SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Guna Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi (S1) Pada Program Studi Akuntansi
Oleh :
ANGGI GAULANDA SIRAIT NIM: 16.21.0167
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
INTERNATIONAL BUSINESS MANAGEMENT INDONESIA MEDAN
2020
i
Internal Pada Sistem Penerimaan Dan Pengeluaran Kas pada CV. Fajar Utama Jaya.2020.STIE IBMI
Tujuan utama dari pengendalian intern adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut, dimana untuk pengendalian, standar, dan kriteria internal yang dapat digunakan perusahaan untuk menilai sistem pengendalian perusahaan
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Tujuan deskriptif ini adalah untuk membuat deskriptif, gambaran atau lukisan secara systematis, factual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antara fenomena yang diselidiki kemudian dianalisis untuk diambil kesimpulannya dan menguji kebenaran teori yang ada tetapi bukan untuk menciptakan teori baru. Pada penelitian ini peneliti menggambarkan sistem alur pemasukan dan pengeluaran kas serta proses pengendalian internalnya.Adapun yang menjadi sampel dalam penelitian ini adalah Bukti penerimaan dan pengeluaran kas CV. Fajar Utama Jaya.
Permasalahan dalam penelitian ini adalah adanya bukti pengeluaran kas yang sudah dibayar namun belum terdapat stempel atau cap dari bagian otoritas pada CV. Fajar Utama Jaya. hal ini dikarenakan masih rendahnya sistem pengengalian internal pada bagian kas.Hasil peneliti yang dilakukan dapat diketahui bagaimana penerapan pengendalian kas dan juga perbandingan dengan teori : adanya job rotation, pemeriksaan mendadak, dan penerapan sistem pemasukan dan pengeluaran kas pada bagian keuangan, standar pemilihan karyawan pada CV. Fajar Utama Jaya.
Kata kunci : Pengendalian internal, penerimaan kas, pengeluaran kas
ABSTRACT
Anggi Gaulanda Sirait, NIM : 16.21.0167, Analysis of Internal Control Systems on Cash Receipts and Disbursements Systems at CV. Fajar Utama Jaya.2020.STIE IBMI
The main purpose of internal control is to identify the factors that cause the embezzlement of financial statements and make recommendations to reduce the incidents, where to control. Standards, and internal criteria that can be used by the company to assess the comany’s control system
This research is a descriptive study with a qualitative approach. The purpose of this descriptive is to make descriptive, systematic, factual and accurate descriptions or paintings of the facts, properties and relationships between the phenomena being investigated and then analyzed to draw conclusions and test the validity of existing theories but not to create new theories. In this study, the researchers described the flow of cash inflows and disbursements and their internal control processes. As for the sample in this study is proof of cash receipts and payments CV. Fajar Utama Jaya.
The problem in this research is that there is evidence of cash disbursements that have been paid but there is no stamp or stamp from the authority on CV.Fajar Utama Jaya. this is because the internal control system is still low in the cash section. The results of the research conducted can find out how the application of cash control and also the comparison with the theory: the existence of job rotation, unannounced checks, and the application of cash income and disbursement systems in the finance department, employee selection standards on CV. Fajar Utama Jaya.
Keywords: internal control, cash receipts, cash disbursements
iii
anugerah-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Analisis Sistem Pengendalian Internal Pada Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada CV. Fajar Utama Jaya ”. Adapun Skripsi inidisusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program sarjana strata satu (S1) pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Internasional Bussiness Managemen Indonesia (STIE IBMI) Medan.
Dalam melakukan penelitian ini peneliti banyak mendapatkan Pengalaman dan dukungan dari berbagai pihak. Selaku peneliti saya banyak mengucapkan terima kasih terhadap Kedua orang tua Saur mangihut br.sinaga dan Pargaulan sirait yang selalu memberi semangat
Peneliti juga mengucapkan terimakasih kepadapihak-pihak yang selalu mendukung secara langsung maupun tidak langsung membantu penulis sejak awal penyusunan hingga terselesainya penulisan tugas akhir ini, diantaranya :
1. Ibu Evi Novalin Bako, SS.,M.Si Selaku Ketua STIE IBMI Medan.
2. Ibu Herlin Munthe, SE, Mpd Selaku Ketua Program Studi Ekonomi Akuntansi STIE IBMI Medan.
3. Bapak Drs. Sri Wiratma, M.Si selaku Dosen pembimbing I saya yang Bersedia memberikan arahan dalam penyusunan Proposal Skripsi ini
4. Ibu Siti Junaidah Hasibuan,S.H.,M.Kn selaku dosen pembimbing II saya yang bersedia memberikan arahan dalam penyusunan proposal skripsi ini
5. Ibu Rifqah Harahap, S.E.,M.Si Selaku dosen penguji I saya yang bersedia memberikan arahan dalam penyusunan proposal skripsi ini 6. Ibu Richna Handriyani, S.Pd.,M.Si.Selaku dosen penguji II saya yang
bersedia memberikan arahan dalam penyusunan proposal skripsi ini 7. Peneliti juga mengucapkan banyak trimakasih untuk seluruh Dosen
STIE IBMI Medan atas ilmu yang telah diberikan untuk saya.
8. Penulis juga mengucapkan Terimakasih kepada teman dan seluruh rekan-rekan angkatan 2016 jurusan Akuntansi Pagi A yang tidak dapat saya sebut satu persatu.
Akhirnya dengan segala hormat dan kerendahan hati, peneliti mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Sehingga skripsi ini menjadi lebih sempurna dan bermanfaat bagi penulis khususnya dan semua yang membutuhkan.
