LABORATORIUM PEMODELAN DAN SIMULASI
FAKULTAS MIPA – JURUSAN MATEMATIKA UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Periode : Januari 2017-Desember 2017
Oleh
SYAIFUL ANAM, S.Si, MT, Ph.D
LABORATORIUM PEMODELAN DAN SIMULASI JURUSAN MATEMATIKA – FMIPA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
2017
pemodelan Matematika dan Sains Komputasi yang berkualitas dalam pengembangan ilmu hayati, ekonomi dan industri.
Misi
1. Mendukung Jurusan Matematika untuk menghasilkan menghasilkan lulusan di bidang ilmu Matematika yang berkemampuan mengembangkan daya inovasi dan potensi sebagai ilmuwan.
2. Menyediakan fasilitas komputer beserta program aplikasinya untuk menunjang kegiatan penelitian ilmu Matematika yang kompetitif dan berdampak positif bagi pengembangan pendidikan dan keilmuan.
3. Menyelenggarakan pelatihan untuk memasyarakatkan ilmu Matematika melalui kerja sama masyarakat, industri dan dunia pendidikan.
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Laboratorium Pemodelan dan Simulasi 3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Syaiful Anam, S.Si, MT, Ph.D (Pimpinan Unit) 5. Koordinator Penyusun : ... (MR Unit) 7. Periode : Januari s.d Desember Th 2017
Malang, 15 November 2017 Pimpinan Unit Kerja,
Ttd
Syaiful Anam, S.Si, MT, Ph.D NIP. 197801152002121003
ii
Laboratorium Pemodelan dan Simulasi Universitas BrawijayaDAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
I. PENDAHULUAN ... 1
II. LINGKUP BAHASAN ... 4
III. PELAKSANAAN ... 5
IV. HASIL ... 5
1. Hasil Audit Internal ... 5
2. Hasil Audit Eksternal ... Error! Bookmark not defined. 3. Umpan Balik Pelanggan ... 6
4. Kinerja dan Evaluasi Proses ... 7
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ... 7
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ... 9
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ... 9
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ... 10
V. PENUTUP ... 11
I. PENDAHULUAN
Laboratorium Pemodelan dan Simulasi merupakan laboratorium yang berada di Fakultas MIPA Universitas Brawijaya. Laboratorium ini bertanggung Jawab langsung ke Dekan FMIPA, hal ini berdasarkan struktur organisasi yang ditetapkan oleh OTK Universitas Brawijaya, strukur organisasi Laboratorium Pemodelan dan Simulasi dapat dilihat pada Gambar 1. Visi dari Laboratorium Pemodelan dan Simulasi adalah menjadi laboratorium yang berkualitas dan terpercaya dalam memberikan pelayanan prima untuk menunjang kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat bidang pemodelan Matematika dan Sains Komputasi yang berkualitas dalam pengembangan ilmu hayati, ekonomi dan industri. Sedangkan misi dari Laboratorium Pemodelan dan Simulasi adalah
a. Mendukung Jurusan Matematika untuk menghasilkan menghasilkan lulusan di bidang ilmu Matematika yang berkemampuan mengembangkan daya inovasi dan potensi sebagai ilmuwan.
b. Menyediakan fasilitas komputer beserta program aplikasinya untuk menunjang kegiatan penelitian ilmu Matematika yang kompetitif dan berdampak positif bagi pengembangan pendidikan dan keilmuan.
c. Menyelenggarakan pelatihan untuk memasyarakatkan ilmu Matematika melalui kerja sama masyarakat, industri dan dunia pendidikan.
