PEDOMAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(1)

(2)

P E D O MA N S PM I PNJ

PEDOMAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

SATUAN PENJAMIN MUTU

Politeknik Negeri Jakarta

2018

(3)

(4)

a

iii

SAMBUTAN

(5)

(6)

KATA PENGANTAR

v

(7)

(8)

Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi 6

BAB 5. IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) DI PNJ

DAFTAR ISI

viii

(9)

PENDAHULUAN BAB

1

Sesuai tuntutan untuk menghasilkan luaran yang bermutu di lingkungan Politeknik Negeri Jakarta (PNJ), diperlukan peningkatan kualitas sumber daya dan proses pelaksanaan berbagai kegiatan. Oleh karena itu, guna menghasilkan pendidikan yang bermutu, PNJ harus membangun sistem manajemen yang baik dan teruji serta memiliki jaminan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan

dengan:

1.

Menetapkan kebijakan mutu, sasaran mutu dan standar mutu serta maupun unit kerja, yang terintegrasi dalam suatu sistem dokumen.

2.

dan tenaga kependidikan PNJ untuk selalu meningkatkan pemenuhan terhadap persyaratan pelanggan, baik mahasiswa, orangtua mahasiswa, dunia usaha/dunia industri, dan masyarakat pada umumnya.

3.

manajemen mutu sesuai dengan perkembangan

(10)

P E DO MA N A MI PNJ 2

Buku pedoman Sistem Penjaminan Mutu Internal Politeknk Negeri Jakarta (SPMI-PNJ) ini digunakan sebagai dasar bagi direktorat, jurusan, program studi, dan seluruh unit di lingkungan Politeknik Negeri Jakarta dalam melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal, khususnya dalam bidang akademika PNJ untuk memulai pelaksanaan SPMI. Buku ini disusun oleh SPMI PNJ, yang dimulai dengan pelaksanaan seminar dan lokakarya, dan juga dengan

jurusan/program studi dan unit-unit di lingkungan PNJ. Pelaksanaan SPMI-PNJ dimulai pada bidang pendidikan dan pengajaran terlebih dahulu, baru kemudian

melaksanakan SPMI di bidang akademik, kemudian dapat dikembangkan ke bidang manajemen. Tujuan akhir SPMI-PNJ untuk seluruh bidang yang terkait dengan kesehatan organisasi.

implementasi SPMI-PNJ, yang memuat dua hal pokok, yaitu:

1. Model dasar SPMI-PNJ, yang menjelaskan prinsip siklus dan komponen kegiatan SPMI-PNJ.

2. Pokok-pokok pengetahuan tentang pelaksanaan SPMI-PNJ.

Model dasar ataupun pokok-pokok pengetahuan yang diuraikan dalam buku ini merupakan panduan bagi direktorat, jurusan/program studi, dan unit- unit di lingkungan PNJ yang akan memulai ataupun mengembangkan SPMI di

(11)

Menjamin pemenuhan

sehingga tumbuh dan berkembang Budaya Mutu Indonesia.

SISTEM PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN TINGGI (SPM-DIKTI)

BAB

2

(12)

1.2. Struktur dan Mekanisme

Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

atas Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), penjaminan mutu eksternal

1.

danberkelanjutan;

2. SPME, yaitu kegiatan penilaian melalui akreditasi untuk menentukan

3.

nasional.

Budaya Mutu Pola Pikir,

Pola Sikap, dan Pola Perilaku berdasarkan yang dilaksanakan oleh

(13)

P P E P

E

Penetapan Status Akreditasi dan Peringkat terakreditasi P

Terakreditasi

ini.

SPM DIKTI

Standar Pendidikan Tinggi

SPMI SPME/AKREDITASI

E

P P

Pangkalan Data Pendidikan Tinggi

Budaya Mutu

• Pola Pikir

• Pola sikap

• Pola Perilaku berdasarkan

P P

P E

P

(14)

1.3. Pembagian Tugas Implementasi

Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

1.

2.

