PERANCANGAN SISTEM INVENTORY BARANG PADA TOKO BANGUNAN ENGGAL JAYA DI WINDUSARI KABUPATEN MAGELANG. Naskah Publikasi

PERANCANGAN SISTEM INVENTORY BARANG PADA TOKO BANGUNAN ENGGAL JAYA DI WINDUSARI KABUPATEN MAGELANG

Naskah Publikasi

diajukan oleh Ferry Agung Nugroho

08.12.2883

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

THE CREATING INVENTORY SISTEM MATERIAL BUILDINGSTORE ENGGAL JAYA AT WINDUSARI MAGELANG REGENCY

PERANCANGAN SISTEM INVENTORY BARANG PADA TOKO BANGUNAN ENGGAL JAYA DI WINDUSARI KABUPATEN MAGELANG

Ferry Agung Nugroho Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Building Enggal Jaya store is a company engaged in the sale of building materials.

To provide optimum service and rational needed a good system. Includes data processing of goods which includes demand for goods, expenditures, returns, order goods and receipt of goods as well as recording and reporting of data items.

But the shop building with all its limitations Enggal Jaya often there are several constraints, among others, the process pencatatandata goods still using manual systems, thus slowing down the work process and lead the processes associated with data processing of goods in the Toko Jaya Iron Enggal not running optimally.

With the computerized system is expected to provide ease in monitoring the processing of data that will improve the validation and accuracy of data.

Keywords: Systems, Data, Validation and Accuracy.

1. PENDAHULUAN

Komputer pada masa sekarang ini bukan merupakan suatu yang baru. Tekhnologi komputer sangat berperan penting dalam kehidupan sehari-hari. Penggunaan komputer kini tidak hanya digunakan di kantor-kantor atau perusahaan. Melainkan juga di rumah, di sekolahan bahkan di tempat-tempat keramaian. Dengan media komputer ini kita juga dapat memperoleh informasi dengan sangat mudah dan cepat. Selain itu berbagai macam tekhnik informasi hadir untuk menjawab tantangan zaman saat ini, dimana dituntut keefisienan dan ketepatan dalam penyajian informasi.

Toko Bangunan Enggal Jaya merupakan suatu bidang usaha yang melayani penjualan barang bahan bangunan. Dan dalam menjalankan usahanya ini banyak melakukan transaksi penjualan. Dimana dalam melayani penjualan bahan bangunan dapat dilakukan dengan datang langsung. Sampai saat ini sistem inventory bahan bangunan yang digunakan oleh TB. Enggal Jaya masih menggunakan sistem manual atau paper based system, yaitu dengan menggunakan sistem pengarsipan atau penyimpanan ke dalam buku persediaan bahan bangunan.

2. LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Sistem

Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Pendekatan system yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan system sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”. Pendekatan system yang menekankan pada komponen mendefinisikan system sebagai berikut. : “Sistem adalah kumpulan dari komponen- komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.‘‘

2.2. Definisi Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.1. Siklus Informasi

Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya melahirkan informasi.

2.2.2. Kualitas Informasi

Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:

1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

2.3. Definisi Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing system. Sebuah sistem informasi informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer, serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut.

Ditinjau dari aplikasinya dan penggunaan dalam berbagai bidang, sisem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:

1. Routine Proccesing System (RPS)

Routine Proccesing System digunakan untuk melayani berbagai kebutuhan yang telah terdefinisi dan terjadwal secara rutin.

2. Decision Support System (DSS)

Decision Support System digunakan untu melayani kebutuhan yang tidak dapat didefinisikan dengan baik dan biasanya terjadi pada saat perancangan.

3. Classical Management Information System (CMIS)

Classical Management Information System digunakan untuk melayani kebutuhan pembuatan laporan kegiatan yang telah terjadwal dan terdefinisi dengan baik.

4. Real Time Information System (RTIS)

Real Time Information System digunakan untuk melayani kegiatan yang mempunyai sifat harus direspon dengan cepat.

5. Distributed Data Processing System (DDPS)

Distributed Data Processing System digunakan untuk melayani kebutuhan yang telah tersebar secara geografis dengan sumber daya yang tersebar.

6. Transaction Processig System(TPS)

Transaction Processig System digunakan untuk melayani kegiatan yang bersifat transaksional yaitu membawa perubahan terhadap kondisi sistem yang ada.

2.4. Definisi Inventory

Inventory meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu, dengan tujuan untuk dijual kembali atau dikomsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaan sebagai barang yang dimiliki untuk dijual atau diasumsikan untuk dimasa yang akan datang, semua barang yang berwujud dapat disebut sebagai inventory, tergantung dari sifat dan jenis usaha perusahaan.

2.5. Analisis Sistem

Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan- hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).

2.6. Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1. Flowchart

Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.

2.6.2. DFD

Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.

