AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 1 Kepada Yth,
Komisaris, SEVP dan Seluruh Karyawan PT Perkebunan Nusantara II
Di Tempat
Dalam menjalankan aktifitas pekerjaan serta keinginan untuk memperoleh informasi yang tepat, akurat dan objektif oleh berbagai pihak menjadi perhatian manajemen perusahaan, sehingga berkesimpulan bahwa diperlukan suatu unit kerja tersendiri mengelola informasi dan penghubung antara perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan tersebut.
Untuk melaksanakan fungsi itu di dalam perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut Bagian Sekretariat Perusahaan dengan nama yang lainnya yaitu Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary).
Direksi dalam melaksanakan tugas sehari-hari dan untuk membantu kelancaran tugas- tugas yang dimaksud, perlu menetapkan Pedoman Kerja Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya sebagai fungsi Sekretaris Perusahaan.
Seluruh Bagian, Distrik, Kebun dan Unit lingkungan PT Perkebunan Nusantara II wajib memberikan dukungan data dan informasi yang diperlukan Sekretaris Perusahaan untuk kepentingan Perusahaan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
Diharapkan Pedoman Kerja Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan ini dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan aktifitas pekerjaan untuk kelancaran dalam pencapaian target yang telah ditetapkan.
Tanjung Morawa, 3 September 2021
PT PERKEBUNAN NUSANTARA II
Dewan Komisaris, Direksi,
AMRI SIREGAR IRWAN PERANGIN-ANGIN
Komisaris Utama Direktur
PESAN EKSEKUTIF
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 2
DAFTAR ISI
PESAN EKSEKUTIF 1
DAFTAR ISI 2
BAB 1 PENDAHULUAN 3
BAB 2 ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN 5 A. Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan 5 B. Uraian Tugas Bagian Sekretariat Perusahaan 6 1. Uraian Tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan 6 2. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Sekretariat Perusahaan dan
Protokoler 10
3. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Komunikasi Perusahaan dan PKBL
4. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Pengelolaan Urusan Rumah Tangga Perusahaan
13
15
BAB 3 HUBUNGAN SEKRETARIS PERUSAHAAN (KEPALA BAGIAN
SEKRETARIAT PERUSAHAAN) DENGAN BEBERAPA PIHAK 17
A. Penyampaian Informasi 17
B. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian Sekretariat
Perusahaan) dengan Pemegang Saham 18
C. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian Sekretariat
Perusahaan) dengan Dewan Komisaris 19
D. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian Sekretariat
Perusahaan) dengan Direksi 20
E. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Bagian Lain 21 F. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Publik/Stakeholders
lainnya 22
BAB 4 PELAPORAN 23
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 3
BAB 1 PENDAHULUAN
Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap suatu perusahaan yang biasa disebut stakeholders selalu menginginkan informasi yang tepat, akurat dan objektif. Bagi manajemen perusahaan, informasi yang tepat, akurat dan objektif sangat diperlukan agar dapat menghindari kesalahan dalam mengembil keputusan sedangkan bagi pihak-pihak di luar perusahaan, informasi yang demikian berguna untuk menghindari citra yang buruk terhadap perusahaan.
Keinginan untuk memperoleh informasi yang tepat, akurat dan objektif oleh berbagai pihak menjadi perhatian manajemen perusahaan, sehingga berkesimpulan bahwa diperlukan suatu unit kerja tersendiri mengelola informasi dan penghubung antara perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan tersebut. Untuk melaksanakan fungsi itu di dalam perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut Bagian Sekretariat Perusahaan yang dipimpin oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan atau dengan nama lain yaitu Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary).
Demikian pentingnya pengelolaan informasi, maka terbit beberapa peraturan yang memberikan kewenangan bagi manajemen perusahaan untuk membentuk unit kerja dalam rangka melaksanakan fungsi pengelolaan informasi tersebut.
Dalam pasal 20 Undang-Undang Nomor : 19 Tahun 2003 tanggal 19 Juni 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara yang mengandung makna bahwa BUMN yang berbentuk Persero dianjurkan untuk mengangkat Corporate Secretary jika dianggap perlu.
Ketentuan tersebut dipertegas kembali dalam pasal 29 ayat (1) Peraturan Menteri BUMN No. PER-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 yang menyebutkan bahwa : “Direksi wajib menyelenggarakan fungsi Sekretaris Perusahaan”, selanjutnya ayat (4) Peraturan Menteri tersebut menyatakan : Fungsi Sekretaris Perusahaan sebagaimana disebut pada ayat (1), adalah :
a. Memastikan bahwa BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan terbukaan sejalan dengan prinsip-prinsip GCG.
b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.
c. Sebagai penghubung (Liaison Office).
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 4 d. Menatausahakan serta menyimpan dokumen Perusahaan, termasuk tetapi tidak
terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan Risalah Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris dan RUPS.
