4 Universitas Kristen Petra 2. LANDASAN TEORI
2.1 Visi dan Misi
Visi menurut Arman (2008) adalah pernyataan yang menjabarkan hal-hal yang hendak diwujudkan perusahaan diwaktu mendatang. Sedangkan misi menurut Arman (2008) adalah kumpulan pertanyaan yang mencerminkan hal-hal yang tengah atau hendak dijadikan atau mau dicapai dalam waktu dekat.Visi dan Misi adalah usaha, adanya visi dan misi akan memudahkan dalam menyusun sebuah SOP. Sebab visi dan misi adalah tujuan atau cita cita sebuah usaha. SOP akan membantu mewujudkan cita-cita tersebut.
2.2 Pengertian Manajemen
Manajemen adalah proses penggunaan sumber daya efektif untuk mencapai sasaran atau proses penggerakkan tenaga manusia, modal, dan peralatan lainnya secara terpadu untuk mencapai tujuan tertentu, paling tidak manajemen dapat didefinisikan sebagai sebuah proses yang terdiri atas perencanaan, pengarahan, pelaksanaan dan pengendalian karena apa yang direncanakan harus dilaksanakan dalam pelaksanaan paling tidak ada kegiatan untuk menyesuaikan rencana dengan struktur organisasi dan mempunyai gaya kepemimpinan, dan selanjutnya apa yang dilakukan perlu dikendalikan untuk menjamin agar pelaksanaan dapat sesuai dengan rencana.(Winarno & Ismaya, 2007, p.295).
2.3 Fungsi Manajemen
Menurut Daft (2008, p. 6), Manajemen adalah pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya organisasi. Dari definisi itu, maka ada empat fungsi manajemen yang harus dimiliki dalam suatu perusahaan, yaitu: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengendalian (controlling).
5 Universitas Kristen Petra 2.3.1 Perencanaan (planning)
Menurut Daft (2008, p.7), perencanaan berarti menentukan tujuan bagi perusahaan di masa depan serta memutuskan tugas dan penggunaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Menurut Madura (2007), “fungsi perencanaan mencerminkan persiapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghadapi kondisi- kondisi bisnis di masa mendatang” (p. 389). Fungsi perencanaan merupakan fungsi yang paling dasar dalam suatu manajemen, karena lewat perencnaan ini, perusahaan bisa menentukan tujuan yang dicapai oleh perusahaan dan cara-cara yang digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut.
Ada 3 macam perencanaan yang dilakukan oleh perusahaan, yaitu:
1. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis dilakukan oleh perusahaan apabila perusahaan memiliki fokus secara jangka panjang, perencanaan strategis lebih terinci daripada pernyataan misi dan secara umum menguraikan bagaimana cara mencapai misi perusahaan (Madura, 2007, p. 390). Secara lebih detail, berikut adalah sifat-sifat perencanaan strategis:
1. Menyangkut kurun waktu yang relatif panjang 2. Menyangkut persoalan dasar organisasi
3. Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan manajerial sehari- hari
4. Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan
5. Pada umumnya, perencanaan ini merupakan kegiatan manajemen puncak (Sumarni dan Soeprihanto, 2005, p. 143)
Perencanaan strategis bisa dibilang memiliki peranan yang cukup penting dalam perusahaan. Ada beberapa faktor yang membuat perencanaan strategis bisa dibilang memiliki peranan penting dalam perusahaan (Sumarni dan Soeprihanto, 2005, p.
143):
- Peningkatan perubahan teknologi
Perubahan teknologi mendesak perusahaan untuk mencari kesempatan baru secara aktif, tidak cukup hanya bertahan saja dalam persaingan.
6 Universitas Kristen Petra - Semakin rumitnya tugas manajerial
Perencanaan strategis membuat para manajer dapat berantisipasi pada masalah- masalah dan kesempatan-kesempatan yang muncul.
- Lingkungan luar perusahaan yang semakin kompleks
Perencanaan strategis sangat bermanfaat untuk mengahadapi pengaruh lingkungan di luar perusahaan yang semakin rumit, sehingga perusahaan akan dapat mengambil posisi yang tepat.
- Semakin panjangnya jangka waktu antara keputusan yang dibuat dengan dampaknya di masa depan, sehingga memerlukan suatu perencanaan yang matang untuk pengambilan keputusan.
2. Perencanaan Operasional
Perencanaan operasional akan menentukan metode-metode yang akan digunakan dalam waktu dekat untuk mencapai rencana-rencana taktis (Madura, 2007, p.392).
3. Perencanaan Kontijensi
Perencanaan kontijensi dilakukan perusahaan untuk membuat rencana-rencana alternative guna berbagai kemungkinan kondisi bisnis yang terjadi (Madura, 2007, p.392).
