BAB II
URAIAN TEORITIS MENGENAI HOUSEKEEPING
DEPARTMENT
2.1 Gambaran Umum Housekeeping Department
Housekeeping atau tata graha ialah salah satu bagian yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal berkaitan dengan keindahan, kerapian, kelengkapan, dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel.
Menurut Bagyono ( 2006 : 1 ) dalam bukunya Manajemen Housekeeping, menyatakan “Housekeeping department merupakan suatu bagian paling penting dari suatu hotel yang berfungsi menjaga atau memelihara kebersihan seluruh area hotel yang berlangsung secara terus menerus dan tanpa henti. Dalam hubungan kerja bagian housekeeping, sangat membutuhkan kerja sama dan interaksi saling menguntungkan dengan department lain yang ada di hotel seperti front office, food & beverage, engineering, human resources dan lain sebagainya.”
2.2 Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan di Housekeeping Department Agus Sulastiyono ( 1999 : 122 ) berpendapat, “Struktur organisasi adalah suatu susunan yang menunjukan bagian – bagian yang ada dalam organisasi, dan
susunan orang – orang dengan jabatannya masing – masing dalam setiap bagian yang mempunyai kesepakatan bersama secara formal untuk melaksanakan kegiatan – kegiatan dalam rangka mencapai tujuan organisasi dimana orang – orang tersebut berada.” Sehingga struktur organisasi sangat penting agar masing – masing jabatan diberi kepada orang yang ahli pada bidang tersebut sehingga dapat tercapainya tujuan organisasi tersebut dengan baik.
2.2.1 Struktur Organisasi Housekeeping
Berikut gambar struktur organisasi housekeeping menurut Agung Sulastiyono ( 1999 : 123 ) :
Executive Housekeeper
Room SPV Public Area SPV Linen SPV Laundry SPV Wash Attd Linenkeeper Houseman/mai d Roomboy/maid
2.2.2 Deskripsi Pekerjaan di Housekeeping
Berdasarkan pendapat Agung Sulastiyono ( 1999 : 123 – 125 ). Setiap bagian jabatan dari housekeeping memiliki tugas dan tanggung jawabnya untuk setiap section atau bagiannya, ini dapat kita uraikan di mulai dari :
1. Room Supervisor
Room section mempunyai tanggung jawab untuk menjaga dan kebersihan, kerapihan, kelengkapan kamar – kamar tamu.
Adapun Tugas Room supervisor menurut Sri Yayuk Perwani ( 2006 : 17 ) ialah :
a. Melihat dan mengawasi kembali kamar tamu yang di bersihkan oleh room attendant dan melihat apabila ada kekurangan atau kelebihan dari pemberian guest supllies yang dilakukan oleh room attendant untuk segera diberitahukan kepada room attendant yang bertugas pada section tersebut.
b. Room supervisor juga harus menelepon kamar tamu yang menolak pelayanan pembersihan kamar yang di tawarkan oleh room attendant ini berguna agar room attendant dapat mengetahui kapan dapat membersihkannya, floor supervisor juga harus menawarkan handuk bersih dan sabun kepada tamu yang bersangkutan.
Berpedoman pada uraian tugas di atas, dapat kita ambil kesimpulan bahwa seorang room supervisor sangat berperan penting dalam hal menjaga maupun meningkatkan standart yang sudah ditetapkan dan juga harus mampu memberi pembagian tugas serta teknik kerja
untuk mengatasi kendala – kendala yang mungkin terjadi saat bertugas.
Room supervisor membawahi roomboy / maid, supervisor juga harus tahu tugas – tugas apa saja yang di berikan ke room attendant. Adapun tugas roomboy / maid yang diberikan ialah :
- Roomboy / maid harus memiliki trolleynya yang berisi guest supplies dan peralatan serta kelengkapan yang di perlukan dalam membersihkan kamar tamu, perlu di perhatikan bahwa trolley tidak boleh melebihi kapasitas ataupun kurang dari kapasitas karena dapat mengakibatkan barang yang ditata dan di stok di trolley akan cepat kotor, berminyak,selama proses pembersihan. Stok kurang dapat menjadikan pemborosan waktu karena harus kembali ke pantry untuk mengambil barang yang masih kurang.
