DESIGN PROSES BISNIS TO-BE

(1)

DESIGN

PROSES BISNIS TO-BE

8 Juni 2018

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)

Bridging Possibilities

(2)

LATAR BELAKANG

Transformasi Pelindo III dalam rangka mewujudkan Visi 2019 untuk Menjadi Pemimpin Bisnis di Pelabuhan serta mendorong Perusahaan untuk melakukan diversifikasi bisnis sehingga menjadi Beyond Port of Indonesia membutuhkan beberapa langkah perubahan didalam tubuh organisasi, salah satu langkah yang dilakukan organisasi adalah melakukan perubahan struktur organisasi yang mengadopsi konsep Kantor Pusat, Regional, dan Terminal, untuk mendukung fokus Kantor Pusat kepada fungsi strategis, Regional kepada fungsi taktis, dan Terminal kepada fungsi pengelolaan operasional pelabuhan.

Perubahan struktur organisasi berimplikasi pada proses bisnis yang saat ini berjalan di Pelindo III, baik dalam bentuk perubahan pola interaksi proses bisnis antara Kantor Pusat, Regional, dan Terminal; perubahan kebutuhan pelaporan; dan juga perubahan kewenangan serta approval. Berdasarkan diskusi yang telah dilakukan pada tanggal 21 Mei 2018 s/d 25 Mei 2018 untuk membahas implikasi pada proses bisnis akibat restrukturisasi organisasi ini, telah disusun Draft Design Proses Bisnis To-Be Pelindo III untuk setiap proses bisnis yang terimplikasi.

TUJUAN

Dokumen Draft Design Proses Bisnis To-Be ini disampaikan kepada sub-direktorat terkait, dengan tujuan untuk:

1. Mendokumentasikan hasil diskusi design proses bisnis to-be yang telah dilakukan bersama pejabat di sub-direktorat terkait, mengenai:

a. Populasi proses bisnis yang berjalan pada sub-direktorat terkait

b. Identifikasi proses bisnis yang terdampak dari restrukturisasi organisasi yang dilakukan

c. Identifikasi perubahan kewenangan dan proses approval untuk tiap proses bisnis yang ada

d. Flowchart design proses bisnis to-be yang mengadopsi konsep Kantor Pusat, Regional, dan Terminal

2. Melakukan konfirmasi usulan design proses bisnis to-be yang disusun kepada pejabat di sub-direktorat terkait, yang telah didokumentasikan dalam bentuk:

a. Matrix Approval untuk tiap proses bisnis yang terdampak restrukturisasi b. Flowchart Design Proses Bisnis To-Be

(3)

PENJELASAN SISTEMATIKA DOKUMEN

Dokumen Draft Design Proses Bisnis To-Be ini akan disajikan dengan susunan sebagai berikut:

1. Latar Belakang

Menjelaskan latar belakang adanya kebutuhan penyesuaian proses bisnis didalam tubuh Pelindo III, dan juga latar belakang penyusunan dokumen Draft Design Proses Bisnis To-Be ini.

2. Tujuan

Menjelaskan maksud dan tujuan yang ingin dicapai dari penyampaian dokumen ini kepada para stakeholder / pejabat di sub-direktorat terkait.

3. Penjelasan Sistematika Dokumen

Menjelaskan bagaimana dokumen ini disusun untuk memudahkan para pembaca mengerti isi dari bagian-bagian dokumen ini.

4. Usulan Design Proses Bisnis To-Be

Bagian ini adalah bagian utama dari dokumen ini yang mendokumentasikan usulan design proses bisnis to-be yang telah disusun, setiap dokumen Draft Design Proses Bisnis To-Be disusun berdasarkan pengelompokan pada tingkat Sub- Direktorat dan Divisi.

Bagian ini akan terdiri dari 2 bagian, yaitu:

a. Matrix Approval

Bagian ini akan mendokumentasikan perubahan kewenangan dan tingkatan jenjang approval untuk proses bisnis yang terjadi pada divisi terkait, beberapa point yang dibahas pada bagian ini adalah:

Point Penjelasan

BPO (Business Process Owner)

Sub-Direktorat / Divisi pemilik proses bisnis, BPO bukan merupakan aktor didalam sebuah proses bisnis, melainkan stakeholder yang bertanggung jawab langsung terhadap keseluruhan proses bisnis yang berjalan

Proses Proses Bisnis yang mendapatkan implikasi terhadap kewenangan dan tingkat jenjang approval yang dibahas

Referensi Nomor Proses

Didalam sebuah keseluruhan alur proses bisnis, kami mengidentifikasi secara rinci, pada kotak proses mana implikasi perubahan kewenangan atau tingkat jenjang approval dibutuhkan.

(4)

Referensi Peraturan Direksi As-Is

Referensi peraturan direksi yang memuat informasi kewenangan atau tingkat jenjang approval terdampak Kewenangan As-Is Pola kewenangan dan tingkat jenjang approval yang saat ini

terjadi, sebelum adanya restrukturisasi organisasi

Usulan Kewenangan To- Be

Usulan perubahan kewenangan dan tingkat jenjang approval setelah mengadopsi konsep Kantor Pusat, Reginoal, dan Terminal

b. Flowchart Proses Bisnis To-Be

Design Proses Bisnis yang diusulkan setelah mengadopsi konsep Kantor Pusat, Regional, dan Terminal. Proses bisnis yang dilampirkan adalah proses bisnis yang berhubungan dengan kewenangan / tingkat jenjang approval yang disajikan sebelumnya.

Beberapa notasi yang digunakan dalam Flowchart yang dikembangkan adalah sebagai berikut:

Notasi Penjelasan

Notasi ini menunjukkan awal mula proses bisnis dimulai / akhir dari sebuah proses bisnis

Proses yang digambarkan dengan bentuk persegi panjang menunjukkan proses yang dilakukan menggunakan sistem

Proses yang digambarkan dengan bentuk trapesium menunjukkan proses yang dilakukan secara manual / tidak menggunakan system.

