ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEGAWAI
“ SMP NEGERI 1 SAWANGAN”
MAGELANG
Naskah Publikasi
Disusun Oleh :
Anggit Septiana K
06.12.1830
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA dan KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
ANALYZE AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM EMPLOYEES “SAWANGAN 1 JUNIOR HIGH SCHOOL”
MAGELANG
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEGAWAI “ SMP NEGERI 1 SAWANGAN”
MAGELANG
Anggit Septiana K
06.12.1830
Jurusan S1 Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The improvement of computer science nowadays has a great transformation rapidly.
So it brings dynamically change in every sector. This improvement help human needs to maintain self personal data to be an information with simply fast and accurate. So it help people to processing task better.Concisely, this paper contains about developing information system with devise application for employer data processing as a media data processing which used in order to make work fast and accurate. In this case SMPN 1 Sawangan has non computerized processing data, so it takes long term process to seeking data because the quantity data amount which is not computerized. Therefore it requires to conversion the way of employer data processing into a system. The developing program application employer processing data system help facilitate in data recording.Facilitate user for data searching when it needed. Minimalist expenditure and decrease the possibility of fault causing by non effective data recording process.
Application system employer data processing program of SMPN 1 Sawangan built with computer software based Windows using Microsoft visual basic and Microsoft SQL Server 2000.
1. Pendahuluan
Kemajuan teknologi terutama di bidang teknologi informasi berkembang pesat secara bertahap kearah yang lebih maju dari waktu ke waktu, berbagai sarana dan prasarana yang ada dan ditunjang dengan berbagai penemuan-penemuan ilmiah penunjang teknologi informasi, maka semakin meningkat pula kemudahan dan fasilitas sebagai pendukung manusia, baik dalam menyelesaikan tugas-tugasnya maupun dalam mencari informasi-informasi secara cepat dan efektif. Berdasarkan uraian tersebut maka penulis sebagai Mahasiswa pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta akan mengadakan penelitian dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pegawai SMP Negeri 1 Sawangan Magelang”
dengan harapan pemanfaatan teknologi informasi bisa lebih optimal dan efektif terutama dibidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi yang nantinya dapat membantu pengolahan data yang lebih kompleks sehingga informasi yang dihasilkan dapat mendukung pihak SMPN 1 Sawangan Magelang dalam pengambilan keputusan.
2. Dasar Teori
2.1. Pengenalan Sistem Informasi
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang.1
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu: a. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan, informasi harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat pada waktunya (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan (relevance)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.“2
2.4. Konsep Pemodelan Sistem
2.4.1 Analisis Sistem 2.4.2 Perancangan Sistem 2.4.3 Teori Flowchart
2.4.4 Data Flow Diagram (DFD)
2.5. Konsep Dasar Sistem Basis Data
Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang yang berbeda, seperti:
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang ti dak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam madia penyimpanan elektronik.
2.6. Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.6.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MS-Windows. Visual Basic dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal. Kemampuannya dapat merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya yang berbasis MS-Windows. Kemampuan Visual Basic secara umum adalah menyediakan komponen-komponen yang
2
Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek
memungkinkan untuk membuat program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan cara kerja Microsoft Windows.
2.6.2 Database Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 merupakan program aplikasi database untuk client/server. Program ini dapat beroprasi pada berbagai sistem operasi, mulai dari windows 9x, windows 2000 dengan bermacam-macam versinya dan juga windows NT. Masing-masing sistem operasi itu untuk menjalankan aplikasi SQL server 2000 menyediakan dukungan bermacam-macam, yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Selama beroprasi, SQL Server ini mengolah database, SQL Server di dalam berhubungan dengan user akan dikelola oleh seseorang yang disebut DatabaseAdministrator.
3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum
3.1.1 Sejarah Berdirinya SMPN 1 Sawangan Magelang
SMP Negeri 1 Sawangan adalah SMP Pemerintah Daerah (Pemda). Kemudian meningkat menjadi SMP Persiapan sebelum menjadi SMP Negeri pada 1 April 1978. Berkembang dari tahun ke tahun SMP Negeri 1 Sawangan terus mengadakan perbaikan dan peningkatan di berbagai aspek, dengan luas tanah 7790 m2 dan luas bangunan 2095 m2 pada tahun 2008 SMP Negeri 1 Sawangan layak menjadi Sekolah Standar Nasional. Memiliki 18 ruang kelas dengan jumlah siswa 605 pada tahun pelajaran 2010/2011 ini. SMP N 1 Sawangan berlokasi di Jl.Mawardi-Sawangan kab.Magelang 56481, merupakan salah satu sekolah menengah tingkat pertama yang berada di kabupaten Magelang Jawa Tengah. Dengan no identitas sekolah SMP Negeri 1 Sawangan Magelang : 201030807003. Dan yang menjabat sebagai kepala sekolah sekarang adalah Bpk. Wahid S., S. Pd.
