SOP
APLIKASI PRO-BRILLIANT
Daftar Isi
1. Access Web Pro-brilliant ... 3
2. Create Initation ... 4
3. Project Task ... 10
4. Rebaseline Task ... 13
5. Update Progress Project Task ... 15
6. Input Kontrak ... 16
7. Amandemen Kontrak ... 18
8. Create Purchase Request ... 20
9. Create Purchase Order ... 22
10. Amandemen PO ... 24
11. Create BAST/BAPP/GR oleh Pembuat Purchase Request ... 26
12. Cancel PR ... 27
13. Cancel PO ... 28
14. Cancel GR ... 29
Access Web Pro-brilliant
Login aplikasi Pro-brilliant menggunakan NIK dan Password SSO.
Silahkan login ke alamat : - apps.telkomakses.co.id - pilih Project
- pilih Pro-brilliant Role Aplikasi Pro-brilliant
1. Account Manager : Bertugas untuk create project pada menu create initation, mengupdate attribute project dan BOQ Project pada menu create Kontrak.
2. Project Admin : Bertugas membuat task / planning dan mengupdate progress
pekerjaan , merevisi jika Planning di tolak PMO, mengupdate attribute project dan BOQ Project Amandemen Kontrak, create PR dan create GR.
3. Project Manager : Bertugas membuat task / planning dan merevisi jika Planning di tolak PMO.
4. PMO : Bertugas mereturn task project (rebaseline task), mengubah status project, dan mengubah PM project.
5. Viewer : Monitoring project yang sudah di create 6. SCM : Bertugas untuk mengcreate PO.
7. Commerce : Bertugas untuk menginput designator baru (new item)
Create Initation
1. Login sebagai Account Manager .
2. Klik menu “PROJECT MANAGEMENT” dan klik “CREATE INITATION”.
- Klik “INPUT KOSONG” untuk membuat project baru.
- Form “TEMPLATE” yaitu untuk membuat project ID baru dengan menggunakan template PID yang sudah pernah dibuat.
3. Klik “INPUT KOSONG” untuk create project baru. Akan muncul form isian Detail Project seperti gambar di bawah :
- Nama project : Ketikkan nama projectnya.
- Type Project : Silahkan memilih type project.
- Customer : Silahkan pilih customer pekerjaan tersebut.
- Periode Project : Inputkan tanggal mulai dan tanggal selesai project.
- Portofolio : Silahkan pilih portofolio pekerjaan tersebut.
- Program : Silahkan pilih program pekerjaan tersebut.
- File Evidence : Silahkan mengupload file evidence project. Contoh : SP, NDE Note : Pastikan semua field terisi, jika sudah terisi semua, klik next.
4. Akan muncul Form isian BOQ
- Pilih Package : Pilih salah satu Package yang ada pada List - Pilih lokasi : Pilih lokasi Project.
- Detail lokasi : Ketikkan detail lokasinya.
- Pilih designator.
- Uraian, satuan dan Harga Mitra akan otomatis muncul.
- Masukkan volume / quantity designator untuk project tersebut.
- Harga Telkom adalah harga kesepakatan antara PT Telkom Akses dan PT Telkom, user tidak dapat mengedit harga yang muncul di Aplikasi.
- Harga Mitra adalah harga ke Mitra yang sudah ditentukan oleh unit Procurement PT Telkom Akses data yang ada di database, user tidak dapat mengubah harga yang muncul di Aplikasi
- Untuk Total dan Grand total akan otomatis terisi.
- Klik Tambah material untuk menambah material / designator, klik Hapus Material untuk menghapus material.
- Klik Tambah Lokasi untuk menambah lokasi, klik Hapus Lokasi untuk menghapus Lokasi.
Note : Pastikan semua field terisi, jika sudah terisi semua, klik next.
NB : untuk Project dengan Program Total material mitra, jasa mitra, operasional dan sewa tidak boleh melebihi 93% dari BOQ Telkom (Total Material Telkom dan Jasa Telkom.
5. Akan muncul form isian Project Management
- Project Manager : Yang bertanggung jawab menangani project tsb secara langsung.
- Project Admin : Yang bertugas mengupdate progress project, request material dialista, menginput Pertanggungan di Fista, mengiput PR dan GR. Klik Tambah row untuk menambah project admin, klik hapus row untuk menghapus.
- Finance Admin.
Note : Pastikan semua field terisi, jika sudah terisi semua, klik next.
