BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

(1)

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem yang berjalan

Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem Informasi ke dalam bagian-bagian, komponen-komponen, dengan maksud untuk mendefenisikan dan menganalisis permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi, kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya.

Berdasarkan hasil pengamatan langsung pada PDAM Tirtanadi Medan, bahwa sistem yang sedang berjalan di Kantor PDAM Tirtanadi Medan memang sudah terkomputerisasi namun sebatas Microsoft Excel, sistem yang dilakukan yaitu dengan menginputkan seluruh data pemohon dan formulir yang telah diisi oleh pelanggan pada bagian administrasi dengan menggunakan aplikasi

Microsoft Excel, sehingga tampak jelas bahwa sistem yang masih berjalan kurang efisien dari segi waktu dan kurang ekonomis dari segi biaya. Sebelum melakukan perancangan sistem baru maka dilakukan peninjauan terlebih dahulu terhadap sistem yang sedang berjalan pada saat ini, sistem yang sedang berjalan penting untuk dianalisa karena merupakan dasar untuk merencanakan sistem yang baru dimana sistem yang lama akan dijadikan sebagai perbandingan untuk merancang sistem yang baru, oleh karena itu harus dilakukan berbagai perubahan pada sistem yang berjalan, perubahan tersebut dapat dilakukan dengan beralih dari sistem yang lama ke sistem yang baru.

(2)

4.1.1 Prosedur Pengolahan Data

Pengolahan data pada PDAM Tirtanadi Medan sudah terkomputerisasi dengan Microsoft Excel dan Microsoft Word sebagai alat bantunya, sehingga masih memerlukan pengolahan yang lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

4.1.2 Aliran Sistem Informasi

Analisa Sistem Informasi bertujuan untuk mengetahui bagaimana terjadinya proses dan juga untuk mengetahui masalah yang ada serta kelemahan pada sistem yang sedang berjalan saat ini. Jika pada sistem yang lama masih terdapat kekurangan, maka dapat disempurnakan dengan sistem yang baru. Aliran informasi dapat dilihat pada gambar 4.1

Adapun prosedur pengolahan dana pemasangan sambungan baru, yaitu : 1. Pelanggan menemui bagian administasi untuk mengetahui informasi

pemasangan dan biaya pemasangan.

2. Bagian administrasi memberikan formulir pendaftaran.

3. Pelanggan mengisi formulir pendaftaran dan memberikan kepada pelanggan. 4. Bagian administrasi mencek kelengkapan data pelanggan lalu memberikan

pada pihak ke – 3 .

5. Bagian pihak ke – 3 melakukan survey ke lokasi kemudian pihak ke-3 memberikan data survey ke administrasi.

6. Bagian administrasi memberikan data biaya pemasangan air kepada pelanggan.

(3)

1

7. Bagian administrasi membuat laporan data pelanggan dan data survey rangkap dua – satu untuk kepala cabang dan satu lagi untuk arsip.

8. Semua laporan diserahkan kepada kepala cabang.

Pelanggan Administrasi Pihak ke – 3 Kepala

Cabang

Pengisia n Formulir Formulir

Pendaftaran PendaftaranFormulir

Panggilan

Pendaftaran PendaftaranFormulir

Cek Kelengkapan Data Data Pelanggan Data survei lokasi Data biaya pemasangan air

2 Laporan data pelanggan dan data survey

Laporan Data Pelangan

A A

Gambar 4.1 Aliran Sistem Informasi Pemasangan Sambungan Baru(Sistem Lama ) Sumber : PDAM Tirtanadi Medan

(4)

4.1.3 Formulir Input dan Output yang sedang berjalan

Bentuk sistem yang sedang pada PDAM Tirtanadi Medan memang sudah terkomputerisasi dimana data-data pelanggan akan diinput dengan menggunakan

Microsof Word dan Microsoft Excel.

4.1.4 Formulir Input

Bentuk Formulir Input data yang digunakan pada PDAM Tirtanadi Medan sebagai dasar pengolahan pemasangan sambungan baru yaitu berupa data-data dari hasil survey pihak ke-3.

Daftar data pelanggan PDAM Tirtanadi Medan ID Pelanggan : Nama Pelanggan : Alamat Pelanggan : Telepon : Tgl Daftar : Diketahui Medan,

Kepala Cabang Administrasi ( ) ( )

Gambar 4.2 Formulir Input Data Pelanggan Sumber : PDAM Tirtanadi Medan

(5)

Bagian data survey mulai dari id pegawai, nama pegawai, alamat pegawai, telepon, sampai dengan tanggal survey kelemahan dari input ini adalah memerlukan waktu yang cukup lama karena belum didukumg sistem yang optimal.

