BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seorang pimpinan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab untuk perusahaan, salah satunya adalah melakukan perjalanan dinas. Perjalanan dinas sering dilakukan pimpinan didalam perusahaan (Yatimah, 2009).
untuk berbagi kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan di kantor atau perusahaan cabang, seminar, diklat, janji temu, penjajakan kerjasama, menghadiri acara seremonial, kegiatan social dan berbagai kegiatan lainnya Dalam mengurus perjalanan dinas, biasanya pimpinan dibantu oleh sekretaris, baik sebelum maupun sesudah melakukan perjalanan dinas. Sebelum melakukan perjalanan dinas, pimpinan harus mengetahui semua yang sudah dijadwalkan dan sudah disiapkan oleh sekretarisnya. Karena segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan dinas telah dipersiapkan oleh sekretaris, maka pimpinan dapat mempersiapkan hal yang berkaitan dengan tujuan perjalanan dinas dengan baik (Wursanto, 2006).
Prosedur perjalanan dinas dari perusahaan sangat mempengaruhi keberhasila perjalanan dinas pimpinan. Dengan prosedur perjalanan dinas yang baik, maka tahapan-tahapan dalam persiapan untuk melaksanakan perjalanan dinas akan cepat selesai dengan mudah sehingga tidak ditemukan kendala saat pimpinan melakukan perjalan dinas.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas, diperoleh rumusan masalah sebagai berikut:
1.2.1 Apa pengertian perjalanan dinas?
1.2.2 Apa macam-macam perjalan dinas?
1.2.3 Apa saja perencanaan yang dilakukan sekretaris untuk perjalan dinas pimpinan?
1.2.4 Apa saja persiapan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan dinas pimpinan?
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan penulis melakukan penulisan ini adalah sebagai berikut :
1.3.1 Untuk memenuhi salah satu tugas dari Dra. Hj. Nani Sutarni, M.Pd 1.3.2 Untuk mengetahui apa pengertian perjalanan dinas.
1.3.3 Untuk mengetahui apa saja macam-macam perjalanan dinas.
1.3.4 Untuk mengetahui apa saja perencaan yang dilakukan seorang sekretaris untuk perjalanan dinas pimpinan.
1.3.5 Untuk mengetahui apa saja persiapan yang dilakukan seorang sekretaris untuk perjalanan dinas pimpinan.
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat dari penulisan ini dapat menambah wawasan mengenai pengertian perjalanan dinas, macam-macam perjalanan dinas, perencanaan perjalanan dinas serta persiapan perjalanan dinas baik bagi penulis mapun bagi mahasiswa Universitas Pendidikan Indonesia khususnya mahasiswa Pendidikan Manajemen Perkantoran.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Perjalanan Dinas
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.
Secara bahasa perjalanan berarti bepergian ke suatu tempat, sedangkan dinas berarti melakukan tugas atau kewajiban. Jadi perjalanan dinas adalah suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan/kewajiban kantor.
Sementara yang dimaksud dengan tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga atau perusahaan yang bersangkutan.
Dalam buku yang berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional karangan Drs.
Ignatius Wursanto, yang dimaksud perjalanan dinas adalah perjalanan dinas yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan. Sekretaris adalah orang yang bertugas untuk mengurus perjalanan dinas pimpinan.
2.2 Macam-Macam Perjalanan Dinas
2.2.1 Perjalanan dinas berdasarkan wilayah 1. Perjalanan Dinas Domestik
Perjalanan dinas domestic yaitu perjalanan dinas pimpinan hanya di lingkup dalam negeri. Perjalanan dinas domestic meliputi sebagai berikut :
a. Perjalanan dinas antar kota dalam satu provinsi.
b. Perjalanan dinas antar provinsi 2. Perjalanan Dinas Internasional
Perjalanan dinas internasional adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan ke luar negeri.
2.2.2 Perjalanan Dinas Berdasarkan Transportasi yang Digunakan 1. Perjalanan Dinas Jalur Darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan alat transportasi seperti mobil perusahaan dan biro perjalanan (travel, bus, atau kereta api). Perjalanan menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative dekat. Sedangkan apabila menggunakan biro perjalanan dilakukan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.
2. Perjalanan Dinas Jalur Laut
Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal, apabila tersedia waktu yang panjang dan tidak mendesak.
3. Perjalanan Dinas Jalur Udara
Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara. Bila pimpinan memiliki waktu cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan jalur darat, karena lebih ekonomis dibandingkan dengan jalur udara.
2.3 Perencanaan Perjalanan Dinas Pimpinan
Menurut George R Terry perencanaan dapat dikatakan sebagai usaha mencari penanggungjawab terhadap berbagai rumusan kebijakan untuk dilaksanakan bersama sesuai dengan bidang masing-masing. Beberapa perencanaan dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan antara lain sebagai berikut :
1. Perencanaan Pendahuluan
Perencanaan pendahuluan adalah perencanaan yang berkaitan dengan identifikasi informasi yang harus diketahui oleh sekretaris dalam susunan perencanaan perjalanan dinas.