Notasi ini menunjukkan output dari sebuah proses, output dapat berupa laporan / dokumen / nota / report pada system

Notasi ini menunjukkan “decision”, digunakan untuk menggambarkan proses yang bercabang akibat kondisi proses bisnis yang berbeda

Mulai

Proses

Output

(5)

KONTROL PERUBAHAN DOKUMEN

Versi Tanggal Reviewer Ringkasan Perubahan

1.0 8 Juni 2018 Altha Consulting Versi Awal Dokumen

(6)

LEMBAR PENGESAHAN

Pada dokumen ini mendokumentasikan proses bisnis

Kode Proses Nama Proses Versi

Port Maintenance & Survey

PF-01-01 Proses Perencanaan Pemeliharaan Terpusat Fasilitas Pelabuhan

Versi 1.0 PF-01-02 Proses Perencanaan Pemeliharaan Fasilitas

Pelabuhan

Versi 1.0

PF-01-03 Proses Pelaksanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan

Versi 1.0

PF-02-01 Proses Perencanaan Pengerukan Versi 1.0

PF-02-02 Proses Pelaksanaan Pengerukan Versi 1.0

Port Engineering Planning

PF-03-01 Proses Perencanaan Investasi Fasilitas Pelabuhan Versi 1.0 Building Information Modelling

PF-03-02 Proses Pelaksanaan Pekerjaan Perencanaan Investasi

Versi 1.0

Approved by

Boy Robyanto SVP Port Facility

(7)

DAFTAR ISI

Latar belakang ... 1

Tujuan ... 1

Penjelasan Sistematika Dokumen ... 2

Daftar Isi ... 4

PORT MAINTENANCE & SURVEY ... 7

PF-01-01 Proses Perencanaan Pemeliharaan Terpusat Fasilitas Pelabuhan... 7

PF-01-02 Proses Perencanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan ... 12

PF-01-03 Proses Pelaksanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan ... 22

PF-02-01 Proses Perencanaan Pengerukan ... 28

PF-02-02 Proses Pelaksanaan Pengerukan ... 42

PORT ENGINEERING PLANNING ... 48

PF-03-01 Proses Perencanaan Investasi Fasilitas Pelabuhan ... 48

BUILDING INFORMATION MODELLING ... 55

PF-03-02 Proses Pelaksanaan Pekerjaan Perencanaan Investasi ... 55

(8)

Port Maintenance & Survey ini secara umum adalah melaksanakan proses pemeliharaan fasilitas yang ada di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) termasuk adalah pemeliharaan kolam. Pelaksanaan pemeliharaan ini akan didukung oleh Deputy Manager of Facilities yang merupakan struktur regional. Saat pelaksanaan pemeliharaan, apabila diperlukan maka dapat menempatkan staf Regional pada Terminal. Proses bisnis Port Maintenance & Survey akan dibagi menjadi 5 proses, yaitu:

1. PF-01-01 Proses Perencanaan Pemeliharaan Terpusat Fasilitas Pelabuhan 2. PF-01-02 Proses Perencanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan

3. PF-01-03 Proses Pelaksanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan 4. PF-02-01 Proses Perencanaan Pengerukan

5. PF-02-02 Proses Pelaksanaan Pengerukan

PF-01-01 Proses Perencanaan Pemeliharaan Terpusat Fasilitas Pelabuhan

Secara umum, kedepannya perencanaan pemeliharaan terpusat ini adalah perencanaan pemeliharaan untuk seluruh terminal di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) untuk jangka waktu selama satu tahun. Perencanaan pemeliharaan ini dilakukan secara terpusat dengan menggunakan sistem kontrak payung sehingga proses perencanaan pemeliharaan fasilitas pelabuhan dapat lebih efektif dan efisien. Perencanaan pemeliharaan terpusat fasilitas pelabuhan ini dilaksanakan oleh Kantor Pusat dengan mengumpulkan masukan estimasi pemeliharaan fasilitas pelabuhan dari Regional yang sudah mencakup seluruh terminal juga.

(9)

PF-01-01 Perencanaan Pemeliharaan Terpusat Fasilitas Pelabuhan

*setelah penetapan RKAP

Regional - Facilities KP - VP Port Maintenance

& Survey Terminal - Operasional

KP - Procurement KP - SVP Port facility CEO Regional

Mulai

PF-01-01-02 Membuat estimasi

perbaikan fasilitas pelabuhan PF-01-01-03

Memberikan usulan pembagian area

maintenance

PF-01-01-06 Menyusun rencana pemeliharaan terpusat

PC-XX Melakukan proses

pengadaan PF-01-01-09

Menyetujui OA

PF-01-01-08 Membuat OA

Selesai PF-01-02 Perencanaan pemeliharaan fasilitas pelabuhan

PF-01-01-01 Memberikan usulan

terkait perbaikan fasilitas pelabuhan PF-01-01-05

Mengevaluasi usulan maintenance regional

PF-01-01-07 Menyiapkan dokumen kelengkapan pengadaan

PF-01-01-04 Menyetujui usulan

maintenance

Outline Agreement

(10)

Deskripsi Proses PF-01-01 Proses Perencanaan Pemeliharaan Terpusat Fasilitas Pelabuhan

Kode Proses Nama Proses Deskripsi Proses Aktor Laporan yang

Dihasilkan

Aplikasi yang Digunakan

Apakah Aplikasi Terdampak dari Perubahan STO?

PF-01-01-01 Memberikan usulan terkait perbaikan fasilitas pelabuhan

Staf Terminal bagian operasional dapat mengajukan usulan

perbaikan/pemeliharaan fasilitas pelabuhan yang diperlukan untuk fasilitas-fasilitas pelabuhan yang ada di lokasi terminal

Terminal - Operasional

- - -

PF-01-01-02 Membuat estimasi perbaikan fasilitas pelabuhan

Facilities Regional dapat menyusun estimasi perbaikan fasilitas pelabuhan yang

diperlukan oleh seluruh terminal yang ada dibawahnya

Regional - Facilities

- - -

pembagian area maintenance

Facilities Regional memberikan usulan pembagian area

maintenance. Pembagian area maintenance ini dapat diusulkan apabila dirasa bahwa diperlukan pelaksana pemeliharaan (vendor) yang berbeda untuk beberapa Terminal apabila dirasa bahwa lokasi regional tidak

memungkinkan untuk

menggunakan satu pelaksana

Regional – Facilities

- - -

(11)

Kode Proses Nama Proses Deskripsi Proses Aktor Laporan yang Dihasilkan

PF-01-01-04 Menyetujui usulan maintenance

CEO Regional menerima usulan maintenance yang disusun oleh Facilities Regional yang juga telah disetujui oleh Regional Manager – Engineering. Dalam hal ini, CEO Regional dapat memberikan masukan terkait dengan penambahan maupun pengurangan estimasi maintenance yang perlu dilaksanakan

CEO Regional - - -

PF-01-01-05 Mengevaluasi usulan

maintenance regional

Port Maintenance & Survey selanjutnya mengevaluasi usulan maintenance dari seluruh

regional. Evaluasi ini dilakukan untuk melihat obyek

pemeliharaan yang telah diusulkan oleh regional.

