HEP-PK-04 PENGINAPAN PELAJAR DI KAMSIS

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

PROSEDUR KERJA

HEP-PK-04

PENGINAPAN PELAJAR DI

KAMSIS

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:

FAZILAH BINTI M YUSOF KOL. BERSEKUTU(PA)

HJ. TAJUDDIN BIN ABD RASHID K.M.N

Pengurus Asrama Pengarah 23-05-2017 29-05-2017

KANDUNGAN

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 _{... 3}

2. SKOP PROSES 4.4.1 _{... 3}

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 _{... 3}

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 _{& KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN} 7.2 _{... 3}

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 _{... 4}

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C _{... 5}

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 _{... 5}

8. RISIKO PROSES 6.1 _{... 5}

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 _{... 6}

10. DEFINISI ... 6

11. SINGKATAN 4.4_{... 7}

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 _{... 8}

pegawai Pengambilan & Data ... 8

pengurus ... 8

Penyelia Asrama Kanan / Penyelia Asrama ... 8

KW/WDN/AJK Pemilihan ... 8

Pegawai Pengambilan & Data ... 9

pengurus ... 9

penyelia Asrama Kanan / Penyelia Asrama ... 9

KW/WDN/AJK Pemilihan ... 9

13. SIPOC DIAGRAM 4.4 _{... 10}

14. PROSES KERJA ... 11

Permohonan Rayuan Menduduki Kamsis ... 11

Keputusan Rayuan Menduduki Kamsis ... 11

Pendaftaran Masuk Pelajar ... 11

Pendaftaran Keluar Pelajar ... 12

15. REKOD 7.5 _{... 12}

16. LAMPIRAN 8.5.1 _{... 13}

1. OBJEKTIF PROSES KERJA

4.4.1

Prosedur ini memberi garis panduan bagi mewujudkan satu sistem yang

didokumentasikan tentang penginapan pelajar di Kolej Kediaman Pelajar atau

lebih dikenali sebagai Kamsis.

2. SKOP PROSES

4.4.1

Prosedur ini digunapakai ke atas sistem kualiti merangkumi sistem, proses dalam

mengendalikan hal-hal berkaitan dengan penginapan pelajar di kamsis PSA

sahaja.

3. PELANGGAN PROSES

5.1.2

Semua pelajar PSA yang menginap di kamsis PSA

Ibubapa kepada pelajar yang menginap di kamsis

Agensi luar

Staf PSA

4. PEMILIK PROSES

4.4.1 (e). 5.3

_{& KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN}

7.2 PEMILIK

PROSES

KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2

PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN

Pengurus Asrama Diploma Pengurusan Kursus Pengurusan Komunikasi berkesan Pengurusan

bangunan dan aset Pentadbiran Berminat dalam bidang pengurusan Pernah bertugas dalam bidang pengurusan Penyelia Asrama Kanan Kursus Penyelia Asrama Kursus Penyeliaan Berkesan Pengurusan

bangunan dan aset Pentadbiran Berminat dalam bidang pengurusan Pernah bertugas dalam bidang pengurusan bangunan Penyelia Kursus Penyelia Pengurusan Berminat dalam Pernah

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN

8.2 pengurusan bangunan Ketua Warden Kursus Pengurusan Asrama Kursus Akta 174 Ilmu kaunseling Komunikasi berkesan Bersedia menjaga kebajikan pelajar kamsis Pernah bertugas sebagai waden Warden Kursus Pengurusan Asrama Kursus Akta 174 Ilmu kaunseling Komunikasi berkesan Bersedia menjaga kebajikan pelajar kamsis Pernah bertugas sebagai waden

KEPERLUAN

KRITERIA

Maklumat yang perlu dirujuk

7.5.3.2

1. ISO 9001 : 2015

Komunikasi dengan pelanggan

8.2.1

1. Peraturan Kamsis

2. Jadual Bertugas Warden

3. Nama Dan Telefon warden

Harta hak milik pelanggan

8.5.3

_{Data-data dan maklumat peribadi pelajar}

Identifikasi dan

kemudahkesanan

8.5.2

a. Nombor bilik pelajar

b. Nama pelajar

c. Nombor kad matrik pelajar

d. Nombor Kad Pengenalan

Pemuliharaan

8.5.4

_-

Peraturan dan perundangan

8.2.2 (a)

