Layanan sirkulasi dan system otomasi diperpustakaan
Disusun oleh :
Samha meristin
(1624400096)
Sarwita Pebriani
(1624400099)
Rian juniansya (1654400088)
Dosen Pengampu : Rhoni rodin S. Pd. I, M. H
ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH
PALEMBANG
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan yang pada pelaksanaanya perlu adanya perencanaan dalam penyelenggaraanya.layanan perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila system layanan yang digunakan tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemakainya.Layanan pengguna perpustakaan merupakan aktivitas perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan, khususnya kepada anggota perpustakaan. Jumlah jenis atau macam layanan pengguna perpustakaan sebenarnya cukup banyak.Semua layanan tersebut penyelenggaraannya disesuaikan dengan kondisi tenaga perpustakaan dan kebutuhan penggunanya.
Sebuah ruang perpustakaan sekolah/madrasah harus memberikan kenyamanan bagi pengguna, baik warga sekolah/madrasah pengguna layanan perpustakaan maupun petugas pengelola perpustakaan.Untuk itu perlu diperhatikan kemudahan akses perpustakaan, perabot yang sesuai dengan ukuran tubuh pengguna serta aman dan mudah dalam pemakaian.
Kondisi pencahayaan dan pengudaraan ruang serta pemilihan warna dalam ruang harus dapat memberi kenyamanandalam berkegiatan.Penataan ruang harus memberi kemudahan dalam mengakses informasi, bila perlu dilengkapi petunjuk atau tanda yang terlihat jelas.Selain itu penataan ruangjuga harus memberi kemudahan pengelolaan perpustakaan, yang meliputi kegiatan peminjaman dan pemeliharaan koleksi serta pengawasan keamanan.
B. Rumusan masalah
1. Apa Pengertian sirkulasi? 2. Bagaimana penerapannya?
C. Tujuan
1. Mengetahui apa pengertian sirkulasi? 2. Mengetahui bagaiman penerapan nya?
PEMBAHASAN
A. Pengertian sirkulasi
Menurut Bafadal Ibrahim “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.”
Menurut Lasa Hs Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation”
yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “ sirkulasi udara” sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.
Sedangkan menurut Sulistiyo-Basuki Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan.
Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan peranya dengan baik/berdaya guna maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja pengelola yang handal. Untuk itu tenaga pengelola perpustakaan perlu dibekali pengetahuan dan keterampilan mengelola perpustakaan khususnya pada bagian pelayanan sirkulasi. 1
B. Penerapan layanan sirkulasi diperpustakaan
Penerapan suatu sistem layanan di perpustakaan adalah dimaksudkan agar proses pemberian jasa layanan dapat berlangsung tertib, teratur dan cepat tanpa ada hambatan. Sistem layanan perpustakaan merupakan mata rantai rangkaian kegiata
1 Dadang, Diklat pengantar ilmu informasi dan dokumentasi.( Palembang: IAIN Raden fatah,
yang terdiri atas beberapa subbagian saling berhubungan satu sama lain. Masing-masing perpustakaan akan memilih sistem yang sesuai dengan pemakaianya dan kesiapan petugas dan ketersediaan sarana dan prasarananya. Oleh karena itu tiap-tiap subbagian (unsur) harus sudah siap, untuk saling kerja sama, sebab hambatan di satu meja (tempat) akan berpengaruh kepada meja berikutnya. Layanan yang dikembangkan oleh perpustakaan adalah agar terciptanya layanan terbaik sejauh dapat dilaksanakan, yaitu sering disebut sebagai layanan prima yang dilaksanakan secara profesional. Sebelum dapat diciptakan layanan prima maka diupayakan dulu layanan minimal yang pada intinya berlangsung secara mudah, sederhana, cepat, tepat, dan bermanfaat serta murah. Dalam hal itu mungkin perlu dikembangkan layanan yang menggunakan layanan teknologi informasi. Seperti komputer, situs, sistem terpasang atau on line. Meskipun sarana tersebut tergolong tidak murah, namun pada perpustakaan tertentu sudah menerapkanya. Unsur-unsur yang terdapat dan terkait dengan sistem layanan perpustakaan meliputi:
1. Kesiapan petugas layanan baik fisik, mental, kemampuan, keterampilan, pengalaman, kemauan.
2. Kesiapan peralatan, dan perlengkapan sebagai penunjang. 3. Keharmonisan komunikasi, kerja sama, persamaan persepsi.
4. Peraturan dan tata tertib perpustakaan yang singkat, jelas, dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan serta dipatuhi oleh pemakai perpustakaan.
5. Pedoman yang standar di bidang layanan pepustakaan yang berlaku umum, sehingga dapat dipelajari untuk dipraktekkan.
Gambaran alur dan mekanisme kerja, diawali dari meja yang satu dan berahir ke meja selanjutnya secara tertib dan teratur. Di bawah ini adalah kegiatan yang ada pada layanan perpustakaan.
1. Meja informasi. Tempat pengunjung memperoleh tentang seluk beluk layanan perpustakaan dari petugas, baik secara lisan maupun melalui brosur dan media lainya. Tempat itu merupakan customer service yang terdepan di perpustakaan, dengan petugas yang lincah, terampil, ramah, dan berjiwa membimbing (user friendly).
disediakan fasilitas, informasi dan pernagkat komputer untuk dipergunakan dalam memberikan layanan perpustakaan.
3. Administrasi keanggotaan. Adalah pengurusan keanggotaan perpustakaan. Semua prosedur dan persyaratan dalam proses keanggotaan dilaksanakan menurut ketentuan yang berlaku dan sedapat mungkin sederhana dan mudah dipenuhi.
4. Lemari (laci) katalog, untuk perpustakaan. Kartu katalog sebagai wakil Dari kolesi untuk ditelusur, sebelum mencari ke tempat-tempat penyimpanan aslinya. Informasi tentang semua koleksi secara ringkas tercantum dalam kartu-kartu katalog yang disimpan ditempat itu.
5. Peraturan dan tata tertib layanan, adalah ketentuan tentang syarat menjadi anggota, peminjaman, sanksi atas pelanggaran. Dan pengaturan agar suasana di perpustakaan tertib dan tenang.
6. Kemudahan akses informasi, dan sistem temu balik informasi, agar pemanfaatan koleksi bisa optimal dan efisien.2
C. Layanan sirkulasi diperpustakaan
Bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut : 1. Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.
2. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan. 3. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan. 4. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka.
5. Melayani calon dan anggota perpustakaan. 6. Melayani peminjaman dan penagihan.
7. Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.
8. Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.
9. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala. 10. Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.
Dengan adanya rincian tugas layanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan dapat memahami dan melakukan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat.
Sistem layanan sirkulasi yang dilaksanakan terbagi kedalam dua jenis layanan, yaitu
1. layanan terbuka (open access) dan
2. sistem layanan tertutup (closed access) . Pada setiap perpustakaan harus dapat menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan dari perpustakaan. Untuk perpustakaan yang koleksinya masih sederhana atau sedikit, maka sistem yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertutup. Sebaiknya untuk koleksi yang banyak maka digunakan sistem layanan terbuka.
1. Tujuan sistem pelayanan tertutup dan sistem pelayanan terbuka adalah :
a. Mengamankan koleksi perpustakan serta menghindari dan menekan terjadinya kehilangan koleksi perpustakaan.
b. Mengetahui siapa peminjam koleksi perpustakaan dan berapa yang sedang dipinjam.
c. Mengetahui batas waktu pengembalian buku yang sedang dipinjam.
Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mecari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak. Pada perpustakaan tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka.
2. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka adalah:
a. Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.
b. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu juga.
c. Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.
d. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam.
e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan.
f. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.
b. Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.
c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering menyusun buku.
d. Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung. Pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka. Pada sistem pelayanan tertutup ini setiap penggunjung harus mengetahui dahulu dengan jelas pengarang atau judul buku subjek yang diinginkan kemudian meminta petugas perpustakaan mencarikannya keruang koleksi.
4. Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:
a. Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang dapat masuk kejajaran koleksi.
b. Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil. c. Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.
d. Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.
5. Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :
a. Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman.
b. Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak selalu menggunakan buku yang dimaksud.
c. Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.
d. Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama.
Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaklah layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1) Keanggotaan
5) Penagihan 6) Sanksi
7) Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman
D. Manajemen layanan sirkulasi
1. Kegiatan dalam pelayanan sirkulasi: a. Peminjaman
1) Koleksi yang Dipinjamkan
Koleksi yang dipinjamkan meliputi buku teks, buku bacaan, majalah yang lama, surat kabar yang lama, dan koleksi lain seperti guntingan surat kabar. Koleksi sumber, majalah yang baru, surat kabar yang baru, dan koleksi yang langka seperti referensi hanya boleh dibaca di ruang perpustakaan.
2) Jangka Waktu Peminjaman
Buku teks, bila jumlah eksemplarnya memungkinkan, akan dipinjamkan dengan jangka waktu satu tahun ajaran. Jangka waktu peminjaman koleksi lain disesuaikan dengan perbandingan jumlah koleksi dengan jumlah guru dan murid sebagai pemakai.
3) Perlengkapan yang Dibutuhkan
Perlengkapan yang dibutuhkan untuk peminjaman adalah kartu buku, lembaran tanggal kembali, tanda pengenal murid dan guru, cap tanggal, bantalan cap, kantong peminjam, kotak kantong peminjam, dan kartu petunjuk.
4) Prosedur Peminjaman
a) Petugas bagian pelayanan peminjaman menerima buku dan mencarikan buku yang diminta dengan tanda pengenalnya. Dengan memeriksa tanda pengenal dapat ditetapkan apakah yang bersangkutan berhak meminjam atau tidak.
b) Dengan tanda pengenal itu petugas mencari kantong peminjaman yang bertuliskan identitas peminjam yang bersangkutan. Kemudian, petugas mencocokkan nomor induk siswa atau NIP yang tertera pada tanda pengenal dengan yang tertera pada kantong peminjaman.
buku dengan cap tanggal kembali pada kartu buku dengan cap tanggal sesuai dengan batas waktu pengembalian.
d) Mengerjakan lagi seperti butir 3, tetapi pada lembar tanggal kembali dan akhir dengan paraf petugas.
e) Meminta paraf peminjam pada kolom paraf pada kartu.
f) Memasukkan kartu buku yang sudah diparaf ke dalam kantong peminjaman, kemudian mengembalikan kantong peminjaman itu ke kotak kantong pada tempatnya semula.
g) Memberikan buku dan kartu pengenal kepada peminjam. Dengan demikian selesailah proses peminjaman.
b. Pengembalian
1) Perlengkapan yang Dibutuhkan
Perlengkapan yang dibutuhkan untuk pengembalian adalah kartu buku, kantong peminjaman, kotak kantong peminjaman, cap tanggal serta bantalan cap.
2) Cara Mengerjakan Pelayanan Pengembalian
Cara mengerjakan pelayanan pengembalian adalah sebagai berikut : a) Peminjam datang sendiri ke meja sirkulasi dengan membawa buku
yang akan dikembalikan.
b) Petugas menerima dan memeriksa keutuhan fisik buku dan tanggal harus kembali yang tertera pada lembaran tanggal kembali.
c) Petugas mengambil kantong peminjaman sesuai dengan nomor induk yang tertera pada lembaran tanggal kembali.
d) Bila tidak ada persoalan tentang keutuhan fisik buku dan keterlambatan pengembalian, petugas mengambil kartu yang sesuai dari dalam kantong peminjaman. Pada kolom paraf di kartu buku dibubuhi cap tanggal sesuai dengan tanggal waktu mengembalikan sebagai bukti bahwa itu sudah dikembalikan.
