BAB 3 ANALISIS PERANCANGAN

41

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi ke dalam

bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengpenilaian permasalahan, yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap masalah, analisis sistem yang

sedang berjalan, analisis aturan bisnis, analisis model POAC, analisis data, analisis

kebutuhan non-fungsional, dan analisis fungsional.

3.1.1 Analisis Masalah

Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan bapak Budhi

Setiawan selaku Kasubag SDM di STFB terdapat beberapa permasalahan dalam

manajemen sumber daya manusia di STFB ini, yaitu:

1. Kasubag SDM kesulitan dalam memilih calon staff dan dosen yang tepat sesuai

dengan kualifikasi jabatan dan kompetensi dosen yang dibutuhkan oleh STFB

dikarenakan pada seleksi perekrutan staff, nilai yang dilihat hanyalah hasil

wawancara saja sehingga dapat terjadi ketidaksesuaian kualifikasi jabatan.

Sedangkan pada perekrutan dosen sering tidak memperhatikan kebutuhan dosen

dengan kompetensi yang benar-benar dibutuhkan oleh STFB.

2. WK II kesulitan memberikan reward dosen yang mengacu kepada penilain

kinerja diakarenakan banyak terjadi kesamaan nilai pada perangkingan

penilaian kinerja. Hal tersebut disebabkan oleh kriteria pada penilaian kinerja

dosen hanya dua, sehingga mengakibatkan hasil dari penilaian kinerja menjadi

tidak variatif.

3. Kasubag SDM kesulitan dalam pemberian hak pensiun untuk staff dan dosen

dikarenakan belum adanya monitoring pensiun, sehingga mengakibatkan

masih ada staff yang bekerja di atas usia pensiun.

3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan langsung di STFB terdapat

beberapa prosedur yang sedang berjalan yaitu, prosedur penyediaan dan penetapan

SDM, prosedur penilaian kinerja, procedur manajemen pengetahuan, prosedur

pemutusan hubungan kerja (pensiun).

3.1.2.1 Prosedur Perekrutan SDM yang Sedang Berjalan

Prsedur prekrutan SDM yang sedang berjalan di STFB adalah sebagai berikut:

1. Kasubag SDM mengajukan permintaan kebutuhkan sumber daya manusia

2. WK II akan meninjau permintaan kebutuhan sumber daya manusia.

2. WK II akan melihat apakah sudah ada job desk yang diperlukan untuk

posisi tenaga kerja.

3. Jika tidak ada, maka WK II mempersiapkan Instruksi kerja dan penentuan

job desk untuk pelaksanaan ini. Jika ada, maka Kasubag SDM akan

menyebar info lowongan pekerjaan untuk bagian yang diperlukan.

4. Calon staff/dosen melihat lowongan pekerjaan. Lalu Calon staff/dosen

akan mempersiapkan berkas-berkas lamaran dan akan menyerahkan

kepada Kasubag SDM.

5. Kasubag SDM akan melaksanakan proses seleksi bagi calon staff atau

dosen baru mulai dari seleksi administratif calon staff atau dosen.

6. Kasubag SDM akan memberikan informasi kepada calon staff/dosen yang

diterima dan ditolak tahap administratif.

7. Calon staff/dosen menerima informasi diterima atau ditolak.

8. Jika diterima, calon staff/dosen akan melakukan tahap tes dan wawancara.

Jika ditolak maka calon staff/dosen dinyatakan ditolak perusahaan.

9. Jika calon staff/dosen lolos tahap tes dan wawancara maka Kasubag SDM

akan membuat Surat Lolos Seleksi dan Surat Keputusan Karyawan untuk

calon staff/dosen. Jika tidak maka calon staff/dosen dinyatakan ditolak di

STFB.

10. Kasubag SDM akan memberikan Surat Keputusan Karyawan kepada

Ketua STFB untuk ditanda tangani. Lalu Ketua STFB menandatangani

Surat Keputusan Karyawan.

11. Kasubag SDM membuat rangkapan dari Surat Keputusan Karyawan.

12. Kasubag SDM memberikan Surat Keputusan Karyawan dan Surat Lolos

Seleksi kepada calon staff/dosen. Lalu Kasubag SDM akan mengarsipkan

Surat Keputusan Karyawan.

G

am

bar 3.

1

P

ros

edur

P

ere

krut

an

Sta

ff

d

an D

ose

n

3.1.2.2 Prosedur Penilaian Kinerja Staff dan Dosen yang Sedang Berjalan

Penilaian kinerja yang ada di STFB terbagi menjadi 3 yaitu penilaian kinerja

staff, penilaian kinerja dosen dan penilaian kinerja pejabat struktrual. Pejabat

struktural terdiri dari beberapa staff dan dosen yang memiliki jabatan struktural di

struktur organisasi STFB. Prosedur penilaian kinerja yang ada di STFB adalah

sebagai berikut:

3.1.2.2.1 Penilaian Kinerja Staff

Prsedur penilaian kinerja untuk staff yang sedang berjalan di STFB adalah

sebagai berikut:

1. Kasubag SDM menyebarkan form penilaian kinerja staff kepada

Kabag/Kasubag yang akan menilai bawahannya mengikuti matriks Jabatan.

2. Kabag/Kasubag menilai bawahan nya sesuai dengan form penilaian kinerja

staff.

3. Kasubag SDM mengumpulkan hasil penilaian kinerja staff dari para pejabat

struktural.

4. Kasubag SDM merekap dan melaporkan hasil penilaian kinerja kepada WK

II Bidang Sumber Daya.

5. WK II Bidang Sumber Daya melakukan perangkingan penilaian kinerja

sebagai salahsatu acuan untuk manajemen pengetahuan dan pemberian

reward.

G

am

bar 3.

2

P

ros

es

P

en

il

ai

an

K

in

er

ja

S

ta

ff

y

ang

S

edang

B

er

jal

an

3.1.2.2.2 Penilaian Kinerja Bagi Dosen

Prsedur penilaian kinerja bagi dosen yang sedang berjalan di STFB adalah

sebagai berikut:

1. Kasubag SDM memberikan form penilaian kepada Staff P2M dan P3M

yang masing-masing bertugas merekap hasil penilaian dosen dari

mahasiswa dan penelitian.

2. Staff P2M dan P3M mengisi form penilaian sesuai dengan hasil penilaian

dosen dari mahasiswa dan penilaian tridarma.

3. Kasubag SDM merekap hasil penilaian kinerja.

4. Kasubag SDM Melaporkan hasil penilaian kinerja dosen kepada WK II

Bidang Sumber Daya.

5. WK II Bidang Sumber Daya melakukan perangkingan penilaian kinerja

dosen sebagai acuan manajemen pengetahuan dan pemberian reward.

G

am

bar

3.

3

Pros

es

Pe

ni

lai

an Kine

rj

a

D

ose

n

y

ang

Sed

ang

B

er

ja

lan

3.1.2.2.3 Penilaian Kinerja Bagi Pejabat Struktural

Prsedur penilaian kinerja bagi pejabat struktural yang sedang berjalan di STFB

adalah sebagai berikut:

1. Kasubag SDM memberikan form penilaian kepada atasan dari pejabat

struktural, jika pejabat struktural tersebut adalah dosen maka form penilaian

juga akan diisi oleh staff P2M dan P3M yang masing-masing bertugas

merekap hasil penilaian dosen dari mahasiswa dan penilaian tridarma.

2. Pejabat struktrual, staff P2M dan P3M mengisi form penilaian sesuai dengan

form penilaian kinerja dosen yang ada.

3. Kasubag SDM merekap hasil penilaian kinerja.

4. Kasubag SDM melaporkan hasil penilaian kinerja pejabat struktrual kepada

WK II Bidang Sumber Daya.

5. WK II Bidang Sumber Daya melakukan perangkingan penilaian kinerja

pejabat struktural sebagai acuan untuk manajemen pengetahuan, dan

pemberian reward.

G

ambar 3

.

4

P

ros

es

P

en

il

aian

K

in

erj

a

P

ej

ab

at S

tru

ktura

l

y

an

g

S

eda

ng

B

er

ja

lan

3.1.2.3 Prosedur Pemberian Reward yang Sedang Berjalan

Prsedur pemberian reward yang sedang berjalan di STFB adalah sebagai

berikut:

1. WK II akan menentukan staff dan dosen yang akan mendapatkan reward

berdasarkan hasil penilaian selama 1 tahun.

2. WK II akan mengajukan staff dan dosen yang akan mendapatkan reward

kepada Ketua STFB.

