i
Dipublikasikan Tahun 2012 oleh :
STMIK STIKOM Bali
Denpasar- Indonesia
ISBN : 9786029876802
ii
PROCEEDINGS
KONFERENSI NASIONAL SISTEM INFORMASI 2012
Ketua Editor
Evi Triandini, SP.,M.Eng
Sekretaris Editor
Luh Dwi Ari Sudawati, Amd.Kom
Anggota Editor
Candra Ahmadi, ST.,MT
I Ketut Dedy Suryawan, S.Kom
I Gusti Rai Agung Sugiarta, ST
Ni Komang Sri Julyantari, S.Kom
iii
KOMITE KNSI 2012
PENANGGUNG JAWAB :
Drs. Dadang Hermawan, Ak.,MM
Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM
Bali
KETUA KOMITE PELAKSANA KNSI 2012
Evi Triandini, SP.,M.Eng
STEERING COMMITTEE :
Kridanto Surendro, Ph.D
Dr. Rila Mandala, M.Eng
Dr. Ir. Husni S Sastramiharja, MT
Prof. Iping Supriatna
Dr. Ing. M. Sukrisno
Drs. Dadang Hermawan Ak.,MM
PROGRAM COMMITTEE :
Kridanto Surendro, Ph.D (ITB)
Dr. Rila Mandala (ITB)
Dr. Husni Setiawan Sastramihardja (ITB)
Prof. Jazi Eko Istiyanto, Ph.D (UGM)
Prof. Dr. Beny A Mutiara (Univ.
Gunadarma)
Retantyo Wardoyo, Ph.D (UGM)
Agus Harjoko, Ph.D (UGM)
Dra. Sri Hartati, M.Sc, Ph.D (UGM)
Zainal A. Hasibuan, Ph.D (Univ. Indonesia)
Dr. Djoko Soetarno (Univ. BINUS)
Prof. Ir. Arief Djunaedi, M.Sc.,PhD (ITS)
Prof. Dr. Ir. Joko Lianto Buliali, MSc (ITS)
Dr. Ir. Agus Buono, M.Si., M.Kom (IPB)
Dr. Ir. Sri Nurdiati, M.Sc (IPB)
Yudi Agusta, PhD (STIKOM Bali)
Prof. Dr. M. Zarlis, M.Sc (USU)
PANITIA :
I Made Sarjana
Ni Luh Putri Srinadi
IB. Suradarma
Roy Rudolf Huizen
I Ketut Dedy Suryawan
Ni Made Kartini
Ni Wayan Deriani
Luh Dwi Ari Sudawati
Desy Tri Puspasari
Ni Made Kansa Putri
Candra Ahmadi
I Gusti Rai Agung
Sugiartha
Shofwan Hanief
Ricky Aurelius N Diaz
I Made Budi Adnyana
I Wayan Kardana
I Gede Harsemadi
Dian Pramana
I Gede Putu Krisna
Juliharta
I Gusti Komang Oka M
Dandy Pramana Hostiadi
Ahmad Arfai Syukri
I Gede Mudjana
Zaenal Arifin
I Made Sukerta
Esron Rasi Oematan
Ni Putu Anita Diastuti
Andre Stafiyan
Erma Sulistyo Rini
Ida Ayu Kencana Dewi
Ni Luh Ratniasih
Gusti Agung Vony Purnama,
Dian Permana Yoga
I Gede Muriarka
Tubagus Mahendra Kusuma
I Gusti Ngurah Agung
Dedy Panji Agustino
I Wayan Budiarta
Andri Setyia Raharjo
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas perkenanNya, KNSI (Konferensi Nasional Sistem Informasi) tahun 2012 ini dapat diselenggarakan. KNSI 2012 merupakan event nasional tahunan yang diselenggarakan pertama kalinya pada tahun 2005 di Institut Teknologi Bandung (ITB), dan kemudian diikuti dengan penyelenggaraan kedua pada tahun 2006 di Universitas Pasundan.
