Berdasarkan PerKa BKN No. 19 Tahun 2011
PENYUSUNAN KEBUTUHAN PNS MELALUI ANALISIS BEBAN KERJA
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
Suatu metode untuk mengetahui jumlah pegawai di suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan metode analisis beban
kerja dan/atau metode lainnya serta membandingkan kebutuhan PNS dengan persediaan yang ada sehingga dapat diketahui kebuhutan riil pegawai
ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI
Definisi Menurut PerKa BKN No. 19 Tahun 2011
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
MANFAAT ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI
PERENCANAAN KEPEGAWAIAN
JUMLAH & KUALITAS PNS SESUAI KEBUTUHAN
DISTRIBUSI PNS YG PROPORSIONAL
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
MENGUMPULKAN DATA &
INFORMASI 1
MENGEVALUASI KEBUTUHAN PEGAWAI
2
MENYUSUN RENCANA
REALOKASI PEGAWAI 3
MENYUSUN RENCANA
TAMBAHAN FORMASI PEGAWAI
4 BARU
TAHAPAN
ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
TAHAPAN 1
PENGUMPULAN DATA & INFORMASI
STRUKTURAL, JFU, JFT
NON GURU & NON TENAGA KESEHATAN
1. Jumlah Pegawai Per Satuan
Unit Instansi Pusat dan Daerah 2. Informasi Jabatan (Uraian dan
Syarat Jabatan) 3. Peta Jabatan
4. Renstra Instansi
5. Profil, Kondisi Geografis, dan Potensi Pengembangan
Daerah
GURU
Jumlah Sekolah dan Rombongan Belajar pada :
1. TK Negeri 2. SD Negeri 3. SMP Negeri 4. SMA Negeri 5. SMK Negeri
JFT & JFU TENAGA KESEHATAN
Jumlah NS pada Sarana Pelayanan Kesehatan Pemerintah :
1. RSUD
2. Puskesmas
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
TAHAPAN 2-3-4
2
MENGEVALUASI
KEBUTUHAN PEGAWAI
Evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan antara
jumlah persediaan dengan kebutuhan pegawai untuk
jabatan struktural dan jabatan fungsional
3
MENYUSUN RENCANA REALOKASI PEGAWAI
Realokasi pegawai dilakukan pada satuan unit organisasi
yang kelebihan pegawai untuk ditempatkan pada satuan unit organisasi yang
kekurangan pegawai
4
MENYUSUN RENCANA TAMBAHAN FORMASI
PEGAWAI
Formasi pegawai adalah jumlah & susunan jabatan dan/atau pangkat PNS yang diperlukan dlm suatu satuan
organisasi untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
TATA CARA PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PNS
Daftar susunan jabatan
Daftar susunan
pegawai menurut jabatan
Perkiraan persediaan
pegawai untuk 2 – 5 tahun
Penghitungan pejabat struktural sesuai SOTK
Metode analisis kecenderungan
berdasarkan indeks
Metode Analisis Beban Kerja
ANALISIS PERSEDIAAN PEGAWAI PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PNS
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL WAKTU
PENYELESAIAN
WAKTU KERJA
EFEKTIF BEBAN KERJA PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN KETERANGAN
Nama Jabatan : Unit Kerja : Unit Oranisasi : Ikhtisar Jabatan :
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
CARA PENGISIAN FORMULIR BEBAN KERJA
NAMA JABATAN
• Jabatan struktural sesuai nomenklatur pada SOTK.
Contoh: Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk; Kepala Seksi Identitas Penduduk; Kepala Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan; dll
• JFT ditulis lengkap sesuai dengan jenjangnya.
Contoh: Peneliti Muda; Bidan Pertama; Penyuluh Sosial Madya; dll
• JFU dapat dilihat pada Kamus JFU PNS (Perka BKN No. 3 Thn 2013)
Contoh: Bendahara; Pengelola Kepegawaian; Pengelola Perizinan; dsb.
• Nama Jabatan ABK sesuai Nama Jabatan Anjab
UNIT KERJA
• Diisi dengan nama unit setingkat Eselon IV
• Sesuai dengan nomenklatur pada SOTK
• Sesuai dengan unit kerja eselon IV pada Anjab
Contoh: Subbagian Keuangan dan Barang Milik Daerah; Seksi Identitas Penduduk; Seksi Kelahiran; dsb.
.
UNIT ORGANISASI
• Diisi dengan nama unit setingkat Eselon III
• Sesuai dengan nomenklatur pada SOTK
• Sesuai dengan unit kerja eselon III pada Anjab
Contoh: Sekretariat; Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi; Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil; dsb.
IKHTISAR JABATAN
• Ringkasan dari Uraian Tugas dan diisi dengan format WHAT, HOW, WHY
• Sesuai dengan Ikhtisar Jabatan Anjab Contoh:
Memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan urusan identitas penduduk untuk menghasilkan bahan kebijakan teknis operasional, menyusun dan melaksanakan rencana kerja Seksi Identitas Penduduk berdasarkan peraturan yang berlaku
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
Sumber : PerBup No. 27 Tahun 2016
URAIAN TUGAS
Uraian tugas Pejabat Struktural disesuaikan
Tugas Pokok dan Fungsinya
.
