BAB 4. telemarketing, proses pengisian form request iklan dan promotion tools dan

(1)

132 BAB 4

ELABORATION – CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE

4.1 Elaboration Phase

 Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement

Proses yang menjadi analisa dalam skripsi ini adalah proses pada bagian

Marketing BINUS University yang meliputi kegiatan admission, promotion, sales, public relation, media, riset dan database. Beberapa proses di Marketing BINUS University tersebut perlu dielaborasi, proses tersebut

adalah proses ujian saringan masuk, proses perubahan content website, proses

telemarketing, proses pengisian form request iklan dan promotion tools dan

proses media tracking. Proses ujian saringan masuk juga memakan waktu karena untuk menghitung hasil ujiannya diperlukan waktu untuk men-scan lembar jawaban satu per satu, dan juga membutuhkan biaya yang lebih untuk mencetak lembar soal dan jawaban ujian. Pada saat ingin melakukan perubahan content website, dibutuhkan waktu yang cukup lama karena hanya bagian IT yang bisa mengubah content-nya. Proses telemarketing memakan waktu karena komunikasi dengan calon customer yang sama dilakukan berulang kali. Sementara itu proses pengisian form request iklan dan

promotion tools selalu dilakukan secara manual, dan membutuhkan waktu

yang lama juga ada kemungkinan ada redudansi data. Proses media tracking biasanya dilakukan secara manual untuk mengetahui tanggapan berita dari

(2)

berbagai media, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk pencari data media.

Target yang ingin dicapai dalam skripsi ini adalah:

• Meningkatkan efisiensi dalam Marketing BINUS University.

M erancang aplikasi yang memudahkan kegiatan sales dalam melakukan proses telemarketing sehingga calon customer hanya akan dihubungi satu kali dan akan mengurangi biaya telepon. Sedangkan aplikasi yang ditujukan untuk kegiatan admisi dalam melakukan proses ujian saringan masuk akan mengurangi biaya penggunaan kertas untuk lembar soal dan lembar jawaban ujian saringan masuk. Selain itu perancangan aplikasi ditujukan untuk mememudahkan kegiatan media dalam pengisian form

request iklan dan promotion tools supaya tidak terjadi pengulangan

pembuatan form untuk pengajuan iklan dan promotion tools. • Meningkatkan efektifitas dalam Marketing BINUS University.

M erancang aplikasi yang memudahkan proses perubahan content website sehingga setiap user yang bersangkutan dapat langsung mengubah content

website sesuai dengan otoritasnya tanpa harus menunggu divisi teknik

informasi yang memperbaharui data pada website BINUS Univerisity. Rancangan aplikasi yang diajukan diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dalam hal proses media tracking, karena mengurangi waktu yang diperlukan untuk mencari data pada media dengan pengelompokkan kategori pencarian.

(3)

134 Tabel 4.1.1 Pengukuran untuk dasar pengembangan yang akan datang

Target Awal Cara Ukur Sumber

- M eningkatkan efesiensi proses ujian saringan masuk di BINUS University dengan pengurangan biaya sekitar 20% per tahun.

Berikut adalah perincian biaya yang dikeluarkan selama proses ujian saringan masuk yang berjalan : • Dimulai dengan persiapan berkas

ujian fisik yang membutuhkan kertas untuk pencetakan soal ujian untuk 2000 peserta ujian. Dimulai dengan pencetakan kertas master ujian sebanyak 20 lembar/set dan biaya print sebesar Rp 350 berarti pencetakan master buku ujian adalah Rp 7.000,- lalu buku ujian itu akan difotokopi sebanyak 2000 kali hasilnya total biaya persiapan berkas ujian fisik adalah Rp 5.000.000,-. Persiapan berkas dokumen pendukung seperti lembar jawaban, lembar absensi dan dokumen pendukung lainnya membutuhkan biaya sebesar Rp 2.750.000,- .

Berdasarkan pengamatan proses bisnis yang berjalan dan pengalaman staff di Marketing dan laporan dari bidang yang terkait.

(4)

Target Awal Cara Ukur Sumber - M eningkatkan

efesiensi proses ujian saringan masuk di BINUS University dengan pengurangan biaya sekitar 20% per tahun.

Pelaksanaan U SM membutuhkan biaya untuk pengawas ujian masing-masing sebesar Rp 25.000 per kelas setiap shift jaga ujian. Setelah pelaksaan ujian, berarti perlu ada kegiatan memproses lembar jawaban dengan kunci jawaban, di BINUS University, proses lembar jawaban menggunakan mesin OM R dimana biaya untuk memeriksa lembar jawaban dari 2000 peserta adalah sekitar Rp 500.000,-.

Berdasarkan pengamatan proses bisnis yang berjalan dan pengalaman staff di Marketing dan laporan dari bidang yang terkait. - M eningkatkan efesiensi proses content management system di BINUS University dengan pengurangan biaya sekitar 25% per tahun.

Berikut adalah perincian biaya yang dikeluarkan selama proses content

management system yang berjalan:

• Biaya untuk mendukung content

management system yang

diperlukan dimulai dengan biaya sekitar Rp 30.000,- untuk

pembuatan konten web di

MsWord, lalu mengirimkan hasil

(5)

136

- M eningkatkan efesiensi proses content management system di BINUS University dengan pengurangan biaya sekitar 25% per tahun.

konten di MsWord ke bagian TI dengan biaya Rp 25.000,-.

Diteruskan dengan bagian TI yang mengubah konten di M sWord ke bentuk HTM L dan meng-upload-nya ke web dengan biaya Rp 57.500,- untuk penggunaan komputer juga biaya pekerja. Setelah di-upload orang TI akan mengkonfirmasikan ke bagian atau unit yang mengajukan perubahan konten web. Kadang, bisa terjadi perbaikan untuk konten yang sudah dikerjakan dan memakan biaya sekitar Rp 50.000,-.

Berdasarkan pengamatan proses bisnis yang berjalan dan pengalaman staff di Marketing dan laporan dari bidang yang terkait. - M eningkatkan efesiensi proses telemarketing di BINUS University dengan pengurangan biaya sekitar 40% per tahun.

Berikut adalah perincian biaya yang dikeluarkan selama proses

telemarketing yang berjalan:

• Telemarketing memerlukan biaya sekitar Rp 300.000,- per hari, dimana biaya tersebut digunakan untuk memperoleh data sebesar

(6)

Target Awal Cara Ukur Sumber - M eningkatkan efesiensi proses telemarketing di BINUS University dengan pengurangan biaya sekitar 40% per tahun.

Rp 40.000,- (termasuk print data dari arsip file calon customer yang

diperoleh melalui program promosi ke sekolah atau education fair) lalu sekitar Rp 220.000,- per hari untuk biaya telepon, pembuatan laporan dan pengarsipan laporan memerlukan biaya Rp 20.000,- untuk print kertas dengan asumsi biaya untuk print adalah Rp 500,-.

- M eningkatkan efesiensi proses form

request iklan di

BINUS University dengan pengurangan biaya sekitar 30% per tahun.

Berikut adalah perincian biaya yang dikeluarkan selama proses form

request iklan yang berjalan:

Biaya untuk pembuatan form request iklan adalah sebesar Rp 1.300.000,- dimana biaya ini meliputi biaya pembuatan form request sebesar Rp 9.500,- dengan asumsi penggunaan kertas formulir yang di print sebesar Rp 500,- lalu biaya untuk pekerja dan biaya pendukung seperti listrik,

(7)

138

- M eningkatkan efesiensi proses form

request iklan di

BINUS University dengan pengurangan biaya sekitar 30% per tahun.

pen, adalah sebesar Rp 9.000,- per hari nya. Pada saat brifing untuk pembuatan iklan, akan muncul biaya pekerja sebesar Rp 25.000,- per hari nya. Biaya untuk design iklan adalah yang paling besar, karena melibatkan banyak orang yang biaya pekerja mencapai Rp 735.000,- lalu biaya penggunaan komputer sekitar Rp 200.000,- untuk per pembuatan iklan.

- M eningkatkan efesiensi proses media

tracking di BINUS

University dengan pengurangan biaya sekitar 30% per tahun.

Berikut adalah perincian biaya yang dikeluarkan selama proses media

tracking yang berjalan:

• Biaya untuk pencarian data

organisasi dan kompetitor di media memerlukan biaya sekitar Rp 90.000,- setiap harinya yang digunakan untuk membeli majalah, koran, pemakaian komputer dan internet. Scan data yang ditemukan di media membutuhkan beban biaya sebesar Rp 18.000,-

(8)

Target Awal Cara Ukur Sumber - M eningkatkan

efesiensi proses media

tracking di BINUS

University dengan pengurangan biaya sekitar 30% per tahun.

sedangkan pencetakan laporan media yang dilakukan memerlukan biaya sekitar Rp 3.000,- dan biaya pencarian laporan dari media

tracking secara manual adalah Rp

400.000,-

Berdasarkan pengamatan proses bisnis yang berjalan dan pengalaman staff di Marketing dan laporan dari bidang yang terkait. - M eningkatkan

efektivitas proses ujian saringan masuk BINUS University dengan pengurangan waktu sekitar 5% per bulan.