Pada dasarnya ruang lingkup tugas Sekretaris Perusahaan adalah memperoleh, mengolah, menatausahakan, menyediakan data/informasi dan menjadi juru bicara/penghubung atas nama korporasi dalam menjelaskan, menjawab dan memberikan informasi yang relevan kepada pihak-pihak terkait (stakeholders). Pengelolaan informasi oleh Sekretaris Perusahaan harus secara profesional agar dapat menyediakan informasi yang tepat waktu, akurat dan objektif kepada stakeholders.
Di samping mengelola informasi, Sekretaris Perusahaan juga membantu Direksi untuk mendorong kepatuhan korporasi terhadap peraturan perundang-undangan serta mendorong penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG).Tugas lainnya adalah menghadiri rapat Direksi dan membuat Risalah Rapat serta bertanggung jawab dalam penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 5
BAB 2 ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN
A. STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN
Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan atau Sekretaris Perusahaan ditunjuk dan diangkat oleh Direksi dengan tujuan utama untuk membantu Direksi mengelola informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak intern dan ekstern perusahaan.
Sekretaris Perusahaan dijabat oleh seorang Kepala Bagian yang disebut Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan, yang berkedudukan dan berada langsung di bawah dan bertanggung jawab kepada Direksi sebagaimana yang tercantum dalam Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara II di bawah ini :
RUPS
Direktur
Dewan Komisaris
Komite Audit
Komite Manajemen
Risiko
SEVP Business
Support SEVP Operation SEVP Manajemen Aset
Bagian Keuangan
dan Akuntansi
Bagian Sumber Daya
Manusia
Bagian Pengadaan dan Umum
Bagian Perencanaan
dan Sustainability
Bagian Tanaman
Bagian Teknik dan Pengolahan
Bagian Hukum
Bagian Pemanfaatan dan
Pengamanan Aset Bagian
Satuan Pengawasan
Intern Bagian
Sekretariat Perusahaan
Melihat bidang tugasnya yang sangat kompleks, maka untuk dapat diangkat menjadi Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan harus memenuhi kriteria sebagai berikut : 1. Telah pernah menduduki jabatan Kepala Bagian atau Manajer minimal 1 kali
pada Bagian/Distrik/Kebun dengan kinerja yang baik dan berdasarkan hasil persetujuan/rekomendasi dari Dewan Komisaris. Posisi Sekretaris Perusahaan dalam struktur organisasi di bawah Direktur, diangkat dan diberhentikan oleh Direktur berdasarkan mekanisme internal perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris.
2. Serendah-rendahnya berijazah S1 (Sarjana) yang memahami bidang usaha perusahaan dan berpengatahuan luas seperti bidang hukum, peraturan perundang-undangan, ekonomi, manajerial, keuangan serta pengetahuan
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 6 komunikasi lainnya yang cukup memadai untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
3. Memiliki kemampuan sebagai gerbang penghubung pertama antara Direksi, SEVP, Komisaris, Kepala Bagian, General Manajer, Manajer Kebun dan Manajer Unit pada perusahaan.
4. Memiliki kemampuan sabagai komunikator atau interpersonal skill yang baik, seorang pendengar yang baik, mudah didekati, andal dan mampu menjaga kerahasian perusahaan.
Struktur organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan yang ditetapkan Direksi PT Perkebunan Nusantara II adalah :
B. Uraian Tugas Bagian Sekretariat Perusahaan
1. Uraian Tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan a. Tugas
1) Membuat Rencana Kerja Anggaran (RKAP) dan Rencana Kerja Operasional (RKO) Bagiannya.
2) Menyusun dan mengevaluasi kebijakan di Bagiannya.
3) Membangun koordinasi dan kerja sama yang baik dengan Bagian- Bagian atau unit usaha terkait dengan kebijakan perusahaan.
Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan
Kepala Sub Bagian Sekretariat Perusahaan
dan Protokoler
Staf Kesekretariatan
Staf Protokoler
Kepala Sub Bagian Pengelolaan Urusan
Rumah Tangga Perusahaan
Staf Pengelolaan Urusan Rumah Tangga Kantor
Direksi
Staf Administrasi Pengelolaan Urusan Rumah Tangga Kantor
Direksi
Kepala Sub Bagian Komunikasi Perusahaan
dan PKBL
Staf Komunikasi Perusahaan
Staf PKBL & CSR
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 7 4) Membina dan menjalin hubungan yang baik dengan Stakeholder dalam
rangka mengumpul/mempublikasikan informasi.
5) Berkoordinasi dengan Bagian/Distrik/Kebun dan Unit dalam pengumpulan data/informasi yang relevan untuk dipublikasikan.
6) Membangun terbentuknya citra perusahaan (corporate image) yang positif.