KNSI 2012 merupakan event ke delapan hasil dari kerjasama antara STIKOM Bali dan Institut Teknologi Bandung (ITB) untuk memberikan kesempatan kepada para praktisi dan akademisi saling berbagi ide dan pengalaman baru tentang disiplin ilmu Sistem Informasi. Dari konferensi yang dilaksanakan untuk ke delapan kali ini akan terbentuk masyarakat yang dapat menuntun perwujudan Sistem Informasi sebagai salah satu solusi yang mengantarkan kehidupan yang lebih baik bagi Bangsa Indonesia.
Dalam KNSI 2012 ini telah terkumpul 392 draft full paper dari berbagai institusi pendidikan baik negeri maupun swasta. Setelah melalui proses reviewing dan editing maka paper yang berhasil lolos seleksi sebanyak 326 paper, namun paper yang akan dipublikasikan melalui proceeding sebanyak 287 paper karena ada beberapa makalah yang tidak dikirim ulang dari pemakalah setelah ada review dari reviewer. Adapun topik dalam KNSI 2012 meliputi bidang yang terkait dengan Sistem Informasi, tanpa maksud membatasi antara lain manusia, pendidikan, teknologi, organisasi dan budaya.
Sistem Informasi pada perkembangan dua dekade yang lalu, para ahli Sistem Informasi menganggap bahwa sistem informasi adalah disiplin terapan yang di dasarkan pada bidang ilmu lain yang lebih fundamental dan merupakan disiplin acuan. Maka sejalan dengan perkembangan Sistem Informasi, disiplin acuan sistem informasi dibagi 3 yakni ; teori fundamental, disiplin dasar dan disiplin terkait. Maka dengan dilaksanakan KNSI 2012 di STIKOM Bali, yang merupakan institusi pendidikan TI pertama di Provinsi Bali dapat menjadi sebuah forum ilmiah yang dapat menghadirkan perspektif yang benar terkait ruang lingkup kajian sistem informasi yang seharusnya kajiannya terhadap teknologi informasi yang tidak lepas dari konteks individual, organisasi, dan sosial.
Sebagai akhir kata, kami seluruh panitia konferensi berharap koleksi paper yang dimuat dalam
proceedings KNSI 2012 ini akan dapat bermanfaat bagi seluruh praktisi dan akademisi. Kami
juga tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih pada semua pihak yang telah membantu
terlaksananya KNSI 2012 dan diterbitkannya proceedings KNSI 2012.
Denpasar, 20 Januari 2012 Ketua Komite Pelaksana
xii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ...
iv
Sambutan Ketua STIKOM Bali ...
v
Susunan Acara ...
vi
Jadwal Sesi Presentasi ...
vii
Daftar Isi ...
xii
Daftar Makalah ... xiii
Makalah ...
1
xiii
DAFTAR MAKALAH
No Makalah : 001MENINGKATKAN MINAT MEMBACA SISWA SEKOLAH DASAR
DENGAN METODE GLENN DOMAN BERBASIS MULTIMEDIA
1
Farid Ahmadi
No Makalah : 002
STUDI PENERAPAN IT GOVERNANCE MENGGUNAKAN FRAMEWORK
COBIT DALAM MENDUKUNG LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI
(STUDI KASUS AMIK XYZ)
7
Desy Iba Ricoida, Mulyati
No Makalah : 004
DESAIN DAN IMPLEMENTASI QR-CODE DAN SMS-GATEWAY
DALAM MENDUKUNG LAYANAN PERPUSTAKAAN DENGAN
BERBASIS TERMINAL – CLIENT
13
S.N.M.P Simamora, Cut Ratu Dwina Sari, Ferdian
No Makalah : 006
PEMANFAATAN BUSINESS INTELLIGENCE DALAM
PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL: STUDI
KASUS BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL
19
Albaar Rubhasy, Zainal A. Hasibuan
No Makalah : 007
AUDIT SISTEM INFORMASI PENJUALAN KREDIT DENGAN
METRIK RESIKO PENGENDALIAN MANAJEMEN
KEAMANAN DAN OPERASIONAL
25
Hari Setiabudi Husni, Tiffany, Ria Setiawan, Jeppry Sutoyo