Kantor Pusat – Port

Maintenance &

Survey

- - -

PF-01-01-06 Menyusun rencana pemeliharaan terpusat

Port Maintenance & Survey selanjutnya menggunakan usulan maintenance dari regional untuk menyusun rencana pemeliharaan terpusat. Pemeliharaan terpusat ini akan mencakup seluruh terminal di seluruh regional.

Maintenance &

Survey

- - -

PF-01-01-07 Menyiapkan dokumen

Port Maintenance & Survey menyiapkan dokumen

- - -

(12)

Kode Proses Nama Proses Deskripsi Proses Aktor

Dihasilkan Digunakan Terdampak dari Perubahan STO?

kelengkapan pengadaan

kelengkapan pengadaan untuk melaksanakan proses

pengadaan. Kebutuhan dokumen kelengkapan pengadaan ini akan merujuk pada Peraturan Direksi terkait proses pengadaan di Procurement.

Maintenance &

Survey

PF-01-01-08 Membuat Outline Agreement

Port Maintenance & Survey membuat OA untuk

pemeliharaan fasilitas di seluruh lingkungan PT Pelabuhan

Indonesia III (Persero). OA ini berisikan kesepakatan terkait scope dan waktu pelaksanaan maintenance yang akan dilakukan oleh pihak ketiga secara detail serta kesepakatan- kesepakatan penting antara PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) dengan pihak ketiga

Maintenance &

Survey

- - -

PF-01-01-09 Menyetujui Outline Agreement

OA yang telah disusun,

selanjutnya akan disetujui oleh SVP Port Facility dan selanjutnya akan disampaikan kepada Procurement untuk dilakukan proses pengadaan

Kantor Pusat – SVP Port Facility

- - -

(13)

PF-01-02 Proses Perencanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan

Proses perencanaan pemeliharaan fasilitas pelabuhan ini secara garis besar akan dijalankan pada tingkat Regional. Perencanaan Pemeliharaan ini akan mengakomodasi 2 bentuk perencanaan, yaitu:

1. Perencanaan pemeliharaan yang sudah masuk dalam perencanaan terpusat 2. Perencanaan perbaikan diluar perencanaan terpusat

Untuk perencanaan perbaikan diluar perencanaan terpusat akan melakukan pengecekan anggaran terminal pelaksana dan memungkinkan adanya transfer budget untuk melaksanakan perbaikan yang dirasa memang harus untuk dilaksanakan.

(14)

PF-01-02 Perencanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan

Regional - Facilities KP - SVP Port

Facilities Terminal

KP - Procurement

O

R e g i o n a l

Vendor Regional -

Budgeting KP - Accounting &

Budgeting

CEO Regional

Mulai

PF-01-02-02 Menyusun rencana pemeliharaan/perbaikan

PF-01-02-03 Mengecek anggaran

pemeliharaan yang dimiliki

Anggaran pemeliharaan terminal masih

cukup

B

A _Tidak

Apakah masuk scope planned maintenance

(tahunan) Ya

Ya Masuk dalam daftar maintenance vendor

yang ada

Tidak

C _Ya

D

PF-01-02-06 Melakukan koreksi rencana pemeliharaan

PF-01-02-01 Membuat maintenance

order

C

Tidak

(15)

Facilities Terminal

KP - Procurement KP - Accounting & Budgeting CEO Regional Regional - Budgeting Vendor

A

PF-01-02-07 Menyusun rencana pengajuan transfer request ke Kantor Pusat PF-01-02-09

Menyetujui transfer budget

Dapat melakukan transfer budget antar

terminal dalam satu regional

PF-01-02-04 Mengajukan transfer budget antar terminal dalam satu regional PF-01-02-05

Menyetujui transfer budget antar terminal

dalam satu regional

Ya

Tidak

D Transfer budget

disetujui Tidak

B AB-02-03 Pelampauan

Anggaran Ya

B AB-02-02 Melaksanakan transfer budget antar terminal dalam satu regional

E

D Transfer budget

disetujui

Tidak Ya E

PF-01-02-08 Mengajukan transfer request ke Kantor Pusat

(16)

Facilities Terminal

KP - Procurement CEO Regional Regional - Vendor

Budgeting KP - Accounting

& Budgeting

PF-01-02-10 Menyusun PR untuk pemeliharaan/perbaikan

PC-XX Melakukan proses

pengadaan

B

PF-01-02-12 Menyetujui PR

Selesai PF-01-03 Pelaksanaan pemeliharaan fasilitas pelabuhan C

Purchase Requisition

Dokumen Pengadaan

(17)

Deskripsi Proses PF-01-02 Proses Perencanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan

Laporan yang Dihasilkan

PF-01-02-01 Membuat maintenance order

Facilities Regional menyusun maintenance order untuk pemeliharaan/perbaikan yang perlu dilaksanakan.

Maintenance order ini digunakan sebagai acuan untuk melihat ketersediaan pemeliharaan dalam rencana pemeliharaan tahunan dan juga digunakan untuk melihat apakah vendor yang terlbat dalam kontrak paying dapat melakukan pemeliharaan atau tidak. Apabila

perbaikan/pemeliharaan masuk dalam rencana tahunan dan vendor

pemenang dapat melakukan perbaikan, maka akan dilakukan penyusunan PR yang merefer pada

Maintenance Order dan Outline Agreement yang ada.