- Roomboy / maid juga wajib wajib menempatkan roomboy / maid hand caddy di bagian paling atas. Dengan cara ini petugas tidak harus membawa seluruh trolley ke kamar. - Roomboy / maid juga wajib mengikuti aturan
membersihkan kamar yang sistematis agar hasilnya memuaskan, menghemat waktu serta tidak perlu dikerjakan 2 kali, pembersihan harus mengikuti urutan
logis dari masuk ruang tamu hingga seleksi checking dan leaving. Tujuh langkah utama dalam pembersihan adalah masuk ke kamar tamu, memulai tugas – tugas, making the bed, dusting, pembersihan kamar mandi, vacuuming, pengecekan akhir.
Setelah membaca uraian tugas dari roomboy/maid tersebut dapat kita simpulkan bahwa seorang roomboy/maid harus mampu menyiapkan guest supplies sesuai dengan yang dibutuhkan, tidak kurang dan tidak lebih dan juga harus mampu mempertahankan standar kebersihan kamar yang sudah ditetapkan oleh manajemen.
2. Public Area Supervisor
Dalam buku Manajemen Penyelengaraan Hotel, Sony Waposo (1999 : 124) berpendapat “Public area adalah bagian yang mempunyai tanggung jawab menjaga dan memelihara kebersihan, kerapihan, kelengkapan kebutuhan ruangan umum”.
Beberapa tugas public area supervisor menurut Rumekso ( 2001 : 111) menyatakan :
a. Menjaga kerapihan, kebersihan, dan kelengkapan sarana maupun kondisi lingkungan public area.
b. Menjaga pemeliharaan atau perawatan dan kelengkapan kerja. c. Mengkoordinir tugas – tugas kepada bawahannya, untuk
Dari uraian tugas tersebut dapat kita simpulkan bahwa seorang public area supervisor, harus mengecek setiap public area untuk memantau maupun menjaga kerapihan, kebersihan serta kelengkapan sarana sehingga apabila ada kekurangan dapat segera dikordinasikan kepada houseman/maid yang bertugas.
Public area supervisor juga seperti room supervisor, mempunyai bawahan yang bertugas menjalankan pekerjaan yang sudah ditetapkan oleh public area supervisor bawahannya ini disebut houseman/maid. Adapun beberapa tugas houseman/maid ialah sebagai berikut :
- Menjaga kebersihan dan kerapihan di pintu masuk utama dan lobby, hal ini sangat penting karena ini adalah bagian pertama yang akan diperhatikan oleh tamu yang dating ke hotel tersebut. Frekuensi pembersihan pintu masuk utama juga sangat bergantung pada cuaca. Jika musim hujan maka akan menyebabkan pintu masuk harus dibersihkan lebih sering dari biasanya.
- Area front desk, houseman/maid yang mendapat tugas di section ini harus melakukan pembersihan yang teliti karena umumnya front desk penuh dengan ornament dan berbentuk rumit.
- Houseman/maid juga bertugas menjaga kebersihan koridor selain membersihkan karpet dan lantai. Petugas juga harus membersihkan baseboards dan bingkai di
sekitar pintu kamar tamu. Perkakas penerangan juga harus dilap dan lampu yang sudah padam harus diganti. Ventilasi udara dan sprinklers juga harus dilap secara teliti.
- Lift (elevator), pembersihan area lift meliputi sisi – sisi di dekat lantai dimana tanda lecet, goresan – goresan, dan sobekan – sobekan terjadi. Hand railings dan pengontrol lift juga harus digosok untuk menghilangkan bekas jari. - Toilet untuk tamu, toilet umum harus dibersihkan paling
tidak dua kali sehari, pagi dan sore. Pembersihan yang lebih sering akan berguna untuk menjaga kelayakan sanitasi dan tingkat keamaanan.
Tugas houseman/maid ini sangat penting, karena public area ialah tempat dimana para tamu banyak melihat, sehingga para houseman/maid harus mampu bekerja maksimal guna mewujudkan citra baik hotel kepada tamu yang memasuki hotel.
