SISTEM INFORMASI PERSEDIAN BARANG DI PT. MARANTI CS
Andri Sukmaindrayana 1, Nina Mardiana Rahmayati 2
1) Prodi Informatika
STMIK DCI
Kp. Cibinuang RT/RW 17/03 Ds Sukamahi Kec. Sukaratu Kab. Tasikmalaya E-mail: [email protected]
2. SMP Islam Bahrul Ulum
Jl. Kel. Awipari Cibeureum Tasikmalaya E-mail: [email protected]
ABSTRAK
Sistem Informasi Persedian Barang merupakan suatu sistem yang memberikan layanan informasi yang berupa data transaksi penjualan dan pembelian barang serta stok barang. Keberadaan sistem informasi ini penting. Dalam hal ini, PT. MARANTI CS dijadikan sebagai tempat penelitian, karena sistem informasi penjualan dan pembelian barang yang ada di tempat tersebut belum terkelola dengan baik sehingga seringkali terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan yang ada, seperti proses pengolahan data transaksi penjualan, pengolahan data transaksi pembelian, pengolahan data barang, pengolahan data customer, dan pengolahan data anggota supplier. Tujuan penelitian ini adalah untuk memberikan kemudahan pada saat proses pengolahan data barang, customer dan supplier, mempermudah dalam pengolahan data transaksi penjualan dan pembelian, meminimalisir kesalahan dalam pencatatan data pembelian dan data penjualan per periode. Tujuan penelitian tersebut dihasilkan beberapa kegunaan yang terdiri dari kegunaan praktis dan akademis.
Sistem informasi ini dibangun agar dapat memberikan kemudahan dalam pengolahan data penjualan dan pembelian baik dari penjualan kepada pelanggan dan pembelian terhadap supplier serta pengolahan laporan penjualan dan pembelian agar lebih tepat dan akurat.
Kata kunci: Sistem, Informasi, penjualan, pembelian, stok barang
I. PENDAHULUAN
Pada era globalisasi seperti sekarang ini telah banyak dilakukan penerapan teknologi informasi di berbagai bidang. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kinerja sistem sebelumnya. Semua itu sangat diperlukan dalam mempersiapkan diri menuju perdagangan bebas yang telah dimulai sejak tahun 2003. Dukungan dan peran teknologi informasi sangat diperlukan dalam menghadapi perubahan situasi yang mengarah pada semakin ketatnya persaingan dan peluang bisnis
yang ada. Sekarang ini dengan semakin canggihnya teknologi perangkat keras (hardware) seperti memori yang semakin besar, processor yang semakin cepat, dan kapasitas hard disk yang semakin besar serta diikuti dengan perkembangan teknologi perangkat lunak (software) yang semakin beranekaragam seperti aplikasi multimedia dan lain-lain menjadikan informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat terpenuhi.
Namun selain kedua faktor tersebut ada beberapa komponen penting yang
harus diperhatikan yaitu perangkat manusia (brainware) dan basis data (database). Penggunaan basis data dimaksudkan sebagai sarana tempat penyimpanan data atau informasi yang terkomputerisasi. Hal ini dapat mengurangi kesalahan-kesalahan operasi yang selama ini masih dilakukan secara manual. Selain itu dengan basis data dapat menampilkan data secara cepat dan akurat.
Dari permasalahan itu Penulis mencoba membantu dengan membuat karya tulis yang Berjudul” Sistem Informasi Pengolahan Data Barang di PT. Maranti CS”. Penulis berharap dengan dibuatnya sistem informasi ini, pengolahan data barang yang dianggap masih kurang efektif dan kurang efisien.
II. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto, 2001)
Menurut Kristanto (2003), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. (Sutanta,2004)
Menurut Sutedjo (2002), informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif sebuah perusahaan. Tidak semua inormasi berkualitas. Kualitas itu ditentukan oleh :
1. Keakuratan dan teruji kebenarannya Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias, dan tidak menyesatkan. Kesalahan-kesalahan itu dapatberupa kesalahan perhitungan maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak informasi.