2.3.2 Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian merupakan pemanfaatan sumber daya organisasi umtuk mencapai tujuan strategis. Pemanfaatan sumber daya digambarkan melalui pembagian kerja organisasi menjadi sejumlah departemen dan jabatan, garis formal kewenangan, dan mekanisme untuk mengkoordinasi tugas yang berbeda (Daft, 2008, p. 4-5)
Ada 2 keuntungan yang dapat diperoleh oleh perusahaan apabila organisasinya berjalan dengan baik yaitu:
1. Dapat terjalin pola hubungan yang baik dalam perusahaan, antar anggota perusahaan, serta antar anggota perusahaan dengan perusahaan, sehingga akan mempermudah untuk pencapaian tujuan perusahaan tersebut.
7 Universitas Kristen Petra 2. Setiap anggota perusahaan dapat mengetahui dengan jelas tugas-tugas dan
kewajiban serta tanggung jawabnya, karena dengan pengorganisasian akan ada pendeskripsian wewenang yang jelas. (Sumarni dan Soeprihanto, 2005, p. 147)
Menurut Sumarni dan Soeprihanto (2005, p. 148), ada langkah-langkah dalam melakukan pengorganisasian yaitu:
a. Memperinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang.
c. Mengkombinasikan pekerjaan anggota perusahaan dalam cara yang logis dan efisisen.
d. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi atau juga dengan bagian keuangan
e. Memantau efektivitas perusahaan dan melakukan langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas. Disini diperlukan penilaian ulang terhadap keempat langkah terdahulu secara berkala.
Menurut David (2005, p.125), tujuan dari pengorganisasian adalah mencapai upaya terkoordinasi dengan menetapkan tugas dan hubungan tanggung jawab. Dengan begitu, sumber daya perusahaan bisa dilakukan lebih efektif dan digunakan lebih efisien pada perusahaan yang terorganisir dengan baik.
Fungsi pengorganisasian terdiri dari 3 rangkaian aktivitas yaitu;
a. Menguraikan tugas pada pekerjaan yang lebih spesifik b. Mengkombinasikan pekerjaan pada berbagai departemen c. Mendelegasikan tanggung jawab
2.3.3 Pengarahan (actuating)
Pengarahan adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentukan ke arah tercapainya suatu tujuan.
Oleh karena itu, disini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk nasehat, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas serta
8 Universitas Kristen Petra memberikan stimulasi kepada para karyawan. Dengan demikian, kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut masalah pemberian motivasi kepada para anggota organisasi, kepemimpinan serta pengembangan komunikasi (Sumarni dan Soeprihanto, 2005 p.
150).
Di dalam pengarahan dibutuhkan suatu yang namanya kepemimpinan.
Kepemimpinan sebagai sesuatu yang lebih merupakan sifat yang menginspirasi dan memotivasi orang-orang yang melebihi tingkatan kinerja normal mereka. Pemimpin dalam banyak organisasi harus mengkonseptualisasikan hamper semua aspek tentang bagaimana menjalankan bisnis agar bisa memenuhi kebutuhan para pelanggan yang semakin menuntut, menjaga para karyawan tetap termotivasi dan puas, serta tetap kompetitif dalam lingkungan bisnis (Daft, 2005 p. 339).Fungsi pengarahan ini bertujuan untuk mengarahkan pekerja untuk mau bekerja dengan benar dan sistematis untuk mencapai goal yang sudah ditargetkan. Pengarahan bisa dilakukan dengan memberi motivasi kepada pekerja supaya mereka bisa semangat dalam bekerja.
2.3.4 Pengendalian (controlling)
“Pengendalian organisasi adalah proses pengaturan yang sistematis dari aktifitas-aktifitas operasional untuk menjadikan mereka konsisten dengan harapan- harapan yang dibentuk dalam rencana, target, dan standart kerja” (Daft, 2008 p. 525)
Fungsi pengendalian dalam manajemen mencakup semua aktifitas yang telah dijalankan guna memastikan bahwa apa yang sedang dikerjakan sesuai dengan perencanaan. Semua manajer dalam organisasi mempunyai tanggung jawab untuk mengontrol tindakan yang perlu untuk menanggulangi ketidaksesuaian. Ada 4 langkah dasar dalam pengendalian menurut David (2005) antara lain:
1. Menetapkan standar kinerja
2. Mengukur kinerja individu dan organisasi
3. Membandingkan kinerja actual dengan standar yang sudah direncanakan 4. Melakukan perbaikan
Sumarni dan Soeprihanto (2005, p. 171-172) menyebutkan ada beberapa alasan yang menyebabkan fungsi pengendalian mempunyai arti penting bagi perusahaan yaitu:
9 Universitas Kristen Petra a. Adanya perubahan lingkungan perusahaan.
Fungsi pengendalian dilaksanakan supaya dampak dari perubahan-perubahan tersebut segera dideteksi.
b. Perusahaan menjadi semakin kompleks.
c. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja.
Untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan diperlukan adanya pengendalian
d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Pengendalian diperlukan untuk mengawasi pelaksanaan tugas-tugas yang didelegasikan.
