MENGELOLA PENAGIHAN PIUTANG
DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 6
DIKLAT SCHOOL GRANT PROPINSI LAMPUNG
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT atas limpahan rahmat, taufiq dan hidayah-Nya, sehingga modul Mengelola Penagihan Piutang dapat disusun bersama.
Perusahaan dalam usaha memperbesar laba atau volume penjualan biasanya melakukan kebijakan penjualan kredit sehingga menimbulkan adanya piutang. Proses pelunasan piutang dilaksanakan oleh bagian pengelola penagihan piutang.
Para pengelola penagihan piutang perlu menganalisa dengan cermat dan benar para pelanggan mana yang aktif dan teratur dalam pelunasan angsuran dan yang pasif untuk memperkecil resiko piutang tak tertagih.
Modul ini masih sangat sederhana dan jauh dari sempurna, untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat kami harapkan.
Bandar Lampung, 09 Februari 2006
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
PETA KEDUDUKAN MODUL
BAB I PENDAHULUAN
A. Deskripsi B. Prsyarat
C. Petunjuk Penggunaan Modul D. Tujuan
E. Kompetensi F. Cek Kemampuan
BAB II PEMELAJARAN
A. Rencana Belajar Peserta Diklat B. Kegiatan Belajar
BAB III EVALUASI
BAB IV PENUTUP
PETA KEDUDUKAN MODUL
A1
A2
A3
B1
B2
AK-JS-012A
AK-JS-013A
AK-JS-014A
AK-JS-001A AK-JS-002A AK-JS-003A AK-JS-004A AK-JS-005A AK-JS-006A
AK-JS-007A
AK-JS-008A AK-JS-009A
BAB I
PENDAHULUAN
A. Deskripsi
Tahap ketiga dalam siklus pendapatan adalah penagihan. Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini yaitu membuat faktur penjualan dan membukukan catatan piutang kepada setiap pelanggan
B. Prasyarat
Sebelum tahap pengelolaan penagihan piutang, peserta diklat harus mempelajari dan memahami kompetensi mengelola order penjualan dan proses kredit terlebih dahulu sesuai dengan urutan dari tujuh kompetensi yang harus dipelajari pada semester ketiga berdasarkan kurikulum 2004.
urikulum
C. Petunjuk Penggunaan Modul
1. Bacalah dengan cermat Satuan Acara Pemelajaran yang disusun berdasarkan acuan dari Kriteria Unjuk Kerja dan deskripsi kurikulum 2004.
2. Pahamilah materi pengelolaan penagihan piutang.
4. Jika kesalahan diatas 50%, ulangi kembali mempelajari materi pengelolaan penagihan piutang.
D. Tujuan Akhir
1. Peserta diklat rapi, cermat dan teliti membuat surat penagihan berdasarkan faktur penjualan. Terampil membuat surat penagihan berdasarkan faktur penjualan.
F. Cek Kemampuan
Isilah pernyataan-pernyataan berikut ini dengan memberi tanda cek (V) pada kolom jawaban yang sesuai!
No Pernyataan Jawaban
Ya Tidak
1. Peserta diklat rapi, cermat dan teliti membuat surat penagihan berdasarkan faktur penjualan.
Terampil membuat surat penagihan berdasarkan faktur penjualan.
2. Terampil mengirimkan surat penagihan yang dilampiri faktur penjualan.
BAB II
PEMELAJARAN
1. Rencana Belajar Peserta Diklat
Kompetensi : Mengelola Penagihan Piutang Sub Kompetensi :
a. Membuat surat penagihan berdasarkan faktur penjualan. b. Mengirimkan surat penagihan dilampiri faktur penjualan. c. Menyediakan dan mendistribusikan copy faktur.
No Jenis Kegiatan Tgl. Waktu Tempat
5. Membuat tanda terima faktur.
BAB III
EVALUASI
1. ESSAY
a. Jelaskan mengenai memo kredit!
b. Jelaskan mengenai terjadinya transaksi retur penjualan! c. Sebutkan fungsi-fungsi yang terkait dengan retur penjualan! d. Jelaskan mengenai fungsi penjualan!
e. Jelaskan mengenai fungsi penerimaan!
2. TUGAS
Buatlah surat penagihan dari keterangan berikut ini!
CV BUDIMAN mengirimkan surat kepada Hadi di Purwokerto yang isinya mengingatkan Hadi jalan Ciputra No. 23 Purwokerto masih memiliki sisa hutang sebesar Rp. 1.000.000,- yaitu harga pembelian barang elektronika yang seharusnya sudah dilunasi pada tanggal 14 Agustus 2004.
3. a. Uraikan dan jelaskan tiap bagian dari prosedur bagian pengelolaan penagihan piutang.
b. Buat skema dari pengelolaan prosedur penagihan piutang.