2. Kesempurnaan informasiUntuk mendukung faktor pertama di atas, maka kesempurnaan informasi menjadi faktor penting, dimana informasi disajikan lengkap tanpa pengurangan, penambahan ataupengubahan.
3. Tepat waktuInformasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat informasi akanmenjadi dasar pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan.
4. RelevansiInformasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan menjadi tidak berguna jika diberikan kepada mereka yang tidak membutuhkan.
5. Mudah dan murah, Saat ini, cara dan biaya untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Bilamana cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal, maka orang menjadi tidak berminat untuk memperolehnya atau mencari alternatife subsitusinya. Biaya mahal yang dimaksud disini, jika bobot informasi tidak sebanding
dengan biaya yang dikeluarkan.Dan melalui teknologi internet, saat ini ruang atau perusahaan dapat memperoleh informasi dengan mudah dan murah.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai banyak pengertian, namun pada dasarnya mengarah pada dasar yang sama. Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerjasama untuk proses masukan yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan kesimpulan yang diinginkan. (Kristanto, 2003). Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bantuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. (Sutanta, 2004) Dari pernyataan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana akan dieksekusi akan mendukung informasi atau pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi (Henry C. Lucas dalam Jogiyanto, 1997) Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen, sebagai berikut:
a. Input adalah semua data yang dimasukkan didalam sistem informasi, seperti dokumen, formulir dan file. b. Proses merupakan kumpulan prosedur
yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam basis data dan seterusnya akan diolah menjadi output yang akan digantikan oleh penerima.
c. Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu sistem informasi yang berguna dan dapat dipakai oleh penerima. Komponen ini dapat berupa laporan-laporan yang dapat dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau sistem suatu organisasi.
d. Teknologi merupakan komponen yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input dan menghasilkan output. Teknologi meliputi 3 bagian yaitu perangkat keras, perangkat lunak, perangkat manusia.
e. Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan dengan yang lain, yang disimpan dalam parangkat keras komputer dan akan diolah oleh parangkat lunak.
f. Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga semua sistem informasi tersebut agar dapat berjalan dengan lancer dan tidak mengalami gangguan.
2.4 Pengertian Data
Data didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak menunjukkan jumlah, tindakan dan hal, data dapat berupa catatancatatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. (Sutanta, 2004).
2.5 Pengertian Penjualan
Secara umum definisi penjualan dapat diartikan sebagai sebuah usaha atau langkah konkrit yang dilakukan untuk memindahkan suatu produk, baik itu berupa barang ataupun jasa, dari produsen kepada kosumen sebagai sasarannya. Tujuan utama penjualan yaitu
mendatangkan keuntunga atau laba dari produk ataupun barang yang dihasilkan produsennya dengan pengelolaan yang baik. Dalam pelaksanaannya, penjualan sendiri tak akan dapat dilakukan tanpa adanya pelaku yang bekerja didalamya seperti agen, pedagang dan tenaga pemasaran.
Pengertian penjualan menurut para ahli: Pengertian penjualan menurut Henry Simamora dalam buku “Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis” menyatakan bahwa: “Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa.” Pengertian penjualan menurut Chairul Marom dalam buku “Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang” menyatakan bahwa: “Penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur”.
Penjualan adalah Proses dimana sang penjual memuaskan segala kebutuhan dan keinginan pembeli agar dicapai manfaat baik bagi sang penjual maupun sang pembeli yang berkelanjutan dan yang menguntungkan kedua belah pihak.
Penjualan tatap muka adalah “Interaksi antar individu, saling bertemu muka yang ditujukan untuk menciptakan, memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak lain.