2.4 Fungsi Bisnis
Fungsi Bisnis merupakan serangkaian kegiatan yang berhubungan dengan penjualan ataupun pembelian barang dan jasa yang secara konsisten berulang.Analisis lingkungan internal adalah faktor-faktor dalam perusahaan yang memegang peranan yang lebih mendalam karena menyangkut bagian dalam suatu organisasi. Analisa lingkungan internal mengidentifikasikan dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan di area fungsi bisnis (David, 2005, p. 140)
Adapun Fungsi Bisnis tersebut terdiri dari:
2.4.1 Produksi dan Operasional
Fungsi dari produksi dan operasi ini terdiri dari aktivitas-aktivitas yang bertugas mengubah input menjadi barang dan jasa. Operasi manufaktur mengubah atau mentransformasikan input sebagai bahan baku, pekerja, modal, mesin, dan fasilitas menjadi barang akhir ataupun jasa. Produksi dan operasi mewakili sebagian besar asset sumber daya manusia dan modal perusahaan. Kekuatan dan kelemahan dalam lima fungsi produksi menentukan kesuksesan atau kegagalan sebuah perusahaan (David, 2005, p. 140)
Menurut David (2005, p. 140), fungsi dasar dari manajemen produksi adalah:
10 Universitas Kristen Petra 1. Proses
Desain dari sistem produksi meliputi pemilihan teknologi, fasilitas, analisis aliran proses, lokasi fasilitas, dll.
2. Kapasitas
Keputusan kapasitas meliputi penentuan pada jumlah output terbaik bagi organisasi, tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit.
3. Inventory
Meliputi mengatur jumlah bahan baku, work-in-process, dan barang jadi 4. Tenaga kerja
Mengatur pekerja yang mempunyai kemampuan atau tidak, karyawan administrasi dan manajer.
5. Kualitas
Bertujuan memastikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah yang terbaik.
2.4.2 Keuangan/Akuntansi
Menentukan kekuatan dan kelemahan keuangan perusahaan penting karena kondisi keuangan perusahaan sering dianggap sebagai pengukur terbaik bagi petisi kompetitif perusahaan dan menjadi daya tarik bagi para investor. Faktor keuangan sering memberi perubahan pada strategi dan mengubah rencana implementasi.
(David, 2005, p. 141)
Fungsi keuangan/akuntansi meliputi tiga keputusan yakni:
1. Keputusan investasi
Keputusan investasi adalah alokasi dan realokasi modal dan sumber daya pada proyek, produk, asset, dan divisi pada organisasi. Sekali strategi susah diformulasikan, penyusuan anggaran modal diperlukan untuk menyukseskan pelaksanaan strategi.
2. Keputusan pembiayaan
Keputusan pembiayaan adalah menentukan struktur modal yang terbaik pada perussahaan dan meliputi berbagai metode untuk meraih modal misalnya dengan menerbitkan saham, menambah hutang, menjual asset atau menggunakan
11 Universitas Kristen Petra kombinasi dari hal di atas. Keputusan pembiayaan haruslah memperhatikan kebutuhan modal kerja baik untuk jangka pendek dan jangka panjang.
3. Keputusan deviden
Keputusan deviden berisi tentang peresentase penghasilan yang dibayarkan pada pemegang saham, stabilitas deviden yang dibagikan setiap waktunya, dan pembelian atau penerbitan saham. Keputusan deviden menentukan jumlah dana yang dipertahankan di perusahaan dan jumlah yang dibayarkan pada pemegang saham. Keuntungan membayar deviden pada investor harus seimbang dengan keuntungan menyimpan dana secara internal. (David, 2005, p. 141)
2.4.3 Pemasaran
Pemasaran bisa diartikan sebagai proses mendefinisikan, mengantisipasi, membuat, memenuhi kebutuhan dan keinginan atas barang dan jasa. Ada tujuh fungsi dasar dari pemasaran yaitu: customer analysis, selling products/services, product and service planning , pricing, distribution, marketing research, opportunity analysis. Dengan mengerti 7 fungsi ini diharapkan membantu mengidentifikasi strategi dan mengevaluasi kekuatan serta kelemahan pemasaran.
(David, 2005, p. 142)
a. Customer analysis
Customer analysis adalah pemeriksaan dan evaluasi akan kebutuhan, keperluan, keinginan konsumen mencakup surveys, analyzing customer information, evaluating market positioning strategis developing customer profiles, and determining optimal market segmentation strategies. Informasi yang diperoleh dari customer analysis ini sangat penting dalam mengembangkan misi yang efektif karena dapat menunjukkan bagaimana karakteristik, demografis konsumen, dll. Selain itu organisasi yang sukses secara terus menerus akan memonitor pola belanja konsumen dan calon konsumen.