2.7. Definisi Basis Data

Database merupakan suatu kumpulan file-file yang saling berelasi sehingga membentuk suatu bangunan data. Relasi tersebut ditunjukkan dengan key kunci dari tiap file yang ada. Dalam suatu fie terdapat record-record sejenis, besar dan bentuk merupakan kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling

berhubungan untuk menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Isi field merupakan judul dari kelompok entity tersebut.

Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1. Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah adalah suatu langkah pertama yang dilakukan dalam tahapan analisis sistem. Sedangkan definisi dari masalah itu sendiri adalah suatu kendala atau persoalan yang harus dipecahkan agar tercapai tujuan dengan hasil yang maksimal.

Mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subjek- subjek permasalahan yang telah diutarakan.

3.2. Analisis Kebutuhan Sistem

Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.

a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses system apa saja yang ada di sana.

b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan digunakan.

3.3. Analisis Kelayakan Sistem

Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Fase ini merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem layak untuk diimplementasikan atau tidak.

3.4. Perancangan Sistem 3.4.1. Flowchart Sistem

Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.

3.4.2. DFD

Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem informasi inventory yang terstruktur dan jelas.

3.5. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam

perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe datanya.

3.6. Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah dilakukan seleksi.

4.1. Rencana Implementasi Sistem

Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi.

4.2. Pelaksanaan Proses Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut adalah:

4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemilihan Personil

Personil yang dipilih adalah karyawan dari Toko Bangunan Enggal Jaya, dalam hal ini adalah juru gudang perusahaan tersebut, dengan pertimbangan bahwa karyawan tersebut sudah memahami sistem keluar masuk barang, sehingga hanya diperlukan penyesuaian terhadap sistem yang baru.

2. Pelatihan Personil

Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan personil, yaitu:

1) Pelatihan Prosedur 2) Pelatihan Tutorial 3) Pelatihan Praktek Kerja

4.2.2. Instalasi Perangkat Lunak 1. Instalasi SQL Server 2000.

2. Instalasi aplikasi.

4.2.3. Pengetesan Program

Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data, simpan data dan media output/keluaran.

1. Pengetesan terhadap input dan edit data 2. Pengetesan terhadap item pencarian data 3. Pengetesan terhadap item simpan data 4. Pengetesan terhadap media output 4.2.4. Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

4.2.5. Konversi Sistem

Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan, diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.

Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang ada pada sistem Inventory ini dikonversi ke dalam sistem baru. Pelaksanaan konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan data akan tetap berjalan lancar.

4.3. Manual Program

Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi.

Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Inventory Toko Bangunan Enggal Jaya.

4.3.1 Form Menu Utama

Gambar 4.1 Form Menu Utama

Pada form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam sistem ini.

Terdapat beberapa sub menu yaitu:

1) File : Keluar

2) Master Data : Data Barang , Data Jenis Barang, Data Pemasok, 3) Proses : Barang masuk, barang keluar, retur

4) Pengaturan : Edit data user, tambah user, edit user, ganti password.

5) Laporan : Laporan barang, Laporan pemasok, Laporan barang masuk, Laporan barang keluar, Laporan Stok menipis

6) Bantuan : Tentang program, manual program 7) Keluar.

4.3.2 Form Jenis

Gambar 4.2 Form Jenis Barang

Untuk menginputkan data jenis barang diawali dengan menekan tombol tambah 4.3.3 Form Tambah User

Gambar 4.3 Form Tambah User

Untuk menambahkan data user yang dapat mengakses aplikasi ini, menggunakan form tambah user yang ada pada pilihan pengaturan. Form ini hanya dapat diakses oleh admin.

4.3.4 Form Ganti Password User

Gambar 4.4 Ganti Password User

Form ini digunakan untuk mengganti password user. Form ini hanya dapat diakses oleh admin.

4.3.5 Form Barang

Gambar 4.5 Form Barang

Untuk menginputkan data barang diawali dengan menekan tombol tambah, maka kode barang akan muncul secara otomatis untuk menghindari penulisan duplikat kode barang.

4.3.6 Form Pemasok

Gambar 4.6 Form Pemasok

Untuk menginputkan data pemasok diawali dengan menekan tombol tambah, maka kode pemasok akan muncul secara otomatis untuk menghindari penulisan duplikat kode pemasok. Tombol simpan untuk menyimpan data setelah selesai menginputkan data.

Tombol ubah untuk mengawali proses pengubahan data.Tombol hapus untuk menghapus data pemasok. Tombol batal untuk membatalkan input data. Semua data pamasok akan ditampilkan pada datagrid data pemasok. Disediakan juga menu pencarian data pemasok, disini user dapat memilih menu pencarian berdasar kode dan nama pemasok.