3. Menerima informasi staff dan dosen yang akan mendapatkan reward.

4. Memberikan keputusan.

5. Jika Ketua STFB tidak menyetujuinya, maka staff dan dosen tidak akan

mendapatkan reward, Jika Ketua STFB menyetujuinya, maka WK II akan

memberikan reward kepada staff dan dosen yang mendapatkan reward.

6. Staff dan Dosen menerima reward.

G

am

bar 3.

5

P

ros

es

P

em

b

er

ian

R

eward

U

ntuk

Sta

ff

D

an D

ose

n

Y

ang S

edan

g

B

er

ja

lan

3.1.2.4 Prosedur Manajemen Pengetahuan yang Sedang Berjalan

Prosedur manajemen pengetahuan yang sedang berjalan di STFB adalah

sebagai berikut:

1. Kasubag SDM melihat hasil penilaian kinerja.

2. Kasubag SDM menyeleksi staff dan dosen yang membutuhkan Manajemen

Pengetahuan.

3. Kasubag SDM menentukan Manajemen Pengetahuan yang tepat untuk staff

dan dosen yang membutuhkan.

4. Kasubag SDM memberi informasi workshop seminar, atau pelatihan yang

akan datang kepada staff dan dosen yang membutuhkan Manajemen

Pengetahuan.

5. Staff dan dosen menerima informasi dari kasubag SDM.

6. Staff dan dosen mengikuti Manajemen Pengetahuan.

7. Staff dan dosen melaporkan hasil manajemen pengetahuan.

8. Kasubag SDM membuat laporan desiminasi hasil workshop seminar.

9. Kasubag SDM memberikan laporan kepada WK II.

G

am

bar 3.

6

P

ros

edur

M

anaje

m

en

P

en

get

ahu

an

y

ang S

edang

B

erj

a

lan

3.1.2.5 Prosedur Pensiun yang Sedang Berjalan

Prsedur prekrutan SDM yang sedang berjalan di STFB adalah sebagai berikut:

1. Kasubag SDM memeriksa data staff dan dosen yang sudah mencapai batas

usia pensiun.

2. Kasubag SDM membuat laporan staff dan dosen yang sudah mencapai batas

usia pensiun.

3. Kasubag SDM menyerahkan laporan ke WK II dan Ketua STFB untuk

disetujui.

4. WK II dan Ketua STFB menerima laporan dan menyetujui.

5. Kasubag SDM memberikan laporan pensiun kepada masing-masing staff

dan dosen yang akan pensiun.

6. Staff dan dosen yang akan pensiun mengurus berkas-berkas yang diperlukan

lalu menyerahkannya kepada Kasubag SDM dan juga staff dan dosen akan

melaksanakan masa persiapan pensiun.

7. Kasubag SDM membuat SK dan penyerahan hak dan kewajiban.

8. Kasubag SDM membuat laporan pemutakhiran data SDM.

G

am

bar 3.

7

P

ros

es

P

en

si

un

y

ang S

edang

B

er

jal

an

3.1.3 Analisis Aturan Bisnis Perusahaan

Analisis aturan bisnis adalah suatu identifikasi dan pencatatan terhadap

aturan-aturan baik yang tertulis maupun secara lisan. Analisis aturan bisnis

perusahaan yang ada di STFB terdiri dari:

3.1.3.1 Analisis Aturan Bisnis yang Sedang Berjalan

Analisis aturan bisnis yang sedang berjalan merupakan gambaran tentang

aturan-aturan yang ada pada STFB. Adapun aturan bisnisnya adalah sebagai

berikut:

1. Perekrutan:

a. Perekrutan staff tetap dilakukan jika ada permintaan kebutuhan staff.

b. Perekrutan dosen tetap dilakukan ketika terjadi kekurangan dosen

berdasarkan jumlah rasio dengan mahasiswa yaitu (1:30) dan ketika

terjadi kebutuhan dosen di suatu bidang ilmu tertentu yang tidak bisa

digantikan oleh dosen luar. Kebutuhan dosen ini ditentukan oleh setiap

Kaprodi.

c. Periode perekrutan akan ditentukan oleh Kasubag SDM.

d. Pimpinan bertanggung jawab terhadap ketersediaan SDM untuk setiap

unit dan mengusulkan kepada Yayasan tentang kebutuhan SDM.

e. Yayasan berwenang memberikan persetujuan atas usulan penyediaan

SDM dari ketua STFB.

f. Kasubag SDM bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penyediaan

dan penetapan SDM dengan tahap:

1. seleksi administratif

2. seleksi wawancara

g. Proses seleksi dilakukan oleh Kasubag SDM, WK II, Kepala Senat

STFB.

h. Staff baru harus melakukan masa pelatihan selama 3 bulan.

2. Penilaian:

a. Penilaian kinerja dilakukan oleh para pejabata struktural untuk staff,

sedangkan dosen dinilai oleh P2M dan P3M yang masing-masing

bertugas merekap hasil penilaian dosen dari mahasiswa dan penelitian.

b. Pemberian reward akan diberikan jika Staff dan Dosen memenuhi target

pekerjaannya.

3. Manajemen pengetahuan dapat dilakukan di dalam STFB maupun di luar

STFB.

4. Aturan pensiun staff adalah 56 tahun, sedangkan untuk dosen dengan

jabatan fungsional lektor kepala, lektor, asisten ahli, dan pengajar adalah 65

tahun. Sedangkan dosen dengan jabatan fungsional guru besar adalah 70

tahun.

5. Jika terdapat Kabag, Kasubag atau Kaprodi yang keluar atau diberhentikan,

maka akan diadakan rapat para atasan untuk menentukan siapa yang layak

untuk menggantikannya.

3.1.3.2 Analisis Aturan Bisnis yang Diusulkan

Analisis aturan bisnis yang diusulkan merupakan gambaran tentang

aturan-aturan yang diusulkan untuk STFB. Adapun aturan-aturan bisnisnya adalah sebagai

berikut:

1. Perekrutan Staff

a. Perekrutan dilakukan ketika ada Kabag atau Kasubag yang melaporkan

kebutuhan staff berdasarkan kekosongan jabatan yang ada pada

bagiannya.

b. Kasubag SDM juga dapat mengajukan permintaan kebutuhan staff

untuk setiap bagian berdasarkan monitoring kekosongan jabatan yang

ada di STFB.

c. Kasubag SDM harus menentukan periode perekrutan staff.

d. Lowongan pekerjaan akan dibuka setelah mendapat persetujuan dari

Kasubag SDM, WK II dan Ketua STFB.

e. Calon staff dapat melihat lowongan pekerjaan yang ada dan juga harus

melakukan pendaftaran secara online.

f.

Proses seleksi dilakukan ketika pembukaan lowongan pekerjaan telah

ditutup. Proses seleksi adalah sebagai berikut:

1. Seleksi adminisitratif yaitu seleksi kelengkapan berkas-berkas

lamaran dan kesesuain kualifikasi jabatan dengan yang dibutuhkan

oleh STFB.

2. Kasubag

SDM

akan

menghubungi

calon

staff

untuk

memberitahukan hasil seleksi administratfif melalui kontak yang

ada pada data calon staff.

3. Tes kemampuan diri dan tes wawancara yang dilakukan oleh

Kasubag SDM, WK II, dan Kepala Senat STFB.

4. Setelah melewati tahap di atas maka selanjutnya akan melewati

seleksi menggunakan alat bantu yaitu dengan metode TOPSIS.

Calon staff akan diseleksi berdasarkan kriteria yang telah

ditentukan.

5. Seluruh proses seleksi tersebut dilakukan setelah lowongan

pekerjaan ditutup dengan jangka waktu 14 hari.

g. Hasil dari seleksi sistem akan menjadi acuan siapa calon staff yang akan

terpilih menempati jabatan dan kekosongan yang diminta.

2. Perekrutan Dosen

a. Perekrutan dosen dilakukan ketika terjadi kurang nya rasio dosen

dengan mahasiswa (1:30) dan juga kebutuhan bidang ilmu yang ada di

suatu program studi.

b. Setiap Kaprodi dapat mengajukan permintaan kebutuhan dosen baru

kepada Kasubag SDM berdasarkan monitoring rasio dosen dan

mahasiswa, dan juga kekosongan bidang ilmu pada program studinya

masing - masing.

c. Kasubag SDM harus menentukan periode perekrutan dosen.

d. Lowongan pekerjaan akan dibuka setelah mendapat persetujuan dari

Kasubag SDM, WK II dan Ketua STFB

e. Calon dosen dapat melihat lowongan pekerjaan yang ada dan juga harus

melakukan pendaftaran secara online.

f. Proses seleksi dilakukan ketika pembukaan lowongan pekerjaan telah

ditutup. Proses seleksi adalah sebagai berikut:

1. Seleksi adminisitratif yaitu seleksi kelengkapan berkas-berkas

lamaran dan kesesuain kualifikasi jabatan dengan yang dibutuhkan

oleh STFB.