Gambar 1. Struktur Organisasi
2
Laboratorium Pemodelan dan Simulasi Universitas BrawijayaLaboratorium Pemodelan dan Simulasi mendukung keberadaan dari Kelompok Kajian Biomatematika dan Kelompok Bidang Ilmu Analisis Terapan dan Sains Komputasi di Jurusan Matematika. Kelompok Kajian Biomatematika secara umum berfokus pengembangan model matematika dan sains komputasi untuk life
science.Laboratorium Pemodelan dan Simulasi berlokasi di Gedung Graha Sainta lantai 1 Jurusan Matematika. Laboratorium memiliki luasan 30 M
2. Laboratorium dilengkapi dengan jaringan internet, jaringan listrik dan meja dan kursi, tetapi Laboratorium belum dilengkapi LCD proyektor.
Laboratorium Pemodelan dan Simulasi saat ini dipimpin oleh seorang Kepala Laboratorium. Laboratorium Pemodelan dan simulasi mempunyai sepuluh 10 anggota dan 2 orang laboran, ini dapat dilihat pada Tabel 1. Tujuh puluh persen sumberdaya laboratorium berpendidikan Doktor. Laboratorium mempuyai satu orang profesor. Selain memberikan layanan pada penelitian untuk dosen (anggota laboratorium), saat ini laboratorium melayani kegiatan penelitian mahasiswa pada jenjang program sarjana, magister dan doktor. Saat ini rata-rata jumlah mahasiswa S1 Matematika sebanyak 110 mahasiswa setiap angkatan, mahasiswa S2 Matematika 10 orang setiap angkatan. Sedangkan total mahasiswa Doktor Matematika sebanyak 9 orang.
Tabel 1. Sumber Daya Laboratorium
NO. Nama Bidang Penelitian Keterangan
1 Syaiful Anam, S.Si, MT,
Ph.D Sains Komputasi Kepala
2 Prof. Dr. Agus Suryanto, M.Sc
Analisis Terapan dan Sains Komputasi
Anggota
3 Dra. Trisilowati, M.Sc,
Ph.D Matematika Biologi Anggota
4 Dr. Wuryansari Muharini K, M.Si
Analisis Terapan dan Sains Komputasi
Anggota
5 Nur Shofianah, M.Si, Ph.D
Analisis Terapan dan Sains Komputasi
Anggota
6 Dr. Isnani Darti, S.Si, M.Si
Analisis Terapan dan Sains Komputasi
Anggota
7 Ummu Habibah, S.Si.,M.Si, Ph.D
Analisis Terapan dan Sains Komputasi
Anggota
8 Indah Yanti, S.Si, M.Si Analisis Terapan dan Sains Komputasi
Anggota
9 Drs. Marsudi, M.S Analisis Terapan dan Sains Komputasi
Anggota
10 Zuraidah Fitriah, S.Si, M.Si
Analisis Terapan dan Sains Komputasi
Anggota
11 Mohammad Romadhoni,
A.Md - Laboran
12 Riesky Ovta Hidayat,
A.Md - Laboran
Tabel 2. Peralatan Laboratorium
No Nama Peralatan Spesifikasi Banyaknya
1. PC (Personal Computer
Dell, Intel Core i3 3,30GHz (2 CPUs), 2GB RAM
6
2. Monitor LCD Dell 6
3. Matlab 2012a Versi 2012a (Belum Berlisensi) 6
4. Maple 14 Versi 14 (Belum Berlisensi) 6
5. Minitab 17 Versi 17 (Belum Berlisensi) 6
6. Free Pascal Free 6
7. Dev-C++ Free 6
8. MS. Office 2010 Berlisensi 6
Tabel 2 menunjukan peralatan yang dimiliki oleh Laboratorium Pemodelan dan Simulasi. Saat ini laboratorium hanya mempunyai 6 buah PC spesifikasi yang tidak cukup baik untuk kegiatan penelitian. Kegiatan penelitian Matematika membutuhkan komputer dengan kecepatan tinggi khususnya penelitian yang terkait pengolahan citra dan basis data yang besar. Dari tabel 2 juga dapat dilihat perangkat lunak yang digunakan di Laboratorium Pemodelan dan Simulasi belum berlisensi (MATLAB, MAPLE, MINITAP). Saat ini laboratorium dimanfaatkan kegiatan mahasiswa S1 dalam mengerjakan skripsi rata-rata sebanyak 24 mahasiswa persemester, mahasiswa magister dalam mengerjakan tesis rata-rata 4 mahasiswa persemester. Saat ini adalah 4 orang mahasiswa S3 yang mempunyai keminatan pada Pemodelan Matematika dan Sains Komputasi.