3.1.2 Visi dan Misi
SMP N 1 Sawangan mempunyai visi dan misi dan nilai yang ingin dicapai. Adapun visi dari SMP N 1 Sawangan adalah :
“Mewujudkan siswa-siswi SMP N 1 Sawangan Magelang Santun Dalam Perilaku, Unggul Dalam Prestasi”
Untuk mewujudkan visi tersebut maka dari SMP N 1 Sawangan menetapkan beberapa misi yaitu
Mengembangkan nilai-nilai luhur budaya bangsa dalam berperilaku.
Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan yang efektif untuk menghasilkan peserta didik yang bermutu.
Meningkatkan profesionalisme warga sekolah sebagai bekal dalam berkarya.
Mengembangkan minat bakat peserta didik secara optimal.
3.2 Analisis Sistem
3.2.1 Identifikasi Masalah
Untuk membuat sistem yang tepat maka telah dilakukan analisa terhadap sistem lama dan di dapatkan bahwa masalah-masalah yang sering muncul dalam pengolahan data guru dan pegawai SMP Negeri 1 Sawangan Magelang adalah pembuatan laporan-laporan sangat lama, pengelolaan data yang masih dilakukan secara manual dengan cara mencatat ke dalam sebuah arsip membuat para pegawainya kesulitan jika sewaktu-waktu membutuhkan data seorang pegawai atau guru.
3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem
Untuk memastikan suatu sistem layak atau tidak maka diperlukan analisis PIECES :
3.2.2.1 Analisis Kerja Sistem (Performance)
Kinerja adalah kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja dapat diukur dari Throughput dan Respose Time. Throughtput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan saat waktu tertentu. Response Time adalah rata-rata waktu tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan di tambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut dengan melihat berapa lama waktu yang diperlukan oleh pegawai dalam melakukan pekerjaan yang dapat dikatakan efektifitas. Dengan menggunakan sistem yang lama atau manual sistem, dalam penyelesaian laporan membutuhkan waktu 10 menit, jumlah pekerjaan lebih dari satu orang.
3.2.2.2 Analisis Informasi (Information)
Sistem kepegawaian di SMP Negeri 1 Sawangan Magelang yang masih menggunakan sistem manual dalam menyajikan informasi memiliki beberapa masalah, diantaranya adalah :
a. Adanya pengulangan di dalam pencatatan data.
b. Pemasukan data tidak dapat diproses dengan cepat karena data yang diolah cukup banyak sehingga terjadi kesalahan dalam pemasukan data.
Beberapa masalah diatas menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualitas. Maka perlu pengembangan sistem informasi yang dapat mengatasi masalah di atas. Diharapkan sistem yang akan dibuat mampu menyelesaikan data yang diinputkan dan diharapkan dapat membantu setiap bagian dan pimpinan dalam mengambil keputusan atau merencanakan langkah-langkah berikutnya.
3.2.2.3 Analisis Ekonomi (Economic)
Pada sistem lama, proses penyimpanan data mengenai guru dan karyawan dilakukan secara manual sangatlah tidak efektif dan tempat yang cukup luas dalam proses penyimpanan sehingga memerlukan dokumen, file arsip, dan rak serta almari-almari untuk penyimpanan. Secara ekonomis SMP N 1 Sawangan membutuhkan biaya operasional yang tidak sedikit seperti biaya membeli peralatan tulis, buku laporan, tempat arsip, dan sebagainya.
3.2.2.4 Analisis Pengendalian (Control)
Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan
keberadaannya untuk menjamin keamanan data dan informasi. Sistem informasi yang masih manual dengan pengarsipan data menggunakan file-file berkas akan mempersulit dalam mengontrol dimana data-data itu di arsipkan. Karena terkadang ada file yang tercampur dengan file lain. Selain itu juga karena disimpan di lemari dapat dibuka oleh siapa saja, sehingga menimbulkan kekhawatiran ada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab yang memanfaatkan data-data tersebut.
3.2.2.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan seefisien mungkin dengan pemborosan yang paling minimal. Sistem Kepegawaian yang sedang berjalan masih menggunakan sistem manual, tidak dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan kemampuan manusia cukup terbatas, sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan pada kemampuan manusia. Hal ini dapat mengakibatkan kelelahan dan kesalahan. Untuk itu diharapkan sistem yang akan dibuat nantinya dapat mengurangi beban manusia agar pekerjaanya lebih mudah dengan hasil kerja yang sesuai dengan kebutuhan.