2. Kasubag SDM akang menghubungi calon dosen untuk

memberitahukan hasil seleksi administratif melalui kontak yang ada

pada data calon dosen.

3. Kasubag SDM, WK II, dan Kepala Senat STFB melakukan tes

microteaching dan psikotes untuk perekrutan dosen

4. Setelah melewati tahap di atas maka selanjutnya akan melewati

seleksi menggunakan alat bantu yaitu dengan metode TOPSIS.

Calon dosen akan diseleksi berdasarkan kriteria yang telah

ditentukan.

5. Seluruh proses seleksi tersebut dilakukan setelah lowongan

pekerjaan ditutup dengan jangka waktu 14 hari.

g. Hasil dari seleksi sistem akan menjadi acuan siapa calon dosen yang

akan terpilih menempati jabatan dan kekosongan yang diminta.

3. Penilaian kinerja Dosen:

a. Penilaian kinerja dosen dilakukan Kaprodi untuk setiap prodi.

b. Penilaian kinerja akan menggunakan DP3 dengan peraturan pemerintah

nomor 14 tahun 2011.

c. Peringkat dari hasil penilaian kinerja akan menjadi acuan untuk

menentukan pemberian reward dan manajemen pengetahuan.

4. Staff atau dosen yang usianya mendekati usia pensiun akan diberitahu 1

tahun sebelum staff atau dosen tersebut berada di batas usia pensiun.

3.1.4 Analisis SIM SDM di STFB

Analisis manajemen sumber daya manusia di STFB akan digambarkan

dengan menggunakan model POAC (Planning, Organizing, Actuating,

Controlling). Model POAC ini berfungsi untuk memberikan gambaran mengenai

proses manajeman sumber daya manusa yang ada dalam sistem yang akan dibuat.

Tahapan model POAC pada sistem informasi manajemen sumber daya manusia di

STFB dapat dijelaskan pada gambar 3.8 berikut:

PLANNING

• Perencanaan perekrutan staf • Perencanaan perekrutan dosen • Perencanaan terhadap dosen yang akan

mendapatkan reward

• Perencanaan manajemen pengetahuan dosen • Perencanaan pemberian Pensiun

ORGANIZING

• Memeriksa kesesuaian kualifikasi jabatan calon staf • Memeriksa kesesuaian kompetensi calon dosen • Mengatur dosen yang akan mendapatkan reward • Mengatur dosen yang harus menjalankan

manajemen pengetahuan • Mengatur pemberian Pensiun

ACTUATING

• Melakukan seleksi calon staf yang butuhkan • Melakukan seleksi calon dosen yang butuhkan • Pemberian reward dosen

• Manajemen Pengetahuan dosen • Pemberian Pensiun

CONTROLLONG

• Mengevaluasi hasil prekrutan staf • Mengevaluasi hasil prekrutan dosen • Mengevaluasi hasil pemberian reward dosen • Mengevaluasi hasil manajemen pengetahuan • Mengontrol data karyawan untuk Pensiun

Gambar 3. 8 Model POAC SIM SDM di STFB

Tahapan planning adalah tahap perencanaan yang dilakukan pada analisis

SIM SDM ini, planning juga bertujuan mencari cara bagaimana untuk mencapai

tujuan. Tahap selanjutnya adalah organizing yang bertujuan untuk memastikan

kebutuhan – kebutuhan yang diperlukan untuk menjalankan rencana dan mencapai

tujuan. Sedangkan tahapan untuk melaksanakan segala sesuatu yang sudah

direncanakan adalah tahap actuating. Tahapan yang terakhir adalah tahapan

controlling, ini bertujuan untuk mengontrol setiap pekerjaan agar berjalan sesuai

dengan yang diinginkan.

3.1.4.1 Analisis Perekrutan Staff

Perekrutan staff ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan ataupun terjadi

kekosongan jabatan pada suatu bagian di STFB. Tahapan-tahapan yang akan

dilakukan dalam proses perekrutan calon staff baru di STFB yang dilakukan oleh

Kasubag SDM dan WK II adalah sebagai berikut:

PLANNING

• Menentukan jumlah kebutuhan dan kualifikasi jabatan yang dibutuhkan • Menentukan periode perekrutan

ORGANIZING

• Memeriksa apakah calon staf memenuhi kulifikasi jabatan yang dibutuhkan atau tidak

ACTUATING

• Melakukan tes berdasarkan kriteria yang telah ditentukan

• Melakukan seleksi dengan menggunakan metode topsis

CONTROLLONG

• Mengevaluasi hasil seleksi perekrutan

Gambar 3. 9 Tahap Perekrutan Staff

Penjelasan terhadap Gambar 3.9 dalam tahapan perekrutan staff di STFB

adalah sebagai berikut:

Tabel 3. 1 Tahap Perekrutan Staff

Perekrutan Staff

Planning Menentukan jumlah, kualifikasi jabatan yang dibutuhkan oleh STFB dan juga

periode perekrutan.

Organizing Memeriksa apakah calon staff telah memenuhi kualifikasi jabatan yang

dibutuhkan oleh STFB.

Actuating

Melakukan tes berdasarkan kriteria yang telah ditentukan

Melakukan seleksi dengan menggunakan alat bantu yaitu metode TOPSIS, dimana hasilnya nanti dapat digunakan sebagai alternatif untuk menentukan calon staff baru mana yang lolos seleksi.

Controlling Mengevaluasi hasil perekrutan dan seleksi sebagai dasar acuan dilakukannya

penempatan staff.

1. Planning

Tahap ini merupakan tahap perencanaan kebutuhan sumber daya manusia

dengan menentukan jumlah pada kebutuhan staff sesuai dengan permintaan

kebutuhan jabatan yang telah dilakukan. Setelah menerima permintaan kebutuhan

staff, akan dilakukan perekrutan dan seleksi staff saat sudah mendapat persetujuan

dari WK II dan Ketua STFB. Adapun kualifikasi jabatan untuk menjadi staff yang

ada di STFB ini adalah sebagai berikut:

Tabel 3. 2 Kualifikasi dan Kompetensi Utama Staff

No. Jabatan Kualifikasi dan Kompetensi Utama

1 Staff P2M

1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal S1 semua Jurusan

3. Bisa mengoprasikan microsoft office dengan baik

2 Staff P3M

1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal S1 semua Jurusan

3. Aktif dalam publikasi baik nasional maupun internasional

4. Bisa mengoprasikan microsoft office dengan baik

3 Staff P2K

1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal S1 semua Jurusan

3. Bisa mengoprasikan microsoft office dengan baik 4 Staff Teknologi Informasi 1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun

2. Pendidikan minimal D3 bidang TI

5 Staff Keuangan

1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal D3 akuntansi

3. Bisa mengoprasikan microsoft office dengan baik

6 Staff Akademik

1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal D3 semua jurusan

3. Bisa mengoprasikan microsoft office dengan baik

7 Staff Sarana dan Prasarana

1. Pria/Wanita min 18 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal SMK

3. Mempunyai wawasan di bidang sarana dan prasarana

8 Staff SDM

1. Pria/Wanita min 18 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal SMK

3. Mempunyai wawasan di bidang sumber daya manusia 4. Bisa mengoprasikan microsoft office dengan baik

9 Staff Pengadaan

1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal SMK

3. Mempunyai wawasan di bidang pengadaan 4. Bisa mengoprasikan microsoft office dengan baik

10 Staff Perpustakaan

1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal SMK

3. Mempunyai wawasan di bidang perpustakaan 4. Bisa mengoprasikan microsoft office dengan baik

11 Staff Laboratorium

1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal SMK

3. Mempunyai wawasan di bidang laboratorium farmasi

12 Staff PDPT

1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal S1 semua Jurusan

3. Bisa mengoprasikan microsoft office dengan baik

Studi kasus yang akan dilakukan pada penelitian ini adalah diasumsikan

planning untuk perekrutan yang akan dilakukan pada bulan juni tahun 2018 dimana

terjadi permintaan kebutuhan staff TI karena Kasubag TI akan melakukan

pengembangan terhadap bidang TI di STFB. Berikut adalah data kekosongan

jabatan yang ada di STFB:

Tabel 3. 3 Data Kekosongan Jabatan

No Staff Jumlah Maksimal Staff Terisi Kekosongan

1 Staff P2M 1 1 - 2 Staff P3M 1 1 - 3 Staff P2K 1 1 - 4 Staff TI 4 3 1 5 Staff Akademik 6 6 - 6 Staff Keuangan 1 1 - 7 Staff Sarpras 3 3 - 8 Staff SDM 2 2 - 9 Staff Pengadaan 2 2 - 10 Staff Perpustakaan 1 1 - 11 Staff Laboratorium 7 7 - 12 Staff PDPT 1 1 -