12 Universitas Kristen Petra b. Selling products/services
Pelaksanaan strategi yang efektif biasanya bergantung pada kemampuan perusahaan menjual produk atau jasa. Penjualan mencakup aktivitas pemasaran seperti advertising, sales promotion, publicity, personal selling, sales force management, customer relations, and dealer realitions. Keefektifan tiap aktivitas berbeda-beda misalnya personal selling baik digunakan pada perusahaan industry sedang pengiklanan, baik untuk perusahaan berbasis konsumen.
c. Product and service planning
Aktivitas dalam fungsi ini ialah test marketing, product and brand positioning, devising, warranties, packaging, determining product option, features, style and quality, deleting old products, and providing for customer service. Salah satu yang paling efektif yakni test marketing yang dapat mengujin perencanaan pemasaran dan memperkirakan penjualan suatu produk di masa depan, menghindari kerugian besar dengan menunjukkan kelemahan produk dan pemasaran sebelum produk tersebut diproduksi massal.
d. Pricing
Pengaruh paling besar dalm penetuan harga adalah dari konsumen, pemerintah, supplier, distributor, dan competitor. Strategi yang baik jika dapat menentukan harga baik dari perspektif jangka pendek dan jangka panjang karena competitor dapat meniru perubahan harga dengan mudah, terutama competitor yang agresif.
e. Distribution
Salah satu keputusan yang menantang dan kompleks dari perusahaan yakni dalam hal distribusi. Distribusi meliputi warehousing, distribution channels, distribution coverage, retail side locations, sales teritorries, inventory levels and location, transportation carriers, wholeselling, and retailing. Manufaktur yang dapat menjual produknya langsung kepada public biasanya lebih mendapat banyak untung dengan memperluas dan meningkatkan operasi
13 Universitas Kristen Petra pabriknya. Perusahaan sukses akan mengidentifikasi dan mengevaluasi cara- cara untuk meraih konsumen akhir.
f. Marketing research
Adalah menganalisa, merekam dengan sistematis data tentang masalah yang dihadapi pada pemasaran produk dan jasa. Aktivitas ini dapat menemukan kekuatan dan kelemahan kritis perusahaan dengan mencari informasi tentangnya. Marketing research menyokong fungsis bisnis utama dalam perusahaan.
g. Opportunity analysis
Mencakup penilaian pada biaya, keuntungan dan resiko yang berhubungan dengan keputusan pemasaran (David, 2005, p. 142).
2.4.4 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah manusia yang mampu melakukan pekerjaan bagi suatu bisnis. Mereka dapat memberikan kontribusi pada produksi dengan menggunakan kemampuan fisik mereka. Alternatifnya, mereka dapat memberikan kontribusi dengan menggunakan kemampuan mentalnya, seperti mengusulkan perubahan dalm proses produksi saat ini atau memotivasi pekerja lain (David, 2005, p. 11)
Manajemen Sumber Daya Manusia menurut Noe (2005, p. 3), mengacu pada kebijakan, praktek, dan sistem yang dapat mempengaruhi kebiasaan pekerja, timgkah laku, dan kinerjanya. Praktek Sumber Daya Manusia memainkan peranan kunci dalam menarik, memotivasi, mengapresiasikan, danmempertahankan karyawan. Praktek lainnya termasuk merekrut pekerja, memilih pekerja, mendesain pekerjaan, mengkompensasikan pekerja, dan mengembangkan hubungan tenaga kerja dan karyawan yang baik.
14 Universitas Kristen Petra a. Rekrutmen
Rekrutmen adalah proses penarikan beberapa calon yang berpotensi untuk diseleksi menjadi karyawan pada posisi tertentu. Output dari proses rekrutmen adalah pelamar, yaitu terkumpulnya sejumlah pelamar atau calon karyawan pada jawaban tertentu yang prospektif (Wijayanto, 2012, p. 250-252).
Rekrutmen juga dapa diartikan sebagai “suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi atau perusahaan” (Mardianto, 2012, p. 10).
Fungsi rekrutmen yaitu:
- Menjamin perusahaan memiliki karyawan yang tepat untuk suatu jabatan atau perusahaan
- Mengevaluasi dalam mempekerjakan dan penempatan pelamar sesuai minat - Memperlakukan pelamar secara adil dan meminimalkan diskriminasi
- Memperkecil munculnya tindakan buruk karyawan yang seharusnya tidak diterima
- Memastikan adanya keuntungan dari investasi sumber daya manusia (Mardianto, 2012, p. 11)
b. Fungsi dan Tujuan Sumber Daya Manusia
Beberapa aktifitas spesifik yang terlibat dalam setiap fungsi meliputi:
- Perencanaan yaitu menentukan sasaran dan standar-standar dalam membuat aturan dan prosedur, menyusun, rencana-rencana dan membuat perkiraan.
- Pengorganisasian yaitu memberikan tugas spesifik kepada setiap bawahan, membuat divisi-divisi, mendelegasikan wewenang kepada bawahan, membuat jalur wewenang dan komunikasi, mengkoordinasikan pekerja bawahan.
- Penyusunan staff yaitu menentukan tipe orang yang harus dipekerjakan, merekrut calon karyawan, memilih karyawan, menetapkan standar prestasi, memberikan kompensasi kepada karyawan, mengevaluasi prestasi, memberikan konseling kepada karyawan, melatih dan mengembangkan karyawan.
- Kepemimpinan yaitudimana mendorong orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan, mempertahankan semangat kerja, dan memotivasi bawahan.