Daftar Data Survey PDAM Tirtanadi Medan

ID Pegawai : Nama Pegawai : Alamat Pegawai : Telepon : Tgl Survey : Diketahui Medan,

Kepala Cabang Administrasi

( ) ( )

Gambar 4.3 Formulir Input Data Survey Sumber : PDAM Tirtanadi

Bagian data pemasang mulai dari id pelanggan, nama, alamat, telepon, tanggal survey hingga tanggal pasang. Kelemahan dari input ini adalah memerlukan tempat penyimpanan yang luas dan sulit untuk melakukan pencarian terhadap suatu data secara cepat dan tepat.

(6)

Daftar Data Pemasangan PDAM Tirtanadi Medan

ID Pegawai : Nama Pegawai : Alamat : Telepon : Tgl Survey : Tgl Pasang : Diketahui Medan,

Gambar 4.4 Formulir Input Data Pemasang Sumber : PDAM Tirtanadi

Bagian data administrasi mulai dari id pegawai, nama pegawai, alamat pegawai, telepon, tanggal survey, tanggal pasang, sampai dengan biaya. Kelemahan dari input ini adalah data-data yang disimpan dalam komputer sering tidak konsisten.

(7)

Daftar Data Administrasi PDAM Tirtanadi Medan

ID Pegawai : Nama Pegawai : Alamat Pegawai : Telepon : Tgl Survey : Tgl Pasang : Biaya : Diketahui Medan,

Gambar 4.5 Formulir Input Data Administrasi Sumber : PDAM Tirtanadi Medan

4.1.5 Formulir Output

1. Formulir Output Pelanggan

NIP

Pelangan Pelanggan Nama Alamat Telepon Tgl Daftar

Diketahui Medan,

Kepala Cabang Administrasi

( ) ( )

Gambar 4.6 Formulir Output Sumber : PDAM Tirtanadi Medan

(8)

2. Fornulir Output Orang ke-3

NIP

Pelanggan Pelanggan Nama Alamat Telepon SurveyTgl

Diketahui Medan, Kepala Cabang Administrasi

( ) ( ) Gambar 4.7 Formulir Output

Sumber : PDAM Tirtanadi Medan

3. Formulir Output Pemasang

NIP Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Telepon Tgl Survey Diketahui Medan, Kepala Cabang Administrasi

( ) ( ) Gambar 4.8 Formulir Output

(9)

4. Formulir Output Administrasi

NIP

Pelanggan Pelanggan Nama Alamat Telepon Biaya

Diketahui Medan, Kepala Cabang Administrasi

( ) ( ) Gambar 4.9 Formulir Output Administrasi

Sumber : PDAM Tirtanadi Medan

4.1.6 Kelemahan Formulir Input/Output

Setelah menganalisa lampiran-lampiran survey yang terdapat PDAM Tirtanadi Medan dalam pemasangan sambungan baru maka ditemukan beberapa kelemahan yaitu :

1. Dalam menghasilkan laporan atau informasi pemasangan sambungan baru memerlukan waktu yang cukup lama karena pemrosesan data yang dilakukan belum didukung oleh sistem aplikasi yang optimal.

2. Memerlukan tempat penyimpanan yang besar arsip-arsip yang tidak terpakai lagi dan akan mengalami kesulitan apabila terjadi proses pencarian arsip-arsip tersebut.

(10)

4.2 Perancangan Sistem yang diusulkan 4.2.1 Usulan Sistem baru

Melihat kendala yang ada saat ini dapat penulis kemukakan usulan sistem yang baru yaitu sistem pemasangan sambungan baru secara komputerisasi yang dapat mengatasi kekurangan – kekurangan yang ada serta untuk mengatasi keterlambatan informasi atau laporan yang dihasilkan, dalam hal ini dapat diselesaikan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :

1. Spesifikasi Dasar Sistem

Merupakan hal yang sangat penting dalam membuat sebuah sistem dengan menggunakan perangkat komputer.

2. Struktur File

Merupakan arsip-arsip data informasi yang sangat mendukung perkembangan dan kemampuan suatu perusahaan.

