REKAYASA ULANG SISTEM INFORMASI AKADEMIK
POLITEKNIK MANUFAKTUR ABC DALAM JARINGAN BERBASIS
WEB INTERNET
Sasmito Budi Utomo1, Sisia Dika Ariyanto2, danYunita Sari3
123Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Manufaktur Astra
Email : sasmibu@gmail.com
ABSTRACT
The evolution of Information Technologies (IT) require each organization to keep up with the transformation and adaptation in the organization accordding to the evolution of IT, with no exeption in the sector of education. Now, almost all of educational institutions have been using information technology. It can be seen in the management of academic data, as the main of their activities. Most of educational institutions such as high school and universities in Indonesia have been implemented a computerized system for the management of academic system. As an educational institution, Politeknik ManufakturABC also usedIT in the management of academic data by using the application Sistem Informasi Akademik (SIA). But its not optimalized because it is only accessible in the intranet area;there is bug in the application, business process changes, and the addition of new functions. That is make the system must be in reengineering. Most process ofreengineering focused on Bussiness Process Automation. The process of reengineering is done through the System Development Life Cycle (SDLC) and used Phased Development Methodology with object-oriented approach. SIA of Politeknik Manufaktur ABCthat has been reengineering provides convenience in the management and control of data in the system and has adapted to the changing for the current business processes.
Keywords : Sistem Informasi Akademik, Reengineering, Business Process Automation, Phased
Development Methodology.
ABSTRAK
Perkembangan teknologi informasi menuntut setiap organisasi untuk bersaing dengan melakukan perubahan dan penyesuain pada organisasinya, tidak terkecuali pada bidang pendidikan. Sekarang, hampir semua lembaga pendidikan telah menggunakan teknologi informasi. Hal ini dapat dilihat pada pengelolaan data akademik, sebagai kegiatan utama lembaga pendidikan. Sebagian besar lembaga pendidikan tingkat SMA/sederajat dan universitas di Indonesia telah menerapkan sistem yang terkomputerisasi untuk pengelolaan data akademik. Sebagai lembaga pendidikan, Politeknik Manufaktur ABC juga telah menerapkan teknologi informasi dalam pengelolaan data akademik dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIA). Namun penggunaannya belum optimal karena hanya dapat diakses dalam jaringan intranet, adanya bug, perubahan proses bisnis, dan penambahan fungsi baru. Hal ini menjadi latar belakang rekayasa ulang SIA Politeknik Manufaktur ABC. Sebagian besar proses rekayasa ulangberfokus pada Process Bussiness Automation. Rekayasa ulang sistem dilakukan melalui tahapan System Development Life Cycle (SDLC) dan metodologi phased development dengan pendekatan berorientasi obyek. SIA Politeknik Manufaktur ABChasilrekayasa ulang memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan kontrol data pada sistem dan telah menyesuaikan dengan perubahan proses bisnis saat ini.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akademik, Rekayasa ulang, Business Process Automation, Phased
Development Methodology.
PENDAHULUAN
Pembangunan dunia pendidikan yang selalu mengalami perkembangan pesat,
menuntut peningkatan mutu dan
mekanisme pelayanan di sebuah
organisasi. Hal ini dilakukan agar
organisasi yang bersangkutan lebih berdaya guna dan berhasil guna, sehingga sumber daya manusia yang diciptakan dapat berpartisipasi membangun dunia luar. Politeknik Manufaktur ABC
vokasiyang berfokus untuk menyiapkan tenaga ahli yang terampil dan kompeten di dunia industri, khususnya industri manufaktur. Salah satu hal utama dalam menjalankan kegiatan operasional Politeknik Manufaktur ABC adalah pengelolaan data akademik. Belakangan ini hampir semua lembaga maupun institusi pendidikan di Indonesia dari
jenjang Sekolah Menengah Atas
(SMA)/sederajat sampai pendidikan tinggi
menggunakan sistem yang
terkomputerisasi untuk mengelola data
akademik. Tujuannya adalah
mempermudah pengelolaan data dan mendukung fungsional serta proses akademik.
Saat ini Politeknik Manufaktur ABC menggunakan sebuah sistem dengan nama SIA Politeknik Manufaktur ABC. SIA Politeknik Manufaktur ABC yang ada saat ini dibangun denganbentuk aplikasi berbasis web yang dapat diakses melalui
jaringan intranet. Kondisiini
mengakibatkan akses sistem terbatas. Selain itu, keterbatasan lain adalah masih banyak bug dan beberapa fungsi sudah tidak lagi sesuai dengan keadaan proses
bisnisinstitusisaat ini.Hal
inimengakibatkan tidak maksimalnya penggunaan aplikasi. Dengan alasan tersebut maka muncul permintaan merekayasaulang sistemtersebut.