Setiap semester Laboratorium Pemodelan dan Simulasi menyebarkan
kuisioner kepada pengguna. Ini merupakan salah satu upaya dari laboratorium
meningkatkan layanan kepada pengguna. Kuisioner yang dibagikan terkait dengan
hal-hal sebagai berikut:
4
Laboratorium Pemodelan dan Simulasi Universitas Brawijaya3. Keamanan laboratorium
4. Kelengkapan peralatan untuk melakukan penelitian (misalnya ketersediaan software yang dibutuhkan)
5. Keramahan pelayanan petugas Laboratorium 6. Kemudahan menghubungi petugas laboratorium
7. Petunjuk penggunaan laboratorum dan prosedur kerja penggunaan alat
8. Jam operasional laboratorium
Sampai saat ini ketersediaan perangkat lunak yang dibutuhkan masih dinilai rendah oleh pengguna. Hal ini yang mendorong kami untuk meningkatkan fasilitas yang ada pada Laboratorium Pemodelan dan Simulasi. Dalam upaya meningkatkan layanan dan fasilitas, saat ini laboratorium telah mengajukan hibah peralatan laboratorium.
II. LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium Pemodelan dan Simulasi melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil audit, laboratorium sampai saat ini melakukan audit internal setiap tahun di Bulan November. Laboratorium dimasa yang akan datang merencanakan audit eksternal atau sertifikasi. Sertifikasi akan memberikan jaminan mutu proses dan layanan serta fasilitas yang ada di Laboratorium.
2. Umpan balik pelanggan, laboratorium menyebar kuisioner kepada para pengguna laboratorium maupun dosen setiap satu semester sekali dalam upaya mendapatkan indeks kepuasan masyarakat (IKM) atau evaluasi kepuasan yang lain dan kompilasi keluhan pelanggan. Laboratorium juga menyediakan fasilitas untuk keluhan pengguna melalui email.
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi).
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III. PELAKSANAAN
Dalam upaya melakukan tinjauan manajemen Laboratorium mengadakan pertemuan dengan anggota Laboratorium dan Laboran dalam rangka mengevaluasi proses yang ada Laboratorium. Kegiatan ini diawali dengan paparan kegiatan Laboratorium selama satu tahun dan hasil IKM yang sudah diolah, kemudian dilanjutkan dengan diskusi untuk perencanaan dan perbaikan labortorium pada masa yang akan datang. Kegiatan ini dilaksanakan pada Hari Rabu, Tanggal 25 Oktober 2017.
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Pemodelan dan Simulasi Tahun 2017 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).
1. Hasil Audit Internal
Laboratorium Pemodelan dan Simulasi, Jurusan Matematika FMIPA, telah mengikuti audit internal pada Tanggal 29 November 2016 di Ruang Sidang Jurusan Matematika, Universitas Brawijaya. Auditor yang bertugas pada audit internal tersebut adalah Dr. Bagyo Yanuwiadi dan Dr. Endang Arisoesilaningsih.
Hasil evaluasi oleh auditor internal terhadap temuan lama ada beberapa yang sudah bisa diselesaikan dan ada beberapa yang belum bisa diselesaikan, salah satunya adalah web harus dalam 2 bahasa sampai saat belum bisa dibuat. Tetapi kami berupaya menambahkan informasi terkait dengan laboratorium di Web.
Temuan baru pada acara audit ini adalah tinjauan manajemen belum lengkap.