1. Buku Panduan & Peraturan Am Pelajar Politeknik

Kementerian Pendidikan Malaysia

2. Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976

(Akta 174) Pindaan-Pindaannya

Perubahan dan kajian semula

8.2.3.1 (e)

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN

4.4 (d), 8.1 C

JENIS SUMBER

KEPERLUAN

Sumber manusia

a. Pengurus Asrama

b. Penyelia Asrama Kanan

c. Penyelia Asrama

d. Ketua Warden

e. Warden

f. Pelajar

Peralatan

a. Alat tulis

b. Borang Permohonan Menduduki Kamsis

c. Borang Pendaftaran Masuk / Keluar Kamsis

d. Komputer

e. Kunci bilik

Bahan

a. -

Keperluan lain

a. -

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR

8.4

8. RISIKO PROSES

6.1

PROSES

RISIKO

TINDAKAN

PENCEGAHAN

TINDAK BALAS JIKA

BERLAKU

Penginapan

pelajar di kamsis

-

Borang

pendaftaran

masuk pelajar

tidak lengkap

-

Memberikan

penerangan sebelum

borang diserahkan

kepada pelajar

-

Memulangkan

kembali borang

kepada pelajar yang

berkenaan

-

Pelajar tidak

melakukan

proses ‘check

out’

-

Menerangkan kepada

pelajar tentang kesan

dan akibat daripada

tindakan tersebut

-

Menyekat keputusan

peperiksaan akhir

pelajar sehingga

proses berkenaan

selesai

JENIS KHIDMAT LUAR

KAEDAH KAWALAN

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR

8.7

10. DEFINISI

Terminologi & Definisi

1.

Pengurus Asrama

Pegawai yang dilantik oleh Bahagian Sumber Manusia,

Kementerian Pendidikan Malaysia untuk mengurus dan

mentadbir hal-hal yang berkaitan dengan kamsis

2.

Penyelia Asrama

Kanan

Merupakan Ketua Penyelia Asrama yang menguruskan hal

ehwal penginapan di kamsis dan pengurusan kamsis

3.

Penyelia Asrama

Mengawalselia hal-hal yang berkaitan dengan penginapan

_{dan pengurusan kamsis}

4.

Ketua Warden

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah PSA untuk

menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan kebajikan dan

disiplin penghuni kamsis

5.

Warden

Kakitangan PSA yang telah dilantik oleh Pengarah PSA

untuk menjalankan tugas berkaitan dengan hal ehwal

penghuni kamsis.

6.

AJK Pemilihan

Ajk yang telah dilantik untuk memproses rayuan dan memilih

_{pelajar lama menduduki kamsis}

POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR

TINDAKAN PERLU DIAMBIL

JIKA BERLAKU

TINDAKAN

PENCEGAHAN UNTUK

ELAK BERLAKU

Borang tidak lengkap

Memulangkan kembali borang

kepada pelajar yang

berkenaan

Memberikan

penerangan sebelum

borang diserahkan

kepada pelajar

Senarai nama penghuni

kamsis tidak lengkap

Terus mencatat nama

penghuni yang berkenaan

pada borang tersebut

Menyemak dan

memastikan nama

ditulis semasa proses

pendaftaran pelajar

11. SINGKATAN

4.4

Singkatan

Maksud

Pengurus

Pengurus Asrama

PK

Penyelia Asrama Kanan

PA

Penyelia Asrama

KW

Ketua Warden

Pelajar Senior

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA

4.4 PEGAWAI PENGAMBILAN

& DATA

PENGURUS PENYELIA ASRAMA KANAN / PENYELIA ASRAMA

KW/WDN/AJK PEMILIHAN

MENDAPATKAN JUMLAH BILIK YANG DAPAT

DIHUNI IKLANKAN (HEP-PK-04 (L1)) TAWARAN BILIK KEPADA PELAJAR Pelajar Junior TERIMA PERMOHONAN RAYUAN MENDUDUKI KAMSIS SEMAK DAN LULUSKAN PAPAR KEPUTUSAN RAYUAN / NOTIS KEPUTUSAN RAYUAN MENDUDUKI KAMSIS

