Analisis dan Desain Aplikasi Peminjaman Disc Pada Ultra Disc Purworejo
Naskah Publikasi
Disusun oleh :
Bagus Johan Saputro 09.22.1134
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA 2011
APPLICATION DESIGN AND ANALYSIS OF DISC RENTAL IN ULTRA DISC AT PURWEOREJO
ANALISIS DAN DESAIN APLIKASI PEMINJAMAN DISC PADA ULTRA DISC PURWOREJO
Bagus Johan Saputro Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In today’s era of globalization brings development and progress in all fields. Various line of business and education have made the computer as a means of support. Along with tge development of civilization and way of thinking has influenced the need for system which is used as a tool that simplify and speed up a job.
Ultra disc is a company engaged in lending Service. Looking at the prospects and development of the company from time to time did not rule out if the company allows to be developed more widely. Disc rental is one means to obtain knowledge easily, because in it there are various kinds of discs, good software, tutorial learning, until now common knowledge that this much needed both among students and the public.
Computer is one tool in data processing because it has a highability in terms of accuracy with a large capacity reminders high process speed and energy efficient. Thus very precise when choosing a computer to handle data circulation system lending on a rental disc.
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi demikian pesat namun tidak semua palaku usaha mampu memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi. Komputer adalah salah satu karya dalam perkembangan dunia teknologi. Keterbatasan pemahaman ini mengakibatkan para penguna komputer hanya mampu memanfaatkan komputer sebagai pengganti mesin ketik belaka. Sementara investasi perangkat ini relatif mahal untuk kategori perusahaan kecil dan menengah.
Tindakan dan kebijakan manajemen merupakan bentuk pengawasan, pemantauan dan pengendalian perusahaan. Melalui manajemen perusahaan dapat dipantau dan diarahkan perkembangannya sesuai dengan tujuan perusahaan. Kegiatan manajemen bukanlah sekedar pengambilan keputusan untuk dilaksanakan, namun suatu keputusan yang dilandaskan pada data-data dan fakta yang ada di perusahaan itu sendiri, disamping faktor-faktor pendukung lainnya. Data dan fakta yang benar, tepat waktu dan relevan tentu saja akan mendukung keputusan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga dalam hal ini data-data perusahaan harus diolah sesuai dengan kebutuhan dan dengan batasan waktu yang sesuai.
1.2 Rumusan Masalah
Seperti yang sudah di jelaskan diatas, penulis menemukan pokok permasalahan yang ada pada rental kaset ULTRA DISC PURWOREJO yaitu sistem informasi pengolahan data yang masih manual sehingga dalam menangani transaksi yang sangat banyak mengalami kerepotan dan kinerja pun kurang efektif, begitu juga dalam hal pembuatan laporan menjadi terhambat dan kurang efisien. Dan semuanya itu mengakibatkan informasi yang didapat kurang akurat dan
sering terlambat, maka dari itu dapat diambil rumusan yang akan menjadi pembahasan yaitu : bagaimana cara membuat sistem informasi pengolahan data disc yang masih manual menjadi sistem informasi komputerisasi? Dan perlu diadakan suatu sistem informasi berbasis komputer yang sistematis, terarah dan lengkap yang tentunya bisa sangat membantu dalam pembuatan laporan kami.
1.3 Batasan Masalah
Dalam penelitian ini beberapa batasan masalah yaitu sebagai berikut :
1. Penulis membatasi fasilitas yang disajikan, yaitu : a. Proses pengolahan data disc
b. Pengolahan data karyawan c. Pengolahan data pelanggan
d. Pengolahan sirkulasi peminjaman dan pengembalian disc e. Laporan data karyawan
f. Laporan data pelanggan
g. Laporan peminjaman dan pengembalian disc
2. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt, Ph.D terdapat dua definisi berdasarkan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen . Dengan pendekatan prosedur, definisi sistem adalah debagai berikut:
“ Sistem adalah kumpulan prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan definisi sistem dengan pendekatan komponen adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu “¹.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi sangat penting didalam organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan menjadi lutuh, kerdil dan akhirnya berakhir.
“ Menurut Davis (1999), Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti dan dibutuhkan bagi penerima atau user dan manfaat pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang “.
Kualitas informasi tergantung pada tiga hal, yaitu :
a. Akurat
Artinya informasi harus benar dan bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan . Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan akibat gangguan yang dapat mengubah dan merusak informasi tersebut.
b. Tepat waktu
Informasi harus disajikan secara tepat waktu mengingat informasi akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan.
Informasi akan mempunyai nilai dan manfaat yang tinggi, jika informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan. Mudah dan murah biayanya untuk mendapatkan informasi yang menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Dan informasi yang dihasilkan harus relevan dengan pokok permasalahan yang harus diselesaikan.
