MANUAL BOOK P.C.C.S ( Project Cost Control System ) KATA PENGANTAR

(1)

KATA PENGANTAR

Buku ini disusun untuk membantu pemakai Software Project Cost Control System ( P.C.C.S ) Ver . 2.0 agar tidak mengalami kesulitan dalam praktek input data, disajikan dengan bahasa yang simple agar mudah dicerna dan dipahami.

Dalam buku ini dijelaskan langkah demi langkah proses input data pada Software P.C.C.S disertai dengan tampilan gambar sesuai menu yang ada pada Software P.C.C.S sehingga memudahkan kita untuk menerapkannya langsung pada Software Dengan adanya buku ini diharapkan para pemakai software tidak lagi terkendala dalam pengoperasian software dan dapat menekan kesalahan input data sehingga data yang ditampilkan menjadi valid.

Semoga buku ini bermanfaat .

(2)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……… 1

I. SETTING AWAL Setting Awal untuk Ms. Acces 2003……… 4

Setting Awal untuk Ms. Acces 2007……… 10

II. OPERASIONAL PROGRAM LOGIN……….. 16

DATA AWAL Registrasi & Data Proyek……… 17

Input RAP Awal………. 20

INPUT Vendor……… 25

Upah SPK Mandor………. 26

Berita Acara Upah ( BAU )………. 27

Biaya Langsung Upah ( BLU )……… 29

Bahan Surat Permintaan Pembelian ( SPP )……… 31

Purchase Order ( PO )………. 32

Bon Penerimaan Gudang ( BPG )……….. 33

Biaya Langsung Bahan ( BLB )……….. 35

Pemakaian Material ( BPPB )………. 36

Kartu Stock………. 37

Laporan Sediaan Bahan ( LSB )………. 39

Subkontraktor SPK Subkontraktor……… 40

Laporan Prestasi Subkont ( LPS )……….. 42

Alat – Biaya Langsung Alat ( BLA )……… 43

BPU- Biaya Tidak Langsung ( BTL )……….. 45

POST CONTROL Upah Control SPK Mandor... 47 Control BAU... 49 Bahan Control SPP-PO-BPG... 50

Control Pendatangan Material Total... 50

Control Pendatangan Material Periodik... 51

Subkontraktor Control SPK Subkontraktor... 52

Control LPS... 53

Alat... 54

Biaya Tidak Langsung... 55

EBPP & LPP Real Time EBPP Bulan ini ( Real Time )... 56

EV. Kinerja ( Real Time )………. 57

Input LPP……… 58

Arsip Data Arsip Data EBPP……….. 59

(3)

Arsip Data LSB………. 60

POSTING BIAYA... …… 61

HITUNG SIPEK... …… 67

TOOLS... …… 70

Pembatalan Posting... … 70

Revisi akumulasi LPP yang sudah terposting……… 71

Merubah Data Proyek………. 75

Melihat Data Error Input……….. 76

Record Aktivitas……… 77

OPTION... ……. 78

IV. KETERANGAN SIMBOL KETERANGAN SIMBOL...…… 81

(4)

(5)

SETTING AWAL UNTUK MS. ACCESS 2003

Berikut adalah Setting awal untuk anda pengguna MS. ACCESS 2003 sebelum anda menggunakan software PCCS, setting ini hanya dilakukan satu kali saja.

1. Klik Icon Windows. 2. Klik “All Program”

(6)

3. Cari Program Microsoft Office Access 2003 pada folder Microsoft office dan buka program tersebut.

(7)

4. Buat File Baru Ms. Access

(8)

6. Pada kotakFile Name ketik kata “setting” 7. Klik tombol Create

(9)

(10)

10. Klik menu “Edit/Find” pada menu Options

11. Hilangkan Tanda Centang pada menu Confirm seperti gambar dibawah ini :

13. klik Aply 14. klik Ok

15. Selanjutnya tutup file.

(11)

SETTING AWAL UNTUK MS. ACCESS 2007

Berikut adalah Setting awal untuk anda pengguna MS. ACCESS 2003 sebelum anda menggunakan software PCCS, setting ini hanya dilakukan satu kali saja.

10. Klik Icon Windows. 11. Klik “All Program”

(12)

12. Cari Program Microsoft Office Access 2003 pada folder Microsoft office dan buka program tersebut.

(13)

13. Klik tanda segitiga pada toolbar seperti gambar diatas

14. Pilih menu “More Commands…” Akan muncul tampilan seperti berikut.

(14)

15. Pilih menu “Advanced” dan hilangkan tanda centang pada menu “Confirm”

(15)

16. Setelah sesuai tampilan diatas klik “OK” dan keluar dari Program Ms. Access

(16)

(17)

LOGIN

1. LOGIN

Pada awal anda menjalankan software ini akan muncul tampilan :

Klik ENTER , kemudian akan muncul tampilan seperti berikut :

Ini adalah tampilan form LOGIN, untuk User Name anda ketik POP klik Enter untuk Password Ketik 1234 klik Enter Kemudian klik kotak LOGIN maka anda akan masuk ke MENU UTAMA Software PCCS Seperti tampilan berikut ini :

(18)

Perhatikan Menubar paling atas dari tampilan Menu Utama seperti gambar dibawah ini :

Menubar ini Merupakan tampilan Menu yang ada pada software PCCS

Setelah anda masuk ke Menu Utama maka langkah selanjutnya yang harus anda lakukan adalah Registrasi atau pendaftaran Proyek anda. Karena apabila anda tidak melakukan Registrasi maka Software ini tidak dapat digunakan secara utuh.