Penelitian Terkait
Sebelum penelitian ini dilakukan, sebenarnya sudah banyak penelitian dengan tema serupa. Diantaranya adalah penelitian olehHilarius Wahyu Ardianto yang melakukan analisis terhadap
penggunaan SIAUniversitas X
dankaitannya dengan peningkatan prestasi akademik mahasiswa Universitas X tersebut (Ardianto, 2008). Penelitian lainnya juga dilakukan oleh Chairil Anwar dan Spits Warnars H.L.H. yang melakukan analisis terhadap penggunaan SIAonline sebagai penunjang sistem perkuliahan (Anwar,&Warnars, 2010). Penelitian-penelitian ini membahas hal yang sama yaitu penggunaan SIA sebagai penunjang pelaksanaan proses akademik pada sebuah organisasi pendidikan, terutama bagi sebuah perguruantinggi. Penggunaan SIA ini akan lebih maksimal penggunaannya apabila digunakan dalam jaringan internet, bukan hanya jaringan intranet. Berdasarkan penelitian-penelitian tersebut juga disimpulkan bahwa penggunaan SIA secara maksimal di suatu perguruantinggi akan berpengaruh terhadap peningkatan prestasi akademik mahasiswa. Untuk dapat menggunakan SIA tersebut secara optimal, berdasarkan penelitian oleh Anwar dan Spits maka lingkup jaringan sistem perlu diperluas ke dalam jaringan internet sehingga dapat diakses tanpa batas jarak dan waktu selama pengguna terkoneksi internet. Berdasarkan penelitian-penelitian tersebut juga dijelaskan bahwa SIA yang digunakan diperguruantinggi juga harus tetap mengikuti perkembangan teknologi informasi yang ada dan menyesuaikan dengan proses bisnis dan kebutuhan organisasi yang selalu berkembang sehingga dapat tetap menyesuaikan dengan kebutuhan dan fungsi sistem yang diharapkan.
Masalah-masalah yang muncul pada SIA Politeknik Manufaktur ABC yang sudah
ada saat ini yaitu keterbatasan akses sistem yang hanya di dalam jaringan intranet, ada beberapa fungsi yang masih memiliki bug, ada perubahan proses bisnis terhadap fungsi yang sudah ada, dan adanya proses bisnis yang belum dicakup dalam sistem sehingga dibutuhkannya fungsi baru. Selain itu kebutuhan rekayasa ulang sistem juga dilatarbelakangi oleh keinginan organisasi untuk terus menyesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sehingga dapat menunjang sistem
perkuliahan dan mempermudah
pengelolaan data dan informasi dalam organisasi. Permasalahan-permasalahan tersebut memicu organisasi unutk memikirkan cara yang efisien dan tepat yang dapat digunakan agar penggunaan SIA Politeknik Manufaktur ABC tersebut dapat maksimal dan dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terkait sistem lainnya.
Tujuan penelitian ini adalah menentukan tindakan yang tepat untuk melakukan
rekayasa ulang dalam rangka
mengoptimalkan, mengefektifkan dan mengefisiensikan SIA Politeknik Manufaktur ABC.
METODE PENELITIAN
Pada penelitian ini tahapan-tahapan yang dilakukan antara lain:
1. Perumusan Masalah 2. Desain Penelitian
3. Business Process Automation 4. Pengembangan Perangkat Lunak
a. Perencanaan b. Analisis c. Desain
d. Implementasi
5. Menguji Proses Otomatisasi 6. Kesimpulan dan Saran
Tahapan perumusan masalah dilakukan dengan pengumpulan data dan analisis sistem saat ini dengan cara studi literatur, analisis aplikasi SIA Politeknik Manufaktur ABC yang sudah ada sebelumnya, dan wawancara pengguna sistem. Kegiatan studi literatur dilakukan
dengan mengumpulkan
dokumen-dokumen terkait dengan penggunaan dan rekayasa ulang SIA PoliteknikManufaktur ABC. Karena terbatasnya dokumentasi pada saat SIA Politeknik Manufaktur ABCdibangun untuk pertama kali di tahun 2008, maka aplikasi SIA Politeknik Manufaktur ABC yang sudah ada dan
hasil wawancara dengan
penggunamenjadi sumber utama
informasinya. Selain itu untuk memperkuat informasi dan analisis juga dilakukan studi literatur terhadap dokumen hasil penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya.