4.3.7 Form Barang Masuk

Gambar 4.7 Form Barang Masuk

Untuk mengawali input data pada proses barang masuk ini diawali dengan menekan tombol baru yang secara otomatis akan menampilkan nomer beli. Data barang tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat menggunakan tombol pencarian barang yang akan menampilkan form pop up barang atau dengan memilih barang pada combobox nama barang. Di dalam form pop up, user dapat melakukan pencarian data barang dengan mengetikkan kode, nama, jenis dan harga barang yang dicari. Tiap selesai melakukan input per item, data disimpan dengan tombol pilih. Kemudian data barang tersebut akan ditampilkan di text box kode barang, label harga, satuan dan stok di gudang pada form barang masuk..

Gambar 4.8 Form Pop Up Barang Masuk

Setelah proses penginputan semua data barang selesai , disimpan dengan menggunakan tombol simpan yang setelah itu akan otomatis menjumlahkan jumlah item, quantity dan total bayar.

4.3.8 Form Barang Keluar

Gambar 4.9 Form Barang Keluar

Untuk mengawali input data pada proses barang keluar ini diawali dengan menekan tombol baru yang secara otomatis akan menampilkan nomer jual.

Gambar 4.10 Form Pop Up Barang Keluar

Setelah proses penginputan semua data barang selesai , disimpan dengan menggunakan tombol simpan yang setelah itu akan otomatis menjumlahkan jumlah item ,quantity dan menampilkan bukti transaksi.

Gambar 4.11 Bukti Transaksi Barang Keluar 4.3.9 Form Retur Pembelian

Gambar 4.12 Retur Pembelian

Untuk mengawali input data pada proses barang keluar ini diawali dengan menekan tombol baru yang secara otomatis akan menampilkan nomer retur.

Gambar 4.13 Form Pop Up Cari Barang Pada Retur

Tiap selesai melakukan input per item, data disimpan dengan tombol pilih. Setelah proses penginputan semua data barang selesai , disimpan dengan menggunakan tombol simpan yang setelah itu akan otomatis menjumlahkan jumlah item,quantity dan bukti transaksi.

Gambar 4.14 Bukti Transaksi Retur 4.3.10 Laporan Data Pemasok

Gambar 4.15 Laporan Data Pemasok 4.3.11 Laporan Data Barang

Gambar 4.16 Laporan Data Barang 4.3.12 Form Cetak Laporan Barang Masuk

Gambar 4.17 Form Cetak Laporan Barang Masuk

Form ini merupakan form menu pilihan untuk mencetak laporan penarikan sesuai dengan inputan user. Disediakan 2 menu pilihan yaitu laporan per periode ( harian, bulanan, tahunan ) dan laporan keseluruhan.

4.3.13 Form Cetak Laporan Barang Keluar

Gambar 4.18 Form Cetak Laporan Barang Keluar

Form ini merupakan form menu pilihan untuk mencetak laporan penarikan sesuai dengan inputan user. Disediakan 2 menu pilihan yaitu laporan per periode ( harian, bulanan, tahunan ) dan laporan keseluruhan.

4.3.14 Form Cetak Laporan Retur

Gambar 4.19 Form Cetak Laporan Retur

Form ini merupakan form menu pilihan untuk mencetak laporan penarikan sesuai dengan inputan user. Disediakan 2 menu pilihan yaitu laporan per periode ( harian, bulanan, tahunan ) dan laporan keseluruhan.

5. KESIMPULAN

Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “PERANCANGAN SISTEM INVENTORY BARANG PADA TOKO BANGUNAN ENGGAL JAYA DI WINDUSARI KABUPATEN MAGELANG“ maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :

a. Pencatatan dan pengolahan data barang keluar masuk masih belum terkomputerisasi sehingga menyebabkan informasi yang tidak akurat. Belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data barang keluar dan masuk masih kurang memuaskan. Dengan adanya sistem ini maka data tidak perlu disimpan dalam bentuk berkas lagi karena semua data sudah tersimpan di dalam database dan user hanya tinggal mencetak data-data tersebut pada saat diperlukan.

b. Penyimpanan data dan bukti transaksi pada TB Enggal Jaya ini masih disimpan berupa berkas dan dibukukan secara manual sehingga memperbesar kemungkinan kehilangan data. Dengan adanya sistem ini maka data tidak perlu disimpan dalam bentuk berkas lagi karena semua data sudah tersimpan di dalam database dan petugas hanya tinggal mencetak data-data tersebut pada saat diperlukan.

Program yang kami buat masih terlalu sederhana dan masih terdapat beberapa kekurangan yang masih dapat dikembangkan lagi, seperti tampilan program, output program dan masih banyak kesalahan dan kekurangan lainnya, tentunya kami berharap dapat menyempurnakan lagi sehingga menjadi lebih sempurna untuk user. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat menyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan stock barang. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi Toko Bangunan Enggal Jaya di Windusari Kabupaten Magelang.

DAFTAR PUSTAKA

Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Penerbit ANDI

Gordon B. Davis, 1995. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Penerbit GRAMEDIA

Jogiyanto, HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit ANDI

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit ANDI

Koher, Eric L.A. 2006. Produksi dan Bahan Baku, Jakarta : Penerbit GRAMEDIA