65 4.1. Analisa Kebutuhan Software
Analisis kebutuhan merupakan langkah awal untuk menentukan gambaran perangkat yang akan dihasilkan ketika pengembang melaksanakan sebuah proyek pembuatan software. Software yang baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna sangat tergantung pada keberhasilan dalam melakukan analisis kebutuhan. Untuk proyek-proyek software yang besar, analisis kebutuhan dilaksanakan setelah aktivitas sistem information engineering dan software project planning.
Analisa kebutuhan yang baik belum tentu menghasilkan software yang baik, tetapi analisa kebutuhan yang tidak tepat menghasilkan perangkat yang tidak berguna. Mengetahui adanya kesalahan pada analisis kebutuhan pada tahap awal memang jauh lebih baik, tapi kesalahan analisis kebutuhan yang diketahui ketika sudah memasuki penulisan kode atau pengujian, bahkan hampir masuk dalam tahap penyelesaian merupakan malapetaka besar bagi pembuat software. Biaya dan waktu yang diperlukan akan menjadi sia-sia.
Ada tiga faktor yang harus dipenuhi ketika melakukan analisis kebutuhan ini, yaitu lengkap, detail, dan benar. Lengkap artinya semua yang diharapkan oleh klien telah didapatkan oleh pihak yang melakukan analisis.
Detail maksudnya adalah berhasil mengumpulkan informasi yang terperinci.Semua data dari analisis kebutuhan ini haruslah benar, sesuai apa yang dimaksud oleh klien, bukan benar menurut apa yang dipikirkan oleh pihak analisis.
4.1. 1. Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan meliputi tahapan analisa kebutuhan fungsionalitas dari masing-masing pengguna langsung terhadap sistem unfirmasi pengeluaran kas kecil pada PT. Sagara Harta Indo.
A. Kasir
A. 1. Kasir berhak melakukan login pada form login.
A. 2. Kasir berhak untuk mengelola data pengajuan kas kecil. A. 3. Kasir berhak mengelola jurnal.
A. 4. Kasir berhak untuk mengelola laporan.
A. 5. Kasir berhak untuk mengubah kata sandi. B. Manager Accounting
A. 1. Manager Accounting berhak melakukan login pada form login.
A. 2. Manager Accounting berhak untuk mengakses jurnal.
A. 3. Manager Accounting berhak untuk megelola laporan.
Use Case Diagram pada rancangan sistem usulan yang dihasilkan adalah sebagai berikut :
Gambar IV.1
Use Case Diagram Usulan Definisi Aktor pada menu Usecase Diagram
Tabel IV.1
Definisi Aktor pada Menu Use Case Diagram
No Aktor Deskripsi
1 Kasir Kasir merupakan orang yang bertanggung jawab untuk mengelola pengajuan kas kecil, jurnal dan membuat laporan.
2 Manager Accounting Merupakanorang yang bertanggung jawab
melakukan pengawasan terhadap pengajuan kas kecil,pembuatan jurnal dan laporan keuangan.
Definisi menu Use Case Diagram
Tabel IV.2
Definis Menu Use Case Diagram
No Use Case Deskripsi
1 Login Merupakan proses yang pertama kali dilakukan agar pengguna dapat mengakses aplikasi.
2 Logout Merupakan proses untukkeluar dari program utama.
3 Mengelola pengajuan kas kecil
Merupakan proses yang dilakukan oleh kasir untuk mengelola pengajuan pengeluaran kas kecil yang diminta oleh departemen. 4 Menambah Pengajuan Merupakan proses untuk
menambah pengajuan kas kecil. 5 Mengubah Pengajuan merupakan proses untuk mengubah
pengajuan kas kecil.
6 Menghapus Pengajuan Merupakan proses untuk menghapus pengajuan kas kecil 7 Mencari Pengajuan Merupakan proses untuk mencari
pengajuan kas kecil.
8 Melihat Pengajuan Merupakan proses untuk melihat pengajuan kas kecil.
9 Mengelola Jurnal Merupakan proese untuk mengelola jurnal berupa jurnal umun dan khusus.
10 Mengelola jurnal umum Merupakan proses mengelola jurnal umum dari transaksi yang telah dilakukan.
11 Mengelola Jurnal Khusus Merupakn proses mengelola jurnal khusus dari transaksi yang telah dilakukan.
12 Membuat Laporan Merupakan proses untuk membuat laporan per periode setiap akhir bulan.
13 Membuat Laporan Kas Keluar Merupakan Proses untuk membuat laporan kas keluar per periode. 14 Mengubah Kata Sandi Merupakan proses untuk mengubah
sistem.
15 Mengakses Kas Kecil Merupakan proses untuk melihat pengeluaran kas kecil pada sistem. 16 Mengakses Jurnal Merupakan proses untuk melihat
jurnal umum dan khusus pada sistem.