Adapun sasaran yang ingin dicapai pada rancangan sistem ini adalah :

1. Mengetahui adanya kesalahan dalam penginputan data.

2. Memberikan laporan/informasi pemasangan sambungan baru dengan tepat waktu.

4.2.2 Desain Global

Desain Global merupakan suatu gambaran dari perancangan sistem pengolahan data secara umum. Pada rancangan ini kita dapat mengetahui bagaimana hubungan antara komponen pendukung dari sistem yang akan dirancang tersebut.

(11)

4.2.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram suatu gambaran sistem secara logika tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur dan organisasi file.Sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang ada, sistem baru akan dilambangkan secara logika tanpa perkembangan lingkungan fisik dimana data itu mengalir.

Bagian – bagian data Flow antara lain : 1. Diagram Konteks (Level 0)

Diagram konteks merupakan level tertinggi dari data flow diagram yang menggambarkan seluruh input atau output dari sistem. Diagram ini juga memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.

2. Diagram Nol (Level 1)

Dalam diagram nol, data store yang dipergunakan diperlihatkan untuk proses yang tidak terinci pada level selanjutnya, pada akhirnya nomor proses diambahkan tanda asters bintang (*).

4.2.2.1.1 Context Diagram

Context Diagram merupakan gambaran umum dari sistem yang dusulkan, dimana pada diagram ini menggambarkan hubungan input dan output aliran sistem dengan kesatuan luar lainnya. Adapun context diagram dari pemasangan sambungan baru adalah sebagai berikut :

(12)

Data Pelanggan Data Biaya Pemasangan Air Data Laporan Data Pelanggan Pelanggan/Survei

Lap Data Survei yang Lokasi

telahdi ACC

Gambar 4.10 Data Flow Diagram Level Konteks 4.2.2.1.2 Data Flow Diagram level 0

DFD level 0 untuk sistem informasi masukan dan keluaran dapat digambarkan sebagai berikut :

Pelanggan Kepala Cabang Sistem Informasi Pemasangan Sambungan Baru Survei/ Pihak ke-3

(13)

Data Biaya Pemasangan Air

Data Pelanggan

Data Pelanggan Data Data

Pelanggan Pelanggan

Data Pelanggan

Data Survei

Data

Survei Data Survei

Laporan Data Survei

Gambar 4.11 Tampilan DFD level 0

Keterangan :

Pada gambar DFD level 0 sistem pelanggan air diatas, dijelaskan prosesnya dan awal hubngan proses.

Pelanggan 1.0 Input Data 2.0 Syarat Pelanggan 3.0 Pembayaran Biaya Penyambung 4.0 Survei Seksi Pemasaran Pelanggan Pengawas Survei Administrasi 5.0 Proses Penyambungan Kepala Cabang Pembayaran Pemasang

(14)

a. Proses 1.0

Calon Pelanggan melakukan penginputan data pribadi yang mana data tersebut akan disimpan di dalam file data pelanggan, lalu dikirim menjadi data laporan dan juga kepada administrasi untuk diolah menjadi data pelanggan air.

b. Proses 2.0

Syarat pelanggan diinputkan kepada administrasi untuk diolah dan disimpan di dalam file administrasi. File administrasi tersebut nantinya akan menyelesaikan terlebih dahulu pembayaran biaya penyambungan. c. Proses 3.0

Pembayaran biaya penyambungan diolah menjadi file administrasi, kemudian akan dikirim kepada administrasi yang kemudian diolah menjadi data pelanggan

d. Proses 4.0

Pada proses ini, pihak servei pemasaran, akan melihat lokasi apakah memenuhi syarat kemudian dikirim kedalam proses pengawas untuk penyambungan air.

e. Proses 5.0

Pada proses ini data laporan dijadikan file data laporan yang nantinya akan kepada kepala cabang sebagai data pelanggan tetap nantinya.

(15)

4.2.3 Desain Terinci

4.2.3.1 Perancangan Output

Perancangan output merupakan suatu bentuk keluaran atau tabel-tabel laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam mengambil keputusan. Bentuk perancangan output tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

a. Output data pelanggan

PDAM Tirtanadi Medan Id

Pelanggan

Nama Alamat Telepon Tgl Daftar

Gambar 4. 12 Data Pelanggan

b.Output data pihak ke-3

PDAM Tirtanadi Medan Id

Pelanggan

Nama Alamat Telp Tgl Survey

Gambar 4.13 Output data ke-3

(16)

PDAM Tirtanadi Medan

Kode Faktur Nama Alamat Telepon Biaya Jumlah

Gambar 4.14 Output Data Pembayaran

d. Output Data Pemasang

PDAM Tirtanadi Medan

Id Pelanggan Nama Alamat Telepon Tgl

Survey

Tgl Pasang

Gambar 4.15 Output Data Pembayaran

4.2.3.2 Perancangan Input

Perancangan Input merupakan pemasukan data yang dibutuhkan dalam pemrosesan pembuatan laporan-laporan yang diinginkan perusahaan dalam mengambil kesimpulan.

