AUDIT COMMAND LANGUAGE

(1)

LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A

UNIVERSITAS GUNADARMA

AUDIT IT

AUDIT COMMAND LANGUAGE

A. Pengertian ACL

ACL merupakan salah satu jenis audit software yang termasuk dalam kategori Generalized Audit Software (GAS) dimana dirancang khusus untuk menganalisis data dan menghasilkan laporan audit untuk user non-teknis sampai expert. Dengan menggunakan ACL pekerjaan auditing akan lebih cepat dibandingkan proses audit manual yang memerlukan waktu sampai berjam-jam bahkan sampai berhari-hari. ACL memiliki beberapa manfaat, yaitu :

1. Dapat membantu dalam mengakses data baik langsung (direct) kedalam sistem jaringan ataupun tidak langsung (indirect) melalui media lain seperti softcopy dalam bentuk text file/report.

2. Menempatkan kesalahan dan potensial “fraud” sebagai pembanding dan menganalisa file-file menurut aturan-aturan yang ada.

3. Mengidentifikasi proses perhitungan kembali dan proses verifikasi yang benar.

4. Dapat melaksanakan tugas pengawasan dan pemeriksaaan dengan lebih fokus, cepat, efisien, dan efektif dengan lingkup yang lebih luas dan analisa lebih mendalam. Mengidentifikasi penyimpangan (fraud detection) dapat dilakukan dengan cepat dan akurat sehingga memiliki waktu lebih banyak dalam menganalisa data dan pembuktian.

B. Kemampuan ACL

1. Mudah dalam penggunaan. ACL for Windows sesuai dengan namanya adalah software berbasis windows, dimana sistem operasi windows telah dikenal user friendly (mudah dipengguna). Kemudahan ini ditunjukan dengan user hanya melakukan klik pada icon (gambar-gambar tertentu) untuk melakukan suatu pekerjaan.

2. Built-in audit dan analisis data secara fungsional. ACL for Windows

(2)

AUDIT IT

pemeriksaan seperti : analisis statistik, menghitung total, stratifikasi, sortir, index dll.

3. Kemampuan menangani file yang tidak terbatas. ACL for Windows mampu menangani berbagai jenis file dengan ukuran file yang tidak terbatas.

4. Kemampuan untuk membaca berbagai macam tipe data. ACL for Windows dapat membaca file yang berasal dari berbagai tipe data.

5. Kemampuan untuk mengeksport hasil audit ke berbagai macam format data antara lain : Plain Text (TXT), dBase III (DBF), Delimited (DEL), Excel (XLS),Lotus (WKS), Word (DOC) dan WordPerfect (WP).

C. Struktur Menu ACL

D. Cara Membuat Project Baru Pada ACL

1. Masuk ke ACL Desktop Education Edition V. 9

(3)

AUDIT IT

2. Pada tampilan utama pilih Create a New Project

3. Apabila ingin membuka kembali project yang sudah tersimpan, pilih Open an Existing Project

4. Setelah memilih Create a New Project, pilih folder penyimpanan yang diinginkan dan isi file name “Nama_Kelas”

5. Klik Save

6. Jika muncul tampilan “Welcome to The Data Definition Wizard” klik NEXT

E. Cara Input File Baru

1. Pada tampilan utama pilih menu DATA, kemudian pilih EXTERNAL DATA, setelah itu pilih DISK

(4)

AUDIT IT

2. Pilih file database yang akan digunakan, lalu klik OPEN

3. Pada tampilan selanjutnya, pilih PCS lalu klik NEXT

(5)

AUDIT IT

4. Pada tampilan selanjutnya pilih dBASE compatible file, lalu klik NEXT

5. Kemudian klik FINISH

6. Kemudian muncul kotak TABLE, lalu klik OK

(6)

AUDIT IT

7. Setelah itu akan muncul tampilan seperti berikut

F. Cara Memunculkan Command Log Klik LOG pada bagian kiri bawah.

Berikut ini adalah informasi file database yang akan digunakan : 1. Audit Pembelian

FIELD NAME DESCRIPTION DATA TYPE

RECORD_DELETED RECORD DELETED ASCII

NAMA_PROD NAMA PRODUK ASCII

JENIS_PROD JENIS PRODUK ASCII

TIPE_PROD TIPE PRODUK ASCII

WARNA_PROD WARNA PRODUK ASCII

HARGA_PROD HARGA PRODUK NUMERIC

(7)

AUDIT IT

2. Data Gaji

KD_KRYN KODE KARYAWAN ASCII

NAMA_KRYN NAMA KARYAWAN ASCII

JABATAN JABATAN ASCII

NO_REK_KRYN NOMOR REKENING

KARYAWAN ASCII

GAJI_KRYN GAJI KARYAWAN NUMERIC

3. Data Karyawan

KD_KRYN KODE KARYAWAN ASCII

NAMA_KRYN NAMA KARYAWAN ASCII

JABATAN JABATAN ASCII

ALAMAT_KRYN ALAMAT

KARYAWAN ASCII

NO_TELP NOMOR TELEPON ASCII

JENIS_KLMN JENIS KELAMIN ASCII

4. Data Persediaan

KD_PROD KODE PRODUK ASCII

BANYAK_PROD BANYAK PRODUK ASCII

TOTAL_PROD TOTAL PRODUK NUMERIC

TGL_PEMB TANGGAL

PEMBELIAN DATE

(8)