Berikut adalah waktu yang digunakan selama proses ujian saringan masuk yang berjalan: • Waktu yang diperlukan untuk

persiapan berkas ujian fisik adalah 1000 menit, dimana persiapan adalah membuat soal. Perbanyakan soal atau buku ujian untuk 2000 peserta ujian diperlukan waktu sekitar 1000 menit juga. Sementara itu waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan ujian saringan masuk adalah 7200 menit. Proses

pemeriksaan lembar jawaban

(9)

140

- M eningkatkan efektivitas proses ujian saringan masuk BINUS University dengan pengurangan waktu sekitar 5% per bulan.

dengan mesin OM R membutuhkan waktu sekitar 400 menit, dan proses perhitungan grade hasil ujian adalah 480 menit per pemeriksaan.

Berdasarkan pengamatan proses bisnis yang berjalan dan pengalaman staff di Marketing dan laporan dari bidang yang terkait. - M eningkatkan efektivitas proses content management system BINUS University dengan pengurangan waktu sekitar 15% per bulan

Berikut adalah waktu yang digunakan selama proses content

management system yang berjalan:

• Untuk proses pengubahan konten

web biasanya diperlukan waktu

mulai dari pembuatan konten yang diharapkan dalam bentuk M sWord oleh user atau pihak yang

berkepentingan atau bertugas dengan isi web. Waktu untuk membuat isi web dalam bentuk MsWord adalah 1 jam, selanjutnya mengirimkan hasil M sWord ke bagian TI memerlukan waktu 30 menit, lalu orang TI akan

(10)

Target Awal Cara Ukur Sumber - M eningkatkan efektivitas proses content management system BINUS University dengan pengurangan waktu sekitar 15% per bulan

mengubah isi web dari bentuk MsWord menjadi HTM L dalam waktu 30 menit per tiap kali proses. Selesai di di upload, akan butuh waktu untuk konfirmasi 5 menit ke bagian yang mengajukan perubahan

web.

Berdasarkan pengamatan proses bisnis yang berjalan dan pengalaman staff di Marketing dan laporan dari bidang yang terkait. - M eningkatkan efektivitas proses telemarketing BINUS University dengan pengurangan waktu sekitar 40% per bulan

Berikut adalah waktu yang digunakan selama proses

telemarketing yang berjalan:

• Waktu untuk melakukan

telemarketing mulai dari

pengumpulan data sekitar 40 menit, lalu dilanjutkan dengan menelepon prospektus dari data yang didapat selama 500 menit, membuat laporan dalam waktu 120 menit dan pengarsipan membutuhkan waktu 20 menit.

(11)

142

- M eningkatkan efektivitas proses

form request iklan

BINUS University dengan pengurangan waktu sekitar 45% per bulan

Berikut adalah waktu yang digunakan selama proses form

request iklan yang berjalan:

• Waktu yang diperlukan untuk mengisi form request iklan web dan form request promotion tools adalah sekitar 10 menit per pengisian form. Lalu briefing untuk isi dari iklan dan

menentukan deadlinenya kira-kira 60 menit. Waktu untuk mendisain iklan web dan iklan promotion

tools masing-masing memerlukan

waktu 320 menit. dengan pengarsipan design selama 20 menit. Total waktu yang dibutuhkan sampai dengan persetujuan iklan yang akan dipublikasikan adalah 410 menit atau sekitar 18 jam untuk setiap

form request iklan.

(12)

Target Awal Cara Ukur Sumber - M eningkatkan efektivitas proses media tracking BINUS University dengan pengurangan waktu sekitar 10% per bulan

Berikut adalah waktu yang digunakan selama proses media

tracking iklan yang berjalan:

• Proses media tracking diawali dengan mencari data organisasi dan kompetitor di media membutuhkan waktu sekitar 1 jam untuk kira-kira 1 media. Data yang ditemukan kemudian di scan dan diarsip dalam waktu 5 menit setiap pengerjaannya.

Rekapitulasi data dilakukan dalam waktu 120 menit. Laporan yang ada di cetak dalam bentuk kertas laporan dengan waktu 10menit. Pengarsipan laporan yang di cetak membutuhkan waktu 20 menit. Pada saat pencarian data yang sudah diarsip, waktu maksimal adalah 480 menit untuk 1 pencarian data.

(13)

144  Activity-Based Costing (ABC)

Tabel 4.1.2 Activity Based Costing – Computer Based Test

A B C D E F G H I J K L

Proces s Name

Average number of trans act ion

(per t erm) Time per t ransac tion (minutes) Daily time (minut es) Labor hourly rate (Rp) Labor c ost (Rp) Non labor cos t hourly allocation (propot ion over processes by daily time) Non labor cost per t erm

(propotion over proc esses by daily time) Cost (per term) Average cost per t ransac tion

Annual cos t Annual effort

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 7) (D / X) Persiapan berkas ujian sec ara fisik 2000 0.5 1000 12, 500 208, 333 420, 000 7,000, 000 7,208, 333 3,604 50,458, 333 0. 0992 Persiapan berkas/ dok umen pendukung

USM 2000 0.5 1000 12, 500 208, 333 270, 000 4,500, 000 4,708, 333 2,354 32,958, 333 0. 2212

Pelaksanaan USM 60 120 7200 25, 000 3,000, 000 2, 500 300, 000 3,300, 000 55,000 23,100, 000 1. 5927 Proses lembar jawaban dan lembar

kunci dengan mesin OMR 2000 0.2 400 12, 500 83, 333 600, 000 4,000, 000 4,083, 333 2,042 28,583, 333 0. 0885 Melakuk an proses perhitungan grade

has il USM 1 480 480 12, 500 100, 000 5, 000 40, 000 140, 000 140,000 980, 000 0. 1062

(X)

Tot als 10080 3,600, 000 15,840, 000 136,080, 000

Biay a Komput er / Jam 5, 000 Biay a fotokopi buku soal 1 siswa @ 20

lembar 3, 000

Biay a print lembar jawaban 500 Biay a fotokopi berk as / dokumen

pendukung USM @ 15 lembar 2, 250 Biay a ruangan dan list rik 5, 000

Biay a Scan 2, 000

Non l abor cost per transacti on (propotion over processes by dail y tim e)

(14)

Tabel 4.1.3 Activity Based Costing – Content Management System A B C D E F G H I J K L Proc es s Name Average number of transaction (per day) Time per trans ac tion (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor c ost (Rp) Non labor hourly alloc ation (propotion over process es by daily time) Non labor cost (propotion over proc es ses by daily time) Cost (per day) Average cost per trans action

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mempers iapk an konten dalam format

MS-Word 5 30 150 12,500 31,250 5,000 12,500 43,750 8,750 12,250,000 0.1807

Mengirimkan konten ke sub Unit e-Com 5 20 100 12,500 20,833 5,000 8,333 29,167 5,833 8,166,667 e-Com mengirimk an konten ke Content

Updater IT Directorate 5 2 10 12,500 2,083 5,000 833 2,917 583 816,667 0.0022

Content Updater mengubah k onten dari

MS-Word ke HTML 5 30 150 12,500 31,250 5,000 12,500 43,750 8,750 12,250,000 0.0332

Upload k e webs ite 5 15 75 12,500 15,625 5,000 6,250 21,875 4,375 6,125,000 0.0166

Konfirmasi penyelesaian update konten 5 2 10 12,500 2,083 5,000 833 2,917 583 816,667 0.0022

Memperbaiki ulang isi k onten (Jik a tidak

sesuai) 5 30 150 12,500 31,250 5,000 12,500 43,750 8,750 12,250,000 0.0332

e-Com memberitahuk an penyelesaian

update konten 5 35 175 12,500 36,458 5,000 14,583 51,042 10,208 14,291,667 0.0387

Menutup permintaan perubahan 5 2 10 12,500 2,083 5,000 833 2,917 583 816,667 0.0022

(X)

Totals 830 103,125 41,250 40,425,000

Biaya Penggunaan Komputer @ jam 5,000

Non labor cost per transaction (propotion over processes by daily time)

(15)

146

Tabel 4.1.4 Activity Based Costing – Telemarketing

A B C D E F G H I J K L

Unit Business Proces s Name

Average number of transaction (per day) Time per t ransact ion (minutes) Daily t ime (minut es) La bor hourly ra te (Rp) Labor cost (Rp ) Non labor hourly allocation (pro potion over processes by daily time) Non la bor cost (propot io n over proc esses by daily t ime) Cost (p er day) Average cost per transa ction