PROSES PENDAFTARAN MASUK PELAJAR

SERAH BORANG MASUK / KELUAR KAMSIS KEPADA PELAJAR UNTUK DILENGKAPKAN DAN DIKEMBALIKAN (HEP-PK-04 (L3))

ISI BORANG SENARAI NAMA PENGHUNI KAMSIS

(HEP-PK-04 (L4))

SERAHKAN KUNCI BILIK KEPADA PELAJAR DAN LENGKAPKAN BORANG PENERIMAAN & PEMULANGAN KUNCI BILIK (HEP-PK-04 (L2))

SEMAK SLIP PENDAFTARAN & SLIP BAYARAN MASUK ASRAMA

MEMBUAT STATISTIK PENGHUNI KAMSIS

MEMANTAU KEBAJIKAN & DISIPLIN

PEGAWAI PENGAMBILAN & DATA

PENGURUS PENYELIA ASRAMA KANAN / PENYELIA ASRAMA

KW/WDN/AJK PEMILIHAN

PROSES PENDAFTARAN KELUAR PELAJAR

SEMAK & TANDATANGAN BORANG MASUK / KELUAR KAMSIS (HEP-PK-04 (L3))

SIMPAN KUNCI TERIMA KUNCI DARIPADA PELAJAR

13. SIPOC DIAGRAM

4.4

PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN

Pelajar Borang Permohonan

Rayuan Menduduki Kamsis Terima permohonan rayuan menduduki kamsis

Keputusan rayuan Pelajar

AJK Pemilihan Keputusan permohonan rayuan Papar keputusan rayuan Surat hebahan keputusan rayuan Pelajar Pegawai Pendaftaran & Data

Surat Tawaran Pendaftaran masuk pelajar

Penempatan Pelajar di Kamsis

Pelajar

Pelajar Borang Masuk /

Keluar Kamsis Semak borang masuk / keluar kamsis Rekod Masuk / Keluar Kamsis Pelajar Pengurus / PK/PA Borang Senarai Nama Penghuni Kamsis Isi borang senarai nama penghuni kamsis Rekod Masuk / Keluar Kamsis Pelajar

KW/WDN Buku Saman Memantau

kebajikan dan disiplin pelajar Denda mengikut kesalahan yang dilakukan Pelajar Pengurus / PK/PA Borang Senarai Nama Penghuni Kamsis

Serah kunci bilik kepada pelajar

Kunci bilik Pelajar

Pengurus Borang Senarai

Nama Penghuni Kamsis Membuat statistik penghuni kamsis Laporan statistic penghuni kamsis JPP KJHEP BPENT

14. PROSES KERJA

Permohonan Rayuan Menduduki Kamsis

T.JAWAB BIL TINDAKAN

PK/PA 1 Mengenalpasti status bilik yang dapat dihuni oleh pelajar

Pengurus /PK/PA

2 Mengiklankan tawaran menduduki asrama kepada pelajar senior di i. Laman web PSA

ii. Papan Kenyataan di Pejabat Warden HEP-PK-04 (L1)

Pengurus 3 i. Menerima Borang Permohonan Rayuan Menduduki Asrama daripada

pelajar senior

ii. Menyerahkan Borang permohonan tersebut kepada AJK Pemilihan

Keputusan Rayuan Menduduki Kamsis

T.JAWAB BIL TINDAKAN

KW/AJK Pemilihan

4 i. Kenalpasti pelajar yang layak

ii. Menyerahkan senarai yang layak kepada Pengurus Asrama

Pengurus 5 Memaparkan keputusan rayuan di

i. Laman web PSA

ii. Papan Kenyataan di Pejabat Warden

Pendaftaran Masuk Pelajar

T.JAWAB BIL TINDAKAN

PK / PA / KW / WDN

6 i. Semak Slip Pendaftaran Pelajar ii. Semak Slip Bayaran Yuran Asrama

iii. Serahkan kunci bilik kepada pelajar dan lengkapkan Borang Penerimaan & Pemulangan Kunci Bilik (HEP-PK-04(L2))

iv. Serahkan borang Masuk/Keluar Kamsis kepada pelajar untuk dilengkapkan dan dikembalikan (HEP-PK-04 (L3))