- SAP Ya

PF-01-02-02 Menyusun rencana pemeliharaan/perbaikan

Apabila perbaikan tidak ada dalam rencana tahunan dan

- - -

(18)

Kode Proses Nama Proses Deskripsi Proses Aktor yang

vendor pemenang tidak dapat melakukan perbaikan, maka Facilities regional akan menyusun rencana perbaikan untuk fasilitas yang akan diperbaiki.

PF-01-02-03 Mengecek anggaran pemeliharaan yang dimiliki

Facilities regional melakukan pengecekan anggaran

pemeliharaan yang dimiliki sesuai dengan anggaran pemeliharaan dari Terminal yang memerlukan perbaikan fasilitas. Ketika terminal masih memiliki anggaran untuk melakukan perbaikan, maka selanjutnya adalah menyusun PR untuk

perbaikan fasilitas pelabuhan.

- - -

PF-01-02-04 Mengajukan transfer budget antar terminal dalam satu regional

Ketika terminal tidak memiliki anggaran perbaikan, maka selanjutnya facilities regional mengajukan transfer budget pemeliharaan antar terminal dalam satu regional. Transfer budget ini akan disetujui secara berjenjang oleh Deputy Manager Facilities

- - -

(19)

dan Regional Manager of Engineering

PF-01-02-05 Menyetujui transfer budget antar terminal dalam satu regional

CEO Regional akan melihat tingkat urgensitas dari perbaikan yang diperlukan dan selanjutnya memutuskan untuk menyetujui transfer budget antar terminal dalam satu regional. Apabila tidak setujui, maka facilities regional akan melakukan evaluasi ulang terkait dengan rencana perbaikan yang perlu dilakukan. Ketika transfer budget disetujui, maka selanjuntnya budgeting regional akan melakukan transfer budget dan facilities regional akan menyusun PR sesuai dengan pemeliharaan yang diperlukan.

Regional - CEO Regional

- - -

PF-01-02-06 Melakukan koreksi rencana pemeliharaan

Saat transfer budget tidak disetujui, maka facilities regional melakukan koreksi rencana pemeliharaan yang diperlukan.

- - -

(20)

Ketika anggaran

pemeliharaan terminal dalam satu regional sudah tidak atau anggaran yang perlu ditransfer telah melebihi Batasan transfer budget anatar terminal dalam satu regional, maka selanjutnya facilities regional mengajukan transfer budget ke Kantor Pusat. Pengajuan transfer budget ini akan dilakukan persetujuan secara

berjenjang dari Deputy Manager Facilities, Regional Manager of Engineering dan CEO Regional.

- - -

Setelah transfer request disetujui oleh Deputy Manager Facilities dan Regional Manager of

Engineering, selanjutnya CEO Regional mengajukan transfer request ke Kantor Pusat

CEO Regional - - -

PF-01-02-09 Menyetujui transfer budget

Accounting & Budgeting Kantor Pusat menyetujui transfer budget yang diajukan

Kantor Pusat – Accounting &

Budgeting

- - -

(21)

oleh Regional. Evaluasi transfer budget ini dilakukan dengan melihat tujuan dari transfer request, nominal permntaan budget yang diinginkan dan perhitungan budget yang dimiliki dan budget yang akan

dipindahkan PF-01-02-10 Menyusun PR untuk

pemeliharaan/perbaikan

Ketika transfer budget telah dilakukan oleh Budgeting Kantor Pusat, selanjutnya Facilities Regional menyusun PR untuk perbaikan fasilitas pelabuhan yang diperlukan.

- SAP Ya

Facilities regional menyiapkan seluruh keperluan dokumen pengadaan sesuai dengan peraturan dari pengadaan.

Selanjutnya seluruh dokumen kelengkapan pengadaan ini akan diserahkan kepada procurement kantor pusat untuk selanjutnya dijadikan acuan untuk proses

pengadaan

- SAP Ya

(22)

PF-01-02-12 Menyetujui PR PR yang disusun oleh facilities regional dan telah disetujui secara berjenjang oleh Deputy Manager of Facilities dan Regional Manager of Engineering, maka

selanjtunya CEO Regional menyetujui PR yang disusun.

Regional - CEO Regional

- SAP Ya

(23)

PF-01-03 Proses Pelaksanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan

Proses pelaksanaan pemeliharaan fasilitas pelabuhan ini secara umum akan dilaksanakan oleh struktur dan staf dari Regional, tetapi pelaksanaan pemeliharaan ini akan dilaksanakan pada lokasi Terminal. Untuk memudahkan pelaksanaan monitoring dari pelaksanaan pemeliharaan fasilitas pelabuhan ini, maka akan dapat ditempatkan staf Facilities Regional pada terminal-terminal yang ada dibawahnya. Pada proses monitoring, nantinya staf Regional yang berlokasi di terminal akan menyampaikan laporan kepada Deputy Manager of Facilities.

(24)

PF-01-03 Pelaksanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan

Regional - Deputy Manager

Facilities Terminal Vendor

Procurement

SSC KP- Port Facility Regional - Regional

Manager of Engineering

Mulai

PF-01-03-01 Melaksanakan pemeliharaan fasilitas

pelabuahan

PF-01-03-04 Mengevaluasi laporan realisasi pemeliharaan

Apakah pekerjaan telah selesai PF-01-02 Perencanaan pemeliharaan fasilitas pelabuhan

PF-01-03-03 Menyusun laporan realisasi pemeliharaan

Penambahan ruang lingkup PF-01-03-02 Memantau pelaksanaan

pemeliharaan fasilitas pelabuhan

Tidak Ya

Tidak

C

Ya

B B

(25)

PF-01-03 Pelaksanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan

Regional - Deputy Manager of

Facilities Terminal - Operasional Vendor

Procurement

SSC KP- Port Facility Regional - Regional

Manager of Engineering

C

PF-01-03-05 Menyiapkan kelengkapan dokumen

penyelesaian proyek

PF-01-03-07.01 Menyetujui Berita Acara

Serah Terima dan kelengkapan dokumen

BAST disetujui _Tidak C

PF-01-03-09 Menyerahkan kelengkapan dokumen selesai pekerjaan ke SSC

Ya

PC-XX Mengevaluasi

dokumen penyelesaian

project

Selesai

PF-01-03-07.02 Menyetujui Berita Acara

Serah Terima dan kelengkapan dokumen PF-01-03-06

Menyusun Berita Acara Serah Terima

PF-01-03-08 Menyusun invoice

(26)

Deskripsi Proses PF-01-03 Proses Pelaksanaan Pemeliharaan Fasilitas Pelabuhan

Kode Proses Nama Proses Deskripsi Proses Aktor Laporan yang

Dihasilkan

PF-01-03-01 Melaksanakan pemeliharaan fasilitas pelabuhan

Vendor melaksanakan

pemeliharaan fasilitas pelabuhan sesuai dengan cakupan dan rencana pemeliharaan yang telah disetujui oleh pihak vendor dengan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)

Third Parties - Vendor

- - -

PF-01-03-02 Memantau pelaksanaan pemeliharaan fasilitas pemeliharaan

Facilities Regional (apabila diperlukan, maka staf facilities regional dapat ditempatkan pada terminal) memantau pelaksanaan pemeliharaan fasilitas pelabuhan yang dilakukan oleh vendor.