17 Mengelola Akun Merupakan proses untuk mengelola data akun meliputi menambah akun, mengubah akun, menghapus akun, mencari akun dan melihat akun.
18 Menambah Akun Merupakan proses untuk menambah akun.
19 Menghapus akun Merupakan proses untuk menghapus akun.
20 Mencari akun Merupakan proses untuk mencari akun.
21 Mengubah akun Merupakan proses untuk mengubah akun.
22 Melihat akun Merupakan proses untuk melihat akun.
4.1.3. Activity Diagram
Activity Diagram sistem pengeluaran dana kas kecil yang diusulkan di PT Sagara Harta Indo adalah sebagai berikut :
1. Activity Diagram Menu Login
Gambar IV.2
Gambar IV.3
3. Activity Diagram Mengelola Jurnal
Gambar IV.4
4. Activity Diagram Membuat Laporan
Gambar IV.5
Activity Diagram Mengelola Laporan
5. Activity Diagram mengubah kata sandi
Gambar IV.6
4.2. Desain
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) untuk sistem pengeluarn dana
kas kecil yang diusulkan di PT Sagara Harta Indo adalah sebagai berikut :
Gambar IV.7
4.2.2. Logical Record Structure (LRS)
Logical Record Structural (LRS) untuk sistem pengeluaran dana
kas kecil yang diusulkan di PT Sagara Harta Indo adalah sebagai berikut:
Gambar IV.8
4.2.3. Spesifikasi File 1. Sesifikasi File User
Nama DataBase : pengeluaran Nama File : User Akronim : User.myd Tipe File : File User Akses File : Random Panjang Record : 93 byte
Field Key : Username
Software : MySQL
Tabel IV.3
Tabel Spesifikasi File User
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Username Username varchar 20 Primary Key
2 Nama Lengkap Nama_leng kap
varchar 35 3 Katasandi Kata_sandi Int 35 4 Level Level varchar 3
2. Sesifikasi File Pengajuan Kas Kecil Nama DataBase : pengeluaran
Nama File : Pengajuan Kas Kecil Akronim : Pengajuan Kas Kecil.myd Tipe File : File Pengajuan Kas Kecil Akses File : Random
Panjang Record : 280 byte
Field Key : No_Pengajuan
Software : MySQL
Tabel IV.4
Tabel Spesifikasi File Pengajuan Kas Kecil
No. Elemen Data Akronim Tipe Panja ng
Keterangan 1 No Pengajuan No_pengajuan Char 8 Primary Key 2 Tanggal
Pengajuan
Tanggal_peng ajuan
Date
3 Departemen Departemen Varchar 12 4 Jumlah
pengajuan
Jumlah_penga juan
Double 5 Keterangan Keterangan Varchar 225 6 Yang
mengajukan
Yang_mengaj ukan
Varchar 35
3. Spesifikasi File Akun
Nama DataBase : Pengeluaran Nama File : Akun Akronim : akun.myd Tipe File : File Akun Akses File : Random Panjang Record : 41
Field Key : Kode_akun
Tabel IV.5
Tabel Spesifikasi File Akun No. Elemen Data Akronim Tipe Panja
ng
Keterangan 1 Kode Akun Kode_Akun Char 5 Primary Key 2 Nama Akun Nama_akun Varchar 20
3 Jenis akun Jenis_akun Varchar 10 4 Saldo normal Saldo_normal Varchar 6
4. Spesifikasi File Jurnal
Nama DataBase : Pengeluaran Nama File : Jurnal Akronim : Jurnal.myd Tipe File : File Jurnal Akses File : Random Panjang Record : 116
Field Key : No_referensi
Software : MySQL
Tabel IV.6
Tabel Spesifikasi Jurnal
No. Elemen Data Akronim Tipe Panj ang
Keterangan 1 No referensi No_referensi Char 8 Primary Key 2 Tanggal Jurnal Tanggal_Jurnal Date
5. Spesifikasi File Jurnal Detail
Nama DataBase : Pengeluaran Nama File : Jurnal Detail Akronim : Jurnal_Detail.myd Tipe File : File Jurnal Detail
Akses File : Random
Panjang Record : 13
Field Key : No_referensi
Software : MySQL
Tabel IV.7
Tabel Spesifikasi File Jurnal Detail No. Elemen Data Akronim Tipe Panj
ang
Keterangan 1 No referensi No_referensi Char 8 Primary Key 2 Kode akun Kode_Akun Char 5
3 Debet Debet Double
4 Keterangan Keterangan Double
6. Spesifikasi File Jurnal Khusus Nama DataBase : Pengeluaran Nama File : Jurnal Detail Akronim : Jurnal_Detail.myd Tipe File : File Jurnal Detail Akses File : Random
Field Key : No_referensi
Software : MySQL
Tabel IV.8
Tabel Spesifikasi Jurnal Khusus No. Elemen Data Akronim Tipe Panj
ang
Keterangan 1 No referensi No_referensi Char 8 Primary Key 2 Kode akun Kode_Akun Char 5
3 Debet Debet Double
4 Keterangan Keterangan Double
4.2.4. Spesifikasi Dokumen Masukan Usulan
a. Nama Dokumen Masukan : Form pengajuan dana kas kecil
Fungsi : Sebagai data awal pengajuan dana kas kecil
Sumber : Kasir
Tujuan : Manager Accounting Media : Kertas