6
Laboratorium Pemodelan dan Simulasi Universitas Brawijaya Secara umum, umpan balik pelanggan diperoleh dari dua (2) jenis masukan, yaitu evaluasi kepuasan dan keluhan, jadi fokus sub-bab ini adalah tentang dua hal tersebut.Setiap semester Laboratorium Pemodelan dan Simulasi menyebarkan kuisioner kepada pengguna. Hasil kuisioner dapat dilihat pada Tabel 3 dan Tabel 4. Tabel 3 dan Tabel 4 menunjukan bahwa kelengkapan peralatan untuk melakukan penelitian (misalnya ketersediaan perangkat lunak yang dibutuhkan) masih dinilai rendah oleh pengguna. Hal ini yang mendorong kami untuk meningkatkan fasilitas yang ada pada Laboratorium Pemodelan dan Simulasi.
Tabel 3. IKM Pengguna Laboratorium Pemodelan dan Simulasi Semester Genap 2017
NO Pertanyaan Prosentase
1 2 3 4 5
1. Kenyaman Laboratorium 0% 0% 60% 26% 14%
2. Kebersihan Laboratorium 0% 16% 55% 14% 14%
3. Keamanan laboratorium 0% 0% 6% 80% 14%
4.
Kelengkapan peralatan untuk melakukan penelitian (misalnya ketersediaan software yang
dibutuhkan) 14% 43% 29% 14% 0%
5. Keramahan pelayanan petugas
Laboratorium 0% 0% 15% 70% 14%
6. Kemudahan menghubungi petugas
laboratorium 0% 0% 31% 55% 14%
7. Petunjuk penggunaan laboratorum dan
prosedur kerja penggunaan alat 0% 14% 2% 69% 14%
8. Jam operasional laboratorium 0% 0% 57% 14% 29%
Keterangan : 1. Buruk. 2. Kurang. 3. Cukup. 4. Baik. 5. Sangat Baik
Tabel 4. IKM Pengguna Laboratorium Pemodelan dan Simulasi Semester Ganjil 2017
NO Pertanyaan Prosentase
1 2 3 4 5
1. Kenyaman Laboratorium 0% 0% 57% 29% 14%
2. Kebersihan Laboratorium 0% 14% 57% 14% 14%
3. Keamanan laboratorium 0% 0% 0% 86% 14%
4.
Kelengkapan peralatan untuk melakukan penelitian (misalnya ketersediaan software yang
dibutuhkan) 14% 43% 29% 14% 0%
5. Keramahan pelayanan petugas
Laboratorium 0% 0% 14% 71% 14%
6. Kemudahan menghubungi petugas
laboratorium 0% 0% 29% 57% 14%
7. Petunjuk penggunaan laboratorum dan
prosedur kerja penggunaan alat 0% 14% 0% 71% 14%
8. Jam operasional laboratorium 0% 0% 57% 14% 29%
Keterangan : 1. Buruk. 2. Kurang. 3. Cukup. 4. Baik. 5. Sangat Baik
Dalam upaya menindaklanjuti kuisioner tersebut, kami berupaya untuk meningkatkan layanan Laboratorium, salah satunya dengan mengajukan perangkat lunak berlisensi dan fasilitas komputer yang lebih baik melalui hibah peralatan laboratorium.
3. Kinerja dan Evaluasi Proses
Secara umum, kinerja proses unit kerja dapat diukur dari capaian program kerja dan capaian sasaran mutu atau indikator kinerjanya. Capaian program tersebut dapat ditampilkan dalam bentuk Tabel 5.
Tabel 5. Program Kerja dan Capaiannya
No. Program Kerja Skor Capaian
A. Layanan Kegiatan Penelitian Dosen dan Mahasiswa
1. Melayani mahasiswa yang melakukan penelitian (skripsi) 80 % 2. Melayani mahasiswa yang melakukan penelitian (Tesis) 80 % 3. Melayani Dosen yang melakukan penelitian 90 % B. Melaksanakan pelatihan Perangkat Lunak Matematika untuk
Mahasiswa
1. Melaksanakan Pelatihan Matlab untuk Mahasiswa 80 %
4. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Secara umum, daftar tindakan koreksi dapat diperoleh dari keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program kerja dan evaluasi sasaran mutu. Tabel 6.
menunjukan tindakan dan koreksi yang dilakukan terhadap temuan saat audit internal dan keluhan yang di sampaikan pelanggan melalui kuisioner yang dibagikan dan email yang disampaikan oleh pengguna.