Berdasarkan tabel 3.3 di atas terdapat 1 kekosongan pada staff TI

dikarenakan ada permintaan kebutuhan staff dari kasubag TI. Oleh karena itu

Kasubag SDM mengajukan perencanaan perekrutan sesuai dengan kebutuhan staff

beserta dengan jumlah dan kualifikasi kepada Ketua STFB. Berikut adalah jumlah

dan kualifikasi jabatan staff yang dibutuhkan:

Tabel 3. 4 Jumlah dan Kualifikasi Jabatan Kebutuhan Staff

Jabatan Jumlah

kebutuhan Kualifikasi Jabatan

Staff Teknologi Informasi 1 1. Pria/Wanita min 20 tahun, maks 35 tahun 2. Pendidikan minimal D3 bidang TI

kriteria dan bobot penilaian untuk seleksi perekrutan staff didapatkan

berdasarkan wawancara dengan Bapak Agus Sulaeman selaku Senat di STFB

[Lampiran E-13] - [Lampiran E-17]. kriteria dan bobot penilaian perekrutan

tersebut akan digunakan untuk seleksi calon staff yang diterapkan pada metode

Technique For Order Preference By Similarity to Ideal Solution (TOPSIS) untuk

seleksi perekrutan staff TI. Tahapan pada metode TOPSIS dapat dilihat pada

Gambar 2.4 dengan beberapa pengembangan tahapan, berikut adalah

pengembangan tahapan pada metode TOPSIS:

Star

Membuat matriks keputusan yang ternormalisasi

Membuat matriks keputusan yang ternormalisasi berbobot dengan W(w1,w2, n).

Membuat matriks solusi ideal positif dan matriks ideal negative

Menentukan jarak antara nilai setiap alternative dengan matriks solusi ideal positif dan solusi ideal

negative

Menentukan nilai perferensi untuk setiap alternative

Melakukan Perangkingan

End

Menentukan kriteria dan bobot

Membuat matriks berdasarkan nilai seleksi dari kriteria-kriteria yang didapat dari alternatif

Gambar 3. 10 Pengembangan Tahapan Metode TOPSIS

Berikut adalah kriteria dan bobot yang digunakan untuk seleksi perekrutan

staff TI:

Tabel 3. 5 Kriteria dan Bobot Penilaian Perekrutan

Kriteria Bobot Penilaian Kode Kriteria

Kemampuan diri 40% C1

Wawancara 30% C2

Pendidikan 20% C3

Usia 10% C4

Penjelasan mengenai kriteria dan bobot yang digunakan pada perekrutan

staff di STFB ini adalah sebagai berikut:

Tabel 3. 6 Penjelasan Kriteria dan bobot

No. Nama Kriteria Penjelasan

1 Kemampuan diri

Kriteria “Kemampuan Diri” digunakan agar menilai calon

staff dari kemampuan dirinya di bidang TI diberikan bobot

40% karena kemampuan diri ini diperlukan untuk melihat seberapa bisa calon staff tersebut menyelesaikan tugasnya

No. Nama Kriteria Penjelasan

2 Wawancara

Kriteria “Wawancara” diberikan bobot 30% karena kriteria in digunakan untuk melihat atitude atau karakter dari calon staff tersebut.

3 Pendidikan Kriteria “Pendidikan” diberikan bobot 20% karena pendidikan mempengaruhi kemampuan dan cara berfikir seseorang. 4 Usia Kriteria “Usia” ini digunakan karena STFB ini membutuhkan

karyawan yang berusia muda agar lebih produktif.

Dari kriteria di atas telah ditetukan keterangan nilai yang harus diberikan.

Berikut adalah keterangan nilai untuk setiap kriteria:

1. Keterangan Nilai Wawancara

Tabel 3. 7 Keterangan Nilai Wawancara

Kriteria Nilai Keterangan

Wawancara

1 Kurang

2 Cukup

3 Baik

4 Sangat baik

2. Keterangan Nilai Kemampuan diri

Tabel 3. 8 Keterangan Nilai Kemampuan diri

Kriteria Skala Nilai Keterangan

Kemampuan Diri

<=49 1 Kurang

50-64 2 Cukup

65-79 3 Baik

80-100 4 Sangat baik

3. Keterangan Nilai Pendidikan

Tabel 3. 9 Keterangan Nilai Pendidikan

Kriteria Skala Nilai Keterangan

Pendidikan SMK/SMA 1 Kurang DI 2 Cukup D3 3 Baik D4/S1/S2/S3 4 Sangat baik

4. Keterangan Usia

Tabel 3. 10 Keterangan Nilai Usia

Kriteria Skala Nilai Keterangan

Usia

33 - 35 tahun 1 Kurang

30 - 32 tahun 2 Cukup

25 - 29 tahun 3 Baik

Selanjutnya Kasubag SDM menentukan periode perekrutan, berikut adalah

periode perekrutan pada bulan juni tahun 2018:

Tabel 3. 11 Periode Perekrutan Staff

Tahun Tanggal Pendaftaran dan pengumpulan berkas Waktu seleksi Administratif Pengumuman Hasil Seleksi Administratif

Waktu Tes dan Wawancara Pengumuman Hasil Perekrutan 2018 1 Jun 2018 s/d 12 Jun 2018 15 Jun 2018 s/d 20 Jun 2018 22 Jun 2018 23 Jun 2018 s/d 26 Jun 2018 29 Jun 2018

2. Organizing

Setelah disetujui kasubag SDM mulai melakukan perekrutan. Kasubag

SDM akan memeriksa apakah calon staff memenuhi Kualifikasi jabatan staff TI

yang ada pada Tabel 3.4. Berikut adalah daftar calon staff IT beserta kualifikasi

yang dimiliki.

Tabel 3. 12 Daftar Calon Staff TI

Nama Calon Staff Usia Pendidikan

Raka Aditama Sandas 22 S1 Teknik Informatika Galih Saputra 26 D3 Teknik Informatika

Apriyanto 25 S1 Sistem Informasi

Febri Yanto 23 D3 Sistem Informasi Ganjar Kurnia 22 SMK Teknik Informatika Encep Suryana 25 S1 Teknik Komputer Reynaldi Adam 24 D3 Teknik Informatika

Dari data calon staff TI pada tabel 3. 12 di atas, kasubag SDM akan

melakukan pemeriksaan atau seleksi administratif, apakah calon staff dan dosen

baru telah sesuai dengan kualifikasi jabatan yang dibutuhkan STFB. berikut adalah

hasil seleksi administratif terhadap calon staff:

Tabel 3. 13 Hasil Seleksi Administratif

Nama Calon Staff Usia Pendidikan Hasil Keterangan

Raka Aditama Sandas 22 S1 Lolos

Galih Saputra 26 D3 Lolos

Apriyanto 25 S1 Lolos

Febri Yanto 23 D3 Lolos

Ganjar Kurnia 22 SMK Tidak Pendidikan

tidak sesuai

Encep Suryana 25 S1 Lolos

Dari hasil seleksi administratif di atas terdapat 6 calon staff yang lolos dan akan

melakukan tahap tes, wawancara dan seleksi.

3. Actuating

Pada tahap ini, Kasubag SDM melakukan seleksi terhadap calon staff

berdasarkan kriteria yang sudah ada meliputi tes kemampuan diri, tes wawancara,

dan seleksi calon staff baru berdasarkan pendidikan dan usia.

Sesuai dengan studi kasus yang diambil diasumsikan terdapat data calon

staff baru dalam perekrutan pada tahun 2018 yang telah melewati seleksi

administratif dan telah melalukan tes kemampuan diri dan wawancara dengan hasil

sebagai berikut:

Tabel 3. 14 Data Calon Staff TI Setelah Tes

Nama Calon Staff Usia Pendidikan Nilai

Kemampuan diri

Nilai Wawancara

Raka Aditama Sandas 22 S1 Teknik Informatika 61 3

Galih Saputra 26 D3 Teknik Informatika 72 4

Apriyanto 25 S1 Sistem Informasi 68 2

Febri Yanto 23 D3 Sistem Informasi 62 2

Encep Suryana 25 S1 Teknik Komputer 85 3

Reynaldi Adam 24 D3 Teknik Informatika 81 2

Selanjutnya adalah perhitungan untuk menentukan calon staff TI yang akan

diterima menggunakan metode Technique For Order Preference By Similarity to

Ideal Solution (TOPSIS). Proses perhitungan metode TOPSIS adalah sebagai

berikut.

a. Langkah pertama adalah memasukan nilai setiap calon staff kedalam matriks

berdasarkan keterangan nilai yang telah ditentukan pada tahap planning

sebelumnya:

Tabel 3. 15 Matriks Nilai Calon Staff TI

Alternatif

Variable

C1 C2 C3 C4

Raka Aditama Sandas 2 3 4 4

Galih Saputra 3 4 3 3 Apriyanto 3 2 4 3 Febri Yanto 2 2 3 4 Encep Suryana 4 3 4 3 Reynaldi Adam 4 2 3 4 BOBOT 40% 30% 20% 10%

b. Langkah berikutnya adalah perhitungan matriks untuk mencari matriks

keputusan yang ternormalisasi dengan menggunakan rumus (2.1) sebagai

berikut.