A. Langkah-langkah Dalam Proses Penjualan Menurut Philip Kotler dialih bahasakan oleh Drs. Alexander Sindoro langkah-langkah dalam proses penjualan meliputi:
1. adalah memilih prospek (prospecting), yaitu mencari siapa yang dapat masuk
sebagai pelanggan potensial. Tenaga Memilih Prospek dan Menilai
Langkah pertama dalam proses penjualan penjual perlu mengetahui cara menilai prospek (qualify) artinya cara mengenali calon yang baik dan menyisihkan calon yang jelek. Prospek dapat dinilai dengan meneliti kemampuan keuangan, volume bisnis, kebutuhan spesial, lokasi dan kemungkianan untuk tumbuh.
2. Prapendekatan.
Sebelum mengunjungi seorang calon pembeli, tenaga penjual sebaiknya mempelajari sebanyak mungkin mengenai organisasi (apa yang dibutuhkan, siapa yang terlibat dalam pembelian) dan pembelinya (karakteristik dan gaya membeli). Langkah-langkah ini dikenal dengan istilah prapendekatan.Wiraniaga sebaiknya menetapkan tujuan kunjungan yang mungkin untuk menilai calon, mengumpulkan informasi, atau membuat penjualan langsung.
3. Pendekatan
Dalam langkah ini, wiraniaga sebaiknya mengetahui caranya bertemu dan menyapa pembeli serta menjalin hubungan menjadi awal yang baik.Langkah ini mencakup penampilan wiraniaga, kata-kata pembukaan, dan tindak lanjutan. 4. Presentasi dan Demonstrasi
Dalam langkah presentasi dari proses penjualan, tenaga penjual menceritakan riwayat produk kepada pembeli, menunjukan bagaimana produk akan menghasilkan dan menghemat uang. Presentasi penjualan dapat diperbaiki dengan alat bantu demonstrasi, seperti buku kecil, pita video, dan sempel produk.
5. Mengatasi Keberatan
Pelanggan hampir selalu mempunyai keberatan selama presentasi atau kettika diminta untuk memesan.Dalam mengatasi keberatan wiraniaga harus menggunakan pendekatan positif, menggali keberatan tersembunyi, meminta pembeli untuk menjelaskan keberatan, menggunakan keberatan sebagai peluang untuk memberikan informasi lebih banyak dan mengubah keberatan menjadi alasan untuk membeli.
6. Menutup
Menutup merupakan langkah dalam proses penjualan ketika wiraniaga meminta pelanggan untuk memesan. Tenaga penjual harus mengetahui cara mengenali tanda-tanda penutupan dari pembeli termasuk gerakan fisik, komentar dan pertanyaan.
7. Tindak Lanjut
Merupakan langkah terakhir dalam proses penjualan ketika wiraniaga melakukan tindak lanjut setelah penjualan untuk memastikan kepuasan pelanggan dan bisnis berulang.
B. Faktor faktor yang mempengaruhi penjualan
Dalam prakteknya perencanaan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor. Menurut Basu Swastha (1998:129) faktor-faktor tersebut yaitu:
1. Kondisi dan kemampuan penjual
Transaki jual beli merupakan pemindahan hak milik secara komersial atas barang dan jasa, pada prinsipnya melibatkan dua pihak yaitu penjual sebagai pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Disini penjual
harus dapat meyakinkan kepada pembelinya agar dapat mencapai sasaran penjualan yang diharapkan. Untuk maksud tersebut para penjual harus memahami beberapa masalah penting yang sangat berkaitan yaitu: a. Jenis dan Karakteristik barang yang
akan ditawarkan b. Harga produk
c. Syarat penjualan seperti: pembayaran, penghantaran, pelayanan purna jual dan sebagainya 2. Kondisi Pabrik
Pasar sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualan. Adapun faktor-faktor kondisi pasara yang perlu diperhatikan adalah Jenis pasarnya, apakah pasar konsumen, pasar penjual, pasar industri, pasar pemerintah /pasar internasional.