DATA AWAL

1. REGISTRASI & DATA PROYEK

Untuk melakukan Registrasi klik kotak pada menu bar DATA AWAL akan muncul tampilan :

(19)

1. Isilah data-data yang diminta dengan benar karena nantinya berdasar data-data ini akan dibuat kunci registrasinya, setelah mengisi anda klik kotak SIMPAN.

2. Kirimkan data-data yang telah anda isi ke alamat yang diminta, untuk lebih jelasnya anda bisa klik kotak CARA REGISTRASI.

3. Bila anda telah mendapatkan kode registrasi maka isilah kotak KODE REGISTRASI sesuai kode yang telah anda terima kemudian klik kotak PROSES, bila kode yang anda masukkan benar maka Software akan memberikan keterangan bahwa anda telah bisa menggunakan Software ini secara utuh begitu pula sebaliknya.

4. Langkah berikutnya adalah Input Data Proyek untuk melakukan input data proyek klik kotak KELUAR kemudian ikuti langkah seperti pada gambar dibawah ini :

(20)

Sebelum anda mengisi kotak yang kosong Pastikan data pada sebelah kiri telah sesuai dengan data Registrasi Anda bila belum sesuai klik kotak RFRESH DATA.

5. Isilah kotak – kotak yang masih kosong sesuai data proyek anda kecuali kotak

PEJABAT LAIN, SEM/CM, NAMA SEM/CM, GSP/SOM

Catatan :

1. Pada kotak PEJABAT LAIN klik kotak maka akan muncul :

(21)

2. Pada Kotak SEM/CM klik tanda dan pilih sesuai struktur proyek anda.

3. Pada Kotak NAMA SEM/CM klik tanda dan pilih sesuai struktur proyek anda. 4. Pada Kotak GSP/SOM klik tanda dan pilih sesuai struktur proyek anda.

Bila semua data sudah terisi dengan benar klik kotak SIMPAN lalu klik KELUAR maka proses registrasi telah selesai dilakukan.

Berikut adalah flowchart untuk melakukan Registrasi :

2. INPUT RAP AWAL

Setelah anda melakukan Registrasi tahap selanjutnya adalah INPUT RAP AWAL . Untuk Masuk Ke Form INPUT RAP AWAL ikuti gambar di bawah ini :

Akan muncul tampilan seperti dibawah ini : MENU

UTAMA

DATA AWAL INPUT DATA

PROYEK REGISTRASI

(22)

CARA 1 :

1. Isilah setiap kolom dengan benar mulai kolom HP ( Hold Point ), Ket (UPAH, BAHAN, ALAT, BPU dan SUBKONT), Kode (Kode Resources), Sat (Satuan), Volume dan Harga Satuan untuk kolom Jumlah tidak perlu diisi karena secara otomatis akan

mengalikan Volume dan Harga Satuan kemudian cek JUMLAH RAP apakah sudah sesuai dengan RAP anda.

Catatan:

Pos Biaya Upah Pada Kolom Ket Ketik UPAH Pos Biaya Bahan Pada Kolom Ket Ketik BAHAN Pos Biaya Alat Pada Kolom Ket Ketik ALAT Pos Biaya BPU Pada Kolom Ket Ketik BPU

Pos Biaya Subkontraktor Pada Kolom Ket Ketik SUBKONT Pos Bunga Bank Pada Kolom Ket Ketik BUNGA BANK

Pos Biaya Pemeliharaan Pada Kolom Ket Ketik PEMELIHARAAN

2. Jika anda kesulitan mencari kode resources yang diinginkan anda bisa melihat daftar kode resources nasional PT. PP ( Persero ) dengan meng klik kotak KODE RESC. Maka akan tampil seluruh kode resc yang digunakan oleh PT. PP ( Persero ). 3. Bila Jumlah RAP sudah sesuai klik kotak PROCESS DATA . maka input RAP telah

selesai. CARA 2 :

Cara ini lebih cepat dibandingkan cara pertama dengan cara meng copy data dari worksheet excell :

(23)

Anda dapat membuat atau mengambil data diatas dari draft data RAP awal anda yang berformat excell dengan sedikit memodifikasinya seperti tampilan diatas. 2. Pastikan Kode Resc yang dipakai pada setiap item pekerjaan tidak sama, karena

apabila sama maka salah satu kode tidak dapat dibaca oleh software dan akan berpengaruh pada total jumlah RAP ( Total RAP menjadi tidak sama antara software dan Excel ).

3. Agar Jumlah RAP tidak ada selisih antara hitungan excell dan software pastikan angka dibelakang koma pada kolom VOLUME dan HARGA SATUAN terbaca semua seperti contoh berikut:

4. Copy kolom HP, KODE, NAMA, SATUAN, VOLUME dan HARGA SATUAN pada data excel anda, kolom JUMLAH tidak perlu di copy :

5. Kembali ke INPUT RAP AWAL pada Software PCCS kemudian kita paste dengan cara klik simbol pada ujung kolom hingga semua kolom tampak hitam :

(24)

6. Kemudian tekan CTRL V maka data yang kita copy dari excell tadi akan terpaste di software PCCS :

(25)

Cek Terlebih dahulu JUMLAH RAP yang ada sudut kanan bawah apakah sudah sesuai dengan perhitungan excell anda bila sudah sesuai klik kotak PROCESS DATA akan muncul konfirmasi sbb:

Jika data sudah benar klik YA , maka data akan diproses menjadi RAP Awal anda dan akan muncul pemberitahuan bahwa data RAP Awal telah terkunci :

Klik OK dan klik KELUAR pada form INPUT RAP AWAL

Jika anda telah melakukan REGISTRASI , INPUT DATA PROYEK dan INPUT RAP AWAL maka proses INPUT DATA AWAL telah selesai. Dan anda telah mempunyai data awal untuk proyek anda.