AUDIT IT

5. Data Produk

6. Data Transaksi

TGL_PEMB TANGGAL

PEMBELIAN DATE

BANYAK_PROD BANYAK PRODUK ASCII

TOTAL_PEMB TOTAL PEMBELIAN NUMERIC

KD_VNDR KODE VENDOR ASCII

NAMA_VNDR NAMA VENDOR ASCII

7. Data Vendor

KD_VNDR KODE VENDOR ASCII

NAMA_VNDR NAMA VENDOR ASCII

DOMISILI DOMISILI ASCII

ALAMAT ALAMAT ASCII

NO_TELP NOMOR TELEPON ASCII

(9)

AUDIT IT

JOIN

Perintah Join digunakan untuk mencocokan field-field dari dua file input yang telah di sort kedalam suatu file ketiga. Perintah join dapat bekerja dengan menggunakan dua file terbuka, secara sekaligus menggabungkan field-field dengan struktur yang berbeda untuk menghasilkan file baru. Dalam melakukan Join, user harus menentukan primary dan secondary dari sebuah file. Primary file adalah file yang memiliki record terbanyak dibandingkan secondary filenya.

Pada saat kita membuka dua file maka file yang pertama kali dibuka adalah primary file dan file kedua yang dibuka adalah secondary file. Kita hanya dapat memilih satu primary file yang sedang aktif dan juga hanya dapat memiliki satu secondary file.

Sort adalah sub menu yang terdapat pada menu data. Sebelum melakukan proses Join kita harus melakukan perintah SORT yaitu mengatur record dalam input file secara ascending, berdasarkan field kunci tertentu. Karena SORT menghasilkan file data baru yang mana hasil dari perintah sort yaitu file data baru yang bisa dicocokkan. File yang dipakai untuk proses join adalah file yang sudah di sort.

Terdapat dua perintah join, yaitu : 1. Join Matched Record

Dalam menggunakan Join Matched Record, pemillihan kunci field haruslah sama antarafile primary dan file secondary. Jika tidak ada record yang cocok pada secondary file, ACL tidak akan menghasilkan sebuah outputrecord. Apabila kita memilih pilihan outputnya adalah Join Matched Record maka ACL akan menampilkan record-record yang sama berdasarkan kunci field yang telah ditentukan.

(10)

AUDIT IT

 Contoh Kasus Join Matched

Pak Rizki merupakan Staff Bagian Akuntansi dari PT. To The Bone, beliau ingin melihat kecocokan antara Data Transaksi dengan Data Vendor guna mencari tahu apakah telah sesuai atau belum. Aspek utamanya adalah Kode Vendor yang dimiliki setiap pembelian. Berikut langkah-langkahnya :

1. Aktif di DATA_TRANSAKSI, pilih menu Data lalu klik Sort Records.

2. Klik Sort On, lalu pilih field KD_VNDR dan jangan lupa pada kolom To ketik SORT_TRANSAKSI.

(11)

AUDIT IT

3. Lakukan hal yang sama pada file DATA_VENDOR dengan kolom To diisi dengan nama SORT_VENDOR.

4. Aktif pada primary filenya, primary file adalah file sort yang memiliki record terbanyak diketahui dari :

5. Jika sudah aktif, pilih menu Data pada menu toolbar dan klik Join Tables.

6. Jika sudah akan muncul tampilan pada sisi kanan atas kotak dialog terdapat tulisan Secondary File, pilih SORT_VENDOR yang telah dibuat sebelumnya.

(12)

AUDIT IT

7. Pada Primary Keys dan Secondary Keys pilih KD_VNDR, sedangkan untuk Primary Fields dan Secondary Fields klik Add All. Kemudian klik OK.

8. Lalu pada kolom To ketik JOIN_MATCHED dan klik OK.

9. Setelah di OK maka akan muncul hasil seperti berikut ini :

Analisis :

Berdasarkan hasil kecocokan antara data transaksi dengan data vendor yang dilihat dari kode vendornya, terdapat 50 record yang memiliki kecocokan.

(13)

AUDIT IT

2. Join Unmatched Record

Apabila kita memilih pilihan outputnya adalah Join Unmatched Record maka ACL hanya akan menampilkan record-record dari primary file yang tidak sama dengan secondary file.

 Contoh Kasus Join Unmatched

Pak Pamungkas merupakan Staff Bagian Gudang dari PT. To The Bone beliau ingin melihat ketidak cocokan antara Data Persediaan dengan Data Produk guna mencari tahu apakah produk sudah sesuai dengan persediaan yang ada di gudang atau tidak. Aspek utamanya adalah Kode Produk. Berikut langkah-langkahnya :

1. Aktif di DATA_PERSEDIAAN, lalu pilih menu Data pada toolbar dan klik Sort Records.

2. Pada Sort On pilih KD_PRODUK dan isi kolom To dengan SORT_PRODUK1. Kemudian klik OK.

3. Lakukan hal yang sama pada DATA_PRODUK. Isi kolom To dengan SORT_PRODUK2.

(14)

AUDIT IT

4. Setelah selesai melakukan sort, aktif pada data yang memiliki record terbanyak, setelah itu pilih menu Data pada menu toolbar lalu klik Join Tables.

5. Pada Secondary File pilih SORT_PRODUK2.

6. Pada Primary Keys dan Secondary Keys pilih KODE_PRODUK, untuk Primary Fields dan Secondary Fields klik Add All.

7. Isi kolom To dengan JOIN_UNMATCHED. JANGAN MENG- KLIK OK, karena kita akan ke step selanjutnya terlebih dahulu.

8. Jika sudah selesai klik tab More dan pilih Unmatched Primary Records.

(15)

AUDIT IT

9. Jika semua sudah selesai klik OK dan akan muncul hasil sebagai berikut :

10. Untuk mengetahui jumlah record yang tidak cocok dapat dilihat pada bagian bawah tampilan.

Analisis :

Berdasarkan hasil dari ketidak cocokan antara data persediaan dengan data produk dilihat dari kode produknya, terdapat 0 record yang tidak cocok.