Pengurus / PK / PA / KW / WDN

7 Semak Borang Masuk/Keluar Kamsis (HEP-PK-04 (L3)) di mukasurat dua dan menandatangani pengesahan yang diterima pada waktu pejabat atau di luar waktu pejabat

PA 8 Isi borang Senarai nama Penghuni Kamsis (HEP-PK-04 (L4))

Pendaftaran Keluar Pelajar

T.JAWAB BIL TINDAKAN

PK / PA / WDN 10 i. Semak Borang Masuk/Keluar Kamsis (HEP-PK-04 (L3)) di mukasurat dua dan menandatangani pengesahan pelajar keluar kamsis yang diterima pada waktu pejabat atau di luar waktu pejabat.

ii. Terima semula kunci dan pelajar menandatangani Borang Penerimaan & Pemulangan Kunci Bilik (HEP-PK-04 (L2)) yang dipulangkan pada waktu pejabat atau di luar waktu pejabat

PA 11 Simpan kunci di tempat simpanan kunci mengikut blok

15. REKOD

7.5

BIL NAMA REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

1. Borang Permohonan Rayuan Menduduki Kamsis

1 tahun Pejabat Warden

2. Borang Penerimaan & Pemulangan Kunci Bilik

1 tahun Pejabat Warden

3. Borang Masuk/Keluar Kamsis 1 tahun Pejabat Warden

16. LAMPIRAN

8.5.1

17. PETUNJUK PRESTASI (PI)

Menyediakan 85% bilik di kamsis boleh dihuni oleh pelajar.

BIL NAMA LAMPIRIAN RUJUKAN

1 Borang Permohonan Rayuan Menduduki Kamsis HEP-PK-04 (L1)

2 Borang Penerimaan & Pemulangan Kunci Bilik HEP-PK-04 (L2) 3 Borang Masuk / Keluar Kamsis HEP-PK-04 (L3) 4 Senarai Nama Penghuni Kamsis HEP-PK-04 (L4)

SESI / TAHUN : _________ /________

(Diisi oleh pelajar)

SILA TANDAKAN √ ATAU ISI KOTAK DIBAWAH **

PELAJAR BARU PELAJAR SENIOR PELAJAR LI

PELAJAR SENIOR : SEM 2 , SEM 3 SEM 4 SEM 5 SEM 6 SEM 7

TEMPAT TINGGAL PELAJAR SEMASA MEMOHON : DI LUAR DI ASRAMA

A. MAKLUMAT PELAJAR

1. NAMA PENUH PELAJAR : .……….…….…...

2. NO . MATRIK : ………... 3. NO. KP : ……….……….… 4. STATUS : ……….….…

5. ALAMAT RUMAH : ……….………...……….…

………..………...………...… ……….

6. NO . H/P : …………..………. 7. NO. TEL WARIS/PENJAGA:………….…..………

8. JARAK RUMAH DARI POLITEKNIK : ... KM. (Sila dapatkan maklumat tepat dalam Internet).

9. PENAJA PINJAMAN : ... 10. JUMLAH : RM ...

B. MAKLUMAT KELUARGA

11. PEKERJAAN BAPA/PENJAGA * : ... PENDAPATAN : RM...

12. PEKERJAAN IBU/ISTERI PENJAGA* : ... PENDAPATAN : RM...

13. BILANGAN ADIK BERADIK TERMASUK PELAJAR (ANDA)

BIL NAMA UMUR SEKOLAH/INSTITUSI BELAJAR/BEKERJA

1. 2. 3. 4. 5. 6.

14. SILA NYATAKAN JIKA PEMOHON MEMPUNYAI MASALAH KESIHATAN YANG AGAK SERIUS / OKU

(SILA SERTAKAN SURAT DOKTOR / KAD OKU) :

... GAMBAR Berukuran Pasport (1 keping) HEP-PK-04 (L1) P:01 01-06-2017

15. JAWATAN DI PSA/KAMSIS * : JPP / JPKK / RAPI / PUSAT SUKAN / PRS / WAKIL ARAS / TIADA Sila nyatakan : ... 16. HPNM SEMESTER LEPAS : ... TANDATANGAN PELAJAR ...……….……...………. NAMA : TARIKH :……….