15 Universitas Kristen Petra - Pengendalian yaitu dengan menetapkan standar kuota penjualan, standar
kualitas, atau tingkat produksi, memeriksa untuk melihat bagaimana prestasi yang ingin dicapai dibandingkan dengan standar-standar ini, melakukan koreksi jika dibutuhkan (Mardianto, 2012, p. 12)
c. Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan dapat didefinisikan sebagai suatu cara yang digunakan untuk memberi atau meningkatkan ketrampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaannya sekarang. Sedangkan pengembangan karyawan lebih berorientasi kepada masa depan dan lebih peduli terhadap pendidikan, yaitu peningkatan kemampuan seseorang untuk memahami dan menginterprasi pengetahuan bukan mengajarkan keterampilan teknis (Manajemen Sumber Daya Manusia, Mutiara Panggabean). Menurut Jane Smith, ada empat faktor yang menyebabkan perlunya pelatihan dan pengembangan dalam perusahaan, yaitu sebagai berikut (Wibowo, 2011, p. 418)
- Semakin intesitasnya kompetisi organisasi perlu melatih dan mengembangkan orang untuk melawan tantangan kompetisi
- Inovasi teknologi berubah cepat sehingga organisasi perlu melatih dan mengembangkan orang lain untuk menggunakan sebaik mungkin teknologi maju
- Permintaan yang tetap atas kualitas yang lebih tinggi dan nilai yang lebih baik menyebabkan organisasi perlu dan mengembangkan orang untuk menemukan cara inovatidf guna memperbaiki produk dan jasa
- Tumbuhnya masalah ekologi menuntut organisasi perlu dan mengembangkan orang untuk melaksanakan kebijakan ekologi
d. Penilaian Manajemen Sumber Daya Manusia
Penilaian kinerja atau performance appraisal adalah sebuah proses dimana sebuah perusahaan melakukan evaluasi dan penilaian kinerja individu setiap pekerjanya. Setiap penilaian kinerja pasti memiliki tujuan dan menurut Robbins, 2005, tujuan penilaian kinerja antara lain sebagai berikut:
16 Universitas Kristen Petra - Membuat keputusan dalam manajemen sumber daya manusia seperti
promosi, transfer, dan pemecatan
- Mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan dan pengembangan - Memvalidasi program seleksi dan pengembangan
- Memberikan umpan balik kepada pekerja atas kinerjanya
e. Pemutusan Hubungan Kerja
Pemutusan hubungan kerja merupakan fungsi terakhir manajemen sumber daya manusia yang dapat didefinisikan sebagai pengakhiran hubungan kerja antara pekerja dan pengusaha yang dapat disebabkan oleh berbagai macam alasan, sehingga berakhir pula hak dan kewajiban di antara mereka (Panggabean, 2004, p. 121)
2.5 Standard Operationg Procedure (SOP) 2.5.1 Pengertian SOP
Menurut Hartatik (2014, p. 35), Standard Operation Procedure adalah satu set instruksi tertulis yang digunakan untuk kegiatan rutin atau aktivitas yang berulang kali dilakukan oleh sebuah organisasi. Pengembangan dan penggunaan SOP merupakan bagian integral dari sebuah sistem mutu yang sukses, karena menyediakan individu dengan informasi untuk melakukan pekerjaan dengan benar dan memfasilitasi konsistensi dalam kualitas dan integritas produk atau hasil akhir.
2.5.2 Tujuan dan Fungsi SOP
Dibuatnya sebuah SOP dalam sebuah organisasi, tentunya memiliki tujuan khusus bagi organisasi tersebut. Menurut Kasma, (2012, p. 7) tujuan SOP diantaranya adalah :
a. Agar pegawai dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerja pegawai atau tim dalam organisasi
b. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
c. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pegawai tersebut
17 Universitas Kristen Petra d. Melindungi organisasi/unit kerja dan pegawai dari kesalahan administrasi
lainnya
e. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi Sedangkan Fungsi SOP adalah :
a. Memperlancar tugas pegawai
b. Sebagai dasar hokum apabila terjadi persimpangan
c. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak d. Mengerahkan pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja e. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin
2.5.3 Manfaat SOP
SOP membantu tingkat manajerial dan non manajerial untuk melaksanakan fungsi manajemen pada setiap bagian/divisi. Manfaat SOP menurut Nuraida (2008, p. 36) adalah:
a. Planning-controlling
- Mempermudah dalam pencapaian tujuan
- Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja - Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya
- Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang seharusnya dilakukan
b. Organizing
- Mendapatkan istruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan mengenai bagaimana tanggungjawab setiap prosedur pada masing-masing bagian/divisi, terutama pada saat pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan bagian-bagian lain.
- Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan
- Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja
18 Universitas Kristen Petra c. Staffing-leading
- Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar intruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama
- Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur
- Mempermudah pemberian penilaian pada bawahan
d. Coordination
- Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap depaartemen dan antaar departemen
- Menetapkan dan membedakan prosedur-prosedur rutin dan prosedur- prosedur independen
2.5.4 Prinsip Dasar Penyusunan SOP
Dalam menyusun SOP, terdapat beberapa prinsip dasar yang harus diperhatikan (Sayuti, 2012, p. 4) yaitu:
• Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan
• Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya
• Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu
• Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya
• Mencegah berkembangnya (duplikasi) pekerjaan
• Harus ada pengecualian yang seminim mungkin terhadap peraturan
• Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu
• Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah
• Pembagian tugas tepat
• Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan
• Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya
• Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dilaporkan dengan memperhatikan tujuan
• Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum
• Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya
19 Universitas Kristen Petra 2.5.5 Prinsip Penerapan SOP
Menurut Sayuti (2012, p.4) Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip- prinsip berikut:
• Konsisten
SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh jajaran organisasi
• Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level paling rendah sampai yang tertinggi
• Perbaikan berkelanjutan
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif
• Mengikat
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan
• Seluruh unsur memiliki peran penting
Masing-masing mempunyai peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan
• Terdokumentasi dengan baik
Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga selalu dapat dijadikan referensi bagi setiap mereka yang perlukan
2.5.6 SOP dalam Bidang Distribusi
Selanjutnya menurut Sayuti (2012, p. 5) Prosedur kerja dalam bidang distribusi meliputi :
1. Proses mengantarkan barang dari supplier ke tempat usaha, berikut contoh prosesnya :
20 Universitas Kristen Petra - Pemesanan bahan baku di terima supplier melalui telepon
- Bahan baku diantar supplier dengan kendaraan miliknya Contoh SOP adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1
SOP Proses Mengantarkan Barang dari Supplier
Logo Bagian Nomor SOP
Perusahaan Distribusi Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh SOP
Proses Mengantarkan Barang dari Supplier Uraian Prosedur:
1 Supplier menerima order dari kita
2 Supplier menyediakan barang yang kita pesan
3 Supplier mengirimkan pesanan ke tempat usaha kita dengan kendaraan milik supplier dan biaya kirim ditanggung supplier
Disahkan oleh:
Sumber: Hartatik, 2014
2. Proses mengantarkan barang dari tempat usaha ke konsumen, berikut contoh prosesnya :
- Order diterima dari konsumen
- Barang pesanan disiapkan dan dikemas rapi
- Pesanan diantar kurang lebih 10 menit setelah order diterima Tabel 2.2
SOP Mengantarkan Barang dari Supplier Logo Bagian Nomor SOP
Perusahaan Distribusi Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif
21 Universitas Kristen Petra Disahkan Oleh
SOP
Porses Mengantarkan Barang dari Supplier Uraian Prosedur:
1 Kita menerima order dari konsumen
2 Kita menyiapkan barang yang diminta konsumen 3 Kita mengantarkan barang ke konsumen dengan
kendaraan kita dan biaya kirim ditanggung kita dalam waktu kurang dari 15 sejak order diterima Disahkan oleh:
Sumber: Hartatik, 2004
3. Proses serah terima barang, berikut contoh prosesnya : - Barang diserahkan kepada penerima
- Bukti tanda serah terima diserahkan oleh pengirim barang kepada penerima untuk ditanda tangani
- Salinan diterima oleh penerima dan tanda penerima asli dibawa oleh pengantar barang untuk dilaporkan ke kantor
Tabel 2.3
SOP Proses Serah Terima Barang
Logo Bagian Nomor SOP Perusahaan Distribusi Tanggal
Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh SOP
Proses Serah Terima Barang Uraian Prosedur:
1 Barang diserahkan kepada penerima
2 Pengantar barang menyodorkan bukti tanda terima untuk ditandatangani penerima
3 Penerima menerima salinan tanda terima dan tanda terima asli dibawa oleh pengantar barang untuk dilaporkan ke kantor
Disahkan oleh:
Sumber: Hartatik, 2014
22 Universitas Kristen Petra 2.5.7 SOP dalam Pelayanan dan Pengelolaan Pelanggan
Hukum pengelolaan pelanggan menurut Ekotama (2013, p. 68) adalah
“barang siapa memperlakukan konsumennya bagai raja, ia akan lebih berkuasa daripada raja. Barang siapa memperlakukan konsumen bagai sampah setelah mendapatkan uangnya, ia akan bangkrut dengan sendirinya”. Pelayanan terhadap konsumen/pelanggan memang sangat penting untuk mempertahankan usaha.