Pemantau vendor ini berupa pemantauan kesesuaian cakupan pemeliharaan, waktu

pelaksanaan pemeliharaan dan hasil pemeliharaan fasilitas oleh vendor

- - -

PF-01-03-03 Menyusun laporan realisasi pemeliharaan

Secara berkala, vendor menyusun laporan realisasi pemeliharaan dan menyerahkan laporan realisasi pemeliharaan ini kepada facilities regional untuk

Third Parties – Vendor

- - -

(27)

dievaluasi kinerja dan kesesuaian realisasi pemeliharaan dengan rencana pemeliharaan yang disusun

PF-01-03-04 Mengevaluasi laporan realisasi pemeliharaan

Facilities regional mengevaluasi laporan realisasi pemeliharaan.

Evaluasi ini mencakup kesesuaian cakupan pemeliharaan, waktu pelaksanaan pemeliharaan dan hasil pemeliharaan fasilitas oleh vendor

- - -

PF-01-03-05 Menyiapkan kelengkapan dokumen penyelesaian proyek

Vendor menyiapkan kelengkapan dokumen penyelesaian proyek untuk diserahkan kepada

Facilities di Regional untuk dasar penyusunan BAST

- - -

PF-01-03-06 Menyusun Berita Acara Serah Terima

Apabila pekerjaan vendor telah selesai, maka selanjutnya Facilities Regional menyusun BAST pekerjaan yang

menunjukkan penyelesaian pekerjaan. BAST ini disusun dengan mengacu pada kontrak yang yang disetujui pada awal pekerjaan

Regional – Deputy Manager of Facilities

- - -

PF-01-03-07 Menyetujui Berita Acara

Deputy Manager Facilities menyetujui BAST yang

• Regional – Deputy

- - -

(28)

diserahkan oleh vendor, apabila BAST tidak sesuai maka vendor akan merevisi BAST atau bila diperlukan juga memperbaiki pekerjaan yang tidak sesuai dengan perencanaan

Manager Facilities

• Terminal - Operasional

PF-01-03-08 Menyusun invoice

Vendor menyusun invoice setelah BAST disetujui. Invoice yang dibuat oleh vendor ini

selanjutnya diserahkan kepada facilities regional untuk

selanjutnya di proses sebagai dasar untuk melakukan pembayaran proyek

- - -

Ketika BAST disetujui dan dokumen kelengkapan penyelesaian pekerjaan telah lengkap, selanjutnya facilities regional menyerahkan dokumen- dokumen tersebut pada SSC yang ada di Kantor Pusat

- SAP Ya

(29)

PF-02-01 Proses Perencanaan Pengerukan

Proses perencanaan pengerukan ini akan terbagi menjadi 2 gambaran proses, yaitu:

1. Proses survey kedalaman kolam

Proses survey ini akan dilaksanakan secara terpusat di Kantor Pusat. Terminal melalui regional dapat mengajukan permintaan survey bila dirasakan bahwa kedalaman kolam sudah saatnya untuk dilakukan pengerukan. Tidak selalu hasil survey akan menunjukan bahwa perlu dilaksanakan pengerukan.

2. Proses perencanaan pengerukan

Proses perencanaan pengerukan ini juga dilaksanakan secara terpusat di Kantor Pusat.

Proses pelaksanaan survey kedalaman kolam ini dapat dilakukan sendiri oleh Kantor Pusat dan juga dapat dilaksanakan dengan bantuan dari Vendor.

(30)

PF-02-01 Perencanaan Pengerukan

KP - Port Maintenance & Survey Terminal - Operational

Procurement SVP Port Facilities VP Port Maintenance & Vendor

Survey

Direktur Bidang KP- Management System

& Risk Management Direktur Utama

Mulai

PF-02-01-01 Menyusun rencana

survey

PF-02-01-04 Mengajukan permintaan

survey

PF-02-01-02 Mengajukan permintaan

survey

PF-02-01-05 Menyusun PR terkait pelaksanaan survey

PF-02-01-11 Menyetujui PR pelaksanaan survey

PF-02-01-03 Melakukan verifikasi

permintaan survey

A A

Dilakukan sendiri PF-02-01-09

Melaksanakan survey

PF-02-01-10 Menyusun hasil survey Tidak

Ya

D

PF-02-01-06 Mengevaluasi PR pelaksanaan survey

PR Disetujui Ya

PF-02-01-08 Melakukan revisi PR terkait pelaksanaan

survey

Tidak

F

(31)

KP - Port Maintenance & Survey Terminal -

Operational

Procurement SVP Port Facilities VP Port Maintenance Vendor

& Survey

Direktur Bidang KP- Management System

& Risk Management Direktur Utama

PF-02-01-17 Melaksanakan survey

PF-02-01-18 Menyusun hasil survey PR-01

Proses pengadaan

Perlu pengerukan

B C

Tidak Ya PR Disetujui

Ya _Tidak B

D Nilai pekerjaan fisik > 1

Milyar / Nilai pekerjaan konsultan >

200 Juta Tidak

PF-02-01-12 Mengajukan permohonan evaluasi

RM-02-01 Melakukan evaluasi

investasi Ya

PF-02-01-13 Menyampaikan hasil

evaluasi investasi PF-02-01-14

Menyetujui PR pelaksanaan survey

Perlu persetujuan Direktur Bidang

Ya Tidak

Perlu persetujuan Direktur Utama

Ya Tidak

F

(32)