(Untuk kegunaan pejabat)

ULASAN AJK PEMILIHAN

ULASAN : DISOKONG / TIDAK DISOKONG *

ULASAN (SEKIRANYA PERLU) : ………..………...

... TANDATANGAN DAN COP

TARIKH : ………

KELULUSAN KETUA WARDEN

ADALAH DENGAN INI PERMOHONAN INI DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN * ULASAN : (SEKIRANYA PERLU)

………...

……….. TANDATANGAN DAN COP

TARIKH : ……….

KAMSIS : AMAN / DAMAI / SENTOSA BLOK : 1 / 2 / 3 / 4 ARAS : 0 / 1 / 2 / 3

BIL _BILIK NO. NAMA

NO. MATRIK NO. KP

TERIMA PULANG

CATATAN

TARIKH T/T TARIKH T/T

POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

BORANG PENERIMAAN & PEMULANGAN KUNCI BILIK

HEP-PK-04 (L2) P:01 01-06-2017

(Diisi oleh penghuni) SESI : ………..…. NO. BILIK : ………..…. TARIKH MASUK : ………..…. A. BUTIRAN PENGHUNI 1. NAMA PENUH : ...………..………..

2. NO.KAD PENGENALAN : ………....….. 3. NO. MATRIK : ...………...………...

4. KURSUS: ………. 5. SEMESTER : ……… 6. JABATAN : …..………...

7. JANTINA : ..……….. 8. BANGSA : ..……… 9. AGAMA : ..………..…….

10. NO. TEL. BIMBIT PELAJAR : ………. 11. NO TEL. WARIS/PENJAGA : ………..

12. ALAMAT RUMAH : ………. ………...………...……..…... ………

B. BUTIRAN KELUARGA.

13. NAMA WARIS /KELUARGA TERDEKAT : ……… 14. HUBUNGAN : ..………...

15. ALAMAT:…. ………...………...

…...………. 16. NO.TEL. RUMAH : ………. 17. NO.TEL BIMBIT : ……….

(NOMBOR TELEFON YANG DAPAT DIHUBUNGI SEMASA KECEMASAN)

PERAKUAN PENGHUNI

SAYA MENGAKU BAHAWA SEMUA KETERANGAN YANG DIBERIKAN ADALAH BENAR . SEKIAN, TERIMA KASIH.

………..

(TANDATANGAN PENGHUNI ) Tarikh : ……….

GAMBAR Berukuran

Paspot (3 keping)

BIL PERKARA MASUK KELUAR CATATAN

ADA TIADA ADA TIADA

1. KUNCI BILIK

1. Sila (/) jika ada. 2. Sila (X) jika tiada. 2. TILAM 3. KERUSI BELAJAR 4. KATIL KAYU 5. KATIL BESI 6. ALMARI 7. RAK BUKU 8. KIPAS DINDING 9. LANGSIR 10. KIPAS SILING 11. TOMBOL KUNCI 12. LAMPU BELAJAR

TANDATANGAN PENGHUNI KETIKA MASUK : ………. TARIKH : ……..……….

TANDATANGAN PENGHUNI KETIKA KELUAR : ……….…… TARIKH : ………..…….

PENGESAHAN MASUK KE KAMSIS

……...……….. Tarikh : ……….

(T.TANGAN PENYELIA ASRAMA/WARDEN) Nama dan cop

PENGESAHAN KELUAR KAMSIS

Disahkan bahawa : …………..………. No.Matrik : ………..………. Bilik no. ……….… telah keluar dari Kamsis ini, jam : ………. pada : ……….

Kunci bilik di serah : Ya Tidak Ulasan tindakan jika perlu

………. Tarikh : ……….

(T.TANGAN PENYELIA ASRAMA/ WARDEN) Nama dan cop

HEP-PK-04 (L3) P:01 01-06-2017

SESI : _______________ TAHUN : ____________

KAMSIS : AMAN / DAMAI / SENTOSA

BLOK : 1 / 2 / 3 / 4 ARAS : 0 / 1 / 2 / 3

BIL NO.

BILIK

NAMA NO. MATRIK CATATAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 HEP-PK-04(L4)