Ketentuan Asuransi Aset
Tetap GA dan IT
1. Asuransi Kerugian Total (Total Loss Only/TLO) adalah asuransi yang menjamin kerugian akibat dari kecelakaan dengan minimum kerusakan 75% dari harga pertanggungan atau kendaraan hilang.
2. Asuransi Gabungan (Comprehensive) atau All Risk adalah asuransi yang menjamin kerugian akibat dari kecelakaan besar dan kecil atau kehilangan perlengkapan tambahan dengan pemaksaan/perusakan atau kendaraan hilang.
3. Asuransi Property All Risks Insurance (PAR/IAR) adalah jenis Asuransi yang paling popular dibandingkan dengan jenis Asuransi lainnya, karena menjamin semua risiko kerugian kecuali beberapa risiko saja yang tercantum dalam pengecualian.
4. MPAR (Moveable Property All Risk) adalah asuransi yang memberikan jaminan resiko terhadap barang atau peralatan yang mengalami kerusakan atau hilang karena resiko kebakaran, pencurian yang disertai kekerasan dan kerusakan premises baik masuk maupun keluar atau kecelakaan lainnya yang terjadi secara tiba-tiba dan tidak terduga.
5. EQ (Earthquake) adalah asuransi yang menjamin kerusakan atau kerugian yang disebabkan oleh Gempa Bumi, Letusan Gunung Berapi dan Tsunami serta Kebakaran dan ledakan setelah terjadinya Gempa Bumi.
6. Aset Lama adalah barang berwujud maupun tidak berwujud yang dimiliki untuk digunakan dalam kegiatan operasional Perusahaan, tidak habis pakai dan diperkirakan akan digunakan selama lebih dari 1 (satu) tahun, baik yang kapitalisasi maupun tidak, sesuai dengan
Memo internal No. MI-
013/HCMC/HCGA/XII/2019 tertanggal 16 Desember 2019 perihal “Ketentuan Pengelolaan Aset Tetap dan Aset Tidak Tetap ADIRA FINANCE” dimana pengadaan Aset tersebut telah lebih dari 12 bulan sejak 31 Desember tahun berjalan.
7. Aset Baru adalah barang berwujud maupun tidak berwujud yang dimiliki untuk digunakan dalam kegiatan operasional Perusahaan, tidak habis pakai dan diperkirakan akan digunakan selama lebih dari 1 (satu) tahun, baik yang kapitalisasi maupun tidak, sesuai dengan Memo internal MI-013/HCMC/HCGA/XII/2019 tertanggal 16 Desember 2019 perihal
“Ketentuan Pengelolaan Aset Tetap dan Aset Tidak Tetap ADIRA FINANCE” dimana pengadaan Aset tersebut kurang dari atau sama dengan 12 bulan sejak 31 Desember tahun berjalan.
Adapun PIC penanggung jawab yang mengajukan Penutupan, Perpanjangan, Penghapusan, Penjualan dan Klaim Asuransi adalah :
Jangka waktu pertanggungan asuransi untuk seluruh kelompok barang adalah 1 (satu) tahun, mulai dari tanggal 1 Januari sampai dengan 31 Desember setiap tahunnya untuk seluruh Aset (Aset Lama dan Aset Baru) dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Untuk Aset Lama
a) Pada tanggal 1 November sampai dengan 31 Desember tahun berjalan, PIC Penanggung Jawab memastikan apakah Aset Lama masih ada dan dapat digunakan atau telah terjual/hilang/rusak dengan memeriksa data dari Regional. Data tersebut merupakan data Aset gabungan dari semua Branch setelah dilakukan Stock Opname tahunan. Jika Aset Lama masih ada dan dapat digunakan Perusahaan, maka Perusahaan akan mengasuransikan kembali (melakukan penutupan asuransi) dengan jangka waktu pertanggungan mulai dari tanggal 1 Januari sampai dengan 31 Desember tahun berikutnya.
b) Berdasarkan butir D.1.a, jika Aset Lama hilang dan tidak dapat lagi digunakan, maka Perusahaan tidak melalukan penutupan asuransi atas aset tersebut untuk tahun berikutnya.
a) Januari – Maret diendorse di bulan April Selambat - lambatnya tanggal 10 April, PIC Penanggung Jawab mengirimkan data melalui email ke PIC HCGA cq GA Kantor Pusat dan ditembuskan ke IT Infrastructure Management cq IT Asset & Desktop Support Kantor Pusat. Proses endorse asuransi dilakukan pada bulan yang sama, yaitu bulan April. Periode Polis Asuransi sesuai dengan pengajuan dari GA Development officer di bulan April ke Pihak Asuransi sampai dengan 31 Desember tahun berjalan saat pengadaan Aset Baru.
b) April – Juni diendorse di bulan Juli Selambat – lambatnya tanggal 10 Juli, PIC Penanggung Jawab mengirimkan data melalui email ke PIC HCGA cq GA Kantor Pusat dan ditembuskan ke IT Infrastructure Management cq IT Asset & Desktop Support Kantor Pusat. Proses endorse asuransi dilakukan pada bulan yang sama, yaitu bulan Juli. Periode Polis Asuransi sesuai dengan pengajuan dari GA Development officer di bulan Juli ke Pihak Asuransi sampai dengan 31 Desember tahun berjalan saat pengadaan Aset Baru.
