i
LAPORAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR TATA NASKAH (TAKAH) DINAS DI PT. ANGKASA PURA I (PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA INTERNASIONAL
ADI SOEMARMO SURAKARTA
Disusun Oleh : TIAN FATIMA AZZAHRA
D1516097
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2019
ii
iii
iv
v MOTTO
Bertakwalah kepada Allah, maka Allah mengajarmu, dan Allah Maha Mengetahui segala sesuatu.
(QS. Al Baqarah: 282)
Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Maka apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sunnguh (urusan)
yang lain. Dan hanya kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap.
(QS. Al Insyirah: 6-8)
Ojo rumongso biso, nanging kudu biso rumongso.
(Anonim)
vi
PERSEMBAHAN
Segala puji dan syukur kepada Allah SWT, Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Orangtua saya yang sangat saya cintai, Bapak Jaka Purnama dan Ibu Sukamti. Mereka adalah seseorang yang sangat berharga bagi hidup saya, yang selalu menemani saya, selalu memberikan doa, semangat, dan selalu mencukupi semua kebutuhan untuk saya dengan sangat baik.
2. Kakak saya tercinta Hendrieta Kartika Ika Paksi.
3. Seluruh keluarga saya yang telah meberikan doa dan dukungan kepada saya.
4. Teman-teman Manajemen Administrasi angkatan 2016.
5. Dosen pembimbing
6. Seluruh dosen pengajar D3 Manajemen Administrasi dan seluruh dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Politik.
Terimakasih atas semua jasa Bapak Ibu sekalian.
7. Keluarga besar PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta.
8. Almamaterku UNS tercinta.
vii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji dan syukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, karunia, dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “PROSEDUR TATA NASKAH (TAKAH) DINAS DI PT. ANGKASA PURA I (PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA INTERNASIONAL ADI SOEMARMO SURAKARTA” sebagai salah satu syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapatkan bimbingan, dukungan, dan semangat dari berbagai pihak yang telah menyumbangkan waktu, tenaga, dan lain sebagainya. Maka dari itu, pada kesempatan ini dengan setulus hati penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2. Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
3. Herwan Parwiyanto, S.Sos., M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang selama ini telah bersedia membantu dalam memberikan arahan serta bimbingan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini
4. Gendrowati, S.Pd., M.Si selaku penguji Tugas Akhir
5. Seluruh dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Politik pada Program Studi Diploma III Manajemen Admnistrasi
6. Seluruh dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Politik 7. Seluruh staf administrasi
8. Bapak Abdullah Usman selaku General Manager PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta.
viii
9. Bapak Adi Kurnia selaku pengelola Tata Naskah (Takah) Dinas di PT.
Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta.
10. Ibu Wiewit Juwariah selaku Human Capital & General Affair Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta.
11. Seluruh pegawai di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta.
12. Bapak Jaka Purnama, Ibu Sukamti, dan Hendrieta Kartika Ika Paksi yang selama ini selalu memberikan semangat, kebahagiaan, dan doa untuk saya.
13. Sahabat-sahabatku Berliana Dinda Perdana, Faadhilah Andarika, Ade Mutia Indriyani, dan Rahmania Wida M yang telah banyak memberikan kenangan indah, membantu, serta memberikan semangat kepada saya selama ini.
14. Seluruh teman-teman kelas A pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi angkatan 2016 terimakasih atas pertemanannya selama ini.
15. Untuk semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu penulis selama ini, penulis ucapkan banyak terima kasih atas dukungan serta bantuan yang telah diberikan selama ini.
Dalam Tugas Akhir ini penulis menyadari masih terdapat kekurangan.
Penulis meminta maaf atas kekurangan tersebut. Maka dari itu, penulis menerima kritik dan saran yang membangun agar kedepannya semakin baik. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Wassalamualaikum, Wr. Wb.