3. BAN-PT;

4. LAM; dan 5.

6. Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP);

diuraikan sebagai berikut:

1.

berkelanjutan. Semua kegiatan ini dilakukan dengan mengimplementasikan SPMI yang luarannya kemudian dimintakan akreditasi kepada LAM atau BAN-PT untuk memperoleh status terakreditasi dan peringkat terakreditasi.

a. mengelola SPMI dengan model:

1. membentuk Unit Penjaminan Mutu untukmengimplementhtasikan SPMI;

2. mengintegrasikan implementasi SPMI padamanajemen perguruan 3. kombinasi antara model pertama dan modelkedua;

b. menyusun dokumen yang diperlukan untukmengimplementasikan SPMI di Perguruan Tinggiyang bersangkutan;

d. mengimplementasikan SPMI dengan melibatkansemua pemangku

(15)

2. Direktorat Penjaminan Mutu - Ditjen Belmawabertugasmelaksanakan:

a.penyiapan perumusan kebijakan;

b.fasilitasi;

3. LAM bertugas:

jika diperlukan untuk memeriksa kesesuaian data dan informasi tentang

4. BAN-PT bertugas:

-

program studi yang akreditasinya belum dilakukan LAM;

Menteri sebagai Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan

teknologi.

(16)

BAN-PT : Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi SPMI : Sistem Penjaminan Mutu Internal

SPME : Sistem Penjaminan Mutu Eksternal

berikut:

ditjen belmawa Direktorat penjamin mutu

KKN dan AQRF

Rancangan permen SN SIKTI

Perguruan Tinggi

SPMI

BAN - PT

Lembaga Akreditasi

Mandiri

SPME

Permen

Data dan Informasi Status dan Peringkat Terakreditasi

Status dan Peringkat Terakreditasi

Tugas Menyusun

Permo honan Terakreditasi Akreditasi Prodi dan Perguruan Tinggi

LUARAN 1

2

4 5

6

7 8 9

3 Tugas Memenuhi

MENRISTEKDIKTI Direktorat Jendral Belmawa

Badan Standar Nasional Pendidikan Tinggi

Direktorat Penjaminan Mutu

Perguruan Tinggi BAN - PT dan atau LAM

Standar Nasional Pendidikan Tinggi

Memberikan inspirasi dan fasilitasi SPMI sesuai tugas dan fungsi Direktorat Penjamu

Melaksanakan sistem

penjaminan mutu internal (SPMI)

Melakukan sistem penjaminan mutu eksternal (SPME/

Budaya Mutu

• Pola Pikir

• Pola sikap

• Pola Perilaku berdasarkan

(17)

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)

BA B

3

dapat mengembangkan sendiri SPMI antara lain sesuai dengan latar belakang

tangan pihak lain.

atau mandiri, namun terdapat hal mendasar yang harus ada di dalam SPMI

(18)

Lima langkah utama, yaitu

Standar Nasional

Pendidikan ditambah dengan , dan Standar

bidang akademik dan bidang non akademik yang melampaui

Tahun 2016 Tentang Pendirian, Perubahan, Pembubaran PTN, dan Pendirian,

Bagian E Bab ini.

SPMI dan SPME harus didasarkan

LAM atau BAN-PT untuk melakukan akreditasi.

(19)

5. Terdokumentasi

-

- - plementasikan SPMI dengan baik dan benar, dan luarannya dimintakan akreditasi (SPME).

perwujudan dari dua tujuan lain dari SPMI, yaitu untuk:

- - kut:

1. Otonom

(Jurusan, Departemen, Sekolah, atau bentuk lain) maupun pada aras per-

2. Terstandar

3. Akurasi

4. Terencana dan Berkelanjutan

SPMI diimplementasikan dengan menggunakan 5 (lima) langkah

(20)

1) Asas dan Prinsip SPMI Perguruan Tinggi;

2) Tujuan dan Strategi SPMI Perguruan Tinggi;

3) Ruang Lingkup SPMI Perguruan Tinggi (bidang akademik dan non kepada masyarakat);

4) Manajemen SPMI Perguruan Tinggi, yaitu PPEPP;

5) Pengorganisasian SPMI Perguruan Tinggi (unit/lembaga atau terintegrasi dalam manajemen); dan

d.

e. Hubungan Dokumen Kebijakan SPMI dengan berbagai Dokumen

Pemimpin Perguruan Tinggi Negeri setelah disetujui Senat Perguruan Tinggi.