(16)

AUDIT IT

KASUS JOIN

 Kasus 1

Bu Nisa merupakan pemilik dari Gelay Corporation ingin melakukan pemeriksaan secara keseluruhan atas data seluruh karyawan. Aspek yang ingin diperiksa oleh Bu Nisa adalah Data Gaji yang mereka miliki dan melihat kecocokan dengan Data Karyawan berdasarkan Jabatannya. Bagaimana yang harus dilakukan perusahaan untuk melihat kecocokan apabila perusahaan menggunakan ACL ?

 Kasus 2

Minimarket Laperpool ingin melakukan pemeriksaan Data Transaksi secara keseluruhan ketidak cocokan pada Data Persediaan berdasarkan Kode Produk.

Laperpool ingin melihat apakah persediaan sesuai dengan transaksi yang terjadi diperusahaan atau tidak dengan menggunakan ACL.

(17)

AUDIT IT

MERGE

Perintah merge digunakan untuk menggabungkan atau mengkombinasikan dua file yang memiliki struktur record yang sama dalam sebuah field yang akan menghasil file baru. Sebelum melakukan perintah merge kita harus melakukan perintah extract.

Perintah extract digunakan untuk melakukan pemisahan berdasarkan record dari suatu file dan berdasarkan field tertentu yang dipilih. Kemudian hasil extract disimpan pada file yang lain. Hasil file ini akan muncul pada project navigator.

Extract berguna agar kita dapat menganalisa data yang lebih kecil dan lebih khusus.

Perintah Extract terbagi menjadi 2, yaitu Extract Berdasarkan Record dan Extract Berdasarkan Field. Extract Berdasarkan Record menghasilkan suatu file yang berisi semua field yang sama dengan file sumber jika terdapat kondisi yang mengikutinya maka hasil extract adalah semua field dengan kondisi tertentu.

Sedangkan Extract Berdasarkan Field menghasilkan satu file lain yang berisi pilihan field tertentu.

Biasanya yang di merge adalah data yang sama untuk periode atau lokasi yang berbeda. Sebagai contoh kita gunakan merge untuk menggabungkan file berdasarkan dua waktu periode yang berbeda atau cabang-cabang perusahaan.

 Contoh Kasus Merge

PT. Baby Shark akan melakukan pemeriksaan terhadap Audit Pembelian, mengaudit dan membuat rincian data pembelian Jenis Produk Telephone yang berwarna Hitam dan Mesin Fax yang berwarna Putih, dengan Harga Pembelian lebih dari sama dengan Rp 200.000. Bagaimana Auditor melakukan pemeriksaan apabila memerlukan data Nama Produk, Jenis Produk, Warna Dan Harga Produk menggunakan Audit Command Language

?. Berikut langkah-langkahnya :

(18)

AUDIT IT

A. Menciptakan Extract Pertama

1. Aktifkan pada file AUDIT_PEMBELIAN.

2. Pilih Perintah Extract pada menubar Data.

3. Pada Main, klik radio buttons Fields.

4. Klik Extract Fields, pilih fields yang dibutuhkan (Nama Produk, Jenis Produk, Warna dan Harga Produk), lalu klik OK.

(19)

AUDIT IT

5. Klik If, isi kolom Expression dengan rumus : JENIS_PROD =

„TELEPHONE‟ AND WARNA_PROD = „HITAM‟ AND HARGA_PROD >= 200000

6. Jika sudah, klik Verify untuk memastikan apakah rumus yang diinput sudah benar (valid), lalu klik OK.

(20)

AUDIT IT

7. Pada text box To ketik PEMBELIAN_TELEPHONE_HITAM, kemudian klik OK.

8. Maka hasil akan muncul pada Command Log dan Overview

Analisis :

Dari data diatas diketahui bahwa extract pertama, yaitu data PEMBELIAN_TELEPHONE_HITAM berhasil dibuat dengan 4 record yang aktif dari 50 record yang memiliki Jenis Produk yaitu Telephone dengan warna Hitam dan Harga Produk lebih dari sama dengan Rp

(21)

AUDIT IT

B. Menciptakan Extract Kedua

1. Aktif pada file AUDIT_PEMBELIAN.

2. Pilih perintah Extract pada menubar Data.

3. Pada Main, klik radio buttons Fields.

4. Klik Extract, pilih fields yang dibutuhkan (Nama Produk, Jenis Produk, Warna dan Harga Produk), lalu klik OK.

(22)

AUDIT IT

5. Klik If, isi kolom expression dengan rumus : JENIS_PROD =

„MESIN FAX‟ AND WARNA_PROD = „PUTIH‟ AND HARGA_PROD >= 200000

6. Jika sudah, klik Verify untuk memastikan apakah rumus yang diinput sudah benar (valid), lalu klik OK.

(23)

AUDIT IT

7. Pada text box To ketik PEMBELIAN_MESIN FAX_PUTIH, klik OK.

8. Maka hasil akan muncul pada Command Log dan Overview.

Analisis :

Dari data yang diatas diketahui bahwa extract kedua, yaitu data PEMBELIAN_MESIN FAX_PUTIH berhasil dengan 2 record yang aktif dari 50 record yang memiliki Jenis Produk yaitu Mesin Fax dengan warna Putih dan Harga Produk lebih dari sama dengan Rp 200.000.

(24)

AUDIT IT

C. Menggabungkan Extract Pertama dan Extract Kedua

1. Aktif pada file extract pertama

(PEMBELIAN_TELEPHONE_HITAM).

