ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
DI PT. MULYA JATRA
Muhammad Yusuf, Arif Djunaidy Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi,
Program Pascasarjana, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. ABSTRAK
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh permasalahan di PT. Mulya Jatra yang terkait dengan proses Akuntansi yaitu akses data akuntansi tidak bisa dilakukan dengan cepat, terjadi kesalahan pencatatan transaksi, entry data dilakukan satu persatu, dan terselipnya bukti transaksi.
Penelitian yang bertujuan menghasilkan Dokumen Desain Sistem Informasi Akuntansi di PT. Mulya Jatra untuk diimplementasikan secara nyata ini diawali dengan melakukan analisis kebutuhan sistem saat ini untuk mendapatkan informasi mengenai profil perusahaan, proses bisnis yang berjalan di divisi Finance dan proses Akuntansi yang berjalan saat ini. Sedangkan identifikasi gambaran sistem baru dilakukan untuk mendapatkan informasi tentang kebutuhan pengguna mengenai sistem yang akan dibangun. Selanjutnya adalah melakukan desain sistem yang meliputi desain basis data, desain proses dan desain antar muka. Desain basis data dimulai dengan melakukan desain konseptual dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD), lalu dilanjutkan dengan desain logikal dalam bentuk Referential Integrity. Untuk mendapatkan tabel yang baik maka perlu dilakukan Normalisasi sampai memenuhi kriteria Boyce-Codd Normal Form (BCNF) atau 3rdNormal Form (3NF). Selain itu, juga dibuat Kamus Data dari desain logikal basis data tersebut. Untuk desain proses, diawali dengan melakukan desain fisikal dalam bentuk flowchart atas proses bisnis yang berjalan saat ini. Selanjutnya dilakukan desain logikal dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD) mulai level 0 (Context Diagram) sampai dengan level yang bersifat primitif (tidak dapat diuraikan lagi). Untuk DFD yang bersifat primitif, perlu dibuatkan Spesifikasi Proses. Tool yang digunakan untuk menggambar ERD dan DFD menggunakan Microsoft Visio 2002. Sedangkan desain antar-muka terdiri dari Desain Screen dan Desain Laporan. Desain Screen menggunakan metode Menu Selection, Question-Answer Dialogues dan Direct Manipulation. Sedangkan Desain Laporan disesuaikan dengan kebutuhan format laporan itu sendiri.
Dari hasil analisis dan desain sistem ini didapatkan kesimpulan bahwa penelitian ini telah menjawab mengenai bagaimana melakukan desain basis data, desain proses dan desain antar-muka agar Sistem Informasi Akuntansi ini dapat diimplementasikan secara nyata sesuai dengan metodologi yang diuraikan diatas. Selain itu, dengan adanya penelitian ini ditambahkan fitur Administrasi Order, Kasir, Administrasi Teknik, Administrasi Gudang dan Administrasi Pembelian. Data-data dari fitur-fitur tersebut kemudian diintegrasikan dalam fitur Akuntansi agar proses Akuntansi dapat dilakukan secara otomatis, cepat dan valid. Desain Sistem Informasi Akuntansi ini telah sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna yang dibuktikan dengan adanya Lembar Validasi Pengguna. Dengan adanya desain ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk melakukan implementasi walaupun masih diperlukan desain yang lebih rinci.
PENDAHULUAN Latar Belakang
PT. Mulya Jatra adalah perusahaan yang bergerak di bidang General Contractor, Electrical dan Mechanical Supplier khususnya memberikan layanan Rekondisi/repair trafo, Treatment minyak trafo dan pemeliharaan Gardu Induk. Adapun struktur organisasi PT. Mulya Jatra meliputi Komisaris, Direktur, Wakil Manajemen Mutu, Divisi Produksi, Divisi HRD & GA, Divisi Finance dan Divisi Marketing. Didalam Divisi Produksi terdiri dari bagian Rekondisi Trafo, bagian Treatment Minyak Trafo dan bagian Pemeliharaan Gardu Induk. Di dalam divisi HRD terdapat bagian Personalia, Office Management, General Affairs, Purchasing dan Gudang. Sedangkan Divisi Finance terdiri dari bagian Accounting & Tax, Adminstrasi Finance dan Kasir . Pada Divisi Marketing terdapat bagian Kastamer Relation dan Kastamer Service.