Dokumen SPMI terkait implementasi 5 (lima) langkah dalam melaksanakan Tahun 2016, Dokumen SPMI terdiri atas Dokumen Kebijakan SPMI, Dokumen Manual SPMI, Dokumen Standar dalam SPMI Dokumen Formulir yang digunakan dalam SPMI.

1.

-

Dokumen Kebijakan SPMI Perguruan Tinggi paling sedikit berisi:

a. Visi dan Misi Perguruan Tinggi;

b. Latar Belakang dan Tujuan SPMI Perguruan Tinggi;

Garis Besar Kebijakan SPMI Perguruan Tinggi antara lain:

2.2. DOKUMEN SPMI

(21)

Perguruan Tinggi tentang konsep, struktur, mekanisme, dan pengorganisasian SPMI di Perguruan Tinggi;

b. menjadi dasar dalam penyusunan Dokumen Manual SPMI, Dokumen Standar dalam SPMI, dan Dokumen Formulir yang digunakan dalam SPMI.

2. Dokumen Manual SPMI

SPMI, yaitu:

a. Manual SPMI untuk b. Manual SPMI untuk

d. Manual SPMI untuk e. Manual SPMI untuk

kesamaan atau keserupaan, sehingga Manual SPMI nya juga sama atau serupa.

paling sedikit memuat:

1 Tujuan Manual SPMI Perguruan Tinggi untuk

(22)

d. Manual Pengendalian Pelaksanaan 1 (satu) Standar dalam SPMI

a. Pihak yang harus melakukan pekerjaan tersebut dalam PPEPP 1 b. Bagaimana pekerjaan tersebut harus dilakukan dalam PPEPP 1

dan merekam implementasi Manual SPMI dalam PPEPP 1 (satu)

mengimplementasikan Manual SPMI dalam PPEPP 1 (satu) Dokumen Manual SPMI Perguruan Tinggi bermanfaat untuk:

a. memandu para pejabat struktural dan/atau unit SPMI di Perguruan Tinggi, dosen, serta tenaga kependidikan dalam mengimplementasikan PPEPP dalam SPMI di Perguruan Tinggi;

b. memberi petunjuk tentang bagaimana Standar dalam SPMI (Standar

memuat Prosedur Mutu (Quality Procedure) (Quality Policy)

Manual SPMI antara lain ditemukan dalam Quality Assurance Handbook University of Oxford, Quality Assurance Manual University of London, Quality Assurance Manual Chinese University of Hong Kong

3.

Dokumen paling sedikit berisi:

(23)

unsur Audience, Behavior, Competence, dan Degree (ABCD);

f. Pihak yang terlibat dalam pemenuhan Standar dalam SPMI (Standar dan

4. Dokumen Formulir yang digunakan dalam SPMI

Dokumen Formulir adalah naskah tertulis yang berisi kumpulan formulir yang

Dokumen Formulir SPMI memuat antara lain uraian tentang format berbagai

Dokumen Formulir SPMI bermanfaat antara lain sebagai:

(24)

1. Perencanaan SPMI

Menyusun dan menetapkan seluruh Dokumen SPMI sebagaimana telah disebut dalam Bagian D dari Bab ini, yaitu

dan

2. Pelaksanaan SPMI

Menerapkan isi dari semua dokumen SPMI yang telah disusun dan

3.

menemukan berbagai kekurangan dalam pelaksanaan SPMI, sebagaimana dan

Dokumen Dokumen

Manual SPMI

Dokumen Standar SPMI

Dokumen Formulir SPMI

Pengembangan

SPMI Pengembangan

SPMI

Pelaksanaan SPMI

Perencanaan SPMI

Kaizen SPMI

Gambar 2.1 Implementasi SPMI

2.3. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal

dan dikembangkan

Gambar 2.1.