e) Petugas mngembalikan kartu buku itu ke kantong kartu buku dan kemudian meletakkan buku itu di tempat yang sediakan di meja peminjaman untuk kemudian dikembalikan ke tempatnya di rak.
c. Perpanjangan Waktu Pinjam
Bagi murid yang ingin memperpanjang waktu peminjaman harus melapor ke bagian sirkulasi. Perpanjangan memungkinkan bila buku yang dipinjam tersebut tidak ada murid lain yang meminjam. Lamanya perpanjangan 3 hari atau seminggu (sesuai dengan ketentuan).
d. Pemberian Sanksi 1) Tujuan
Sanksi diberikan kepada pemakai (murid dan guru), yang melanggar peraturan peminjaman buku. Dengan dikenakan sanksi ini, diharapkan kedisiplinan tetap terjaga dan memiliki rasa bertanggungjawab, sehingga perpustakaan menjadi makin tinggi.
2) Macam Sanksi
Sanksi yang diberikan dapat bertingkat-tingkat sesuai dengan bobot pelanggaran yang dilakukan. Ada tiga macam sanksi yang dapat diberikan yaitu :
a) Sanksi peringatan atau teguran;
b) Sanksi denda, misalnya berupa uang atau mengganti buku;
c) Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam di perpustakaan dalam jangka waktu tertentu
Cara memberikan sanksi sebagai berikut :
a) Petugas menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kualitas dan kuantitas pelanggaran;
b) Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan;
c) Bila sanksi sanksi itu berupa sanksi peringatan atau denda, peringatan atau denda itu dapat langsung diberikan kepada pemakai yang
Statistik merupakan informasi kuantitatif tentang jumlah tambahan buku pertahun, jumlah pengunjung, dsb. Pustakawan menggunakan statistik untuk keperluan, antara lain, adalah sebagai berikut :
2) Mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan. 3) Menyusun rencana dan jasa perpustakaan.
4) Memperkuat alas an dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga. 5) Menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pemakai dan pemimpin.
Jenis Statistic
Jenis statistik yang dibuat perpustakaan sebenarnya tergantung pada masing – masing perpustakaan. Biasanya, jenis statistic dapat berupa.
1) Pengadaan. 2) Klasifikasi. 3) Pengatalogan. 4) Keanggotaan.
5) Buku yang dipinjam. 6) Jasa referensi. 7) Majalah, dan 8) Jasa reprografi.
Jenis statistik tersebut kemudian disajikan dalam berbagai bentuk, seperti table, grafik, diagram, pia, ataupun batang. Jenis – jenis statistik itu dibuat untuk mempermudah pengunjung perpustakaan dalam membaca dan memahami maksud statistic tersebut.
f. Inventarisasi.
Penginvesntarisan dilakukan pada saat koleksi diterima oleh perpustakaan. Inventarisasi koleksi perpustakaan adalah kegiatan mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk, memberi nomor inventaris setiap eksemplar koleksi buku, dalam buku yang bersangkutan kemudian diberi stempel inventarisasi pada bagian halaman judul dan memberi cap atau stempel milik perpustakaan pada setiap buku.Menurut Qolyubi dkk, ( 2003 : 126 ) kegian inventarisasi memiliki manfaat, yang antara lain ;
1) Memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan koleksi pada tahun tahun berikutnya.
2) Memudahkan pustakawan melakukan pengawasan terhadap koleksi yang dimilikinya.
Pada buku inventaris ini dibuat kolom – kolom, yang berisi, antara lain. 1) Kolom tanggal pencatatan.
2) Kolom nomor investaris. 3) Kolom nama pengarang. 4) Kolom judul.
5) Kolom impresium ( kota terbit, nama penerbit, dan tahun terbit ).