Adapun bentuk perancangan Input tersebut adalah :

1. Input Data Pelanggan

(17)

Nama Alamat Tgl Daftar

Gambar 4.16 Tampilan Input Data Pelanggan

2. Input Data Pihak ke-3

(18)

Id Pegawai Nama Pegawai Alamat

Telepon Tgl Survey

Gambar 4.17 Tampilan Input Pihak Ke – 3

3.Input Data Transaksi

No. Faktur Tanggal

(19)

Id Pelanggan

Tgl Survey Nama Survey Tgl Pasang Nama Pemasang

Gambar 4.18 Tampilan Input Data Pembayaran

4. Input Data Pemasang

Biaya Proses

Hapus Daftar Total Bayar

(20)

Kode Nama CV

Alamat Telp

Gambar 4.19 Tampilan Input Data Pembayaran 4.3.3.3 Perancangan Tabel/Logika

Database merupakan komponen yang sangat penting di dalam perancangan sebuah sistem, dimana file database data disimpan untuk diolah menjadi suatu informasi yang cepat, tepat dan akurat. Adapun database dalam perancangan tabel pemasangan sambungan baru yang terdiri dari beberapa tabel yaitu :

1. Perancangan data Pelanggan

Tabel 4.1 Tabel Pelanggan

Proses

(21)

No. File Nama Type Size Deseription

1 Id Pelanggan Text 15 NPA Pelanggan

2 Nama Pelanggan Text 30 Nama Pelanggan

3 Alamat Pelanggan Text 20 Alamat Pelanggan

4 Agama Text 20 Agama

5 Jenis Kelamin Text 20 Jenis Pelanggan

6 Tgl Lahir Text 20 Tgl Lahir

2. Perancangan Tabel Pihak Ke-3

Tabel 4.2 Tabel Pihak Ke-3

1 NIP Text 10 NPA Pegawai

2 Nama Text 30 Nama Pegawai

3 Alamat Text 30 Alamat Pegawai

4 Telepon Text 30 Telepon Pegawai

5 Tgl Lahir Text 20 Tgl Lahir Pegawai

6 Agama Text 20 Agama Pegawai

7 Gol Text 20 Gol

3. Perancangan Tabel Pemasang

Tabel 4.2 Tabel Pemasang

1 Kode Text 10 NPA Pegawai

2 Nama cv Text 30 Nama Pegawai

4 Telepon Text 30 Telepon Pegawai

(22)

6 Agama Text 20 Agama Pegawai

7 Gol Text 20 Gol

3. Perancangan Tabel Pembayaran

Tabel 4.4 Tabel Pembayaran

1 No. Faktur Text 10 NPA Pelanggan

2 Nama Pelanggan Text 20 Nama Pelanggan

3 Tanggal Text 15 Tanggal

4 Nama Survey Text 30 Nama Survey

5 Nama Pemasang Text 20 Nama Pemasang

6 Tgl Lahir Text 20 Tgl Lahir Pegawai

8 Gol Text 20 Gol Pegawai

9 Biaya Text 20 Biaya Pemasangan

4.3. Rancangan Logika Program

Untuk menunjang pemrosesan data pemasangan sambungan baru. Pada PDAM Tirtanadi Medan dirancang sebuah Program dengan menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 Program ini terbagi dalam sub-sub menu yaitu sub menu file dan Sub menu laporan.

Tahap pemrograman logika merupakan tahap awal dari pemrograman urutan langkah-langkah program serta logika dari satu program komputer yang telah dirancang sebelumnya akan tampak dengan rancangan ini.

