SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN PAKET DI
CV BAKTI SURYA CIPTA
Alhamidi
Sistem Informasi, STMIK Jayanusa, Jl. Olo Ladang No. 1 Padang email : mi_owen@yahoo.com
Abstract
The development of computer technology, especially in the field of information systems is growing rapidly, so many companies are interested in doing the analysis in the information service system, CV Bakti Surya Cipta is one company that is developing in Indonesia jacket serving customers in the sending and receiving of packages that have a lot of relationships and customers in major cities in Indonesia and abroad. This present moment in the data processing and computerized suit with documents using Microsoft Excel worksheet which often lead to data redundancy and takes a long time for processing, which adversely affects the quality of service. Business process service delivery and receipt of goods at the company overall is still using the manual system so that experience barriers in terms of status updates. For that needed a system that can assist these activities. With the system can run effectively and efficiently.
Keywords : Packages, Service Company, Shipping, Information System
Abstrak
Perkembangan teknologi komputer khususnya di bidang sistem informasi semakin berkembang pesat, sehingga banyak perusahaan yang tertarik untuk melakukan analisis dalam sistem informasi pelayanan, CV Bakti Surya Cipta merupakan salah satu perusahaan jasa yang berkembang di indonesia yang melayani pelanggan dalam pengiriman dan penerimaan paket yang memiliki banyak relasi dan pelanggan di kota-kota besar Indonesia dan luar negeri. Saat
sekarang ini dalam proses pengolahan data dan dokumen jas sudah terkomputerisasi dengan
menggunakan lembar kerja Microsoft Excel yang mana sering menimbulkan redudansi data dan memakan waktu lama untuk pemrosesannya, sehingga berdampak buruk pada kualitas pelayanan. Proses bisnis pelayanan pengiriman dan penerimaan barang keseluruhan pada perusahaan ini masih menggunakan sistem yang masih manual sehingga mengalami hambatan dari segi update status. Untuk itu di butuhkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan tersebut. Dengan adanya sistem tersebut dapat berjalan efektif dan efisien.
PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu dan teknologi pada saat ini telah membawa perusahaan pada kehidupan modern, komputer sebagai salah satu hasil kemajuan yang telah
digunakan pada instansi-instansi
pemerintah maupun swasta. Perusahaan yang berkembang pada umumnya sangat membutuhkan komputer, karena komputer
dapat membantu pekerjaan manusia
diberbagai bidang. Antara lain dibidang bisnis, administrasi, teknik, pendidikan dan lain-lain. Komputer dapat mengolah data dengan kecepatan yang tinggi untuk menghasilkan informasi yang akurat, maka diperlukan suatu sistem pengolahan data
yang dapat menunjang keakuratan
informasi yang dihasilkan. Sehingga
nantinya informasi tersebut digunakan oleh pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam menghasilkan keputusan.
CV Bakti Surya Cipta merupakan salah satu perusahaan jasa yang bergerak di Indonesia yang melayani pelanggan dalam melakukan pengiriman dan penerimaan
barang serta Jasa Handling. Jasa Handling
adalah kegiatan menangani atau mengambil
alih pengiriman (Paket) yang berasal dari
perusahaan (Mitra Kerja) sesuai dengan kontrak kerja yang di sepakati oleh kedua pihak.
Sekarang ini, CV Bakti Surya Cipta
masih menggunakan sistem Microsoft
Excel. Sistem ini sudah dianggap tidak
efisien lagi mengingat pesatnya
peningkatan jumlah pelanggan. Untuk
mengatasi permasalahan tersebut
diperlukan suatu Aplikasi yang dapat di akses oleh karyawan dari CV Bakti Surya Cipta.
Proses bisnis pelayanan pengiriman barang keseluruhan pada perusahaan ini
masih menggunakan Microsoft Excel
sehingga proses pengaksesan data masih terbatas, pelanggan dan relasi tidak dapat mengetahui langsung ststus paket yang di kirim, dan dalam penyajian laporan masih sulit.
Pembuatan laporan hanya
mengandalkan dari laporan barang yang masuk sehingga sering terjadi kesenjangan antara barang yang di kirim dan barang yang di terima. Sistem yang di pakai masih menggunakan dua program aplikasi yaitu
Microsoft Word dan Microsoft Excel
sehingga memasukan data menjadi kurang efektif serta dalam penyimpanan datanya masih belum terintegrasi dengan baik sehingga menyulitkan dalam pencarian data. Sering terjadi kesulitan dalam memperbaiki data apabila terjadi perubahan data yang baru dan akan kesulitan dalam pembuatan laporan.
Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefenisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang
menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih
menekankan pada prosedurnya
mendefenisikan sistem sebagai berikut:
“Menurut Jogianto Suatu Sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur –
prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama–sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu
”(Syachbana, 2011).
“Sistem adalah kumpulan dari
mencapai suatu tujuan tertentu” (Deni Mahdiana, 2011).
Pengertian Informasi
Seperti yang telah diketahui bahwa
informasi merupakan landasan
pengambilan keputusan sehingga tidak boleh terlambat sampai pada pengguna informasi.
Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima. Sebagai contoh, apabila
kita memasukkan nama-nama murid
dengan nilai rata-rata, nama-nama
konsumen dengan saldo bank, jumlah gaji dengan jumlah jam bekerja, kita akan mendapatkan informasi yang berguna. Dengan kata lain, informasi datang dari data yang akan diproses.
“Menurut Hanif Informasi adalah
data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Dengan demikian informasi berarti data yang telah diproses, atau data
yang memiliki arti” (Syachbana, 2011).
“Menurut Jogianto Informasi adalah
data yang diolah menjadi bentuk yang
berguna bagi pemakainya” (Syachbana, 2011).
Siklus Informasi
Fungsi utama sistem informasi adalah menambah pengetahuan. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil dari data yang dimasukan kedalam pengolahan. Akan tetapi dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang
kompleks, informasi hanya dapat
menambah kemungkinan kepastian atau
mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberikan suatu kemungkinan
faktor resiko pada tingkat-tingkat
pendapatan yang berbeda.
Data diolah melalui suatu model informasi. Sipenerima akan menerima informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang akan mengakibatkan munculnya sejumlah data lagi. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses lagi lewat suatu model, dan seterusnya hingga membentuk suatu siklus. Siklus inilah yang disebut
dengan Siklus Informasi (Information
Cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus
pengolahan data (data processing cycles)
(Jogiyanto, 2005).
Gambar 1. Siklus Informasi
METODE PENELITIAN
Kerangka kerja ini merupakan
Pengumpulan Data
Gambar 2. Kerangka Kerja Penelitian
Gambar ini akan menguraikan
kerangka kerja penelitian yaitu : 1. Pengumpulan data
Kerangka kerja ini di mulai dari pengumpulan data, yang terdiri dari
penelitian perpustakaan (library research)
dan penelitian laboratorium (laboratory
research) 2. Analisis data
Setelah pengumpulan data diatas makan dilakukan analisis terhadap data. Hal
ini bertujuan untuk melakukan
pengelompokan terhadap data tersebut sehingga akan memudahkan penulis di dalam melakukan analisis berikutnya. 3. Analisa sistem
Setelah analisis data dilakukan, maka
kerangka penelitian berikutnya yaitu
analisis sistem. Pada analisa ini diharapkan dapat menghasilkan analisa permasalahan yang dihadapi.
4. Perancangan sistem
Tahap ini membahas tentang
perancangan dari model sistem dengan menentukan rancangan input, output.
5. Pembangunan Sistem
Tahap ini membahas tentang
pembangunan sistem Informasi pengirman dan penerimaan barang
6. Pengujian Sistem
Pada Tahap pengujian sistem ini untuk melakukan pengujian terhadap sistem tersebut, mencari adakah kesalahan atau error yang masih ada di sistem, selanjutnya untuk bisa di perbaiki.
7.Implementasi sistem
Tahapan berikutnya yang akan
dilakukan di dalam penelitian adalah melakukan implementasi dari sistem yang telah dirancang.
8. Evaluasi sistem
Evaluasi sistem merupakan tahap untuk melihat keandalan sebuah sistem, Hasil yang didapatkan akan dievaluasi apakah masalah yang dihadapi selama ini dapat teratasi dengan baik.
HASIL DAN PEMBAHASAN Aliran Sistem Informasi (ASI)
Aliran Sistem Informasi merupakan bagan alir data yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Aliran sistem informasi dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Aliran Sistem Informasi Yang Berjalan
dilihat dulu dan dianalisa sistem yang ada atau sistem yang telah diterapkan pada CV Bakti Surya Cipta. Hal ini dilakukan agar
kita dapat mengetahui
kelemahan-kelemahan sistem dan masalah-masalah yang dihadapi. Karena itu sistem lama merupakan dasar dan perbandingan untuk merancang sistem yang baru.
Sesuai dengan batasan sistem yang telah ditentukan, penelitian ini difokuskan pada masalah-masalah yang berhubungan dengan Sistem Imformasi Pengiriman paket Pada CV BAKTI SURYA CIPTA. Dalam mempelajari Aliran Sistem Informasi (ASI) yang sedang berjalan terlebih dahulu data-data yang dikumpulkan selama melakukan penelitian dilapangan (objek penelitian) dikelompokan dan dianalisa sehingga dapat digambarkan suatu aliran sistem yang sebenarnya terjadi pada objek penelitian.