2.3 Sistem Peminjaman
Sistem peminjaman adalah suatu sistem yang didalamnya terdapat kegiatan jasa sewa menyewa. Sedangkan rental merupakan salah satu dari aplikasi yang ada dalam sistem peminjaman.
Ultra Disc merupakan salah satu aplikasi peminjaman yang melayani jasa peminjaman disc. Koleksi disc yang ada berupa software, game dan film, dan diatur dalam tempat-tempat tertentu, disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang berlaku.
• Katalog
katalog adalah daftar koleksi disc yang disusun berdasarkan jenisnya. Katalog berfungsi untuk membantu para pelanggan dalam pencarian disc berdasarkan jenis.
• Inventori
Menurut Drs, Abd. Halim, Akt. Dalam bukunya Dasar-Dasar Akuntansi bagian II menyatakan : “sistem informasi inventori dapat didefinisikan sebagai rencana untuk melakukan ketetapan pencatatan stok, mengungkapkan kekurangan yang mungkin terjadi serta adanya kehilangan lainnya, atau suatu pengendalian manajemen yang dilakukan perusahaan untuk mengetahui stok barang dan pekerjaan yang sedang berlangsung”.
Visual basic terdiri dari dua suku kata yaitu visual dan basic. Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat Graphical User Interface (GUI), sedangkan basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginner All Purpose
Symbolic Intruction Code), karena visual basic dikembangkan dari bahasa pemrograman BASIC.
Microsoft Access adalah sistem manajemen yang canggih dan bisa digunakan secara efisien untuk menampilkan dan mengelola database. Kita dapat mengelola berbagai jenis database secara mudah dengan kapasitas penyimpanan data yang tidak besar.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Gambaran Umum Ultra Disc Purworejo
Ultra Disc merupakan salah satu usaha yang bergerak pada bidang persewaan Disc. Jenis cd yang disewakan meliputi software, game dan film. Koleksi cd pada Ultra Disc mencapai ribuan seiring perkembangan dan kemajuan tekhnologi.
Jenis Disc yang disewakan beragam dari mulai software komputer. Diantaranya software desain grafis, editing audio video, driver untuk hardware. Jenis game yang disewakan pada Ultra Disc juga macam-macam mulai dari game strategi, RPG, dll. Untuk cd film, Ultra Disc dapat dikatakan sebagai salah satu rental yang cukup lengkap koleksi filmnya dan uptodate. Saat ini Ultra Disc berada di alamat, Jl. Jendral Sudirman no. 30A baledono Purworejo.
3.2 Analisis PIECES
Analisis PIECES digunakan sebagai alat ukur untuk menentukan sistem baru apakah layak digunakan atau tidak, karena 6 aspek PIECES harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari sistem lama.
1. Analisis Kinerja (Performance)
Masalah Kinerja terjadi ketika tugas – tugas yang dijalankan oleh sistem mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang dilaksanakan selama jangka waktu tertentu.
2. Analisis Informasi (Information)
Informasi juga merupakan hal yang penting bagi seorang pemakai akhir pada suatu sistem dalam pengambilan keputusan. Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat yang dapat mendukung dalam menangani masalah yang ada. Kualitas informasi dapat diukur dari tiga hal: 1) akurat yaitu bebas dari kesalahan-kesalahan, 2) tepat waktu yaitu informasi yang datang kepada penerima tidak terlambat, 3) relevan berarti informasi mempunyai manfaat bagi pemakainya.
3. Analisis Ekonomi (Economy)
Pertimbangan ekonomi akan dilakukkan dengan melakukkan perbandingan sejauh mana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial rental. Adanya pemborosan waktu dan alat-alat maka secara otomatis terjadi pembengkakan biaya.
4. Pengendalian (Control)
Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi.
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan agar tidak terjadi pemborosan.Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Sistem yang ada belum dapat bekerja secara maksimal, proses input data pelanggan, karyawan dan disc masih kurang efektif, serta pembuatan laporan yang masih dilakukan secara manual. Hal seperti ini tentunya menyebabkan tertundanya kegiatan lain yang masih saling berkaitan.
6. Pelayanan (Service)
Analisis pelayanan adalah analisis yang berhubungan dengan peningkatan terhadap pelayanan yang lebih baik yang diberikan oleh sistem.
Dalam suatu usaha yang bergerak di bidang jasa seperti Ultra Disc Purworejo, peningkatan pelayanan terhadap pelanggan rental merupakan suatu tujuan utama. Pada Ultra Disc Purworejo, pelayanan yang diberikan kepada pelanggan rental dinilai masih kurang.