a. Kelompok pembeli atau segmen pasarnya
b. Daya belinya
c. Frekuensi pembeliannya d. Keinginan dan kebutuhannya. 3. Modal
Akan lebih sulit bagi penjual untuk menjual barangnya apabila barang yang dijual itu belum dikenal oleh pembeli atau apabila lokasi pembeli jauh dari tempat penjual dalam keadaan seperti ini, penjual harus memperkenalkan dahulu / membawa barangnya ketempat pembeli.Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlukan adanya saran serta usaha tersebut sepertialat transportasi. Tempat peraga baik diluar maupun didalam perusahaan. Usaha promosi dan sebagainya semua ini hanya dapat dilakukan apabila penjual memiliki sejumlah modal yang diperlukan oleh perusahaan.
4. Kondisi Organisasi Perusahaan
Pada prusahaan besar biasanya masalah penjualan ditangani oleh bagian penjualan yang dipegang oleh orang-orang tertentu/ ahli dibidang penjualan lain halnya dengan perusahaan kecil masalah-masalah penjualan ditangani oleh orang-orang yang juga melakukan fungsi lain. Hal ini disebabkan oleh tenaga kerjanya yang lebih sedikit. Sistem organisasi juga lebih sederhana masalah-masalah yang dihadapinya juga tidak sekompleks perusahaan besar biasanya masalah
perusahaan ini ditangani oleh perusahaan dan tidak diberikan kepada orang lain.
5. Faktor lain
Faktor-faktor yang yang sering mempengaruhi penjualan yaitu perikalanan, peragaan, kampanye, dan pemberian hadiah. Namun untuk melaksanakannya diperlukan dana yang tidak sedikit. Bagi perusahaan yang memiliki modal yang kuat kegiatan ini secara rutin dapat dilakukan sebaliknya perusahaan kecil jarang melakukan karena memiliki modal sedikit.
III. ANALISA MASALAH Flow Map
Bagian Pembelian
Supplier Bagian Gudang Bagian Penjualan Toko-toko kecil
Faktur
Pembelian Data Pembelian
mulai Membuat Data pembelian Data Pembelian Laporan Pembelian Laporan Penjualan Membuat Laporan Persediaan Laporan Persediaan Faktur Pembelian Mencatat transaksi pembelian Membuat laporan pembelian Laporan Pembelian Data order penjualan Membuat faktur penjualan Faktur Penjulan Data Order Penjualan Faktur Penjualan Mencatat transaksi penjualan Membuat laporan penjualan Faktur p Laporan Penjualan Selesai selesai selesai selesai
Gambar 1 Flow Map
IV. PERANCANGAN SISTEM
4.1 Kebutuhan Sistem yang akan dirancang
Adapun rancangan sistem stok barang yang diusulkan akan dijelaskan dengan menggunakan beberapa alat
bantu, seperti diagram alir data (Data Flow Diagram) yang meliputi diagram konteks dan diagram rinci: kamus data yang merupakan penjelasan dari arus suatu aliran data (Data Flow) dan media penyimpanan (Data Store) dari diagram alir data. Sedangkan mengenai struktur data (Data Structure) digambarkan dengan memakai rancangan file dan diagram hubungan entitas (Entity Relationship atau ERD).
Rancangn sistem informasi yang disampaikan penulis merupakan hasil dari analisis terhadap Aplikasi Stok Barang. Diharapkan dengan adanya Perancangan Program ini, dapat memaksimalkan proses kebutuhan pada Persediaan Barang. Rancangan program yang penulis buat adalah sebagai berikut:
1. Pendataan Pembelian Barang 2. Pendataan Penjualan Barang 3. Pendataan Pelanggan
4. Pelaporan Data Barang
4.2 Rancangan Diagram Alir
Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat bantu yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara lengkap dan jelas, baik sistem yang sudah ada maupun sistem yang masih dalam rancangan. Data Flow Diagram (DFD) ini menjelaskan mengenai aliran data, informasi proses, basis data dan sumber tujuan data yang dilakukan oleh sistem.