2. Klik menubar Data lalu klik Merge Tables.

3. Pada dropdown Secondary File pilih PEMBELIAN_MESIN FAX_PUTIH.

4. Klik Jenis Produk pada list box Primary Keys dan Secondary Keys.

5. Checklist Presort pada checkbox.

6. Pada text box To ketik PEMBELIAN_TELEPHONE_MESIN FAX.

7. Maka hasilnya akan muncul pada Command Log dan Overview.

(25)

AUDIT IT

Analisis :

Dari hasil yang ada pada command log dan overview diketahui bahwa dari 50 record pembelian, terdapat 6 pembelian yang Harga Pembeliannya lebih dari sama dengan Rp 200.000, dimana pembelian dengan Jenis Produk Telephone berwarna Hitam terdapat 4 pembelian dan pembelian dengan Jenis Produk Mesin Fax berwarna Putih terdapat 2 pembelian.

(26)

AUDIT IT

KASUS MERGE

 Kasus 1

PT. Pororo akan melakukan pemeriksaan terhadap audit pembelian, mengaudit dan membuat rincian data pembelian Jenis Produk Laptop yang berwarna Hitam dan AC yang berwarna Hitam serta dengan Harga Pembelian lebih dari sama dengan Rp. 3.000.000. Bagaimana Auditor melakukan pemeriksaan apabila memerlukan data Nama Produk, Jenis Produk, Warna Dan Harga Produk menggunakan Audit Command Language ?

 Kasus 2

PT. Wafers akan melakukan pemeriksaan terhadap Data Gaji perusahaan.

Perusahaan menugaskan seorang Auditor untuk mengaudit dan diminta membuat rincian gaji pegawai yang mempunyai Jabatan sebagai Staff Keuangan dan Akuntansi serta memiliki Gaji lebih dari sama dengan Rp 7.000.000. Bagaimana Auditor melakukan pemeriksaan apabila memerlukan data Kode Pegawai, Nama Pegawai, Jabatan dan Gaji menggunakan Audit Command Language ?.

(27)

AUDIT IT

FILTER

Filter adalah suatu jenis dari expression (rumus) yang digunakan untuk mengidentifikasikan record yang sesuai dengan sekumpulan kriteria tertentu.

Filter dapat digunakan sebagai filter lokal atau filter global.

 Filter Lokal

Suatu filter lokal dapat dikatakan sebagai satu contoh logical expression (rumus yang masuk akal dan diterima logika). Filter lokal digunakan ketika sebuah perintah tunggal dijalankan satu kali saja.

 Filter Global

Memunculkan hasil rincian pada project navigator setiap kali kita menjalankan sebuah perintah dari menu atau tombol. Suatu filter global akan tetap ada sampai kita menghapusnya atau menutup input file.

Expression

Fungsi : Membuat rumus kriteria seleksi data. Expression digunakan untuk

perintah-perintah ACL. Pada materi ini kita akan mencoba menggunakan expression untuk melakukan filter data dan membuat rumus dari data yang sudah ada pada file.

 Contoh Kasus Filter

PT. White Electronic saat ini sudah menggunakan Audit Command Language sebagai aplikasi yang membantu perusahaan untuk mempermudah pekerjaan dalam melaksanakan pemeriksaan audit. Pada akhir periode ini, perusahaan ingin melihat Data Transaksi salah satunya Nama Vendor PT.

Hufflepuff. Bagian Akuntansi PT. White Electronic diminta oleh pimpinan perusahaan untuk memeriksa dokumen transaksi perusahaan berdasarkan Nama Vendor PT. Hufflepuff dengan melakukan pembelian Harga Produk kurang dari sama dengan Rp 100.000.000. Berikut merupakan langkah- langkah yang harus dilakukan PT. White Electronic dalam melakukan

(28)

AUDIT IT

Filter Lokal

1. Aktif pada file DATA_TRANSAKSI.

2. Pilih menu Analyze, lalu pilih Count Records.

3. Klik If untuk membuka expression builder.

(29)

AUDIT IT

4. Lalu buat expression NAMA_VNDR = „PT. HUFFLEPUFF‟ AND HARGA_PROD <= 100000000

5. Dalam kotak teks Save As, ketik TRANS_VNDR untuk menamai filter tersebut.

6. Setelah itu klik Verify untuk memastikan apakah sudah sesuai ekspresi tersebut.

7. Klik OK untuk menutup expression builder dan kembali ke kotak dialog Count. Nama filter expression sekarang muncul dalam kotak teks If.

(30)

AUDIT IT

8. Klik OK dan akan keluar hasilnya pada Command Log sebagai berikut :

Analisis :

Dari hasil pada command log diketahui bahwa dari 50 record Data Transaksi, terdapat 11 record Nama Vendor berdasarkan PT. Hufflepuff dengan melakukan pembelian Harga Produk kurang dari sama dengan Rp 100.000.000.

Filter Global

1. Aktif pada file DATA_TRANSAKSI.

(31)

AUDIT IT

2. Klik tombol (Edit View Filter) pada jendela View atau pilih Tools dari menu dan pilih Set Global Filter untuk membuka kotak dialog set global filter.

3. Pilih filter TRANS_VNDR yang telah dibuat.

4. Maka secara otomatis filter TRANS_VNDR akan muncul pada kolom expression.

5. Klik OK untuk menjalankan filter TRANS_VNDR global filter.

TRANS_VNDR akan muncul dalam kotak default filter dalam view.

Kotak tengah pada status bar juga menunjukkan bahwa TRANS_VNDR adalah global filter yang sedang berjalan.