Tahapan desain penelitian dilakukan dengan menentukan tujuan penelitian dan langkah pencapaiannya. Kemudian tahapan selanjutnya dilakukan Business Process Automation (BPA). Untuk menerapkan hasil BPA yang telah dilakukan, maka dilaksanakan rekayasa ulang sistem dengan pembangunan perangkat lunak. Perangkat lunak yang telah dibangun hasil dari analisis BPA akan dilakukan proses pengujian untuk memastikan sistem hasil rekayasa ulang telah sesuai dengan harapan. Tahapan pengujian juga dilakukan agar dapat mengetahui apakah aplikasi hasil rekayasa
ulang sistem telah berhasil mengoptimalkan, mengefektifkan dan mengefisiensikan penggunaan SIA Politeknik Manufaktur ABC sesuai dengan tujuan penelitian ini. Hasil dari pengujian akan menghasilkan simpulan untuk kegiatan penelitian ini.
Business Process Automation (BPA) BPA merupakan perubahan proses bisnis dengan menggantikan beberapa proses
manual menjadi
terkomputerisasi/otomatisasi (Dennis, 2012). Fokus utama penggunaan BPA adalah usaha untuk efisiensi penggunaan sistem dan pengurangan biaya. Namun saat menggunakan BPA biasanya tidak secara langsung akan memberikan keuntungan (dalam hal keuangan) bagi perusahaan dalam waktu dekat.Namun setelah beberapa lama keuntungan perusahaan akan terus meningkat. Ada dua teknik populer dalam penerapan BPA yaitu problem analysisdan root couse
analysis (Dennis, Wixom, & Roth, 2012).
Dalam pelaksanaan penelitian ini digunakan metode root cause analysis, dimana pelaksanaannya berfokus pada penyelesaian masalah bukan pencarian solusi. Dalam hal ini, digunakan diagram
fishbone untuk menggambarkan
keterkaitan masalah dan penyebab masalah terdetail sehingga dapat disimpulkan apa penyebab masalah dan
mempermudah untuk menyimpulkan
penyelesaian masalah tersebut.
Metode Pengembangan Perangkat
Lunak
Dalam pelaksanaan penelitian ini digunakan phased developmet(Dennis,
2012) sebagai metodologi pengembangan perangkat lunak. Ruang lingkup sistem yang besar dan waktu pembangunan sistem yang tebatas menjadi penyebab utama pemilihan metode tersebut. Singkatnya waktu untuk rekayasa ulang dengan jumlah modul dan fungsi yang banyak tidak memungkinkan unutk membangun semua fungsi dalam jangka waktu tersebut, sehingga diputuskan untuk membuat beberapa versiaplikasi yang dibuat berdasarkan phased methodology.
Pengambilan keputusan untuk
menentukan metodologi tersebut juga berdasarkan teori cara menentukan metode pengembangan sistem oleh Alan Dennis (2012), seperti pada Gambar 1.
Gambar 1.Kunggulan metodologi phased development.
Tahapan terbagi menjadi empat bagian yaitu perencanaan,analisis, desain, dan implementasi. Setiap tahapan dilakukan dalam setiap pembangunan setiap versi sistem. Perencanaan sistem secara keselurihan akan dilakukan di awal sistem akan dibangun, dilanjutkan dengan analisis untuk sistem secara keseluruhan, kemudian analisis sistem versi 1 hingga implementasinya. Kemudian sistem versi 1 akan dilakukan analisiskembali untuk sistem versi kedua hingga implementasi, dan begitulah selanjutnya sampai aplikasi memenuhi semua fungsionalitas yang diharapkan. Tahapan phased development dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2.Tahapan metodologi phased development.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Untuk merealisasi desain BPA yang dibuat sebelumnya maka desain tersebut diimplementasikan ke dalam sebuah sistem perangkat lunak(Pressman, 2002) yang nantinya akan dinamakan SIA Versi 1, dan SIA Versi 2.Adanya versi-versi sistem ini terkait dengan pemilihan metodologi saat pembangunan sistem. Saat proses analisis awal untuk keseluruhan sistem, ternyata diperoleh delapan modul utama yang tidak memungkinkan untuk dibangun dalam waktu yang tersedia. Sehingga dipilih beberapa modul berdasarkan tingkat prioritas sistem dan pengguna. Daftar fungsi secara keseluruhan dan pembagian versi sistem terlihat pada Tabel 1.
Tabel1.Daftarfungsi SIA versi 1 dan SIA Versi 2.