Tingkatan atau level Data Flow Diagram (DFD) dimulai dari diagram konteks, yaitu menjelaskan dan menggambarkan mengenaisistem secara umum yang terdapat dari beberapa eksternal elemen yang memberikan input kedalam sistem. Diagram konteks tersebut akan diuraikan lagi kedalam beberapa level diagram yang ada dalam sistem sehingga menghasilkan uraian sistem yang lebih terinci.
4.1.1 Diagram Konteks
Gambar 2 Diagram Konteks Laporan Pers edi aan
Laporan Penjual an Laporan Pem bel ian
D ata Toko D ata Or der Penjual an
Faktur Penj ual an D ata Pem bel ian
D ata Suppli er Faktur Pem beli an
0 Sis tem Inform as i
Penjual an dan Pem bel ian
+
Suppli er Toko
4.1.2 DFD Data Flow Diagram (DFD) Level 0
Gambar 3 DFD Data Flow Diagram (DFD) Level 1
4.1.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1
Gambar 3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1 Laporan Pembelian
Laporan Penjualan laporan Pers ediaan
Record Cus tomer
Record Cus tomer Record Barang
Record Supplier
Data Cus tomer Faktur Penjualan Data Order Penjualan
Record Barang Record Barang Record Suplier
Data Supplier Faktur Pem belian Data barang yang dibeli
1 Pembelian + Supplier Supplier Data Barang 2 Penjualan + Cus tom er 3 Buat Laporan + Cus tom er Manajer Update [Data Supplier] Laporan s upplier Laporan Penjualan Laporan Barang Record Pembelian [Record Suplier] [Record Barang] [Data barang yang dibeli]
Update [Faktur Pembelian] Data Pembelian Update Supplier Supplier Supplier Supplier Data Barang 1.1 Pengolahan Data barang 1.3 Pengolahan data pembelian Pembelian 1.4 Pengolahan rec ord Manager 1.2 Pengolahan data Supplier
V. IMPLEMENTASI PROGRAM 5.1 Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)
Dalam mengimplementasikan program, penulis menggunakan beberapa perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan diantaranya:
a. Perangkat keras yang digunakan: 1. Processor Intel Core i3, 2.53GHz 2. Memory 2024 MB
3. Harddisk 240 GB
4. Monitor 14.0 HD LED LCD b. Perangkat lunak yang digunakan:
1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Ultimate
2. Database Dekstop 3. Delphi 7
4. Microsoft Office Word 5. Microsoft Office Viso
V. KESIMPULAN
Berdasarkan dari hasil analiss yang telah dilakukan, maka dapat diambil berberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem baru yang berbasis komputer
diharapkan dapat mempermudah pegawai pada Sistem Informasi Penjualan Barang pada PT. Maranti CS dalam melakukan aktifitasnya, khususnya dalam penyimpanan data dan pembuatan laporanya.
2. Sistem baru yang berbasis komputer diharapkan memberikan kemudahan informasi secara cepat, tepat dan akurat yang meliputi pemasukan, penyimpanan, pencarian data-data tertentu jika suatu waktu dibutuhkan sebagai bahan analisa bagi pihak yang bersangkutan.
3. Sistem baru yang berbasis komputer diharapkan diharapkan dapat membantu pengolahan setiap transaksi penjualan dan pembelian di PT.Maranti
CS sehingga proseszpembuatan nota penjualan dapat dilakukan secara otomatis.
4. Sistem Informasi Penjualan di PT. Maranti CS belum dapat memberikan laporan Laba Rugi
VI. DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, HM. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi Ke-2. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.
Jogiyanto, HM. 2001. Analisa Dan Desain Sistem Informasi Edisi Kedua. Yogyakarta: Andi Offset.
Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
Sutedjo, E, Dharma Oetomo. 2002.
Perencanaan Dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