2. Untuk Aset Baru
c) Juli – September diendorse di bulan September Selambat - lambatnya tanggal 10 September, PIC Penanggung Jawab mengirimkan data melalui email ke PIC HCGA cq GA Kantor Pusat dan ditembuskan ke IT Infrastructure Management cq IT Asset & Desktop Support Kantor Pusat. Proses endorse asuransi dilakukan pada bulan yang sama, yaitu bulan September. Periode Polis Asuransi sesuai dengan pengajuan dari GA Development officer di Oktober ke Pihak Asuransi sampai dengan 31 Desember tahun berjalan saat pengadaan Aset Baru.
d) Oktober – Desember diendorse di bulan Januari tahun berikutnya. PIC HCGA cq GA Kantor Pusat, cc IT Infrastructure Management cq IT Asset & Desktop Support Kantor Pusat selanjutnya memproses endorse pada bulan yang sama, yaitu bulan Januari tahun berikutnya. Periode Polis Asuransi sesuai dengan pengajuan dari GA Development officer di Januari tahun berikutnya ke Pihak Asuransi sampai dengan 31 Desember tahun berjalan.
e) Untuk aset baru yang pengadaannya sesuai dengan butir D.2.a – c dan digunakan sampai dengan 31 Desember tahun berjalan, dilakukan asuransi kembali (penutupan asuransi) pada periode tahun berikutnya sebagaimana ketentuan butir D.1.a jika aset tersebut masih ada.
3. Mekanisme Pengajuan Penutupan Asuransi. HCGA Head, Regional HCGA Officer dan IT Officer mengajukan permohonan penutupan asuransi dengan mempergunakan Formulir Penutupan Asuransi Barang-barang Inventaris (Lampiran 1) yang sudah diisi dengan lengkap dan di tandatangani oleh seluruh Pejabat berwenang.
4. Seluruh pengajuan penutupan asuransi harus diajukan melalui HCGA cq GA u.p. : GA Development Officer. Branch tidak diperkenankan untuk mengajukan secara langsung ke Adira Insurance. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi penutupan asuransi ganda atau sebaliknya tidak dilakukan penutupan asuransi.
5. Seluruh dokumen pengajuan tersebut dikirim melalui email ke GA Development Officer dalam bentuk excel.
6. Setiap kelompok jenis barang inventaris diajukan penutupan asuransinya secara terpisah berdasarkan kategori/cover jenis asuransi sesuai butir B.
7. Pengajuan Penutupan Asuransi barang- barang GA dan IT khusus Kantor Pusat dilakukan oleh masing-masing PIC penanggung jawab sesuai butir C.
8. Setelah seluruh dokumen diterima oleh GA Development Officer, maka pengajuan tersebut akan diteruskan ke Adira Insurance Kantor Pusat untuk diproses dan diterbitkan Polis Asuransinya, dalam jangka waktu kurang lebih 14 hari kerja. 9. Adira Insurance akan menerbitkan Polis Asuransi dalam bentuk format PDF dan mengirimkan melalui email ke GA Development Officer dan ditembuskan ke semua Regional dan IT Infrastructure Management cq IT Asset &
Desktop Support.
9. Adira Insurance akan mengirimkan dokumen asli invoice ke GA Development Officer.GA Development Officer akan mengirimkan melalui email Polis Asuransi format PDF ke Regional HCGA Manager masing-masing.
1. Pengajuan Klaim Asuransi dilakukan oleh masing-masing PIC penanggung jawab sesuai dengan jenis barang yang diklaimkan baik barang yang dikelola oleh HCGA cq GA maupun barang yang dikelola oleh IT Infrastructure Management cq IT Aset &
Desktop Support.
2. Untuk Klaim barang Moveable Property All Risk (MPAR) yang dikenakan pertanggungan resiko sendiri OR (Own Risk), maka menjadi beban karyawan pemegang aset.
3. Nilai Nominal OR (Own Risk) sudah ditentukan dalam polis asuransi.
4. Sebagai langkah awal dalam pengajuan klaim asuransi, PIC Penanggung jawab mengajukan klaim asuransi dengan mengirimkan email Laporan Kejadian awal terjadinya klaim kepada Adira Insurance paling lambat 30 hari kerja sejak tanggal kejadian.