(32)

AUDIT IT

KASUS FILTER

 Kasus 1

Seorang auditor PT. White Electronic ingin melakukan pemeriksaan terhadap data perusahaan. Salah satu aspek yang akan diperiksa adalah Data Gaji. Auditor membutuhkan data gaji perusahaan untuk memeriksa Gaji sama dengan Rp 8.500.000 dengan melihat Jabatan Staff Akuntansi. Lalu akan membuat filter untuk mempermudah pekerjaan audit dan menyimpannya dengan file GAJI_STAFF_AKUNTANSI.

 Kasus 2

PT. White Electronik saat ini sudah menggunakan Audit Command Language sebagai aplikasi yang membantu perusahaan untuk mempermudah pekerjaan dalam melaksanakan pemeriksaan audit. Direktur Utama PT. White Electronik ingin mengetahui karyawan yang memiliki jabatan sebagai Staff Gudang yang beralamat di Depok dan akan dilampirkan dalam laporan data pegawai perusahaan. Bagaimana PT. White Electronik melakukan identifikasi menggunakan software ACL ?

(33)

AUDIT IT

RELATION & SUMMARIZE

Perintah relation digunakan untuk mempermudah user dalam melihat hubungan relasi antara, field dalam dua atau lebih file. Kita memerlukan perencanaan terhadap file dan field mana yang akan kita hubungkan dan bagaimana kita menghubungkannya. Pada perencanaan Relation sering digunakan istilah Parent File dan Child File.

Perencanaan Relation : 1. Tentukan Parent File

Parent file adalah file induk yang memiliki beberapa field atau data yang sama dengan child file.

2. Tentukan Child File

Child file adalah file yang memiliki field yang akan dihubungkan pada parent file.

(34)

AUDIT IT

Dalam proses relation, field kunci harus di index terlebih dahulu. Fungsi index pada dasarnya memiliki fungsi yang sama dengan sort, tetapi index tidak membentuk data file baru, melainkan membentuk index file.

Perintah summarize digunakan untuk menampilkan ringkasan data berdasarkan field tertentu (field kunci) dan field yang mengikutinya.

 Contoh Kasus Relation & Summarize

Pada akhir periode PT. Karakin ingin melakukan pemeriksaan terhadap Data Produk yang terjadi di perusahaan. Untuk melakukan pemeriksaan tersebut perlu dilakukan identifikasi antara hubungan Data Produk, Data Persediaan dan Audit Pembelian. Field kunci yang dibutuhkan untuk Data Persediaan adalah Kode Produk dan pada Audit Pembelian adalah Tipe Produk. Setelah itu perlu dibuat ringkasan dari hasil identifikasi tersebut dalam satu file dengan nama Relation1 dengan menambahkan field Total Produk dan Banyak Produk dari Data Persediaan, Jenis Produk dari Data Produk, serta Warna Produk dari Audit Pembelian. Berikut langkah – langkahnya :

A. Mengidentifikasi Rencana

1. Data file Data_Produk sebagai Parent File.

2. Data file Data_Persediaan dan Audit_Pembelian sebagai Child File.

3. Data_Produk dan Data_Persediaan dapat dihubungkan dengan field KD_PROD.

4. Data_Produk dan Audit_Pembelian dapat dihubungkan dengan field TIPE_PROD.

5. Indexlah Data_Persediaan berdasarkan field KD_PROD dan Audit_Pembelian berdasarkan field TIPE_PROD.

(35)

AUDIT IT

B. Mengindex File Child

1. Untuk mengindex data persediaan, aktif pada file DATA_PERSEDIAAN.

2. Pilih Data dari menu bar, lalu klik Create Index

3. Pada tab Main, klik list box Index On, lalu pilih KD_PROD untuk memilih field kunci yang akan di index, kemudian klik OK.

(36)

AUDIT IT

4. Dalam kotak To, ketik INDEX_PERSEDIAAN untuk memberi nama file index, lalu klik OK.

5. Setelah klik OK. Jumlah record yang di index akan tampak di kotak status line bagian tengah. ACL menayangkan hasilnya dalam window Command Log sebagai berikut :

6. Untuk mengindex audit pembelian, aktif pada file AUDIT_PEMBELIAN.

(37)

AUDIT IT

7. Ulangi langkah 2 sampai 5, untuk Index On klik TIPE_PROD, dan pada kotak To ketik INDEX_AUDIT_PEMBELIAN, lalu klik OK.

8. Setelah klik OK. Jumlah record yang diindex akan tampak pada kotak status line bagian tengah. ACL menayangkan hasilnya dalam window Command Log sebagai berikut :

(38)

AUDIT IT

C. Menetapkan Relasi Data

1. Aktif file pada parent file, yaitu data file DATA_PRODUK , lalu pilih Data pada menubar dan klik Relate Tables.

2. Lalu tambahkan data, pada button Add Table klik file DATA_PERSEDIAAN, lalu klik Add.

3. Lakukan hal yang sama untuk add file AUDIT_PEMBELIAN, kemudian Close.

4. Untuk merelationkan, drag field KD_PROD pada file DATA_PERSEDIAAN ke KD_PROD pada file DATA_PRODUK.

Lalu drag field TIPE_PROD yang ada pada file AUDIT_PEMBELIAN ke TIPE_PROD pada file DATA_PRODUK,

(39)

AUDIT IT

D. Membuat Ringkasan

1. Aktifkan data pada Parent File, yaitu data file DATA_PRODUK, lalu pilih Analyze pada menu bar dan klik Summarize. Sehingga akan muncul jendela seperti berikut :

