Sistem Penjualan Kredit

(1)

Mulyadi (2001, p.214), dokumen yang digunakan dalam sistem Penjualan Kredit adalah :

a. Surat Order

a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya

Pengiriman dan Tembusannya

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi

order pengiriman yang memberikan otorisasi

kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi

seperti yang tertera dalam dokumen tersebut.

Tembusan dokumen ini berupa :

1. Tembusan Kredit (Credit Copy)

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan

otorisasi penjualan kredit dari fungsi

otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

kredit.

2. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa

fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa

ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.

3. Surat Muat (Bill of Lading)

Dokumen ini digunakan sebagai bukti

Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan

penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan

angkutan umum.

4. Slip Pembungkus (Packing Slip)

Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di

perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang

perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.

yang diterimanya.

5. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk

menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi

menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai yang tercantum didalamnya, agar

sesuai yang tercantum didalamnya, agar

menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual

dalam kartu gudang.

b. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order

b. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)

Follow-up Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan surat order

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi

pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi

penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima

tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah

dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini

dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan

kemudian diambil dan

dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah

dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini

dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini

merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang

belum dipenuhi.

c. Arsip Index Silang

c. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)

(Cross-index File Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama

diarsipkan secara alfabetik menurut nama

pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai

status

(2)

d. Faktur dan tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat

timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi

penagihan kepada pelanggan.

Tembusan dokumen ini berupa :

1. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke

fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.

2. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi

sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.

3. Tembusan Analisis (Analysis Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi

sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan,

untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.

4. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa

order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya

untuk menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.

e. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk

menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang

dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok

produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok

penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat

harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

f. Bukti memorial

Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.

Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat

harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Berdasarkan pendapat Hall (2001, p. ), dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait dengan

penjualan kredit meliputi :

1. Bagian penjualan

(3)

dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum

lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan,

jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos

angkut.)

2. Departemen Kredit

Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan

memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke

departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman.

3. Gudang

Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang

dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai

bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen

pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan.

4. Departemen Pengiriman

Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat perintah

pengeluaran barang, dokumen pengiriman dari bagian penjualan, dan surat jalan untuk

memastikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen

pengiriman, dan dua rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian

melakukan tugas-tugas sebagai berikut :

a. Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.

b. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen

penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.

c. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar

muat barang.

5. Departemen Penagihan

Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan

kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan pengiriman barang dari

informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat

jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang.

6. Departemen Akuntansi

Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order penjualan

ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada

para debitur. Bagian buku besar meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat

(4)

laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu

persediaan.

Laporan Yang Dihasilkan Dalam Penjualan Kredit

Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi yang merupakan

keluaran sistem akuntansi. Mulyadi (2001,p.232), laporan yang digunakan dalam penjualan

kredit adalah :

1. Laporan order penjualan

2. Laporan pengiriman barang

3. Laporan pencatatan piutang

4. Laporan penagihan

5. Laporan pencatatan penjualan.

F. Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit

Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit

a. Bagan Order penjualan

1) Menerima order dari pelanggan.

2) Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan

faktur.

3) Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2,

3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit,

lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal.

4) Menerima Surat Order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanan

menurut abjad.

5) Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order

pengiriman lembar 9.

6) Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian Penagihan.

b. Bagian Kredit

1) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari bagian Order Penjualan dilakukan

pemeriksaan status kredit.

2) Memberikan otorisasi kredit.

3) Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan.

c. Bagian Gudang

1) Berdasarkan Surat Order Pengiiman lembar 1, dilakukan penyiapan barang.

2) Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang.

3) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang.

4) Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman.

d. Bagian Pengiriman

1) Surat Order Pengriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat

Order Pengiriman lembar 2, 3, 4, 5.

2) Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.

3) Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan.

(5)

4) Mengembaliakn Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 ke bagian Order Pengiriman dan lembar 3

diserahkan ke perusahaan pengangkutan.

5) Surat Oder Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut.

e. Bagian Penagihan

1) Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian

order Penjualan.

2) Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan.

3) Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang.

4) Mengirimkan Faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan.

5) Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal.