𝑟

𝑖𝑗

=

𝑥

_𝑖𝑗

√∑

𝑚𝑖=1

𝑥

𝑖𝑗2

Dimana :

𝑟

𝑖𝑗

= adalah hasil dari normalisasi matriks keputsan.

i = 1,2,….,m adalah baris dari matriks nilai calon staff TI.

j = 1,2,….,n adalah kolom dari matriks nilai calon staff TI.

Proses perhitungan C1

𝑟11 = 2 √22_{+ 3}2_{+ 3}2_{+ 2}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 2 √58= 0,262 𝑟21= 3 √22_{+ 3}2_{+ 3}2_{+ 2}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 3 √58= 0,3939 𝑟31= 3 √22_{+ 3}2_{+ 3}2_{+ 2}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 3 √58= 0,3939 𝑟41= 2 √22_{+ 3}2_{+ 3}2_{+ 2}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 2 √68= 0,2626 𝑟51= 4 √22_{+ 3}2_{+ 3}2_{+ 2}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 4 √58= 0,5252 𝑟61= 4 √22_{+ 3}2_{+ 3}2_{+ 2}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 4 √58= 0,5252

Proses perhitungan C2, C3 , C4 sama seperti C1

Hasil dari proses normalisasi matriks

r =

[

0,2626

0,4423

0,4619

0,3939

0,5898

0,3464

0,3939

0,2626

0,5252

0,5252

0,2949

0,2949

0,4423

0,2949

0,4619

0,3464

0,4619

0,3464

0,4619

0,3464

0,3464

0,4619

0,3464

0,4619

]

c. Langkah berikutnya adalah membuat matriks keputusan yang ternormalisasi

dengan bobot setiap kriteria dan rumus (2.2) sebagai berikut.

Y = [

𝑊

11

𝑟

11

⋯

𝑊

1𝑛

𝑟

1𝑛

⋮

⋱

⋮

𝑊

𝑚1

𝑟

𝑚1

⋯

𝑊

𝑛𝑚

𝑟

𝑛𝑚

]

Dimana:

Y = Matrik normalisasi terbobot

W = bobot setiap kriteria

r = matriks ternormalisasi

Proses Perhitungan matriks normalisasi terbobot:

Y =

[

0,2626 × 0,4 0,4423 × 0,3 0,4619 × 0,2

0,3939 × 0,4 0,5898 × 0,3 0,3464 × 0,2

0,3939 × 0,4

0,2626 × 0,4

0,5252 × 0,4

0,5252 × 0,4

0,2949 × 0,3

0,2949 × 0,3

0,4423 × 0,3

0,2949 × 0,3

0,4619 × 0,2

0,3464 × 0,2

0,4619 × 0,2

0,3464 × 0,2

0,4619 × 0,10

0,3464 × 0,10

0,3464 × 0,10

0,4619 × 0,10

0,3464 × 0,10

0,4619 × 0,10

]

Hasil dari proses matriks normalisasi terbobot:

Y=

[

0,1050

0,1327

0,0924

0,1576

0,1769

0,0693

0,1576

0,1050

0,2101

0,2101

0,0885

0,0885

0,1327

0,0885

0,0924

0,0693

0,0924

0,0693

0,0462

0,0346

0,0346

0,0462

0,0346

0,0462

]

d. Langkah berikutnya adalah menentukan solusi ideal positif dan solusi ideal

negatif dengan rumus (2.3) dan (2.4).

A+ = max(y1+,y2+,….,yn+)

A - = min(y1-,y2-,…,yn-)

Dimana:

A + = matriks ideal positif

A - = matriks ideal negative

𝑦

𝑖

+ = nilai terbesar pada setiap kolom

𝑦

_𝑖

− = nilai terkecil pada setiap kolom

Hasil Solusi Ideal Positif

Tabel 3. 16 Solusi Ideal Positif

Variabel Solusi Ideal Positif (𝐴+₎

C1 0,2101

C2 0,1769

C3 0,0924

Hasil Solusi Ideal Positif

Tabel 3. 17 Solusi Ideal Negatif

Variabel Solusi Ideal Negatif (𝐴−₎

C1 0,1050

C2 0,0885

C3 0,0693

C4 0,0346

e. Langkah berikutnya adalah menghitung jarak masing-masing alternatif dengan

solusi ideal positif dan solusi ideal negatif berdasarkan rumus (2.5) dan (2.6).

𝐷

+

= √∑

𝑛𝑗=1

(𝑦

_𝑖−

− 𝑦

𝑖𝑗

)

2

𝐷

−

= √∑

𝑛𝑗=1

(𝑦

𝑖𝑗

− 𝑦

𝑗−

)

2

Dimana:

𝐷

₁

+

+ = menunjukan solusi ideal positif

1 = menunjukan alternatif 1

𝐷

₁

−

- = menunjukan solusi ideal positif

1 = menunjukan alternatif 1

Perhitungan jarak dengan solusi Ideal Positif:

𝐷1+=

√(0,2101 − 0,1050)2_{+ (0,1769 − 0,1327)}2_{+ (0,0924 − 0,0924)}2 _{+ (0,0462 − 0,0462)}2

= √0,0130 = 0,1140

Perhitungan untuk

𝑫

_𝟐+

, 𝑫

_𝟑+

, 𝑫

_𝟒+

, 𝑫

_𝟓+

, 𝑫

_𝟔+

sama seperti

𝑫

_𝟏+

Perhitungan dengan Solusi Ideal Negatif:

𝐷1−= √(0,1050 − 0,1050)2+ (0,1327 − 0,0885)2+ (0,0924 − 0,0693)2 + (0,0462 − 0,0346)2

= √0,0026 = 0,0512

Perhitungan untuk

𝑫

_𝟐−

, 𝑫

_𝟑−

, 𝑫

_𝟒−

, 𝑫

_𝟓−

, 𝑫

_𝟔−

sama seperti

𝑫

_𝟏−

Berikut adalah hasil dari perhitungan solusi ideal positif dan solusi ideal

negatif:

Tabel 3. 18 Hasil Perhitungan Jarak Antara Solusi Ideal

Alternatif 𝐷+ _𝐷−

Raka Aditama Sandas 0,1140 0,0512

Galih Saputra 0,0585 0,1024

Apriyanto 0,1035 0,0566

Febri Yanto 0,1393 0,0116

Encep Suryana 0,0457 0,1163

f. Langkah berikutnya adalah menghitung nilai Preferensi untuk setiap alternatif

dengan rumus (2.7).

V

i = 𝐷𝑖 𝐷_𝑖−+ 𝐷_𝑖+

Dimana:

𝑽

_𝟏

1 menunjukan alternatif 1

Perhitungan nilai preferensi:

𝑉

₁

=

0,0512

0,0512 + 0,1140

=

0,0512

0,1652

= 0,3099

Perhitungan untuk

𝑽

_𝟐

, 𝑽

_𝟑

, 𝑽

_𝟒

, 𝑽

_𝟓

, 𝑽

_𝟔

sama seperti

𝑽

_𝟏

Hasil Perhitungan preferensi alternatif:

Tabel 3. 19 Hasil Petrhitungan Preferensi Alternatif

Alternatif Hasil Nilai V

Raka Aditama Sandas 0,3099

Galih Saputra 0,6364

Apriyanto 0,3535

Febri Yanto 0,0769

Encep Suryana 0,7179

Reynaldi Adam 0,5363

g. Kemudian membuat perangkingan dari hasil perhitungan preferensi alternatif.

Tabel 3. 20 Hasil Perangkingan

Alternatif Hasil Nilai

Encep Suryana 0,7179

Galih Saputra 0,6364

Reynaldi Adam 0,5363

Apriyanto 0,3535

Raka Aditama Sandas 0,3099

Febri Yanto 0,0769

Berdasarkan dari hasil perangkingan yang telah dilakukan terdapat satu calon

staff yang memiliki nilai tertinggi atas nama Encep Suryana dengan nilai 0,7179.

