Proposal Analisis Penerapan Just In Time

(1)

PROPOSAL SKRIPSI

ANALISIS MODEL PENGADAAN BARANG/JASA DI SEKTOR PUBLIK BERBASIS JUST IN TIME,

STUDI KASUS : SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN KEUANGAN

Oleh :

DIANITA RIZKIANI NIM : C1G014124

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO

(2)

PROPOSAL SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi persyaratan menyusun skripsi pada

Fakultas Ekonomi Universitas Jenderal Soedirman

Oleh :

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO

(3)

Oleh :

Disetujui Pada tanggal:

Pembimbing I Pembimbing II

……… ………

(4)

i DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL ……… ii

DAFTAR SINGKATAN ………. iii

BAB I PENDAHULUAN ……… 4

A. Latar Belakang Masalah Penelitian ……… 4

B. Perumusan Masalah Penelitian ………... 8

C. Batasan Masalah Penelitian ……… 8

D. Tujuan Penelitian ………... 9

E. Manfaat Penelitian ………. 9

BAB II TELAAH PUSTAKA ……….. 10

BAB III METODE PENELITIAN DAN TEKNIK ANALISIS DATA ………. 13

A. Metode Penelitian ………... 13

B. Teknik Analisis Data ………. 17

(5)

ii DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

1. Penelitian Terdahulu 6

(6)

iii

DAFTAR SINGKATAN

Singkatan Istilah

APBN Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

JIT Just In Time

(7)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Penelitian

Walaupun tidak berorientasi pada laba, sebagai sebuah entitas yang mengelola keuangan negara, sektor publik tetap dituntut untuk beroperasi secara efektif dan efisien. Salah satu aktivitas krusial dalam kegiatan operasional di sektor publik adalah aktivitas Pengadaan Barang dan Jasa. Hasil pengamatan terhadap realisasi Anggaran Penerimaan dan Belanja Negara (APBN) selama kurun waktu 2010-2014 menunjukkan nilai Rupiah yang digelontorkan untuk aktivitas pengadaan (belanja barang maupun belanja modal) dari tahun ke tahun terus menunjukkan peningkatan.

(8)

5

Upaya penyempurnaan peraturan tersebut patut diapresiasi. Namun, pelaksanaan di lapangan menunjukkan bahwa peraturan yang ada masih belum sepenuhnya mampu menjamin terciptanya proses pengadaan yang efisien dan efektif. Sejumlah kendala masih kerap ditemui dalam proses pengadaan, antara lain :

1. gagal lelang,

2. penyedia terpilih gagal/terlambat menyelesaikan pekerjaan,

3. anggaran yang sangat rigid. Apabila terjadi perubahan rencana pengadaan di tengah tahun anggaran, proses revisinya memakan waktu yang tidak sebentar sehingga proses pengadaan terhambat,

4. hasil pengadaan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir (baik dari segi mutu, spesifikasi, maupun kuantitas),

5. Korupsi, Kolusi, dan/atau Nepotisme (KKN) yang dilakukan oleh para pihak di bidang pengadaan, serta

6. administrasi pengadaan yang rigid.

(9)

6

sebagai bentuk upaya mencari sebuah desain yang dapat membuat pengadaan di sektor publik bisa berjalan lebih efisien dan efektif seperti di sektor swasta, antara lain :

Tabel 1. Penelitian Terdahulu

No Peneliti Tahun Judul Penelitian

1 Voleza, Dickson Adagala

2014 Factors Influencing Implementation Of Just In Time Procurement in Public Institutions: A Case of Office of the Attorney General and Department Of Justice.

2 Arlbjørn, J. dan Freytag, P

2012 Public procurement vs private purchasing: is there any foundation for comparing and learning across the sectors? 3 McKevitt, D.,et

al.

2012 An exploration of management competencies in public sector procurement

4 Oruezabala, G. dan Rico, J.-C.

2012 The impact of sustainable public procurement on supplier management: the case of French public hospitals

5 Tadelis, S. 2012 Public procurement design: lessons from the private sector 6 Waterman,

Jason dan Clifford, Mc. Cue

2012 Lean Thinking within Public Sector Purchasing Department: The Case of The U.K Public Service

7 Loader, K. 2010 Is local authority procurement ‘lean’? An exploration to determine if ‘lean’ can provide a useful explanation of practice

8 Walker, H., Di Sisto, L. and McBain, D.

2008 Drivers and barriers to environmental supply chain

management practices: lessons from the public and private sectors

2001 Just-in-time Implementation in the Public Sector : An Empirical Examination

(10)

7

pengadaan di Indonesia sendiri belum mengadopsi sistem ini, namun secara eksplisit tidak ada larangan apabila suatu instansi ingin menerapkannya.