7) Mengelola informasi dan mengkaji seluruh informasi termasuk dampak hukumnya dan mempersiapkan informasi yang relevan secermat mungkin yang akan dikomunikasikan kepada stakeholder.
8) Membuat jadwal dan agenda rapat Board of Management (BOM).
9) Menghadiri rapat Board of Management (BOM) serta membuat Risalah Rapat.
10) Menkoordinir akomodasi/konsumsi untuk rapat-rapat dinas dan tugas- tugas khusus diluar jam dinas sesuai permintaan Bagian.
11) Menyusun dan mempublikasikan tanggapan secara tepat waktu, akurat dan objektif atas pertanyaan dari Stakeholder.
12) Membuat konsep-konsep surat keputusan maupun surat edaran Direksi untuk kepentingan internal korporasi.
13) Menyelengarakan kegiatan ketata usahaan, tugas-tugas protokoler Direksi, menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi.
14) Mengkoordinir pengelolaan data dalam pembuatan Annual Report PT Perkebunan Nusantara II setiap tahunnya.
15) Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif di Bagian Sekretariat Perusahaan.
16) Mengatur, melaksanakan dan mengawasi kelancaran tugas/tata kerja di Bagian Sekretariat Perusahaan.
17) Menyampaikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan di Bagian Sekretariat Perusahaan.
18) Menjaga dan memelihara asset/inventaris perusahaan di Bagian Sekretariat Perusahaan.
19) Berkoordinasi dengan seluruh Bagian di Kantor Direksi dalam Penyusunan Laporan Assessment GCG untuk Pelaksanaan Assessment secara Self Assessment.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 8 20) Menjadi Counterpart dalam Pelaksanaan Assessment GCG oleh Pihak
Independen.
21) Berkoordinasi dengan seluruh Bagian di Kantor Direksi untuk melakukan review dan tindak lanjut atas Area of Improvement GCG.
22) Melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) di PT Perkebunan Nusantara II
23) Menyusun anggaran untuk Pelatihan Tenaga Asesor GCG dan Pelatihan lainnya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan di Bagian Sekretariat Perusahaan.
24) Memberikan usul dan saran kepada Direksi baik diminta, maupun tidak diminta.
25) Menerbitkan Majalah PT Perkebunan Nusantara II.
b. Hak/Wewenang
1) Berhak meminta data/informasi berupa informasi yang relevan untuk dipublikasikan dari masing-masing Bagian/Distrik/Kebun/Unit.
2) Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan dengan para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para stakeholder.
3) Memberikan keterangan pers (pers release) mengenai kebijakan perusahaan.
4) Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dan SEVP dalam merumuskan suatu peraturan dan kebijakan.
5) Berhak mendapat pendidikan dan pelatihan dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam pelaksanaan tugasnya.
6) Mengajukan usulan dan gagasan dalam rangka penyusunan perencanaan strategis Perusahaan.
7) Melakukan pembinaan, penilaian, mengusulkan promosi, mutasi, demosi serta pengiriman pelatihan intern maupun ekstern dan tindakan indisipliner bagi karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana di Bagiannya.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 9 c. Kewajiban
1) Memberikan masukan kepada Direksi dan SEVP dalam rangka mematuhi ketentuan yang berhubungan dengan UU BUMN, UU Perseroan Terbatas, UU Pasar Modal, peraturan pemerintah, peraturan menteri/ instansi terkait dan peraturan pelaksanaannya.
2) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi, SEVP dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.
3) Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif, obyektif dan cermat dalam melaksanakan tugasnya.
4) Memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.
5) Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direksi.
6) Berkewajiban untuk menyelenggarakan program pengenalan bagi Direksi, SEVP dan Dewan Komisaris yang baru diangkat, dan membuat laporan perkembangan program pengenalan yang telah dilaksanakan dan disampaikan kepada Komisaris.
7) Menyiapkan konsep laporan pengendalian intern yang harus diberikan Direksi kepada Pemegang Saham.
8) Mengingatkan Dewan Komisaris dan Direksi atas tanggung jawabnya terhadap pelaksanaan GCG, pengendalian intern dan manajemen risiko.
9) Menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar khusus dan Risalah Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris dan RUPS.
d. Tanggung Jawab
1) Bertanggung jawab atas kelancaran penyelenggaraan rapat internal Direksi dan SEVP, rapat koordinasi Direksi dan Komisaris dan RUPS, termasuk pembuatan undangan, agenda dan materi serta pembuatan risalah rapat dan proses pengesahannya.
2) Bertanggung jawab memberikan informasi mengenai perusahaan kepada Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Stakeholders lainnya secara akurat, tepat waktu dan lengkap apabila diminta.
3) Bertanggung jawab menjaga kerahasiaan perusahaan secara keseluruhan.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 10 4) Bertanggung jawab menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen
yang bersifat Penting dan Rahasia.
5) Bertanggung jawab melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).