(25)

P P E P

4. Pengembangan SPMI

- - kan, sebagaimana dimaksud pada angka 3, sehingga SPMI semakin mampu

-

memfokuskan pada bagaimana implementasi Standar dalam SPMI (Standar

siklus

yang dapat dilihat dalam Gambar 2.2 sebagai berikut:

P P

P E

P

(26)

3.1. Pengorganisasian SPMI PNJ

nilai atau nilai dasar organisasi, kemampuan sumber daya, jumlah program studi, jumlah mahasiswa dan lainnya.

a. Membentuk unit khusus SPMI;

b. Mengintegrasikan implementasi SPMI ke dalam manajemen perguruan atau

KELEMBAGAAN

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) PNJ

BA B

4

(27)

Peningkatan.

Tim Pelaksana

Penanggung Jawab

Tim SPM Direktur

Satuan/Sek Unit

Pembantu Direktur terkait

Tingkat

Direktorat

Organisasi Pelaksana

Pejabat Pelaksana

Satuan Penjaminan mutu

Jurusan/

Bagian/Pusat/

Unit/Satuan Jurusan/ Bagian/

Pusat/Unit/Satuan

kelembagaan implementasi sistem penjamin mutu internal (SPMI) di lingkungan PNJ diorganisir sebagai berikut :

• Satuan

dibantu oleh Sekretaris, dan 2 koordinator bidang yaitu bidang pangkalan dan koordinator diangkat oleh Direktur.

•

dengan manajemen unit kerja dengan nama

dan Sekretaris Unit

(28)

4. Memfasilitasi kegiatan pelayanan penjaminan mutu berupa pendampingan akreditasi program studi dan satuan kerja di lingkungan PNJ maupun di

1. Melakukan monitoring proses pelaksanaan seluruh kegiatan akademik pedoman, dan standar mutu SPMI PNJ.

SPMI PNJ

akademik dilingkup kerjanya

menyampaikannya kepada Direktur, Pembantu Direktur, dan SPM, Siklus SPMI Pihak Yang Terkait

Penetapan Standar Mutu ^{Sehat PNJ} Direktorat SPM

Pelaksanaan Standar Menu ^Direktorat Program Studi

Pusat/Satuan/Bagian/Unit Direktorat

SPM

Pengendalian Standar Menu ^Direktorat SPM Peningkatan Standar Mutu ^Direktorat

SPM

(29)

Direktur

Sekretaris

Bidang Pangkalan Data dan Standar

Bidang Monitoring dan

Audit

Mutu Jurusan Mutu Bagian Mutu Pusat Mutu Unit

Struktur organisasi pengelolaan SPMI pada Gambar 3.1 berikut:

SPM PNJ memiliki tugas menyelenggarakan proses penjaminan mutu terhadap

melaksanakan tugasnya, SPM PNJ menyelenggarakan fungsi:

Gambar 3.1. Struktur Organisasi SPM

(30)

Setelah dokumen kebijakan mutu dan manual mutu ditetapkan, selanjutnya adalah melakukan penyusunan dan penetapkan standar dalam SPMI.

Jika digambarkan dengan matriks maka Penetapan Standar dalam SPMI (Stan-

4.1. Perencanaan dan Penetapan Standar SPMI

IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) DI PNJ

BA B

5

(31)

untuk Pendidikan Vokasi

Standar yang ditetapkan perguruan

Macam Tahap Macam Tahap

Nasional Pendidikan Dokumen PNJ Dokumen Manual SPMI Manual Penetapan Standar) PNJ yang berisi:

pekerjaan yang harus dilakukan b. Pihak yang

harus melakukan pekerjaan tsb:

pekerjaan dilakukan d. Bilamana

pekerjaan harus dilakukan

Bidang Non Akademik

Dokumen PNJ Dokumen Manual SPMI Manual Penetapan Standar) PNJ yang berisi:

pekerjaan yang harus dilakukan b. Pihak yang

harus melakukan pekerjaan tsb:

pekerjaan dilakukan d. Bilamana

pekerjaan harus dilakukan Bidang Akademik

Standar Nasional Masyarakat

(32)