Dalam operasional sehari-hari, Divisi Finance yang termasuk didalamnya adalah Accounting sangat berperan penting dalam mengontrol arus keuangan perusahaan, baik yang masuk maupun yang keluar. Divisi Finance menjalankan fungsi akuntansi dan pajak, administrasi serta kasir. Akuntansi meliputi pencatatan setiap transaksi keuangan perusahaan, penagihan, reimbursement, settlement, cash advance maupun pembayaran tagihan ke supplier. Penanganan pajak ditangani oleh konsultan pajak eksternal yang dikoordinasi oleh Manajer Finance. Sedangkan fungsi administrasi menjalankan hal-hal yang berkaitan dengan surat-menyurat termasuk pengarsipannya. Selanjutnya fungsi Kasir adalah menangani keluar masuknya dana perusahaan. Selama ini aktivitas-aktivitas yang terkait dengan akuntansi perusahaan masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel. Sehingga akses data-data akuntansi yang dibutuhkan tidak bisa dilakukan dengan cepat. Selain itu, juga sering terjadi kesalahan pencatatan transaksi karena kurang telitinya karyawan bagian akuntansi, entry data dilakukan satu persatu, terselipnya bukti, serta lamanya akses data keuangan.
Perumusan Masalah
Berikut ini dirumuskan permasalahan yang dihadapi dalam melakukan Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi, yaitu:
Bagaimana melakukan desain basis data, desain proses dan desain antar-muka agar Sistem Informasi Akuntansi ini dapat diimplementasikan secara nyata?
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian ini adalah menghasilkan Dokumen Desain Sistem Informasi Akuntansi di PT. Mulya Jatra untuk diimplementasikan secara nyata. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh dari hasil penelitian ini dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
(a) Manfaat Langsung adalah memudahkan Manajemen untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Akuntansi di PT. Mulya Jatra.
(b) Manfaat Tidak langsung, yakni jika diimplementasikan dapat menambah nilai bisnis berupa:
Membantu meningkatkan efisiensi kinerja akuntansi perusahaan dengan penggunaan teknologi informasi
Membantu memberikan informasi dan perkembangan yang akurat mengenai data Akuntansi perusahaan untuk menunjang pengambilan keputusan
Membantu memudahkan karyawan dalam mencatat, merencanakan, mengorganisasikan dan menangani transaksi-transaksi akuntansi dari perusahaan METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi dari penelitian ini meliputi Analisis Kebutuhan Sistem, Desain Sistem, Validasi Hasil Desain, Penyusunan Tesis dan Jadwal Pelaksanaan Tesis. Untuk Analisis Kebutuhan Sistem terdiri dari Identifikasi Sistem yang digunakan saat ini dan Identifikasi kebutuhan sistem yang akan dibangun. Sedangkan desain sistem meliputi desain Basis Data, Desain Proses dan Desain Antar-muka.
Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis Kebutuhan sistem ini mencakup Identifikasi Sistem yang digunakan pada saat ini dan Identifikasi kebutuhan sistem yang akan dibangun. Tujuan dari melakukan analisis kebutuhan sistem ini adalah untuk mendapatkan gambaran sistem sekarang dan kebutuhan sistem yang akan datang.
a. Identifikasi Sistem yang digunakan pada saat ini
Langkah-langkah untuk melakukan identifikasi sistem yang digunakan saat ini adalah dengan melakukan pengamatan (observasi) atas sistem akuntansi yang berjalan saat ini, melakukan wawancara dan brainstorming dengan Direktur, Manajer Finance dan Staf Kasir yang merangkap Administrasi Finance, dan mempelajari prosedur, form, laporan (report) serta dokumen lain yang terkait dengan profil perusahaan, proses bisnis dan sistem akuntansi saat ini. Hasil dari identifikasi sistem ini adalah laporan wawancara, laporan observasi, laporan analisis dokumen, dokumen-dokumen yang dianalisis yakni: prosedur, form, flow chart, laporan/report, bisnis proses, job description, dan spesifikasi sistem yang digunakan saat ini. Untuk spesifikasi sistem saat ini meliputi:
Spesifikasi hardware yang digunakan di divisi Finance saat ini, yaitu: PC lengkap serta Printer.
Spesifikasi software yang digunakan terkait dengan Akuntansi saat ini, yaitu: Operating System (OS) serta aplikasi lainnya yang tidak terkait dengan Akuntansi
Jaringan komputer yang menggunakan Local Area Netwotk (LAN) b. Identifikasi Kebutuhan Sistem yang akan dibangun
Yang akan dilakukan untuk mengidentifikasi gambaran sistem baru adalah dengan melakukan pengamatan (observasi), wawancara dan brainstorming dengan Direktur, Manajer Finance dan Staf Kasir yang merangkap Administrasi Finance, Staf Gudang, Staf Pembelian dan Staf HRD. Hasil dari identifikasi sistem yang akan dibangun ini adalah laporan wawancara yang menghasilkan kebutuhan (requirements) pengguna mengenai sistem yang akan dibangun.