Beberapa informasi yang harus diketahui oleh sekretaris antara lain : 1.1 Jenis Perjalanan Dinas
Masing-masing jenis perjalanan dinas memiliki konsekuensi tersendiri terhadap persiapan yang harus dilakukan. Oleh sebab itu sekretaris harus mengetahui jenis perjalanan dinas yang akan dilakukan oleh pimpinan.
1.2 Tempat Tujuan Perjalanan Dinas
Tempat tujuan perjalanan dinas pimpinan harus diketahui oleh sekretaris, karena hal ini berkaitan dengan perencanaan transportasi, akomodasi dan keuangan.
1.3 Lamanya Perjalanan Dinas
Lamanya perjalanan dinas pimpinan perlu diketahui sekretaris untuk menentukan hal-hal sebagai berikut :
a. Perlengkapan yang harus dibawa pimpinan selama mengadakan perjalanan dinas.
b. Pejabat sementara (pjs) atau pengganti sementara (pgs) atau wakil sementara (wks) selama ditinggal oleh pimpinan dalam tugas mengadakan perjalanan dinas.
c. Waktu pelaksanaan perjalanan dinas meliputi : 1. Hari, tanggal, bulan dan tahun.
2. Waktu acara dimulai.
d. Persayaratan yang harus dipenuhi
Hal ini berkaitan dengan hal-hal yang berkaitan dengan perjalanan dinas.
e. Kelengkapan materi yang harus dibawa
Materi yang mungkin dibawa pimpinan seperti laporan tahunan yang berisi perkembangan keuangan apabila pimpinan mengikuti rapat tahunan. Sedangkan untuk perjalanan dengan tujuan pendidikan dan latihan yang harus dibawa pimpinan adalah buku- buku referensi yang ditentukan oleh pimpinan Pusdiklat.
2. Perencanaan Transportasi
Seorang sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan oleh pimpinan, apakah transportasi darat, laut, atau udara.
Beberapah hal yang perlu diperhatikan sekretaris dalam merencanakan transportasi adalah sebagai berikut (Caroline F.Ch. Lawalata: 98) :
a. Berapa biaya transportasi pimpinan selama berada di daerah atau negara tersebut? Bila memungkinkan, bandingkan biaya sewa mobil dan biaya perjalanan dengan menggunakan taksi.
b. Jika pimpinan memilih untuk menggunakan jasa penyewaan mobil, pastikan perusahaan tersebut telah mengetahui jadwal kedatangan pimpinan, informasikan waktu dan tempat dimana pimpinan akan dijemput. Jangan biarkan pimpinan menunggu karena kesalahan informasi yang diberikan sekretaris.
c. Jika pimpinan memilih untuk menggunakan taksi, sekretaris harus mencari informasi mengenai keberadaan perusahaan taksi yang tersedia di daerah atau negara tersebut. Factor kenyamanan dan keamanan jug menjadi pertimbangan.
3. Perencanaan Akomodasi
Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan.
Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman. Sekretaris memiliki dua cara dalam pemesanan hotel, yaitu melalui travel agent/ticketing dan melalui pemesanan langsung oleh sekretaris itu sendiri.
a. Pemesanan melalui travel agent/ticketing
Apabila seorang sekretaris menggunakan bantuan travel agent dalam pemesanan hotel, pihak travel agent akan memberikan beberapa alternative hotel untuk dipilih oleh sekretaris atau pimpinan. Apabila sudah disetujui untuk memesan salah satu hotel oleh pimpinan, maka pihak travel agent akan melakukan reservasi dan nantinya akan mengirimkan bukti konfirmasi pihak hotel (voucher dari hotel yang bersangkutan).
b. Pemesanan langsung oleh sekretaris
Apabila pemesanan hotel dilakukan melaui pemesanan langsung, sekretaris langsung memesan kamar ke bagian reservasi dan nantinya akan diberikan kode booking untuk kamar yang dipesan.
Beberapa informasi yang biasanya diminta oleh pihak hotel pada pemesanan kamar, antara lain sebagai berikut :
a. Nama tamu yang akan menginap.
b. Jenis kamar yang diinginkan (standard, deluxe, superior-single, double).
c. Berapa malam tamu akan menginap dikamar tersebut.
d. Tanggal dan waktu kedatangan (Check In)
e. Tanggal dan waktu keberangkatan (Check Out) pimpinan.
f. Bagaimana cara pembayaran yang diinginkan.
4. Perencanaan Keuangan
Perencanaan keuangan adalah kegiatan menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan perjalanan dinas pimpinan. Seorang sekretaris harus dapat mengatur keuangan. Disini terlihat bahwa seorang pimpinan harus dapat mengontrol pengeluaran dengan bantuan sekretaris. Berapa yang dibutuhkan saat akan berpergian dan hal yang sangat penting adalah bahwa saat perjalanan dinas harus membawa persediaan keuangan dengan cukup, tidak terlalu banyak ataupun terlalu pas-pasan.