Regional - Facilities KP - Port Maintenance &

Survey

Procurement Direktur Utama Direktur Bidang SVP Port Facilities VP Port Maintenance & Vendor

Survey

KP- Management System

& Risk Management C

PF-02-01-19 Menyusun rencana

pengerukan

PF-02-01-20 Menyusun PR investasi

pengerukan

PR Disetujui Ya

PF-02-01-23 Melakukan revisi PR terkait pelaksanaan

survey

Tidak

G

(33)

Regional - Facilities KP - Port Maintenance

& Survey

Procurement Direktur Utama Direktur Bidang SVP Port Facilities VP Port Maintenance Vendor

& Survey

KP- Management System

& Risk Management

Selesai B

PR-XX Proses pengadaan

PF-02-02 Pelaksanaan Pengerukan PR Disetujui

Ya Tidak E

Nilai pekerjaan fisik > 1 Milyar / Nilai pekerjaan konsultan >

200 Juta

RM-02-01 Melakukan evaluasi

investasi Ya

PF-02-01-26 Menyampaikan hasil

evaluasi investasi PF-02-01-27

Menyetujui PR investasi pengerukan

PF-02-01-28 Menyetujui PR investasi

pengerukan

PF-02-01-29 Menyetujui PR investasi

pengerukan

Perlu persetujuan Direktur Bidang

Ya

Perlu persetujuan Direktur Utama

Ya

E Tidak

Tidak

G

(34)

PF-02-01-01 Mengajukan perminataan survey

Bagian operasional di terminal dapat mengajukan permintaan survey. Permintaan survey ini dapat diajakan oleh operasional apabila dirasa terminal ini telah lama tidak dilakukan survey atau terdapat komplain dari pengguna jasa maupun terjadi insiden terkait dengan kedalaman kolam.

- - -

PF-02-01-02 Melakukan verifikasi permintaan survey

Facilities regional melakukan verifikasi permintaan survey.

Verifikasi ini dapat dilakukan berdasarkan data yang ada atau bila diperlukan, facilities regional dapat datang ke terminal yang memerlukan survey

- - -

PF-02-01-03 Mengajukan permintaan survey

Facilities regional mengajukan permintaan survey ke kantor pusat. Pengajuan permintaan ini, selain berdasarkan pada

permintaan dari operasional juga berdasarkan analisis data

kebutuhan survey kedalaman kolam dari terminal yang ada dalam satu regionalnya

- - -

(35)

PF-02-01-04 Menyusun rencana survey

Port Maintenance & Survey menyusun rencana survey.

Rencana survey ini dapat disusun berdasarkan permintaan dari regional maupun dari hasil analisis data kedalama kolam yang dimiliki oleh kantor pusat

Maintenance &

Survey

- - -

PF-02-01-05 Menyusun PR terkait

pelaksanaan survey

Port Maintenance & Survey kantor pusat menyusun PR kebutuhan survey apabila survey kedalaman kolam perlu dilakukan oleh vendor. Selain PR, Port Maintenance & Survey juga menyiapkan seluruh kebutuhan dokumen pengadaan

Maintenance &

Survey

- SAP Ya

VP Port Maintenance & Survey mengevaluasi PR pelaksanaan survey yang telah disusun oleh staf Port Maintenance & Survey.

Evaluasi ini dilakukan untuk melihat kesesuaian perencanaan survey dan biaya survey yang diperlukan

Kantor Pusat - VP Port

Maintenance &

Survey

- - -

VP Port Maintenance & Survey kantor pusat menyetujui PR pelaksanaan survey yang perlu dilakukan

Maintenance &

Survey

- SAP Ya

(36)

PF-02-01-08 Melakukan revisi PR terkait

pelaksanaan survey

Ketika VP Port Maintenance &

Survey memiliki revisi untuk PR pelaksanaan survey, maka staf port maintenance & survey akan merevisi PR sesuai dengan masukan dari VP Port Maintenance & Survey.

Maintenance &

Survey

- - -

Apabila dirasa survey kedalaman kolam dapat dilakukan sendiri, maka Port Maintenance & Survey kantor pusat juga dapat

melakukan survey kedalaman kolam.

Maintenance &

Survey

- - -

PF-02-01-10 Menyusun hasil survey

Saat survey kedalaman kolam dilaksanakan sendiri, maka Port Maintenance & Survey menyusun hasil survey kedalaman. Dari hasil survey ini akan disebutkan

apakah kolam yang disurvey diperlukan pengerukan atau tidak.

Maintenance &

Survey

Laporan Survey Kedalaman Alur/Kolam

- -

SVP Port Facilities kantor pusat menyetujui PR pelaksanaan survey yang perlu dilakukan.

Batasan nilai PR yang disetujui oleh tingkat SVP mengacu pada peraturan pengadaan yang

Kantor Pusat - SVP Port Facilities

- SAP Ya

(37)

disusun oleh Procurement Kantor Pusat

Saat nilai pengadaan/investasi pekerjaan fisik > 1 Milyar / pekerjaan konsultan > 200 Juta (merujuk pada peraturan

investasi), maka selanjutnya SVP Port Facilities mengajukan permohonan evaluasi investasi kepada unit fungsi Risk

Management & Management System

- - -

PF-02-01-13 Menyampaikan hasil evaluasi investasi

Setelah melakukan evaluasi, Risk Management dapat

menyampaikan hasil evaluasi dan memberikan masukan untuk selanjutnya disesuaikan kembali oleh Port Maintenance & Survey

Kantor Pusat – Risk

Management

- - -

Saat hasil evaluasi Risk

Management memberikan hasil untuk menyetujui PR

pelaksanaan survey, selanjutnya SVP Port Facilities kantor pusat menyetujui PR pelaksanaan survey yang perlu dilakukan.

Batasan nilai PR yang disetujui oleh tingkat SVP mengacu pada

- SAP Ya

(38)

peraturan pengadaan yang

disusun oleh Procurement Kantor Pusat

Saat nilai PR pada batasan nilai investasi tertentu seperti yang diatur oleh peraturan di

Procurement kantor pusat, maka Direktur Bidang menyetujui PR pelaksanaan survey yang telah disetujui sebelumnya oleh SVP Port Facilities.