4. Controlling

Pada tahap ini kasubag SDM memerikasa hasil dari seleksi, sesuai yang

telah direncanakan pada tahap planning bahwa yang dibutuhkan untuk staff TI

adalah 1 orang. Berdasarkan Tabel 3.20 terdapat hasil seleksi calon staff baru yang

terpilih adalah Encep Suryana karena memiliki nilai terbesar diantara calon staff

lainnya.

Tabel 3. 21 Staff baru yang lolos seleksi

Nama Calon Staff Nilai Keterangan

Encep Suryana 0,7179 Diterima

Hasil tersebut telah memenuhi kebutuhan staff STFB. calon staff tersebut

akan dipanggil untuk wawancaran tentang remunerasi.

Jika terdapat lebih dari 1 calon staff baru yang memiliki nilai tertinggi dan

nilainya sama, maka yang akan dipilih adalah calon staff baru yang memiliki

kemampuan diri terbesar dan usia yang masih muda dikarenakan akan lebih mudah

untuk menyesuaikan diri dengan prosedur yang ada.

Jika dari hasil seleksi di atas tidak sesuai dengan yang diinginkan maka

Kasubag SDM akan melakukan perencanaan perekrutan ulang, mulai dari jumlah

kebutuhan Staff yang dibutuhkan STFB dengan periode perekrutan yang akan

ditentukan kembali.

3.1.4.2 Analisis Perekrutan Dosen

Perekrutan dosen ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan ataupun terjadi

kekosongan jabatan pada suatu bagian di STFB. Tahapan-tahapan yang akan

dilakukan dalam proses perekrutan calon dosen baru di STFB yang dilakukan oleh

Kasubag SDM dan WK II adalah sebagai berikut:

PLANNING

• Menentukan jumlah kebutuhan dan kompetensi dosen yang dibutuhkan tiap prodi

• Menentukan periode perekrutan

ORGANIZING • Memeriksa apakah calon dosen

memenuhi kompetensi dosen yang dibutuhkan atau tidak

ACTUATING

• Melakukan tes berdasarkan kriteria yang telah ditentukan

• Melakukan seleksi dengan menggunakan metode topsis CONTROLLONG

• Mengevaluasi hasil seleksi perekrutan

Penjelasan terhadap Gambar 3.11 dalam tahapan perekrutan dosen di STFB

adalah sebagai berikut:

Tabel 3. 22 Tahap perekrutan dosen

Perekrutan Dosen

Planning Menentukan jumlah dan kompetensi dosen yang dibutuhkan pada tiap prodi di

STFB dan juga menetukan periode perekrutan.

Organizing Meriksa apakah calon dosen telah memenuhi kompetensi dosen yang

dibutuhkan oleh STFB.

Actuating

Melakukan tes berdasarkan kriteria yang telah ditentukan

Melakukan seleksi dengan menggunakan alat bantu yaitu metode TOPSIS, dimana hasilnya nanti dapat digunakan sebagai alternatif untuk menentukan calon dosen baru mana yang lolos seleksi.

Controlling Mengevaluasi hasil perekrutan dan seleksi sebagai dasar acuan dilakukannya

penempatan dosen.

1. Planning

Tahap ini merupakan tahap perencanaan kebutuhan sumber daya manusia

dengan menentukan jumlah pada kebutuhan dosen sesuai dengan perbandingan

rasio dengan jumlah mahasiswa (1:30). Perekrutan dosen akan dilakukan saat sudah

mendapat persetujuan dari WK II dan Ketua STFB. Adapun kompetensi utama

untuk menjadi dosen yang ada di STFB ini adalah sebagai berikut:

Tabel 3. 23 Kompetensi Dosen Untuk Setiap Bidang Ilmu

Bidang Ilmu Kompetensi Utama

1. Ilmu Dasar dan Humaniora 1. Pendidikan Minimal S2 Kimia / B.Inggris / Manajemen / Bioteknologi / Ilmu Sosial / Agama / Humaniora

2. Memiliki kemampuan berbahasa Inggris 3. Farmakologi 1. Pendidikan minimal S2 Farmasi / pendidikan

farmasi

2. Memiliki kemampuan berbahasa Inggris 4. Biologi Farmasi 1. Pendidikan minimal S2 Farmasi / pendidikan

farmasi / Bioteknologi

2. Memiliki kemampuan berbahasa Inggris 5. Teknologi Farmasi 1. Pendidikan minimal S2 Farmasi / pendidikan

farmasi

2. Memiliki kemampuan berbahasa Inggris 6. Farmakokimia 1. Pendidikan minimal S2 Farmasi / pendidikan

farmasi/S2 Kimia

2. Memiliki kemampuan berbahasa Inggris 7. Farmasi Klinik dan Komunitas 1. Pendidikan minimal S2 Farmasi / Manajemen

Kesehatan

Studi kasus yang akan dilakukan pada penelitian ini adalah diasumsikan

planning untuk perekrutan dosen yang akan dilakukan pada tahun 2018 dimana

terjadi kebutuhan Dosen untuk prodi S1 Farmasi, dikarenakan terdapat jumlah

mahasiswa yang semakin bertambah tiap tahunnya, hal ini mengakibatkan

Dosen-Dosen yang ada mengajar melebihi batas SKS awal yang telah ditentukan untuk

setiap dosen. Berikut adalah data perbandingan dosen dan mahasiswa dengan rasio

1:30 disetiap prodi STFB:

Tabel 3. 24 Data Rasio Dosen

No Prodi Jumlah Dosen

yang ada Jumlah Mahasiswa Jumlah Dosen yang dibutuhkan Kekosongan 1 S1 Farmasi 34 1095 36 2 2 D3 Farmasi 13 415 13 - 3 Profesi Apoteker 8 255 8 -

Setelah melihat kekosongan tersebut maka akan dilakukan monitoring

dosen di setiap prodi untuk setiap rumpun bidang ilmunya agar dapat terlihat

kekosongan dosen pada bidang ilmu yang ada. Berikut adalah data dosen dan

bidang ilmu yang ada di STFB:

abel 3. 25 Data Jumlah Dosen dan Bidang Ilmu

No Prodi Bidang Ilmu Jumlah

Dosen Jumlah Dosen yang dibutuhkan Kekosongan 1 S1 Farmasi

1. Ilmu Dasar dan Humaniora 9 9 -

2. Farmakologi 7 7 -

3. Biologi Farmasi 5 5 -

4. Teknologi Farmasi 3 3 -

5. Farmakokimia 9 9 -

6. Farmasi Klinik dan Komunitas 1 3 2

2 D3

Farmasi

1. Ilmu Dasar dan Humaniora 3 4 1

2. Farmakologi 2 2 -

3. Biologi Farmasi 2 2 -

4. Teknologi Farmasi 1 1 -

5. Farmakokimia 2 2 -

6. Farmasi Klinik dan Komunitas 3 3 -

3 Apoteker

1. Farmakologi 3 3 -

2. Teknologi Farmasi 2 2 -

3. Farmasi Klinik dan Komunitas 2 2 -

Berdasarkan Tabel 3.25 di atas prodi S1 farmasi kekurangan 2 dosen dengan

bidang ilmu Farmasi Klinik dan Komunitas, sedangkan prodi D3 Farmasi

kekurangan 1 dosen Ilmu Dasar dan Humaniora. Pada kasus ini Kasubag SDM akan

mengajukan perencanaan perekrutan dosen tetap pada bidang ilmu Farmasi Klinik

dan Komunitas diakrenakan kekosongan tersebut tidak dapat digantikan oleh dosen

luar sesuai dengan aturan bisnis. Sedangkan kekosongan pada Prodi D3 Farmasi

dapat digantikan oleh dosen luar. Tetapi pada penelitian ini hanya dibahas sebatas

perekrutan dosen tetap saja. Maka dari itu perekrutan dosen tetap hanya akan

dilakukan untu Prodi S1 Farmasi saja, Berikut adalah jumlah dan kompetensi dosen

yang dibutuhkan:

Tabel 3. 26 Jumlah dan Kompetensi Dosen yang dibutuhkan

Prodi Bidang Ilmu Jumlah kebutuhan Kompetensi

S1 Farmasi Farmasi Klinik

dan Komunitas 2

1. Pendidikan minimal S2 Farmasi / Manajemen Kesehatan

2. Memiliki kemampuan berbahasa inggris

Berikut adalah kriteria dan bobot penilaian yang didapatkan dari hasil diskusi

dengan bapak Agus Sulaeman selaku Senat STFB [Lampiran E-15] sampai

[Lampiran E-17] , yang akan digunakan untuk perekrutan dosen yang diterapkan

pada metode Technique For Order Preference By Similarity to Ideal Solution

(TOPSIS) untuk seleksi perekrutan dosen S1 Farmasi. langkah-langkah metode

TOPSIS dengan beberapa pengembangan tahapan dapat dilihat pada Gambar 3.10

:

Tabel 3. 27 kriteria dan bobot penilaian

Kriteria Bobot Penilaian Kode

Microteaching 25% C1

Nilai Kompetensi 25% C2

Nilai Psikotes 20% C3

Wawancara 20% C4

Kemampuan Berbahasa Inggris 10% C5

Berikut adalah penjelasan untuk kriteria yang akan digunakan pada

perekrutan dosen di STFB ini.