Annual cost Annual effort

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Permin taan d an P erolehan Data 5 0 0.8 40 12, 500 8, 333 6, 000 4, 000 12, 333 247 3,453, 333 0. 0294 Kegiatan Follow Up Da ta 5 0 10 500 12, 500 104, 167 13, 100 109, 167 213, 333 4, 267 5 9,733, 333 0. 8757 Pembu atan L aporan Hasil Fo llow Up 1 1 20 120 12, 500 25, 000 5, 500 11, 000 36, 000 36, 000 1 0,080, 000 0. 2102

Pengarsipa n Laporan 1 20 20 12, 500 4, 167 600 200 4, 367 4, 367 1,222, 667 0. 035

Permin taan d an P erolehan Data 5 0 0.8 40 12, 500 8, 333 6, 000 4, 000 12, 333 247 3,453, 333 0. 0701 Kegiatan Follow Up Da ta 5 0 10 500 12, 500 104, 167 13, 100 109, 167 213, 333 4, 267 5 9,733, 333 0. 8757 Pembu atan L aporan Hasil Fo llow Up 1 1 20 120 12, 500 25, 000 6, 000 12, 000 37, 000 37, 000 1 0,360, 000 0. 2102

Pengarsipa n Laporan 1 20 20 12, 500 4, 167 600 200 4, 367 4, 367 1,222, 667 0. 035

(X)

Totals 1360 283, 333 249, 733 149 ,258,6 67

Biaya komputer, listrik dan inte rnet 5, 000 Biaya print @le mbar 500 Biaya Telepon @ jam 8, 000 Ou tner pengars ipan laporan 20, 000 Biaya peng gunaan hea dset

telemarketing @ jam 100 Telemarket ing (Market ing Univ.) Telemarket ing (Market ing JW C)

Non la bor cost per tra nsaction (propoti on over proce sses by da ily time )

(16)

Tabel 4.1.5 Activity Based Costing – Form Request Online A B C D E F G H I J K L Process Name A verage number of transaction (per day ) Time per trans action (minut es) Daily t ime (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor c ost (Rp) Non labor hourly allocation (propot ion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cos t per t ransact ion

A nnual cost Annual effort

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B ) (I x 280) (D / X)

Pengisian Form Request Iklan 5 10 50 12,500 10, 417 930 775 11, 192 2, 238 3,133, 667 0.1282

Briefing Cont ent Iklan dan Deadline 5 30 150 12,500 31, 250 5,000 12,500 43, 750 8, 750 12,250, 000 0.3846 Design Ik lan 5 960 4800 12,500 1,000, 000 5,000 400,000 1,400, 000 280, 000 392,000, 000 12.308

Pengarsipan Design Iklan 5 20 100 12,500 20, 833 300 500 21, 333 4, 267 5,973, 333 0.2564

Pembuatan B D 5 10 50 12,500 10, 417 900 750 11, 167 2, 233 3,126, 667 0.1282

Pengisian Form Request Iklan Webs ite 5 10 50 12,500 10, 417 930 775 11, 192 2, 238 3,133, 667 0.1282 Briefing Cont ent Website dan Deadline 5 30 150 12,500 31, 250 5,000 12,500 43, 750 8, 750 12,250, 000 0.3846 Design Ik lan Website 5 320 1600 12,500 333, 333 5,000 133,333 466, 667 93, 333 130,666, 667 4.1026 Pengarsipan Design Iklan Websit e 5 20 100 12,500 20, 833 300 500 21, 333 4, 267 5,973, 333 0.2564

Pembuatan B D 5 10 50 12,500 10, 417 900 750 11, 167 2, 233 3,126, 667 0.1282

Pengisian Form Request P romos tion

Tools 5 10 50 12,500 10, 417 930 775 11, 192 2, 238 3,133, 667 0.1282

Briefing Cont ent Tools dan Deadline 5 30 150 12,500 31, 250 5,000 12,500 43, 750 8, 750 12,250, 000 0.3846 Design Promotion Tools 5 320 1600 12,500 333, 333 5,000 133,333 466, 667 93, 333 130,666, 667 4.1026 Pengarsipan Design Iklan Promotion

Tools 5 20 100 12,500 20, 833 300 500 21, 333 4, 267 5,973, 333 0.2564

Pembuatan B D 5 10 50 12,500 10, 417 900 750 11, 167 2, 233 3,126, 667 0.1282

(X)

Tot als 9050 1,885, 417 710,242 726,784, 333

Biay a k ert as @ lembar 150 Biay a penggunaan k omputer @ jam 5000 Out ner pengarsipan laporan 20000

Biay a P ena @ pemakaian 5

Biay a ruangan dan listrik 5000

Biay a P rint @ lembar 500

Non labor cost per transacti on (propotion over processes by dail y tim e)

(17)

148

Tabel 4.1.6 Activity Based Costing – Media tracking

A B C D E F G H I J K L Proc es s Name Average number of transaction (per day) Time per trans ac tion (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor c ost (Rp) Non labor hourly alloc ation (propotion over process es by daily time) Non labor cost (propotion over proc es ses by daily time) Cost (per day) Average cost per trans action

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mencari data organis asi dan kompetitor

pada media 5 60 300 12,500 62,500 8,333 41,667 104,167 20,833 29,166,662 0.1043

Scan dan menyimpan data organis as i

dan kompetitor 5 5 25 12,500 5,208 24,000 10,000 15,208 3,042 4,258,333 0.0055

Rekapitulas i data dalam bentuk laporan 1 120 120 12,500 25,000 5,000 10,000 35,000 35,000 9,800,000 0.0265 Print laporan rekapitulas i media track ing 1 10 10 12,500 2,083 10,000 1,667 3,750 3,750 1,050,000 0.0022 Pengarsipan laporan media trac king

secara manual 1 20 20 12,500 4,167 4,050 1,350 5,517 5,517 1,544,667 0.0044

Penc arian laporan media trac king s ecara

manual 5 480 2400 12,500 500,000 0 0 500,000 100,000 140,000,000 0.5309

(X)

Totals 2875 598,958 64,683 185,819,662

Biaya Media (Majalah, k oran, dll) 25,000

Biaya Scan @ lembar 2,000

Biaya penggunaan k omputer 5,000

Biaya Print @ lembar 500

Biaya Outner Pengarsipan Laporan 20,000

Non labor cost per transaction (propotion over processes by daily time)

(18)

• Keterangan Activity Based Costing Computer Based Test:

1. Untuk kegiatan pelaksanaan ujian saringan masuk, proses yang perlu dilakukan adalah :

• Persiapan soal ujian secara fisik, diasumsikan rata-rata dalam sehari pada saat akan dilaksanakannya ujian saringan masuk dilakukan 2000 kali pengerjaan persiapan soal, dimana angka 2000 adalah banyaknya penggadaan soal ujian saringan masuk. Perkiraan lamanya waktu untuk menyelesaikan pencetakan soal ujian adalah 0.5 menit per lembarnya. Biaya untuk pekerja yang mengerjakan persiapan soal ujian adalah Rp12.500,- per jam sehingga biaya yang dibutuhkan untuk membayar karyawan yang mengerjakan persiapan soal ujian secara fisik tersebut adalah Rp 166.667,-. Sedangkan biaya yang diperlukan sebagai beban untuk biaya yang diluar pekerja, seperti misalnya biaya kertas, listrik, tinta printer dan lainya yang mendukung proses ini adalah Rp 420.000,-. Biaya diluar pekerja yang sumber daya pendukung seperti kertas, listrik, tinta, dan lainnya di dalam satu harinya menjadi Rp 7.000.000,-. Perhitungan untuk biaya per term (gelombang pelaksanaan ujian saringan masuk) untuk persiapan soal ujian fisik adalah Rp 7.166.667,- dan biaya rata-rata per transaksi adalah Rp 3.583,-. Biaya tahunan untuk proses persiapan soal ujian fisik adalah Rp 50.166.667,- dan usaha tahunan untuk proses ini adalah 0,0922.