1
Uraian tugas JFT melihat kepada butir-butir kegiatan
JFT sesuai jenjangnya
2
Uraian tugas JFU disesuaikan dengan uraian tugas
pimpinannya
3
Uraian tugas berjumlah antara 5 – 12
4
Setiap uraian tugas sebaiknya dirinci untuk memudahkan
penentuan besaran beban kerjanya, waktu kerja efektifnya, dan waktu
penyelesaiannya
5
Uraian tugas ABK sesuai dengan uraian tugas Anjab
6
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
KEGIATAN
BERKAS
DOKUMEN
LAPORAN
SATUAN HASIL
output yang dihasilkan dari setiap tugas
DATA
DLL
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
CONTOH PENGISIAN SATUAN HASIL
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
JABATAN URAIAN TUGAS SATUAN HASIL
Kepala Seksi Identitas
Penduduk
Menyiapkan bahan dan melaksanakan verifikasi Perekaman KTP elektronik
Rincian Tugas:
1. Merencanakan kegiatan verifikasi perekaman KTP elektronik 2. Menyiapkan bahan (data dan dokumen) yang terkait dengan
perekaman KTP elektronik 3. Dst.
Kegiatan Dokumen
Analis
Kepegawaian Pertama
Melaksanakan penyusunan analisis jabatan dan analisis beban kerja berdasarkan peraturan perundang-undangan terkait dalam rangka penyusunan kebutuhan pegawai
Rincian Tugas:
1. Mengajar atau melatih pada pendidikan dan pelatihan pegawai di bidang kepegawaian
2. Dst.
Kegiatan
Pengelola
Kepegawaian
Menyiapkan administrasi penyusunan program pengembangan pegawai Rincian Tugas:
1. Membuat konsep surat usulan pegawai yang akan ikut diklat 2. Dst.
Dokumen
Sumber : PerBup No. 56 Tahun 2016
WAKTU PENYELESAIAN,
WAKTU KERJA EFEKTIF DAN BEBAN KERJA
Waktu penyelesaian : Waktu yang dibutuhkan untuk memproses 1 rincian tugas. Waktu penyelesaian
ditulis dalam satuan menit
Waktu Kerja Efektif (WKE) : Jam kerja yang secara efektif digunakan untuk
bekerja.
Beban kerja adalah jumlah output yang dihasilkan untuk satu rincian tugas per waktu kerja efektif tugas
tersebut.
WKE = Jam kerja formal dikurangi allowance (waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti istirahat,
dsb)
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
ALLOWANCE 30%
5 HARI KERJA a.WKE/Hari = 300 menit
b.WKE/Minggu = 1500 menit c.WKE/Bulan = 6000 menit d.WKE/Tahun = 72000 menit
6 HARI KERJA a.WKE/Hari = 250 menit
b.WKE/Minggu = 1500 menit c.WKE/Bulan = 6000 menit
d. WKE/Tahun = 72000 menit
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
URAIAN TUGAS SATUAN HASIL
WAKTU
PENYELESAIAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
Merencanakan kegiatan verifikasi perekaman KTP elektronik Kegiatan 180 72000 1
URAIAN TUGAS SATUAN
HASIL
WAKTU
PENYELESAIAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
Mengajar atau melatih pada pendidikan dan pelatihan pegawai di bidang kepegawaian
Kegiatan 300 72000 1
URAIAN TUGAS SATUAN
HASIL
WAKTU
PENYELESAIAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
Membuat konsep surat usulan pegawai yang akan ikut diklat Dokumen 15 72000 10
Analis Kepegawaian Pertama
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
Kepala Seksi Identitas Penduduk
Pengelola Kepegawaian
RUMUS PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
Beban Kerja x Waktu Penyelesaian Waktu Kerja Efektif
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
PKP2A I LAN
No Uraian
Tugas Satuan
Hasil Waktu
Penyelesaian Waktu Kerja Efektif
Beban
Kerja Pegawai yg
Dibutuhkan Kete- rangan
Formulir Beban Kerja Untuk Kebutuhan Pegawai
Nama Jabatan : Unit Kerja : Ikhtisar Jabatan :
Diisi dengan nama jabatan; unit kerja
tempatnya ditugaskan; & ikhtisar jabatan.
Data diambil dari hasil Anjab
Diisi seluruh urtug berikut RINCIAN
TUGAS. Data diambil dari
hasil Anjab
Pegawai = (Waktu
Penyelesaia n x Beban
Kerja)/Waktu Kerja Efektif WKE adalah jam
kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja.
Bisa dlm bentuk
harian, mingguan, bulanan, dsb.