3.2.2.6 Analisis Pelayanan (Service)
Dalam suatu organisasi peningkatan pelayanan dan kepuasan karyawan merupakan suatu tujuan yang penting. Pada SMP N 1 Sawangan pelayanan yang diberikan pada karyawan khususnya pada proses penggajian dinilai kurang maksimal. Hal itu dikarenakan masi ada kekurangan-kekurangan dalam proses pencarian dan perubahan data pegawai yang ada hubungannya dengan proses sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan dalam penyampaian laporan.
3.2.3 Analisis Kebutuhan Sistem
3.2.3.1 Kebutuhan Perangkat Keras 1. Server
1. Processor E5200 2. RAM 1024MB PC-6400
3. Standart Mouse, Keyboard, VGA, Display (monitor atau LCD)
2. Client
1. Processor celeron E420 2. RAM 256MB
3. Standart Mouse, Keyboard, VGA, Display (monitor atau LCD) Spesifikasi diatas adalah spesifikasi minimum. Penentuan spesifikasi diatas disesuaikan dengan budget yang disediakan oleh pihak instansi dan kebutuhan berjalannya system.
3.2.3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang diperlukan dalam pembuatan sistem dan pemrosesan data dari sistem yang diusulkan adalah :
a. Microsoft Windows XP sebagai sistem operasi. b. Microsoft Visual Basic 6.0 untuk Develop Program c. Microsoft SQL 2000 sebagai Data Storage.
3.2.3.3 Kebutuhan Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting untuk sistem informasi karyawan di SMP N 1 Sawangan Magelang karena informasi yang baik akan mendukung kinerja yang baik pula. Dalam suatu sekolah dibutuhkan laporan-laporan yang berhubungan dengan kelancaran hal-hal yang dapat mendorong terciptanya peningkatan kinerja para pegawai dalam melakukan pengolahan data. Kebutuhan informasi yang akan dihasilkan merupakan informasi mengenai Laporan statistik jenis pegawai, laporan data guru, slip gaji, laporan gaji, laporan tunjangan dan potongan.
3.2.3.4 Kebutuhan Pengguna (user)
User merupakan orang yang terlibat dalam pembuatan laporan aplikasi pelayanan sistem informasi pegawai. Dalam pengoperasian program yang akan dibuat nanti akan memerlukan sejumlah orang yang terllibat dalam pembuatan sistem ini antara lain :
a. Adminstrator, pada administrator diperlukan 1 orang saja. b. Programmer dan user
3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem
3.2.4.1 Kelayakan Teknologi
Sistem ini secara teknologi sangat layak karena ketersediaan teknologi yang ada sangat memadai dan mudah untuk didapatkan. Demikian juga dengan teknologi komputer, pemakaian teknologi komputer dalam berbagai bentuk dapat menunjang kinerja yang handal, cepat dan akurat. Untuk itu sangat tepat apabila teknologi komputer digunakan untuk penerapan dan pengembangan sistem yang baru untuk mencapai hasil yang lebih baik dengan ditunjang SDM lulusan perguruan tinggi.
3.2.4.2 Kelayakan Hukum
Secara hukum, sistem ini telah memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku dikarenakan sistem ini menggunakan perangkat lunak legal. Dalam pembelian software Sistem Operasi Windows XP Home SP2 serta Microsoft SQL Server 2000. Dengan demikian apabila ditinjau dari segi kelayakan hukum maka penerapan dan pengembangan sistem ini layak untuk digunakan.
3.2.4.3 Kelayakan Operasional
Kesimpulannya adalah sistem dapat dikatakan layak untuk diterapkan karena sumber daya manusia sudah tersedia di sekolah tersebut.
3.2.4.4 Kelayakan Ekonomi
Secara ekonomi sistem ini tidak akan menimbulkan kerugian karena biaya dasar tidak lebih besar dari manfaat dan keuntungan yang diperoleh. Dalam proses analisis kelayakan ekonomi diperlukan dua komponen utama, yaitu komponen biaya dan manfaat, serta teknik penilaiannya disebut Analisis Biaya dan Manfaat. Apabila dilihat dari manfaatnya yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan, tingkat efisiensi tinggi dan efektifitas maksimal, hal ini menunjukkan sistem yang akan dikembangkan cukup menguntungkan.
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahap persiapan dan rancangan secara rinci terhadap system baru yang akan diterapkan.