• Persiapan berkas/dokumen pendukung, diasumsikan rata-rata dalam setiap kali pelaksanaan ujian saringan masuk pada saat akan

(19)

150 dilaksanakannya ujian saringan masuk dilakukan 2000 kali pengerjaan persiapan soal, dimana angka 2000 adalah banyaknya penggadaan soal ujian saringan masuk. Perkiraan lamanya waktu untuk menyelesaikan pencetakan soal ujian adalah 0.5 menit per lembarnya. Biaya untuk pekerja yang mengerjakan persiapan soal ujian adalah Rp 12.500,- per jam sehingga biaya yang dibutuhkan untuk membayar karyawan yang mengerjakan persiapan soal ujian secara fisik tersebut adalah sebesar Rp 166.667,-. Sedangkan alokasi biaya yang diperlukan sebagai beban untuk biaya yang diluar pekerja, seperti misalnya biaya kertas, listrik, tinta printer dan lainya yang mendukung proses ini adalah Rp 270.000,-. Biaya diluar pekerja yang sumber daya pendukung seperti kertas, listrik, tinta, dan lainnya di dalam satu harinya menjadi Rp 4.500.000,-. Perhitungan untuk biaya per term untuk persiapan soal ujian fisik adalah Rp 4.666.667,- dan biaya rata-rata per transaksi adalah Rp2.333,-. Biaya tahunan untuk proses persiapan soal ujian fisik adalah Rp 32.666.667,- dan usaha tahunan untuk proses ini adalah 0.2212. • Pelaksanaan Ujian Saringan Masuk adalah salah satu kegiatan penting,

yang berdasarkan pengamatan proses bisnisnya kami mendapatkan bahwa rata-rata jumlah transaksi per term adalah 2000 transaksi. Lamanya waktu ujian saringan masuk masing-masing adalah 120 menit, biaya untuk pekerja yang mengerjakan persiapan soal ujian adalah Rp 25.000,- per jam sehingga biaya yang dibutuhkan untuk membayar karyawan yang mengerjakan persiapan soal ujian secara fisik tersebut adalah sebesar Rp 3.000.000,-. Sedangkan alokasi biaya

(20)

yang diperlukan sebagai beban untuk biaya yang diluar pekerja, seperti misalnya biaya kertas, listrik, tinta printer dan lainya yang mendukung proses ini adalah Rp 2.500,-. Biaya diluar pekerja yang sumber daya pendukung seperti kertas, listrik, tinta, dan lainnya di dalam satu harinya menjadi Rp 300.000,-. Perhitungan untuk biaya per hari untuk persiapan soal ujian fisik adalah Rp 3.300.000,- dan biaya rata-rata per transaksi adalah Rp 55.000,-. Biaya tahunan untuk proses persiapan soal ujian fisik adalah Rp 23.100.000,-.

• Proses lembar jawaban dan lembar kunci dengan mesin OMR setelah dilakukan ujian saringan masuk bisa dilakukan sampai dengan 2000 kali per hari setelah ujian. Waktu yang biasa dibutuhkan untuk pengerjaan setiap lembar jawaban dan lembar kunci adalah 0.2 menit, sehingga menghasilkan data 400 menit per hari untuk memeriksa semua jawaban tersebut. Biaya pekerja dalam hitungan jam untuk memproses

lembar jawaban dan lembar kunci dengan mesin OM R adalah Rp 12.500,- per jam. Biaya pekerja yang terhitung adalah Rp 66.667,-

dengan perhitungan biaya dari sumber daya pendukung seperti kertas, printer, listrik setiap jam-nya adalah Rp 600.000,-. Total biaya untuk sumber daya pendukung harian tersebut adalah Rp 4.000.000,-. Total biaya per bulan untuk kegiatan proses lembar jawaban dan lembar kunci adalah Rp 28.466.667,-.

• Proses perhitungan grade hasil USM biasanya dilakukan kepada setiap calon mahasiswa. Waktu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan adalah 480 menit dan biaya karyawan untuk pengerjaan proses ini

(21)

152

adalah Rp 12.500,- per jam, lalu total biaya karyawan adalah Rp 80.000,-. Sedangkan biaya per hari pengerjaan proses ini adalah Rp 120.000,- dan biaya tahunan perhitungan grade hasil USM adalah Rp 840.000,-.

2. Perkiraan biaya untuk pekerja

Biaya pekerja per jam Rp 25.000,- untuk pelaksanaan USM , Rp 12.500,- untuk kegiatan sisanya.

Biaya pekerja per hari untuk prosedur ini beragam, untuk persiapan soal ujian secara fisik, persiapan berkas dokumen pendukung USM adalah Rp 166.667,-, untuk biaya pelaksanaan USM Rp 3.000.000,-, biaya pekerja proses lembar dan kunci jawaban Rp 66.667,- dan biaya pekerja yang melakukan perhitungan grade hasil U SM adalah Rp 80.000,-.

3. Perkiraan jumlah transaksi

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, perkiraan jumlah transaksi pada saat menjelang pengadaan ujian saringan masuk adalah 2000 transaksi per term.

Tabel 4.1.7 Perkiraan jumlah transaksi Computer Based Test

Process Name Average number of transaction (per term) Time per transaction (minutes) Dail y time (minutes) (B x C) Persiapan berkas uj ian secara fisik 2000 0.5 1000 Persiapan berkas/dokumen pendukung

US M 2000 0.5 1000

Pelaksanaan USM 60 120 7200

Proses lembar jawaban dan lembar

kunci dengan mesin OMR 2000 0.2 400 Melakukan proses perhitungan grade

hasil USM 1 480 480

(X)

(22)

4. Perhitungan

Perhitungan waktu per hari untuk jumlah transaksi yang dilakukan merupakan hasil perkalian dari jumlah rata-rata transaksi per hari dengan waktu untuk melakukan transaksi. Biaya pekerja adalah waktu per hari dikalikan dengan biaya pekerja per jam nya kemudian dibagi dengan 60. Biaya sumber daya pendukung proses merupakan hasil perhitungan dari waktu harian dikalikan alokasi dana sumber daya pendukung dan dibagi dengan 60 supaya memperoleh perhitungan per jam. Biaya tahunan didapat dari hasil kali jumlah kegiatan yang dikerjakan dengan banyaknya kegiatan yang dikerjakan di dalam 1 tahun.

5. Kesimpulan

Jadi total waktu harian untuk melakukan proses persiapan soal ujian fisik adalah 10080 menit, kemudian total biaya pekerja yang melakukannya adalah Rp 3.600.000,-, biaya selain pekerja seperti listrik, kertas dan lainnya adalah Rp 15.840.000,- dan biaya tahunan yang dikeluarkan untuk Rp 136.080.000,-.

• Keterangan Activity Based Costing Web Content Management System: 1. Untuk kegiatan Content Management System, proses yang perlu dilakukan

adalah :

• Permintaan perubahan content website akan dilakukan 5 kali dalam sehari. Dimulai dengan mempersiapkan konten dalam format MsWord dibutuhkan waktu sekitar 30 menit. Biaya pekerja per jam nya adalah Rp 12.500,- dan biaya pekerja menjadi Rp 25.000,- setiap kali

(23)

154 mengerjakan tugas ini. Alokasi dana sumber daya pendukung dalam hitungan jam adalah Rp 5.000,- sedangkan perhitungan sumber daya pendukung secara keseluruhan adalah Rp 12.500,-. Total biaya per hari yang dibebankan untuk proses ini adalah Rp 37.500,- kemudian biaya rata-rata untuk setiap transaksi adalah Rp 7.500,- dan biaya tahunannya menjadi Rp 9.375.000,-.

• Kegiatan selanjutnya adalah mengirimkan konten ke sub-unit e-Com yang dilakukan sebanyak 5 kali dalam sehari dimana masing-masing diperlukan waktu 20 menit dan biaya pekerja dalam satu jam adalah Rp 12.500,-. Biaya pekerja adalah Rp 16.667,- dengan asumsi alokasi dana untuk biaya non-labor adalah Rp 5.000,- setiap jam nya. Berdasarkan perhitungan yang ada, biaya sumber daya pendukung selain orang adalah Rp 8.333,- dan biaya transaksi per hari adalah Rp 25.000,- begitu pula biaya tahunannya dimana waktu yang dibutuhkan Rp 6.250.000,-.

• Kegiatan mengubah konten website oleh TI dilakukan 5 kali dalam sehari dan lamanya proses follow up adalah 30 menit setiap kali pengubahan konten. Biaya harian untuk mengubah konten website adalah Rp 37.500 per transaksi,-. Alokasi biaya per jam untuk barang yang termasuk dalam biaya sumber daya pendukung seperti telepon, listrik, bolpen, dll adalah Rp 5.000,- dan biaya selain gaji yang perlu dibebankan adalah sebesar Rp 12.500,- dengan perkiraan biaya tahunan sebensar Rp 9.375.000,-.

(24)

• Konfirmasi hasil perubahan konten website adalah sekitar 5 menit untuk setiap pengerjaannya, dimana dalam satu hari proses tersebut dilakukan 1 kali dan biaya orang yang mengerjakannya adalah Rp 479,-. Selanjutnya akan dikonfirmasikan kepada bagian yang meminta perubahan konten web dan apabila terjadi perubahan langsung meminta bagian TI untuk memperbaiki dengan perkiraan biaya yang muncul pada saat perubahan konten website adalah Rp 5.000,- setiap harinya, kemudian akan diketahui bahwa biaya hariannya adalah Rp37.500,-. Terakhir biaya tahunan untuk konfirmasi perubahan konten website adalah Rp 625.000,-, biaya tahunan perbaikan konten web adalah Rp 9.375.000,-.

Biaya pekerja per jam adalah Rp 12.500,-

Biaya pekerja per hari untuk permintaan perubahan konten website dan

konfirmasi hasil perubahan konten website adalah Rp 1.667,- untuk mengubah perbaikan konten website adalah Rp 25.000,-

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, perkiraan jumlah permintaan perubahan konten website, mengubah konten website oleh TI dan konfirmasi hasil perubahan konten website dilakukan masing-masing sebanyak 5 kali didalam 1 hari.