6) Mengirimkan Faktur lembar 5 ke Wiraniaga.

f. Bagian Piutang

1) Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang.

2) Faktur dan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan surat Muat lembar 2 diarsipkan permanen

menurut nomor urut.

g. Bagian Kartu Persediaan

1) Berdasrkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen

sesuai nomor urut.

2) Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik.

3) Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial.

4) Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.

h. Bagian Jurnal

1) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan

diarsipkan menurut nomor urut.

2) Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan.

3. Metodologi

Metode penelitian yang digunakan adalah riset lapangan dengan melakukan wawancara

langsung dengan direktur dan karyawan-karyawan, khususnya bagian penjualan. Selain itu

melakukan pengamatan pada kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, khususnya pada alur

penjualan kredit.

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yang peroleh secara

langsung dari perusahaan yang berupa copy bukti-bukti transaksi perusahaan.

Untuk menganalisis data-data yang terkumpul, digunakan metode analisa deskriptif yang

bertujuan agar dapat menggambarkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sistem

informasi penjualan kredit.

4. Hasil dan Pembahasan

Dalam melaksanakan penjualan, PT.ACP menggunakan transaksi penjualan kredit. Untuk

transaksi penjualan kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama yang reputasi pembayaran

kreditnya baik dan

supplier-supplier besar. Tetapi, terkadang PT.ACP akan melakukan transaksi

kredit kepada pelanggan baru, hal ini dilakukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang

telah dipikirkan oleh perusahaan.

4.1 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT ACP antara lain,

sebagai berikut:

(6)

Dalam transaksi penjualan kredit, departemen ini bertanggung jawab untuk menerima surat

order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum

ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), menentukan

tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman.

2) Prosedur Pengiriman

Kegiatan pengiriman diawali dengan pembuatan dokumen pengiriman yang disebut surat

pengantar barang (SPB). SPB dibuat untuk melakukan pengiriman barang kepada pelanggan.

Seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirim barang kepada pelanggan

dicantumkan dalam SPB. SPB disiapkan oleh bagian pengiriman barang.

Bagian produksi membuat barang sesuai dengan pesanan dan menyiapkan barang, kemudian

bagian pengiriman (gudang) mengirimkan barang dan nota kepada pelanggan sesuai dengan

informasi yang tercantum pada SPB yang sudah di otorisasi oleh bagian gudang. Bagian gudang

ini juga melakukan penginputan secara komputerisasi, kemudian data tersebut ditransfer ke

bagian penagihan untuk dicocokan dengan penginputan secara manual.

3) Prosedur Penagihan

Dalam prosedur penagihan ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan. Faktur

penjualan adalah dokumen yang biasanya disiapkan setelah barang benar-benar dikirim.

Informasi yang dicantumkan ke dalam faktur penjualan berasal dari pesanan penjualan atau dari

dokumen pengiriman. Suatu faktur penjualan akan disiapkan dan selanjutnya dikirim ke

pelanggan.

4) Prosedur Pencatatan Piutang

Dalam prosedur pencatatan piutang ini, bagian akuntansi mencatat surat penagihan ke dalam

buku piutang sebagai rekapan dari piutang PT.ACP kepada pelanggannya.

4.2 Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit

Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh PT.ACP adalah sebagai

berikut :

1. Surat order pengiriman

2. Lembar Disposisi (LD)

3. Surat Pengantar Barang (SPB)

4. Faktur penjualan

5. Surat Penagihan

4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Adapun catatan akuntansi yang digunakan PT.CP dalam sistem akuntansi penjualan

kredit, yaitu :

1. Jurnal Penjualan

2. Kartu Piutang

3. Kartu Gudang

4.4 Bagian Yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Kredit

Adapun bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP adalah

sebagai berikut :

(7)

2. Bagian Produksi

3. Bagian Gudang

4. Bagian Pengiriman

5. Bagian Penagihan

6. Bagian Akuntansi

4.5 Uraian Bagan Alur Dokumen Sistem Penjualan Kredit

Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit akan di uraikan perbagian yang terkait

dalam sistem penjualan kredit.

(8)

Sumber :

http://fajar26.blogspot.com/2012/03/sistem-informasi-akuntansi-penjualan.html#ixzz1x5icz3YT