PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM
PROSEDUR PENCATATAN PERSEDIAAN ATAS PEMBELIAN
BAHAN BAKU PADA PT TIRTAMAS LESTARI PASURUAN
Frizka Andriani, Tri Lestari, Juliani Pudjowati
Progam Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya andrianifrizka31@gmail.com
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi akuntansi dalam prosedur pencatatan persediaan atas pembelian bahan baku pada PT. Tirtamas Lestari Pasuruan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif, dengan teknik analisis deskriptif kualitatif. Hasil analisis menunjukkan adanya kesalahan dalam prosedur pencatatan persediaan. Simpulan dari penelitian adalah adanya perangkapan jabatan dan fungsi akan mengakibatkan resiko kesalahan dalam pencatatan. Jadi harus ada pemisahan antara jabatan dan fungsi guna mengurangi resiko kesalahan dalam pencatatan.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Prosedur Pencatatan Persediaan, Bahan Baku
ABSTRACT
This study aims to identify and analyze the accounting information system in the inventory recording procedures for purchasing of raw materials at PT. Tirtamas Lestari Pasuruan. The method used in this research is qualitative descriptive, with a qualitative descriptive analysis technique. The analysis result revealed an error in the inventory recording procedures. Conclusion of the study is that a number of office and functions will result in the risk of errors in recording. So there must be separation between the positions and functions in order to reduce the risk of errors in recording.
Keywords : Accounting Information System, Inventory Recording Procedure, Raw Materials.
PENDAHULUAN
perusahaan memerlukan pencatatan yang sistemastis, jelas dan dapat diandalkan. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi yang memadai pada sebuah perusahaan merupakan salah satu kunci penting dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Sistem dan prosedur yang baik adalah dapat dipercaya serta mendorong ditaati dan dijalankannya kebijakan yang ada dalam perusahaan serta dapat menjamin pengendalian intern perusahaan. Persediaan adalah barang pakai untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual. Kegiatan persediaan dapat dilaksanakan dengan baik jika didukung sistem informasi yang memadai. Untuk memiliki persediaan maka perusahaan harus melakukan proses pembelian terlebih dahulu seperti pembelian bahan baku, hal ini dilakukan agar proses operasi perusahaan dapat berjalan. Pembelian bahan baku akan sangat diperlukan oleh perusahaan manufaktur dalam menunjang kesinambungan proses produksi.
PT. Tirtamas Lestari Pasuruan telah menerapkan sistem informasi akuntansi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Pendataan akan kebutuhan bahan baku dan data stock yang tersedia akan di input di data base bahan baku dalam bentuk software untuk mempermudah pengecekan atau kontrol stock. Sistem dan prosedur pencatatan persediaan sangat diperlukan perusahaan dalam setiap transaksi pembelian bahan baku guna menunjang proses kegiatan produksi yang dilakukan oleh perusahaan. Maka penelitian ini mengarah kepada bagaimana prosedur pencatatan persediaan atas pembelian bahan baku yang diterapkan pada PT. Tirtamas Lestari Pasuruan. Dengan tujuan untuk mengetahui prosedur pencatatan persediaan atas pembelian bahan baku yang diterapkan pada PT. Tirtamas Lestari Pasuruan.
Sistem Informasi Akuntansi
Seperangkat sumber manusia dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan memproses data. Romney dan Steinbart (2014:10), “definisi sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan,
dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan”.
Mulyadi (2016:3), “pengertian sistem informasi akuntansi adalah organisasi
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan”.
Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Mulyadi (2016:3) dalam bukunya sistem akuntansi unsur dari sitem akuntansi adalah formulir, catatan (yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu) serta laporan. 1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. 2. Catatan terdiri dari :
a. Jurnal b. Buku Besar c. Buku Pembantu 3. Laporan
Hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan realisasi anggaran daftar piutang dan hutang.
Sistem dan Prosedur
“Sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang”. (Mulyadi, 2016: 4)
Persediaan
Agoes (2012:228), pengertian persediaan menurut Standar Akuntansi Keuangan (PSAK: No. 14, hal 14.1 s/d 14.2 dan 14.9-IAI, 2002), Persediaan adalah aktiva :
1. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal 2. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau
3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses atau pemberian jasa.
Baridwan (2014:149-150) yang menyatakan bahwa persediaan barang dipakai untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual.
Sistem dan Prosedur Pencatatan Persediaan
akuntansi di kartu persediaan. Sistem dan prosedur pencatatan persediaan bahan baku adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Penerimaan Barang
Bagian pembelian mengirimkan surat order pembelian, setelah itu pemasok mengirimkan barang, diterima dan diperiksa bagian penerimaan. Setelah dilakukan pemeriksaan baik kuantitas maupun kualitas barang yang diterima, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang. Selanjutnya diserahkan ke bagian gudang untuk disimpan. Dan bagian akuntansi melakukan pencatatan dalam kartu persediaan.
b. Prosedur Pengeluaran Barang
Pengeluaran barang dari gudang juga mempengaruhi mutasi persediaan pengeluaran barang dari gudang adalah atas permintaan dari bagian lain, seperti bagian produksi yang minta barang (bahan baku) untuk keperluan produksi. Bagian gudang melakukan pengeluaran barang dan mencatatnya pada kartu gudang.