Kemudian dapat dibuatkan gambar Aliran Sistem Informasi (ASI) yang sedang berjalan pada CV BAKTI SURYA CIPTA Padang dalam Sistem Pengiriman paket.
Setelah dilakukan penganalisasian terhadap sistem informasi pengiriman paket Pada CV BAKTI SURYA CIPTA, dengan alur kerja sebagai berikut :
1) Pengirim datang mengantarkan paket
kepada custumer service CV Bakti Surya Cipta.
2) Customer mempersiapkan formulir
pengiriman sebanyak 4 rangkap untuk diserahkan kepada pengirim
3) Pengirim mengisi formulir dan
mengarsip formulir yang telah diisi sebanyak 1 rangkap, rangkap lainnya dikembalikan kepada customer service.
4) Customer service mengarsip 2 rangkap
formulir yang telah diisi, 1 rangkap lagi diserahkan kepada admin.
5) Admin mempersiapkan surat jalan
untuk diserahkan kepada driver.
6) Driver melakukan pengecekan paket
dan surat jalan, dan kemudian paket diserahkan kepada penerima.
7) Penerima menandatangani tanda terima
paket, kemudian dikembalikan lagi kepada driver.
8) Driver menyerahkan tanda terima yang
telah ditandatangani kepada admin
9) Admin mencatat data pengiriman driver
dan merekap laporan pengiriman driver
sebanyak 2 rangkap, kemudian
diserahkan kepada pimpinan.
10)Pimpinan meng-acc laporan
pengiriman, 1 rangkap laporan yang telah di-acc diarsip oleh pimpinan, 1 rangkap lagi dikembalikan kepada admin sebagai bahan arsip
Kelemahan Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan pada CV Bakti Surya Cipta,
penulis melihat adanya beberapa
kelemahan pada sistem yang sedang berjalan diantaranya sebagai berikut :
a. Kurang efektifnya dalam proses
pengiriman paket
b. Posisi terakhir paket tidak dapat
diketahui oleh pengirim dan penerima.
c. Dalam proses penyajian laporan relative
sangat lama.
Aliran Sistem Informasi Yang Diusulkan
Melihat kinerja sistem yang sedang berjalan bersama kendala-kendala yang
terjadi, maka penulis mengajukan
ada dalam menghasilkan nilai ujian pada CV BAKTI SURYA CIPTA Padang.
Dari penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan, pengolahan data terdiri dari input, proses dan output. Fungsi
pengolahan yang dilakukan adalah Sistem Imformasi Pengiriman paket Pada CV Bakti Surya Cipta Padang. Berikut Gambar Aliran Sistem informasi yang diusulkan :
RELASI ADMIN DRIVER PIMPINAN CARGO
Booking pengiriman
Input booking dan cetak list data paket
List data paket
List data paket
Cek list data paket
List data paket cek
List data paket cek
Serahkan SMU (surat muat udara) dan STT
SMU (surat muat udara)
STT (surat tanda terima) SMU (surat muat
udara)
STT (surat tanda terima)
Ttd STT dan bayar SMU
STT ttd STT ttd
SMU (surat muat udara)
STT ttd
Input paket masuk dan update status paket
sampai
STT (surat tanda terima)
STT (surat tanda terima)
STT ttd
d
b
RELASI ADMIN DRIVER PIMPINAN CARGO PENERIMA 1
Cetak invoice dan update status paket
Invoice Invoice
Ttd dan bayar invoice
Invoice ttd Invoice ttd
Input pembayaran dan cetak laporan
pembayaran
Laporan pembayaran Laporan pembayaran
Acc laporan pembayaran
Laporan pembayaran acc Laporan pembayaran
acc Invoice
A Invoice
Invoice ttd
A A
Laporan pembayaran Laporan pembayaran
Laporan pembayaran acc Status paket
Context Diagram (CD)
Conteks diagram merupakan data flow diagram yang menggambarkan garis besar operasional sistem. Conteks diagram menggambarkan hubungan sistem dengan entitas-entitas di luar sistem. Conteks Diagram memperlihatkan sistem sebuah proses. Tujuannya adalah memberikan pandangan umum sistem. Conteks Diagram
memperlihatkan sebuah proses yang
berinteraksi dengan lingkungan luarnya. Ada pihak luar yang memberikan masukan dan pihak yang menerima keluaran sistem.