8
Laboratorium Pemodelan dan Simulasi Universitas Brawijaya Tabel 6. Daftar Tindakan PerbaikanNo. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/
Closed)
Tindakan Pencegahan A. Keluhan
1. Kelengkapan peralatan untuk melakukan penelitian,
misalnya ketersediaan software berlisensi
Mengajukan Perangkat Lunak Matlab
Closed -
2. Kelengkapan peralatan untuk melakukan penelitian,
misalnya ketersediaan Komputer yang berkecepatan tinggi
Mengajukan perangkat komputer
Closed -
B. Evaluasi Kepuasan
1. Kebersihan Laboratorium Membersihkan lab secara teratur
Closed Membersihkan lab secara teratur 2. Petunjuk penggunaan
laboratorum dan prosedur kerja penggunaan alat
Membuat SOP secara lengkap
Closed Membuat SOP secara lengkap C. Temuan Audit
(termasuk yang eksternal) 1. Tinjauan Manjemen belum
lengkap
Membuat tinjauan manajemen sesuai dengan template
Closed Membuat tinjauan manajemen sesuai dengan template 2. Website masih satu bahasa Menterjemahk
an web menggunakan fasilitas translator pada template web
Closed
D. Evaluasi Program Kerja 1. Layanan Laboratorium untuk
mahasiswa belum 100%
karena keterbatasan jumah komputer.
Mengajukan komputer tambahan
Closed Mengajukan komputer tambahan
2. Melaksanakan pelatihan
perangkat lunak Menambah
jenis pelatihan sesuai dengan kebutuhan mahasiswa E. Evaluasi Sasaran Mutu
1. Membuat target dan sasaran mutu
5. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Pada sub bab ini akan diuraikan rekomendasi-rekomendasi dari tinjauan manajemen tahun sebelumnya, tindakan apa saja yang sudah dilakukan, kendala apa saja yang dihadapi dan rencana lanjutan apa yang dipersiapkan.
Tabel 7. Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumya
No.
Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Aspek
Tindak Lanjut yang
SUDAH dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
1. Perlu adanya perangkat lunak berlisensi.
Sudah mengusulkan
Belum ada keputusan dan harganya mahal 2. Web site perlu
dalam dua bahasa.
- Belum ada
tenaga penerjemah
Menterjemahkan secara otomatis melalui
template.
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM
Pada bab ini akan dijelaskan hal-hal yang mempengaruhi implementasi sistem manajemen, proses dan atau program. Secara umum, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen dibagi menjadi dua, yaitu lingkungan eksternal dan
10
Laboratorium Pemodelan dan Simulasi Universitas Brawijaya oleh pengguna.8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM
Pada bab ini dijelaskan saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders internal dan stakeholders eksternal, yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi. Masukan dari pengguna melalui kuisioner dan email menjadi perbaikan dimasa yang akan datang.
Sub-bab ini juga merupakan rekomendasi untuk tinjauan manajemen berikutnya, atau juga bisa berupa masukan bagi institusi UB. Perlu adanya penambahan fasilitas laboratorium untuk meningkatkan layanan laboratorium.
V. PENUTUP
Dari hasil tinjauan masih ada aspek yang perlu diperbaiki baik segi fasilitas, layanan dan manajemen mutu dari Labortorium pemodelan dan simulasi. Salah satunya adalah pengadaan perangkat lunak berlisensi dan jumlah komputer di Laboratorium. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang membantu dalam pelaksanaan program kerja laboratorium.