3.3 Analisis Biaya Dan Manfaat
Tabel 3.3 Analisis Biaya Dan Manfaat
I. Biaya-Biaya Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2
1. Biaya Pengadaan
Biaya Pembelian Perangkat Keras 13.950.500 0 0
2. Biaya Persiapan Operasi
Biaya Pembelian Perangkat Lunak 1.556.500 0 0
3. Biaya Proyek
Biaya Penerapan Sistem
- Biaya Konversi Data 319.000 0 0
Total Biaya Penerapan Sistem 467.500 4. Biaya Operasi dan Perawatan
a. Biaya Overhead (Listrik) 0 3.521.000 3.697.000
b. Biaya Perawatan Sistem
- Perawatan Hardware 0 400.000 400.000
- Perawatan Software 0 200.000 200.000
Total Biaya Operasi dan Perawatan 0 3.921.000 4.197.000
Total Biaya-biaya 15.974.500 3.921.000 4.197.000
II. Manfaat-manfaat 1. Keuntungan Berwujud
a.Pengurangan Biaya Operasi 0 5.400.000 6.480.000
b.Pengurangan Kesalahan Proses 0 936.000 936.000
Total Keuntungan Berwujud 0 6.336.000 7.416.000 2. Keuntungan Tak Berwujud
a. peningkatan pelayanan
pelanggan 0 7.000.000 9.000.000
Total Keuntungan Tak Berwujud 7.000.000 9.000.000
Total Manfaat-Manfaat 0 13.336.000 16.416.000
Selisih Total Manfaat dan Total
Biaya (15.974.500) 9.415.000 12.219.000
1. Metode Periode Pengembalian (Payback Period)
Proceed pada tahun I : Rp. 9.415.000 ( - )
Sisa biaya sistem pada tahun I : Rp. 6.559.500
Sisa = 6.559.500 * 1 tahun
12.219.000
= 0,53 tahun
Payback period sudah dapat dicapai pada tahun ke 2, secara detailnya
adalah 1,53 tahun. Dari fakta tersebut, dapat disimpulkan bahwa yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu 1,53 tahun yang berarti bahwa pada tahun ke 2 perusahaan mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut.
2. Metode Pengembalian Investasi (Return of Investment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh sistem disbanding biaya yang dikeluarkan. ROI proyek system ini dapat dihitung seperti berikut:
Dari tabel didapaykan total manfaat dari proyek ini adalah:
Manfaat tahun ke 1 = Rp 13.336.000
Total manfaat = Rp 29.752.000 Biaya tahun ke 0 = Rp 15.974.500
Biaya tahun ke 1 = Rp 3.921.000
Biaya tahun ke 2 = Rp 4.197.000 ( + )
Total Biaya = Rp 24.092.500
ROI untuk pengembangan sistem aplikasi peminjaman ini adalah: ROI = 29.752.000 – 24.092.000 * 100%
24.092.000
= 5.660.000 * 100%
24.092.000
= 23.49 %
Sebuah proyek mempunyai ROI lebih besar dari nol adalah proyek yang dapat diterima. ROI pada proyek ini adalah 23.49 atau 23.49 %, berarti proyek ini dapat diterima, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 23 % dari biaya investasi dan operasi.
4. Metode Nilai Bersih Sekarang (Net Present Value)
Metode nilai bersih sekarang merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. Net present value dapat dihitung dari
selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai-uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV bila dinyatakan dalam rumus adalah:
NPV = - Nilai Investasi +Procced ke-1 + Procced ke-2 +...Procced ke-n
(1 + i)¹ (1 + i) ² (1 + i)³
Keterangan :
NPV = net present value
i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan
n = umur investasi
Bila NPV bernilai lebih besar dari nol maka investasi menguntungkan dan dapat diterima. Dengan tingkat suku bunga diskonto sebesar 15% maka NPV pada proyek ini adalah: NPV = - 15.974.500 + 9.415.000 + 12.219.000 (1+0.15)1 (1+0.15)2 = - 15.974.500 + 9.415.000 + 12.219.000 (1.15) (1.32) = - 15.974.500 + 8.186.956,52 + 9.256.818,18 = - 15.974.500 + 17.443.774,7
= 1.469.274,7 3.4 Perancangan Sistem 3.4.1 Perancangan Flowchart Input Data Karyawan Pengolahan Data Karyawan Karyawan Data Karyawan Pembuatan Laporan Karyawan
Input Data Disc Pengolahan Data Disc Data Disc Pembuatan Laporan Disc Laporan Data Disc
Input Data Jenis Disc Pengolahan Data
Jenis Jenis Disc
Input Data Transaksi Pengolahan Data Transaksi Data Transaksi Nota/Laporan Transaksi Detail Transaksi Input Data Pelanggan Pengolahan Data Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pembuatan Laporan Pelanggan Laporan Data Pelanggan Laporan Data Karyawan Laporan Data Transaksi Nota Disc JenisDisc 3.4.2 Perancangan Database
Pada tahap ini, rancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan pada desain secara umum. Teknik normalisasi akan digunakan dalam perancangan database secara rinci ini agar diperoleh basis data yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian data.