Berikut proses-prosesnya :
a. Proses penyambutan konsumen/pelanggan yang datang ke tempat usaha, contoh prosedurnya meliputi :
- Konsumen/pelanggan yang datang dibukakan pintu dan disapa dengan ramah oleh satpam dengan ucapan, “selamat pagi/siang/sore Bapak/Ibu”
- Konsumen/pelanggan dipersilahkan menuju ke tempat yang dibutuhkan atau ke ruang tunggu yang telah disediakan
- Konsumen/pelanggan disambut dengan senyum dan keramahan
Contoh SOP adalah sebagai berikut:
Tabel 2.4
SOP Proses Penyambutan Konsumen
Logo Bagian Nomor SOP
Perusahaan Pengelolaan Pelanggan
Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh SOP
Proses Penyambutan Konsumen Uraian Prosedur:
1 Satpam mmbukakan pintu dan menyambut ramah dengan ucapan “selamat pagi bapak/ibu”
2 Satpam menanyakan keperluan konsumen/pelanggan dan mempersilahkan konsumen menuju tempat yang di butuhkan
23 Universitas Kristen Petra 3 Customer service menerima kedatangan pelanggan
dengan senyum yang tulus dan keramahan Disahkan oleh:
Sumber: Hartatik, 2014
b. Proses membantu konsumen/pelanggan memperoleh segala kebutuhannya, contoh prosedurnya meliputi :
- Keperluan pelanggan ditanyakan dan didengarkan dengan seksama
- Kebutuhan pelanggan diproses dan dipenuhi dengan tepat - Jika kebutuhan sudah terpenuhi, kemudian tanyakan kebutuhan
lainnya.
- Setelah transaksi selesai, ucapan terima kasih disampaikan
Tabel 2.5
SOP Membantu Konsumen Memperoleh Kebutuhannya
Logo Bagian Nomor SOP
Perusahaan Pengelolaan Pelanggan
Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh SOP
Proses Membantu Konsumen Memperoleh Kebutuhannya Uraian Prosedur:
1 Customer service menanyakan keperluan pelanggan dan mendengarkan secara saksama keingginan pelanggan
2 Customer service memproses pemenuhan kebutuhan pelanggan dalam waktu singkat dan tepat
3 Customer service menanyakan lagi apakah ada kebutuhan lain yang ingin didapatkan setelah transaksi pertama selesai
Disahkan oleh:
Sumber: Hartatik, 2014
24 Universitas Kristen Petra c. Proses mengelola pelanggan, contoh prosedurnya meliputi :
- Pelanggan dikelompokkanberdasarkan persamaan minat, persamaan produk yang disukai, persamaan kepentingan, persamaan hobi dan sebagainya
- Berbagai kegiatan diselenggarakan agar dapat membina keakraban antara perusahaan dengan pelanggan
2.5.8 SOP dalam Operasional Usaha
Operasional usaha meliputi kegiatan rutin sebuah usaha. Panduan untuk setiap kegiatan diperlukan agar operasional usaha berjalan lancer, efektif dan efisien. Berikut proses-prosesnya :
a. Prosedur operasional sehari-hari, contoh prosedurnya meliputi : - Absensi karyawan
- Pekerjaan dilakukan sesuai bidang masing-masing - Istirahat
- Absensi pulang kerja - Absensi saat lembur
Contoh SOP adalah sebagai berikut:
Tabel 2.6
SOP Prosedur Kerja Karyawan Sehari-hari
Logo Bagian Nomor SOP
Perusahaan Operasional Usaha
Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh SOP
Prosedur Kerja Karyawan Sehari-hari Uraian Prosedur:
1 Karyawan masuk kerja sebelum pukul 08.00 2 Karyawan melakukan absensi
3 Karyawan melakukan pekerjaan sesuai bidang masing-masing
4 Karyawan beristirahat pada saat jam istirahat
25 Universitas Kristen Petra 5 Karyawan melakukan absensi pulang
6 Karyawan yang melakukan lembur mengisi absensi tambahan
Disahkan oleh:
Sumber: Hartatik, 2014 b. Prosedur penanganan komplian, contohnya meliputi :
- Komplain diterima, didengarkan dan dipahami oleh karyawan - Diberikan solusi penanganan komplain dengan tepat
- Atasan dimintai bantuan untuk menyelesaikan komplain yang berat - Laporan tentang komplain dan solusinya ditulis oleh karyawan
c. Prosedur pengawasan usaha, contoh prosedurnya meliputi : - Kegiatan operasional diawasi langsung oleh pimpinan
- Teguran dan pengarahan diberikan oleh pimpinan untuk memperbaiki kinerja karyawan
- Perintah untuk memperbaiki kinerja karyawan diberikan langsung oleh pimpinan
d. Prosedur evaluasi usaha, contoh prosedurnya meliputi :
- Laporan keuangan dan operasional diberikan oleh supervisor/manajer kepada pimpinan setiap akhir bulan
- Analisa terhadap laporan-laporan dilakukan oleh pimpinan - Reward dan punishment diberikan oleh pimpinan
e. Prosedur pengurusan legalitas usaha, contoh prosedurnya meliputi :
- Kebutuhan legalitas harus dikenali dengan baik oleh supervisor/manajer - Dokumen-dokumen yang dibutuhkan disiapkan oleh supervisor/manajer - Pengurusan legalitas dilakukan oleh supervisor/manajer
- Dokumen legalitas disimpan di tempat yang aman, namun mudah diakses sesuai kebutuhan oleh supervisor/manajer
26 Universitas Kristen Petra 2.5.9 Simbol-simbol Dalam Diagram Alir
Pada umumnya penyusunan SOP disertai dengan gambar diagram alir dimana pada diagram alir terdapat simbol-simbol yang berbeda. Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai alat bantu untuk menggambarkan rangkaian proses di dalam program. Berikut ini beberapa simbol yang umum digunakan dalam menyusun SOP.
