PERENCANAAN MANAJEMEN

PERENCANAAN MANAJEMEN

PERENCANAAN MANAJEMEN

Oleh :

Oleh :

 Adithia Purapratama

 Adithia Purapratama

Nadhratul Aslamiyah

Nadhratul Aslamiyah

Iis Malasari

Iis Malasari

Apakah perencanaan itu ?

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who) , kapan (when), dimana (where), mengapa (why) dan bagaimana (how) jadi perencanaan   yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari

sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.

B

_{agaimana manajer merencana?}

Perencanaan sering disebut fungsi manajemen

primer karena menjadi dasar bagi semua fungsi

lain yang dilakukan para manajer. Tanpa

perencanaan, para manajer tidak akan

mengetahui apa yang diorganisasi, dipimpin

atau dikendalikan. Perencanaan terdiri dari dua

elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan

S

_A

S

_{ARAN (Goals)}

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan. Sasaran menjadi arah bagi semua keputusan manajemen dan membentuk kriteria yang digunakan untuk mengukur hasil pencapaian kerja.

Jenis sasaran Secara sekilas, mungkin tampak bahwa organisasi mempunyai tujuan tunggal: bagi perusahaan bisnis, adalah memperoleh laba; atau bagi organisasi nirlaba, adalah memenuhi kebutuhan sejumlah kelompok yang dilayani. Dalam prakteknya, semua organisasi mempunyai  beragam tujuan. Perusahaan bisnis juga ingin meningkatkan pangsa pasar dan membuat karyawan selalu bersemangat terhadap organisasi. Cara lain untuk menggambarkan sasaran adalah berdasarkan apakah sasaran itu nyata atau ditetapkan. Sasaran yang ditetapkan adalah pernyataan resmi mengenai apa yang diyakini oleh berbagai pemercaya sebagai sasarannya.

B

_{agaimana cara manajer menetapkan}

sasaran ?

Mengkaji misi organisasi yang menjadi tujuan

organisasi.

Mengevaluasi sumber daya yang tersedia.

Tentukan sasaran secara individu atau dengan

masukan orang lain.

Tulislah sasaran dan komunikasikan sasaran itu

kepada semua yang perlu mengetahuinya.

K 

ajilah hasil untuk melihat apakah sasaran telah

tercapai.

Setelah sasaran ditetapkan, tulislah dan

komunikasikan manajer telah siap menyusun

rencana untuk memenuhi sasaran itu.

Apakah Karateristik yang dimiliki

S

_{asaran yang Terancang dengan}

B

_aik?

Sasaran yang terancang dengan baik harusla tertu_{lis b}erd _asark_{an is}t _ilah

hasil  bukannya tindakan. Hasil akhir yang diinginkan merupakan unsur   yang terpenting dari sasaran manapun, oleh karena itu sasaran harus

ditulis supaya mampu mencerminkan hal itu. Berikutnya, sasaran haruslah dapat d _i ukur d _an d _ihi tu_{ng. Sejalan dengan perincian ukuran pencapaian}

 yang dapat dihitung, sasaran yang terancang dengan baik juga harus j e_las ker _angk_{a wa}ktu_{nya. Walaupun sasaran yang tidak terbatasi kerangk} 

waktunya mungkin lebih disukai karena fleksibilitasnya, pada kenyataannya, sasaran tanpa kerangka waktu membuat organisasi kurang fleksibel. Selanjutnya, sasaran yang terancang dengan baik haruslah me_nant _{ang s}ek_aligu_s d _apat d _{icapai . Berikutnya, sasaran yang terancang}

dengan baik  haru_s d _i tu_{lis dan akhirnya, sasaran yang terancang dengan}

  baik dikomunikasikan kepada semua anggota or _{ganisasi  yang perlu}

mengetahui sasaran itu. Mengapa demikian? K arena menyadarkan orang-orang tentang sasaran menjamin bahwa mereka semua ada di ³halaman yang sama´ dan bekerja dengan cara yang mampu menjamin pencapaian sasaran organisasi.

RENCANA (Plan)

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan

sebagai skema untuk mencapai tujuan.

Jenis ± Jenis Perencanaan

Cara

yang

paling

popular

dalam

menggambarkan

rencana±rencana

organisasi

adalah

menurut

luasnya

(strategis

lawan

operasional), kerangka waktu (jangka pendek lawan

  jangka panjang), kekhususan (pengarah lawan

perinci), dan frekuensi penggunaan (sekali pakai

lawan terus-menerus).

Menurut Luasnya

 R

e

_{ncana s}

tr 

_a

te

_{gis adalah rencana yang berlaku bagi}

organisasi secara keseluruhan, menjadi sasaran umum

organisasi tersebut dan berusaha menempatkan

organisasi tersebut kedalam lingkungannya. Rencana

 yang merinci detail cara mencapai sasaran menyeluruh

disebut

re

_{ncana op}

er 

_asional .

A 

pakah perbedaan rencana stretegis dengan

rencana operasional?

Rencana strategis cenderung mencakup kerangka

  waktu yang lebih panjang. Rencana strategis juga

mencakup perumusan sasaran sedangkan rencana

operasional mendefinisikan berbagai cara untuk 

mencapai sasaran itu, rencana operasional cenderung

mencakup periode waktu yang pendek ( bulan,

mingguan dan harian).

Menurut K erangka Waktu

Perbedaan dalam tahun rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang telah   banyak memendek. Dahulu rencana jangka panjang itu berarti diatas tujuh tahun.