6) Kolom asal, dirinci menjandi pembali, hadiah, wakaf, titipan, hibah dan sebagainya.
7) Kolom keterangan.
Berdasarkan buku inventaris atau buku induk yang baik serta data yang tepat, maka perpustakaan akan mudah dalam membuat statistik dan laporan tentang beberapa, yaitu jumlah bahan pustaka, jumlah judul dan eksemplarnya, jumlah buku teks, buku referensi dan lain-lain, jumlah penambahan bahan pustaka setiap tahun dan jumlah anggaran yang dikeluarkan.3
E. Pengertian otomasi diperpustakaan
Otomasi perpustakaan adalah sebuah proses perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI).4 Sistem otomasi perpustakaan atau
library outomation system adalah software ang beroperasi berdasarkan pangkalan data untul mengotomasikan kegiatan perpustakaan dengan bantuan TI maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan efisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih cepat dan akurat untuk ditelusuri kembali.
Menurut kamus kepustakawanan (library automation) adalah proses atau hasil penciptaan mesin swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut.5
Definisi otomasi perpustakaan menurut beberapa ahli :
Menurut sulistyo basuki, otomasi perpustakaan adalah mencangkup konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia.6
3 Abdul Rahman saleh dan Rita komalasari,Manajemen perpustakaan( Tangerang Selatan : Universitas
Terbuka,2013)hlm 63
4 A. Dwi Yoga,Otomasi Perpustakaan. (Semarang: PSKP XV Perpustakaan,2010 ) hlm.2
Menurut Putu laxman pendit, otomasi perpustakaan adalah seperangkat
b. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan diperpustakaan,
c. memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan diperpustakaan, d. membantu mengindari duplikasi kegiatan diperpustakaan
e. menghidari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan,
f. memperluas jasa perpustakaan,memberi peluang untuk jasa perpustakaan meningkatkan efisiensi.8
2. Manfaat dan fungsi otomasi perpustakaan Secara umum :
a. Mempercepat proses temubalik informasi
b. memperlancar proses pengolahan pengadaan bahan pustaka c. komunikasi antar perpustakaan
d. menjamin pengolahan data administrasi perpustakaaN
Manfaat Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI a. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan b. memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan c. meningkatkan citra perpustakaan
d. pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.9
3. Sedangkan fungsi otomasi perpustakaan menurut safadi
a. Opac (online public access catalog ) opac dapat diartikan sebagai sekumpulan rekaman bibliografis yang terorganisir dan dapat dibaca oleh mesin, yang mewakili seluruh koleksi perpustakaa, salah satu kkuatan OPAC adalah kemampuannya meningkatkan aksesibilitas koleksi
7 Putu Laxman Pendit, Perpustakaan digital.( Jakarta : Citra Karyakarsa Mandiri, 2009 )hlm.154 8 Lasa HS,Ibid. hlm 223
perpustakaan, ini dimungkinkan karena OPAC para pemakai bisa melakukan pencarian koleksi perpustakaan sesuai kebutuhan mereka. Teknik penelusuran dengan menggunakan OPAC :
1) Penelusuran dengan menggunakan kamus istilah 2) Penelusuran bebas
3) Penelusuran dengan menggunakan ekspresi Boolean 4) Penggunaan teknik ANY
5) Pemotongan istilah10
b. Sirkulasi, dengan menerapkan otomasi perpustakaan petugas sirkulasi dapat memeriksa berbagai transaksi secara langsung ( real time), juga monitor status peminjaman dan status bahan pustaka ang dapat langsung ditampilkan dilaar OPAC, proses sirkulasi dilakukan dengan cara memindai nomor register pemakai kemudian data pemakai akan ditampilkan di layar. c. Katalogisasi, katalogisasi merupakan fungsi utama dari otomasi
perpustakaan ang memebantu dalam proses pembuatan, pemutakhiran,pengkopian,penyimpanan, pengambilan kembali dan pengelolaan rekaman katalogisasi, semua otomasi perpustakaan didukung oleh rekaman MARC (Marchine readable cataloruing) yang merupakan sebuah format standar untuk penimpanan dan pertukaran rekaman bibliografi dan informasi terkait dalam bentuk yang mudah dibaca dengan mesin.