Medan, Juni 2020 Peneliti
Anggi Gaulanda Sirait NIM : 16.21.0167
v
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah... 6
1.3 Rumusan Masalah... 6
1.4 Tujuan Penelitian ... 6
1.5 Manfaat Penelitian ... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN PEMIKIRAN TEORITIS 2.1 Sistem pengendalian Intern ... 8
2.1.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern ... 8
2.1.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern... 10
2.1.3 Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern ... 12
2.1.4 Prinsip dan Keterbatasan Pengendalian Intern ... 14
2.2 Kas ... 16
2.2.1 Pengertian Kas ... 16
2.2.2 Sifat dan Komposisi Kas ... 17
2.2.3 Fungsi Kas ... 19
2.2.4 Sistem Pengendalian Intern Kas ... 20
2.2.5 Sistem pengendalian Intern pengeluaran Kas ... 27
2.3 Penelitian Terdahulu ... 33
2.4 Kerangka Pemikiran Teoritis ... 36
BAB IIIMETODE PENELITIAN ... 39
3.1 Jenis Penelitian ... 39
3.2 Populasi Dan Sampel ... 39
3.3 Sumber Data ... 40
3.4 Metode Penumpulan Data ... 41
3.5 Definisi Operasional ... 42
3.6 Metode Analisa Data ... 43
BAB IVANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN ... 44
4.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 44
4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 44
4.1.2 Visi dan Misi perusahaan ... 45
4.1.3 Strategi Perusahaan... 45
4.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan... 45
4.1.5 Penerimaan kas ... 52
4.1.6 Pengeluaran kas perusahaan ... 55
4.2 Pembahasan hasil penelitian penerimaan dan pengeluaran kas .... 66
4.3 Hasil Pembahasan ... 69
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 73
5.1 Kesimpulan ... 73 5.2 Saran ... 73 DAFTAR PUSTAKA ... 75
viii
Tabel II.1 Penelitian Terdahulu... 34 Tabel II.1 Tabel perbandingan teori dengan perusahaan...70
DAFTAR GAMBAR
Gambar II.1 Bagan alir dokumen Sistem penerimaan kas pada bagian
order penjualan dan bagian kasa ... 23
Gambar II.2 Bagan alir dokumen Sistem penerimaan kas pada bagian gudang dan bagian pengiriman ... 24
Gambar II.3Bagan alir dokumen Sistem penerimaan kas pada bagian jurnal... 25
Gambar II.4 Bagan alir dokumen Sistem penerimaan kas pada bagian kartu persediaan( Over the counter sale) ... 26
Gambar II.5 Bagan Alir Dokumen Sistem Pengeluaran Kas (Dengan cek dalam account payable system)pada bagian jurnal ... 30
Gambar II.6 Bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas pada bagian hutang ... 31
Gambar II.7 Bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas pada bagian kasa pada bagian kasa ... 32
Gambar II.8 Kerangka pemikiran teoritis ... 37
Gambar IV.1 Logo CV. Fajar Utama Jaya ... 44
Gambar IV.2 Struktur Organisasi CV. Fajar Utama Jaya ... 45
Gambar IV.3 Flowchart penerimaan kas CV. Fajar Utama Jaya pada bagian pelanggan dan penjualan ... 50
Gambar IV.4 Flowchart penerimaan kas CV. Fajar Utama Jaya pada bagian gudang dan kasir... 51
Gambar IV.5 Flowchart penerimaan kas CV. Fajar Utama Jaya pada bagian pengiriman dan akuntansi ... 53
Gambar IV.6 Flowchart Pembelian persediaan Pada bagian gudang dan Suplier ... 56 Gambar IV.7 Flowchart Pembelian persediaan Pada bagian gudang dan
Kasir ... 57
Gambar IV.8Flowchart Pembelian persediaan pada bagian akuntansi ... 58
Gambar IV.9 Flowchart Prosedur pembayaran gaji karyawan pada bagian HRD dan keuangan ... 60 Gambar IV.10Flowchart Prosedur pembayaran gaji karyawan pada
Karyawan ... 61 Gambar IV.11Flowchart Prosedur pembayaran hutang jangka panjang ... 63
Gambar IV.12Flowchart Prosedur pembayaran hutang jangka panjang
pada bagian bank...64
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Riset
Lampiran 2 Surat Balasan Riset Lampiran 3 Formulir Penjualan Lampiran 4 Foto Riset
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Umumnya setiap perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil pasti mempunyai kas untuk memenuhi kebutuhan atau kegiatan perusahaan, baik dalamjumlah besar maupun jumlah kecil. Kas merupakan salah satu modal kerjayang paling tinggi tingkat likuiditasnya. Kas merupakan sumber atau sasaran yang paling mudah untuk disalahgunakan. Pengendalian internal yang memadai sangat dibutuhkan untuk melindungi kas yang ada.Suatu perusahaan menerapkan sistem pengendalian intern sebagai penunjang dalam menjalankan usahanya.
Sistem tersebut disesuaikan dengan keadaan dan kondisi masing-masing perusahaan karena jenis dan bentuk perusahaan yang berbeda-beda.
Pengendalian Intern merupakan sistem yang diperlukan untuk mengawal kegiatan sebuah perusahaan. Dimana sistem tersebut dapat meningkatkan fungsi pengendalian dan pengawasan dalam menilai hasil kinerja perusahaan. Sistem pengendalian intern dapat menghasilkan laporan yang dikehendaki manajemen dapat mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak efiesienan, selain itu sistem pengendalian intern juga dapat meningkatkan ketelitian terhadap data akuntansi, juga mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan, serta meningkatkan efisiensi.
Penerimaan kas adalah kas yang diterima oleh perusahaan baik berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan (Accuratecenter,2017). Sedangkan pengeluaran kas bagi perusahaan adalah kas yang digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan, seperti pembelian bahan baku produk, pembelian aktiva tetap dan lain-lain. Dengan adanya kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas ini maka perusahaan akan menyusun sistem prosedur yang erat kaitannya terhadap pengendalian internal atas penerimaan dan pengeluaran kas. Prosedur ini akan dapat menggambarkan berapa kas masuk dan keluar yang telah dicatat dan kemudian akan diversifikasi langsung berdasarkan bukti kas masuk dan keluar yang ada. Pihak manajemen mempunyai tanggung jawab yang paling utama dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan serta menemukan dan mencegah terjadinya kesalahan dan penyelewengan ataupun pemborosan pada saat perusahaan beroperasi.