Standar minimum dan wajib

sebagai berikut:

Standar No Nomor Standar Nama Standar

Standar Nasional

1 SM/PNJ/SPMI/311 Standar kompetensi lulusan 2 SM/PNJ/SPMI/312 Standar Isi pembelajaran 3 SM/PNJ/SPMI/313 Standar Proses pembelajaran 4 SM/PNJ/SPMI/314 Standar Penilaian pembelajaran

5 SM/PNJ/SPMI/315 -

didikan

6 SM/PNJ/SPMI/316 Standar Sarana dan Prasarana Pem- belajaran

7 SM/PNJ/SPMI/315 Standar Pengelolaan Pembelajaran 8 SM/PNJ/SPMI/316 Standar Pembiayaan Pembelajaran Standar

Nasional

9 SM/PNJ/SPMI/321

10 SM/PNJ/SPMI/322 Standar Isi pembelajaran 11 SM/PNJ/SPMI/323

12 SM/PNJ/SPMI/324 13 SM/PNJ/SPMI/324

14 SM/PNJ/SPMI/325 Standar Sarana dan Prasarana 15 SM/PNJ/SPMI/326

16 SM/PNJ/SPMI/327 Standar Pendanaan dan Pembiayaan Standar

Nasional Pengabdian Masyarakat

17 SM/PNJ/SPMI/331

Masyarakat 18 SM/PNJ/SPMI/332

Masyarakat 19 SM/PNJ/SPMI/333

Masyarakat

20 SM/PNJ/SPMI/334 -

da Masyarakat

(33)

4.2. Pelaksanaan SPMI

21 SM/PNJ/SPMI/335 Standar Pelaksanaan Pengabdian 22 SM/PNJ/SPMI/336 Standar Sarana dan Prasarana 23 SM/PNJ/SPMI/337 Standar Pengelolaan Pengabdian

24 SM/PNJ/SPMI/338 Standar Pendanaan dan Masyarakat

yang ditetapkan PNJ

25 SM/PNJ/SPMI/341 Standar Penerimaan Mahasiswa baru

26 SM/PNJ/SPMI/342

27 SM/PNJ/SPMI/343 Standar Pelaksanaan Wisuda 28 SM/PNJ/SPMI/351 Standar seleksi dan Penerimaan

SDM

29 SM/PNJ/SPMI/352 Standar Pengembangan SDM 30 SM/PNJ/SPMI/353

31 SM/PNJ/SPMI/361 32 SM/PNJ/SPMI/362

33 SM/PNJ/SPMI/371 -

laan sistem Informasi

(34)

2 Pelaksanaan Standar

• Penanggungjawab pelaksanaan Standar dalam SPMI dengan jadwal dan isi kegiatan yang telah ditetapkan.

dan informasi yang terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan

3 rapat pleno sebagai sarana bagi seluruh penanggung-

untuk melaporkan seluruh pelaksanaan, serta kendala pelaksanaan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

• Pimpinan rapat pleno memutuskan kesepakatan rapat - unit terkait.

Rapat pleno Unit Pelaksana Standar

4 berkelanjutan yang diambil pada rapat pleno di atas harus Evaluasi dan

peningkatan No

1

Kegiatan Keterangan

Persiapan • Memahami manual pelaksanaan standar dalam SPMI PNJ yang telah ditetapkan

unit (misalnya rapat pleno penentuan Dosen pengampu

dengan pelaksanaan standar dalam SPMI

(35)

5 • Di akhir pelaksanaan Standar dalam SPMI (Standar

pengabdian masyarakat/klien kegiatan

pelayanan/konsultasi) untuk mengetahui respon mereka atas semua aspek kegiatan yang telah dilaksanakan, termasuk masukan dan saran untuk perbaikan.

perbaikan pelaksanaan Standar dalam SPMI (Standar Survai audience

6 • Di akhir siklus pelaksanaan Standar dalam SPMI (Standar seluruh penanggungjawab pelaksanaan Standar dalam kegiatan pelaksanaan Standar dalam dan format laporan yang telah ditetapkan.