Adalah waktu ideal (dlm
satuan menit)
yang dibutuhkan dalam
menyelesaikan 1 uraian/rincian
tugas Bentuknya
kegiatan, dokumen, atau bentuk lain yg
umum di organisasi tersebut
Adalah jumlah
output yang dihasilkan dalam 1
satuan
waktu kerja efektif
Berisi informasi seperti frekuensi pelaksanaan
urtug &/ tingkat kepentingan
tugas.
FUNGSI Sekretariat Kecamatan a. ...
b. Pengelolaan urusan umum, administrasi
kepegawaian. dan pelayanan perpustakaan c. Pengelolaan keuangan Kecamatan
d. ...
FUNGSI Kecamatan a. ...
b. Pengelolaan administrasi dan pelayanan Kecamatan.
c. ...
TUGAS Sekretariat Kecamatan
Melaksanakan pengelolaan urusan umum,
administrasi kepegawaian dan keuangan serta pelayanan Kecamatan,
TUGAS Sub Bag. Umum dan Kepegawaian Melaksanakan tugas dalam urusan umum, pelayanan dan administrasi kepegawaian.
Ikhtisar Jabatan
Merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan melaporkan pelaksanaan tugas dalam urusan Umum dan Kepegawaian (yang meliputi
penyusunan rencana kerja dan anggaran, melaksanakan ketatausahaan, pengelolaan perpustakaan, pengurusan kerumahtanggan, pengadministrasian pemanfaatan barang milik daerah, pengadministrasian Kepegawaian,
penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan, ketatalaksanaan rumah tangga dan pelayanan publik) sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku dalam rangka
pelaksanaan urusan pemerintahan dan pelayanan
publik yang berkualitas dalam lingkup kecamatan
URAIAN TUGAS
a. (WHAT) Menyusunan rencana kerja dan anggaran (HOW) sesuai dengan Renja Kecamatan dan
ketentuan yang berlaku (WHY) agar tersedia petunjuk teknis pelaksanaan kerja di Sub Bagian dan
Kepegawaian di Kecamatan
Tahapan/Rincian Kerja:
1. Mempelajari Renja Kecamatan dan ketentuan yang berlaku 2. Membuat konsep RAB dan KAK
3. Memverifikasi konsep RAB dan KAK
4. Mengajukan usulan konsep RAB dan KAK ke Sekretaris b. melaksanakan ketatausahaan yang meliputi...
sesuai/berdasarkan... agar/untuk...
Tahapan/Rincian Kerja:
1. ...
2. ...
3. Dst
c. melaksanakan pengurusan kerumahtanggan yang meliputi... sesuai/berdasarkan... agar/untuk
Jabatan Fungsional
Jabatan Pelaksana
Sesuaikan dengan Permenpan Nomor 25 Tahun 2016
Tentang Nomenklatur Jabatan Pelaksana Bagi Pegawai Negeri
Sipil Di Lingkungan Instansi
Pemerintah
CONTOH Formulir Beban Kerja untuk Kebutuhan Pegawai
NO URAIAN TUGAS SATUAN
HASIL
WAKTU PENYEL ESAIAN
WKE BEBAN
KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1 Menyusunan rencana kerja dan anggaran sesuai dengan Renja Kecamatan
dan ketentuan yang berlaku agar tersedia petunjuk teknis pelaksanaan kerja di Sub Bagian dan Kepegawaian di Kecamatan
TOTAL 0.073333
a Mempelajari Renja Kecamatan dan ketentuan
yang berlaku Kegiatan 120 72000 4 0.00666667 Dilakukan di awal tahun dan
tengah tahun utk APBD Perubahan
b Membuat konsep RAB dan KAK Laporan 150 72000 12 0.025 Masing-masing waktu
menghasilkan 1 RAB & 5 KAK
c Memverifikasi konsep RAB dan KAK Kegiatan 240 72000 12 0.04 sda
d Mengajukan usulan konsep RAB dan KAK ke
Sekretaris Kecamatan Laporan 120 72000 1 0.00166667 Dilakukan dlm bentuk
presentasi 5 kegiatan
Nama Jabatan : Kepala Sub Bag. Umum dan Kepegawaian Unit Kerja : Kecamatan Kalipucang
Ikhtisar Jabatan : Merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan melaporkan pelaksanaan tugas dalam urusan
Umum dan Kepegawaian sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku dalam rangka pelaksanaan urusan
pemerintahan dan pelayanan publik yang berkualitas dalam lingkup Kecamatan Kalipucang
CONTOH Rekapitulasi Analisis Beban Kerja
NO NAMA JABATAN JUMLAH
PEMANGKU JABATAN
HASIL ABK KELEBIHAN / KEKURANGAN PEG.
1 Sekretaris Kecamatan
2 Kepala Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian 1 1 0
3 Pengadministrasi Umum 3 2 +1
4 Pengadministrasi
Kepegawaian 1 2 -1
Contact Us
Website : http://fokkasi.bandung.lan.go.id
INTEGRITAS PROFESIONAL INOVATIF PEDULI SAHATE