Setiap perusahaan tentunya memiliki sistem pengendalian tersendiri dalam hal mengatur seluruh kegiatan yang dilakukan. Hal ini dimaksudkan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan. Pencapaian tujuan tersebut dilakukan melalui banyak hal, salah satu diantaranya adalah menetapkan beberapa pengawasan atau pengendalian internal perusahaan.
Melindungi kas dan menjamin keakuratan catatan akuntansi dalam pengendalian internal yang efektif merupakan suatu keharusan. Pengendalian internal yang baik menghindari terjadinya penyelewengan seperti melakukan
perubahan laporan atau perhitungannya. Adanya prosedur pencatatan yang sesuai sehingga dapat dilakukan pengendalian canggih atau dengan disusunnya sistem yang terbaik sekalipun belum tentu mampu menghindarkan kesalahan jika terdapat persekongkolan dari para karyawan untuk melakukan suatu kecurangan yang dapat menyebabkan pengendalian tersebut tidak berguna lagi.
Kas dilihat dari sifatnya merupakan aset yang paling lancar dan hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Kas merupakan komponen penting dalam kelancaran jalannya kegiatan operasional perusahaan.
Karena sifat kas yang likuid, maka kas mudah digelapkan sehingga diperlukan sistem pengendalian intern pengeluaran kas dengan memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksanaan dan pencatatan. Selain itu juga diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi-fungsi pengeluaran kas.
Tanpa adanya pengendalian intern akan mudah terjadi penggelapan uang kas. Melindungi kas dan menjamin keakuratan catatan akuntansi untuk kas dalam pengendalian intern kas merupakan suatu keharusan. Pengendalian intern yang baik menghindari terjadinya penyelewengan seperti melakukan perubahan laporan atau perhitungannya, adanya prosedur pencatatan yang sesuai sehingga dapat dilakukan pengendalian yang tepat terhadap harta, utang, pendapatan, dan biaya.
Menurut COSO (2013:4) menyatakan bahwa “unsur-unsur sistem pengendalian intern sangat penting karena sistem mempunyai beberapa unsur dan sifat yang dapat meningkatkan kemungkinan dipercayanya data-data akuntansi serta pengamanan terhadap aktiva dan catatan perusahaan., adapun unsur dari pengendalian intern terdiri dari lima unsur yaitu lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan. Unsur-unsur sistem pengendalian intern sangat penting karena sistem mempunyai beberapa unsur dan sifat yang dapat meningkatkan kemungkinan dipercayanya data-data akuntansi serta pengamanan terhadap aktiva dan catatan perusahaan.”
Tujuan utama dari pengendalian intern adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut, dimana untuk pengendalian, standar, dan kriteria internal yang dapat digunakan perusahaan untuk menilai sistem pengendalian perusahaan.Untuk menciptakan pengendalian intern yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan padanya. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.
CV. Fajar Utama Jaya bergerak di bidang distributor atau penyalur bahan- bahan kimia umum dan specialty untuk industry. Seperti industry farmasi, industry food, industry others, industry feed and watertreatment di samping itu
CV. Fajar Utama Jaya menyediakan jasa pembuatan instalasi IPAL dan jasa watertreatment yang bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan besar memiliki
sertifikat. Pelaksanaan sistem pengendalian intern pengeluaran kas yang selama ini diterapkan oleh CV. Fajar Utama Jaya terdapat beberapa kelemahan.
Masalah yang terjadi pada perusahaan yang berkaitan dengan unsur pengendalian intern pengeluaran kas yang tidak sesuai dengan Standar Operasional Perusahaan, hal ini terlihat dari kelemahan praktek yang kurang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi yang belum terlaksana dengan baik yaitu ditemukan dalam informasi dan komunikasi dalam pengendalian, dimana dalam prakteknya untuk bukti atas pengeluaran kas yang telah dibayar tidak ada tanda tangan di slip pengeluaran kas dan tidak ada stempel
pada slip pengeluaran kas.Hal ini bertentangan dengan teori Mulyadi (2013:518) yang menyatakan bahwa setiap dokumen dasar dan dokumen pendukung atas transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi “cap” oleh bagian kasir setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
Fenomena yang ditemukan dalam aktivitas pengendalian, dimana terdapat kelemahan dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi yang belum terlaksana dengan baik serta pembagian tugas dan wewenang yang belum terkoordinir dengan baik tersebut berdampak pada lemahnya sistem pengendalian intern pengeluaran kas yang ada pada perusahaan, hal ini terlihat dari rangkap
tugas yang dilakukan oleh bagian akuntansi dan kasir. Hal ini bertentangan dengan teori Mulyadi (2013:164) yang menyatakan bahwa dalam struktur organisasi harus mampu dalam memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Fenomena lain yang ditemukan adalah belum adanya pengendalian sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. Dimana dokumen pendukung atas transaksi- transaksi pengeluaran kas berupa bukti kas keluar tidak ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Hal ini akan berdampak pada tingkat keamanan harta dan data akuntansi yang dicatat belum terjamin ketilitian dan keandalannya serta kemunculan resiko penyelewengan terhadap kas yang cukup besar. Hal ini bertentangan dengan Mulyadi (2013:166)bahwa dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan diatas dan juga dari penelitian sebelumnya, maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Analisis Sistem Pengendalian Internal pada Penerimaan Dan Pengeluaran Kas CV Fajar Utama Jaya”.
1.2 Identifikasi Masalah
Adanya bukti atas pengeluaran kas yang telah dibayar tidak ada cap stempel dan tanda tangan di slip pengeluaran kas.
1.3. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang terjadi, maka peneliti merumuskan masalah yang berkenaan dengan topik yang diteliti, yaitu :
1. Bagaimana sistem pengendalian internal penerimaan kas pada CV. Fajar Utama Jaya ?
2. Bagaimana sistem pengendalian internal pengeluaran kas pada CV. Fajar Utama Jaya ?
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sistem pengendalian internal penerimaan kas pada CV.
Fajar Utama Jaya
2. Untuk mengetahui sistem pengendalian internal pengeluaran kas pada CV.
Fajar Utama Jaya
1.5 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi Peneliti, untuk menambah dan meningkatkan wawasan serta pemahaman tentang sistem pengendalian internalpenerimaan dan pengeluaran kas yang ada dalam perusahaan serta mampu membandingkan antara teori dengan prosedur dan peraktek pelaksanaan.