Tabel 3. 28 Penjelasan Kriteria Perekrutan Dosen

No. Kriteria Penjelasan

1 Microteaching Kriteria “Microteaching” ini digunakan untuk mengukur pemahaman dan penyampaian calon dosen terhadap materi yang diakuasainya sehingga diberi bobot 25%.

2 Nilai Kompetensi Kriteria “Nilai Kompetensi” ini digunakan untuk menguji calon dosen terhadap kompetensi yang dimilikinya sehingga diberi bobot 25%.

3 Nilai Psikotes Kriteria “Nilai Psikotes” ini digunakan untuk mengukur aspek kemampuan, sikap kerja (kecepatan kerja, ketelitian, daya tahan terhadap tekanan, dll), dan aspek kepribadian. Sehingga diberi bobot 20%.

4 Wawancara Kriteria “Wawancara” digunakan untuk melihat sikap, attitude, dan kepribadian calon dosen. Sehingga diberi bobot 20%.

5 Kemampuan Berbahasa Inggris

Keriteria ini digunakan “Kemampuan Berbahasa Inggris” ini digunakan yaitu untuk mengukur kemampuan bahasa inggris calon dosen dan diberi bobot 10%.

Dari kriteria di atas telah ditetukan keterangan nilai yang harus diberikan.

Berikut adalah keterangan nilai untuk setiap kriteria:

1. Keterangan Nilai Microteaching

Tabel 3. 29 Keterangan Nilai Microteaching

Kriteria Nilai Keterangan

Microteaching

1 Kurang

2 Cukup

3 Baik

4 Sangat baik

2. Keterangan Nilai Kompetensi

Nilai Kompetensi ini dilihat dari hasil wawancara dan CV calon dosen

Tabel 3. 30 Keterangan Nilai Kompetensi

Kriteria Nilai Keterangan

Kompetensi

1 Kurang

2 Cukup

3 Baik

4 Sangat baik

3. Keterangan Nilai Psikotes

Tabel 3. 31 Keterangan Nilai Psikotes

Kriteria Skala Nilai Keterangan

Psikotes

<=49 1 Kurang

50-64 2 Cukup

80-100 4 Sangat baik

4. Keterangan Nilai Wawancara

Tabel 3. 32 Keterangan Nilai Wawancara

Kriteria Nilai Keterangan

Wawancara

1 Kurang

2 Cukup

3 Baik

4 Sangat baik

5. Keterangan Nilai Kemampuan B.Inggris

Tabel 3. 33 Keterangan Nilai Kemampuan B. Inggris

Kriteria Skala Nilai Toefl Nilai Keterangan

Kemampuan Berbahasa Inggris < 400 1 Kurang >=400 - < 450 2 Cukup >=450 - < 550 3 Baik >=550 4 Sangat baik

Selanjutnya Kasubag SDM menentukan periode perekrutan, berikut adalah

periode perekrutan dosen pada tahun 2018:

Tabel 3. 34 Periode Perekrutan Dosen

Tahun Tanggal Pendaftaran dan pengumpulan berkas Waktu Tes seleksi Administratif Pengumuman Hasil Seleksi Administratif Waktu Tes Pengumuman Hasil Perekrutan 2018 1 Okt 2018 s/d 12 Okt 2018 15 Okt 2018 s/d 20 Okt 2018 22 Okt 2018 23 Okt 2018 s/d 26 Okt 2018 29 Okt 2018

2. Organizing

Pada tahap ini Kasubag SDM memeriksa perencanaan perekrutan dosen ini

apakah sudah sesuai dengan jumlah dan kompetensi dosen yang dibutuhkan STFB

sebelum disetujui oleh Ketua STFB.

Setelah disetujui kasubag SDM mulai melakukan perekrutan. Kasubag SDM

akan memeriksa apakah calon dosen memenuhi kebutuhan kompetensi dosen untuk

prodi S1 Farmasi yang ada pada Tabel 3.26. Apabila kompetensi tersebut telah

terpenuhi, calon dosen akan masuk ke tahap selanjutnya yaitu tes microteaching

wawancara dan Seleksi. Berikut adalah daftar calon dosen beserta kompetensi yang

dimiliki.

Tabel 3. 35 Daftar Calon Dosen Dengan Kompetensinya

Nama Calon Dosen

Usia Pendidikan Pengalaman

Kerja Bidang Ilmu

Jabatan Fungional

Jajang

Kosmara 27 S2 Farmasi 3 tahun

Farmasi Klinik dan

Komunitas Asisten Ahli Ida Aini

Rosmirati 28

S2 Manajemen

Kesehatan 2 tahun

Farmasi Klinik dan

Komunitas Tidak

Apri Sugih 27 S2 Farmasi 2 tahun Farmasi Klinik dan

Komunitas Tidak

Orin Sucia

Lestari 25 S2 Farmasi Tidak ada

Farmasi Klinik dan

Komunitas Tidak

Kamal

Mustaffa 26 S2 Bioteknologi Tidak Ada Ilmu Dasar Tidak

Gea Puspita 25 S2 Manajemen

Kesehatan Tidak ada

Farmasi Klinik dan

Komunitas Tidak

Dari hasil pemeriksaan atau seleksi administratif yang dilakukan oleh

kasubag SDM apakah calon staff dan dosen baru telah sesuai dengan kompetensi

yang dibutuhkan STFB, dari hasil pemeriksaan yang telah dilakukan maka yang

lolos ketahap selanjutnya adalah sebagai berikut:

Tabel 3. 36 Hasil Seleksi Administratif

Nama Calon

Dosen Usia Pendidikan

Pengalaman

Kerja Bidang Ilmu Hasil

Keterangan

Jajang

Kosmara 27 S2 Farmasi 3 tahun

Farmasi Klinik dan Komunitas Lolos Ida Aini Rosmirati 28 S2 Manajemen Kesehatan 3 tahun Farmasi Klinik dan Komunitas Lolos

Apri Sugih 27 S2 Farmasi 2 tahun

Farmasi Klinik dan Komunitas

Lolos

Orin Sucia

Lestari 25 S2 Farmasi Tidak Ada

Farmasi Klinik dan Komunitas Lolos Kamal Mustaffa 26 S2

Bioteknologi Tidak Ada Ilmu Dasar Tidak

Pendidikan tidak sesuai Gea Puspita 25 S2 Manajemen Kesehatan Tidak Ada Farmasi Klinik dan Komunitas Lolos

3. Actuating

Pada tahap ini, Kasubag SDM dan WK II melakukan seleksi terhadap calon

dosen berdasarkan kriteria yang sudah ada. Meliputi tes wawancara, tes

microteaching dan seleksi calon dosen baru.

Sesuai dengan studi kasus yang diambil diasumsikan terdapat data calon Dosen

baru dalam perekrutan pada tahun 2018 yang telah melewati seleksi administratif

dan telah melewati tes dengan hasil sebagai berikut:

Tabel 3. 37 Calon Dosen Setelah Melewati Tes

Nama Calon Dosen Nilai Micro teaching Nilai Kompetensi Nilai Psikotes Nilai Wawancara Nilai B.Inggris Jajang Kosmara 3 4 78 3 450

Ida Aini Rosmirati 2 3 69 2 520

Apri Sugih 3 2 81 3 610

Orin Sucia Lestari 4 3 63 4 480

Gea Puspita 4 3 83 2 470

Selanjutnya adalah perhitungan untuk menentukan calon Dosen baru yang

akan diterima menggunakan metode Technique For Order Preference By Similarity

to Ideal Solution (TOPSIS). Langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu:

a. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memasukan nilai setiap calon

dosen.

Tabel 3. 38 Matris Nilai Calon Dosen

Alternatif Variable

C1 C2 C3 C4 C5

Jajang Kosmara 3 4 3 3 2

Ida Aini Rosmirati 2 3 3 2 3

Apri Sugih 3 2 4 3 4

Orin Sucia Lestari 4 3 2 4 2

Gea Puspita 4 3 4 2 2

b. Langkah kedua adalah perhitungan matriks untuk mencari matriks keputusan

yang ternormalisasi dengan menggunakan rumus (2.1) sebagai berikut.