Tabel 2.7
Simbol-Simbol Diagram Alir
No Nama Simbol Aplikasi
1. Terminal Melambangkan
dimulai/diakhirinya suatu proses/prosedur/program.
2. Proses Melambangkan proses berjalannya
suatu prosedur. Menunjukkan aktivitas yang dilakukan sebuah fungsi/unit baik berupa kegiatan maupun perhitungan.
3. Keputusan Melambangkan proses
pengambilan keputusan yang diambil oleh unit kerja/jabatan.
Hasilnya bisa “Ya” atau “Tidak”
atau bisa berupa alternative/pilihan.
4. Penghubung Melambangkan suatu prosedur yang akan masuk dan keluar.
Simbol ini digunakan jika diagram alir tidak dapat ditampung dalam satu bagian atau satu halaman, menunjukkan penyambungan ke bagian lain atau halaman lain.
27 Universitas Kristen Petra
5. Anak Panah Melambangkan arah prosedur.
Menunjukkan arah aliran dari suatu kegiatan ke kegiatan lain. Selain itu, juga menunjukkan arah pilihan yang dapat diambil.
6. Dokumen Menunjukkan data yang berbentuk informasi, baik dalam bentuk dokumen tertulis maupun filekomputer. Dokumen ini bisa merupakan hasil sebuah proses ataupun masukan proses.
7. Prosedur Melambangkan sekumpulan
langkah proses yang ditulis sebagai prosedur. Menunjukkan prosedur atau insruksi kerja yang sudah baku dan harus diikuti, dijadikan landasan atau ditindaklanjuti.
8. Masukan Melambangkan masukan atau
keluaran yang bukan berbentuk dokumen, data, barang, atau jasa.
9. Off Line Connector
Melambangkan masuk dan keluarnya suatu prosedur pada lembar kertas yang lain.
10. Database Melambangkan ruang untuk
menyimpan data (basis data).
28 Universitas Kristen Petra 11. Punched
Card
Melambangkan input yang berasal dari kartu atau output yang ditulis ke kartu.
12. Magnetic Tape Unit
Melambangkan input yang berasal dari pita magnetic atau output yang disimpan ke pita magnetic
Sumber: Fatimah (2015, p. 97)
Gambar berikut ini merupakan contoh penggunaan linear flowchart dengan simbol
Tabel 2.8
Pengajuan Cuti Tahunan
Tidak
Setuju
Tidak Penelitian Sisa
Cuti Tahunan
Pengajuan kepada atasan langsung
Perset ujuan
Cuti ditunda
Persetujuan Pjb berwenang
Mulai Standard Operating Procedure Pengajuan Cuti Tahunan
Nomor : PK-C05 Tanggal : 4 Maret 2005
Pengisian Formulir
1 Pegawai yang mengajukan cuti mengisi formulir 2 Menyerahkan formulir terisi kepada bagian kepegawaian
1 Meneliti sisa cuti yang bersangkutan
2 Menyetujui atau mengkoreksi lama cuti yang diambil
1 Atasan memberikan persetujuan atau menununda cuti 2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai Pegawai mengajukan kepada atasan langsung
29 Universitas Kristen Petra Sumber: Fatimah (2015, p. 111)
2.6 Kebijakan
Perubahan dalam arah strategis perusahaan tidak terjadi secara otomatis dalam kenyataan sehari-hari, kebijakan dibutuhkan untuk membuat suatu strategi berjalan.
Kebijakan memfasilitasi pemecahan masalah yang berulang kali muncul dan memadu penerapan strategi. Secara luas, kebijakan mengacu pada pedoman, metode, prosedur, aturan, bentuk, dan praktik administratif spesifik yang ditetapkan untuk mendukung dan mendorong upaya menuju pencapaian tujuan tersurat (David, 2011, p.392).
Pegawai melaksanakan cuti
Pegawai membuat laporan keuangan
Pegawai Cuti
Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan pekerja sebelum cuti
Selesai
30 Universitas Kristen Petra 2.7 Kerangka Berpikir
Gambar 2.1 Kerangka Berpikir Pengembangan Bisnis pada Aspek SOP CV. Ijo Royo
Sumber: Diolah peneliti
Penjelasan Kerangka Berpikir CV. Ijo Royo
Dalam kerangka berpikir yang pertama penulis lakukan adalah mengamati apa visi, misi dan tujuan perusahaan tersebut. Setelah itu penulis ingin menjelaskan fungsi bisnis terutama dalam bidang distribusi jasa karena permasalahan terletak disana serta SOP yang belum terlalu baik. Sehingga penulis bisa melakukan penyusunan SOP dengan baik
Penyusunan SOP yang diperbaiki CV. Ijo Royo
Analisa Visi Misi dan Tujuan Perusahaan
Fungsi Manajemen dalam bidang Operasional dan SDM saat ini