No Versi Aplikasi Modul/Fungsi
1 SIA Versi 1
Absensi Mahasiswa
2 Registrasi Ulang Mahasiswa
3 Perwalian Mahasiswa
4 Security System
5 SIA Versi 2 Jam Plus
No Versi Aplikasi Modul/Fungsi
6
Jam Minus
7 Rekapitulasi Jam Minus & Jam Plus
8 Berita Acara Pengajaran
Proses pengembangan aplikasi dimulai dengan proses perencanaan, yaitu merencanakan aplikasi yang akan dibuat untuk memenuhi proses bisnis dan permintaan pengguna. Proses selanjutnya tahapan analisis, yang menggambarkan proses bisnis sistem sebelum dan sesudah otomatisasi. Perbedaan proses pada modul registrasi sebelum dan sesudah rekayasa ulang sistem dapat dilihat pada Gambar 3 dan Gambar 4.
Gambar 3.RegistrasiSebelumRekayasaUlang.
Gambar 4.RegistrasiSetelahRekayasaUlang.
Dari hasil analisis, maka dilanjutkan ke dalam proses desain. Pada bagian ini
dibuat penggambaran semua fungsi dan
modul dari mulai penggambaran
fungsional, penggambaran struktural dan
penggambaran tingkah laku.
Penggambaran setiap desain tersebut dilakukan dengan menggunakan diagram-diagram Unified Modeling Language /UML (Fowler, 2005). Gambar 5 merupakan hasil penggunaan diagram UML pada Use Case diagram pada modul registrasi ulang.
Gambar 5.Use Case Diagram HasilDesain.
Karena proses rekayasa ulang sistem
dilakukan dengan menggunakan
pendekatan berorientasi objek maka
dibuat juga dokumen untuk
menggambarkan objek-objek terkait dalam sistem (Dennis, 2012). Gambar 6. memperlihatkan hasil desain Class Diagram yang menggambarkan interaksi
class pada SIA Politeknik Manufaktur
ABC. Gambar 8. memperlihatkan
hasildesain tingkahlaku salah satu fungsi, yaitu pada fungsi Entry Registrasi Ulang
Sequence Diagram. Penggambaran
perubahan kondisi setiap obyek digambarkan dengan State Machine Diagram. Gambar 9 memperlihatkan hasil
desain State Machine Diagram untuk salah satu contoh obyek user(pengguna).
Gambar 8.Sequence Diagram HasilDesainpadafungsi Entry RegistrasiUlang
Gambar 9.State Machine Diagram ObyekUser.
Setelah semua desain fungsi diselesaikan,
selanjutnya dilakukan proses
implementasi. Tahapan implementasi dilakukan dengan pembuatan kode sumber aplikasi hingga aplikasi dapat berjalan. Semua tahapan sebelumnya yaitu analisis, desain, dan implementasi dilakukan hanya pada fungsi dan modul yang terkait dengan SIA Versi 1, sedangkan SIA Versi 2 akan dilanjutkan setelah SIA Versi 1 diselesaikan. Gambar 10. memperlihatkan tampilan aplikasi hasil implementasi perangkat lunak saat proses rekayasa ulang sistem.
Gambar 6.Class Diagram HasilDesain.
Selain diagram physical data model digunakan untuk penggambaran tabel fisik yang ada pada sistem (Whitten, 2007). Gambar 7. memperlihatkan fisik tabel yang didesain untuk aplikasi SIA Politeknik Manufaktur ABC.
Gambar 10.Contohhasildesaintampilanaplikasi
Berdasarkan root cause analysis yang telah dilakukan maka diperoleh kesimpulan bahwa permasalahan yang hadapi oleh Politeknik Manufaktur ABC dalam bidang pengelolaan data akademiknya disebabkan oleh beberapa faktor antara lain perangkatlunak, proses bisnis, dan lingkungan. Gambaran rinci permasalahan ini dibuat dalam bentuk Fish Bone Diagram (Ishikawa, 1986) pada Gambar 11.
Gambar 11.Fish Bone Diagramuntukpermasalahandata akademik.
Berdasarkan permasalahan yang telah dijabarkan di Fish Bone Diagram tersebut, maka dilakukan rekayasa ulang sistem dengan
berfokus pada otomatisasi proses bisnis. Setelah otomatisasi dibangun, maka dilakukan percobaan dengan membandingkan lama proses yang dijalankan dengan menggunakan sistem sebelum otomatisasi dan setelah diterapkan otomatisasi terhadap beberapa proses bisnis utama yang dibangun sistem hasil rekayasa ulang. Tabel 2. berikut menjelaskan penurunan waktu pelaksanaan proses dengan sistem otomatisasi dan sebelum otomatisasi.
Tabel2.EfisiensiWaktuHasilOtomatisasi.