6. Akan muncul form isian Approval. Silahkan memilih approver project tersebut.
Note : Pastikan memilih Approver yang sesuai, jika sudah terisi semua, klik next.
7. Akan muncul Form isian Input Task. Silahkan inputkan nama task, tanggal mulai dan tanggal selesai task tersebut. Task adalah proses sampai mendapatkan PO Telkom misal Justifikasi.
Klik Tambah Task untuk menambah task, klik hapus Task untuk menghapus Task.
Klik Finish untuk melanjutkan proses selanjutnya. Klik Save Draft untuk menyimpan.
8. Untuk melihat project, silahkan melihat di menu PROJECT MANAGEMENT, Klik All Project
Project Task
Project Task adalah menu yang digunakan untuk membuat planning pekerjaan. List project id yang muncul pada menu Project Task adalah untuk project – project dengan fase planning dan sudah di assign sbg Project Admin PID yang dimaksud.
Cara membuat task di Pro-brilliant : 1. Login sebagai Project Admin 2. Pilih menu Project
3. Klik Project Task.
Pilih “input blank“ untuk membuat task baru, dan pilih “With Template” untuk membuat task menggunakan template task yang sebelumnya sudah pernah di buat. Kemudian pilih project nya.
Berikut tampilan Menu Input Task
1. Tambah Lokasi
Menu Tambah Lokasi Wajib diisi.
- Nama Task : Ketikkan Nama Lokasinya.
- Urutan Task :Pilih urutan task tersebut.
- Lokasi : Pilih lokasi untuk task tersebut.
- Resource : Pilih sumber task tersebut.
- Vendor : Pilih vendor untuk task tersebut, jika tidak menggunakan vendor, tidak perlu memilih vendor.
- Klik Tambah Lokasi jika sudah selesai.
2. Tambah Subtask Lokasi
Menu Tambah Subtask Lokasi Wajib diisi. Isinya adalah rincian kegiatan dari setiap lokasi.
- Nama Task : Ketikkan nama task, yaitu nama kegiatan untuk lokasi tersebut.
- Parent : Pilih Parent. List Parent yang muncul adalah nama task yang sudah dicreate di “Tambah Lokasi”. Parent wajib diisi.
- Bobot : isi jumlah bobot dari subtask lokasi.
- Urutan Task : Pilih urutan task tersebut.
- Resource : Pilih sumber task tersebut.
- Vendor : Pilih vendor untuk task tersebut, jika tidak menggunakan vendor, tidak perlu memilih vendor.
- Klik Tambah Subtask Lokasi jika sudah selesai mengisi.
3. Tambah Aktivitas
Menu Tambah Aktivas Wajib diisi. Isinya adalah rincian aktivitas dari setiap subtask lokasi.
- Nama Task: Ketikkan nama task. Isinya adlh rincian aktivitas untuk setiap subtask lokasi.
- Parent : Pilih Parent. List Parent yang muncul adalah nama task yang sudah dicreate di
“Tambah Subtask Lokasi”. Parent wajib diisi . - Bobot : isi jumlah bobot untuk setiap rincian aktifitas.
- Urutan Task : Pilih urutan task tersebut.
- Predecessor : Task / Planning pekerjaan yang di dahulukan sebelum task ini.
- Plan Mulai : Tanggal mulai aktivitas tersebut.
- Plan Selesai : Tanggal selesai aktivitas tersebut.
- Resource : Pilih sumber task tersebut.
- Vendor : Pilih vendor untuk task tersebut, jika tidak menggunakan vendor, tidak perlu memilih vendor.
- Klik Tambah Aktivitas jika sudah selesai.
- Klik Submit Task jika sudah selesai mengisi Task.
Rebaseline Task
Rebaseline task adalah menu untuk menolak / mengembalikan project task yang sudah diisi ke Project Manager atau Project Admin. project tersebut untuk di perbaiki. Yang bisa menolak / rebaseling task adalah PMO.
Langkah langkah rebaseling task di login PMO 1. Login sebagai PMO.
2. Pilih menu project, klik Rebaseline Task.
3. Pilih projectnya, project yang muncul adalah project yang sudah diinput tasknya dan ybs adalah PMO project tersebut. Kemudian klik Rebaseline Task.
4. Jika sudah di “Rebaseline Task” oleh PMO, PID tersebut akan masuk ke list “Rebaseline Task” pada login Project manager atau Project Admin. Kemudian Project manager atau Project Admin bisa mengubah / edit project task tersebut dan di submit lagi.