2. Bagi CV.Fajar Utama Jaya, dapat dijadikan pertimbangan sebagai informasi dan sarana perbaikan yang diperlukan ke depannya sehubungan dengan sistem pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Bagi Peneliti selanjutnya, dapat menjadi referensi, dan pembelajaran yang mungkin diperlukan untuk penelitian yang akan datang, terkhususnya mengenai pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas.
9
TEORITIS
2.1 Sistem Pengendalian Internal
2.1.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Istilah sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dalam mencapai tujuan tertentu. Sebagaimana menurut Romney dan Steinbart (2015:3) Sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
Menurut Mulyadi(2016:4) “Sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahan”
Berdasarkan pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi untuk mencapai tujuan secara bersama-sama.
Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengendalian juga diartikan sebagai proses penentu, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
Pengendalian juga bisa artikan sebagai kegiatan memantau, menilai dan melaporkan kemajuan proyek disertai tindak lanjut. Jadi pengendalian ini adalah
mekanisme untuk mencegah terjadinya penyimpangan dan mengarahkan orang untuk bertindak menurut norma-norma yang ditetapkan.
Bagi perusahaan, istilah internal kontrol atau pengendalian intern merupakan suatu istilah yang umum dan banyak dipergunakan dalam berbagai kepentingan. Internal kontrol ini merupakan suatu sistem yang dapat membantu pemimpin dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, serta mempunyai peranan yang cukup penting bagi perusahaan sehingga pemimpin dapat menilai struktur organisasi yang ada pada kegiatan yang dilaksanakannya. Dalam artian pengendalian intern menjelaskan berbagai prosedur yang ditetapkan pemilik atau pimpinan perusahaan untuk mengarahkan dan mengawasi bawahannya, sehingga hasil kerja yang diperoleh akan sesuai dengan yang diinginkan oleh pemilik atau pimpinan perusahaan. Pengendalian intern juga berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak berwujud (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).
Menurut Mulyadi (2013:163)”Sistem pengendalian intern yaitu suatu sistem yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
Mulyadi (2015:58) mendefinisikan bahwa “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
Menurut Hery (2017:102) ”Sistem pengendalian intern adalah Seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aktifva atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan
(peraturan) hukum/undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaaan.”
Menurut Anastasya dan Lilis (2018:126) “Pengendalian intern merupakan kegiatan yang sangat penting sekali dalam pencapaian tujuan usaha. Demikian pula dunia usaha mempunyai perhatian yang makin meningkat terhadap penegendalian intern.
Menurut Anastasia dkk (2011:82),”Pengendalian internal adalah semua rencana organisasional, metode, dan pengukuran yang dipilih oleh suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan.”
Menurut para ahli disimpulkan bahwa pengertian sistem pengendalian intern adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aktiva atau
kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan pernyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan.
2.1.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian intern yang diciptakan dalam perusahaan haruslah mempunyai tujuan, yakni agar perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik, sesuai dengan peraturan, sehingga mampu meminimalisasikan kesalahankesalahan yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan
Menurut Mulyadi (2015:96) bahwa tujuan dari sistem pengendalian intern adalah :
1. Menjaga aset organisasi Struktur pengendalian intern yang baik akan mampu mengurangi kemungkinan penyalahgunaan, pencurian dan kecurangan-kecurangan yang dapat timbul terhadap aktivitas perusahaan.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Manjemen mempunyai kepentingan terhadap informasi keuangan yang diteliti dan yang diandalkan
3. Informasi akuntansi digunakan oleh manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan, karena data akuntansi menerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka ketelitian dan keandalan data akuntansi merefleksikan pertanggungjawaban penggunaan kekayaan perusahaan.
4. Mendorong efisiensi Pengendalian dalam sebuah organisasi adalah alat untuk mencegah kegiatan pemborosan yang tidak perlu dalam segala aspek usaha untuk mengurangi penggunaan sumber data yang tidak efisien.
5. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan kebijakan dan prosedur- prosedur. Struktur pengendalian intern dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa kebijakan serta prosedur yang ditetapkan perusahaan akan dipatuhi oleh seluruh karyawan.
Menurut Hery (2016:94), dalam bukunya Siklus Akuntansi Perusahaan disebutkan bahwa tujuan dari sistem pengendalian adalah :
1. Aktiva yang dimiliki oleh perusahaan telah diamankan sebagai mestinya dan hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan semata, bukan untuk individu (perorangan) oknum karyawan tertentu. Dengan demikian, pengendalian intern diterapkan agar seluruh aktiva perusahaan dapat terlindungi dengan baik dari tindakan penyelewengan, pencurian, dan perusahaan.
2. Informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat dan dapat diandalkan. Ini dilakukan dengan cara memperkecil risiko baik atas salah saji laporan keuangan yang disengaja (kecurangan) maupun yang tidak disengaja (kelalaian).
3. Karyawan telah mentaati hukum dan peraturan. Salah satu hal yang paling riskan dalam pengendalian internal adalah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan (employee fraud). Kecurangan karyawan ini adalah tindakan yang disengaja dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan pribadi. Contoh bentuk kecurangan karyawan yang sering dilakukan dan hampir selalu dijumpai pada sebagian besar perusahaan adalah melaporkan biaya perjalanan dinas dan penggantian pengobatan melebihi dari jumlah yang sesungguhnya dikeluarkan
2.1.3 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2016:131) untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik di dalam perusahaan, maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, departemen keuangan dan umum. Departemen-
departemen ini kemudian terbagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatran perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi.
Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksaan otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi.