Deskripsi Sebelum rekayasa
ulang (waktu) Rekayasa ulang (waktu) Persiapan data akademik 384 jam 20 jam Registrasi ulang mahasiswa 8 jam 1 jam
Absensi mahasiswa 15 menit 2 detik
Jam minus dan jam plus 500 jam 0 jam Pengelolaan nilai mahasiswa 880 jam 24 jam Bebas tanggungan mahasiswa 40 jam/mahasiswa 30 menit
Selain penghematan waktu juga terjadi penurunan biaya material dalam beberapa proses, seperti ditampilkan pada Tabel 3.
Tabel3.EfisiensiBiayaHasilOtomatisasi. Deskripsi Sebelum rekayasa ulang (waktu) Rekayasa ulang (waktu) Egistrasi ulang mahasiswa Rp 1.500.000 /tahun - Absensi mahassiwa Rp. 4.500.000 /tahun - Bbebas tanggungan mahassiwa Rp 1.000.000 /tahun - Input nilai mahasiswa Rp 1.500.000 /tahun - Perwalian mahasiswa Rp 750.000 /tahun -
Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa adanya pengurangan waktu dan biaya yang cukup signifikan saat sebelum sistem diotomatisasi dan setelah diotomatisasi. Total perbandingan waktu yang diperoleh saat sebelum rekayasa ulang sistem dengan sesudah rekayasa ulang sistem ditampilkan padaTabel 4.
Selain efisiensi dalam bentuk waktu juga
diperoleh keuntungan dalam
bentukkeuntunganpeningkatankualitas (net
qulity income) hasil rekayasa ulangsistem.
Nilaipeningkatankualitasditunjukkan di Tabel 5.
Tabel4.EfisiensiBiayaHasilOtomatisasi.
Deskripsi Waktu (jam)
Sebelum rekayasa ulang 32.654,00
Rekayasa ulang 477,50
Efisiensi 68,39
Tabel5.NilaiNet Quality Income.
Deskripsi Jumlah (Rp)
Tangiblebenefit 336.977.000
Cost implementation 129.000.000
Net Quality Income 207.977.000
SIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan tindakan yang dilakukan terhadap SIA Politeknik Manufaktur ABC adalah melakukan rekayasa ulang dengan melakukan otomatisasi proses bisnis sehingga mampu meningkatkan optimalisasi efisiensi penggunaan sistem hingga rasiosebesar 68,39. Setelah melakukan penelitian terhadap pelaksanaan rekayasa ulang sistem pada aplikasi SIA Politeknik Manufaktur ABC, maka saran yang dapat dipertimbangkan antara lain:
1. Sebagai usaha pengoptimalisasian penggunaan sistem, perlu dibuat standar prosedur yang mengharuskan setiap pengguna untuk menggunakan sistem yang sudah ada.
2. Pengembangan dan pemeliharaan sistem SIA Politeknik Manufaktur ABC perlu terus dilakukan sehingga meminimalisir kesalahan dalam sistem, dan menyebabkan pengguna nyaman menggunakan sistem.
DAFTAR RUJUKAN
Anwar, Chairil, & Warnars, Spits L.H., (2010). Sistem Informasi Akademik
Online Sebagai Penunjang Sistem
Perkuliahan. Jakarta: s.n.
Ardianto, Hilarius W. (2008). Analisis
Penggunaan Sistem Informasi Akademik Universitas X Terhadap Peningkatan
Prestasi Akademik Mahasiswa X
Jurusan Informatika. Jakarta: s.n.
Dennis, A., Wixom, B. H., & Roth, R. M. (2012).System Analysis and Design Fifth
Edition. United States of America: John
Wiley & Sons, Inc.
Fowler, Martin. 2005. UML DistilledEdisi 3. Yogyakarta: Andi.
Ishikawa, Kaoru (1986). Guide to Quality
Control. Tokyo, Japan:
AsianProductivity Organization.
Kenneth E. Kendall; Julie E. Kendall. ().
AnalisisPerancanganSistemEdisi 5.
IndeksGramedia, Bandung.
O'Brien, J., &Marakas, G. (2011).Management
Information System. United States: The
McGraw-Hill.
Pressman, Roger S. (2002).Software
Engineering: A Practitioner’s Approach.
Andi Publisher, GudangBuku
Yogyakarta.
Sommerville, Ian. (2010). Software
ReengineeringNinth
Edition.Addison-Wesley, Boston Columbus Indiana Polis New York.
Valacich, George, & Hoffer.(2012). Essentials
of Systems Analysis and Design 5th Edition. Prentice Hall, New Jersey,
AmerikaSerikat.
Whitten, J L. and Bentley, L.D. 2007. Systems
Analysis & Design Methods.(7thedition).