Desain Sistem
Dalam tahap ini dilakukan desain sistem yang meliputi desain menggunakan analisis model yang dapat merepresentasikan sistem sesuai kebutuhan. Desain sistem meliputi desain basis data, desain proses dan desain antar-muka. Untuk desain basis data dan desain proses, metode analisis model yang digunakan adalah Analisis Terstruktur (Structured Analysis). Metode ini merupakan metode klasik yang menggunakan notasi untuk menggambarkan isi informasi (data dan kontrol) dan alirannya, yakni dengan membagi sistem secara fungsional dan perilakunya, kemudian menggambarkan hal-hal yang harus dibangun (Pressman, 1997)
a) Desain Basis Data
Desain Basis Data dengan melakukan desain model konseptual yang berbentuk Entity Relationship Diagram (ERD) untuk menggambarkan hubungan diantara obyek data (Elmasri, 2000). Selain itu, dilakukan desain model logikal yang berbentuk Referential Integrity. Untuk mendapatkan tabel yang baik maka harus memenuhi kriteria Boyce-Codd Normal Form (BCNF) atau 3rd Normal Form (3NF), sehingga diperlukan Normalisasi untuk mendapatkan kriteria tersebut digunakan (Elmasri, 2000). Kamus Data (Data Dictionary) juga dibuat untuk mengorganisasikan semua elemen data yang terkait dengan sistem Basis Data secara lengkap sehingga pengguna dan analis sistem akan mempunyai pengertian yang sama mengenai masukan, luaran dan komponen penyimpannya (Elmasri, 2000) b) Desain Proses
Desain proses akan melakukan desain proses fisikal dalam bentuk Flowchart dari sistem dan prosedur yang ada dalam perusahaan (Whitten, 1998). Selanjutnya dilakukan desain proses logikal menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Data Flow Diagram (DFD) yaitu teknik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasinya yang digunakan dalam perpindahan data dari masukan ke Luaran. Data Flow Diagram (DFD) menyediakan tambahan informasi yang digunakan untuk analisis domain informasi dan sebagai dasar pemodelan fungsi (Whitten, 1998). Tools yang digunakan dalam melakukan desain proses adalah Microsoft Visio 2002. Penjelasan lebih detail dari logika proses yang terdapat pada Data Flow Diagram (DFD) akan dijabarkan dalam bentuk Spesifikasi Proses. (Whitten, 1998).
c) Desain Antar-muka
Desain antar-muka ini terdiri dari Desain Screen dan Desain Laporan. Untuk Desain Screen menggunakan metode Menu Selection, Question-Answer Dialogues dan Direct Manipulation. Metode Menu Selection adalah kumpulan pilihan (options), yang jika pilihan (option) itu dipilih oleh pengguna maka sebuah perintah akan dijalankan atau menu lainnya akan aktif. Metode Question-Answer Dialogues adalah metode yang memunculkan pertanyaan dan jawaban yang dipilih atau diisi sendiri oleh pengguna (Whitten, 1998). Sedangkan dengan metode Direct Manipulation, pengguna dapat memilih atau menggunakan icons atau small graphics images untuk melaksanakan fungsi yang diinginkan (Whitten, 1998). Sedangkan Desain Laporan adalah menampilkan bentuk laporan dari hasil proses pengolahan data yang dilakukan Sistem Informasi ini sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Validasi Hasil Desain
Validasi akan dilakukan dengan melakukan presentasi kepada semua pihak yang terlibat pada saat implementasi yaitu Direktur, Manajer Finance, Staf Kasir yang merangkap Administrasi Finance dan Staf Teknologi Informasi dari PT. Mulya Jatra untuk memastikan bahwa hasil desain telah sesuai dengan kebutuhan.
HASIL DAN DISKUSI Analisis Sistem
Analisis sistem berisi informasi tentang profil singkat perusahaan PT. Mulya Jatra, proses bisnis yang berjalan di Divisi Finance, proses akuntansi yang berjalan saat ini dan kebutuhan pengguna mengenai sistem.