Prosedur pencatatan yang baik akan mejamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan beban suatu organisasi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah;
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi sehingga pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tecetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
b. Pemeriksaan mendadak (suprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan , hal ini
akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi yang dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, akan mengakibatkan terjadinya internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, sehingga mendorong setiap unit organisasi melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksaan tugasnya.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang yang berkompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ini dapat ditempuh:
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karywan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya, Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan oleh karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya,pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan masing- masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan(job description) dan telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements).Dengan demikian pada seleksi karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi
2.1.4 Prinsip dan Keterbatasan Pengendalian Intern
Pelaksanaan struktur pengendalian internal yang efektif dan efisien haruslah mencerminkan keadaan yang ideal. Namun kenyataanya hal ini sulit untuk dicapai, karna dalam pelaksanaannya struktur pengendalian internal mempunyai keterbatasan-keterbatasan.
Keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian internal sebagaimana dikemukan oleh Widjaja (2013:26) yaitu:
1. Manajemen mengesampingkan pengendalian internal, pengendalian suatu entitas mungkin dikesampingan oleh manajemen.
2. Kesalahan yang tidak disengaja oleh personil, system pengendalian internal hanya efektif apabila personil yang menerapakan dan melaksanakan pengendalian juga efektif.
3. Kolusi, efektivitas pemisahaan fungsi terletak pada pelaksanaan individual sendiri atas tugas-tugas yang diberikan kepada mereka atau pelaksanaan pekerjaan seseorang diperiksa oleh orang lain. Sering terdapat suatu resiko bahwa kolusi antara individual akan merusak efektivitas pemisahaan tugas.
Menurut Susanto (2013:110) ada beberapa keterbatasan dari pengendalian internal, sehingga pengendalian internal dapat mengalami kondisi sebagai berikut :
1. Kesalahaan (Error), Yaitu kesalahaan yang muncul ketika karyawan melakukan pertimbangan yang salah satu perhatiannya selama bekerja terpecah.
2. Kolusi (Collusion), Kolusi terjadi ketika dua lebih karyawan berkonspirasi untuk melakukan pencurian (korupsi) ditempat mereka bekerja.
3. Penyimpanaan Manajemen, Karena manajer suatu organisasi memiliki lebih banyak otorisasi dibandingkan karyawan biasa, proses pengendalian efektif pada tingkat manajemen bawah, tidak efektif pada tingkat atas.
4. Manfaat dan Biaya (Cost and Benefit), Konsep jaminan yang meyakinkan atau masuk akan mengandung arti bahwa biaya pengendalian internal tidak melebih manfaat yang dihasilkan. Pengendalian yang masuk adalah pengendalian yang mengasilkan manfaat yang lebih tinggi dari biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pengendalan tersebut.
Agoes (2012:106) menyatakan bahwa “faktor yang membatasi pengendalian internal adalah biaya pengendalian internal yang tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian entitas tersebut. Meskipun hubungan manfaat biaya merupakan kriteria utama yang harus dipertimbangkan dalam pendesaian pengendalian internal dilakukan. Oleh karena itu, manajemen estimasi kualitatif dan kuantitatif semua pertimbangan dalam menilai hubungan biaya manfaat tersebut.‟‟
Berdasarkan Uraian para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa yang menjadi keterbatasan pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang telah diterapkan perusahaan diabaikan oleh manajemen sehinggah menimbulkan kelalaian dan kesalahaan dalam pertimbangan.
Dalam hal keterbatasan, menurut Mulyadi (2015:87) keterbatasan bawahan yang melekat pada setiap pengendalian intern adalah sebagai berikut :
1. Kesalahan dalam pertimbangan
Sering kali manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan
tugas rutin karena tidak memadai informasi, keterbatasan waktu atau tekanan lainnya.
2. Gangguan
Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan.
3. Kolusi
Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi (collusion). Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang.
4. Pengabaian oleh manajemen
Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian keuangan yang berlebihan atau kepatuhan semu.
5. Biaya lawan manfaat
Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut, karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern.
Berdasarkan menurut para ahli mengenai arti pengendalian intern, disimpulkan bahwa pengendalian intern hanya memberikan keyakinan yang memadai mengenai keandalan pelaporan akuntansi, kepatuhan terhadap hukum yang berlaku, serta efektivitas dan efisiensi operasi. Ketidakmampuan pengendalian intern memberikan keyakinan yang mutlak kepada pihak perusahaan karena adanya keterbatasan pada semua pengendalian intern. Dari penjelasan-penjelasan tersebut diperoleh bahwa hal-hal yang menyebabkan diperolehnya keyakinan yang mutlak dari penerapan pengendalian intern adalah kemungkinan terjadi kesalahan dalam membuat berbagai pertimbangan yang
berhubungan dengan pengambilan keputusan bisnis atau mengajarkan secara rutin akibatnya kurang informasi, keterbatasan waktu atau, tekanan-tekanan lainnya, kesalahpahaman dan kecerobohan karyawan dalam menerima dan melakukan instruksi, adanya kolusi yang dilakukan beberapa karyawan yang merugikan perusahaan, kecurangan yang dilakukan manajemen dan pertimbangan antara hasil yang diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan untuk penerapan pengendalian intern itu sendiri.
2.2 Kas
2.2.1 Pengertian Kas
Kas merupakan aktiva lancar yang paling berharga bagi perusahaan karena sifatnya yang likuid. Hampir semua transaksi bermula dan berakhir ke penerimaan kas atau pengeluaran kas. Tanpa terjadinya kas yang memadai, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam melakukan aktivitas sehari-hari. Akibatnya, kegiatan atau aktivitas perusahaan akan terhambat dan tujuan tidak akan tercapai. Kas juga harus dijaga agar tidak ada saldo kas yang berlebihan yang sering disebut sebagai kas yang tidak terpakai atau kas menganggur (idle cash).
Menurut Effendi(2013:191), yang dimaksud dengan “kas adalah segala sesuatu(baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat digunakam sebagai alat pembayaran atau pelunasan kewajiban”
Kas dan setara kas menurut PSAK No.2 menyatakan bahwa: “Kas terdiri dari saldo kas (cash in hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat liquid, berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan sebagai jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.”
Berdasarkan Pengertian di atas maka disimpulkan bahwa kas merupakan aktiva lancar perusahaan yang siap digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan dan dapat dengan mudah diselewengkan sehingga harus dijaga agar tidak terjadi Idle Cash.