No Makalah : 008
EXTENSIBLE BUSINESS REPORTING LANGUAGE (XBRL)
DAN IMPLIKASINYA PADA GOOD CORPORATE GOVERNANCE
(GCG)
31
Arif Perdana, Liliyana
No Makalah : 010
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN MEMILIH NAMA
ANAK ISLAMI MENGGUNAKAN METODE PROMETHEE
37
Hannani, Dini Nurmalasari, Mardhiah Fadli
No Makalah : 011
MODEL PENGGUNAAN INTERNET (MOGUNET) BERDASARKAN
TPB DAN CMUA DIEVALUASI MENGGUNAKAN SEM
43
Dian Oktafia, Husni Satramihardja
No Makalah : 012
JOINT OWNERSHIP PADA TEKNIK WATERMARKING
MENGGUNAKAN SKEMA SECRET SHARING UNTUK AUDIO DIGITAL
48
xxx
No Makalah : 236
STUDI PEMANFAATAN ACTIVE DIRECTORY UNTUK
PENGELOLAAN SUMBER DAYA INFORMASI
911
Defis Khoiru Ahmed, Sali Alas M
No Makalah : 238
SISTEM PENGINGAT MENGGUNAKAN SMS DAN EMAIL GATEWAY
916
Teddy Marcus Zakaria, Stephanie Agnes Wijaya
No Makalah : 239
MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERUSAHAAN
DISTRIBUTOR FARMASI DAN CONSUMER PRODUCT
922
Asep Id Hadiana, Estiko Rijanto, Mira Kania Sabariah
No Makalah : 240
PERBANDINGAN ALGORITMA BINERISASI PADA CITRA
TULANG ABNORMAL TELAPAK TANGAN MANUSIA
928
Agustinus Rudatyo Himamunanto, Hendrik Mendrova
No Makalah : 241
IDENTIFIKASI KONFLIK PADA KEBUTUHAN NON-FUNGSIONAL
BERBASIS STANDAR KUALITAS ISO/IEC 9126
933
Eka Mistiko Rini, Siti Rochimah
No Makalah : 242
PENANGANAN PARAFRASA PADA ALGORITMA WINNOWING
DALAM PERBANDINGAN DOCUMENT FINGERPRINT BERKAS TEKS
LINTAS BAHASA
939
Devi Karolita, Daniel Oranova Siahaan, Diana Purwitasari
No Makalah : 243
USULAN MODEL HYBRID SYSTEMS THINKING UNTUK
PENGGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
945
Gerald Kevin Suoth, Kridanto Surendro
No Makalah : 244
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS PERWAKILAN
KONSULER ASING DI JAKARTA
951
Ari Pambudi, Surya Ilham
No Makalah : 245
FUZZY MULTI ATTRIBUTE DECISSION MAKING UNTUK
REKOMENDASI TEMPAT WISATA (STUDI KASUS: SISTEM
INFORMASI GEOGRAFIS WISATA SEJARAH DAN BUDAYA
YOGYAKARTA)
957
Konferensi Nasional Sistem Informasi 2012, STMIK - STIKOM Bali 23-25 Pebruari 2012
922
MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERUSAHAAN
DISTRIBUTOR FARMASI DAN CONSUMER PRODUCT
Asep Id Hadiana1, Estiko Rijanto22, Mira Kania Sabariah3 1,2,3
Program Magister Sistem Informasi Fakultas Pascasarjana Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Jalan Dipati Ukur Nomor 112 Bandung
1
ahadiana@gmail.com, 2 estiko@hotmail.com, 3 mira_ljuan@yahoo.com
Abstrak
Keluarnya karyawan perusahaan dapat mengakibatkan sebuah perusahaan kehilangan sebagian pengetahuan yang mereka miliki. Hal ini tentu bisa menganggu operasional perusahaan. Untuk mengantisipasi kehilangan pengetahuan yang diakibatkan keluarnya karyawan dari perusahaan dengan berbagai alasan, maka perlu dilakukan upaya agar perusahaan tidak kehilangan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan tersebut.
Knowledge management atau manajemen pengetahuan adalah salah satu upaya untuk memanage pengetahuan,
baik itu tacit knowledge ataupun explicit knowledge yang terdapat dalam sebuah organisasi. Berdasarkan permasalah tersebut, penelitian ini akan membahas tentang perancangan model KMS untuk perusahaan distributor farmasi dan consumer product. Perancangan model KMS dalam penelitian ini, mengadopsi 10 Step
Knowledge Management Roadmap yang disusun oleh Amrit Tiwana.