Ada dua sistem yang dapat dipakai dalam merencanakan keuangan atau biaya perjalanan dinas, anatara lain:
a. Retribusi, yaitu penggantian biaya perjalanan dinas sesuai dengan pengeluaran yang dibuktikan dengan voucher.
b. Lunsum, yaitu penggantian biaya perjalanan dinas berdasarkan standar (tarif) tanpa memperhatikan voucher.
Beberapa tanda bayar yang dapat dipakai selama perjalanan dinas, yaitu : a. Uang Tunai
b. Kartu Kredit
Kartu kredit adalah kartu yang dikeluarkan oleh pihak bank, hotel, biro perjalanan atau badan lain yang memberikan hak kepada pengguna untuk memperoleh barang dan jasa dalam batas nilai.
c. Traveller Cheque
Traveller cheque adalah alat pembayaran yang diciptakan khusus untuk orang yang bepergian dan dapat diuangkan.
Ada beberapa jenis biaya yang diperlukan oleh pimpinan untuk menjalankan tugas perjalanan dinas antara lain sebagai berikut :
1. Biaya transportasi, meliputi:
a. Biaya transportasi pulang pergi
b. Biaya transportasi lokal selama perjalanan dinas 2. Biaya Akomodasi
3. Biaya acara kegiatan atau biaya kontribusi, misalnya biaya seminar, biaya rapat kerja yang harus dibayar pada pihak penyelenggara.
4. Uang saku selama perjalanan dinas 5. Uang lunsum
6. Biaya lain yang berkaitan dengan perjalanan dinas
Seorang sekretaris harus mengetahui hak- hak yang diperoleh pimpinan dalam rangka perjalanan dinas, sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku di perusahaan. Misalnya perjalnan dinas untuk direksi :
a. Transportasi, berhak mendapatkan kelas eksekutif.
b. Biaya akomodasi (hotel), berhak mendapatkan kamar kelas president suit di hotel berbintang lima.
c. Biaya transport lokal per hari maksimal.
d. Uang saku per hari selama perjalanan dinas.
e. Uang lunsum per hari.
2.4 Persiapan Perjalanan Dinas Pimpinan
2.4.1 Menyusun Daftar Perjalanan Dinas Pimpinan
Daftar perjalanan atau disebut itinerary adalah daftar yang mengurutkan kegiatan perjalanan secara kronologis, lengkap dengan informasi pendukung seperti lokasi, jumlah hari, kegiatan, informasi akomodasi dan transportasi, serta hal-hal pendukung lainnya.
Itinerary harus sekretaris siapakan agar pimpinan dengan mudah melaksanakan perjalanannya untuk itu itinerary harus jelas dan mudah dibaca serta mencantumkan segala sesuatu mengenai perjalanan pimpinan.
Langkah-langkah menyusun jadwal perjalanan, antara lain : a. Mengetahui terlebih dahulu tujuan perjalanan dinas pimpinan b. Lamanya kunjungan tersebut
c. Mempelajari timetable
Timetable yaitu, buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan, waktu kedatangan, dan jenis transportasi yang digunakan.
d. Membuat reservasi
e. Mengurus surat perjalanan dinas pimpinan
f. Mempersiapkan surat atau dokumen yang diperlukan pimpinan
Berikut ini contoh format daftar perjalanan/itinerary :
2.4.2 Persiapan Dokumen Perjalanan
Dalam konteks perjalanan dinas, dokumen adalah dokumen perjalanan dinasberupa keterangan-keteragan yang diperlukan oleh seorang pimpinan dalam melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
a. Dokumen Internal
Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan, yang meliputi : 1. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan. Surat tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom atau table. Bagian-bagian surat tugas harus lengkap, dan terdiri dari:
a. Kepala surat tugas.
b. Pembuka surat tugas.
c. Isi surat tugas.
d. Penutup surat tugas.
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk mengadakan perjalanan dinas. Berdasarkan sumber dana atau biaya yang digunakan ada dua macam SPPD, yaitu :
a) SPPD rutin, adalah SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran rutin. Perintah SPPD rutinn diberikan oleh pimpinan atau pejabat struktural.
b) SPPD proyek atau SPPD pembangunan, adalah SPPD yang dibiayai dari sumber dan anggaran atau sumber dana pembangunan.
Bentuk SPPD rutin dan SPPD proyek pada dasarnya sama, tidak memiliki perbedaan prinsip. Hal yang membedakan keduanya hanya terletak pada yang memberikan perintah dan jenis tugas yang harus dilakukan.
Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) :
Berangkat dari :
(Tempat/Kedudukan) :
Ke :
Pada Tanggal :