2.2.2 Sifat dan Komposisi Kas
Kas adalah harta lancar sangat penting yang merupakan alat pertukaran danjuga dipakai sebagai alat pengukur dalam akuntansi atau dalam dunia perkonomian. Dalam susunan neraca pos ini termasuk harta yang paling sering mengalami mutasi dikarenakan hamper sebagai besar transaksi perusahaan akan mengurangi jumlah kas, misalnya : pembelian bahan, jasa, penjualan, pembayaran gaji, upah, dan biaya-biaya lainnya. Yang tergolong kedalam komposisi kas antara lain :
1. Kas yang ada diperusahaan meliputi : a. Mata uang kertas dan logam b. Dana kas kecil (petty cash)
c. Cek yang diseturkan kebank (personal checks, traveler, chasier bank draft and money orders)
2. Kas yang ada dibank, meliputi semua setoran yang sewaktu-waktu dapat diambil serta bukti setoran yang sewaktu-waktu dapat diambil juga.
Menurut Waren,et.al (2013:397) “kas meliputi uang logam, uang kertas, cek, giro,wesel, dan simpanan uang yang tersedia untuk ditarik kapan saja dari ban dan lembaga keuangan lainnya. Biasanya, yang dianggap kas oleh sebagian besar otang adalah semua jenis uang yag diterima oleh bank untuk disimpan di rekening tabungan”
Berdasarkan keterangan diatas maka dapat disimpulkan bahwa untuk dilaporkan sebagai kas harus siap tersedia pembayaran kewajiban saat ini dan
harus bebas dari pembatasan kontrak yang membatasi penggunaannya untuk penyelesaian hutang. Kas terdiri dari uang logam, uang kertas, dana yang tersedia pada simpanan bank, cek dan bilyet giro.
Kelancaran pembiayaan perusahaan terutama tergantung oleh ada atau tidaknya uang tunai. Uang tunai yang ada dalam perusahaan harus tersedia dengan cukup. Pada umumnya, setiap perusahaan memiliki petty cash found atau dana kas kecil untuk pengeluaran sehari-hari.
Ada beberapa motif untuk menahan uang kas dalam perusahaan yaitu : 1. Motif Transaksi
Motif menahan uang kas yang digunakan perusahaan untuk menyelenggarakan kegiatan sehari-hari seperti pembelian dan penjualan.
2. Motif Berjaga-jaga
Motif menahan uang kas yang diperlukan untuk kemungkinan kebutuhan mendadak.
3. Motif Spekulasi
Motif menahan uang kas untuk spekulasi yang diperlukan jika perusahaan mengadakan transaksi yang dapat menghasilkan laba atau kesempatan bisnis yang menguntungkan.
Syarat sesuatu dapat dimasukkan dalam pengertian kas adalah bahwasannya sesuatu tersebut dapat diterima sebagai setoran bank dengan nilai nominal, sehingga jika elemen-elemen yang tidak dapat diterima sebagai setoran dengan nilai nominal, tidak dapat digolongkan sebagai kas. Adapun yang tergolong dalam pengertian kas antara lain :
1. Uang kertas dan logam. Uang logam biasanya terbuat dari emas atau perak karena emas dan perak memenuhi syarat-syarat uang yang efisien. Uang kertas adalah uang yang terbuat dengan gambar dan cap tertentu dan merupakan alat pembayaran yang sah.
2. Cek dan Bilyet Giro.
3. Simpanan di Bank dalam bentuk giro.
4. Travelers Cek yaitu cek yang dikeluarkan khusus untuk perjalanan.
5. Money Order yaitu surat penting membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna.
6. Cashier Cek yaitu cek yang dibuat oleh suatu bank untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga.
7. Bank Drift yaitu cek atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang nasabah melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.
2.2.3 Fungsi Kas
Kas adalah aktiva yang tidak produktif oleh karenanya harus dijaga, agar jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada uang kas yang menganggur. Kas juga menjadi begitu penting, karena baik perorangan, perusahaan maupun pemerintahan harus mempertahankan posisi likuiditas yang memadai.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi kas adalah : 1. Memberi dasar bagi pengukuran dan akuntansi untuk semua pos-pos yang
lain dalam neraca.
2. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian, maka kas dapat terlibat secara langsung dalam hampir semua transaksi usaha.
3. Untuk mengetahui posisi likuiditas perusahaan.
2.2.4 Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi(2016:393) Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas:
a. Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
Fungsi penjualan yang merupakan fungsi operasi harus dipisahkan dari fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain, fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga aset perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dengan kata lain, suatu fungsi yang menggabungkan fungsi akuntansi dengan kedua fungsi pokok yang lain, fungsi operasi dan fungsi penyimpanan akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya.
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksankan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.
Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Dengan dilaksanakannya setiap teransaksi penjualan tunai oleh berbagai fungsi tersebut akan tercipta adanya pengecekan intern pekerjaan setiap fungsi tersebut oleh fungsi lainya.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Penerimaan orderan dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
Transaksi penjualan tunai dimulai dengan diterbitkan faktur penjualan tunai oleh fungsi penjualan. Dengan formulir ini fungsi penerimaan kas akan meneriman kas dan fungsi pengiriman akan menyerahkan barang kepada pembeli. Faktur penjualan tunai harus diotorisasi oleh fungsi penjulan agar menjadi dokumen yang sahih, yang dapat dipakai sebagai dasar bagi fungsi penerimaan kas untuk menerima kas dari pembeli, dan menjadi perintah bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli setelah harga barang dibayar oleh pembeli tersebut, serta sebagai dokumen sumber untuk pencatatan dalam akuntansi.
2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita
regiter kas pada faktur tersebut, Sebagai fungsi bahwa fungsi penerimaan kas telah mener ima kas dari pembeli, fungsi tersebut harus membubuhkan cap lu nas dan menempelkan pita regiter kas pada faktur penjualan tunai. Dengan cap lunas dan pita register kas tersebut dokumen faktur penjualan tunai dapat memberikan otorisasi bagi fungsi penerimaan untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
3. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
Masalah yang dihadapi oleh merchant dalam penjualan dengan kartu kredit dari bank adalah penentuan bonafiditas pemegang kartu kredit.
