Aplikasi E- kemenkeu terkhususnya untuk persuratan menggunakan fitur Nadine. Fitur Nadine adalah fitur yang digunakan untuk pembuatan naskah dinas elektronik yakni aplikasi persuratan yang dirilis oleh Sekretariat Jenderal

(51)

41

Kemenkeu. Penggunaan fitur Nadine memudahkan pegawai KPPN Medan I dalam penanganan surat secara digital karena dapat digunakan sebagai pembuatan surat keluar dan sebagai penyimpanan arsip secara digital.

Gambar 3.5

Aplikasi E-Kemenkeu Pada KPPN Medan I 3. Penanganan Surat Masuk

Penanganan surat masuk berbasis elektronik dimulai ketika surat dikirimkan melalui aplikasi Si-Ria. Kemudian penerima akan memeriksa apakah surat tersebut memang ditujukan pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I. Keaslian surat akan diperiksa oleh si penerima melalui nomor Satker (satuan kerja), nama dan tanda tangan pengirim. Surat akan diprint/dicetak namun sebelumnya surat harus diarsipkan terlebih dahulu pada aplikasi e- kemenkeu. Setiap surat masuk berbasis elektronik tetap dilakukan pencatatan ke dalam buku ekspedisi sama seperti surat manual dan menggunakan buku ekspedisi yang sama. Surat akan diberikan kepada pegawai atau divisi yang bersangkutan/tujuan surat. Pegawai KPPN Medan I yang menerima surat akan

(52)

42

menandatangani di buku ekspedisi sebagai bukti pertanggungjawaban. Dan surat akan disimpan/diarsipkan pada divisi masing-masing.

Pembuatan surat keluar dimulai dari pengolah membuat surat melalui aplikasi e- kemenkeu. Konsep surat akan dipilih berdasarkan surat jenis apa yang akan dibuat, dan pilih melalui aplikasi e-kemenkeu. Kemudian dilakukan pengetikan.

Setelah pengetikan, surat akan dikirimkan ke kepala seksi. Kepala seksi akan memeriksa surat tersebut jika sudah benar akan diteruskan ke kepala kantor.

Kepala kantor akan memberikan tanda tangan dan memberikan penomoran pada surat. Untuk penyimpanan surat keluar akan disimpan pada aplikasi e- kemenkeu. Meskipun sudah disimpan dalam penyimpanan elektronik namun tetap dicatat pada buku ekspedisi surat keluar.

(53)

43

Sumber: Kantor pelayanan perbedaharaan Negara Medan I (2021)

Gambar 3.6

Alur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar secara Digital

(54)

44 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan

1. Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I kegiatan surat menyurat dilakukan secara manual dan digital. Sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada KPPN Medan I secara manual sudah cukup tertata dengan baik dan terstruktur, baik dalam pengonsepan surat dan pengarsipan surat begitu pula dengan penanganan surat secara elektronik.

2. Pada KPPN Medan I untuk pengiriman surat secara keseluruhan dilakukan secara online atau digital baik keluar instansi ataupun di dalam instansi tersebut. Dan untuk pengarsipan surat hanya bagian sekretaris saja yang melakukan persuratan keseluruhan secara digital.

4.2. Saran

Karena banyaknya surat yang harus diproses maka sudah seharusnya disediakan komputer yang terbaru supaya dalam pengerjaan di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Medan I dapat dilakukan secara maksimal dan tidak menghabiskan waktu terlalu lama.

(55)

DAFTAR PUSTAKA

Finoza. 2018. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia Revisi 4. Jakarta: Diksi Insan Mulia.

Kemenkeu, Djpb. 2021. "Profil KPPN Medan I"

https://djpb.kemenkeu.go.id/kppn/medan1/id/21 juni 2021/10.30.

Kemenkeu, Jdih. 2016. "Peraturan Menteri Keuangan 262/PMK.01/2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan" https://jdih.kemenkeu.go.id/22 Juni 2021/11.00.

Laksmi. 2016. Manajemen Perkantoran Modern Cetakan Kedua. Jakarta: Rajawali Pers.

Mariskha. 2015. Memahami Surat Formal. Palembang: Graha Ilmu

Muchtar, dan Qamariah. 2017. Dasar-dasar Kesekretariatan Jilid 2. Medan: USU Pers.

Parlaungan, dkk. 2017. Bahasa Praktis Indonesia. Medan: Bartong Jaya Medan.

Priansa, dkk. 2015. Administrasi dan Operasional Perkantoran. Bandung: Alfabeta.

Priansa. 2017. Manajemen Sekretaris Perkantoran Terampil dan Profesional.

Bandung: CV Pustaka Setia.

Purwanto. 2014. Korespondensi Bisnis Profesional. Surakarta: PT. Gelora Aksara Pratama.

Purwanto. 2017. Komunikasi Bisnis Edisi Kelima. Surakarta: Penerbit Erlangga.

Rahmawati. 2014. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Suryani, dkk. 2015. Korespondensi Bahasa Indonesia. Yogyakarta: Graha Ilmu Endang, dkk. 2012. Modul Menangani Surat/Dokumen Kantor. Jakarta: Erlangga.

(56)

46 LAMPIRAN 1. Transkrip Hasil Wawancara

Topik : Penanganan Surat Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Medan I Hari/tanggal : Rabu, 23 Juni 2021

Pukul : 11.00 WIB

Tempat : Ruangan Seksi Bank bagian TU, Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I, Jln. Diponegoro No.30A A. Identitas Diri

Nama : Rosliana Sinaga

Jenis Kelamin : Perempuan

Usia : 64 Tahun

Pendidikan : SMA

B. Pertanyaan Penelitian

No Pertanyaan

1 Bagaimana jenis surat yang digunakan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I

2 Apa saja bagian-bagian surat yang digunakan oleh KPPN Medan I?

3 KPPN Medan I menggunakan persuratan secara manual dan digital, bagaimana alur penanganan surat masuk secara manual pada KPPN Medan I?

4 Bagaimana penanganan surat keluar secara manual pada KPPN Medan I?

5 Bagaimana alur penanganan surat masuk secara elektronik?

6 Bagaimana alur penanganan surat keluar secara digital?

7 Apakah semua divisi di KPPN Medan I sudah menggunakan penanganan surat secara digital?

(57)

2. Surat Persetujuan Riset Penelitian

(58)

48 3. Surat yang digunakan di KPPN Medan I

(59)

4. Aplikasi Si-Ria penerimaan surat masuk pada KPPN Medan I

5. Aplikasi E-kemenkeu yang digunakan oleh KPPN Medan I untuk penanganan surat secara digital