PENGERTIAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI (1)

PENGERTIAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI

Sebuah Intisari

Dibuat untuk memenuhi tugas Audit Komunikasi

Disusun oleh: Nama : Evi Sri Rezeki

Kelas : C

NPM : 10080003335

Bidang kajian : Manajemen Komunikasi

Fakultas Ilmu Komunikasi

Universitas Islam Bandung

Pengertian dan Tujuan Audit Komunikasi Pendahuluan

Istilah audit komunikasi diperkenalkan oleh George Odiorne melalui karya klasiknya, “An Application of Communication Audit”. Dengan menggunakan istilah audit itu, ia hendak menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa, dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya dengan catatan-catatan keuangan.

Audit komunikasi memiliki empat ciri hakiki yang menjadikannya tidak popular sampai akhir dekade 1960-an yaitu:

1. Audit komunikasi bersifat kompleks 2. Audit komunikasi makan waktu lama

3. Audit komunikasi menuntut keahlian nonkomunikasi 4. Dampak audit komunikasi mengerikan

Audit dan Audit Komunikasi

Audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektivitas organisasi.

Untuk memahami dan menguraikan definisi di atas baik kiranya kita jelaskan istilah dan ungkapan-ungkapan penting dalam definisi itu.

 Pertama, istilah kajian_bukan riset atau penelitian- sengaja digunakan untuk menunjukan bahwa audit komunikasi merupakan riset evaluasi yang bersifat ilmiah dan mempunyai implikasi kebijakan.

 Kedua, istilah kajian mendalam dan menyeluruh dimaksudkan untuk menegaskkan bahwa riset evaluatif itu dimaksudkan untuk memperoleh pemahaman tentang segala masalah dengan berbagai faktor yang mempengaruhi dan kekuatan-kekuatan kontekstualnya, seperti perubahan zaman dan lingkungan, temasuk persaingan.

 Keempat, ungkapan sistem komunikasi dalam definisi ini adalah dalam artian luas, yang juga berlaku bagi kegiatan komunikasi khusus, seperti program atau kampanye untuk satu tujuan pendidikan konsumen, dan lain-lain yang pada dasarnya merupakan satu kesatuan dan merupakan suatu sistem yang mandiri.  Kelima, ungkapan untuk meningkatkan efektivitas organisasi menunjukan

 Keenam, tujuan untuk memperbaiki kebijakan dalam definisi audit komunikasi sangat kritis, karena tanpa tujuan eksplisit tersebut pemeriksaan dan pengujian secara seksama dan menyeluruh tentang sistem komunikasi itu hanya merupakan evaluasi sistem komunikasi, yang umumnya berupa profil komunikasi dalam praktek kerja organisasi.

Alasan dan Tujuan Audit Komunikasi

Delapan tujuan pokok audit komunikasi :

1. Menentukan lokasi di mana kelebihan muatan informasi (overload) ataupun kekurangan muatan informasi (underload) terjadi berkaitan dengan topik-topik, sumber-sumber, dan saluran-saluran komunikasi tertentu.

2. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/atau kepada sumber-sumber informasi.

3. Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi, secara khusus mengukur sejauh mana kepercayaan antar pribadi, dukungan, keramahan, dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan dilaksanakan.

4. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif-operasional untuk desas desus. Pesan-pesan sosial, dan Pesan-pesan-Pesan-pesan kedinasan; kemudian dibandingkan dengan jaringan komunikasi resmi atau jaringan yang dibentuk sesuai bagan organisasi.

5. Mengenali sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para penyaring informasi dengan memperbandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek. Seperti penyendiri, penghubung, anggota-anggota kelompok dengan peran-peran yang seharusnya sebagaimana diharapkan oleh bagan organisasi dan uraian tugas.

6. Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalaman-pengalaman dan peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif ataupun yang tergolong negatif.

7. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok, dan organisasi dalam berkaitannya dengan topik, sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu, dan kualitas interaksi.

8. Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan yang perlu dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan, dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi.

Sembilan alasan pokok penyelenggaraan audit komunikasi

1. Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik. 2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang

potensial dapat terjadi, dan peluang-peluang apa yang terbuang percuma 3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek

komunikasi yang terjadi.

4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan operasional lainnya- baik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit lokal

7. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok banding yang sudah ditetapkan

8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi dalam organisasi

9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan dan perencanaan komunikasi baru

Saat Tepat untuk Audit Komunikasi

Saat tepat untuk penyelenggaraan audit komunikasi (di Amerika Serikat)

1. Bila eksekutif organisasi menyadari bahwa beberapa programnya kehilangan kredibilitas, tetapi kesulitan untuk mengetahui atau menemukan apa persoalan-persoalannya secara pasti

2. Bila muncul kebutuhan untuk mengevaluasi kebijakan ataupun kebiasaan baru 3. Bila eksekutif menganggap perlu melakukan pengembangan ataupun

restrukturisasi organisasi-termasuk fungsi komunikasinya

4. Bila eksekutif membutuhkan peraturan dan ketentuan baru tentang komunikasi dan anggarannya

5. Sebelum eksekutif melakukan merger dengan perusahaan lain atau akuisisi-baik mengakuisisi ataupun diakusisi; fokus penting dalam hal ini adalah budaya organisasi dan iklim organisasi

6. Sebelum pelaksanaan kepengurusan baru atau pelaksanaan perubahan-perubahan

7. Bila terjadi kerusuhan atau keresahan di kalangan karyawan-gerakan ketidak puasan dan mampetnya komunikasi

8. Bila kehidupan ekonomi dan bisnis merosot-termasuk pemutusan hubungan kerja atau PHK

9. Sebelum melakukan pemangkasan beberapa program dan penghematan dana

Tujuan Efektivitas Sistem Komunikasi

Untuk efektivitas komunikasi, kriteria yang digunakan adalah siapa penerima atau pemakai, isi pesan, ketepatan waktu, media komunikasi, format, dan sumber pesan. Dengan demikian, tujuannya adalah untuk melihat perbedaan atau penyimpangan dari pelaksanaan dan sistem atau jaringan resmi yang telah diterapkan.

Manfaat Audit Komunikasi bagi Organisasi

Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi

1. Untuk membandingkan status sistem komunikasi antara sebelum pengukuran dan sesudah pengukuran dilakukan guna menentukan dampak dari program-program komunikasi yang baru.

2. Untuk mengetahui dan mengukur dampak dari program-program yang sedang berlangsung, sebagaimana dituntut oleh semua organisasi yang baik.

3. Untuk membandingkan data antara sebelum survai dan sesudah survai

4. Untuk mengetahui dan menentukan struktur organisasi sebagai alat dari suatu organisasi yang sukses

6. Untuk mengetahui dan menentukan pos-pos biaya komunikasi yang penting 7. Untuk mengembangkan program-program pelatihan komunikasi yang baru