CATATAN :

Proses DATA AWAL hanya bisa dilakukan sekali pada saat awal proyek bila anda mengulanginya lagi maka semua data yang sudah anda masukkan akan otomatis terhapus (termasuk semua data-data perbulan , jika sudah ada).

(26)

INPUT

Anda sudah bisa memulai melakukan Input biaya maupun data Vendor setelah melalui proses Registrasi diatas.

1. VENDOR

Untuk memulai INPUT VENDOR ikuti langkah pada gambar dibawah ini :

Akan muncul Form Input Data Vendor seperti dibawah ini :

Isilah data yang ada pada setiap kolom sesuai data dan kategori Vendor , apabila Vendor yang bersangkutan masuk dalam kategori Upah maka Pilih UPAH pada kolom Upah begitu seterusnya.

Setelah semua data terisi klik kotak SIMPAN kemudian PROCESS DATA dan klik kotak

(27)

2. BIAYA UPAH

Untuk bisa membiayakan Upah lewat BAU, anda diharuskan input SPK terlebih dahulu karena apabila SPK belum ada maka kita tidak dapat melakukan Opname upah, data dasar untuk melakukan Opname Upah adalah SPK.

1.1. SPK (Surat Perintah Kerja)

Untuk bisa masuk ke form input SPK ikuti langkah pada gambar di bawah ini :

Akan muncul tampilan form INPUT SPK UPAH :

1. Isilah kotak-kotak NOMOR SPK, KODE SPK, TANGGAL SPK, JENIS PEKERJAAN, LOKASI PEKERJAAN dan WAKTU PELAKSANAAN yang kosong sesuai data dengan cara mengetiknya ( Manual )

2. Untuk mengisi kotak NAMA, dan GSP/SOM/SEM anda cukup klik tanda yang ada pada masing masing kotak lalu sorot data yang dimaksud, maka kotak akan terisi sesuai data yang dipilih, “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik

(28)

3. Selanjutnya isilah kotak dibawahnya untuk memasukkan data NO, KODE RESC, URAIAN, VOLUME, SAT dan HARGA. Perhatikan petunjuk dibawah ini untuk megisi kotak kotak tersebut :

a. NO : ketik manual sesuai no urut item pekerjaan

b. KODE : klik tanda lalu sorot item yang anda pilih. “jangan mengisi kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

c. URAIAN : ketik manual sesuai data.

d. VOLUME : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan terdapat angka dibelakang koma maka angka dibelakang koma harus diketik seluruhnya agar hasil kalinya sesuai yang diinginkan.

e. SAT : tidak perlu diisi karena secara otmatis akan terisi pada saat anda mengisi kotak KODE.

f. HARGA : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan terdapat angka dibelakang koma maka angka dibelakang koma harus diketik seluruhnya agar hasil kalinya sesuai yang diinginkan.

g. JUMLAH : tidak perlu diisi karena secara otomatis mengalikan VOLUME dan HARGA.

4. Setelah semua kotak terisi Klik kotak SIMPAN,

5. Untuk menambah data SPK baru klik kotak TAMBAH lalu isikan data sesuai tahapan tahapan pada No. 1 s/d 4 diatas.

6. Untuk menghapus data SPK , carilah data Nomor SPK yang akan dihapus dengan menggunakan tombol :

Kemudian Klik kotak HAPUS.

1.2. BAU (Berita Acara Upah)

Setelah input SPK tahap selanjutnya adalah input biaya upah lewat BAU ( Opname Upah ) langkah-langkahnya adalah :

(29)

1. klik tanda pada kotak BIAYA BULAN dan pilih bulan Opname. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

2. ketik manual No. UB sesuai data.

3. klik tanda pada kotak SPK NOMOR pilih Nomor SPK yang akan diopname maka secara otomatis data pada kotak dibawahnya akan terisi data sesuai nomor SPK yang anda pilih.

(30)

5. masukkan volume opname sesuai data anda pada masing masing item pada kolom Vol s/d pkn ini (kolom berwarna kuning).

6. klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin melakukan Opname pada nomor SPK yang lain.

7. Untuk mencetak BAU cari data nomor BAU yang akan dicetak kemudian klik CETAK . 8. Klik KELUAR untuk keluar dari form BAU

9. Bila muncul tampilan seperti dibawah ini saat anda memasukkan vol opname berarti vol opname anda melebihi vol spk :

Vol spk yang over akan menunjukkan warna merah. Dan akan muncul tulisan OVER OPNAME !!!

BLU ( Biaya Langsung Upah )

(31)

Selanjutnya isi kotak-kotak yang masih kosong sesuai petunjuk dibawah ini : 1. Nomor BLU : Ketik manual

2. Tanggal Transaksi : Ketik Manual

3. Nama : Klik tanda pada kotak Nama pilih Nama Vendor yang diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”. 4. Biaya Bulan : Klik tanda pada kotak Biaya Bulan pilih bulan sesuai

bulan input. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”. Selanjutnya isi kotak dibawah (detail ) sesuai petunjuk dibawah ini :

5. No : Ketik manual sesuai urutan item transaksi 6. Uraian : Ketik manual

7. Kode : Tidak perlu diisi karena nantinya otomatis terisi.

8. Pekerjaan : Klik tanda pada kotak Pekerjaan pilih sesuai kode resc yang diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

Secara otomatis kolom Kode dan Sat akan terisi sesuai kode resc yang dipilih.

9. Klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin menambah data biaya dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.

(32)

2. BAHAN

2.1. SPP (Surat Permintaan Pembelian)

Untuk Masuk Form SPP ikuti langkah pada gambar berikut :

Akan Muncul Tampilan Form INPUT SPP

Isi kotak berikut dengan cara 1. NO SPP : Ketik manual 2. Kode SPP : Ketik manual 3. Tgl. SPP : Ketik manual 4. Diapakai TGL : Ketik manual 5. Brg Dikirim Ke : Ketik manual 6. No : Ketik manual

7. Kode : klik tanda dan pilih kode resc barang maka secara otomatis kotak Sat dan Jenis Barang akan terisi.

8. Uraian dan Spek : Ketik manual 9. Untuk Pek. : Ketik manual

(33)

Klik SIMPAN , dan klik TAMBAH bila anda ingin memasukkan no SPP baru untuk mencetak Cari No SPP yang akan dicetak kemudian klik CETAK .

Untuk Keluar Form klik KELUAR.

2.2. PO (Purchase Order)

Akan Muncul Form PO :

Isi kotak berikut dengan cara

1. No. PO : Ketik manual 2. Kode PO : Ketik manual

3. Kepada : Klik tanda dan pilih Nama Suplier 4. Contact Person : Ketik manual

5. Alamat : Ketik manual 6. Dikirim ke : Ketik manual

(34)

11. PPN : Ketik manual bila ada unsur Ppn Untuk kotak dibawah (Detail PO) sebagai berikut

1. No : Ketik manual sesuai no urut item PO

2. Kode : Klik tanda dan pilih Kode Resc yang diinginkan 3. Banyaknya : Ketik manual

4. Sat : Ketik manual

5. Uraian Barang : Ketik manual 6. Spesifikasi : Ketik manual 7. Harga Satuan : Ketik manual

8. Jumlah : Tidak perlu diisi karena otomatis mengalikan Harga satuan dengan Banyaknya barang.

Klik SIMPAN , dan klik TAMBAH bila anda ingin memasukkan No PO baru untuk mencetak Cari Nomor PO yg akan dicetak klik CETAK.

2.3. BPG (Bon Penerimaan Gudang)

(35)

Isi kotak berikut dengan cara

1. Nomor BPG : Ketik Manual 2. Tanggal Transaksi : Ketik Manual

3. Nomor PO : Klik tanda dan pilih No PO

4. Nama : Klik tanda dan pilih Nama Suplier (yg sudah diinput diawal, bila ada tambahan maka anda harus

menambahkannya lagi)

5. Biaya Bulan : Klik tanda dan pilih Bulan Penerimaan Barang. Untuk kotak dibawah (Detail BPG) sebagai berikut

1. No : Ketik Manual seuai urutan item barang 2. Kode : dilewati “JANGAN DIISI”

3. Nama Bahan : Klik tanda dan pilih Nama bahan maka secara otomatis kolom KODE, dan SAT akan terisi “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

4. Volume : Ketik manual bila Volume yg anda masukkan terdapat beberapa angka dibelakang koma maka angka tersebut harus diketik semua.

5. Harga Satuan : Ketik manual bila Harga yg anda masukkan terdapat beberapa angka dibelakang koma maka angka tersebut harus diketik semua.

6. Jumlah : secara otomatis terisi dengan hasil kali Volume dengan Harga Satuan.

7. Klik kotak SIMPAN,

8. Untuk menambah data BPG baru klik kotak TAMBAH lalu isikan data sesuai tahapan diatas.

(36)

BLB ( Biaya Langsung Bahan )

Akan Muncul Form BLB :

Selanjutnya isi kotak-kotak yang masih kosong sesuai petunjuk dibawah ini : 1. Nomor BLB : Ketik manual

(37)

9. Klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin menambah data biaya dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.

2.3.1 PEMAKAIAN MATERIAL ( BPPB )

(38)

1. Biaya Bulan : Klik tanda dan pilih Bulan Pengeluaran Barang. Untuk kotak dibawah (Detail BPPB) sebagai berikut

1. No BPPB : Ketik Manual seuai nomor kartu BPPB Lapangan 2. Tgl Keluar : diisi sesuai tanggal pengeluaran barang.

3. Kode : Klik tanda dan pilih Kode bahan maka secara otomatis kolom NAMA BARANG, dan SAT akan terisi “jangan

mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

4. Volume : Ketik manual bila Volume yg anda masukkan terdapat beberapa angka dibelakang koma maka angka tersebut harus diketik semua.

5. Klik kotak SIMPAN,

6. Untuk menambah data BPPB baru di BULAN YANG SAMA isi baris dibawahnya dan isikan data sesuai tahapan diatas.

7. Untuk menambah data BPPB baru di BULAN YANG BERBEDA klik kotak TAMBAH lalu isikan data sesuai tahapan diatas.

Kartu Stock

bila anda ingin melihat atau mengecek kartu stok bahan pada bulan tertentu :

Akan muncul form BPG klik kotak KARTU STOCK yang terdapat pada bagian bawah Form BPG :

(39)

Pilih salah satu :

PERIODIK : Menampilkan data Penerimaan dan Pengeluaran barang per Bulan TOTAL : Menampilkan data Penerimaan dan Pengeluaran barang secara total Bila anda memilih PERIODIK maka akan muncul :

Isi kotak yang ada dengan cara memilih KODE BARANG dan BULAN kemudian klik OK maka akan muncul Laporan sbb :

(40)

Pilih KODE BARANG yang akan kita lihat datanya kemudian klik kotak OK maka akan muncul laporan sbb :

2.3.2 LSB (Laporan Sediaan Bahan)

untuk membuka LSB selama bulan berjalan klik kotak LSB pada form BPG akan muncul :

Pilih Bulan LSB yang akan kita tampilkan klik kotak OK maka akan muncul laporan LSB seperti berikut :

(41)

3. SUBKONT

Seperti halnya UPAH terlebih dahulu kita masukkan SPK Subkont. Untuk bisa melakukan Opname SPK SUBKONT.