5. Selanjutnya PIC Penanggung jawab melengkapi dokumen-dokumen persyaratan Klaim Asuransi sesuai dengan ketentuan PT Adira Insurance, yaitu sebagai berikut :
Perihal dokumen klaim utama untuk PAR &
EQ sebagai berikut :
a) Dokumen Utama :
• Formulir Laporan Klaim (Lampiran 2) diisi lengkap, termasuk ditandatangani dan dibubuhi stempel Perusahaan.
• Fotokopi Polis Asuransi.
• Berita Acara Kronologis kejadian.
• Perincian perkiraan kerugian yang didukun penawaran biaya perbaikan dari supplier/kontraktor.
• Kuitansi atau Faktur Pembelian Barang (untuk reinstatement basis).
• Surat Keterangan dari pihak kepolisian setempat.
• Foto–foto detail kerusakan unit.
• Bukti Laporan kejadian awal melalui email.
b) Dokumen Tambahan :
• Penyebab kejadian tidak jelas, maka harus ada Laporan Hasil Analisis Laboratorium Kriminologi/Forensik.
• Foto detail Kerusakan atas bangunan.
• Blue Print atau Sketsa Bangunan beserta skalanya.
• Analisis Teknis Kerusakan (untuk bagian yang memerlukan pengukuran khusus).
Dokumen klaim utama untuk MPAR :
• Formulir Laporan Klaim (Lampiran 3) diisi lengkap, termasuk ditandatangani
• dan dibubuhi stempel perusahaan.
• Fotokopi Polis Asuransi.
• Berita Acara Kronologis Kejadian.
• Perincian perkiraan kerugian detail yang didukung penawaran biaya
• perbaikan dari supplier/vendor atau Report Fixed Aset melalui Assist.
• Surat Keterangan dari pihak kepolisian setempat.
• Foto – foto detail kerusakan.
• Bukti Laporan kejadian awal via email.
Dokumen klaim utama untuk MV/TLO :
• Laporan kehilangan dari polisi.
• Formulir laporan Klaim.
• STNK, BPKB, dan Kunci Kendaraan.
• Surat Blokir STNK dari samsat.
• Berita Acara kronologis kejadian.
• Foto copy KTP dan Fotocopy SIM pengendara.
• Polis Asuransi.
• Bukti Laporan kejadian awal via email.
a) Setelah proses klaim disetujui sepenuhnya/disetujui sebagian, maka Adira Insurance akan mengirimkan pemberitahuan/konfirmasi persetujuan klaim melalui email kepada PIC penanggung jawab sesuai butir C di atas dengan melampirkan form konfirmasi pencairan klaim yang harus diisi oleh PIC penanggung jawab klaim asuransi, dan ditandatangani di atas materai 10.000, untuk dikembalikan ke Adira Insurance melalui email.
b) GA Development Officer/IT Asset & Desktop Support mengajukan penghapusan aset melalui proses Penjualan Aset di ASSIST sesuai dengan kriteria barangnya untuk membentuk nomor rekening Virtual Account (VA) secara otomatis dalam hal pencairan dana oleh Adira Insurance. Kemudian Adira Insurance akan memberikan informasi bukti transfer atas klaim asuransi ke GA development officer. GA development officer/IT Asset & Desktop Support melanjutkan informasi ke Finance & Cash Management cq Cash Management dan Accounting helpdesk terkait pencatatannya.
1. Pencairan Klaim Asuransi
a) Bila terjadi penolakan atas klaim asuransi yang diajukan, maka akan ada pemberitahuan/konfirmasi melalui email dari Adira Insurance kepada PIC penanggung jawab sesuai butir C dan menjadi beban kerugian di masing- masing lokasi kantor.
b) Pengajuan penghapusan aset karena proses klaim asuransi ditolak dilakukan di ASSIST.
2. Penolakan Klaim Asuransi
3. Proses penjualan dan penghapusan aset dilakukan di ASSIST sesuai dengan ketentuan dalam Memo Internal No. MI- 013/HCMC/HCGA/XII/2019 tertanggal 16 Desember 2019 perihal “Ketentuan Pengelolaan Asset Tetap dan Non Asset Tetap ADIRA FINANCE” pada butir F.2
4. Pengajuan penghapusan karena pencairan klaim asuransi/klaim asuransi di tolak/asset hilang dilakukan oleh PIC penanggung jawab dengan mengajukan PPSJ melalui sistem Adforflow sesuai dengan Ketentuan pada
Memo Internal No. MI-
003/RISKLGL/OPRISMGT/IV/2021 tertanggal 06 April 2021 perihal “Kebijakan dan Prosedur di ADIRA FINANCE”.
5. Proses pembayaran dana klaim asuransi dari Adira Insurance mengacu ke Memo Internal No. MI-002/FIN/FCM/XII/2019 tertanggal 23 Desember 2019 perihal “Ketentuan Pengajuan, Pemeriksaan dan Pembayaran atas Biaya yang Diajukan ke Finance & Cash Management”.