(25)

156 Proces s Name Average number of transaction (per day) Ti me per transac ti on (minutes) Dai ly time (minutes) (B x C) Mempersi apkan konten dal am format

MS-Word 5 30 150

Mengi rimkan konten ke sub Unit e-Com 5 20 100 e-Com mengirimkan konten ke Content

Updater IT Directorate 5 2 10

Content Updater mengubah konten dari

MS-Word ke HTML 5 30 150

Upload ke website 5 15 75

Konfirmasi penyelesaian update konten 5 2 10 Memperbaiki ulang is i konten (Jika ti dak

sesuai) 5 30 150

e-Com memberitahukan penyelesaian

update k onten 5 35 175

Menutup permintaan perubahan 5 2 10

(X)

Total s 830

Tabel 4.1.8 Perkiraan jumlah transaksi Content Management System

4. Perhitungan

(26)

5. Kesimpulan

Jadi total waktu untuk melakukan proses Content Management System adalah

830 menit, kemudian total biaya pekerja yang melakukannya adalah Rp 103.125,-, biaya selain pekerja seperti listrik, kertas dan lainnya adalah Rp 41.250,- dan biaya tahunan yang dikeluarkan untuk Rp 40.425.000,-.

Keterangan Activity Based Costing Telemarketing:

1. Untuk kegiatan telemarketing, proses yang perlu dilakukan adalah :

• Permintaan dan perolehan data masing-masing dari Marketing university dan Marketing JWC untuk mendukung proses telemarketing akan dilakukan 50 kali dalam sehari. Waktu yang dibutuhkan untuk meminta dan mendapatkan data tersebut adalah 0.8 menit sehingga perhitungan waktu per hari untuk pengisian dan perolehan data adalah 40 menit untuk pencetakan data. Biaya pekerja per jam nya adalah Rp12.500,- dan biaya pekerja menjadi Rp 6.667,- setiap kali mengerjakan tugas ini. Alokasi dana sumber daya pendukung dalam hitungan jam adalah Rp 6.000,- sedangkan perhitungan sumber daya pendukung secara keseluruhan adalah Rp 4.000,-. Total biaya per hari yang dibebankan untuk proses ini adalah Rp 10.667,- kemudian biaya rata-rata untuk setiap transaksi adalah Rp 213,- dan biaya tahunannya menjadi Rp 266.667,-.

• Kegiatan follow up data masing-masing dari Marketing university dan

Marketing JWC dilakukan 50 kali dalam sehari dan lamanya proses

(27)

158 pengerjaan follow up data adalah Rp 83.333 per transaksi,-. Alokasi biaya per jam untuk barang yang termasuk dalam biaya sumber daya pendukung seperti telepon, listrik, bolpen, dll adalah Rp 13.100,- dan biaya selain gaji yang perlu dibebankan adalah sebesar Rp 109.167,- dengan perkiraan biaya harian sebensar Rp 192.500,-. Biaya tahunannya adalah Rp 48.125.000,-

• Pembuatan laporan hasil follow up dilakukan sekitar 1200 menit untuk setiap pengerjaannya, dimana dalam satu hari proses tersebut dilakukan 1 kali dan biaya orang yang mengerjakannya adalah Rp 20.000,-. Perkitraan biaya yang muncul pada saat pembuatan laporan hasil follow up adalah Rp 31.000,- setiap harinya, kemudian akan diketahui bahwa biaya tahunannya adalah Rp 7.750.000,-. Usaha tahunan untuk mengadakan event ini adalah 0.2102.

• Pengarsipan laporan adalah kegiatan yang dilakukan 1 kali dalam sehari, sekiranya pengarsipan laporan dilakukan selama 20 menit untuk tiap prosesnya. Biaya pekerja adalah Rp 3.333,-. Alokasi biaya per jam untuk barang yang termasuk dalam biaya sumber daya pendukung seperti kertas, listrik, bolpen, dll adalah Rp 600,- dan biaya selain gaji yang perlu dibebankan adalah sebesar Rp 200,- dengan perkiraan biaya harian sebensar Rp 3.533,-. Biaya rata-rata per transaksi adalah Rp 3.533,- dan biaya tahunan untuk pengarsipan laporan adalah Rp 883.333,-.

(28)

Biaya pekerja per hari untuk telemarketing adalah Rp 6.000,- untuk proses permintaan dan perolehan data, Rp 13.100,- untuk kegiatan follow up data, Rp 5.500,-.untuk pembuatan laporan hasil follow up data dan Rp 600,- untuk pengarsipan laporan follow up.

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, perkiraan jumlah permintaan dan perolehan data dilakukan masing-masing sebanyak 50 kali didalam 1 hari. Dimana setiap transaksi yang terjadi menghasilkan data masing-masing untuk

Marketing university dan Marketing JWC. Kemungkinan semakin

berkembangnya BINUS University, maka harus ada perbaikan dalam melakukan proses telemarketing, tidak boleh terjadi pengulangan follow up data ke customer yang sama.

Tabel 4.1.9 Perkiraan jumlah transaksi Telemarketing

Unit Business Proces s Name

Average number of transac tion (per day) Tim e per transaction (m inutes ) Daily time (minutes) (B x C) Permintaan dan Perolehan Data 50 0.8 40

Kegiatan Follow Up Data 50 10 500

Pembuatan Laporan Has il Follow Up 1 120 120

Pengars ipan Laporan 1 20 20

Permintaan dan Perolehan Data 50 0.8 40

Kegiatan Follow Up Data 50 10 500

Pembuatan Laporan Has il Follow Up 1 120 120

Pengars ipan Laporan 1 20 20

(X) Totals 1360 Telemark eting (M arketing Univ.) Telemark eting (M arketing JWC)

(29)

160

4. Perhitungan

5. Kesimpulan

Jadi total waktu harian untuk melakukan proses telemarketing dari Marketing university dan Marketing JWC adalah 1360 menit, kemudian total biaya pekerja yang melakukannya adalah Rp 283.333,-, biaya selain pekerja seperti listrik, kertas dan lainnya adalah Rp 248.733,- dan biaya tahunan yang dikeluarkan untuk Rp 149.258.667,-.

Keterangan Activity Based Costing Form Request:

1. Untuk kegiatan pengajuan permohonan form request iklan dan promotion

tools, proses yang perlu dilakukan adalah :

• Pengisian form request iklan dilakukan pada saat ada iklan, iklan web dan promotion tools akan dibuat. Waktu yang diperlukan untuk mengisi

(30)

briefing untuk isi dari iklan dan menentukan deadlinenya dilakukan dalam 50 menit, membuat design iklan selama 960 menit dilanjutkan dengan pengarsipan design selama 20 menit. Total waktu yang

dibutuhkan sampai dengan persetujuan iklan yang akan dipublikasikan adalah 9050 menit.

• Waktu yang diperlukan untuk mengisi form request iklan web dan form

request promotion tools adalah sekitar 10 menit per pengisian form.

Lalu briefing untuk isi dari iklan dan menentukan deadlinenya kira-kira 30 menit. Waktu untuk mendisain iklan web dan iklan promotion tools masing-masing memerlukan waktu 320 menit. dengan pengarsipan

design selama 20 menit. Total waktu yang dibutuhkan sampai dengan

persetujuan iklan yang akan dipublikasikan adalah 380 menit atau sekitar 6 jam untuk setiap form request iklan.

• Biaya untuk pembuatan form request iklan adalah sebesar Rp

1.300.000,- dimana biaya ini meliputi biaya pembuatan form request sebesar Rp 9.500,- dengan asumsi penggunaan kertas formulir yang di

print sebesar Rp 500,- lalu biaya untuk pekerja dan biaya pendukung

seperti listrik, pen, adalah sebesar Rp 9.000,- per hari nya. Pada saat brifing untuk pembuatan iklan, akan muncul biaya pekerja sebesar Rp 25.000,- per hari nya. Biaya untuk design iklan adalah yang paling besar, karena melibatkan banyak orang yang biaya pekerja mencapai Rp

735.000,- lalu biaya penggunaan komputer sekitar Rp 200.000,- untuk per pembuatan iklan.

(31)

162 Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (mi nutes) Dail y time (minutes) (B x C)

Pengisi an Form Request Iklan 5 10 50

Briefing Content Iklan dan Deadl ine 5 30 150

Design Iklan 5 960 4800

Pengarsi pan Design Iklan 5 20 100

Pembuatan BD 5 10 50

Pengisi an Form Request Iklan W ebsite 5 10 50

Briefing Content W ebsite dan Deadline 5 30 150

Design Iklan W ebsite 5 320 1600

Pengarsi pan Design Iklan Webs ite 5 20 100

Pengisi an Form Request Promostion

Tools 5 10 50

Briefing Content Tools dan Deadli ne 5 30 150

Design Promotion Tools 5 320 1600

Pengarsi pan Design Iklan Promoti on

Tools 5 20 100

(X)

Totals 9050

Biaya pekerja per jam adalah Rp 12.500,-

Biaya pekerja per hari untuk proses pengerjaan pengisian form request adalah Rp 8.333,-, untuk briefing content iklan dan deadline adalah Rp 25.000, design iklan Rp 800.000,-, pengarsipan Rp 16.667,-, sedangkan design iklan website dan design promotion tools sebesar Rp 266.667,-.