3.1. SPK (Surat Perintah Kerja) Subkont

Untuk masuk ke Form SPK SUB ikuti langkah berikut ini :

(42)

1. Isilah kotak-kotak NOMOR SPK, KODE SPK, TANGGAL SPK, JENIS PEKERJAAN dan WAKTU PELAKSANAAN yang kosong sesuai data dengan cara mengetiknya ( Manual )

2. Untuk mengisi kotak NAMA anda cukup klik tanda yang ada pada kotak lalu sorot data yang dimaksud, maka kotak akan terisi sesuai data yang dipilih,dan secara otomatis kotak ALAMAT akan terisi sesuai data vendor yang anda masukkan

sebelumnya “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

3. Selanjutnya isilah kotak dibawahnya (detail SPK) untuk memasukkan data NO, KODE RESC, URAIAN, VOLUME, SAT dan HARGA. Perhatikan petunjuk dibawah ini untuk megisi kotak kotak tersebut :

a. NO : ketik manual sesuai no urut item pekerjaan

b. KODE : klik tanda lalu sorot item yang anda pilih. “jangan mengisi kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

c. URAIAN : ketik manual sesuai data.

d. VOLUME : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan terdapat angka dibelakang koma maka angka dibelakang koma harus diketik seluruhnya agar hasil kalinya sesuai yang diinginkan.

e. SAT : tidak perlu diisi karena secara otmatis akan terisi pada saat anda mengisi kotak KODE.

f. SPESIFIKASI : ketik manual sesuai data.

g. HARGA : ketik manual sesuai data, bila volume yang anda masukkan terdapat angka dibelakang koma maka angka dibelakang koma harus diketik seluruhnya agar hasil kalinya sesuai yang diinginkan.

h. JUMLAH : tidak perlu diisi karena secara otomatis mengalikan VOLUME dan HARGA.

(43)

4. Setelah semua kotak terisi Klik kotak SIMPAN,

5. Untuk menambah data SPK baru klik kotak TAMBAH lalu isikan data sesuai tahapan tahapan pada No. 1 s/d 4 diatas.

6. Untuk menghapus data cari nomor SPK yang akan dihapus kemudian klik kotak

HAPUS.

3.2. LPS (Laporan Prestasi Subkont)

Seperti halnya Upah setelah input SPK tahap selanjutnya adalah input biaya Subkont lewat LPS langkah-langkahnya adalah :

(44)

2. ketik manual TANGGAL LPS

3. ketik manual PS (No LPS) sesuai data.

4. klik tanda pada kotak SPK NOMOR pilih Nomor SPK yang akan diopname dan secara otomatis kotak TANGGAL, NK-PPN, NAMA dan PEKERJAAN akan terisi bila Nomor SPK yang anda pilih benar begitu juga kolom detail dibawahnya “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

5. masukkan volume opname sesuai data anda pada masing masing item pada kolom Vol Bln ini (kolom berwarna kuning).

6. klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin melakukan Opname pada nomor SPK yang lain. ulangi proses input dari langkah 1 s/d 6 .

7. Untuk mencetak LPS Cari nomor LPS yang akan dicetak klik CETAK .

8. Bila muncul tampilan seperti dibawah ini saat anda memasukkan vol opname berarti vol opname anda melebihi vol spk :

Akan muncul tulisan “OVER OPNAME !!!”

4. ALAT

(45)

Akan muncul Form BLA

Selanjutnya isi kotak-kotak yang masih kosong sesuai petunjuk dibawah ini : 1. Nomor BLA : Ketik manual

(46)

Secara otomatis kolom Kode dan Sat akan terisi sesuai kode resc yang dipilih.

9. Klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin menambah data biaya ALAT dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.

5. BPU / BTL

Berikut langkah untuk masuk ke Form BTL / BPU :

Akan muncul Form BTL

Selanjutnya isi kotak-kotak yang masih kosong sesuai petunjuk dibawah ini : 1. Nomor TL : Ketik manual

3. Nama : Klik tanda pada kotak Nama pilih Nama Vendor yang diinginkan. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”.

(47)

4. Biaya Bulan : Klik tanda pada kotak Biaya Bulan pilih bulan sesuai bulan input. “jangan mengisi kotak kotak ini secara manual ( diketik ) karena akan terjadi kesalahan pembacaan data”. Selanjutnya isi kotak dibawah (detail ) sesuai petunjuk dibawah ini :

9. Klik kotak SIMPAN. Dan klik kotak TAMBAH bila anda ingin menambah data biaya BTL dan ulangi proses input dari langkah 1 s/d 9.

POST CONTROL

Dari keseluruhan data biaya yang telah kita input diatas kita dapat melakukan kontrol biaya selama proyek berjalan melalui fasilitas POST CONTROL. Fasilitas ini berfungsi menyajikan/mengolah data yang telah kita input sehingga kita bisa mengetahui total biaya atau volume pada bulan tertentu.