d. Pengadaan bahan pustaka dan control bahan pustaka berseri.11
4. Perangkat system otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah system otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu sama lainnya, unsur-unsur tersebut antara lain:
a. Pengguna (User), dalam pembangunan system perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan,staf yang nantina sebagai operator serta para anggota perpustakaan, otomasi perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna,baik staf maupun anggota perpustakaan.
10 Saleh,Abdul Rahman dan Janti G.Sujana,Pengantar kepustakaan. ( Jakarta : Sagung Seto,1996)hlm
76-81
11 Saffady.W, Introduction to Automation for librarians. ( Chicago : American library
b. Perangkat keras (Hardware), perangkat keras artinya pelengkap fisik sebuah computer. Sebuah mesin yang dapat mengelola data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya. c. Perangkat lunak (Software), merupakan program atau sekumpulan instruksi
yang memungkinkan system komputer melaksanakan pengolahan.
d. Jaringan (Network), jaringan computer adalah kumpulan dua atau lebih computer yang saling berhubungan untuk melakukan komunikasi data,komunikasi data yang bisa dilakukan melalui jaringan computer dapat berupa teks,gambar,video,dan lain-lain.
e. Data,data merupakan bahan baku informasi,data dapat berupa alphabet,angka maupun symbol khususnya dalam perpustakaan data ini dapat berupa identitas sebuah buku atau bibliografi dan lain sebagainya. f. Manual/panduan operasional,bisa disebut sebagai prosedur yang
menjelaskan bagaimana memasang,menyesuaikan,menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak.manual adalah kunci bagi kelancaran suatu system otomasi perpustakaan.12
5. Kelebihan otomasi perpustakaan
a. Pemakai perpustakaan bisa menggunakan strategi pencarian yang lebih cangging dari system kartu katalog.
b. OPAC yang berbasis windows menyediankan pencarian hyperlink,fitur baru yang tidak dapat dilakukan pada system berbasis karakter.
c. Pemakai perpustakaan bisa mencari koleksi perpustakaan dari luar perpustakaan
d. Pemakai bisa seketika mengakses bahan pustaka diperpustakaan e. Bisa mempercepat dan mempermuda inventaris bahan pustaka
f. Mendorong kerja sama pengembangan koleksi dan saling berbagi atau bertukar bahan pustaka
g. Pusat media dan perpustakaan bisa mengimpor dan mengekspor rekaman MARC
h. Pada system yang terintergrasi dapat menghemata waktu yang diperlukan untuk pengadaan bahan pustaka,mengelola serial,mengurusi administrasi keuangan dan pengolahan data13
12 Mulyadi,Ibid.hlm 45-49
13 Bilal D, Automating centers and small libraries : A Microkomputer based approach.( Englewood :
6. Kekurangan otomasi perpustakaan a. Biasa nya sangat mahal
b. Jika system itu mati atau rusak, para pemakai tidak dapat mengaksesnya. 7. Kendala otomasi perpustakaan
a. Kurangna pengetahuan pustakawan akan computer dan aplikasinya
b. Belum ada format baku sehingga masing-masing perpustakaan menggunakan format berlainan
c. Belum ada peraturan pengkatalogan yang berstandar nasional yang diterima oleh semua puhak
d. Keterbatasan dana untuk pengadaan software e. Kurangnya jaringan kerja sama antar perpustakaan14
F. Sirkulasi berbasis komputer
Sebelum perpustakaan menggunakan computer, layanan proses peminjaman biasanya dilakukan dengan menggunakan kartu. Pekerjaan tersebut memakan waktu yang cukup lama dan cukup rumit. Untuk melayani satu pengguna saja perlu memakan waktu kurang lebih lima menit. Namun dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan kemajuan teknologi, kini sistem sirkulasi perpustakaan menjadi lebih canggih, menggunakan alat-alat yang otomatis, sehingga lebih efisien. Salah satunya adalah menggunakan komputer, dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang 1 menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi.