2. Klik Summarize On, masukan field kunci pada masing-masing Child File, lalu klik OK.

(40)

AUDIT IT

3. Klik Other Fields, masukkan field tambahan seperti sesuai dengan soal pada masing- masing file, kemudian klik OK.

(41)

AUDIT IT

4. Di tab Output, pada To pilih File dan pada As ketikkan nama file yang akan disimpan (Relation1), lalu klik OK.

(42)

AUDIT IT

5. Maka hasil dari fungsi Summarize dapat dilihat pada Command Log dan memunculkan file baru berupa Relation1.

(43)

AUDIT IT

KASUS RELATION & SUMMARIZE

 Kasus 1

Pada akhir periode PT. Erangel ingin melakukan pemeriksaan terhadap Data Transaksi yang terjadi di perusahaan. Untuk melakukan pemeriksaan tersebut perlu dilakukan identifikasi antara hubungan Data Transaksi, Data Produk, dan Data Vendor. Field kunci yang dibutuhkan untuk Data Produk adalah Kode Produk dan pada Data Vendor adalah Nama Vendor. Setelah itu perlu dibuat ringkasan dari hasil identifikasi tersebut dalam satu tampilan screen dengan menambahkan field Nama Produk dan Jenis Produk dari Data Produk, Total Pembelian dan Tanggal Pembelian dari Data Transaksi, Nama Produk dan Jenis Produk dari Data Produk, serta Domisili dari Data Vendor.

 Kasus 2

Pada akhir periode PT. Polka ingin melakukan pemeriksaan terhadap Data Karyawan pada perusahaan. Untuk melakukan pemeriksaan tersebut perlu dilakukan identifikasi antara hubungan Data Karyawan, dan Data Gaji.

Field kunci yang dibutuhkan untuk Data Gaji adalah Kode Pegawai. Setelah itu perlu dibuat ringkasan dari hasil identifikasi tersebut dalam satu file dengan nama Relation3 dengan menambahkan field Jenis Kelamin dan Alamat Karyawan dari Data Karyawan, dan Gaji Karyawan dan No Rekening Karyawan dari Data Gaji.

(44)

AUDIT IT

DATABASE

A. Xampp

Xampp merupakan pengembangan dari LAMP (Linux Apache, MySQL, PHP and PERL) yang dikembangkan oleh Apache Friends, didirikan oleh Kai „Oswalad‟ Seidler dan Kay Vogelgesang pada tahun 2002. Xampp merupakan proyek nirlaba, dimana proyek tersebut bertujuan untuk mempromosikan penggunaan server web Apache. Program ini berada dibawah lisensi publik umum GNU dan merupakan server web gratis, mudah digunakan serta dapat menampilkan halaman web yang dinamis.

Nama Xampp sendiri merupakan singkatan dari X empat sistem operasi, yakni Apache, MySQL, PHP and Perl, dimana Xampp merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak dalam satu buah paket. Xampp merupakan perangkat lunak bebas yang mendukung banyak sistem operasi atau kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost). Dengan menginstal Xampp, maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan melakukan konfigurasi server web Apache, PHP, dan MySQL secara manual. Xampp akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis atau auto konfigurasi.

B. MySQL

MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah dasar SQL (Structured Query Language). MySQL merupakan dua bentuk lisensi, yaitu FreeSoftware dan Shareware. MySQL yang biasa kita gunakan adalah MySQL FreeSoftware yang berada dibawah Lisensi GNU/GPL (General Public License). MySQL merupakan sebuah database server yang free, artinya kita bebas menggunakan database ini untuk keperluan

(45)

AUDIT IT

MySQL pertama kali dirintis oleh seorang programmer database bernama Michael Widenius. Selain database server, MySQL juga merupakan program yang dapat mengakses suatu database MySQL yang berposisi sebagai Server, yang berarti program kita berposisi sebagai Client. Jadi MySQL adalah sebuah database yang dapat digunakan sebagai Client mupun server.

Database MySQL merupakan suatu perangkat lunak database yang berbentuk database relasional atau disebut RDBMS (Relational Database Management System) yang menggunakan suatu bahasa yang bernama SQL (Structured Query Language).

 Kelebihan MySQL

Database MySQL memiliki beberapa kelebihan dibanding database lain, diantaranya :

 MySQL merupakan Database Management System (DBMS)

 MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS) atau disebut dengan database relational.

 MySQL merupakan sebuah database server yang free, artinya kita bebas menggunakan database ini untuk keperluan pribadi atau usaha tanpa harus membeli atau membayar lisensinya.

(46)

AUDIT IT

 Type Data pada MySQL

Tipe data adalah suatu bentuk pemodelan data yang dideklarasikan pada saat melakukan pembuatan tabel. Tipe data ini akan mempengaruhi setiap data yang akan dimasukkan ke dalam sebuah tabel. Data yang akan dimasukkan harus sesuai dengan tipe data yang dideklarasikan.

(47)

AUDIT IT

(48)

AUDIT IT

 Mengenal SQL ( Structured Query Language )

SQL ( Structured Query Language ) adalah sebuah bahasa permintaan database yang terstruktur. Bahasa SQL ini dibuat sebagai bahasa yang dapat merelasikan beberapa tabel dalam database maupun merelasikan antar database.

1. Perintah DDL ( Data Definition Language )

DDL adalah sebuah metode query SQL yang digunakan untuk mendefinisikan data pada sebuah database. Query yang dimiliki DDL adalah sebagai berikut :

 CREATE : Digunakan untuk membuat Tabel dan Database.