Melihat potensi keberhasilan metode JIT untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan, Peneliti tertarik untuk mengembangkan metode ini di instansi tempat Peneliti bertugas, Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan. Namun demikian, Peneliti menyadari bahwa penerapan JIT membutuhkan faktor-faktor prasyarat agar metode ini berjalan sukses. Faktor-faktor-faktor prasayarat tersebut adalah :

1. Komitmen pimpinan,

2. Sumber daya manusia yang kompeten, 3. Sarana dan prasarana yang baik.

(11)

8

B. Perumusan Masalah Penelitian

1. Apakah pimpinan Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan memiliki komitmen untuk menerapkan pengadaan berbasis JIT?

2. Apakah Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan memiliki Sumber Daya Manusia yang kompeten untuk menerapkan pengadaan berbasis JIT?

3. Apakah Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan memiliki sarana dan prasarana yang baik untuk menerapkan pengadaan berbasis JIT?

4. Bagaimana model JIT yang tepat dan sesuai dengan karakteristik khas (budaya organisasi, proses bisnis, dan ukuran entitas) Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan?

C. Batasan Masalah Penelitian

Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan memiliki beberapa unit pengadaan yang tersebar di beberapa biro dan pusat. Namun, unit pengadaan yang mengelola dana terbesar dan melayani seluruh unit di Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan adalah Biro Umum. Penelitian ini akan difokuskan pada pengadaan yang dikelola oleh Biro Umum saja, tepatnya di Bagian Perlengkapan dan Bagian Rumah Tangga.

(12)

9

D. Tujuan Penelitian

1. Mengetahui keberadaan komitmen pimpinan Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan untuk menerapkan pengadaan berbasis JIT;

2. Mengetahui keberadaan kompetensi Sumber Daya Manusia di Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan dalam menerapkan pengadaan berbasis JIT; 3. Mengetahui keberadaan sarana dan prasarana yang baik di Sekretariat

Jenderal Kementerian Keuangan untuk menerapkan pengadaan berbasis JIT; 4. Menganalisis model JIT yang tidak bertentangan dengan aturan pengadaan di

Indonesia dan sesuai dengan karakteristik khas (budaya organisasi, proses bisnis, dan ukuran entitas) Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan.

E. Manfaat Penelitian

(13)

BAB II

TELAAH PUSTAKA

Sekitar akhir tahun 1970-an, Mr. Taiichi Ohno yang saat itu menjabat sebagai

wakil presiden Toyota Motor Company mulai mengembangkan sebuah sistem baru

yang disebut dengan sistem Just In Time. Filosofi dasarnya adalah untuk

memperkecil pemborosan karena harga sumber daya di Jepang sangat mahal. Untuk

dapat memperkecil pemborosan, dilakukanlah hal-hal sebagai berikut :

1. Hanya memproduksi produk yang diperlukan

2. Hanya memproduksi sejumlah yang dibutuhkan

3. Hanya memproduksi produk pada saat diperlukan

Meski pada awalnya JIT didesain untuk efisiensi proses produksi di sektor

manufaktur, namun ternyata metode ini bisa juga dijalankan di sektor jasa/pelayanan,

termasuk jasa/pelayanan kepemerintahan.

Mahmoud M. Yasin, dkk dalam penelitiannya menjabarkan berbagai hasil riset

terdahulu yang menunjukkan bahwa sistem JIT memberikan banyak manfaat kepada

unit organisasi yang mengimplementasikannya, antara lain :

1. Mengeliminasi buangan dari proses produksi dan bahan baku (Tesfay, 1990),

2. Meningkatkan kualitas komunikasi internal organisasi (antara unit pengelola

persediaan dan unit pemakai) serta komunikasi eksternal (antara organisasi

(14)

11

3. Mengurangi biaya pembelian (Ansari dan Modarress, 1990 s erta Gargeya dan

Thompson, 1994),

4. Mengurangi waktu tunggu (lead time), meningkatkan kualitas produksi, dan

meningkatkan kepuasan konsumen (Cook, 1996),

5. Meningkatkan disiplin organisasi dan keterlibatan manajemen (Ptak, 1991),

serta

6. Menjembatani jurang perbedaan antara unit-unit organisasi di suatu

perusahaan (Sandwell dan Molyneux, 1989).