6) Bertanggung jawab melaksanakan standar sistem manajemen yang berlaku.
7) Bertanggung jawab mengambil keputusan yang berhubungan dengan tugas utamanya, yang tidak menyimpang dari kebijakan perusahaan.
8) Bertanggung jawab dalam menjamin kelancaran di Bagiannya.
2. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Sekretariat Perusahaan dan Protokoler a. Tugas
1) Mengusulkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) dan Rencana Kerja Operasional (RKO) termasuk menyusun anggaran Pelatihan Tenaga Asesor GCG dan Pelatihan lainnya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan di Sub Bagian Sekretariat Perusahaan dan Protokoler.
2) Melaksanakan tugas kesekretariatan seperti menyalurkan surat-surat, dokumen, email dan paket dari Bagian/Distrik/Kebun/Unit maupun dari Stakeholder guna mendapatkan disposisi Board of Management (BOM), setelah dicatat oleh Staf Kesekretariatan.
3) Mempersiapkan rapat Board of Management (BOM), Dewan Komisaris, Bagian/Distrik/Kebun/Unit serta rapat dinas lainnya.
4) Menyediakan alat tulis kantor untuk keperluan Komisaris/BOM/Bagian di Kantor Direksi.
5) Pengawasan dan mengevaluasi penggunaan telepon, facsimile dan fotocopy.
6) Mengkoordinir pelaksanaan tugas-tugas antara lain:
a) Jadwal kunjungan ke Distrik/Kebun/Unit.
b) Mengurus kebutuhan dan administrasi Mess Liaison Office (LO) Jakarta.
7) Mewakili Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan sepanjang mendapat pendelegasian dari Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 11 8) Pengawasan penomoran surat Board of Management (BOM), stempel
dan pengaturan arsip sentral.
9) Meminta data kepada Bagian terkait untuk dikelola sebagai dokumen dalam pembuatan Annual Report PT Perkebunan Nusantara II setiap tahunnya.
10) Memeriksa Daftar Permintaan Uang (DPU) Liaison Office (LO) Jakarta.
11) Menyusun kelancaran flow of document untuk dan dari Board of Management (BOM).
12) Berkoordinasi dengan seluruh Bagian di Kantor Direksi dalam Penyusunan Laporan Assessment GCG.
13) Mendampingi Pihak Independen dalam pelaksanaan Assessment Penerapan GCG di Perusahaan.
14) Berkoordinasi dengan seluruh Bagian di Kantor Direksi untuk melakukan review dan tindak lanjut atas Area of Improvement GCG.
15) Melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).
16) Mengkoordinir seluruh bagian dalam kegiatan internal dan eksternal Perusahaan.
17) Melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku di Sub Bagiannya.
18) Melaksanakan tugas protokoler yang mengurus keberangkatan/penjemputan Direksi, Dewan Komisaris dan tamu perusahaan.
b. Hak/Wewenang
1) Melaksanakan pembinaan terhadap sumber daya manusia di Sub Bagiannya.
2) Membuat usulan dan gagasan dalam rangka penyusunan perencanaan strategi perusahaan.
3) Menilai, mengusulkan promosi, mutasi, demosi serta pengiriman pelatihan intern maupun ekstern, dan tindakan indisipliner bagi karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana di Sub Bagian Sekretariat Perusahaan dan Protokoler.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 12 4) Melaksanakan pengawasan melekat di Sub Bagian Sekretariat
Perusahaan dan Protokoler.
5) Menggunakan sumber daya di bagiannya sesuai dengan kegiatan dan anggaran yang telah ditetapkan dalam RKAP.
c. Kewajiban
1) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.
2) Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif, obyektif dan cermat dalam melaksanakan tugasnya.
3) Memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.
4) Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.
d. Tanggung Jawab
1) Mengatur arus surat-surat, dokumen dan paket dari Bagian/Distrik/Kebun/ Unit maupun dari Instansi luar/pihak ketiga guna didisposisi Direksi atau SEVP, setelah dicatat oleh Staf Kesekretariatan.
2) Membuat Surat Perjalanan Dinas (SPD) Luar Wilayah dan pengurusan tiket untuk perjalanan Dinas/Sosial perusahan.
3) Mengatur/mengawasi pelaksanaan tugas-tugas LO Jakarta.
4) Mengambil keputusan yang berhubungan dengan tugas utamanya, yang tidak menyimpang dari kebijakan perusahaan.
5) Menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan Kepala Bagian.
6) Menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen terutama yang bersifat Penting dan Rahasia.
7) Melaksanakan koordinasi dengan bagian terkait dalam hal Penyusunan Laporan Assesment GCG untuk Pelaksanaan Asesment secara Self Asesment.