3. Linen Supervisor
Agus Sulastiyono ( 1999 : 124 ) berpendapat bahwa “Linen adalah bagian yang bertanggung jawab atas penyimpanan, penyediaan, kelengkapan, kebersihan, dan kerapihan seluruh jenis – jenis linen yang dibutuhkan untuk keperluan operasional hotel.”
Adapun Tugas dan tanggung jawab linen supervisor menurut Rumekso ( 2001 : 15 ) dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Menjadwalkan pekerjaan yang terorganisir., mengatur jadwal kerja yang sesuai agar tercipta efektifitas pada pekerjaan dan lebih teratur.
2. Mengadakan inventori, seorang linen supervisor harus mengecek dan mengadakan penambahan inventori bila terjadi kekurangan pada linen.
3. Memimpin kerja linenkeeper, yaitu memberikan job description untuk dilakukan oleh linenkeeper
Seorang linen supervisor harus mampu menjadwalkan pekerjaan yang terorganisir, harus mengecek inventori yang ada sehingga tidak terjadi kehabisan barang maupun stock dan juga harus mencatat setiap linen yang keluar maupun masuk sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan barang.
Adapun tugas dan tanggung jawab linenkeeper meliputi :
- Menyiapkan linen di linen trolley untuk masing – masing floor berdasarkan jumlah kamar yang isi dan disesuaikan dengan fasilitas masing – masing kamar.
- Mencatat semua linen yang dikeluarkan dari linen room di dalam buku khusus untuk tiap jenis linen serta jumlahnya masing – masing.
- Menyimpan linen lama yang sudah tidak digunakan di tempat khusus.
- Membuat laporan linen yang hilang, yang dibeli oleh tamu dan yang diberikan kepada tamu sebagai souvenir sehingga linen supervisor dapat menggunakannya dalam laporan penyusutan barang dan kebutuhan akan pengadaan barang baru.
Dari uraian tugas tersebut, dapat disimpulkan linenkeeper harus tetliti dalam menyiapkan linen di trolley untuk masing – masing floor sehingga tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan, linenkeeper juga harus mengecek setiap linen agar dapat mengetahui linen yang hilang maupun rusak untuk dilaporkan kepada supervisor agar diadakan permintaan pembelian barang.
4. Laundry Supervisor
Agustinus Darsono ( 2011 : 125 ) berpendapat “Laundry ialah salah satu bagian di hotel yang bertanggung jawab atas pencucian, baik pencucian pakaian tamu, seragam karyawan maupun linen – linen hotel .”
Adapun beberapa tugas yang dilakukan oleh laundry supervisor menurut Sri Yayuk Perwani ( 2006 : 73 ) ialah :
1. Membuat jadwal kerja yang teratur agar terciptanya efesiensi dan efektifitas dalam pekerjaan.
2. Memfile setiap cucian yang masuk baik dari tamu yang meminta maupun dari hotel itu sendiri.
3. Mengadakan inventori untuk mengetahui bila terjadi kehabisan atau kekurangan barang yang diperlukan laundry section sehingga dapat mengadakan pembelian / pengadaan barang.
4. Memimpin kerja laundry attendant, sehingga sesuai dengan job description yang sudah diberikan.
Laundry supervisor wajib menyatat setiap cucian yang masuk baik dari hotel maupun tamu yang meminta, juga mengadakan inventori untuk mengetahui barang yang diperlukan sehingga dapat mengadakan pembelian.
Laundry attendant, ialah jabatan yang di kepalai oleh seorang laundry supervisor yang melakukan pekerjaan sesuai dengan standard operasioanal prosedur yang sudah ditetapkan. Menurut Agustinus Darsono ( 2011 : 23 ) menguraikan beberapa tugas laundry attendant, yaitu :
a. Mencuci segala linen supplies yang digunakan oleh housekeeping departemen (room section) antara lain sheets, pillow case, blanket, bed skirt, bed pad, bed cover, curtain, dan towel.
b. Mencuci Linen supplies yang digunakan F&B department, seperti table cloth, napkin, place mat, apron, table skirting, green velvet, glass towel, dan kitchen towel.
c. Mencuci uniform milik seluruh karyawan hotel.
d. Menerima cucian baik dari tamu yang menginap maupun tamu yang menginap di hotel lain.