Pembelian
Mulyadi (2016:243), pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai suatu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan.
Bahan Baku
Baridwan (2014:150), pengertian bahan baku adalah barang-barang yang akan menjadi bagian dari produk jadi yang dengan mudah dapat diikuti biayanya. Rahardjo (2014:287), bahan baku (raw materials) adalah bahan-bahan yang dipakai dalam proses produksi yang dapat dengan mudah dan langsung diidentifikasikan dengan barang jadi yang dihasilkan.
METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini pendekatan yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif, karena pendekatan ini mampu mengumpulkan informasi suatu gejala yang ada, menggambarkan keadaan dan kondisi apa adanya dalam perusahaan tersebut. Jenis data kualitatif adalah data yang menunjukkan kualitas atau mutu dari sesuatu yang ada berupa keadaan, proses, kejadian atau peristiwa dan lain-lain yang dinyatakan dalam bentuk perkataan.
atau arsip-arsip dari PT. Tirtamas Lestari Pasuruan.Unit analisis dalam penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi dalam prosedur pencatatan persediaan atas pembelian bahan baku pada PT. Tirtamas Lestari Pasuruan. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan Studi Kepustakaan, Observasi, dan Interview.
Teknik analisis data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah :
a. Mereduksi data, dengan cara mengumpulkan data yang berkaitan dengan rumusan masalah dengan mengurai data-data dari hasil objek penelitian.
b. Mengkategorisasikan data, dengan cara melakukan analisis deskriptif untuk mendeskripsikan masalah yang diteliti.
c. Mesintesisasi data, dengan cara melakukan analisis terhadap sistem informasi akuntansi dalam prosedur pencatatan persediaan atas pembelian bahan baku yang diterapkan dalam PT. Tirtamas Lestari Pasuruan.
d. Menyusun “Hipotesis Kerja” dilakukan dengan melihat prosedur pencatatan persediaan atas pembelian bahan baku yang meliputi prosedur penerimaan bahan baku dan prosedur pengeluaran bahan baku pada PT. Tirtamas Lestari Pasuruan. e. Menarik kesimpulan dan menyarankan perbaikan dalam prosedur pencatatan
persediaan atas pembelian bahan baku yang selama ini dijalankan.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pengaturan pembukuan atas persediaan bahan baku yang ada pada PT. Tirtamas Lestari dilakukan menurut perpetual inventory method, dimana setiap penerimaan dan pengeluaran bahan baku dicatat oleh bagian gudang didalam kartu persediaan. Dari hasil analisis terhadap prosedur penerimaan bahan baku ditemukan adanya perangkapan jabatan dan fungsi terhadap penerimaan bahan baku yang dilakukan oleh supervisor dan bagian administrasi, sehingga peneliti membuat rancangan dalam penyusunan prosedur penerimaan bahan baku dengan memisahkan fungsi antara fungsi gudang dan penerimaan. Dibawah ini adalah uraian penjelasan prosedur penerimaan bahan baku yang diperoleh dari perusahaan dan yang diusulkan peneliti guna membantu membenahi masalah prosedur penerimaan bahan baku yang terdapat dalam perusahaan.
Berikut uraian penjelasan terkait prosedur penerimaan bahan baku pada PT. Tirtamas Lestari Pasuruan :
a. Menerima barang disertai surat jalan dari supplier. b. Mendistribusikan tiga rangkap surat jalan :
Lembar pertama : dikirim ke pusat Lembar kedua : bagian akuntansi
Lembar ketiga : diarsip bagian gudang menurut tanggal.
c. Mengeluarkan barang untuk diambil sampel.
d. Melakukan pengecekan barang. e. Melakukan order bongkar barang.
f. Membuat STTB lima rangkap yang didistribusikan kepada : Lembar pertama : diberikan ke supplier beserta surat jalan Lembar kedua dan ketiga : dikirim ke pusat
Lembar keempat : bagian akuntansi
Lembar kelima : diarsip bagian gudang menurut tanggal. g. Mencatat barang kedalam kartu persediaan.
Bagian Akuntansi
a. Menerima surat jalan lembar pertama dari bagian gudang. b. Menerima STTB lembar keempat dari bagian gudang. c. Mencatat penerimaan bahan baku ke dalam kartu persediaan. d. Mengarsip surat jalan dan surat tanda terima barang.