Kata kunci : Knowledge Management, KMS, Distributor Farmasi, 10 step Knowledge Management Roadmap, Kodifikasi
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi sudah berkembang begitu pesatnya. Hampir setiap lini kehidupan sudah tersentuh dan merasakan manfaat dari kehadiran teknologi informasi. Bagi sebuah organisasi atau perusahaan misalnya, teknologi informasi (TI) sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan untuk menunjang keberhasilan sebuah organisasi. PT. Bina San Prima adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang bergerak dibidang distributor farmasi dan consumer product. Berdiri pada tahun 1994, perusahaan ini didirikan oleh Drs. Jahja Santosa, Apt., yang juga merupakan pemilik dari perusahaan farmasi terkemuka di Indonesia, yaitu SANBE Farma. Berdasarkan wawancara dengan asisten manager divisi IT PT. Bina San Prima, perusahaan sangat membutuhkan suatu cara untuk mengelola pengetahuan yang terdapat pada perusahaan agar dapat ter-manage dengan baik. Karena selama ini, kinerja perusahaan cukup terpengaruh ketika orang yang memiliki pengetahuan yang menonjol keluar dari perusahaan, apalagi jika sebelumnya proses transfer pengetahuan tidak berjalan dengan baik. Paper ini akan membahas perancangan model Knowledge
Management pada perusahaan Distributor dan
Consumer Product di PT. Bina San Prima dengan
mengadopsi 10 Step Knowledge Management
Roadmap yang disusun oleh Amrit Tiwana. 2. Landasan Teori
Ketika kita berbicara tentang knowledge
management (KM), maka kita harus terlebih dahulu
memahami tentang data, informasi, knowledge dan wisdom (kebijakan). Ketika kita sudah memahami tentang hal tersebut, maka kita akan lebih mudah dalam memahami.
Menurut [7], seorang pakar sistem dan guru besar bidang perubahan organisasi yang bernama Russel Ackoff, menyatakan bahwa isi atau kandungan dari intelektualitas dan mentalitas manusia dapat diklasifikasikan dalam lima kategori, yaitu :
a. Data : berupa simbol-simbol
b. Informasi : data yang diproses agar dapat dimanfaatkan; informasi menjawab pertanyaan tentang “who”,”what”,”where”, dan “when”.
c. Knowledge : merupakan aplikasi dari data dan informasi dan menjawab pertanyaan “how”.
d. Understanding: mengapresiasi pertanyaan “why”.
e. Wisdom: evaluasi dari understanding.
Konferensi Nasional Sistem Informasi 2012, STMIK - STIKOM Bali 23-25 Pebruari 2012
923 Data dapat pula merepresentasikan suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh [3] bahwa “Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event) “. Berbeda dengan data, informasi merupakan suatu hasil dari pemrosesan data menjadi sesuatu yang bermakna bagi yang menerimanya, sebagaimana dikemukakan oleh [6] “Information is the outcome of extraction
and processing activities carried out on data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific domain .” Dengan demikian, dapat
dijelaskan bahwa informasi merupakan sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data, agar menjadi lebih mudah dimengerti dan bermakna sehingga bisa menggambarkan suatu kejadian dan fakta yang ada.
Menurut [2], pengetahuan merupakan justified
true believe, dimana seorang individu membenarkan
(justifies) kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu situasi baru dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan.
Pengetahuan dapat dikategorikan menjadi tiga, yaitu pengetahuan inti (core knowledge), pengetahuan lanjut (advance knowledge) dan pengetahuan inovatif (innovative knowledge) [7]. Untuk bisa memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan kompetitornya, suatu organisasi harus memiliki dan mengembangkan pengetahuan maju dan inovatif.
Knowledge sebagian ditarik dari pengalaman,
yang akan menghasilkan sound judgement dan wisdom [1]. Sehingga wisdom merupakan knowledge yang digunakan dalam membuat keputusan-keputusan yang menyangkut masa depan.