Pada context diagram Sistem
Imformasi Pengiriman paket Pada CV BAKTI SURYA CIPTA Padang dapat dilihat pada gambar 5 berikut ini :
0
Sistem informasi pengiriman dan penerimaan paket
RELASI DRIVER
PIMPINAN
· Booking pengiriman paket
· Invoice ttd
· Invoice
· List data paket
· Surat jalan
· SMU (surat muat udara)
· STT ttd
· Surat jalan ok
· Laporan pembayaran
· Laporan pembayaran acc
CONTEXT DIAGRAM
Gambar 5. Contex Diagram
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu
sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik
menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
Adapun DFD tersebut dilihat pada gambar 6 dibawah ini :
1.0
BOOKING
2.0
PENGIRIMAN
3.0
PEMBAYARAN RELASI
Booking pengiriman paket
DRIVER List data paket
SMU (surat muat udara)
STT ttd
Surat jalan
Surat jalan ok
Status paket
Invoice
Invoice ttd DRIVER
Laporan pembayaran
Laporan pembayaran acc
DFD LEVEL 1
Gambar 6. DFD Level 1
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan hubungan / relasi antara atribut-atribut yang terdapat pada
RELASI BOOKING
DRIVER
DETAIL_PAKET
PAKET_MASUK
SURAT_JALAN
PEMBAYARAN memiliki
memiliki
memiliki
memiliki memiliki
memiliki memiliki
* kode_relasi Nama_relasi Nama_perusahaan
alamat notelp
* no_booking
** kode_relasi Jumlah_paket
Nama_penerima Alamat_penerima
* no_detail ** no_booking
No_resi Jenis_paket
ket
* kode_driver Nama_driver Alamat
notelp No_plat
* no_faktur ** no_paket_masuk
Tgl_pembayaran Nama_relasi Jumlah_pembayaran * no_paket_masuk
** no_booking ** kode_driver
Tgl_masuk Jumlah_paket
ket
* no_surat_jalan ** kode_driver Tgl_surat_jalan Nama_penerima
Kota_penerima ** kode_paket
Gambar 7. Entity RelationShip Diagram (ERD)
Hasil
1) Form Login
Gambar 8. Form Login
2) Form Menu
3) Form Booking
Gambar 10 Form Booking
4) Form Paket Masuk
Gambar 11. Form Paket Masuk
5) Form Pembayaran
Gambar 12. Form Pembayaran
6) Form Surat Jalan
Gambar 13. Form Surat Jalan
SIMPULAN
Berdasarkan analisis, pemahaman, mempelajari dan berusaha menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada CV Bakti Surya Cipta Padang, maka penulis dapat
mengambil kesimpulan dari sistem
Pengiriman dan Penerimaan Paket sebagai berikut:
1. Dengan komputerisasi dan penerapan
aplikasi bahasa pemrograman, sistem
informasi jasa pengiriman dan
penerimaan paket dapat mempercepat proses pengiriman dan penerimaan paket.
2. Sistem yang belum terkomputerisasi
menyebabkan dalam proses laporan yang dihasilkan belum akurat karena
terkadang ada kesalahan dalam
perhitungan transaksi serta ketidak cocokan laporan dengan data yang sebenarnya, hal ini di rasakan oleh user belum memenuhi kebutuhannya dan juga menjadi pemicu pada ketidak
tepatan waktu dalam pemberian
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. HM. 2005. Analisa dan Design
Sistem Informasi, Penerbit AndiOffset, Yogyakarta.
Sutarman. 2009. Pengantar Teknologi
Informasi, Penerbit PT.Bumi Aksara, Jakarta
Hasibuan Said Muhammad. 2010. Design
dan Implementasi E-Jurnal Sebagai Peningkatan Layanan Jurnal di Kopertis Wilayah 2. Jurnal Aplikasi Teknologi Informasi 2010 (SNATI 2010) ISSN : 1907-5022.
Octafian Tri. D. 2011. Desaign Database
Sistem Informasi Penjualan Barang. Jurnal Teknologi dan Informasi (Teknomatika) Vol.1 No. 2.
Mahdiana Deni. 2011. Analisa dan
Rancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Dengan Metodologi Berorientasi Obyek : Studi Kasus PT.Liga Indonesia.
Jurnal Telematika MKOM, Vol.3 No.2 ISSN 2085-725X.
Sovia Rini dan Febio Jimmy. 2011.
Membangun Aplikasi E-Library Menggunakan HTML, PHP Script, dan MySQL Database. Jurnal Teknologi Informasi dan Pendidikan
(Teknomatika) Vol.3 No.1
ISSN:2086-4981.
Syachbana. 2011. Sistem Informasi