Surakarta, 05 Februari 2019
Penulis
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR BAGAN ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
ABSTRAK ... xiv
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 4
D. Manfaat Pengamatan ... 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 6
A. Tinjauan Pustaka ... 6
1. Prosedur ... 6
a. Pengertian Prosedur ... 6
b. Prinsip-prinsip Prosedur ... 7
c. Pentingnya Prosedur ... 8
c. Manfaat Prosedur ... 8
x
2. Tata Naskah (Takah) Dinas ... 10
a. Pengetian Tata Naskah Dinas ... 10
b. Tujuan Pengelolaan Tata Naskah Dinas ... 11
c. Isi Tata Naskah Dinas ... 11
d. Kategori Naskah ... 11
e. Klasifikasi Tata Naskah Dinas ... 11
3. Prosedur Tata Naskah (Takah) Dinas ... 12
B. Metode Pengamatan ... 12
1. Lokasi Pengamatan ... 12
2. Jenis Pengamatan ... 13
3. Teknik Pengumpulan Data ... 13
BAB III. DESKRIPSI INSTANSI ... 16
A. Sejarah Singkat ... 16
B. Visi dan Misi ... 18
C. Lokasi Perusahaan ... 19
D. Susunan Organisasi dan Tata Kerja ... 19
E. Struktur Organisasi ... 25
BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ... 26
A. Ketentuan Dalam Mengelola Tata Naskah (Takah) Dinas ... 26
B. Prosedur Tata Naskah (Takah) Dinas ... 28
C. Hambatan Dalam Pelaksanaan Prosedur Tata Naskah (Takah) Dinas 64 BAB V. PENUTUP ... 65
A. Kesimpulan ... 65
B. Saran ... 66
DAFTAR PUSTAKA ... 68 LAMPIRAN
xi
DAFTAR BAGAN
Halaman 1. Bagan Struktur Organisasi PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo
Surakarta... 25
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Klasifikasi Arsip LB... 33
Gambar 4.2 Klasifikasi Arsip LB.05... 33
Gambar 4.3 Identitas Tata Naskah Dalam Map Takah Berdasarkan Klasifikasi Arsip ... 34
Gambar 4.4 Map Takah... 36
Gambar 4.5 Buku Agenda Takah ... 41
Gambar 4.6 Agenda Takah Ms.Excel ... 42
Gambar 4.7 Lembar Catatan Sekaligus Lembar Disposisi ... 47
Gambar 4.8 Lembar Catatan ... 48
Gambar 4.9 Login TNDE ... 49
Gambar 4.10 Regristrasi Naskah Dalam TNDE ... 50
Gambar 4.11 Jenis Naskah Dalam TNDE... 50
Gambar 4.12 Kolom Regristrasi Naskah ... 51
Gambar 4.13 Memilih File Scan Naskah ... 52
Gambar 4.14 Upload Scan Naskah ... 52
Gambar 4.15 Histori Naskah ... 53
Gambar 4.16 Metadata ... 54
Gambar 4.17 Ubah Metadata ... 54
Gambar 4.18 Buku Ekspedisi Takah ... 55
Gambar 4.19 Format Pengisian Buku Ekspedisi Takah ... 57
Gambar 4.20 Kolom Edaran Pada Map Takah ... 59
Gambar 4.21 Letak Paraf ... 60
Gambar 4.22 Letak Disposisi dan Paraf ... 62
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Tugas KKMA 2. Form Presensi Magang 3. Form Monitoring Magang 4. Form Penilaian Magang 5. Surat Keterangan Magang 6. Form Map Takah
7. Form Lembar Catatan
8. Form Lembar Catatan Sekaligus Lembar Disposisi 9. Form Buku Agenda Takah
xiv ABSTRAK
Tian Fatima Azzahra, D1516097, PROSEDUR TATA NASKAH (TAKAH) DINAS DI PT. ANGKASA PURA I (PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA INTERNASIONAL ADI SOEMARMO SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, 2019, 67 halaman.
Pada era sekarang banyak perusahaan bersaing untuk menjadi lebih baik.
Tentunya hal itu didukung dengan adanya prosedur kerja yang baik. Prosedur diadakan dalam suatu perusahaan guna mempermudah proses pekerjaan pegawai.
Prosedur merupakan serangkaian tahapan-tahapan yang telah dibakukan guna dijadikan sebagai pedoman dalam menjalankan aktivitas suatu pekerjaan dalam perusahaan. Sama halnya naskah dinas yang perlu dikelola sesuai prosedur agar naskah-naskah dinas dapat tersimpan dengan baik dan rapi sehingga dapat segera ditemukan kembali apabila ada pihak yang membutuhkan naskah tersebut. Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur Tata Naskah (Takah) Dinas di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta.
Pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan pendekatan deskriptif kualitatif yaitu dengan pengamatan observasi berperan aktif. Penulis mendatangi lokasi peristiwa secara langsung untuk mengamati kemudian menyusun hasil pengamatan sesuai dengan fakta yang ada serta penulis ikut serta secara aktif membantu pihak yang diamati dalam menyelesaikan pekerjaan Tata Naskah (Takah) Dinas sesuai prosedur. Hasil pengamatan disusun berupa kalimat-kalimat.
Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara dengan pegawai, observasi, mengkaji dokumen dan arsip, dan perekaman.
Berdasarkan hasil pengamatan di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta, diperoleh hasil bahwa Prosedur Tata Naskah (Takah) Dinas dilakukan oleh pengelola Tata Naskah yang terlebih dahulu harus menyiapkan semua perlengkapan Takah, mengkategorikan naskah, mengklasifikasikan Takah Dinas, mengkategorikan naskah dengan berpedoman pada buku ataupun file Klasifikasi Arsip, kemudian menata seluruh naskah tersebut ke dalam Map Takah secara kronologis.
Selanjutnya barulah mengisi Buku Agenda Takah serta input ke dalam Ms.Excel, mengisi Lembar Catatan, scan naskah, input data naskah beserta hasil scan naskah ke dalam aplikasi TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik). Dengan demikian naskah sudah siap diedarkan oleh pengelola Tata Naskah guna diperiksa oleh General Manager dan melaksanakan disposisi dari General Manager. Langkah terakhir pada suatu Takah dinamakan penutupan Takah yang dilakukan apabila Takah telah dianggap selesai persoalannya dan diperkirakan dalam waktu dekat tidak ada kelanjutannya sehingga Takah dapat ditutup sementara.
Kata Kunci : Prosedur, Tata Naskah (Takah) Dinas