1. Hardware Sistem Sirkulasi Perpustakaan
Dahulu, sistem sirkulasi perpustakaan masih menggunakan cara yang manual, menggunakan kartu anggota, kartu peminjaman, dan buku peminjaman untuk menyimpan data transaksi pada hari itu. Berikut beberapa tahap yang harus dilakukan dengan cara manualseperti Petugas meminta kartu pemustaka, Mengambil kartu pinjam, Menulis nomer buku di kartu pinjam, Mencabut kartu buku dan Mem file kartu. Sedangkan saat ini, teknologi yang berkembang pesat semakin memudahkan manusia. Dengan menggunakan sistem barcode, proses sirkulasi di perpustakaan menjadi semakin cepat dan efisien. Yaitu hanya
dengan beberapa langkah saja seperti Menyorot barcode kartu,Menyorot barcode buku, Memberikan cap tanggal pengembalian
Dalam pembahasan hardware yang digunakan di sistem sirkulasi perpustakaan ini, saya akan membahas Barcode Reader.
a. Barcode Reader
Barcode Reader adalah alat yang digunakan untuk membaca kode barcode. Tanpa kita sadari bahwa setiap hari kita apat menemui barcode pada barang-barang yang kita gunakan sehari-hari. Seperti pada pasta gigi, sabun, makanan ringan, dan lain lain. Namun barcode juga sangat bermanfaat penggunaannya dalam sistem sirkulasi perpustakaan, hanya dengan menginput data seperti melalui keyboard dengan alat scan yaitu barcode reader. Barcode dibedakan menjadi dua jenis:
1) Barcode 1 dimensi
Barcode yang terdiri dari garis-garis berwarna putih dan hitam. Warna putih untuk nilai 0, dan warna hitam untuk nilai 1
2) Barcode 2 dimensi
Barcode dua dimensi sudah tidak berupa garis-garis lagi, akan tetapi seperti gambar, jadi informasi yang tersimpan didalamnya akan lebih besar.
Barcode reader, merupakan hardware yang sudah banyak digunakan di perpustakaan-perpustakaan besar, seperti perpustakaan di universitas, perpustakaan umum di suatu daerah, dan lain-lain. Tujuan yaitu agar proses yang terjadi dapat berjalan dengan lebih efisien, mulai dari proses pengadaan buku, inventarisasi, hingga sirkulasi buku, dan juga dapat meningkatkan kinerja layanan perpustakaan. Teknologi barcode telah diterima dan diterapkan secara luas untuk mempercepat transaksi, pengelolaan koleksi dan data. Barcode reader akan mendekteksi barcode yang tertera, lalu mengentri data yang sudah terekam kedalam computer.
Perlu diketahui, barcode reader tidaklah berjalan dengan sendirinya, barcode reader tidak akan bisa membaca barcode tanpa adanya barcode terlebih dahulu. Oleh karena itu, program untuk membuat barcode dan peran pustakawan sangat diperlukan. Pustakawan harus menguasai cara memogram barcode dan cara menggunakan barcode reader.