Knowledge Management (KM) merupakan
pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan business value dan menghasilkan keunggulan bersaing. KM memungkinkan penciptaan, komunikasi dan aplikasi pengetahuan [5]. KM juga diartikan sebagai eksploitasi dan pengembangan aset pengetahuan dari sebuah organisasi dengan sebuah pandangan terhadap tujuan organisasi [1].
Secara umum, KM dibagi menjadi dua tipe:
tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit
knowledge adalah pengetahuan yang tersimpan dalam kepala seseorang. Tacit knowledge merupakan pengetahuan yang secara tidak sadar dimengerti dan diaplikasikan dalam tindakan.
Tanpa sadar kita tahu lebih banyak daripada yang bisa kita katakan [4]. Menurut [2], Tacit
Knowledge adalah sebuah knowledge yang sangat
personal dan susah diformalisasikan serta tertanam di dalam tindakan-tindakan, prosedur-prosedur, rutinitas, komitmen, ide, nilai-nilai dan emosi.
3. Metoda Penelitian
Dalam penelitian ini, metodologi KM yang digunakan adalah metodologi yang ditulis oleh Amrit Tiwana yaitu 10 Step Knowledege
Management Roadmap. Metode ini dipilih karena
memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan metoda untuk perancangan KM lainnya. Kelebihan dari metode ini diantaranya adalah :
1. Memiliki tahapan yang jelas dalam perancangan KM, mulai dari tahapan analisa infrastruktur yang telah ada sampai dengan tahapan evaluasi KM yang dibangun.
2. Menyediakan Knowledge Management
Assessment Kit (KMAK). KMAK ini berisi
pertanyaan-pertanyaan kuisioner yang bisa membantu kita dalam merancang KM yang sesuai untuk kondisi perusahaan atau organisasi yang kita teliti.
Namun dalam penelitian ini, tidak semua tahapan dalam metodologi tersebut digunakan. Penelitian ini hanya mencakup sampai langkah keenam dari 10 langkah dalam 10 Step Knowledege
Management Roadmap yaitu create the knowledge management blueprint (membuat cetak biru KM).
Secara garis besar, tahapan yang dilakukan dalam metodologi tersebut adalah :
1. Analisa infrastruktur yang sudah ada pada perusahana
2. Menyesuaikan KM dengan bisnis strategi perusahaan
3. Desain KM infrastruktur
4. Audit aset pengetahuan dan sistem yang sudah ada pada perusahaan.
5. Menyusun tim KM 6. Merancang blueprint KM
Teknik pengumpulan data dilakukan dengan mendapatkan data primer dan data sekunder. Data primer didapatkan melalui kuesioner, observasi dan wawancara yang dilakukan pada perusahaan yang menjadi objek penelitian. Data sekunder didapatkan dengan melakukan penelitian kepustakaan dari berbagai litelatur yang berkaitan dengan Knowledge
Management.
Dalam penelitian ini didefinisikan beberapa operasional variabel yaitu :
a. Strategi Pendekatan KM, yaitu strategi kodifikasi dan strategi personalisasi.
b. Attribut pengetahuan untuk konten KMS yang digunakan untuk menentukan atribut penanda yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam pembangunan KMS.
c. Diagnosa infrastruktur yang telah ada pada perusahaan.
d. Pemetaan posisi pengetahuan perusahaan terhadap para pesaing
Konferensi Nasional Sistem Informasi 2012, STMIK - STIKOM Bali 23-25 Pebruari 2012
924 Gambar. 1 10 Step Knowledge Management
Roadmap
Gambar 1 adalah 10 Step Knowledge
Management Roadmap yang disusun oleh Amrit
Tiwana. Diharapkan dengan memakai roadmap ini akan memandu pengembangan dan implementasi KMS di pada organisasi yang dijadikan sebagai objek penelitian. Namun penelitian ini hanya dibatasi sampai pada tahap ke enam, yaitu membuat
Knowledge Management Blueprint. Roadmap
implementasi KM diharapkan dapat membantu perusahaan dalam merencanakan, merancang dan mengimplementasikan KMS.