BAB IV
PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA
Sri Utami, 2004. Program Keahlian Akuntansi Modul 5. Penerbit; Mediatama. Krismiadi. Sistem Akuntansi.
Kegiatan Belajar 2: Mengirimkan Surat Penagihan Dilampiri Daktur Penjualan
Mencocokkan kelengkapan dan kesesuaian bukti transaksi
Setelah bagian penagihan membuat surat penagihan yang berdasarkan faktur penjualan seperti diatas, kemudian mereka mengirimkan barangnya kepada pelanggan, sedangkan tembusannya didistribusikan kepada fungsi atau bagian yang lain, yang terkait dengan faktur penjualan tersebut.
Faktur penjualan merupakan suatu pemberitahuan yang dikirimkan kepada pelanggan tentang pengiriman barang dan kewajiban pembayaran oleh pelanggan, dimana faktur penjualan tersebut juga digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya atau terjadinya piutang. Faktur penjualan yang dibuat oleh bagian penagihan tersebut dengan diberi nomor urut yang tercetak dan pemakainya dipertanggung jawabkan oleh bagian penagihan.
Pemberian nomor urut tercetak ini dimaksudkan untuk pengawasan terhadap penggunaan formulir dari faktur penjualan tersebut. Hal ini juga berlaku untuk penggunaan formulir-formulir yang lain. Pengawasan penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi terjadinya transaksi keuangan.
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak tersebut dipertanggung jawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam proses penjualan yang merupakan formulir pokok yaitu surat order pengiriman dan faktur penjualan harus bernomor urut dan tercetak dan penggunaannya dipertanggung jawabkan oleh bagian order penjualan dan bagian penagihan.
Prosedur Penagihan
Seperti telah dijelaskan diatas, bahwa bagian penagihan dalam transaksi penjual kredit mempunyai tanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur atau tembusan faktur pejualan bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan bagian transaksi. Bagian penagihan menerima tembusan surat order pengiriman dari bagian pengiriman. Dengan dasar dokumen copy surat order inilah kemudian bagian penagihan membuat faktur penjualan.
2. KEGIATAN PEMBELAJARAN
MENGELOLA PENAGIHAN PIUTANG
Kegiatan Belajar 1 : Membuat Surat Penagihan Berdasarkan Faktur Penjualan
A. Pengertian Syarat Kredit dan Memo Kredit
Syarat kredit adalah syarat untuk memperoleh kredit oleh pelanggan kepada perusahaan yang akan memberi kredit akibat adanya transaksi penjualan secara kredit. Syarat kredit sangat diperlukan untuk memberikan batasan waktu kredit oleh perusahaan harus dipenuhi oleh pelanggan, agar supaya pelanggan membayar pinjaman sesuai dengan pinjaman yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Misalnya: Syarat = 2/10, n/30 Syarat = n/60 Syarat = n/10 EOM
Memo kredit adalah dokumen pencatatan piutang yang digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan, jika dilampiri dengan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, maka merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang dari pelanggan harus di otorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.
Adapun fungsi yang terkait dalam melaksanakan retur penjualan adalah: 1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pelanggan. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan.
2. Fungsi Penerimaan
Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini tercatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.
4. Fungsi Akuntansi
persediaan. Selain itu, fungsi akuntansi ini juga bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.
Adapun dokumen yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah: 1. Memo Kredit
Dalam pencatatan transaksi retur penjualan, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini dilakukan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima kembali barang yang dikembalikan oleh pelanggan.
2. Laporan Penerimaan Barang
Dalam transaksi retur penjualan, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksa barang yang diterima dari pelanggan.
B. Membuat Surat Penagihan Berdasarkan Faktur Penjualan
1. Bagian Penagihan
Bagian penagihan dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini mempunyai tanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur atau tembusan faktur penjualan untuk kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh bagian akuntansi.
2. Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pelanggan karena pelanggan tidak mau atau belum melunasi hutangnya atas barang-barang yang telah diterima, sedangkan jangka waktu atau jatuh tempo pembayaran sudah lewat. Hal tersebut dapat terjadi karena pelanggan lupa atau karena hal-hal lain, baik disengaja atau tidak disengaja. Pelanggan yang seperti itu harus mendapat perhatian khusus, antara lain dengan dikirimi surat penagihan
Dalam menulis surat penagihan harus dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana, sebab pelanggan yang belum melunasi hutang-hutangnya mungkin sedang dalam keadaan kesulitan, misalnya barang dagangannya belum laku. Untuk itu harus berkali-kali karena harus mempertimbangkan hubungan baik yang sudah terbina, diusahakan hubungan baik yang sudah terbina tersebut jangan sampai putus atau rusak. Adapun hal-hal yang perlu dicantumkan dalam membuat surat penagihan adalah sebagai berikut:
Memberitahukan jangka waktu yang sudah jatuh tempo Jumlah pembayaran yang harus dibayar
Menunjukkan tanggal dan nomor faktur penjualan yang belum dilunasi Cara pelunasan pembayaran
3. Tahap-tahap Pengiriman Surat Penagihan
Penulisan surat penagihan dapat dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu:
a. Satu minggu waktu pelunasan (jatuh tempo) penjual mengirimi surat penagihan pertama yang sifatnya mengingatkan kemungkinan pemberi atau pelanggan lupa atau karena hal-hal lain.