Dalam sistem yang online, merchant dilengkapi dengan suatu alat yang dihubungkan secara online dengan komputer bank penerbit kartu kredit.
Otorisasi diperoleh merchant dengan cara memasukkan kartu kredit pelanggan ke dalam alat tersebut. Dengan alat ini merchant terhindar dari kemungkinan ketidakbonafitan pemegang kartu kredit. Jika bukan sistem online yang digunakan oleh perusahaan, untuk menghindari pemegang kartu kredit yang tidak bonafit, Bagian Kasa harus meneliti apakah nama pemegang kartu kredit tercantum dalam daftar hitam yang diterbitkan oleh bank penerbit kartu kredit secara berkala.
4. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan dengan membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai. Cap sudah diserahkan yang dibubuhkan oleh fungsi pengiriman pada faktur penjualan tunai membuktikan telah diserahkannya barang kepada pembeli yang berhak. Dengan bukti ini fungsi akuntansi telah memproleh bukti yang sahih untuk mencatat adanya transaksi penjualan tunai dengan mendebit akun kas dan mengkredit akun hasil penjualan. Kemudian transaksi penjualan tersebut juga dicatat dengan mendebit beban pokok penjualan tunai dan mengkredit persediaan barang.
5. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi harus diisi dengan informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam sistem penjualan tunai, pencatatan mutasi piutang harus didasarkan pada faktur penjualan tunai sebagai dokumen sumber dan pita register kas sebagai dokumen pendukung.
6. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk melaksakannya. Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntasi tersebut. Sehabis karyawan tersebut memutakhirkan (up date) catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukanya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut. Dengan cara ini maka tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada
karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan.
c. Praktik yang Sehat
1. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungi penjualan.
Salah satu cara pengawasan formulir (dan dengan demikian pengawasan terhadap terjadinya transaksi keuangan) adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut tercetak. Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabakan oleh yang memiliki wewenang untuk yang menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan tunai,formulir faktur penjualan tunai harus bernomor urut tercetak dan penggunaaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. Jika kas yang diterima setiap hari disetor ke bank seluruhnya pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya, bank akan mencatat setoran tersebut dalam catatan akuntansinya. Dengan demikian jurnal kas perusahaan dapat dicek ketelitian dan keandalannya dengan catatan akuntansi bank dengan cara melakukan rekonsialisasi catatan kas perusahaan dengan rekening koran bank.
3. Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemerikasa intern. Penghitungan kas secara periodik dan secara mendadak akan mengurangi risiko penggelapan kas yang diterima oleh kasir. Dalam penghitungan fisik kas ini dilakukan percocokan antara jumlah kas hasil hitungan dengan jumlah kas yang seharusnya ada menurut faktur penjualan tunai dan bukti penerimaan kas yang lain (misalnya bukti kas masuk)
Bagan Alir Dokumen Sistem Penerimaan kas (over the counter sale) Bagian Order Penjualan Bagian kasa
Via pembeli
Bersama Uang Diserahkan Ke Bank
Gambar II.1Bagan alir dokumen Sistem penerimaan kas pada bagian order penjualan dan bagian kasa
Sumber : Mulyadi (2016 : 397)
Menerima order dari pembeli
Mengisi faktur penjuaan
tunai
3 2
FPT 1
N 2
1
FPT 1
Mengoper- asikan Register kas
PRK
FPT 1
Mulai 1
Menerima uang dari
pembeli
Mengisi Bukti Setor
Bank
3
3 2
5
N Bukti 1
setor Bank
Menyetor kas ke
Bank
3 2 Bukti 1 setor Bank
Bagian Gudang Bagian Pengiriman
Bersama Barang
Bersama barang
Sebagai Slip pembungkus
Untuk Pembeli
Gambar II.2Bagan alir dokumen Sistem penerimaan kas pada bagian gudang dan bagian pengiriman
Sumber : Mulyadi (2016 : 397)
Menyera- hkan Barang
4
Membandi- ngkan FPT Ib 1 dan Ib 2
Menyerahkan Barang Kepada Pembeli 2
FPT 2
Kartu Gudang
FPT2
4
3
PRK FPT
FPT
2 FPT 1 PRK
6
Bagian jurnal
Gambar II.3Bagan alir dokumen Sistem penerimaan kas pada bagian jurnal Sumber : Mulyadi (2016 : 398)
6
PRK FPT
Jurnal penjualan
7
6
Bukti setor bank
Jurnal penerimaan kas
T
8
RHPP Bukti memorial
Jurnal umum
N
selesai
Bagian kartu persediaan
secara priodik
Gambar II.4Bagan alir dokumen Sistem penerimaan kas pada bagian kartu persediaan ( Over the counter sale)
Sumber : Mulyadi (2016 : 398)
Gambar diatas melukiskan bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari over the counter sale. Dari gambar tersebut., Bagian Jurnal melakukan pencatatan transaksi over the counter sale sebanyak dua kali:
7
PRK FPT
Kartu N persediaan
Membuat rekapitulasi
hpp
RHPP
Membuat bukti memorial
RHPP Bukti Memorial
8
1. Berdasarkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas.
Bagian Jurnal mencatat transaksi over the counter sale ke dalam jurnal penjualan dengan jurnal sebagai berikut:
Penjualan Tunai xx
Pendapatan Penjualan xx
2. Berdasarkan bukti setor bank yang điterima dari Bagian Kasa, Bagian Jurnal mencatat penerimaan kas dari over the counter sale di dalam jurnal penerimaan kas dengan jurnal sebagai berikut:
Kas xx
Penjualan Tunai xx
Penggunaan akun proforma Penjualan Tunai dilakukan karena over the counter sale dicatat di dalam dua jurnal khusus jurnal penjualan dan jurnal
penerimaan kas. Penggunaan akun proforma ini untuk menghindari pencatatan Ganda (Double Accounting).Pencatatan harga pokok barang yang dijual dilakukan oleh Bagian Jurnal berdasarkan bukti memorial sebagai dokumen sumber. Bukti memorial dibuat oleh bagian kartu persediaan berdasarkan rekapBeban pokok penjualan yang disusun atas dasar data yang direkam dalam kartu persediaan.