3.3.1 Perancangan Model 3.3.1.1 Flowchart
Flowchart yang disulkan :
3.3.1.2 Data Flow Diagram (DFD)
3.3.2 Perancangan Basis Data
Adapun struktur database yang digunakan pada sistem ini dapat dilihat secara lengkap sebagai berikut :
a. Struktur Tabel Admin
Tabel ini digunakan untuk login admin username sebagai primary key
Field Tipe data Length
Username (PK) Varchar 50
Password Varchar 50
b. Struktur Tabel Pegawai
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data guru nip sebagai primary key
Field Tipe Data Length
kd_pegawai (PK) Varchar 50
nama Varchar 50
id_jabatan(FK) Integer 4
Gambar 3.4 Data Flow Diagram (DFD)
Tabel 3.9 Struktur Tabel Admin
id_golongan(FK) Integer 4 tempat_lahir Varchar 50 tanggal_lahir Date 8 jenis_kelamin Char 1 alamat Varchar 255 tlep numeric 12 agama varchar 10 status varchar 50
c. Struktur Tabel Gaji
Tabel ini untuk menyimpan data gaji pokok untuk tiap periode. Id_Gaji sebagai Primary key
Field Tipe Data Length
id_gaji(PK) Integer 4 kd_pegawai(FK) Varchar 50 bulan Integer 4 tahun Numeric 4 nilai Integer 11
d. Struktur Tabel Potongan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data potongan gaji pada suatu periode.
Id_Potongan sebagai Primary Key
Field Tipe Data Length
id_potongan (PK) Integer 4
nama Varchar 50
nilai Integer 11
Tabel 3.11 Struktur Tabel Gaji
e. Struktur Tabel Tunjangan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data tunjangan gaji pada suatu periode.
Id_Tunjangan sebagai Primary Key
Field Tipe Data Length
id_tunjangan(PK) Integer 4
nama Varchar 50
nilai Integer 4
f. Struktur Tabel Jabatan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data jabatan pada suatu periode.
Id_Jabatan sebagai Primary Key
Field Tipe Data Length
id_jabatan(PK) Integer 4
nama_jabatan Varchar 50
g. Struktur Tabel Golongan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data id_golongan pada suatu periode.
Id_Golongan sebagai Primary Key
Field Tipe Data Length
id_golongan(PK) Integer 4
nama_golongan Varchar 50
h. Struktur Tabel Gaji_Potongan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data potongan gaji pada suatu periode gaji.
Tabel 3.13 Struktur Tabel Tunjangan
Tabel 3.14 Struktur Tabel Jabatan
Field Tipe Data Length
id_gaji (FK) Integer 4
id_potongan(FK) Integer 4
i. Struktur Tabel Gaji_Tunjangan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data potongan gaji pada suatu periode gaji.
Field Tipe Data Length
id_gaji(FK) Integer 4
id_tunjangan(FK) Integer 4
4. Implementasi Sistem
Setelah sistem selesai dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan dipilih, saatnya sistem untuk diimplementasikan. Tahap Implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem yang baru supaya siap untuk dioperasikan. Tujuan implementasi sistem adalah untuk menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
Manual Program :
a. Login Operator
Tabel 3.16 Struktur Tabel Gaji_Potongan
Tabel 3.17 Struktur Tabel Gaji_Tunjangan
b. Form Master Pegawai
Form ini untuk menginputkan data pegawai
c. Laporan Data Pegawai
Form ini digunakan untuk laporan pegawai.
Gambar 4.17 Tampilan Form Master Data pegawai
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Selama penulis melakukan penelitian di SMP N 1 Sawangan Magelang hingga dalam perancangan sistem, maka penulis dapat menarik kesimpulan :
1. Pengolahan data dengan menggunakan komputer dapat meringankan pekerjaan, lebih efektif dan efisien karena dapat mempersingkat waktu kerja dan mendapatkan hasil yang akurat.
2. Penggunaan perangkat komputer yang baik mendapatkan hasil yang lebih maksimal dan dapat mempersingkat waktu dalam pengoperasian program. 3. Sistem yang diberikan penulis sudah layak dipakai meskipun masih sederhana
tetapi dapat meningkatkan kinerja pegawai SMP Negeri 1 Sawangan Magelang.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penyusun memberikan saran-saran kepada instansi sebagai berikut:
1. Adanya sistem baru ini diharapkan pemakai memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar segera dicari permasalahannya untuk perhatian. 2. Instansi perlu memperhatikan pelatihan personil pada karyawan yang akan
langsung berhubungan dengan sistem baru.
3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem informasi yang digunakan oleh instansi harus selalu menganalisis apakah sistem ini masih layak digunakan atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem untuk masa datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang lebih baik dan menguntungkan.
4. Perancangan sistem informasi pegawai yang penulis ajukan pada laporan ini hendaknya dapat dipakai sebagai acuan untuk dikembangkan menjadi sistem yang baru yang lebih efektif dan efisien, serta mendukung informasi yang diperlukan instansi.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999.
Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005
Hanif Al Fatta,M.Kom. Analisis & Perancangan Sistem Informasi ntuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi Offset, 2007.
Linda Marlina, Sistem Basis Data, Penerbit ANDI Yogyakarta, 2004.
Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen, Seri Manajemen, PT. Prenhallindo, Jakarta, 1995.
http://www.tabloidpcplus.com, 10 November 2011