4. Hasil dan Pembahasan
Dari hasil kuisioner diagnosa infrastruktur, perusahaan sudah memiliki beberapa infrastruktur seperti dibawah ini :
1. Sudah terdapat Intranet. 2. Memiliki akses Internet.
3. Sudah mendukung remote access.
4. Memiliki bandwith yang cukup besar (512 Mbps).
5. Sudah memiliki LAN/WAN.
6. Sudah memiliki Webserver dan Mail Server.
7. Memiliki Virtual Private Network.
Berdasarkan data tersebut, perusahaan telah memiliki infrastruktur yang memadai untuk penerapan Knowledge Management System (KMS).
Untuk mengimplementasikan KM, diperlukan sebuah tim yang akan bertanggung jawab terhadap kelangsungan KM di perusahaan. Tim ini akan dipimpin oleh seorang Manajer KM dengan beberapa orang yang menjadi anggota tim. Tim dapat dipilih oleh perusahaan berdasarkan latar belakang keahlian mereka.
Namun penulis mengusulkan untuk manajer KM dipilih dari departemen IT, karena mereka memiliki latar belakang pengetahuan tentang infrastruktur teknologi yang ada di perusahaan. Namun tidak tertutup kemungkinan manager KM dijabat oleh orang dari departemen non IT.
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan pada perusahaan, dapat diketahui beberapa kondisi yang mendasari dibuatnya usulan
blueprint dan arsitektur KMS seperti yang bisa
dilihat pada gambar 2. Kondisi tersebut diantaranya adalah :
1. Kinerja perusahaan seringkali terganggu akibat keluarnya karyawan yang memiliki pengetahuan menonjol.
2. Pengetahuan yang ada pada perusahaan belum ter-manage dengan baik, sehingga pengetahuan tersebut tidak bisa digunakan secara maksimal untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
3. Dalam perusahaan belum muncul budaya
knowledge sharing, hal ini salah satu
sebabnya adalah belum adanya wadah yang bisa digunakan untuk melakukan
knowledge sharing secara maksimal.
4. Berdasarkan hasil survey terhadap infrastruktur yang ada pada perusahaan, dapat diketahui bahwa perusahaan telah memiliki infrastruktur yang memadai untuk KMS.
Gambar. 2 Usulan Arsitektur KMS di PT. Bina San Prima
Konferensi Nasional Sistem Informasi 2012, STMIK - STIKOM Bali 23-25 Pebruari 2012
925 Gambar . 3 Usulan Alur Proses Arsitektur KMS di PT. Bina San Prima
Dari gambar 3 dapat dijelaskan proses sebagai berikut :
1. KMS user bisa melakukan add, edit, update
file pada KMS. File itu sendiri terdapat
pada File Server. Setiap kali terjadi penambahan dan perubahan data, file server mengirimkan notifikasi kepada Web Server KMS, sehingga pada KMS data yang ditampilkan selalu data yang terbaru.
2. User KMS bisa melakukan browsing, mencari pengetahuan, menambah pengetahuan dan aktifitas lainnya yang dilakukan dengan cara mengakses alamat portal KMS yang telah ditentukan melalui
web browser yang terdapat pada komputer user.
3. Email server berfungsi untuk melakukan
push email kepada KMS user. Push email
yang dimaksud disini adalah mengirimkan informasi dalam bentuk email secara otomatis dengan jadwal yang telah ditentukan oleh pengelola KMS. Email
server juga berfungsi untuk membantu
registrasi user KMS.
4. KMS bisa menampilkan data Business
Intelligence (BI) yang terdapat pada Data Warehouse perusahaan. Namun data BI
yang ditampilkan pada KMS hanya data tertentu saja, misalnya data tentang produk apa yang paling banyak dibeli, laporan tentang total penjualan selama periode
tertentu. Tidak semua data BI ditampilkan pada KMS.
5. Data Warehouse merupakan kumpulan data yang telah ditentukan, yang berasal dari beberapa database yang ada di perusahaan, misalnya database sistem informasi BSP
Integrated System (BIS) Pusat dan dari database BIS cabang yang berada di kantor
pusat, yang merupakan hasil replikasi dari berbagai cabang.