Dari uraian tersebut penulis menyimpulkan laundry attendant harus menyortir setiap cucian yang masuk, baik itu dari dalam hotel maupun dari tamu yang menginap di hotel tersebut.
2.3 Tanggung Jawab Departemen Housekeeping
Menurut Rumekso ( 2006 : 77 ), “Tanggung jawab departemen housekeeping cukup vital, departemen housekeeping harus memberikan pelayanan kepada para tamu, terutama yang menyangkut pelayanan kenyamanan dan kebersihan ruang hotel.” Adapun beberapa tanggung jawabnya menurut Bagyono ( 2008 : 96 ) dapat dilihat sebagi berikut :
- Comfortable (Kenyamanan), Mengatur keadaan kamar serta fasilitas yang ada harus dapat memberikan rasa nyaman dan betah tinggal di kamar.
Contohnya : housekeeping harus dapat mengatur kamar sedemikian menarik dan bagus sehingga dapat menimbulkan rasa nyaman kepada tamu yang menginap.
- Safe (Rasa aman), Housekeeping harus bisa memberikan rasa aman, memberikan keselamatan kepada tamu baik itu untuk tamu itu sendiri maupun barang-barang tamu tersebut selama berada di kamar.
Contohnya : housekeeping harus mampu menjaga kepercayaan tamu, dengan cara tidak mengambil barang – barang milik tamu, sehingga tamu tersebut merasa aman untuk tinggal di hotel tersebut.
- Attractive (Daya tarik), Housekeeping harus mampu mengatur keadaan kamar dengan dekorasi sederhana tetapi menarik
Dapat kita ambil contoh, housekeeping mampu mengatur susunan dekorasi kamar yang menarik, sehingga dapat menciptakan kesan yang sangat menarik dan baik pada saat tamu pertama melihat kamar tersebut.
- Make A Good and Friendly Atmosphere, Housekeeping harus mampu memberikan suasana yang baik dan bersifat kekeluargaan. Menyambut setiap tamu yang datang dengan ramah dan kekeluargaan, biarkan tamu merasa santai sehingga tamu merasa seperti di rumah sendiri.
Contohnya, terhadap tamu yang kita bisa menyapa tamu tersebut dengan bertanya hal – hal atu kesan – kesan terhadap hotel dengan ramah sehingga menciptakan suasana yang santai.
- Hospitality (Ramah Tamah), Petugas housekeeping harus bersifat sopan santun dan ramah tamah, baik kepada tamu maupun kepada sesama karyawan dan atasan.
- Responsibility (Tanggung Jawab), Dalam pelaksanaan tugas setiap harinya, petugas housekeeping harus mampu melaksanakan tugasnya dengan penuh tanggung jawab.
- Coorperation (Kerjasama), Dalam pelaksanaan tugas harus bisa terjalin kerjasama yang baik antara departemen yang satu dengan departemen yang lainnya sehingga tugas yang akan dikerjakan berjalan dengan lancar dan sinkronisasi tujuan perusahaan dapat dicapai dengan semaksimal mungkin.
Dari uraian – uraian tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa Departemen Housekeeping harus bisa memberikan rasa kenyamanan, rasa keamanan, mengatur daya tarik kamar dan menciptakan suasana yang ramah dan bersahabat sehingga tamu yang dating ke hotel tersebut tidak merasa takut maupun asing dengan suasana hotel tersebut.
2.4 Peranan Manajemen dalam Operasional Housekeeping pada
Occupancy Hotel.
“Manajemen ialah suatu perencanaan yang dibuat untuk menciptakan suasana kerja yang efektif dan efesien sehingga tidak terjadi kesalahan dalam menetapkan karyawan sesuai dengan kemampuannya.” ( Bagyono ; 2006 : 20 )
Manajemen juga berperan dalam housekeeping guna menciptakan efektifitas dan efisensi kerja. Hal ini dapat dilihat sebagai berikut :
2.4.1 Peranan dari sisi Manajemen Hotel.
1. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu
- General cleaning, contohnya dengan melakukan general cleaning dengan terjadwal seperti sebulan sekali.