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, perkiraan jumlah pengisian form

request iklan, website dan promotion tools dilakukan masing-masing sebanyak

5 kali didalam 1 hari. Dimana setiap transaksi yang terjadi membutuhkan form masing-masing untuk diteruskan ke bagian yang berkaitan. Kemungkinan semakin berkembangnya BINUS University, maka akan berkembang pula form

request iklan yang dibutuhkan.

(32)

4. Perhitungan

5. Kesimpulan

Jadi total waktu harian untuk melakukan proses form request iklan adalah 9050 menit, kemudian beban total biaya pekerja yang melakukannya adalah Rp 1.885.417,-, biaya selain pekerja seperti listrik, kertas dan lainnya adalah Rp 710.242,- dan biaya tahunan yang dikeluarkan untuk Rp 726.784.333,-.

Keterangan Activity Based Costing Media tracking:

1. Untuk kegiatan media tracking, proses yang perlu dilakukan adalah :

• Kegiatan media tracking diawali dengan mencari data organisasi dan kompetitor pada media, waktu yang dibutuhkan untuk mencari data tersebut adalah 60 menit sekali mencari data dan dilakukan 5 kali dalam 1 hari sehingga perhitungan waktu per hari untuk pencarian data adalah 300 menit. Biaya pekerja per jam nya adalah Rp 12.500,- dan biaya pekerja menjadi Rp 50.000,- setiap kali mengerjakan tugas ini. Alokasi

(33)

164 dana sumber daya pendukung dalam hitungan jam adalah Rp 8.333,- sedangkan perhitungan sumber daya pendukung secara keseluruhan adalah Rp 41.667,-. Total biaya per hari yang dibebankan untuk proses ini adalah Rp 91.667,- kemudian biaya rata-rata untuk setiap transaksi adalah Rp 18.333,- dan biaya tahunannya menjadi Rp 22.916.663,- • Proses scan dan menyimpan data organisasi dan kompetitor dilakukan 5

kali dalam sehari dan lamanya proses scan penyimpanan data adalah 5 menit. Biaya pekerja untuk pengerjaan scan juga penyimpanan data adalah Rp 4.167,-. Alokasi biaya per jam untuk barang yang termasuk dalam biaya sumber daya pendukung seperti listrik, bolpen, dll adalah Rp 24.000,- dan biaya selain gaji yang perlu dibebankan adalah sebesar Rp 12.500,- dengan perkiraan biaya harian sebesar Rp 14.167,-. Biaya rata-rata per transaksi adalah Rp 2.833,- dan biaya tahunan transaksi adalah Rp 3.541.667,-.

• Rekapitulasi data dilakukan 1 kali dalam sehari dan membutuhkan waktu 120 menit untuk pengerjaannya. Biaya untuk pekerja yang dibutuhkan adalah Rp 20.000,- dengan alokasi dana pendukung per jam adalah Rp 5.000,- dan biaya pendukung sebesar Rp 12.500,-. Biaya harian yang dikeluarkan untuk rekapitulasi adalah Rp 30.000,- dan biaya rata-rata per transaksi yang dibuat adalah Rp 30.000,-. Biaya tahunan untuk rekapitulasi adalah Rp 7.500.000,-.

• Print laporan rekapitulasi memakan waktu sekitar 10 menit untuk setiap pengerjaannya, dimana dalam satu hari proses tersebut dilakukan 1 kali

(34)

dan biaya orang yang mengerjakannya adalah Rp 1.667,-. Perkitraan biaya yang muncul pada saat print laporan rekapitulasi media tracking adalah Rp 12.500,- setiap harinya, yang kemudian akan membawa pada angka biaya harian yaitu Rp 3.333 dan harga rata-rata untuk setiap pencetakan laporan adalah Rp 3.333,-. Biaya tahunan yang dikeluarkan

untuk pencetakan laporan rekapitulasi media tracking adalah Rp 833.333,-.

• Pengarsipan media tracking memerlukan waktu 20 menit dan hanya dilakukan 1 kali dalam sehari. Biaya pekerja yang dibebankan adalah Rp 3.333,- dan alokasi per jam untuk bukan pekerja adalah Rp 4.050,- dan biaya pendukung adalah Rp 1.350,- dengan biaya per hari adalah Rp 4.683,-. Biaya rata-rata setiap kali pengarsipan adalah Rp 4.683,-. Biaya tahunan untuk pengarsipan adalah Rp 1.170.883,-

Biaya masing-masing pekerja per jam adalah Rp 12.500,-

Biaya total pekerja per hari untuk proses pengerjaan media tracking adalah Rp 479.167,-.

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, perkiraan jumlah pencarian data organisasi-kompetitor dan scan dan menyimpan data dilakukan masing-masing sebanyak 5 kali didalam 1 hari. Dimana setiap transaksi yang masing-masing menghasilkan data untuk dipakai dikemudian hari. Kemungkinan semakin berkembangnya BINUS University, maka akan berkembang pula media

(35)

166 Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) (B x C) Mencari data organis asi dan kompetitor

pada media 5 60 300

Scan dan menyimpan data organisasi

dan kompetitor 5 5 25

Rekapitulasi data dalam bentuk laporan 1 120 120

Print laporan rekapitulasi media trac king 1 10 10 Pengarsipan laporan media tracking

s ecara manual 1 20 20

Penc arian laporan media track ing s ecara

manual 5 480 2400

(X)

Totals 2875

Tabel 4.1.11 Perkiraan jumlah transaksi Media tracking

4. Perhitungan

Perhitungan waktu per hari untuk jumlah transaksi yang dilakukan merupakan hasil perkalian dari jumlah rata-rata transaksi per hari dengan waktu untuk melakukan transaksi. Biaya pekerja adalah waktu per hari dikalikan dengan biaya pekerja per jam nya kemudian dibagi dengan 60. Biaya sumber daya pendukung proses merupakan hasil perhitungan dari waktu harian dikalikan alokasi dana sumber daya pendukung dan dibagi dengan 60 supaya memperoleh perhitungan per jam. Biaya tahunan didapat dari hasil kali jumlah

(36)

kegiatan yang dikerjakan dengan banyaknya kegiatan yang dikerjakan di dalam 1 tahun.

5. Kesimpulan

Jadi total waktu harian untuk melakukan proses form request iklan adalah 2875 menit, kemudian total biaya pekerja yang melakukannya adalah Rp 598.958-, biaya selain pekerja seperti listrik, kertas dan lainnya adalah Rp 64.683,- dan biaya tahunan yang dikeluarkan untuk Rp 185.819.662,-.

 Root cause analysis

Hasil analisa kami menunjukkan selama ini BINUS University mengadakan ujian saringan masuk dengan menggunakan cara atau sistem

paper based, yang memungkinkan terjadinya kesalahan pada saat proses

pemeriksaan sehingga hasil ujian saringan masuk yang menjadi tidak akurat. Pemborosan kertas soal ujian saringan masuk yang merupakan biaya yang harus dikeluarkan oleh BINUS University menjadi pertimbangan untuk elaborasi proses ini.

M asalah lain yang mungkin timbul dari pelaksanaan ujian saringan masuk dengan menggunakan kertas ujian adalah kertas jawaban yang tidak dapat terbaca oleh komputer, hal ini bisa disebabkan oleh beberapa faktor misalnya alat tulis yang digunakan tidak sesuai dengan mesin jawaban yang digunakan untuk meng-scan lembar jawaban. Selain itu waktu yang diperlukan untuk memeriksa jawaban akan lebih lama.

(37)

168 Kami mengajukan usulan untuk mengadakan ujian saringan masuk secara terkomputerisasi atau online, untuk mengurangi jumlah kertas yang digunakan juga lebih mudah dalam pengarsipan dan penghitungan nilai hasil grade calon mahasiswa yang lolos seleksi. Waktu dan biaya menjadi alasan perlunya pelaksanaan ujian saringan masuk secara terkomputerisasi.

M asalah yang saat ini dihadapi oleh Marketing BINUS University adalah lamanya waktu pengerjaan dan belum terintegrasinya sistem web content manajemen dengan bagian yang lain. Untuk mengganti isi website selalu diperlukan untuk orang TI yang mampu mengerjakannya, selain itu ada begitu banyak user yang mengkontribusikan isi dari web, berarti kalau setiap user mengharapkan perubahan dari isi web, diperlukan waktu yang sangat lama sekali untuk mengubah isi web secara keseluruhan. Di BINUS University ada banyak user yang menggunakan web, dan user-user tersebut ada pula yang memiliki hak untuk menyebarkan informasi yang perlu terus diperbaharui, seperti juga di Marketing BINUS University perlu selalu

meng-update isi website terutama yang berkaitan dengan promosi produk atau

penawaran yang ada. Apabila harus menunggu konfirmasi dan menanti hanya orang TI yang bisa mengubah tampilan web maka website akan menjadi tidak

up-to-date. Seharusnya Marketing sebagai pihak yang berhubungan dengan customer menyajikan data yang akurat.