Berikut penjelasan usulan prosedur penerimaan barang yang diusulkan untuk membenahi prosedur yang ada :
Bagian Penerimaan
a. Yang bertugas menerima bahan baku adalah bagian penerimaan (seksi timbangan). b. Setelah bahan baku ditimbang dan dibawah ke lokasi bongkar, serta diperiksa
kualitas dan kuantitas barang yang diterima.
c. Membuat surat tanda terima barang rangkap empat yang didistribusikan kepada : Lembar pertama : diserahkan ke pemasok beserta surat jalan asli
Lembar kedua : ke bagian akuntansi
Lembar ketiga : ke bagian gudang bersama barang Lembar keempat : diarsip
Bagian Gudang Raw Material
b. Bagian gudang mencatat ke dalam kartu stock barang.
Bagian Akuntansi
a. Menerima surat tanda terima barang lembar kedua dari bagian penerimaan. b. Mencatat penerimaan bahan baku kedalam kartu stock persediaan.
Dari hasil analisis terhadap prosedur pengeluaran bahan baku ditemukan beberapa kelemahan yaitu tidak adanya interkoneksi data antara permintaan barang dari produksi dan data persediaan barang pada gudang, pencatatan atas pengeluaran bahan baku untuk produksi tidak langsung dicatat ke dalam kartu stock, sehingga pengurangan persediaan bahan baku yang digudang sulit untuk di lakukan penghitungan akhir (stock opname). Selain itu dalam prosedur pengeluaran bahan baku, perusahaan cukup menggunakan satu formulir yaitu bukti permintaan dan penyerahan barang. Dibawah ini adalah uraian penjelasan prosedur pengeluaran bahan baku yang diperoleh dari perusahaan dan yang diusulkan peneliti adalah sebagai berikut :
Penjelasan uraian prosedur pengeluaran bahan baku yang dilakukan PT. Tirtamas Lestari :
Bagian Produksi
a. Membuat bukti permintaan dan penyerahan barang rangkap 4 untuk diberikan pada bagian gudang raw material.
Bagian Gudang Raw Material
a. Mengeluarkan bahan baku disertai dengan bukti pengiriman rangkap 3 untuk ditandatangani kedua belah pihak.
b. Mencatat ke kartu stock
c. Menyerahkan barang pada yang meminta disertai bukti permintaan dan penyerahan barang lembarke 4 dan bukti pengiriman barang lembar ke 2.
d. Menyerahkan bukti permintaan dan penyerahan barang lembar ke 1 dan bukti pengiriman barang lembar ke 1 ke bagian akuntansi.
Bagian Akuntansi
Menerima bukti permintaan dan penyerahan barang lembar ke 1 dan bukti pengiriman barang lembar ke 1.
Bagian Produksi
a. Membuat bon permintaan barang sesuai dengan planning harian.
b. Meminta tanda tangan persetujuan dari kabag produksi sebagai bukti bahwa bahan baku tersebut benar-benar diperlukan untuk proses produksi.
c. Menyerahkan bukti permintaan dan penyerahan barang ke bagian gudang. Bagian Gudang Raw Material
a. Menerima bukti permintaan dan penyerahan barang dari bagian produksi. b. Menimbang dan menyerahkan barang ke bagian produksi.
c. Bersama barang bukti permintaan dan penyerahan barang ditanda-tangani oleh kasi gudang sebagai bukti barang yang diminta sudah dikirim. Dan oleh penerima bukti tersebut ditanda-tangani sebagai bukti bahan baku yang dikirim sudah diterima. d. Mendistribusikan bukti permintaan dan penyerahan barang kepada :
Lembar pertama : ke bagian akuntansi
Lembar kedua : ke bagian produksi bersama barang
Lembar ketiga : diarsip oleh bagian gudang sesuai nomor urut dan mencatat pengeluaran barang ke dalam kartu gudang.
Bagian Akuntansi
a. Menerima bukti permintaan dan penyerahan barang lembar pertama b. Mencatat permintaan barang ke kartu persediaan.
SIMPULAN
Berdasarkan data dan hasil penelitian yang dilakukan peneliti di PT. Tirtamas Lestari Pasuruan, peneliti menyimpulkan bahwa :
SARAN
Berdasarkan kesimpulan tersebut maka peneliti mengemukakan saran sebagai berikut:
Sebaiknya ada pemisahan fungsi antara fungsi gudang dan fungsi penerimaan yang dilakukan PT. Tirtamas Lestari. Dari pemisahan kedua fungsi tersebut resiko kesalahan atas pencatatan persediaan akan lebih kecil. Serta seharusnya di bagian gudang ada bagian administrasi tersendiri.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Sukrisno, 2012, Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik, Salemba Empat, Jakarta.
Baridwan, Zaki, 2014, Intermediate Accounting, Edisi 8, Cetakan 6, BPFE, Yogyakarta.
Mulyadi, 2016, Sistem Akuntansi, Edisi 4, Salemba Empat, Jakarta.
Rahardjo, Soemarso S, 2014, Akuntansi Suatu Pengantar, Salemba Empat, Jakarta.