Langkah langkah menginput task yang sudah di “Rebaseline Task” oleh PMO : 1. Login sebagai Project Manager atau Project Admin.
2. Pilih menu project, klik Rebaseline Task.
3. Pilih projectnya, project yang muncul adalah project yang sudah di “Rebaseline Task” oleh PMO dan ybs adalah Project Manager atau Project Admin project tersebut.
4. Task bisa di ubah/di edit , langkah nya sama dengan ketika input Project Task.
5. Jika sudah selesai mengubah Tasknya, silahkan klik Submit Task untuk melanjutkan progressnya.
Update Progress Project Task
1. Login sebagai Project Manager atau Project Admin
menu update progress project di gunakan untuk mengupdate progress task yang sudah di create di menu project task dengan mengisi tanggal actual start, actual finish, melampirkan file dan memberi remarks.
2. Pilih menu Project
3. Pilih Update Progress Project.
4. Pilih Projectnya.
- Akan muncul form task sesuai data task ketika project admin atau PM create di project task.
- Inputkan tanggal Actual Start dan Actual Finish.
- Button adalah untuk menginputkan remarks kegiatan tersebut.
- Button adalah untuk melampirkan file yang berhubungan dengan task tsb.
-Jika sudah selesai, klik Update.
Input Kontrak
1. Login sebagai Account Manager ke aplikasi Pro-brilliant.
2. Pilih Menu Kontrak, klik “Input Kontrak”.
3. Pilih Project : Silahkan pilih project yang akan diinput data kontraknya. Daftar Project yang muncul adalah project yang dibuat oleh ybs (NIK yang digunakan untuk create project dan Input Kontrak adalah NIK yang
sama ) dan sudah diisi Project Task / Planningnya oleh Project Admin atau Project Manager.
- Nama Panjang Kontrak: Ketikkan nama panjang kontraknya.
- Nama Pendek Kontrak : Ketikkan nama pendek kontraknya.
- Nomor Kontrak : Ketikkan nomor kontrak Project tersebut.
- Tanggal Kontrak : Pilih tanggl kontrak project tersebut.
- Mulai Project : Pilih Tanggal mulai project tersebut.
- Selesai Project : Pilih Tanggal selesai project tersebut.
- File Upload Kontrak : Pilih file kontrak untuk di upload.
Jika sudah terisi semua, klik Next untuk proses selanjutnya.
-
4. INPUT BOQ
Langkah input BOQ ini sama dengan ketika create initation form.
Note : BOQ yang muncul pada menu Input Kontrak sama dengan BOQ yang diinputkan
pada menu Initiation, user dapat mengedit lokasi, volume dan material pada BOQ yang muncul. Pastikan semua field terisi, jika sudah terisi semua, klik finish jika sudah selesai atau klik previous untuk melihat halaman sebelumnya.
Amandemen Kontrak
1. Login sebagai Project Admin ke aplikasi Pro-brilliant.
2. Pilih Menu Kontrak, klik “Amandemen Kontrak” pilih project yang akan di amandemen kontraknya. Silahkan pilih project yang akan diamandemen data kontraknya. Daftar Project yang muncul adalah project yang sudah diassign ke NIK PA oleh PM nya, dan Project ID sudah di inputkan Kontraknya oleh AM (Creator Project pada menu Input Kontrak sebelumnya).
3. Akan muncul Form Input Amandemen. Data yang muncul adalah data kontrak yang
sebelumnya diinputkan. Silahkan mengubah field yang akan di amandemen, jika sudah selesai klik next.
4. Akan muncul Form Update BOQ. Data BOQ yang muncul sesuai data ketika input kontrak.
Silahkan mengubah field yang akan di amandemen, misal menambah designator, menghapus designator atau menambah dan menghapus lokasi. Jika sudah selesai silahkan klik FINISH.
Create Purchase Request 1. Pilih PR – PO – GR
2. Pilih Create Purchase Request
3. Pilih Type Purchase Request apakah KHS atau Non KHS 4. Input nama Kegiatan
5. Pilih Tanggal penggunaan
6. Upload file Lampiran Purchase Request 7. Inputkan Detail dari Purchase Request
1) Pilih Project ID (syarat harus sudah menjadi PA pada Project ID tsb)
• Cost Center sudah otomatis terinput sesuai dengan posisi Cost Center dari PM Project ID yang dipilih.