Perintah yang digunakan untuk membuat database pada MySQL dapat menggunakan syntax berikut :

CREATE DATABASE nama_database;

Pada contoh diatas, query OK menyatakan bahwa pembuatan database dengan nama “audit” berhasil dibuat, untuk melihat database yang ada pada MySQL dapat menggunakan syntax berikut :

SHOW DATABASES;

(49)

AUDIT IT

Untuk mengaktifkan database yang sudah kita buat pada MySQL dapat menggunakan syntax berikut :

USE nama_database;

Untuk membuat tabel dari database “audit” pada MySQL dapat menggunakan syntax berikut :

CREATE TABLE nama_table ( Kolom1 tipe_data opsi_kolom,

………., KolomN tipe_data opsi_kolom, PRIMARY KEY (nama_kolom));

Untuk melihat tabel “karyawan” yang ada pada MySQL dapat menggunakan syntax berikut :

SHOW TABLES;

Setelah tabel dibuat, anda dapat melihat tipe data dan panjang recordset dengan cara menampilkan struktur tabel. Perintah yang digunakan untuk menampilkan struktur tabel pada MySQL dapat menggunakan syntax berikut :

(50)

AUDIT IT

DESC nama_tabel;

Atau DESCRIBE nama_tabel;

 ALTER : Digunakan untuk melakukan perubahan struktur tabel yang telah dibuat, baik menambah Field ( Add ), mengganti nama Field ( Change ) ataupun menamakannya kembali ( Rename ) dan menghapus Field ( Drop ).

Menambah kolom dapat diartikan sebagai langkah untuk menyisipkan field baru pada sebuah tabel. Untuk melakukan penambahan field maka perintah ALTER yang digunakan adalah ADD. Maka, yang digunakan adalah sebagai berikut :

ALTER TABLE nama_tabel ADD nama_field type_data(length);

Setelah menjalankan perintah diatas maka pada tabel “karyawan”

akan bertambah kolom gaji.

 DROP : Digunakan untuk menghapus Tabel dan Database.

NOTE : JANGAN GUNAKAN DROP PADA DATABASE YANG MASIH INGIN DIGUNAKAN UNTUK PERINTAH

(51)

AUDIT IT

Untuk menghapus database yang telah dibuat pada MySQL dapat menggunakan query berikut :

DROP DATABASE nama_database;

(52)

AUDIT IT

2. Perintah DML ( Data Manipulation Language )

DML adalah sebuah metode query SQL yang digunakan apabila DDL telah terjadi, sehingga fungsi dari query DML ini untuk melakukan pemanipulasian database yang telah dibuat. Query yang dimiliki DML adalah sebagai berikut :

 INSERT : Digunakan untuk memasukan data pada Tabel Database.

Contoh Data :

Memasukkan data atau entry data, dalam semua program yang menggunakan query SQL sebagai standar permintaannya, digunakan perintah INSERT. Syarat untuk memasukkan data adalah telah terciptanya tabel pada sebuah database. Syntax yang digunakan adalah sebagai berikut :

INSERT INTO nama_tabel VALUES („isi_field1‟, „isi_field2‟,….., „isi_fieldN‟);

(53)

AUDIT IT

Menampilkan Data Dari Sebuah Tabel (SELECT)

Untuk menampilkan data dari sebuah tabel dapat menggunakan syntax berikut :

SELECT (Field1, Field2, ……, FieldN) FROM nama_tabel;

Query diatas mengartikan bahwa data yang akan ditampilkan didalam tabel hanya field – field tertentu.

Atau

SELECT*FROM karyawan;

(54)

AUDIT IT

Menampilkan Data Dengan Perintah WHERE

Perintah WHERE (dimana) digunakan untuk menampilkan data dengan menggunakan syntax berikut :

SELECT (Field1, Field2,……FieldN) FROM nama_tabel WHERE kondisi;

Contoh : Mencari NAMA, ALAMAT DARI “karyawan” DIMANA ALAMAT = KALIMALANG

Menampilkan Data Dengan Pengurutan Sorting (ORDER BY) Fungsi ini digunakan untuk melakukan pengurutan data, sehingga data dari sebuah atau beberapa tabel dapat tampil berurutan sesuai keinginan. Pengurutan data terbagi menjadi dua :

ASC (pengurutan dengan Ascending) DESC (pengurutan dengan Descending)

Syntax yang digunakan adalah sebagai berikut :

SELECT (Field1,Field2,….FieldN) FROM nama_tabel ORDER BY kolom Type;

(55)

AUDIT IT

Menampilkan Data Dengan Pengelompokkan data (GROUP BY)

Fungsi ini digunakan untuk mengelompokkan data dalam sebuah kolom yang ditunjuk. Fungsi ini akan menghasilkan kelompok data dengan menghilangkan data yang sama dalam satu tabel. Apabila dalam satu kolom terdapat beberapa data yang sama, maka data yang akan ditampilkan hanya salah satu. Syntax yang digunakan adalah seperti berikut :

SELECT (Field1,Field2,….FieldN) FROM nama_tabel GROUP BY nama_kolom;

Contoh : Mengelompokkan data dan menghitung jumlah data JENIS_KELAMIN.

Menampilkan Batasan Pengambilan Data Menggunakan Klausa LIMIT

LIMIT merupakan untuk mengambil baris data berdasarkan posisinya dalam sekumpulan baris data. Hasil pemilihan LIMIT mungkin diberikan dengan satu atau dua argumen yang sama berupa :

LIMIT jumlah_baris;

LIMIT jumlah_diabaikan ,jumlah_baris;

(56)

AUDIT IT

Contoh : Menampilkan tabel “karyawan” sebanyak 2 baris pertama;

 UPDATE : Digunakan untuk pengubahan terhadap data yang ada pada Tabel Database.