Bukti memorial dicatat oleh Bagian Jurnal ke dalam jurnal umum dengan jurnal:
Beban Pokok Penjualan xx
Persediaan Produk Jadi xx
2.2.5 Sistem Pengendalian Intern Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi (2016:433)Unsur-unsur sistem pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem pengeluaran kas:
a. Organisasi
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Dalam sistem kas, fungsi penyimpanan kas yang dipegang oleh bagian kasa harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi kas yang dipegang oleh
bagian jurnal, yang menyelenggarakan register cek atau jurnal pengeluaran kas dan jurnal penerimaan kas
2. Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh lebih dari satu fungsi agar tercipta adanya intern check.
Dalam transaksi kas, bagian kasa adalah pemegang fungsi penerimaan kas, dan fungsi penyimpanan kas.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.
1. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
Transaksi pengeluaran kas diotoritasi oleh pejabat yang berwenang dengan menggunakan dokumen bukti kas keluar.
2. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
Sistem pengendalian intern mengharuskan setiap pembukaan dan penutupan rekening bank mendapatkan persetujuan dari manajemen puncak. Rekening giro perusahaan di bank merupakan sarana untuk menerima dan mengeluarkan kas perusahaan.
3. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Sistem pengendalian intern mengharuskan setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diproses melalui sistem otorisasi yang berlaku.
c. Praktik yang Sehat
1. Saldo kas yang ada di perusahaan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
Saldo kas ini perlu dilindungi dari kemungkinan pencurian dengan cara menyimpannya dalam lemari besi dan menempatkan kasir disuatu ruangan yang terpisah.
2. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh Bagian Kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
Untuk menghindari penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar, fungsi keuangan harus membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya, segera setelah pengiriman cek kepada kreditur dilakukan 3. Penggunaan rekening koran bank (Bank Statement), yang merupakan
informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern (Internal Audit Function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melibatkan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat dalam register cek dan jurnal
penerimaa kas, dalam sistem kas dapat dirancang penggunaan rekening koran bank sebagai alat untuk mengawasi catatan kas perusahaan.
Rekening korang bank yang diterima secara periodik oleh perusahaan digunakan untuk mengecek ketelitian register cek dan jurnal penerimaan kas dalam kegiatan yang disebut rekonsilasi bank. Sistem pengendalian intern mengharuskan rekonsilasi bank ini dilakukan oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan pihak yang tidak menyelenggarakan catatan kas dan tidak memegang fungsi penyimpanan kas.
4. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
Pembayaran dengan cek dapat dilakukan dengan dua cara: dengan menuliskan kata tunai dan dengan menuliskan nama penerima cek yang dituju. Pembayaran melalui bank dapat pula dilakukan dengan pemindahbukuan dana dari rekening giro perusahaan pembayaran ke rekening giro perusahaan penerima
5. Jika pengeluaran kas dalam jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil, yang pencatatan akuntansinya diselenggarakan dengan imperest system.
Agar catatan akuntasi kas perusahaan dapat diawasi ketelitian dan keandalannya dengan menggunakan jasa pihak luar yang bebas, setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus melibatkan bank. Untuk itu, setiap penerimaan kas harus segera disetor penuh ke bank, dan setiap pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya relatif kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang penyelenggaraannya dengan imperest system.
6. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. Perhitungan fisik kas (cash count) yang ada di tangan perusahaan yang harus dilakukan secara periodik untuk mencegah karyawan perusahaan menggunakan kesempatan untuk melakukan penyelewengan penggunaan kas.
7. Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada dalam perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian. Jika kas yang ada ditangan dan kas yang ada diperjalanan jumlahnya relatif besar, sehingga diperkirakan akan timbul kerugian yang besar jika terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya menutup asuransi untuk menghindari resiko kerugian tersebut.
8. Kasir diasuransikan ( Fidelity bond insurance)
Untuk menghindari kerugian akibat penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas sebagai penyimpan kas,karyawan tersebut perlu diasuransikan
9. Kasir dilengkapi dengan alat-alat mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register kas, almari kas dan Strong room merupakan perlengkapan yang biasanya disediakan bagi bagian kasa untuk melindungi kas yang ada ditangan perusahaan
10. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kas. Karena formulir cek berfungsi sebagai perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang perusahaan kepada orang tertentu atau kepada pembawa cek tersebut, maka penggunaan cek diawasi dengan mengontrol penggunaan nomor urut cek tersebut.
Bagan Alir Dokumen Sistem Pengeluaran Kas (Dengan cek dalam accoun payable system) Bagian Jurnal .
Dari Bagian Pembelian
Gambar II.5Bagan Alir Dokumen Sistem Pengeluaran Kas(Dengan cek dalam account payable system)pada bagian jurnal
Sumber : Mulyadi (2016 : 437)
Jurnal Pembelian
1
DP
Jurnal Pengeluaran
Kas Mulai
Faktur dari Pemasok
3
Faktur dari Pemasok
4
Bagian Utang
Disimpan menurut tanggal Jatuh Tempo Faktur bersama Dokumen Pendukung
Pada Saat Faktur Jatuh Tempo
Gambar II.6Bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas pada bagian hutang Sumber : Mulyadi (2016 : 437)
Faktur dari pemasok
T
2
4
DP Faktur dari pemasok
Kartu Utang
N
1
Selesai
Bagian Kasa
Ke pelanggan
Gambar II.7Bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas pada bagian kasa pada bagian kasa
Sumber : Mulyadi (2016 : 437)
Bagan Alir Dokumen Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek dalam Account Payable System Pada Gambar diatas disajikan bagan alir dokumen sistem
pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system,Dalam account payable system pencatatan transaksi pembelian dalam jurnal pembelian dilaksanakan oleh Bagian Jurnal berdasarkan faktur dari pemasok sebagai dokumen sumber.
2
DP FDP cek
Faktor dari pemasok
Mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek
3