Profil Perusahaan
PT. Mulya Jatra adalah perusahaan yang bergerak di bidang General Contractor, Electrical and Mechanical Supplier dengan Bisnis inti Rekondisi Trafo, Treatment Minyak Trafo dan Pemeliharaan Gardu Induk. Alamat PT. Mulya Jatra adalah Jl. Kyai Nawawi No. 51 Wadung Asri – Sidoarjo. Berdiri sejak tahun 2002, Perusahaan ini telah menjadi mitra PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur sejak didirikannya sampai sekarang, serta telah menjalin kerjasama-kerjasama dengan beberapa industri besar & strategis lainnya, khususnya di Jawa Timur dalam pekerjaan Rekondisi trafo dan Treatment Minyak Trafo.
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi PT. Mulya Jatra terdiri dari Komisaris yakni pemilik perusahaan, kemudian dibawahnya adalah Direktur yang bertanggung jawab untuk memimpin, membuat kebijakan dan mengarahkan perusahaan untuk mencapai tujuan yang dicanangkan oleh Komisaris. Dibawah Direktur terdapat empat divisi yaitu Divisi Operasional, HRD & GA, Finance dan Marketing. Selain itu, karena PT. Mulya Jatra mengimplementasikan ISO 9001:2000 untuk Sistem Manajemen Mutu maka terdapat jabatan Wakil Manajemen Mutu yang bertanggung jawab terhadap efektifitas Sistem Manajemen Mutu sesuai standard ISO 9001:2000. Masing-masing Divisi tersebut dipimpin oleh Manajer Divisinya dalam rangka menjalankan tugas sesuai wewenangnya masing-masing. Dalam Divisi Operasional terdapat sub divisi yaitu Administrasi Teknik, Rekondisi Trafo, Treatment dan Pemeliharaan Gardu Induk. Didalam Divisi HRD & GA terdapat sub divisi Personalia, Gudang, Pembelian/Purchasing, General Affairs serta Office Management. Di dalam Divisi Finance terdapat sub divisi Kasir, Accounting & Tax, serta Administrasi. Untuk Divisi Marketing, terdapat sub divisi Customer Relation dan Customer Service.
Proses Bisnis saat ini
Proses Bisnis dan sistem yang ada di perusahaan diuraikan dalam bentuk Prosedur yang meliputi Prosedur Pengajuan Tagihan ke Industri, Prosedur Pengajuan Cash Advance/Bon Sementara, Prosedur Pengajuan Tagihan ke Supplier, Prosedur Penagihan ke BUMN, Prosedur Pengajuan Settlement dan Prosedur Reimbursement, Prosedur Permintaan, Penerimaan, Penyimpanan dan Pengeluaran Barang, Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa dan Prosedur Payroll.
Proses Akuntansi Eksisting
Pada Divisi Finance, proses akuntansi masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Word. Tugas Akuntansi dipegang langsung oleh Manajer Finance sedangkan urusan pajak ditangani oleh konsultan pajak independen. Staf yang tugasnya berkaitan dengan Akuntansi adalah Staf Kasir dan Administrasi Finance .
Kebutuhan Pengguna Aplikasi
Pengguna dari aplikasi Sistem Informasi Akuntansi ini adalah Manajer Finance yang menjalankan fungsi akuntansi, Staf Akuntansi yang menjalankan fungsi Kasir dan Administrasi Finance, staf Administrasi Teknik yang menangani Administrasi Teknik, staf Gudang yang menjalankan fungsi Administrasi Gudang, staf Pembelian yang menjalankan fungsi Administrasi Pembelian dan staf HRD yang menangani Payroll.
Kebutuhan pengguna sistem dijabarkan dengan mengidentifikasi masukan, proses dan luaran dari sistem. Kebutuhan pengguna diperoleh dengan cara observasi (pengamatan) mengenai cara kerja sehari-hari di Divisi Finance dan melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang merupakan pengguna sistem.