b. Apabila surat penagihan pertama tidak diperhatikan, maka penjual dapat mengirim copy surat penagihan yang kedua dengan melampirkan foto copy surat penagihan yang pertama, karena kemungkinan surat penagihan yang pertama tidak sampai kepada pelanggan.
c. Apabila surat penagihan yang kedua juga belum mendapat tanggapan atau jawaban yang memuaskan, maka penjual dapat mengirim penagihan ketiga dengan melampirkan foto copy surat penagihan pertama dan kedua yang sifatnya penegas, kapan kesanggupan pelanggan akan melunasi pembayaran tersebut.
d. Apabila surat tagihan yang ketiga inipun belum mendapat tanggapan seperti yang diharapkan, penjual dapat mengirim surat tagihan yang keempat yang menyatakan penjual terpaksa menyerahkan persoalan tersebut kepada pengadilan setempat, dengan membuat surat gugatan atau tuntutan menagih hutang dengan cara inkaso, yaitu menagih kepada banker tempat pelanggan menyimpan uangnya dengan melampirkan faktur penjualan yang belum dilunasi.
Dengan dibubuhkannya tanda tangan oleh fungsi atau bagian penagihan atau otorisasi pada bagian penjualan, maka berarti bahwa:
1. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung yaitu copy surat order pengiriman yang telah ditanda tangani oleh perusahaan angkutan umum.
2. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum dalam surat keputusan Direktur Pemasaran.
3. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan berdasarkan kuanitas yang tercantum dalam copy surat pengiriman barang dan surat muatan atau bill of lading.
Kegiatan Belajar 3 : Menyediakan dan Mendistribusikan Copy Faktur
A. Bagian-bagian yang Terkait dengan Transaksi Penjualan
Bagian-bagian atau fungsi yang terkait dengan transaksi penjualan kredit adalah: 1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pelanggan, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta orientasi kredit, menemukan tanggal pengiriman dari gudang mana barang akan dikirim dan mengisi surat order pengiriman dan tembusannya kemudian mendistribusikan surat order penjualan tersebut.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan adalah merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, terlebih dahulu harus diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
3. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit ini, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barnag yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjuaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barnag yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditanda tangani oleh fungsi penjualan.
5. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6. Fungsi Akuntansi
B. Pengelompokkan Umur Piutang
Setiap akhir periode akuntansi misalnya akhir bulan atau akhir tahun dibuat daftar piutang. Daftar piutang adalah rincian saldo piutang menurut nama langganan pada suatu saat tertentu. Agar supaya dapat diketahui berapa lama piutang suatu pelanggan telah berlalu, maka daftar piutang biasanya dikelompokkan menurut umur.
Umur piutang adalah jangka waktu sejak dicatatnya transaksi penjualan sampai dengan saat dibuatnya daftar piutang. Ada kalanya nomor piutang dikelompokkan menurut jumlah hari tertentu. Misalnya: piutang yang berumur 1-30 hari.
Piutang yang berumur 31-60 hari Piutang yang berumur 61-90 hari Dan seterusnya
Sehingga saldo piutang untuk satu pelanggan mungkin bisa termasuk dalam dua atau lebih kelompok umur piutang.
C. Daftar Umur Piutang
Daftar piutang dikelompokkan menurut umur piutang adalah seperti berikut:
Toko “MEGA” Daftar Umur Piutang
01 Desember 1999
No Keterangan Jumlah Umur Piutang
1-30 31-60 61-90 91-120 >120 1. Toko Deli 500000 500000
2. Toko Megah 650000 250000 400000
3. CV. Utama 800000 400000 400000 4. PT. Agung 400000 400000
5. Toko Bagus 800000 200000 600000
6. PT. Kurnia 300000 100000 200000 7. Firma Heru 450000 450000
8. PT. Pelita 400000 300000 100000
9. PT. Merdeka 200000 200000 10. PT. Roni 700000 400000 300000
Total 5200000 1300000 1400000 1000000 900000 600000