Web Content Management System merupakan cara yang dapat

membantu memudahkan pengaturan isi web, maksudnya user dapat dengan mudah mengubah isi dari web sesuai dengan keinginannya masing-masing

(38)

tanpa harus menunggu ada orang dari TI yang mengubahnya. Hal ini akan membuat isi web terus ter-update dengan mudah.

Berdasarkan analisa lain yang kami lakukan, kami merasa perlu lebih mengembangkan konsep CRM di Marketing BINUS karena selama ini proses

telemarketing untuk mempromosikan produk BINUS bisa dilakukan beberapa

kali oleh pihak Marketing ke customer yang sama untuk menawarkan produk yang berbeda. Hal ini sering dianggap mengganggu oleh pihak customer, karena adanya over promotion dari BINUS. Oleh karena itu perlu adanya call

center yang menangani semua proses telemarketing, baik untuk telemarketing

produk BINUS University seluruhnya.

M asalah ini timbul karena setiap bagian Marketing tidak memiliki

database yang terintegrasi untuk mengetahui mana calon mahasiswa yang

sudah dihubungi oleh pihak mana, sehingga terjadi redudansi data. M asalah yang timbul bukan karena ketidakmampuan staf yang melakukan proses

telemarketing, melainkan perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan proses telemarketing, terutama dalam proses persiapannya. Data yang diperoleh

hanya akan ditelepon satu kali untuk penawaran program studi dari BINUS University.

Proses telemarketing tidak perlu dihilangkan melainkan diperbaharui caranya. Karena melalui proses telemarketing kita bisa lebih berkomunikasi, mendapatkan informasi lebih banyak dari customer, yang merupakan

stakeholder, untuk lebih mengetahui minat pasar. Juga melalui telemarketing

kita bisa memberikan nilai tambah sebagai referensi untuk memperbaiki proses Marketing.

(39)

170 M asalah lain yang kami temukan dari Marketing BINUS adalah pada saat pengajuan form permohonan penempatan iklan/pemesanan benda promosi dilakukan beberapa kali oleh manager/head business unit, dimana seharusnya bisa digabungkan prosesnya. Isi dari form request hampir sama, yang membedakan hanya ke bagian mana form ini diteruskan agar sesuai dengan isinya, seperti form request iklan, form request iklan web, form

request promotion tools. M asalah timbul ketika manager/head business unit

mengerjakan hal yang sama dimana mungkin terjadi kesalahan pengiriman data.

Oleh sebab itu pengajuan perbaikan yang diusulkan untuk meningkatkan kinerja di Marketing BINUS adalah pengintegrasian pembuatan form permohonan penempatan iklan/pemesanan benda promosi untuk penempatan display iklan, penempatan iklan advertorial, pemesanan benda promosi di bagian Marketing Communication yang mengerjakan tugas tersebut. Hal ini memakan waktu dan bisa terjadi kesalahan penerimaan data atau ketidaksesuaian data dengan aktualisasinya.

Terakhir masalah yang dihadapi adalah proses media tracking yang masih manual sehingga pada saat dibutuhkan atau mau mengakses data media yang tersimpan akan sulit dan memakan waktu. Proses media tracking adalah menangkap semua data yang berhubungan dengan BINUS University, dalam kasus ini adalah data yang berhubungan dengan Marketing BINUS University. Proses media tracking yang manual memungkinkan terjadinya redudansi data atau pengulangan penyimpanan data dari media. Marketing BINUS University perlu terus memantau pandangan stakeholder mengenai BINUS University

(40)

karena akan mempengaruhi citra diri di mata stakeholder dan apabila ada pandangan yang kurang dapat segera diperbaiki. Pengambilan data yang manual lumayan memakan waktu, karena berarti setiap media yang ada perlu dibaca, ditelusuri lalu disimpan datanya.

Dengan adanya media tracking yang terkomputerisasi dimungkinkan adanya sistem yang menangkap data yang diperlukan dari berbagai media dengan cepat dan akurat. Diharapkan adanya media tracking secara terkomputerisasi akan memudahkan proses penelusuran media yang dibutuhkan oleh pihak Marketing.

(41)

172  People Capability Matrix

Tabel 4.1.12. People Capability Matrix Knowledge capabilities/

Skill required

Business

Acumen Orientation Leadership Adaptability Customer

Planning and Organizing M eeting Commitment Problem Solving & Decision M aking Innovation/ Continuous Improvement Key process Promosi 2 2 1 2 1 2 1 1 Public relation 2 1 1 2 1 2 1 2 M edia 1 2 1 1 1 1 1 2

Riset dan Database 1 1 1 2 2 2 1 1

Admission 2 1 1 1 1 1 2 1

Sales 2 1 1 2 1 2 2 1

Knowledge capabilities/

Skill required _{Teamwork/Collaboration} People

Development Communication Computer Literacy English Proficiency Key process Promosi 2 2 2 1 1 Public relation 1 2 1 1 1 M edia 1 1 2 1 1

Riset dan Database 2 1 1 2 2

Admission 2 1 1 1 1

(42)

Saat ini, kemampuan orang untuk melakukan key process di Marketing BINUS adalah seperti tampak pada tabel. Penilaian kemampuan berkisar antara peringkat 1 sampai dengan 4. Dimana angka 1 berarti kemampuan yang dimiliki untuk melakukan pekerjaan adalah sebagai beginner. Angka 2 berarti

individual contribution. Angka 3 berarti kemampuan yang dimiliki dapat

dikategorikan sebagai mentor atau coach. Sedang untuk angka 4 berarti dapat dikategorikan sebagai role model. Tahap elaborasi terhadap proses-proses utama tersebut akan memunculkan gap antara skill saat ini dan nantinya setelah tahap improvement dilakukan.

Tabel People Capability Matrix digunakan untuk mengetahui kemampuan orang yang mengerjakan tugas dan kemudian dianalisa kekurangan dan kelebihannya sehingga dapat dipersiapkan pelatihan yang dibutuhkan untuk memaksimalkan kinerja organisasi.

People Capability Matrix promotion merupakan gambaran penilaian

dari proses-proses sebagai berikut : proses persiapan dan pelaksanaan kegiatan promosi (iklan, education fair, open house, seminar, kunjungan ke sekolah di Jakarta dan luar Jakarta).

People Capability Matrix public relation merupakan gambaran

penilaian dari proses penyelenggaraan pameran, media relation, penyelenggaraan Corporate Social Event, studi banding, media tracking

analysis, pencetakan ulang binusian card.

People Capability Matrix media merupakan gambaran penilaian dari

proses permohonan penempatan iklan/ pemesanan benda promosi, media

(43)

174 pemotretan, pitching media luar ruang, permohonan review media/ promotion

tools.

People Capability Matrix riset dan database merupakan gambaran

penilaian dari proses competitor intelligence Marketing intelligence.

People Capability Matrix sales merupakan gambaran penilaian dari

proses telemarketing dan retur formulir pendaftaran.

People Capability Matrix admission merupakan gambaran penilaian

dari proses persiapan dan pelaksanaan pendaftaran mahasiswa baru dan ujian saringan masuk serta persiapan dan pelaksanaan pendaftaran ulang (Jakarta dan luar Jakarta), proses perekrutan tim promosi, proses penerimaan mahasiswa jalur transfer.

 Available Information

Setiap proses bisnis yang berjalan memiliki sumber informasi yang berbeda. Ada proses yang dikerjakan berdasarkan training yang diberikan sebelumnya, ada yang dikerjakan dengan mengikuti prosedur yang ada, juga apabila sudah ada sistem yang digunakan maka tinggal mengikuti cara kerja sistem, kemudian yang umum adalah mengikuti peraturan dari bisnis yang berjalan.

Berikut ini adalah pengelompokkan knowledge yang digunakan untuk mendukung proses elaborasi bisnis di Marketing BINUS:

(44)

Gambar 4.1 Knowledge and information need map

 Improvement Priorities

Pada bagian ini kita akan membahas tentang improvement priorities yang akan didapat dari proses elaborasi. Proses yang menjadi prioritas pertama untuk dielaborasi berhubungan dengan meningkatkan citra BINUS University di mata stakeholder dengan terus menciptakan inovasi dalam mendukung proses bisnis. Kami mengajukan untuk menjalankan ujian Sales Public Relation Media Training manuals Procedure manuals System manuals Business rules Main processes Information catagories Training manuals Procedure manuals Procedure manuals Business rules Training manuals Business rules Promotion Riset & database Admission Procedure manuals Procedure manuals Procedure manuals Procedure manuals Training manuals System manuals System

manuals Business _rules System

(45)

176 saringan masuk yang terkomputerisasi atau computer based test (CBT), berarti tidak lagi menggunakan kertas soal ujian yang kemudian perlu diperiksa satu per satu yang akan memakan waktu. Computer based test adalah cara baru untuk menjalankan ujian saringan masuk yang diterapkan BINUS University, dimana setiap calon mahasiswa dapat secara serempak memulai dan mengakhiri ujian tersebut. Perubahan yang dibuat adalah tidak perlu mencetak kertas ujian dan kertas jawaban lagi dan waktu yang diperlukan untuk memeriksa lebih cepat.