Namun, Mahmoud M. Yasin, dkk juga mengingatkan bahwa manfaat JIT

bukanlah buah yang dapat dipetik tiba-tiba. Ada sejumlah upaya yang harus

dilakukan agar sistem JIT bisa berjalan dengan baik. Dalam hasil penelitiannya,

Mahmoud M. Yasin, dkk menjabarkan beberapa faktor yang berhasil diidentifikasi

oleh riset-riset sebelumnya sebagai penentu keberhasilan JIT :

1. Keterlibatan manajemen puncak dan pemberian training bagi karyawan (Minahan, 1996, Prasad, 1995, serta Vora dan Saraph, 1990),

2. Sistem perencanaan logistic (Vickery, 1989, Prasad, 1995, dan Lee, 1996),

3. Pelatihan bukan hanya bagi pegawai di bagian teknis, namun juga di bagian

administrasi (Billesbach dan Schniederjans, 1989 serta Zhu dan Merdith,

1995),

4. Ramalan permintaan yang akurat (Francis, 1989), serta

5. Hubungan kerja yang kuat dengan pemasok (Hobbs, 1997, Lee, 1996, dan

(15)

12

Jason Waterman dan Clifford McCue (2012) berhasil mengidentifikasi tujuh

hal tidak berguna yang mengakibatkan inefisiensi dalam rantai proses pengadaan

sektor publik, yaitu :

1. keterlambatan transportasi,

2. cacat produk,

3. proses yang tidak memberi nilai tambah,

4. waktu tunggu yang tidak memberi nilai tambah,

5. tindakan yang tidak memberi nilai tambah,

6. persediaan yang tidak diperlukan,

(16)

BAB III

METODE PENELITIAN DAN TEKNIK ANALISIS DATA

A. Metode Penelitian

Penelitian ini akan menggunakan metode kualitatif. Lokasi penelitian adalah Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan yang beralamat di Jalan Wahidin Raya Nomor 1 Jakarta Pusat 10710 dengan fokus Bagian Perlengkapan dan Bagian Rumah Tangga, Biro Umum.

Rencana jadwal penelitian sebagai berikut:

1. Pengajuan proposal pada seminar proposal : Akhir Desember 2015 2. Revisi proposal : Minggu ke-2 Januari 2016 3. Persetujuan proposal : Minggu ke-2 Januari 2016 4. Penyiapan bahan pertanyaan wawancara : Minggu ke-3 Januari 2016 5. Penelitian lapangan : Maret-Juni 2016

6. Penyusunan skripsi : Juli 2016 7. Persetujuan skripsi : Agustus 2016 8. Seminar hasil : Agustus 2016

(17)

14

1. Wawancara

Tabel 2. Rencana Informan

Info Informan Relevansi

Komitmen di Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan. Dengan demikian, informan a) ini adalah pemimpin yang menjadi objek analisis sejauh apa tingkat komitmennya terhadap penerapan JIT.

Kepala Bagian Perlengkapan adalah Pejabat Pembuat Komitmen di Bagian Perlengkapan yang akan menandatangani dokumen pengadaan dan menjadi pihak yang bertanggung jawab langsung atas pelaksanaan proses pengadaan. Dengan demikian, informan b) ini juga merupakan pemimpin yang menjadi objek analisis sejauh apa tingkat komitmennya terhadap penerapan JIT. Selain itu, sebagai bawahan Kepala Biro Umum,

wawancara terhadap informan ini juga untuk

memvalidasi hasil wawancara dengan informan a).

Kepala Bagian Rumah Tangga adalah Pejabat Pembuat Komitmen di Bagian Rumah Tangga yang akan menandatangani dokumen pengadaan dan menjadi pihak yang bertanggung jawab langsung atas pelaksanaan proses pengadaan. Dengan demikian, informan c) ini juga merupakan pemimpin yang menjadi objek analisis sejauh apa tingkat komitmennya terhadap penerapan JIT. Selain itu, sebagai bawahan Kepala Biro Umum,

wawancara terhadap informan ini juga untuk

memvalidasi hasil wawancara dengan informan a).

Kepala Subbagian Pengadaan merupakan bawahan langsung Kepala Bagian Perlengkapan. Wawancara terhadap informan ini untuk memvalidasi hasil wawancara dengan informan b).

(18)

15

Urusan Dalam terhadap informan ini untuk memvalidasi hasil wawancara dengan informan c).

Kompetensi

Kepala Subbagian Pengadaan merupakan atasan langsung para pelaksana di Subbagian Pengadaan. Sebagai atasan langsung, informan ini memiliki kompetensi untuk menilai bawahannya yang terlibat dalam mata rantai proses pengadaan.