8) Melaksanakan perkerjaan di bidang GCG dan target kerja tercapai.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 13 3. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Komunikasi Perusahaan dan PKBL
a. Tugas
1) Menjalin hubungan yang baik dan kerjasama dengan semua unsur media massa serta mempersiapkan pemberian informasi.
2) Membina hubungan kerja yang baik dan harmonis dengan Stakeholder guna kepentingan perusahaan.
3) Memonitoring penerimaan / pendistribusian surat kabar/majalah untuk Direksi/Bagian/Kebun/Unit PT Perkebunan Nusantara II.
4) Menata dan mengelola secara update website, Media Sosial (Instagram dan Media Sosial Lainnya) untuk kepentingan perusahaan.
5) Mengusulkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang Komunikasi Perusahaan, Program Tanggung Jawab Sosial Lingkungan (TJSL).
6) Melakukan evaluasi, survey dan seleksi atas proposal kelayakan usaha dari calon Mitra Binaan dan mengusulkan calon Mitra Binaan yang berpotensi untuk dikembangkan.
7) Menyampaikan laporan pelaksanaan program kemitraan dan Bina Lingkungan (bulanan, triwulan dan tahunan) kepada Menteri BUMN dan Holding Perkebunan Nusantara.
8) Mengkoordinasikan pembuatan dan mendistribusikan Majalah Perusahaan Berita Dari Deli setiap 3 (tiga) bulan.
9) Mewakili Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan sepanjang mendapat pendelegasian dari Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.
10) Mengelola kegiatan-kegiatan Sosial, Sekolah, Olah raga, Kerohanian dan Seni diperusahaan.
11) Memberikan saran dan usul kepada Kepala Bagian, baik diminta maupun tidak diminta.
12) Melaksanakan pengawasan pengelolaan sekolah TK, Madrasah, tempat ibadah dan Yayasan dalam lingkup PT Perkebunan Nusantara II.
13) Membuat laporan kepada Kepala Bagian tentang pelaksanaan tugas- tugas rutin setiap bulan.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 14 b. Hak/Wewenang
1) Melakukan pembinaan terhadap sumber daya manusia yang berada di bawah koordinasi kerjanya, dalam rangka mensukseskan tugas yang diembannya.
2) Mengajukan usulan dan gagasan dalam rangka penyusunan perencanaan strategis Perusahaan.
3) Menilai, mengusulkan promosi, mutasi, demosi serta pengiriman pelatihan intern maupun ekstern, dan tindakan indisipliner di Sub Bagian Komunikasi Perusahaan dan PKBL.
4) Melaksanakan pengawasan melekat di Sub Bagian Komunikasi Perusahaan dan PKBL.
5) Menggunakan sumber daya di bagiannya sesuai dengan kegiatan dan anggaran yang telah ditetapkan dalam RKAP.
c. Kewajiban
1) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.
2) Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif, obyektif dan cermat dalam melaksanakan tugasnya.
3) Memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.
4) Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.
d. Tanggung Jawab
1) Menyusun rencana kunjungan/inspeksi lapangan secara teratur dan laporan kunjungan lapangannya.
2) Mengidentifikasi usaha-usaha kecil dan koperasi yang mempunyai potensi untuk dibina dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku.
3) Memantau perkembangan mitra binaan dan mengambil tindak lanjut yang diperlukan.
4) Melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).
5) Melaksanakan standar sistem manajemen yang berlaku.
6) Menjamin kelancaran dan hasil kerja Sub Bagian Komunikasi Perusahaan dan PKBL.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 15 7) Mengambil keputusan yang berhubungan dengan tugas utamanya,
yang tidak menyimpang dari kebijakan perusahaan.
8) Menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan Kepala Bagian.
4. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Pengelolaan Urusan Rumah Tangga Perusahaan
a. Tugas
1) Memonitoring Pemakaian Anggaran Eksploitasi Sub Bagian Pengelolaan Urusan Rumah Tangga Perusahaan.
2) Mengatur pemakaian transportasi untuk karyawan Kantor Direksi dan tamu perusahaan.
3) Mengatur dan melaksanakan tugas – tugas kebersihan, pemeliharaan bangunan, pemeliharaan emplasmen di lingkungan Kantor Direksi, dan Bungalow.
4) Mendata, menjaga, dan merawat kebutuhan fasilitas-fasilitas di Kantor Direksi PTPN II.
5) Mencatat penghuni pemakaian Rumah Dinas Karyawan Pimpinan dan Karyawan Pelaksana Kantor Direksi PTPN II.
6) Mencatat Inventaris Bangunan Perumahan dan Bangunan Perusahaan di Lingkungan Kantor Direksi PTPN II.
7) Mewakili Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan sepanjang mendapat pendelegasian dari Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.
8) Memberikan saran dan usul kepada Kepala Bagian, baik diminta maupun tidak diminta.