Kantor Pusat - Direktur Bidang

- SAP Ya

Procurement kantor pusat, maka Direktur Utama menyetujui PR pelaksanaan survey yang telah disetujui sebelumnya oleh Direktur Bidang.

Kantor Pusat - Direktur Utama

- SAP Ya

Ketika survey dilaksanakan oleh pihak ketiga, maka vendor

melaksanakan survey kedalaman kolam sesuai dengan kesepakan yang disampaikan diawal

pelaksanaan survey.

- - -

PF-02-01-18 Menyusun hasil survey

Vendor menyusun hasil survey kedalaman kolam. Hasil dari

Laporan Survey

- -

(39)

survey ini juga akan dihasilkan kesimpulan apakah diperlukan pengerukan kolam atau tidak.

Kedalaman Alur/Kolam

PF-02-01-19 Menyusun rencana pengerukan

Port Maintenance & Survey kantor pusat menyusun rencana pengerukan. Rencana

pengerukan ini berisikan lokasi yang perlu pengerukan dan kebutuhan kedalaman pengerukan yang harus dilakukan

Maintenance &

Survey

- - -

PF-02-01-20 Menyusun PR investasi pengerukan

Port Maintenance & Survey kantor pusat menyusun PR investasi pengerukan sesuai dengan kebutuhan pengerukan yang ada dalam rencana

kebutuhan pengerukan

Maintenance &

Survey

- SAP Ya

PF-02-01-21 Mengevaluasi PR investasi

pengerukan

VP Port Maintenance & Survey mengevaluasi PR investasi pengerukan yang telah disusun oleh staf Port Maintenance &

Survey. Evaluasi ini dilakukan untuk melihat kesesuaian perencanaan pengerukan dan biaya pengerukan yang

diperlukan

Maintenance &

Survey

- - -

(40)

PF-02-01-22 Menyetujui PR investasi pengerukan

VP Port Maintenance & Survey kantor pusat menyetujui PR investasi pengerukan yang perlu dilakukan

Maintenance &

Survey

- SAP Ya

PF-02-01-23 Melakukan revisi PR investasi pengerukan

Ketika VP Port Maintenance &

Survey memiliki revisi untuk PR investasi pengerukan, maka staf port maintenance & survey akan merevisi PR sesuai dengan masukan dari VP Port Maintenance & Survey.

Maintenance &

Survey

- - -

PF-02-01-24 Menyetujui PR investasi pengerukan

SVP Port Facilities kantor pusat menyetujui PR investasi

pengerukan. Batasan nilai PR yang disetujui oleh tingkat SVP mengacu pada peraturan pengadaan yang disusun oleh Procurement Kantor Pusat

- SAP Ya

Saat nilai pengadaan/investasi pekerjaan fisik > 1 Milyar / pekerjaan konsultan > 200 Juta (merujuk pada peraturan

investasi), maka selanjutnya SVP Port Facilities mengajukan permohonan evaluasi investasi kepada unit fungsi Risk

- - -

(41)

Management & Management System

PF-02-01-26 Menyampaikan hasil evaluasi investasi

Setelah melakukan evaluasi, Risk Management dapat

menyampaikan hasil evaluasi dan memberikan masukan untuk selanjutnya disesuaikan kembali oleh Port Maintenance & Survey

Kantor Pusat – Risk

Management

- - -

PF-02-01-27 Menyetujui PR pelaksanaan investasi

SVP Port Facility menyetujui PR investasi pengerukan yang juga telah disetujui oleh VP Port Maintenance & Survey.

- SAP Ya

Procurement kantor pusat, maka Direktur Bidang menyetujui PR pelaksanaan investasi

pengerukan yang telah disetujui sebelumnya oleh SVP Port Facilities dan selanjutnya diproses untuk pengadaan

Kantor Pusat – Direktur Bidang

- SAP Ya

Procurement kantor pusat, maka Direktur Utama menyetujui PR

Kantor Pusat – Direktur Utama

- SAP Ya

(42)

pelaksanaan investasi

pengerukan yang telah disetujui sebelumnya oleh Direktur Bidang dan selanjutnya diproses di Procerement

(43)

PF-02-02 Proses Pelaksanaan Pengerukan

Proses pelaksanaan pengerukan ini akan dipantau oleh Kantor Pusat dan Terminal.

Proses pengerukan ini sepenuhnya akan dilaksanakan oleh vendor. Proses pengerukan ini merupakan pemeliharaan yang masuk dalam nilai investasi.

(44)

PF-02-02 Pelaksanaan Pengerukan

Regional KP - SVP Port

Engineering Supervision Terminal

KP - Procurement Vendor

SSC KP - Port Facilities Supervision

Mulai

PR-XX

Proses pengadaan PF-02-02-01

Melaksanakan pengerukan

PF-02-02-02 Menyusun laporan realisasi pengerukan PF-02-02-03

Mengevaluasi laporan realisasi pengerukan

Pengerukan selesai Tidak A

A

PF-02-02-04 Menyiapkan kelengkapan dokumen penyelesaian pekerjaan Ya

B

C

(45)

PF-02-02 Pelaksanaan Pengerukan

Regional

KP - SVP Port Engineering Supervision Terminal

KP -

Procurement Vendor

SSC KP - Port Facilities

Supervision

PF-02-02-06 Menyetujui Berita Acara

BAST disetujui

PF-02-02-08 Menyerahkan kelengkapan dokumen

selesai pekerjaan ke SSC PC-XX

Mengevaluasi dokumen penyelesaian

project

Selesai

B

Tidak C

Ya PF-02-02-05 Menyusun Berita Acara

Serah Terima

PF-03-02-07 Menyusun dokumen

invoice

(46)

PF-02-02-01 Melaksanakan pengerukan

Vendor melaksanakan pengerukan sesuai dengan rencana pengerukan yang juga telah disampaikan saat proses pengadaan. Pelaksanaan pengerukan ini akan

dilaksanakan pengawasan secara bersama-sama oleh Port

Maintenance & Survey kantor pusat dan facilities regional

Third Party - Vendor

- - -

PF-02-02-02 Menyusun laporan realisasi pengerukan

Vendor menyusun laporan realisasi pengerukan sesuai dengan pelaksanaan pengerukan.