Berikut langkah-langkah untuk menggunakan fasilitas ini :

Disini terdapat dua pilihan VOLUME dan BIAYA dengan kotak pilihan dibawahnya 1. VOLUME : UPAH, BAHAN, SUBKONT, ALAT dan BPU

2. BIAYA : TOTAL dan PERIODE

Kita akan bahas satu persatu untuk mengetahui fungsinya :

1. CONTROL UPAH

(48)

akan muncul tampilan :

1. Angka –angka dengan warna Hitam menunjukkan VOL, HARGA dan JUMLAH RAP anda.

2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA dan JUMLAH BIAYA SPK yang telah anda input sampai saat ini.

3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil pengurangan RAP dan REALISASI SPK.

Catatan :

MERAH menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol atau Biaya menjadi minus.

KUNING menunjukkan Vol atau Biaya sama dengan RAP sehingga sisa Vol atau biaya menjadi Nol.

HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau

(49)

1.1 CONTROL BAU ( Berita Acara Upah )

akan muncul tampilan :

1. Nomor SPK : Klik tanda maka akan muncul list data nomor SPK yang telah kita input.

2. Nama : Menunjukkan Nama Vendor/Pemilik SPK Sesuai No SPK yang kita pilih.

3. Nilai SPK : Menunjukkan Nilai SPK sesuai Nomor SPK yang kita pilih. 4. Jumlah BAU : Total Akumulasi BAU ( Opname ) Nomor SPK yang kita Pilih 5. Sisa Opname : Pengurangan Nilai SPK dan Jumlah BAU

6. Kotak Merah : kotak disamping data-data diatas adalah kotak kontrol dimana apabila Jumlah BAU lebih Besar dari Nilai SPK maka akan muncul keterangan “OVER OPNAME”.

7. Kotak Detail : menunjukkan detail data Bulan Opname, No BAU, Kode, Masa Kerja / Masa Opname dan Jumlah sesuai SPK yang dipilih.

(50)

2. CONTROL BAHAN

Klik kotak BAHAN pada menu POST CONTROL akan muncul pilihan SPP – PO , BPG, PENDATANGAN MATERIAL dan KARTU STOCK :

2.1. CONTROL SPP - PO

Klik kotak SPP-PO pada menu CONTROL BAHAN akan muncul :

Disini cukup jelas data yang disampaikan, kita bisa melihat Vol RAP, Vol SPP, Vol PO dan Total BPG (Pendatangan Material).

(51)

2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA dan JUMLAH BIAYA BPG yang telah anda input sampai saat ini.

3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil pengurangan RAP dan REALISASI BPG.

Catatan :

MERAH menunjukkan Vol atau Biaya BPG lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol atau Biaya menjadi minus.

KUNING menunjukkan Vol atau Biaya BPG sama dengan RAP sehingga sisa Vol atau biaya menjadi Nol.

HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya BPG lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau

biaya masih plus (masih ada sisa).

2.2.1 CONTROL PENDATANGAN MATERIAL PERIODIK

Klik kotak PENDATANGAN MATERIAL pada Form CONTROL BAHAN (Pojok Kiri Bawah) akan muncul :

(52)

Disini kita bisa melihat data pendatangan material secara volume per item material berdasar kode resc setiap bulannya.

KARTU STOCK TOTAL

Sudah kita bahas diatas pada saat input BPG ( hal 22 )

3. CONTROL SUBKONT

3.1 CONTROL SPK ( Surat Perintah Kerja ) SUBKONT

(53)

2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA dan JUMLAH BIAYA SPK yang telah anda input sampai saat ini.

3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil pengurangan RAP dan REALISASI SPK.

Catatan :

MERAH menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol atau Biaya menjadi minus.

HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya SPK lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau

3.2 CONTROL LPS ( Laporan Prestasi Subkont )

(54)

1. Nomor SPK : Klik tanda maka akan muncul list data nomor SPK yang telah kita input.

2. Nama : Menunjukkan Nama Vendor/Pemilik SPK Sesuai No SPK yang kita pilih.

3. Nilai SPK : Menunjukkan Nilai SPK sesuai Nomor SPK yang kita pilih. 4. Jumlah LPS : Total Akumulasi LPS ( Opname ) Nomor SPK yang kita Pilih 5. Sisa Opname : Pengurangan Nilai SPK dan Jumlah LPS

6. Kotak Merah : kotak disamping data-data diatas adalah kotak kontrol dimana apabila Jumlah LPS lebih Besar dari Nilai SPK maka akan muncul keterangan “OVER OPNAME”.

7. Kotak Detail : menunjukkan detail data Bulan Opname, No LPS, Tgl Opname, Pekerjaan, Sat dan Jumlah Opname sesuai SPK yang dipilih.

4. CONTROL ALAT ( BLA )

Untuk Melihat Total Akumulasi Biaya Alat ( BLA ) untuk menggunakan fasilitas ini :

(55)

2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA dan JUMLAH BIAYA ALAT yang telah anda input sampai saat ini.

3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil pengurangan RAP dan REALISASI BIAYA ALAT.

Catatan :

MERAH menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol atau Biaya menjadi minus.

HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau

(56)

Akan muncul Form :

2. Angka-angka dengan warna Biru menunjukkan realisasi input VOLUME, HARGA dan JUMLAH BIAYA ALAT yang telah anda input sampai saat ini.

3. Sedangkan angka-angka yang berwarna Merah, Kuning dan Hijau adalah hasil pengurangan RAP dan REALISASI BIAYA ALAT.

Catatan :

MERAH menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih besar dari RAP sehingga sisa Vol atau Biaya menjadi minus.