9) Membuat laporan kepada Kepala Bagian tentang pelaksanaan tugas- tugas rutin setiap bulan.
b. Hak/Wewenang
1) Melakukan pembinaan terhadap sumber daya manusia yang berada di bawah koordinasi kerjanya, dalam rangka mensukseskan tugas yang diembannya.
2) Mengajukan usulan dan gagasan dalam rangka penyusunan perencanaan strategis Perusahaan.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 16 3) Menilai, mengusulkan promosi, mutasi, demosi serta pengiriman
pelatihan intern maupun ekstern, dan tindakan indisipliner di Sub Bagian Pengelolaan Urusan Rumah Tangga Perusahaan.
4) Melaksanakan pengawasan melekat di Sub Bagian Pengelolaan Urusan Rumah Tangga Perusahaan.
5) Menggunakan sumber daya di bagiannya sesuai dengan kegiatan dan anggaran yang telah ditetapkan dalam RKAP.
c. Kewajiban
1) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.
2) Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif, obyektif dan cermat dalam melaksanakan tugasnya.
3) Memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.
4) Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.
d. Tanggung Jawab
1) Menyusun jadwal penggunaan transportasi dan pemakaian bahan bakar.
2) Pemeliharaan/perawatan bangunan perusahaan/emplasmen dan instalasi perusahaan lingkungan Kantor Direksi.
3) Mengatur pemakaian tempat dan perlengkapan rapat dinas dan pertemuan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan
4) Melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).
5) Melaksanakan standar sistem manajemen yang berlaku.
6) Menjamin kelancaran dan hasil kerja Sub Bagian Pengelolaan Urusan Rumah Tangga Perusahaan.
7) Mengambil keputusan yang berhubungan dengan tugas utamanya, yang tidak menyimpang dari kebijakan perusahaan.
8) Menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan Kepala Bagian.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 17
BAB 3 HUBUNGAN SEKRETARIS PERUSAHAAN (KEPALA BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN)
DENGAN BEBERAPA PIHAK
A. Penyampaian Informasi
Pihak-pihak yang berkepentingan kepada perusahaan, membutuhkan informasi secara lengkap, tepat dan akurat. Walaupun salah satu prinsip dalam penerapan Good Corporate Governance (GCG) yaitu prinsip transparansi diwajibkan bagi perusahaan, bukan berarti harus semua informasi mengenai perusahaan dapat dipublikasikan tetapi sangat tergantung kepada tingkat kepentingan dan kerahasiaan.
Informasi yang disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan harus dipilah sesuai dengan tingkat kepentingan dan kebutuhan informasinya, sehingga tidak semua informasi dapat disampaikan kepada satu pihak tertentu. Untuk itu, Direksi harus membuat suatu ketentuan mengenai informasi yang boleh dan yang tidak boleh disampaikan kepada berbagai pihak, dan harus dengan jelas menyebutkan informasi yang dapat disampaikan oleh Sekretaris Perusahaan dan informasi yang harus disampaikan oleh Direktur dan Komisaris Utama.
Para pejabat yang dapat menyampaikan ataupun mempublikasikan informasi pada dasarnya adalah Komisaris Utama, Direksi dan Sekretaris Perusahaan. Untuk beberapa informasi tertentu atau karena telah diberikan wewenang oleh Direksi, maka Pimpinan Unit Kerja seperti Kepala Bagian/General Manajer Distrik/Manajer Kebun/Manajer Unit dapat mempublikasikan atau menyampaikan informasi tersebut.
Informasi yang berakibat menurunkan daya saing dan menyangkut benturan kepentingan, dalam keadaan apapun tidak diperkenankan diungkapkan atau dipublikasikan. Pelanggaran dapat dianggap sebagai tindakan indisipliner yang dalam tingkatan tertentu dapat mengakibatkan pemberhentian hubungan kerja berdasarkan peraturan perundangan.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 18 B. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan)
dengan Pemegang Saham
Pemegang Saham berhak untuk memperoleh informasi material mengenai perusahaan secara tepat waktu dan teratur. Informasi yang diberikan haruslah lengkap dan akurat, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya.
Segala komunikasi dengan pemegang saham untuk informasi yang material merupakan tanggung jawab Komisaris Utama dan Direksi. Namun, komunikasi tersebut dapat dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan melalui pendelegasian/persetujuan dari Komisaris Utama dan Direksi.
Data/dokumen/informasi/laporan yang dapat diberikan kepada Pemegang Saham oleh Sekretaris Perusahaan apabila diminta adalah:
1. Perhitungan tahunan yang terdiri dari laporan posisi keuangan akhir tahun buku yang baru lampau dan perhitungan laba rugi dari tahun buku yang bersangkutan serta penjelasan atas dokumen tersebut.
2. Laporan Keuangan Konsolidasi dalam hal perusahaan mempunyai anak perusahaan, di samping laporan keuangan dari masing-masing perseroan tersebut serta laporan kinerja.