6. KMS mempunyai database server tersendiri untuk menyimpan data yang terdapat pada KMS.
Fungsionalitas KMS pada satu perusahaan dengan perusahaan lain bisa berbeda tergantung kepada kebutuhan dan kondisi di perusahaan tersebut. Sebelum menentukan fungsionalitas yang akan dibuat dalam KMS, perlu terlebih dahulu mengetahui kondisi, kebiasaan dan proses bisnis yang ada pada perusahaan, sehingga kita akan mudah menentukan fungsionalitas apa yang dibutuhkan perusahaan dalam KMS yang akan dibangun.
Pembangunan KMS dalam sebuah perusahaan harus disesuaikan dengan strategi, visi dan misi serta proses bisnis yang ada pada perusahaan tersebut. Dibawah ini adalah beberapa aktifitas perusahaan yang mendasari perlu dibuatnya KMS dan fungsionalitas yang terdapat didalamnya.
1. Karyawan sering melakukan sharing file melalui jaringan komputer. File disimpan di komputer salah satu karyawan, kemudian di-sharing melalui windows explorer yang terdapat pada komputernya dan karyawan lain bisa mengakses file tersebut melalui jaringan komputer. Hal ini mendasari perlu dibuatnya sebuah manajemen dokumen, sehingga akan lebih memudahkan karyawan dalam mengakses file tertentu yang selama ini disimpan di komputer karyawan, karena bila komputer karyawan tersebut dimatikan, maka file yang
di-sharing tersebut tidak akan bisa diakses.
2. Penyebaran pengetahuan tacit berlangsung secara informal dan juga formal. Penyebaran secara formal biasanya melalui
training dan upgrading yang dilakukan
perusahaan setiap 6 bulan. Selama ini belum ada fasilitas khusus yang memungkinkan karyawan bisa bertukar pikiran untuk menyebarkan dan membagi pengetahuan yang dia miliki kepada karyawan lainnya. Untuk itu, dalam KMS yang akan dibangun, perlu dipikirkan sebuah media kolaborasi yang memungkinkan karyawan membagi ide, gagasan serta pengetahuan mereka untuk dapat dibagi kepada karyawan lainnya.
Konferensi Nasional Sistem Informasi 2012, STMIK - STIKOM Bali 23-25 Pebruari 2012
926 3. Berita-berita tentang kondisi terkini sangat
dibutuhkan perusahaan, misalnya tentang regulasi pemerintah, prakiraan cuaca, berita tentang pesaing dan beberapa berita lainnya. Selama ini karyawan mengakses berita melalui internet, tapi tidak semua karyawan berhak mengakses internet yang disediakan perusahaan. Untuk itu perlu dibuat semacam fasilitas yang menampilkan berita-berita terbaru dari media masa dan internet yang bermanfaat bagi perusahaan. Ada seorang petugas khusus yang bertugas untuk memasukkan berita dan menampilkannya pada fasilitas KMS.
4. Perusahaan sering mengalami kesulitan dalam menentukan personil yang akan bertanggungjawab untuk proyek tertentu, karena perusahaan tidak memiliki sebuah dokumentasi dan direktori keahlian karyawan. Saat ini pengetahuan tentang keahlian karyawan hanya menjadi pengetahuan tacit atasan karyawan yang bersangkutan, bahkan seringkali hanya menjadi pengetahuan tacit karyawannya saja. Untuk itu perlu dibuat semacam direktori keahlian karyawan, yang akan menampilan profil karyawan, keahliannya dan beberapa proyek atau tugas perusahaan yang pernah dia kerjakan.
Perusahaan sudah memiliki fasilitas business
intelligence (BI) yang sangat membantu para
manajer dan top level management dalam membuat beberapa keputusan tertentu, baik itu keputusan jangka menengah dan jangka panjang.
Namun fasilitas BI ini hanya bisa diakses oleh manajer dan top level management, sehingga pengetahuan yang ada pada BI hanya menjadi pengetahuan pihak manajemen.
Beberapa data dari BI bisa menjadi pengetahuan yang bisa diakses tidak hanya oleh pihak manajemen, misalnya cabang mana yang penjualannya paling tinggi. KMS bisa mengakomodasi hal ini dengan menampilkan data
business intelligence.