HIJAU menunjukkan Vol atau Biaya ALAT lebih kecil dari RAP dan sisa Vol atau

EBPP ( Evaluasi Biaya Produksi Proyek ) & LPP

Pada software ini kita bisa melihat EBPP secara real time dan juga bisa melihat Arsip EBPP Bulan Bulan Sebelumnya yang sudah terkunci atau terposting.

(57)

Klik kotak EBPP akan muncul pilihan BULAN INI dan ARSIP DATA. 1. BULAN INI : EBPP Real Time s/d bln berjalan

2. ARSIP DATA : Data EBPP bulan sebelumnya berisi EBPP, EV KINERJA, dan LSB ( sdh diposting )

1.1 EBPP BULAN INI (REAL TIME)

akan muncul :

(58)

Ini adalah tampillan data EBPP kita Real Time

“ Bila terdapat warna merah pada item tertentu ini menerangkan bahwa biaya kita Real time sudah melebihi RAP. “

1.1.1 EVALUASI KINERJA (REAL TIME)

Untuk melihat Ev. Kinerja Real Time Klik kotak EV. KINERJA pada form

EBPP :

1.1.2 INPUT LPP

(59)

2.1 ARSIP DATA

akan muncul :

Klik tanda pada kotak BULAN untuk memilih bulan arsip data, maka secara otomatis program akan menampilkan data yang diminta sesuai bulan yang dipilih.

2.2 EV KINERJA

(60)

2.3 LSB BULAN LALU

Klik kotak LSB akan muncul :

(61)

POSTING BIAYA

Posting biaya adalah mengunci data biaya (UPAH,BAHAN, SUBKONT, ALAT dan BPU ) Realisasi s/d Bln berjalan ( real time ) dan proses ini dilakukan bila data sudah benar-benar fix/falid biasanya ini dilakukan pada akhir bulan ( Tutup Buku )

Contoh Kasus:

Saat ini kita berada pada akhir bulan Januari 2009 dengan kondisi Ev Kinerja s/d Januari 2009 adalah sebagai berikut :

Data diatas sudah valid dan kita ingin menguncinya (Posting) sebagai data realisasi s/d lalu real time bulan Februari 2009 (bln depan) maka setelah kita lakukan posting data pada bulan Februari 2009 akan menjadi :

(62)

Adapun cara melakukan posting adalah :

Akan muncul konfirmasi :

Pada P.C.C.S Versi 2.0 ini sebelum kita melakukan posting diharapkan kita

melakukan CHECK apakah data yang kita input seudah sesuai dengan prosedur ( tata cara input data ).

Lewat fitur ini kita bisa mengetahui apakah data yang kita input sudah sesuai dengan standar program atau ada data yang cara inputnya tidak sesuai standar / lost link. Untuk melakukan CHECK klik YA maka akan muncul form :

(63)

Dari tampilan diatas dapat kita lihat bahwa input anda sudah BENAR hal ini ditunjukkan tidak ada data yang error ( lihat TOTAL DATA ERROR ) , apabila form menampilkan data seperti dibawah ini :

(64)

Data diatas menunjukkan bahwa ada 2 data BAHAN pada input BPG mengalami error / tidak sesuai standar opersional input data, untuk melihat detailnya kita klik CETAK akan muncul tampilan :

Ada 2 transaksi BPG/BAHAN ( PG001 dan 001 ) senilai 7.500.000 yang penginputannya tidak sesuai standar / lost link karena tidak ada nama vendor dan biaya bulan ( PG001 ) untuk menghapus data ini anda harus keluar terlrbih dahulu dari print preview data error, kemudian klik HAPUS DATA yang ada pada form Data Error :

(65)

Klik HAPUS DATA sampai angka 2 menjadi 0 ( jika data error menunjukkan 2 maka anda harus klik HAPUS DATA sebanyak 2 kali ) dan input kembali data yang mengalami eror dengan benar.

(66)

Klik KELUAR dan input kembali data yang mengalami eror dengan benar. Ulangi Proses POSTING jika data sudah benar ( lihat hal 62 )

Klik TIDAK bila anda ingin melakukan POSTING klik KELUAR bila ingin membatalkan. Apabila klik TIDAK maka akan muncul tampilan :

Klik tanda pada ujung kotak dan pilih bulan yang akan diposting kemudian klik OK.

Maka akan muncul :

Klik OK , Maka selesai sudah proses POSTING DATA .

Untuk memastikan bahwa data sudah terproses kita bisa melihatnya pada EBPP - ARSIP DATA

(67)

HITUNG SIPEK

Hitung SIPEK (Sisa Pekerjaan) hitung SIPEK disini adalah mengitung Sisa Pekerjaan sesuai realisasi di lapangan, karena SIPEK yang ditampilkan oleh semua data yang anda input di atas masih matematis, proses penghitungan SIPEK ini akan berpengaruh pada PFC dan perubahan RAP nantinya.

Cara melakukan penghitungan SIPEK :

1. Buka EBPP real time anda terlebih dahulu, langkah-langkahnya seperti pada hal 57. setelah anda buka kemudian tutup kembali.