Proses selanjutnya yang menjadi prioritas untuk dikembangkan adalah

web content management system. Proses ini perlu dikembangkan karena web content management system (WCM S) dapat memudahkan user untuk

mengupdate data yang ditampilkan di web. Dari sudut pandang Marketing, peng-update-an web secara langsung oleh masing-masing user membuat isi

web lebih cepat diperbaharui terus karena sebelumnya diperlukan waktu

cukup lama untuk pembaharuan konten web dengan menunggu pihak TI untuk mengerjakannya. Website yang baik adalah web yang selalu memperbaharui kontennya sehingga stakeholder yang menggunakannya dapat memperoleh informasi yang akurat.

Pada bagian sales di Marketing BINUS yang menjalankan proses

telemarketing akan lebih efisien dan efektif dengan dibentuknya call center. Call center akan menghubungi calon customer untuk setiap produk BINUS

University yang sesuai dengan calon customer tersebut. Jadi tidak perlu lagi

Marketing BINUS University atau Marketing JWC masing-masing mencari

(46)

program studi yang ada di BINUS University. Tidak ada lagi redudansi data calon customer yang dimiliki ataupun dihubungi sehingga hasil telemarketing akan lebih efektif.

Sedang untuk proses integrasi dari Marketing Communication dengan membuat request form online setiap kali berhubungan dengan media akan memudahkan pekerjaan. Dengan melakukan integrasi pembuatan form permohonan penempatan iklan/pemesanan benda promosi untuk penempatan display iklan, penempatan iklan advertorial, pemesanan benda promosi di

Marketing Communication maka bisa mengurangi waktu yang digunakan dan

mengurangi kemungkinan terjadi kesalahan penerimaan data atau ketidaksesuaian data dengan aktualisasinya.

Prioritas perbaikan terakhir yang diusulkan adalah media tracking dimana proses ini perlu dikembangkan karena Marketing BINUS University tidak lepas dari media. Media digunakan tidak hanya sebagai sarana untuk promosi namun juga sebagai sarana untuk mengetahui opini publik tentang BINUS University. Media tracking secara online atau terkomputerisasi akan memudahkan pihak BINUS University untuk mendapatkan dan menyimpan data dari media dengan mengklasifikasikannya berdasarkan kepentingan. Hal ini akan mempermudah pencarian data saat akan ditelusuri.

(47)

178 4.2 Improvement Phase

 Redesigning Process Models

Computer based test adalah proses pertama yang akan dikembangkan

di Marketing BINUS University sesuai dengan prioritas improvement yang diajukan sebelumnya. Computer based test merupakan metode menjalankan ujian saringan masuk ke BINUS University dimana calon mahasiswa tidak perlu membawa alat tulis untuk mengikuti ujian karena pengerjaan soal ujian adalah langsung di komputer dan kemudian menyimpannya ke database. Pada saat pemeriksaan hasil ujian juga akan lebih mudah dan cepat. Proses yang ada, ujian saringan masuk dilakukan dengan metode paper based dimana perlu ada persiapan soal berkas ujian secara fisik, berkas/dokumen pendukung USM kemudian proses pemeriksaan jawaban adalah dengan mesin OM R untuk memeriksa jawaban. Computer based test memberikan kemudahan yang tidak didapatkan dengan paper based test, yang perlu dikembangkan adalah sistem ujian dimana soal ujian sudah di-install di setiap komputer yang akan digunakan, kemudian memungkinkan penyimpanan data hasil ujian secara bersamaan dan dengan mudah diakses kembali pada saat pemeriksaan hasil ujian saringan masuk.

Selanjutnya yang akan dikembangkan adalah, web content

management service dimana dengan mengunakan sistem ini, user akan

dimudahkan pada saat meng-update isi atau tampilan website sesuai keperluan mereka. Saat ini apabila ingin merubah atau memperbaharui tampilan web perlu mengirimkan tampilan yang diharapkan ke bagian TI lalu meminta mereka mengubah tampilan tersebut, tidak jarang hal ini memakan waktu

(48)

mengingat pekerjaan dari orang-orang TI tidak hanya memperbaharui tampilan web. Di BINUS University, ada banyak user yang bertanggungjawab untuk memperbaharui terus isi web, namun tidak semua dari mereka mengerti HTM L yang biasa digunakan untuk merubah tampilan web.

Salah satu proses yang akan dikembangkan di Marketing BINUS University dalam mempromosikan produk BINUS adalah telemarketing.

Telemarketing di tahap pengembangan akan mengalami sedikit perubahan

dalam cara pengerjaannya. Selama ini telemarketing dilakukan oleh Marketing University dan Marketing JWC padahal proses tersebut dapat digabungkan. Dengan mengembangkan konsep database pusat untuk data telemarketing dan dengan menjadikan satu bagian saja yang menjalankan telemarketing untuk ke dua divisi Marketing BINUS University tersebut akan mengurangi kemungkinan calon customer berulang kali ditelepon untuk ditawarkan produk BINUS yang berbeda. Konsep telemarketing yang baru ini adalah seperti call

center, semua proses telemarketing mengacu pada satu database dan satu

bagian saja yang mengerjakan. Waktu yang digunakan dapat dikurangi, mendukung efisiensi kerja.

Perbaikan lain yang diusulkan adalah pengadaan form request online untuk form permintaan iklan, iklan webs ite dan promotion tools. Integrasi di

Corporate Communication marketing BINUS University akan mempermudah

proses pengisian form request, dengan pemikiran di dalam sebuah form dimungkinkan dapat digunakan untuk membuat form request online iklan, iklan website dan promotion tools. Pengembangan yang dilakukan adalah penggabungan form. Hal ini akan mempermudah dan mempercepat

(49)

180 pencapaian informasi tentang iklan yang akan ditayangkan. Jadi di dalam form tersebut kita tinggal memilih kemana form akan diteruskan. Selain itu juga mengurangi daftar kesalahan.

Terakhir, pengembangan yang akan dilakukan adalah aplikasi media

tracking, dimana aplikasinya dapat digunakan untuk mengetahui apa yang

diberitakan oleh media kemudian menggunakan datanya untuk menganalisa dampak atau pengaruh berita tersebut terhadap stakeholder BINUS University. Tujuan dibuatnya aplikasi media tracking adalah untuk memudahkan pencarian data dari media yang dapat digunakan oleh seluruh bagian di BINUS University.

 Simulation models and ABC details

a. Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan Perkiraan waktu pada proses yang berjalan akan ditampilkan pada tabel-tabel dibawah ini, kemudian dilakukan perbandingan antara waktu untuk proses yang berjalan dengan perkiraan waktu dari proses yang di elaborasi. • Perkiraan waktu pada proses ujian saringan masuk :

Tabel 4.2.1 Simulasi waktu proses Computer Based Test waktu lama waktu baru perbedaan simulasi wak tu

(menit) 70,560 61,240 9,320

Dari tabel dapat kita lihat terdapat perbedaan waktu untuk pelaksaanaan ujian saringan masuk, dimana dengan menggunakan proses yang baru yaitu computer based test waktu yang dibutuhkan lebih cepat. Waktu

(50)

yang digunakan untuk perhitungan waktu lama adalah untuk 7 gelombang penerimaan mahasiswa baru, jadi waktu total 10,080 x 7 = 70,560 menit, sedangkan perhitungan waktu baru adalah waktu persiapan ujian dihitung 1 kali, dan untuk waktu persiapan berkas dokumen pendukung, pelaksanaan USM , dan perhitungan hasil grade tetap dikali 7. Sehingga total waktu baru didapat dari 480 + 7(1000+ 7200+ 480) = 61,240 menit.

Untuk mengetahui efektifitas proses Computer Based Test adalah dengan rumus:

Waktu lama – waktu baru

X 100% Waktu lama

70,560 – 61,240

X 100% = 13.2 % 70,560

M enggunakan aplikasi computer based test memberikan peningkatan efektifitas sebesar 9.12% dari proses yang sebelumnya.

• Perbandingan waktu yang dibutuhkan pada proses Web Content

Management System.

Tabel 4.2.2 Simulasi waktu proses Content Management System waktu lama waktu baru perbedaan

s imulasi waktu

(m enit) 830 187.5 642.5

Efektifitas proses tersebut adalah Waktu lama – waktu baru