Frekuensi : Setiap hari Format : Lampiran C-1
4.2.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran Usulan
a. Nama Dokumen Keluaran : Laporan Pengeluaran Kas
Fungsi : Menampilkan laporan pengeluaran kas kecil
Sumber : Kasir
Tujuan : Manager Accounting
Format : Lampiran D-1
b. Nama Dokumen Keluaran : Laporan Jurnal Khusus
Fungsi : Menampilkan laporan jurnal khusus pengeluaran dana kas kecil
Sumber : Kasir
Tujuan : Manager Accounting
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap satu periode
Format : Lampiran D-2
4.2.6. Software Architecture
1. Deployment DiagramPengeluaran Kas Kecil
Gambar IV. 9
2. Class Diagram Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.10
3. Sequence Diagram Pengeluaran Kas Kecil a. Sequence Diagram Tambah Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.11
b. Sequence Diagram Ubah Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.12
c. Sequence Diagram Hapus Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.13
d. Sequence Diagram Cari Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.14
4.2. 1. User Interface
1. Desain Menu Login Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil Di Pt Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Login terdapat kolom untuk mengisi Username, Password dan Login sebagai (Pengguna) juga tombol Login dan Batal.
Gambar IV.15 Tampilan Menu Login
2. Desain Menu Utama Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil di Pt Sagara Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Utama ini terdapat menu pilihan untuk masuk ke Menu Master, Transaksi, Laporan dan Peralatan.
Gambar IV. 16 Tampilan Menu Utama
3. Desain Menu User pada Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil di PT Sagra Harta Indo. Pada desain Menu User terdapat kolom untuk mengisi Username, Nama Lengkap, Kata Sandi dan Level. Juga ada tombol pilihan Tambah, Ubah, Hapus dan Tutup.
Gambar IV. 17
4. Desain Menu Pengajuan Kas Kecil Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil di PT Sagara harta Indo. Pada desain Menu Pengajuan Kas Kecil terdapat kolom untuk mengisi No Pengajuan, Tanggal Pengajuan, Departemen, Jumlah Pengajuan, Keterangan dan Yang Mengajukan. Juga ada pilihan untuk Tambah, Ubah, Hapus dan Tutup.
5. Desain Menu Master Akun Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil di PT Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Master Akun terdapat Kode Akun, Nama Akun, Jenis Akun dan Saldo Normal. Juga ada pilihan untuk Tambah, Ubah, Hapus dan Tutup.
Gambar IV. 19
6. Desain Menu Jurnal Umum Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil di PT Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Jurnal Umum terdapat kolom No Referensi, Tanggal Jurnal, No Butki, dan Keterangan. Juga ada pilihan Tambah, Batal dan Tutup. Serta terdapat tabel Kode Akun, Debet dan Kredit.
Gambar IV. 20
7. Desain Menu Jurnal Khusus Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil di PT Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Jurnal Khusus terdapat kolom No Referensi, Tanggal Jurnal, No Butki, dan Keterangan. Juga ada pilihan Tambah, Batal dan Tutup. Serta terdapat tabel Kode Akun, Debet dan Kredit.
Tampilan Menu Jurnal Khusus
8. Desain Menu Laporan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil di PT Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Laporan terdapat kolom Periode Awal, Periode Akhir dan Laporan. Serta ada pilihan tombol cetak dan batal.
Gambar IV. 22 Tampilan Menu Laporan
9. Desain Menu Ubah Password Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil di PT Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Ubah Password terdapat kolom Password Lama, Password Baru, dan tombol Simpan, batal.
Gambar IV. 23
4.2.8. Spesifikasi Hardware dan Software
A. Spesifikasi Hardware
1. Monitor : LCD
2. Keyboard : Keybors Standard 102Keys 3. CPU : Intel Pentium atau AMD 1.3 GHz 4. RAM : 2,00 GB
5. Harddisk : 700 MB untuk instalasi 6. Mouse : 3D Optic
7. Printer : Inkjet atau Laser Printer
B. Spesifikasi Software
1. Sistem Operasi Windows 7
2. Java Development Kit versi 1.8
3. Netbeans IDE 8.1