Fasilitas business intelligence di KMS hanya bisa diakses oleh pihak tertentu, misalnya pihak manajemen perusahaan. Tapi sangat dimungkinkan pihak beberapa orang dari manajemen perusahaan menjadi seorang kontributor KMS dengan menulis pengetahuan yang bisa dikonsumsi oleh karyawan, sehingga data dari BI bisa menjadi sumber pengetahuan baru di KMS.
Berdasarkan kondisi diatas, pada penelitian ini, penulis mengusulkan beberapa fungsionalitas yang harus ada pada KMS yang akan diterapkan pada PT. Bina San Prima. Gambar 3 bisa menggambarkan beberapa fungsionalitas yang diusulkan oleh penulis.
Gambar. 3 Usulan fungsionalitas KMS di PT. Bina San Prima
Penerapan KMS seringkali menemui kegagalan karena terlalu berfokus pada aspek teknologi. Dalam KMS ada tiga aspek penting yang bisa mendukung suksesnya sebuah KMS, yaitu people, process dan
technology. Dalam banyak kasus, penerapan KMS
seringkali terlalu berfokus pada aspek teknologi dan proses, sedangkan aspek manusianya terabaikan. Hal ini sering berakibat pada gagalnya penerapan KMS karena tidak didukung oleh manusianya. Untuk itu perlu dibuat sebuah skema yang bisa mendorong karyawan untuk bisa berkontribusi dalam KMS, diantaranya adalah dengan memberikan reward dalam bentuk insentif atau pengakuan tentang keahlian karyawan yang bersangkutan. Detail tentang jumlah dan bentuk insentif bisa disesuaikan dengan kebijakan dari perusahaan.
5. Kesimpulan dan Saran
Dari penelitian yang telah dilakukan dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu :
a. Terbentuknya model KMS yang dapat diterapkan pada perusahaan dengan menggunakan infrastruktur dan pengetahuan yang sudah terdapat di perusahaan. Strategi perancangan KMS yang ada pada penelitian ini adalah pada perusahaan distributor dan
consumer product. Perancangan KMS dimulai
dengan pelaksanaan Audit KMS menggunakan
Knowledge Management Assessment Kit
(KMAK) yang dapat membantu mengetahui berbagai hal yang bisa mendukung kesiapan organisasi dalam menerapkan dan merancang KMS. Model KMS yang terbentuk terdiri dari usulan arsitektur KMS, fungsionalitas yang harus ada pada KMS, pembentukan tim KM. Model blueprint KMS yang dirancang pada penelitian ini menggunakan infrastruktur yang sudah ada pada perusahaan, sehingga perusahaan tidak mengeluarkan biaya lagi untuk membeli infrastruktur yang baru.
b. Penelitian ini hanya terbatas sampai perancangan Model KMS, untuk selanjutnya bisa ditindaklanjuti dengan proses pembangunan KMS. Penerapan diharapkan akan membantu perusahaan dalam mengelola pengetahuan, sehingga bisa mengatasi
Konferensi Nasional Sistem Informasi 2012, STMIK - STIKOM Bali 23-25 Pebruari 2012
927 permasalahan yang timbul ketika orang yang memiliki pengetahuan keluar dari perusahaan.
Daftar Pustaka: [1]
[2]
[3]
Davenport, Thomas & Prusak, Laurence,
Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Harvard: Harvard
Business Press, 1998.
Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka, The
Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University Press,
1995.
Setiawan, Wawan. dan Munir, Pengantar
Teknologi Informasi : Basis Data. Bandung :
Universitas Pendidikan Indonesia, 2006. [4]
[5]
[6]
[7]
Sveiby, K. E, The New Organizational Wealth:
Managing & Measuring Knowledge-Based Asset. Berrett-Koehler, 1997.
Tiwana, A, The Knowledge Management
Toolkit: Orchestrating IT, Strategy, and Knowledge Platforms (2nd Edition). Upper
Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2002.
Vercellis, Carlo, Business Intelligence: Data
Mining and optimization for Decision Making.
John Wiley & Sons, 2009.
Zack, Michael, An Architecture for Managing
Explicated Knowledge, Sloan Management