- Decoration, maembuat dekorasi yang menarik sehingga tamu dapat penasaran dan merasa tertarik untuk tinggal di hotel tersebut.
2. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
3. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
4. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standar Hotel. Contohnya, manajemen mencari barang yang akan digunakan sesuai standard tapi dengan harga yang lebih murah.
5. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.
6. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.
7. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalam usaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan departemen housekeeping. 8. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja
9. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.
10. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.
11. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personal di departemen .
12. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, contohnya, manajemen membangun suasana yang sehat sehingga semua karywan dapat bekerja sama dengan baik.
13. Menghadiri rapat manajemen.
Dari uraian – uraian tersebut penulis menyimpulkan, peranan dalam sisi manajemen ialah sangat penting, untuk memberikan pelatihan secara rutin kepada karyawan agar tetap berkompeten, menciptakan suasana kerja yang baik dan teratur, serta menetapkan standar yang akan digunakan oleh hotel tersebut sehingga dapat mempertahankan kualitas hotel tersebut.
Manajemen juga memiliki peranan dari sisi operasional, yaitu peranan dalam menciptakan cara kerja dan penempatan karyawan sehingga dapat terciptanya hasil yang maksimal.
Agustinus Darsono ( 2011 : 55 ) dalam bukunya Housekeeping Hotel, Peranan manajemen dalam sisi operasional housekeeping dapat dilihat sebagai berikut :
2.4.2 Peranan Dari Sisi Operasional.
1. Mengkoordinir bidang kerja seluruh staf housekeeping. Disini manajemen harus mampu mengkoordinir kerja seluruh staff sehingga staff yang sudah ditempatkan di bagiannya dapat melakukan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan job descriptionnya.
2. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.Contohnya, manajemen mengadakan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh housekeeping lalu manajemen harus mengawasi dalam perawatan setiap barang yang sudah dibeli
3. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.
4. Mengontrol semua barang yang dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang ada.Contoh, apabila ada barang yang dikirim itu semua harus sesuai dengan standard yang sudah ditetapkan manajemen sehingga manajemen wajib mengecek barang tersebut sesuai standard apa tidak. 5. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang
kebutuhan di departemen houskeeping.
Dalam bidang operasional, penulis menyimpulkan peranan manajemen juga sangat penting untuk mengkoordinir petugas untuk bekerja sesuai bidangnya, menyediakan kebutuhan housekeeping, mengadakan inspeksi di semua lingkungan
hotel agar dapat memastikan bahwa tugas yang diberikan kepada karyawan dilakukan dengan baik dan benar.
2.4.3 Upaya – Upaya Untuk Meningkatkan Occupancy.
Manajemen juga berperan dalam upaya peningkatan occupancy hotel. Menurut Agus Sulastiyono ( 1999 : 270 ), upaya – upaya yang dilakukan manajemen ini dapat dilihat sebagai berikut :
- Manajemen harus mampu memuaskan kebutuhan, keinginan dan tujuan – tujuan tamu dengan cara menghilangkan atau memperkecil kesenjangan antara apa yang didapatkan oleh tamu dengan apa yang sebenarnya dikehendaki tamu.
- Mengembangkan program – program komunikasi untuk menginformasikan kepada calon konsumen tentang pelayanan dan meningkatkan penggunaannya.
- Manajemen harus melakukan dekorasi yang menarik secara berkala ataupun mempertahankan keuinikan dari hotel tersebut sehingga tamu merasa tertarik dan ingin dating lagi.
- Manajemen melakukan hubungan dengan tamu ataupun masyarakat untuk meningkatkan hubungan baik antara pihak hotel dengan tamu sehingga tamu merasa nyaman dan ingin kembali lagi.
- Manajemen melakukan program khusus seperti membuat promosi dalam paket – paket tertentu sehingga dapat menarik pengunjung.
Dari uraian – uraian tersebut penulis dapat menyimpulkan bahwa upaya manajemen dalam melakukan penigkatan occupancy dapat dilakukan dengan berbagai tidak hanya dalam satu bidang saja tetapi mencakup keseluruhan. Dan manajemen harus mengetahui selera masyarakat sehingga dapat membuat program – program maupun melakukan atau mempertahankan keunikan hotel tersebut.