Memperbaharui isi data atau update data adalah sebuah proses memperbaharui data lama menjadi data yang lebih baru. Namun tidak semua data dalam database yang perlu diperbaharui, melainkan sebagian data yang dianggap perlu untuk diperbaiki.

Query SQL yang digunakan adalah UPDATE seperti berikut : UPDATE nama_tabel SET field_1=„data_baru‟,field_2=‟data_baru‟, ...,field_N=„data_baru‟ WHERE (kondisi);

Contoh : Merubah NAMA “RIVALDO” menjadi “ALDI”

 DELETE : Digunakan untuk Penhapusan data pada tabel Database.

Untuk menghapus data, MySQL memiliki query bernama DELETE. Penggunaannya diikuti dengan nama data yang akan dihapus. Berikut merupakan syntax untuk menghapus semua data

(57)

AUDIT IT

Sedangkan berikut merupakan syntax untuk menghapus data yang diinginkan dari sebuah table :

DELETE FROM nama_tabel WHERE kondisi; (menghapus beberapa field)

3. Perintah DCL ( Data Control Language )

DCL merupakan sebuah metode query SQL yang digunakan untuk memberikan hak otorisasi mengakses database, mengalokasikan space, pendefinisian space, dan pengauditan penggunaan database. Query yang dimiliki DCL adalah sebagai berikut :

 GRANT : Untuk mengizinkan user mengakses tabel dalam database.

 REVOKE : Untuk membatalkan izin hak user, yang ditetapkan oleh perintah GRANT

Sebagai DBA/Root a. Membuat User Baru

b. Memberikan hak akses perintah select pada database “audit” di semua tabel untuk user Dhani@localhost

(58)

AUDIT IT

Tidak dapat melakukan INSERT INTO karena hanya diberi akses SELECT saja.

(59)

AUDIT IT

Login lagi ke root. Hapus hak akses user Dhani terhadap databases.

Login ke user Dhani apakah hak akses SELECT tadi sudah dihapus oleh root.

(60)

AUDIT IT

KASUS MySQL

 Kasus 1

Buatlah database dengan nama masing – masing kemudian buatlah table dengan nama DATA_PEGAWAI dengan data sebagai berikut :

 Kasus 2

1. Tampilkan hanya NAMA dan JABATAN dari Tabel DATA_PEGAWAI.

2. Tampilkan semua Pegawai yang beralamat di JAKARTA.

3. Tampilkan Jumlah Pegawai berdasarkan KD_PEGAWAI dengan menggunakan SELECT COUNT {SELECT COUNT (…..) FROM ……..}

4. Tampilkan DATA_PEGAWAI berdasarkan ASC & DESC.

5. Hapus DATA_PEGAWAI yang tinggal di JAKARTA.

KD_PEGAWAI NAMA ALAMAT JABATAN DIVISI GAJI

BKS_121 DHANI BOGOR DIREKTUR PEMASARAN 30000000 BKS_212 AHMAD JAKARTA SUPERVISOR SDM 20000000 BKS_323 DAVID DEPOK STAFF OPERASIONAL 20000000

BKS_434 SARAH BEKASI CEO TOP

MANAJEMEN 15000000 BKS_545 ZAENAB JAKARTA MANAGER OPERASIONAL 15000000

(61)

AUDIT IT

INNER JOIN CONTOH

SOAL

Petunjuk : Buatlah database “Mahasiswa” serta buat Tabel MHS, MKUL, NILAI

1. Lakukan join dari dua tabel tersebut dan tampilkan data berdasarkan NAMA dari MHS dan NILAI dimana diantara MHS dan NILAI memiliki field NPM yang sama dan menghitung nilai final >= 75.

2. Lakukan join dari tiga tabel tersebut dan tampilkan data berdasarkan NAMA dari MHS, NILAI MKUL dimana MTKULIAH = “APSIA” dan memiliki field KDMK yang sama diantara NILAI dan MKUL serta NPM diantara MHS dan NILAI.

MHS

NPM NAMA ALAMAT

12847741 Antonio Bogor

38104462 Alyah Bekasi

94182753 Santi Bogor

12521513 Zara Jakarta

19284662 Sasa Tangerang

48192004 Amanda Bekasi

12381241 Ibrahim Jakarta

(62)

AUDIT IT

MKUL

KDMK MTKULIAH SKS

KD132 AUDIT IT 2

KD122 APSIA 3

KU012 AMPRAK 2

NILAI

NPM KDMK MID FINAL

12847741 KD132 80 70

38104462 KD122 90 60

94182753 KD012 75 50

12521513 KD122 55 80

19284662 KD012 45 90

48192004 KD132 85 80

12381241 KD122 80 80

Berikut langkah-langkahnya : 1. Membuat database mahasiswa.

(63)

AUDIT IT

2. Membuat tiga buah tabel dengan ketentuan sebagai berikut :

(64)

AUDIT IT

3. Tampilkan isi dari masing-masing tabel (MHS, MKUL, NILAI).

(65)

AUDIT IT

(66)

AUDIT IT

JAWABAN

1. Terjadi JOIN diantara dua tabel, dimana menampilkan data berdasarkan NAMA dari MHS dan NILAI dimana diantara MHS dan NILAI memiliki field NPM yang sama dan menghitung nilai final >=75.

2. Terjadi JOIN diantara tiga tabel, dimana akan menampilkan data berdasarkan NAMA dari MHS, NILAI MKUL dimana MTKULIAH

=”APSIA” dan memliki field KDMK yang sama diantara NILAI dana MKUL serta NPM diantara MHS dan NILAI.