𝑟

_𝑖𝑗

=

𝑥

𝑖𝑗

√∑

𝑚

𝑥

_𝑖𝑗2

𝑖=1

Dimana :

i = 1,2,….,m adalah baris dari matriks nilai.

j = 1,2,….,n adalah kolom dari matriks nilai.

Proses perhitungan C1

𝑟11= 3 √32_{+ 2}2_{+ 3}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 3 √54= 0,4082 𝑟21= 2 √32_{+ 2}2_{+ 3}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 2 √54= 0,2722 𝑟31= 3 √32_{+ 2}2_{+ 3}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 3 √54= 0,4082 𝑟41= 4 √32_{+ 2}2_{+ 3}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 4 √54= 0,5443 𝑟51= 4 √32_{+ 2}2_{+ 3}2_{+ 4}2_{+ 4}2= 4 √54= 0,5443

Proses perhitungan C2,C3,C4,C5 sama seperti C1

Hasil dari proses normalisasi matriks

r =

[

0,4082

0,5835

0,4082

0,2722

0,4376

0,4082

0,4082

0,5443

0,5443

0,2917

0,4376

0,4376

0,5443

0,2722

0,5443

0,4629

0,3086

0,4629

0,6172

0,3086

0,3288

0,4932

0,6576

0,3288

0,3288

]

c. Langkah ketiga adalah membuat matriks keputusan yang ternormalisasi

dengan bobot setiap kriteria dan rumus (2.2) sebagai berikut.

Bobot ( W = [ 0,25 0,25 0,2 0,2 0,1 ] )

Y = [

𝑊

₁₁

𝑟

₁₁

⋯

𝑊

_1𝑛

𝑟

_1𝑛

⋮

⋱

⋮

𝑊

_𝑚1

𝑟

_𝑚1

⋯

𝑊

_𝑛𝑚

𝑟

_𝑛𝑚

]

Dimana:

Y = Matrik normalisasi terbobot

W = bobot setiap kriteria

r = matriks ternormalisasi

proses perhitungan matriks normalisasi terbobot:

Y =

[

0,4082 × 0,25 0,5835 × 0,25 0,4082 × 0,2

0,2722 × 0,25 0,4376 × 0,25 0,4082 × 0,2

0,4082 × 0,25

0,5443 × 0,25

0,5443 × 0,25

0,2917 × 0,25

0,4376 × 0,25

0,4376 × 0,25

0,5443 × 0,2

0,2722 × 0,2

0,5443 × 0,2

0,4629 × 0,2

0,3086 × 0,2

0,4629 × 0,2

0,6172 × 0,2

0,3086 × 0,2

0,3288 × 0,1

0,4932 × 0,1

0,6576 × 0,1

0,3288 × 0,1

0,3288 × 0,1

]

Hasil dari proses matriks normalisasi terbobot:

Y=

[

0,1021

0,1459

0,0816

0,0680

0,1094

0,0816

0,1021

0,1361

0,1361

0,0729

0,1094

0,1094

0,1089

0,0544

0,1089

0,0926

0,0617

0,0926

0,1234

0,0617

0,0329

0,0493

0,0658

0,0329

0,0329

]

d. Langkah berikutnya adalah menentukan solusi ideal positif dan solusi ideal

negatif dengan rumus(2.3) dan (2.4) sebagai berikut..

A+ = max(y1+,y2+,….,yn+)

A - = min(y1-,y2-,…,yn-)

Dimana:

A + = matriks ideal positif

A - = matriks ideal negative

𝑦

_𝑖

+ = nilai terbesar pada setiap kolom

𝑦

𝑖

− = nilai terkecil pada setiap kolom

Hasil Matriks Solusi Ideal Positif

Tabel 3. 39 Solusi Ideal Positif

Variabel Solusi Ideal Positif (𝐴+₎

D1 0,1361

D2 0,1459

D3 0,1089

D4 0,1234

D5 0,0658

Tabel 3. 40 Solusi Ideal Negatif

Variabel Solusi Ideal Negatif (𝐴−₎

D1 0,0680

D2 0,0729

D3 0,0544

D4 0,0617

D5 0,0329

e. Langkah berikutnya adalah menghitung jarak masing-masing alternatif dengan

solusi ideal positif dan solusi ideal negatif berdasarkan rumus (2.5) dan (2.6)

sebagai berikut.

𝐷

+

= √∑

(𝑦

_𝑖−

− 𝑦

𝑖𝑗

)

2 𝑛 𝑗=1

𝐷

−

_{= √∑}

_(𝑦

𝑖𝑗

− 𝑦

𝑗−

)

2 𝑛 𝑗=1

Dimana:

𝐷

₁

+

+ = menunjukan solusi ideal positif

1 = menunjukan alternatif 1

𝐷

₁

−

- = menunjukan solusi ideal positif

1 = menunjukan alternatif 1

Perhitungan jarak dengan solusi Ideal Positif

𝐷1+=

√(0,1361 − 0,1021)2_{+ (0,1459 − 0,1459)}2_{+ (0,1089 − 0,0816)}2 _{+ (0,1234 − 0,0926)}2_{+ (0,0658 − 0,0329)}2

= √0,0028 = 0,0534

Perhitungan untuk

𝑫

_𝟐+

, 𝑫

_𝟑+

, 𝑫

_𝟒+

, 𝑫

_𝟓+

sama seperti

𝑫

_𝟏+

Perhitungan jarak dengan Solusi Ideal Negatif

𝐷1−=

√(0,1021 − 0,0680)2_{+ (0,1459 − 0,0729)}2_{+ (0,0816 − 0,0544)}2 _{+ (0,0926 − 0,0617)}2_{+ (0,0329 − 0,0329)}2

= √0,0082 = 0,0905

Perhitungan untuk

𝑫

_𝟐−

, 𝑫

_𝟑−

, 𝑫

_𝟒−

, 𝑫

_𝟓−

sama seperti

𝑫

_𝟏−

Tabel 3. 41 Hasil Perhitungan Jarak Antara Solusi Ideal

Alternatif 𝐷+ _𝐷−

Jajang Kosmara 0,0534 0,0905

Ida Aini Rosmirati 0,1039 0,0484

Apri Sugih 0,0862 0,0786

Orin Sucia Lestari 0,0734 0,0989

Gea Puspita 0,0789 0,0946

f. Langkah berikutnya adalah menghitung nilai Preferensi untuk setiap alternatif

dengan rumus (2.7) sebagai berikut.

V

i = 𝐷𝑖

𝐷_𝑖−+ 𝐷_𝑖+

Dimana :

Proses perhitungan nilai preferensi untuk setiap alternatif:

𝑉

₁

=

0,0905

0,0905 + 0,0534

=

0,0905

0,1692

= 0,6289

Perhitungan untuk

𝑽

_𝟐

, 𝑽

_𝟑

, 𝑽

_𝟒

, 𝑽

_𝟓

sama seperti

𝑽

_𝟏

Hasil Perhitungan preferensi alternatif:

Tabel 3. 42 Hasil Petrhitungan Preferensi Alternatif:

Alternatif Hasil Nilai V

Jajang Kosmara 0,6289

Ida Aini Rosmirati 0,3178

Apri Sugih 0,4769

Orin Sucia Lestari 0,5740

Gea Puspita 0,5452

g. Kemudian membuat perangkingan dari hasil perhitungan preferensi alternatif.

Tabel 3. 43 Hasil Perangkingan

Alternatif Hasil Nilai

Jajang Kosmara 0,6289

Orin Sucia Lestari 0,5740

Gea Puspita 0,5452

Apri Sugih 0,4769

Ida Aini Rosmirati 0,3178

Berdasarkan dari hasil perangkingan yang telah dilakukan terdapat dua calon

dosen yang memiliki nilai tertinggi atas nama Jajang Kosmara dengan nilai 0,6289

dan Orin Sucia Lestari dengan nilai 0,5740.

4. Controlling

Pada tahap ini kasubag SDM memerikasa hasil dari seleksi, sesuai yang telah

direncanakan pada tahap planning bahwa yang dibutuhkan untuk dosen S1 Farmasi

adalah 2 orang. Berdasarkan tabel 3.43 terdapat hasil seleksi calon dosen baru yang

terpilih adalah Jajang Kosmara dan Orin Sucia Lestari karena memiliki nilai

tertinggi diantara calon dosen lainnya.

Tabel 3. 44 Dosen Baru yang Lolos Seleksi

Nama Calon Dosen Nilai Keterangan

Jajang Kosmara 0,6289 Diterima