Laporan dan portofolio

• Penanggungjawab pelaksanaan Standar dalam SPMI

penanggungjawab pelaksanaan Standar dalam

(36)

dapat dilakukan oleh berbagai pihak. Mulai dari Pelaksana Standar itu sendiri, dibentuk untuk maksud tersebut, misalnya untuk pelaksanaan pemantauan Tim Auditor Internal, melalui kegiatan

M 1

(37)

ini:

ditetapkan oleh Direktur berupa penetapan periode dan frekwensi pelaksanaan audit; tahunan dan semesteran, termasuk menetapkan kepala SPM PNJ sebagai penanggung jawab program AMI. Sebagai manajer program AMI kepala SPM

1. 3.

M 1 M 5

2.

M 2

M 3

M 4 Siklus AMI

M1 : Melakukan Rapat Tim Auditor M2 : Melakukan Audit Dokumen M4 : Melakukan Audit Lapangan M5 : Membuat Laporan Audit

1.

Menetapkan Tujuan AMI Merencanakan Audit Menetapkan Objek dan Lingkup Audit

3.

Rapat Tinjauan Managemen

2

. Satuan Penjaminan Mutu Auditor

Pimpinan PNJ

(38)

5. Tanggal dan tempat AMI dilakukan

8. Jadwal pertemuan yang diadakan dengan manajemen teruadit

dari semua bidang keilmuan yang menguasai SPMI, bidang objek yang akan diau-

Tahapan Kegiatan

MI 1 pembagian tugas

MI 2 dokumen/sistem sesuai lingkup yang telah ditetapkan dengan

MI 3

menginformasikannya kepada teraudit (auditee)

MI 4 Audit kepatuhan; melakukan audit lapangan di tempat objek audit

MI 5 Menyusun laporan audit (yang mengiformasikan temuan dalam

pimpinan PNJ melakukan kaji ulang terhadap laporan audit untuk merumuskan

(39)

4.4. Pengendalian Pelaksanaan Standar dalam SPMI

lingkungan PNJ terdapat 4 (empat) kemungkinan kesimpulan, yaitu:

-

Langkah-langkah pengendalian yang perlu dilakukan yang bergantung pada hasil

No 1

2

3

4

berupaya peningkatkan Standar dalam SPMI

Melampaui Standar dalam SPMI Perguruan Tinggi mempertahankan pelampauan dan berupaya lebih

meningkatkan Standar dalam SPMI (Standar

pelaksanan Standar dalam SPMI (Standar

Menyimpang dari Standar dalam

koreksi pelaksanan Standar dalam SPMI

(40)

4.5. Peningkatan Standar dalam SPMI

Tahap ini ditempuh setelah suatu program, unit pengelola program studi, Jurusan, pusat, bagian atau unit kerja di lingkungan PNJ berhasil melaksanakan 4

oleh PNJ.

meningkatkan mutu berkelanjutan (kaizen)

didorong oleh perkembangan di dalam masyarakat, perkembangan Ilmu yang menginginkan layanan pendidikan yang lebih baik.

berikut:

kelembagaan di bawah tanggung jawab Direktur. Dalam pelaksanaannya direktur membentuk Tim Peningkatan Standar (TPS) dalam SPMI (Standar 2. TPS mempelajari laporan hasil Pengendalian Standar dalam SPMI (Standar PNJ telah terpenuhi, dengan mengundang pejabat struktural dan para pihak 3. PS mempelajari peraturan perundang-undangan yang terkait dengan TPS melakukan benchmarking, untuk mengetahui seberapa jauh perguruan

(41)

ditetapkan PNJ dapat berupa:

sebelumnya.

(42)

1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012, tentang Pendidikan Tinggi.

3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 32 Tahun 2016, tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi.

4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016, tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal.

- dikan Tinggi, 2018.

- Mei 2018, Jogjakarta.

7. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Direktorat Pem-

(43)