2. Kemudian klik kotak HITUNG SIPEK pada menu utama :

(68)

Klik kotak LOAD DATA akan muncul :

Masukkan data Hold Point, bila anda menghitung SIPEK untuk kepentingan Hold Point maka masukkan angka Hold Point ( 30, 50, 70 atau 100 ) tetapi bila anda menghitung SIPEK untuk asumsi bulanan maka diisi sesuai kondisi proyek. Klik OK akan muncul tampilan :

(69)

Geserlah cursor dibawah sampai menemukan kolom Vol Sipek, Hrg Sipek dan Jmlh Sipek ( berwarna kuning ) seperti tampilan dibawah ini :

Masukkan Volume dan Harga pada kolom ini sesuai realisasi di proyek dan untuk melihat akumulasi data yang sudah anda input (Real SIPEK dan Real PFC ) klik kotak EV KINERJA akan muncul tampilan :

(70)

TOOLS

Fitur TOOLS disini bisa kita pergunakan untuk :

1. Merevisi data yang sudah kita POSTING ( Pembatalan Posting ). 2. Merevisi data LPP dan memperbaiki kesalahan prosedur input LPP. 3. Merubah Data Proyek.

4. Melihat data yang mengalami Lost Link ( Data Error Input )

5. Melihat aktivitas selama pemakaian software PCCS ( Surveilence ).

1. PEMBATALAN POSTING

Pembatalan POSTING dilakukan apabila terjadi koreksi biaya pada bulan tertentu yang sudah kita lakukan POSTING untuk melakukan pembatalan posting perhatikan langkah-langkah dibawah ini :

Akan muncul tampilan :

Untuk mengisi PERIODE pembatalan posting perhatikan gambar dibawah ini :

Pada data diatas dijelaskan bahwa kita telah melakukan posting biaya antara bulan Januari 2009 sampai dengan Juli 2009, sedangkan pada pada bulan Juli 2009 kita akan melakukan koreksi biaya maka pada kotak MULAI pilih bulan Jul 2009 kemudian pada kotak s/d pilih juga bulan Jul 2009 :

(71)

Kemudian klik kotak PROCESS , lakukan koreksi/ revisi pada transaksi yang diinginkan kemudian Posting kembali biaya bulan Juli 2009.

Tetapi apabila kondisi koreksi biaya seperti gambar dibawah ini :

Pada data diatas dijelaskan bahwa kita telah melakukan posting biaya antara bulan Januari 2009 sampai dengan Juli 2009, sedangkan pada pada bulan Maret 2009 kita akan melakukan koreksi biaya maka pada kotak MULAI pilih bulan Mar 2009 kemudian

pada kotak s/d pilih juga bulan Jul 2009 :

Klik kotak PROCESS , lakukan koreksi/ revisi pada transaksi yang diinginkan kemudian Posting kembali biaya satu per satu mulai bulan Maret 2009 s/d Juli 2009.

“PENGISIAN PERIODE POSTING PADA SAAT PEMBATALAN TERGANTUNG DATA YANG SUDAH TERPOSTING DAN DATA YANG AKAN DIBATALKAN “

2. REVISI AKUMULASI LPP YANG SUDAH TERPOSTING

Fitur ini dapat kita digunakan untuk melakukan revisi /koreksi LPP yang sudah terkunci/terposting seperti kasus dibawah ini :

(72)

Untuk melakukan revisi :

Akan muncul form :

Klik HAPUS Kemudian isikan dengan data yang benar : Data yang akan direvisi

(73)

Setelah mengisi data klik kotak SIMPAN lalu KELUAR, buka kembali form EV. KINERJA untuk mengecek hasil revisi :

CLEAR DOUBLE DATA

Fitur ini digunakan untuk menghapus kesalahan prosedur saat melakukan input data LPP sehingga pada saat dicetak terjadi double data seperti tampilan dibawah ini :

Untuk menghapusnya :

(74)

Klik CLEAR DOUBLE DATA kemdian klik HAPUS :

Isi akumulasi data LPP sesuai data

(75)

Jika masih terjadi double data lakukan kembali proses CLEAR DOUBLE DATA

3. MERUBAH DATA PROYEK

Perubahan Data Proyek ( Nilai Kontrak, Waktu Pelaksanaan dan Nama Pejabat ) dapat dilakukan menggunakan fitur ini.

Untuk merubah data diatas ikuti langkah berikut :

(76)

Data yang bisa dirubah adalah data yang ada pada sebelah kanan , untuk merubahnya hapus data awal kemudian masukkan data yang benar kemudian klik PROCESS DATA

4. MELIHAT DATA ERROR INPUT

Kita dapat melakukan control apakah data yang telah input sudah sesuai dengan prosedur atau tidak melalui fitur ini ( fitur ini dapat kita gunakan sewaktu-waktu . Untuk menggunakan fitur ini :

(77)

Untuk penjelasan fitur ini bisa dilihat pada halaman 63 - 65

5. RECORD AKTIVITAS

Fitur ini adalah untuk menunjukkan record aktivitas kita selama penggunaan software untuk membukanya :

(78)

6. OPTION

Fitur ini digunakan untuk sarana setting Print Preview dll :

PAGE SETUP : Untuk melakukan setting ukuran kertas saat kita melakukan print laporan.

PRINT : Untuk melakukan print data.

ZOOM : Memperbesar atau memperkecil view laporan sesuai keinginan kita.

(79)

PEMADATAN DATA : Untuk melakukan Kompresi ukuran file. BAC UP DATA : Untuk melakukan Back Up Data

(80)

(81)

KETERANGAN SIMBOL

Untuk melakukan export data klik tombol EXPORT DATA akan muncul :

Pilih tempat penyimpanan data dan ubah nama file hasil export kemudian klik OK. Untuk melihat / mencari hasil input data sebelumnya

Untuk mencari data yang sudah kita ketahui Contoh mencari data BPG no PG001 dll

Pengisian data tidak boleh manual tetapi harus memilih sesuai data yang tersedia ( drop down )