Third Party – Vendor

- - -

PF-02-02-03 Mengevaluasi laporan realisasi pengerukan

Port Maintenance & Survey kantor pusat mengevaluasi laporan realisasi pengerukan yang disampaikan oleh vendor.

Hal yang dievaluasi adalah terkait lokasi pengerukan dan hasil kedalaman setelah pengerukan dilakukan dengan menyesuaikan pada perjanjian yang ada dalam kontrak di awal pekerjaan

Maintenance &

Survey

- - -

PF-02-02-04 Menyiapkan dokumen kelengkapan

Saat pekerjaan pengerukan telah selesai dan laporan pengerukan telah disetujui oleh Port

Third Party - Vendor

- - -

(47)

penyelesaian pekerjaan

Maintenance & Survey dan telah sesuai dengan kontrak dan kesepakatan yang telah disetujui di awal pekerjaan, maka vendor dapat menyiapkan dokumen kelengkapan penyelesaian pekerjaan untuk diserahkan kepada pihak PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) PF-02-02-05 Menyusun Berita

Acara Serah Terima

Saat pekerjaan telah selesai, vendor menyusun BAST dan dokumen kelengkapan lain untuk penyelesaian pekerjaan

Kantor Pusat – Port Facilities Supervision

- - -

PF-02-02-06 Menyetujui BA Serah Terima dan kelengkapan dokumen

Port Maintenance & Survey kantor pusat menyetujui BAST dan kelengkapan dokumen lain yang disampaikan. Port

Maintenance & Survey kantor pusat dapat menyampaikan kekurangan dokumen kepada vendor.

Kantor Pusat – SVP Port Engineering Supervision

- - -

PF-02-02-07 Menyusun

dokumen invoice

Port Maintenance & Survey kantor pusat menyerahkan kelengkapan dokumen dari vendor kepada SSC kantor pusat untuk selanjutnya dievaluasi dan

Third Parties - Vendor

- - -

(48)

diteruskan untuk dilakukan pembayaran

Ketika BAST disetujui dan dokumen kelengkapan penyelesaian pekerjaan telah lengkap, selanjutnya facilities regional menyerahkan dokumen- dokumen tersebut pada SSC yang ada di Kantor Pusat

Kantor Pusat – Port Facilities Supervision

- SAP Ya

(49)

PORT ENGINEERING PLANNING

Port Engineering Planning secara umum akan menjalankan proses bisnis perencanaan investasi terkait dengan fasilitas pelabuhan. Untuk perencanaan investasi fasilitas pelabuhan dapat diusulkan oleh kantor pusat maupun dari regional. Pada Port Engineering Planning proses bisnis yang digambarkan, yaitu:

1. PF-03-01 Proses Perencanaan Investasi Fasilitas Pelabuhan

PF-03-01 Proses Perencanaan Investasi Fasilitas Pelabuhan

Proses perencanaan investasi fasilitas pelabuhan ini merupakan perencanaan investasi yang disampaikan melalui RKM/RKAP yang dapat diusulkan baik oleh kantor pusat maupun regional. Persetujuan terhadap rencana investasi ini akan dibahas secara bersama-sama pada saat pembahasan RKAP. Dari proses inilah awal dari investasi terkait fasilitas pelabuhan yang akan dijalankan oleh PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)

(50)

PF-03-01 Perencanaan Investasi Fasilitas Pelabuhan

*usulan investasi dalam RKAP

Regional - Facilities Terminal - Operasional KP- Port Engineering Planning

SVP Port Facilities

Direksi Strategic Planning & CEO Regional

Corporate Performance Komisaris

Kementerian

BUMN VP Port Engineering Planning

Mulai

investasi kepada Regional PF-03-01-02

Menyusun rencana investasi PF-03-01-05

Menyusun rencana investasi

PF-03-01-06 Menyetujui rencana

investasi

PF-03-01-07.01 Melakukan pembahasan

usulan investasi

Usulan investasi disetujui

PF-03-01-08.01 Melakukan revisi usulan

investasi

B B

Tidak

Ya

PF-03-01-03 Menyetujui rencana

investasi

PF-03-01-08.02 Melakukan revisi usulan

investasi

A A A

C C PF-03-01-04

Mengajukan rencana investasi

usulan investasi

D

(51)

PF-03-01 Perencanaan Investasi Fasilitas Pelabuhan

*usulan investasi dalam RKAP

Terminal - Operasional KP- Port Engineering Planning

SVP Port Facilities

Direksi Strategic Planning & CEO Regional

Corporate Performance Komisaris

Kementerian BUMN VP Port Engineering Planning

Selesai PF-03-07 Pelaksanaan

Pekerjaan Perencanaan

Investasi PF-03-01-09

Menyetujui usulan investasi

PF-03-01-10 Mengajukan usulan investasi ke Komisaris PF-03-01-11

Menyetujui usulan investasi

PF-03-01-12 Mengajukan usulan

investasi ke Kementerian BUMN

PF-03-01-13 Menyetujui usulan

investasi

D

(52)

PF-03-01-01 Memberikan usulan investasi kepada Regional

Operasional terminal

memberikan usulan investasi fasilitas pelabuhan yang diperlukan. Usulan yang disampaikan ini harus sesuai dengan keperluan operasional.

- - -

PF-03-01-02 Menyusun rencana investasi

Selanjutnya facilities regional dan Port engineering planning kantor pusat menyusun rencana

investasi yang disampaikan melalui rencana kerja

manajemen dalam satu tahun kedepan.

- - -

PF-03-01-03 Menyetujui rencana investasi

CEO Regional menyetujui rencana investasi regional yang telah disusun oleh facilities regional. Usulan tersebut juga telah disetujui oleh Regional Manager of Engineering

CEO Regional - - -

PF-03-01-04 Mengajukan rencana investasi

CEO Regional mengajukan rencana investasi untuk

regionalnya kepada Kantor Pusat

CEO Regional - - -

PF-03-01-05 Menyusun rencana investasi

Port Engineering Planning Kantor Pusat menyusun rencana

investasi yang akan dilaksanakan satu tahun kedepan. Rencana

Kantor Pusat – Port Engineering Planning

- - -