Untuk melakukan otomasi perpustakaan sesungguhnya banyak pilihan. Beberapa perpustakaan ada yang membuat sendiri software untuk otomasinya, namun beberapa perpustakaan lain memilih menggunakan software buatan vendor komersial. Beberapa “program jadi” banyak ditawarkan oleh vendor baik dalam negeri (seperti NCI-Bookman,Spektra,Adenis,dan SIPISIS) maupun diluar negeri (seperti Dnix,Adenis, Libertas, Cardbox),, sedangkan program Bibliographic information system yang dapat diperoleh gratis, antara lain CDS/ISIS baik berbasis DOS maupun yang berbasis windows. Dari program inilah dikembangkan pula modul-modul sistem informasi sesuai dengan kebutuhan perpustakaan setempat.
a. WINISIS atau CDS/ISIS for Windows
perpustakaan dengan kondisi anggaran yang tidak terlalu besar mengarahkan program otomasi perpustakaannya terharap penggunaannya perangkat lunak gratis namun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Oleh karena itu, perpustakaan dapat mempercayakan kepada perangkat lunak CD/ISIS (baik vrsi DOS maupun versi windows)keluaran UNESCO.
b. Sistem Sirkulasi menggunakan SIPISIS
Perangkat lunakCDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisi, modul pengontrolan peminjaman koleksi dan modul OPAC. Oleh karena itu, banyak lembaga atau perorangan yang mencoba mengembangkakn modul-modul tersebut diatas untuk kepentingan sendiri bahkan untuk tujuan komersial. Program berbasiskan CDS/ISIS yang telah dikembangkan tersebut. Antara lain berikut ini.
1) LAMP (Library Automation and Management Program) 2) Integrated llibrary-information system
3) SANJAY
4) SLS (Smart Library System) 5) ISX/CIRC
6) ISLS (ISIS-based Set of Lending Services) 7) PRESTO
8) DOKUMENTUM
Salah satu lunak sistem sirkulasi dikembangkan dari COSISIS didalam negeri adalah SIPISIS. SIPISIS adalah perangkat lunak atau program untuk membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengolaan bahan pustaka serta pelayanan kepada pengguna berbasis komputer.
3. Keuntungan sirkulasi berbantuan komputer a. Terpadu dan Mudah
Sistem sirkulasi bberbantuan komputer biasanya dirancang dengan menggunakan menu pilihan yang memudahkan operator untuk menjalankan program. Pedoman menjalankan program diberikan secara komulatifsehingga mudah dioperasikan. Selain itu, biasanya disediakan petunjuk instansi yangn sederhan singga membuat instansi program dapat dilakukan sendiri.
b. Praktis dan Cepat
Proses berbanntuan komputer dapat mempercepat proses sirkulasi, pencarian data peminjaman pembuatan surat tagihan keterlambatan, penghitunga data pengguna dan buku. Proses sirkulasi dilakukan dengan cara menulliskan tanggal dan kode operator pada tahap awalnya dan selanjutnya tinggal menuliskan nomor identitas pengguna dan nomor registrasi buku pada setiap transaksi, baik dengan pengetikan pada keyboardmaupun sistem barcodereader scanner.
c. Fungsional dan Akurat
informasi deskripsi bibligrafis buku jug memberikan informasi apakah buku tersebut sedang dipinjam atau tidak.15
15
PENUTUP A. Kesimpulan
DAFTAR PUSTAKA
Referensi buku
Basuki, S. (1993). Pengantar ilmu perpustakaan. jakarta: Gramedia Pustaka utara.
D, B. (2002). Automating centers and small libraries: ma microkomputer based approach.
Englewood: libraries unlimited.
Dadang. (2012). Diklat Pengantar ilmu informasi dan Dokumentasi. Palembang: IAIN Raden Fatah.
HS, L. (2009). Kamus kepustakawanan indinesia. Yogyakarta: Pustaka book publisher. komalasari, A. r. (2013). Manajemen perpustakaan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka. Mulyadi. (2016). Pengolahan otomasi perpustakaan . Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. pendit, P. l. (2009). Perpustakaan digital. Jakarta: Citra karyakarsa mandiri.
sujana, S. a. (1996). Pengantar kepustakaan. Jakarta: Sagung Seto.
W, S. (1999). Introduction to automation for librarians. Chicago: American library Association.
Yoga, A. D. (2010). Otomasi Perpustakaan. Semarang: PSKP XV Perpustakaan.
Referensi internet