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Implementasi Sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan ditahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
4.2 Kegiatan Implementasi 1. Pengetasan Program
1) Syntak Eror
Kesalahan bahasa (language errors) atau disebut juga dengan kesalahan penulisan (syntax errors) atau kesalahan tata bahasa (grammatical errors) adalah kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatip mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahannya sewaktu program dikompilasi.
Gambar Syntax Error
Pada Gambar diatas merupakan contoh kesalahan bahasa pada visual basic. Pada saat Tombol (Command1) ditekan, tujuanya adalah akan memunculkan Message Box (kotak pesan) yang berisi tulisan “Saya Kesalahan Bahasa” pada visual basic untuk memunculkan message box yaitu dengan menggunakan perintah “MsgBox” bukan
Gambar Message Box Kesalahan Bahasa
2) Runtime Eror
Kesalahan sewaktu proses (run-time errors), adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan.
Gambar Run Time Error
Gambar 4.4 diatas merupakan salah satu contoh dari runtime error (kesalahan waktu proses). Kesalahan ini muncul karena tidak adanya salah satu componen / object yang di butuhkan oleh program.
2. Pelatihan Personil
Personil yang dipilih dapat berasal dari dua sumber yaitu karyawan yang ada dalam perusahaan dan calon karyawan yang berada diluar. Pelatihan personil pada sistem yang baru bisa dilakukan dengan cara, antara lain:
a. Pelatihan prosedur (procedural training) yaitu pelatihan yang dilakukan dengan menyediakan prosedur-prosedur tertulis kepada personil yang akan dilatih.
b. Pelatihan tutorial (tutorial training) yaitu pelatihan yang dilakukan secara tatap muka dengan memberikan bimbingan langsung terhadap tugas personil. Pelatihan ini dilakukan untuk tugas-tugas rumit yang membutuhkan bimbingan secara langsung. c. Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on-the-job-training) yaitu pelatihan yang
memberikan bimbingan atau latihan langsung kepada personil tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya.
5. PENUTUP
1. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada sistem peminjaman disc pada Ultra Disc Porworejo dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilkan sistem informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem yang sudah ada sudah tidak efektif.
Dengan penggunaan sistem aplkasi peminjaman disc yang baru diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dari system ini dapat diperoleh keuntungan antara lain:
1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. 2. Dapat menghemat waktu dalam menginputkan data.
3. Memudahkan dalam pencarian data-data dan pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan.
Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka disarankan agar:
1. Sebaiknya sistem lama yang sudah ada diganti dengan sistem baru yang telah dibuat, dimana sistem baru ini dapat bekerja lebih baik dalam mengolah data dan menyajikan informasi yang diperlukan.
2. Penerapan sistem baru akan berjalan dengan baik dan sukses jika semua pihak yang terlibat dalam sistem tersebut mendukung penerapan sistem baru.
3. Pihak yang terlibat, dalah hal ini adalah pimpinan serta karyawan Ultra Disc Purworejo perlu melakukan peninjauan terhadap sistem yang diusulkan agar dapat mempertimbangkan baik dan buruknya sistem sehingga dapat berfungsi sebagaimana yang diharapkan.
6.Daftar Pustaka
Abdul Kadir 2002, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, halaman 11
Arief,M Rudyanto.2006.Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQl dengan Microsoft Fathansyah,Ir.2002.BasisData.Bandung:Informatika,
Jerry FitzGerald, Adra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr., Fundamental Of system Ananlysis Jogiyanto HM,Akt,Ph.D. 2003 Sistem Teknik Informatika Yogyakarta :Andi Ofset, Hal 34
Jogiyanto HM, Akt, Ph.D. 2003, Sistem Teknik Informatika Yogyakarta, Penerbit Andi Offset, Halaman 34
Jogiyanto HM, MBA, Akt, Ph,D. 2003, Sistem Teknik Informatika Yogyakarta, Penerbit Andi Offset, Halaman 34-35
, edisi kedua : New York, Jhon Willey & Sons, 1981
Jogiyanto HM. 2001, Analisis dan Desain Sistem Iformasi:pendekatan tersruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Yogyakarta; Andi