3. Laporan Hasil Audit oleh auditor eksternal.
4. Laporan Manajemen Triwulanan, Semesteran dan Tahunan sesuai dengan ketentuan.
5. Laporan mengenai penerapan Good Corporate Governance pada perusahaan.
6. Kasus yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan perseroan dan penyelesaiannya.
7. Nama Direksi dan Dewan Komisaris; gaji dan tunjangan lain bagi Direksi dan Dewan Komisaris serta kepemilikan sahamnya masing-masing pada perusahaan lain.
8. Rencana Jangka Panjang (RJPP) dan Jangka Pendek (RKAP) yang telah disahkan.
9. Anggaran Dasar Perusahaan dan perubahannya.
10. Dokumen/laporan lainnya setelah mendapat persetujuan Direksi.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 19 Dokumen tersebut di atas sudah harus tersedia dalam arsip Sub Bagian Sekretariat Perusahaan dan Protokoler di Bagian Sekretariat Perusahaan sebelum ada permintaan dari Pemegang Saham, dan penyampaiannya dilakukan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan atau pejabat yang ditugaskan olehnya.
Hubungan lainnya dengan Pemegang Saham adalah dalam hal penyelenggaraan RUPS, dimana Pemegang saham mendapat informasi mengenai RUPS secara tepat waktu melalui Sekretaris Perusahaan.
Dalam hal Pemegang Saham ingin mengadakan RUPS Luar Biasa, maka informasi tersebut disampaikan kepada Direksi, yang kemudian sesuai dengan prosedurnya Direktur akan memerintahkan Sekretaris Perusahaan untuk melakukan persiapan pelaksanaan RUPS Luar Biasa.
C. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan) dengan Dewan Komisaris
Dewan Komisaris berhak memperoleh akses informasi perusahaan secara tepat waktu dan lengkap melalui Sekretaris Perusahaan. Dokumen/informasi yang diperlukan oleh Dewan Komisaris sudah harus tersedia pada arsip Sub Bagian Sekretariat Perusahaan dan Protokoler. Dengan demikian, sebelum ada permintaan dari Dewan Komisaris, maka Staf Sub Bagian Kesekretariatan Bagian Sekretariat Perusahaan sudah mengumpulkan terlebih dahulu dokumen tersebut.
Demikian juga sebaliknya bahwa risalah rapat rutin internal Dewan Komisaris tentang operasional perusahaan yang hendak disampaikan kepada Direksi dikirimkan melalui Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Perusahaan meneruskannya kepada Direksi dan kemudian Direksi mendisposisikan untuk ditindaklanjuti.
Dokumen/surat masuk dan keluar antara Direksi dan Dewan Komisaris, termasuk risalah rapat dicatat dalam agenda surat menyurat dan copy-nya diarsipkan oleh Sub Bagian Sekretariat Bagian Sekretariat Perusahaan.
Penyampaian dokumen kepada Dewan Komisaris dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan atau pejabat yang ditunjuk untuk itu. Dalam melaksanakan tugasnya dalam hubungan dengan Dewan Komisaris, Sekretaris Perusahaan dapat berkoordinasi dengan Sekretaris Dewan Komisaris.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 20 D. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan)
dengan Direksi
1. Hubungan dalam rangka penyelenggaraan rapat-rapat Direksi serta rapat koordinasi Direksi dengan Dewan Komisaris.
Penyelenggaraan rapat Direksi dengan SEVP, rapat Direksi dan Dewan Komisaris (Direksi dan BOC) merupakan tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.
Tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan dalam penyelenggaraan rapat tersebut adalah:
a. Menyusun jadwal dan agenda rapat rutin dalam satu tahun dan rapat insidentil.
b. Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat kepada peserta rapat yang akan diundang sesuai jadwal atau permintaan.
c. Menyediakan tempat dan fasilitas rapat yang diperlukan untuk rapat.
d. Menyediakan daftar hadir dan mengedarkannya kepada perserta rapat.
e. Membuat notulen rapat/risalah rapat pada setiap rapat dan dalam risalah rapat harus dicantumkan pendapat yang berbeda dengan apa yang diputuskan dalam rapat (jika ada).
f. Menyampaikan risalah rapat kepada Ketua Rapat dan salah seorang SEVP yang hadir dalam rapat untuk ditandatangani
g. Menyampaikan risalah rapat kepada Direksi dan SEVP untuk rapat internal Direksi dan SEVP.
h. Menyampaikan risalah rapat kepada Dewan Komisaris jika rapat koordinasi Direksi dan Dewan Komisaris, terlepas apakah yang bersangkutan hadir atau tidak dalam rapat.
i. Dalam jangka waktu 14 hari terhitung mulai sejak tanggal pengiriman risalah tersebut, Direksi dan Dewan Komisaris yang hadir tersebut menyampaikan persetujuan atau usul perbaikan, jika ada, atas apa yang tercantum dalam risalah rapat kepada pimpinan rapat melalui Sekretaris Perusahaan.