• Pilih Account SAP :
• Inputkan item Purchase Request
• Pilih Satuan
• Inputkan Volume
• Pilih Kurs
• Inputkan Harga Satuan
2) Pilih Non Project
• Pilih Cost Center
• Pilih Account SAP
• Inputkan item Purchase Request
• Pilih Satuan
• Inputkan Volume
• Pilih Kurs
• Inputkan Harga Satuan
8. Klik Submit
Create Purchase Order 1. Pilih PR – PO – GR
2. Pilih Create Purchase Order
3. Pilih Tipe Purchase Request, klik Filter
4. Centang Action untuk memilih PR mana yang akan di PO kan
5. Klik Next 6. Pilih Jenis Surat 7. Pilih Direktorat 8. Inputkan Tempat PO 9. Pilih Regional 10. Pilih Supplier
11. Pilih Tgl PO (untuk Tgl PO kurang dari 14 Agustus 2017) maka No PO nya harus diinputkan disystem
12. Inputkan Perihal 13. Inputkan Lampiran 14. Inputkan Nama Pekerjaan 15. Inputkan Referensi (jika Ada) 16. Inputkan Jangka Waktu Pekerjaan 17. Pilih PPN (jika Ya Maka Input Nilai PPN) 18. Upload File Lampiran
19. Inputkan Volume
20. Inputkan Harga Satuan PO
21. Pilih Payment Method (Langsung, Divert, Back To Back, Bertahap) 22. Inputkan Proses
23. Inputkan Syarat 24. Klik Submit
Amandemen PO
Amademen PO bisa dilakukan untuk semua PO yang belum dibuatkan GR nya atau jika sudah dibuatkan GR nya, GR harus dicancel terlebih dahulu (cara cancel GR ada pada halaman berikutnya).
1. Pilih PR – PO –GR
2. Pilih Create Purchase Order Amandemen 3. Pilih PO yang akan diamandemen 4. Klik Pilih
5. Upload file evidence pendukung Amandemen
6. Ubah Volume, user dapat mengurangi volume dari volume PO sebelumnya atau dapat menambah volume dari PO sebelumnya jika masih ada volume PR yang belum dibuatkan PO nya.
7. Ubah Harga Satuan, user dapat mengurangi harga satuan dari harga satuan PO sebelumnya atau dapat menambah harga satuan dari PO sebelumnya jika harga satuan PO sebelumnya memang kurang dari Harga Satuan PR.
8. Klik Submit Amandemen
Create BAST/BAPP/GR oleh Pembuat Purchase Request 1. Pilih PR – PO – GR
2. Pilih Create Good Receipt 3. Pilih Nomor Purchase Request 4. Pilih Tanggal Good Receipt 5. Inputkan Nama Pihak 1 6. Inputkan Jabatan Pihak 1 7. Inputkan Nama Pihak 2 8. Inputkan Jabatan Pihak 2 9. Upload file Lampiran 10. Centang Action 11. Input Volume 12. Klik Submit
Cancel PR
Cancel PR hanya berlaku untuk PR yang sudah selesai di approve dan yang belum dibuatkan POnya.
Dengan cara sbg berikut :
1. Jika PR menggunakan Project ID maka yg melakukan Cancel PR adalah PM Project ID pada menu List Purchase Request Approved dengan mengklik tombol "Cancel PR", setelah itu otomatis budget akan dikembalikan.
2. Jika PR menggunakan NON Project maka yang melakukan Cancel PR adalah pemilik Cost
Center (bisa OSM atau VP/GM/PM) pada menu List Purchase Request Approved dengan mengklik tombol "Cancel PR", setelah itu otomatis budget akan dikembalikan.
Cancel PO
Cancel PO hanya berlaku untuk PO yang belum dibuatkan GR nya atau belum diAmandemen PO.
1. Jika PO masih dalam proses Approval maka Approver bisa langsung MengCancel PO. Dengan cara pilih menu Home, pilih Approval, pilih Process pada List Approval Purchase Order, klik Cancel.
2. Jika GR sudah selesai di Approve, maka Cancel GR di lakukan oleh Approver terakhir GR pada menu View BAST.
Cancel GR
Cancel GR hanya berlaku untuk GR yang belum diposting oleh Finance HO
1. Jika GR masih dalam proses Approval maka Approver bisa langsung MengCancel GR. Dengan cara pilih menu Home, pilih Approval, pilih Process pada List Approval BAST, klik Cancel.
2. Jika GR sudah selesai di Approve, maka Cancel GR di lakukan oleh Approver terakhir GR pada menu View BAST, klik Cancel.