 Re_{ncana jang}k_{a panjang adalah rencana dengan kerangka waktu diatas tiga tahun}

sedangkan re_{ncana jang}k_{a p}e_ndek _{merupakan rencana yang mencakup satu tahun}

atau kurang.

Menurut K ekhususan

Berdasarkan intuisi, tampaknya rencana pemerinci lebih disukai daripada rencana pengarah, atau yang memberi pedoman secara longgar. Re_{ncana p}e_mer _{inci (sp}e_cific

 plan) mempunyai sasarn yang didefinisikan dengan jelas dan tidak memberi ruang untuk penafsiran. Rencana itu memiliki tujuan yang dinyatakan secara rinci. Tidak ada ambigu dan tudak ada masalah kesalahpahaman. Apabila ketidakpastiannya tinggi dan manajemen harus fleksibel supaya dapat menanggapi perubahan yang tidak terduga, rencana pengarah lebih disukai. Re_{ncana p}e_ngar _{ah (} der _ict _{ional plan) adalah rencana}

 yang fleksibel yang menjadi pedoman umum. Rencana-rencana itu memberikan focus tetapi tidak mengunci para manajer kedalam sasaran atau rangkaian tindakan tertentu.

Menurut Fr ekuensi P enggunaan

Sejumlah rencana organisasi yang disusun para manajer merupakan rencana yang  bersinambung sementara rencana lain hanya digunakan sekali saja. Re_{ncana s}ek_ali 

 pak_{ai  adalah rencana yang digunakan satu kali saja yang secara khusus dirancang}

untuk memenuhi kebutuhan situasi yang unik. Sebaliknya, re_ncana teru_s-me_neru_s

adalah rencana yang berkesinambungan yang menjadi pedoman bagi kegiatan-kegiatan   yang dilakukan secara berulang-ulang. Rencana terus menerus mencakup kebijakan,

B

_{agaimana Cara Proses Pembuatan}

Rencana ?

Menetapkan tugas dan tujuan

 Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus

dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh. Observasi dan analisa

Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

Mengadakan kemungkinan-kemungkinan

Faktor yang t ersedia memberikan per encanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan.

Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarnya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya. Membuat sint esa

Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut.K emungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan

B

_{agaimana faktor kontingensi mampu}

mempengaruhi perencanaan?

Proses penyusunan rencana dipengaruhi oleh tiga faktor

kontingensi dan oleh pendekatan perencanaan yang dikuti. Tiga

faktor kontingensi mempengaruhi perencanaan : tingkatan dalam

organisasi, derajat ketidakpastian lingkungan dan lamanya

komitmen

Untuk sebagian besar, perencanaan operasional

mendominasi kegiatan perencanaan manajer tingkatan rendah. Pada

tingkatan organisasi yang tinggi, perencanaan berorientasi pada

strategi. Faktor kontingensi kedua yang mempengaruhi perencanaan

adalah ketidakpastian lingkungan.

K 

etika ketidakpastian linkungan

tinggi, rencana haruslah rinci, tapi fleksibel. Para manajer harus

 bersiap mengerjakan kembali dan mengubah rencana ketika rencana

tiu

diimplementasikan.

Faktor

kontingensu

terakhir

yang

mempengaruhi perencanaan juga berkaitan dengan kerangka waktu

rencana tersebut.

K 

onsep komitmen itu berarti bahwa rencana harus

cukup jauh membentang supaya dapat mencapai komitmen yang

dibuat ketika rencana itu disusun. Perencanaan untuk jangka waktu

 yang terlampau panjang atau terlampau oendek akan tidak efisien

M

_{asalah Kontemporer Tentang}

Perencanaan

Kritik t erhadap P er encanaan

Perencanaan formal menjadi amat popular dalam tahun 1960-an

dan bagi sebagian besar, perencanaan formal masi popular sampai

sekarang. Perencanaan formal membuat masuk akal bagi organisasi

(dan individu) untuk menentukan sejumlah arah tertentu.

P er encanaan yang efekti  f   dalam

lingkungan yang

dinamis

K 

ita telah membahas lingkungan yang tidak pasti sebagai salah satu

factor kontingensi utama yang mempengaruhi jenis rencana yang

dibuat para manajer.

K 

arena lingkungan yang dinamis lebih

merupakan norma daripada perkecualian bagi para manajer. Dalam

lingkungan yan tidak pasti, para manajer ingin membuat rencana

  yang khusus dan fleksibel. Walaupun itu tampaknya kontradiksi,

tetapi tidak. Agar berguna, rencana memerlukan beberapa

kekhususan, tetapi rencana jangan menjadi terpaku. Para manajer

harus menyadari bahwa perencanaan merupakan proses yang

 berkelanjutan.

Apakah keuntungan perencanan ?

Fokus dan  f  l eksiblitas

 F 

o

ku

_s

_{adalah mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang}

dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan.

 F 

l 

ek

_sibili 

t 

_as

_{adalah beroperasi dan punya pandangan kedepan}

perencanaan membantu manajer karena.

P er encanaan berorientasi pada hasil ( menciptakan pengertian

arah orientasi kinerja)

P er encanaan orientasi pada prioritas (memastikan hal yang paling

penting dan mendapatkan perhatian utama).

P er encanaan orientasi pada keuntungan (membantu

sumber-sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik).

P er encanaan

orientasi

pada

perubahan

(membantu

mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai

kesesuaian yang terbaik).