Desain Aplikasi
Desain Sistem ini berisi tentang gambaran sistem yang akan dibangun meliputi Desain Basis Data, Desain Proses dan Desain Antar-muka. Langkah-langkah yang lebih rinci dari masing-masing desain adalah seperti dijelaskan pada Metodologi. Untuk Desain Basis Data dimulai dengan melakukan pemodelan Konseptual dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) dimana terdapat beberapa Entitas yaitu Kastamer, Pekerjaan, Bank, Karyawan, Akun, Supplier dan Persediaan Barang. Entitas-entitas ini saling berelasi dan mempunyai beberapa atribut yang salah satunya merupakan atribut primer. Atribut primer dari Kastamer adalah ID Kastamer, atribut primer dari Pekerjaan adalah No PPK/SPK, atribut primer dari Bank adalah ID Bank, atribut primer dari karyawan adalah NIK, atribut primer dari Akun adalah kode akun, atribut primer dari supplier adalah ID Supplier dan atribut primer dari persediaan barang adalah ID Barang. Selanjutnya dibuat Desain Logikal dalam bentuk Referential Integrity yang sebelumnya dibuat Tabel Korespondensi yaitu daftar perubahan nama-nama tabel yang ada di Model Konseptual ke nama tabel di Model Logikal. Dari pemodelan Logikal ini dibuat Kamus Data. Selain itu, untuk mendapatkan tabel yang baik maka pemodelan logikal harus dinormalisasi sampai memenuhi kriteria Boyce-Codd Normal Form (BCNF) atau 3rd Normal Form (3NF). Kriteria BCNF adalah jika untuk semua Ketergantungan Fungsional X Y, maka X harus merupakan superkey dan semua key hanya tergantung pada superkey. Sedangkan kriteria 3NF adalah apabila terdapat Ketergantungan Fungsional X
A, maka A harus tergantung dengan X atau X adalah superkey pada tabel tersebut atau A adalah bagian dari key primer pada tabel tersebut.
Selanjutnya adalah dibuat Desain Logikal Proses dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD) mulai dari Level 0, level 1 yang berstatus Extendable (masih bisa diuraikan lagi) dan level 2 yang berstatus primitif (tidak bisa diuraikan lagi). DFD level 2 dari Sistem Informasi Akuntansi ini adalah DFD Proses Akuntansi, DFD Proses Administrasi Order, DFD Proses Kasir, DFD Proses Administrasi Teknik, DFD Proses Administrasi Gudang dan DFD Proses Administrasi Pembelian. Dari DFD yang berstatus primitif dibuat Spesifikasi proses dalam bentuk pseudocode untuk menjelaskan tiap proses secara lebih rinci.
Setelah itu dibuat Desain antarmuka yang terdiri dari desain Screen dan desain Laporan sesuai dengan yang dijelaskan pada metodologi diatas. Namun, sebelumnya dibuat terlebih dahulu struktur menu dari antarmukanya. Desain antarmuka ini hanya terbatas pada desain antarmuka utama saja.
KESIMPULAN
Penelitian ini telah menjawab mengenai bagaimana melakukan desain basis data, desain proses dan desain antar-muka agar Sistem Informasi Akuntansi ini dapat diimplementasikan secara nyata sesuai dengan metodologi yang diuraikan diatas. Selain itu, dengan adanya penelitian ini ditambahkan fitur Administrasi Order, Kasir, Administrasi Teknik, Administrasi Gudang dan Administrasi Pembelian. Data-data dari fitur-fitur tersebut kemudian diintegrasikan dalam fitur Akuntansi agar proses Akuntansi dapat dilakukan secara otomatis, cepat dan valid. Desain Sistem Informasi
Akuntansi ini telah sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna yang dibuktikan dengan adanya Lembar Validasi Pengguna. Dengan adanya desain ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk melakukan implementasi walaupun masih diperlukan desain yang lebih rinci.
DAFTAR PUSTAKA
Elmasri, R and Shamkant B. Navathe.(2000) Fundamentals of Database Systems.Third edition.eds:Maite Svarez-Rivas and Khaterine Harutunian.Addision Wesley Longman, Inc, USA.pp 11-583
Horngren, C.T, Walter T. Harrison Jr, Michael A. Robinson and Thomas H. Secokusumo.(1997) Akuntansi di Indonesia. Buku Satu. Third Edition..eds:Maudy Warouw and Elly Idawati.Salemba Empat, Jakarta. pp 11-295
Jusup, A.H.(2001) Dasar-Dasar Akuntansi. Jilid 1.Edisi 6.Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta pp 10-50.
Krismiaji.(2002) Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 1. Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN, Yogyakarta. pp 4-19
Pressman, R.S.(1997) Software Engineering: A Practitioner’s Approach. Ed:Eric M. Munson.McGraw-Hill, Inc, Singapore pp 298-334
Riahi-Belkaoui, A.(2006) Teori Akuntansi. Buku Satu.Edisi 5.Ed:Krista.Salemba Empat, Jakarta. Pp 50-173.
Whitten, J.L and Lonnie D. Bentley.(1998) Systems Analysis and Design Methods.fourth edition.eds:Rick Williamson and Christine Wright.McGraw-Hill, Inc, USA pp. 211-654.