j. Jika dalam jangka waktu tersebut tidak ada keberatan atau usulan perbaikan maka disimpulkan bahwa memang tidak terdapat keberatan/usulan perbaikan terhadap risalah tersebut.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 21 k. Risalah rapat yang asli diarsipkan oleh Staf Kesekretariatan pada Bagian
Sekretariat Perusahaan dan dijilid dalam kumpulan tahunan sesuai dengan tanggal rapat, sehingga dapat dipergunakan sewaktu-waktu oleh Dewan Komisaris dan Direksi, jika diperlukan.
2. Hubungan dalam penyelenggaraan surat menyurat Direksi
Sekretaris Perusahaan melalui Kepala Sub Bagian Sekretariat Perusahaan dan Protokoler membuat konsep surat Direksi sesuai permintaan Direksi, dan diteruskan kepada Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan untuk diriviu. Konsep tersebut diteruskan ke SEVP terkait untuk diparaf jika konsep disetujui SEVP, selanjutnya ditandatangani oleh Direksi. Arsip surat yang diterbitkan selanjutnya diarsipkan oleh Staf Kesekretariatan secara tertib dan rapi.
3. Hubungan dalam pembuatan Surat Keputusan/Surat Edaran Direksi
Sekretaris Perusahaan melalui Sub Bagian Sekretariat Perusahaan dan Protokoler, membuat konsep Surat Keputusan atau Surat Edaran atau surat lainnya berdasarkan permintaan Direksi. Setelah diriviu oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan disampaikan kepada Direksi, selanjutnya difinalkan dan ditandatangani kembali oleh Direksi. Copy dari Surat Keputusan dan Surat Edaran yang telah ditandatangani Direksi harus diarsipkan dengan baik oleh Staf Kesekretariatan.
E. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Bagian Lain
Sekretaris Perusahaan mengumpulkan dokumen dan informasi penting dari masing- masing bagian/unit kerja. Pengumpulan dokumen dan informasi ini dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan melalui Kepala Sub Bagian Sekretariat Perusahaan dan Protokoler untuk berkoordinasi dengan semua bagian/unit kerja PT Perkebunan Nusantara II.
Dokumen dan informasi yang diperoleh selanjutnya direkapitulasi dan diriviu sebelum dipublikasikan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan. Copy dari hasil perumusan dokumen disampaikan kepada Kepala Sub Bagian Sekretariat dan Protokoler untuk diarsipkan secara tertib dan rapi.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 22 F. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Publik/Stakeholders Lainnya
Tanggung jawab untuk berkomunikasi dengan publik/stakeholders didelegasikan Direksi kepada Sekretaris Perusahaan atau melalui Kepala Sub Bagian Komunikasi Perusahaan, URT dan PKBL bersama pejabat lain di PT Perkebunan Nusantara II yang terlibat langsung atas informasi yang akan dikomunikasikan.
Kepala Sub Bagian Komunikasi Perusahaan, URT dan PKBL bertanggung jawab menyusun informasi atas tanggapan yang dimaksud dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu setelah mendapatkan rekomendasi/persetujuan dari Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.
Dalam hal hubungan dengan Anak Perusahaan, Investor/Pemasok/Pelanggan, Sekretaris Perusahaan berkoordinasi dengan Bagian terkait di Kantor Direksi untuk dapat memberikan masukan kepada Direksi dan SEVP sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan Anak Perusahan, hubungan kerjasama dengan Investor/Pemasok/Pelanggan.
AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 23
BAB 4 PELAPORAN
Dalam menjalankan tugasnya, Sekretaris Perusahaan membuat dan menyampaikan laporan secara berkala kepada Direksi sesuai dengan permintaan Direksi dan Laporan Bulanan rutin (Laporan Manajemen Bagian Sekretariat Perusahaan) setiap bulannya.
Laporan Bulanan harus memuat tentang :
1. Jumlah rapat Direksi dengan SEVP dan jumlah kehadiran dalam rapat yang telah dilaksanakan dalam bulan tersebut.
2. Jumlah surat masuk dan keluar dari dan ke Pemegang Saham, Dewan Komisaris, Instansi Pemerintah dan Instansi lainnya, serta pihak lain.
3. Pelaksanaan RUPS.
4. Pelaksanaan Perjanjian KSO/Anak Perusahaan.
5. Dan lain-lain yang diperlukan.
Selain laporan secara berkala dan Laporan Bulanan, Sekretaris Perusahaan juga membuat Laporan Tahunan Bagian Sekretariat Perusahaan, dimana laporan-laporan tersebut menjadi salah satu bahan dalam pembuatan Laporan Tahunan Perusahaan (Annual Report).