Kepala Subbagian Urusan Dalam merupakan atasan langsung para pelaksana di Subbagian Urusan Dalam. Sebagai atasan langsung, informan ini memiliki kompetensi untuk menilai bawahannya yang terlibat dalam mata rantai proses pengadaan.

Informan ini adalah ahli pengadaan dari Pusat Pengkajian Pengadaan Indonesia (P3I) yang juga aktif meriset keterkaitan pengadaan di sektor publik dengan supply chain management di sektor swasta. Informan ini diharapkan dapat memberikan informasi kompetensi apa yang harus dimiliki oleh pegawai di sektor publik jika ingin menerapkan pengadaan berbasis JIT.

Kualitas

Informan ini menangani langsung proses pengadaan sehingga diharapkan mengetahui sarana dan prasarana apa yang saat ini tersedia untuk mendukung kerjanya serta bagaimana kualitas sarana dan prasarana tersebut.

(19)

16

hal-hal tersebut dapat diperoleh dengan mewawancarai pihak internal dari berbagai hierarki jabatan, mulai dari Kepala Biro Umum sampai dengan pelaksana yang menangani langsung proses pengadaan.

Sebagai ahli pengadaan, diharapkan dapat memberi masukan model JIT yang tidak bertentangan dengan hukum pengadaan di Indonesia.

Salah satu faktor penting dalam penerapan JIT adalah kecepatan penyedia dalam menyuplai barang yang dibutuhkan oleh entitas. Informan beberapa perwakilan penyedia diwawancara untuk mendapatkan gambaran apakah penyedia akan mampu mengikuti ritme JIT.

2. Observasi

(20)

17

sulit dicapai karena objek penelitian merupakan tempat Peneliti bertugas sehingga para pihak yang akan diobservasi tidak akan merasa asing dengan kehadiran Peneliti.

Proses-proses yang akan diobservasi antara lain : a) perencanaan pengadaan,

b) pemilihan penyedia,

c) penyusunan dokumen pengadaan, d) pelaksanaan kontrak,

e) serah terima hasil pengadaan dari penyedia ke unit pengadaan,

f) penyimpanan sementara hasil pengadaan sebelum didistribusikan, dan g) distribusi hasil pengadaan dari unit pengadaan ke unit pengguna akhir.

Selain mengobservasi proses, Peneliti juga akan mengobservasi sarana dan prasarana yang digunakan serta persona-persona yang terlibat di dalam proses tersebut.

B. Teknik Analisis Data

Data yang terkumpul akan dianalisis dengan menggunakan model Miles dan Huberman (1984), yaitu secara interaktif dan terus-menerus sampai tuntas, hingga datanya jenuh, dengan aktivitas analisis sebagai berikut:

1. Reduksi Data (Data Reduction) 2. Menyajikan Data (Data Display)

3. Menarik Kesimpulan (Conclusion : Drawing/Verifying)

(21)

18

DAFTAR PUSTAKA

Ajang Mulyadi. 2002. Akuntansi Manajemen. Program Studi Akuntansi : Universitas

Pendidikan Indonesia

Arlbjørn, J. dan Freytag, P. 2012. Public procurement vs private purchasing: is there

any foundation for comparing and learning across the sectors?

Carter, William K. dan Milton F. Usry . 2006. Akuntansi Biaya. Jakarta : Salemba

Empat.

Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003.

Loader, K. 2010. Is local authority procurement ‘lean’? An exploration to determine

if ‘lean’ can provide a useful explanation of practice.

McKevitt, D.,et al. 2012. An exploration of management competencies in public

sector procurement.

Mulyadi. 2005. Akuntansi Biaya. Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan

Akademi Manajemen Perusahaan YKPN

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010.

Oruezabala, G. dan Rico, J.-C. 2012. The impact of sustainable public procurement

on supplier management: the case of French public hospitals.

Ramli, Samsul. 2014. Bacaan Wajib Mengatasi Aneka Masalah Teknis Pengadaan

(22)

19

Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Bisnis (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan

R&D). Bandung : Alfabeta.

Tadelis, S. 2012. Public procurement design: lessons from the private sector.

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003.

Voleza, Dickson Adagala. 2014. Factors Influencing Implementation Of Just In Time

Procurement in Public Institutions: A Case of Office of the Attorney General

and Department Of Justice.

Walker, H., Di Sisto, L. and McBain, D. 2008. Drivers and barriers to environmental

supply chain management practices: lessons from the public and private

sectors.

Waterman, Jason dan Clifford, Mc. Cue. 2012. Lean Thinking within Public Sector

Purchasing Department: The Case of The U.K Public Service.

Yasin, Mahmoud M., et al. 2001. Just-in-time Implementation in the Public Sector :