(23)

Berikut ini akan dijabarkan mengenai logika program dan sub-sub menu modul program tersebut berupa listing program dan penjelasan, serta bentuk-bentuk keluarannya. Dalam rancangan program ini menggunakan metode Flowchart

4.3.1 Program Flowchart a. Flowchart Menu Utama

Adapun Flowchart yang akan dijabarkan adalah sebagai berikut :

Start Menu Utama File ? x

(24)

y

t

y

t

y

Gambar 4.20 Flowchart Menu Utama b. Flowchart Menu File

y Lapora n End Menu File Menu Laporan A B A Menu File Pelangg an F1 exit

(25)

t y t y t y

Gambar 4.21Flowchart Menu File c. Flowchart Menu Laporan

y Survey _F2 B Menu Laporan pelangg an Laporan Pelanggan Administr asi pemasa ng F3 F4

(26)

y t y t y t

Gambar 4.22 Flowchart Menu Laporan d.Flowchart Pelanggan y Survey _Laporan Survey Pemasa ng _PemasangLaporan Administr asi x Laporan Administra si F1

Baru DataIsi

Buka Databas e

Cari

Data Sudah Ada Kete

(27)

t y t y t y t t y t

e. Flowchart Data Survey F2 Baca lap Data Survey Tampilkan Lap Pemasang Simpan Data Pelanggan Tampilan Data Pelanggan Hap us Has il Gambar : 4.23 Flowchart Pelanggan Cari Simpan Ketemu Cari Click List Data Edit Hapus Exi t

Data Tidak Ada

x

(28)

y y y

t t

Gambar:4.24 Flowchart Data Survey

f.Tampilan Menu Utama

Menu Utama

File Transaksi Laporan Edit

Gambar 4.25Tampilan Menu Utama

g. Flowchart Data Pemasang

y N Cet ak X Laporan Pihak Survey Tampilka n lap Survey Cetak F3 Cet ak X Baca lap Data pemasang Cet ak Tampilkan Lap Pemasang X

(29)

Gambar 4.26 Flowchart Pihak Pemasang

h.Flowchart Pembayaran

y

t y

F4

Baru DataIsi

Laporan Pihak Pemasang Tampilka n Data Pemasan g Buka Databas e Cari

Data Sudah Ada Kete

mu

(30)

t y t y t t y t y

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KESIMPULAN

Dari pembahasan yang telah dikemukakan pada bab- bab sebelumnya serta analisa data-data yang telah ada, maka penulis dapat memberikan beberapa kesimpulan sebagai berikut:

Simpan Data Pembayaran Tampilan Data Pembayaran Hap us Has il Gambar : 4.27 Flowchart Pembayaran Cari Simpan Ketemu Cari Click List Data Edit Hapus Exi t

Data Tidak Ada

x

(31)

a. Dengan dirancangnya sistem informasi pemasangan sambungan baru pada PDAM Tirtanadi Medan ini, maka pengolahan data akan dilakukan dengan cepat dan tepat.

b. Merancang sistem baru akan membuat perubahan-perubahan dan dapat mengatasi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan.

c. Untuk merancang sistem yang baru sangat dibutuhkan pengetahuan teori dan konsep pengguna.

5.2 Saran

Adapun saran-saran yang akan penulis berikan adalah diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut dari sistem informasi yang dirancang, sehingga menjadi sistem informasi yang terpadu untuk menanggulangi dan mengelola data yang lebih besar dimasa yang akan datang.

ABSTRAK

Dari hasil informasi yang diperoleh penulis terhadap kebutuhan akan ketersediaan suatu program pengolahan data pemasangan sambungan baru.

Untuk melakukan proses pengolahan data pemasangan sambugan baru pada PDAM Tirtanad Medan dilakukan dengan cara menyimpan data tersebut sebagai arsip, kemudian data tersebut dimasukkan kedalam komputer melalui

(32)

Microsoft Excel dan Microsoft Word. Berdasarkan dari data hasil wawancara terhadap SDM Wilayah PDAM Tirtanadi Medan dengan menggunakan aplikasi ini sering terjadi kekeliruan diakibatkan karena kemampuan SDM dalam menggunakan sistem masih sangat rendah .hal ini ynag menjadi kendala karena menimbulkan keterlambatan informasi dan terkadang data –datanya hilan g sehingga akan mengulang kembali. Untuk mengatasi masalah tersebut, diperlukan adanya sistem yang terkomputerisasai yang baru untuk meningkatkan kinerja para karyawan dan mendapatkan hasil yang efisien.

Metodologi yang dipakai untuk merancang sistem yang sedang berjalan, mengembangkan sistem yang lama, membuat sistem /pemograman yang terinteraksi menguji sistem yang telah dibuat. Aplikasi yang dihasilkan dalam pembuatan sambungan baru dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0. aplikasi ini akan menghasilkan laporan Pemasangan sambungan baru.