1. Pendahuluan
Pendataan stock barang merupakan suatu kegiatan yang sangat utama di dalam perusahaan yang bergerak di bidang penjualan retail maupun grosir. Hal tersebut membuat sistem Informasi stock barang sangat dibutuhkan dalam mengatasi masalah pendistribusian. Aplikasi sistem Informasi stock barang tidak hanya dibutuhkan untuk menciptakan informasi yang akurat, cepat dan relevan tetapi juga dapat mengatasi masalah-masalah dalam pemesanan barang. Ketiadaan aplikasi sistem stock barang ini membuat tidak terperincinya daftar stock barang dan sering terjadi kesalahan yang berakibat pada kerugian materi maupun waktu. Dari pengalaman yang telah di hadapi perusahaan maka diperlukan sebuah aplikasi yang lebih terperinci dalam menangani permasalahan dalam order barang tersebut.
Berdasarkan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi dalam hal ini komputer dapat membantu manusia dalam pengolahan data yang ditunjang dengan penggunaan bahasa pemrograman dan sarana-sarana yang tersedia, sehingga dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, akurat sesuai dengan kebutuhan dan menjadi sebuah informasi yang nantinya akan mendukung keputusan dalam perusahaan. Pemanfaatan teknologi yang optimal akan membuat perusahaan mempunyai keunggulan kompetitif.
UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik Semarang adalah toko yang bergerak di bidang pendistribusian alat-alat elektronik dan komponen elektronik. perusahaan yang berdiri tahun 2004 mengalami perkembangan yang pesat dalam tingkat penjualannya. Seiring dengan perkembangan itu, perusahaan tersebut mengalami beberapa kendala dalam hal pengolahan data. Pencatatan transaksi yang terjadi dilakukan secara manual. Sehingga perusahaan tersebut sering mengalami kerugian saat data tidak tercatat dengan semestinya (kehilangan data), sulitnya membuat rekapitulasi laporan pembelian dan penjualan baik secara tunai maupun kredit, serta sulit untuk mengontrol stock barang di gudang dan lain-lain. Hal itu sangatlah tidak efektif dalam menjalankan proses bisnis perusahaan tersebut.
Oleh karena itu kemajuan teknologi dapat membantu operasional toko tersebut sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Penelitian ini bertujuan membangun sebuah aplikasi Database dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman. Penelitian ini mencoba mengangkat permasalahan dengan judul “Perancangan Dan Implementasi sistem Manajemen Persediaan Barang pada UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik”. Diharapkan dengan adanya pembuatan aplikasi ini, diharapkan UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik dapat mengatasi kendala yang dihadapi selama ini dan membuat kinerja toko tersebut lebih efektif dan efisien.
Dalam penelitian ini adapun perangkat lunak yang di gunakan adalah PHP 5.1.1,
Database menggunakan MySql 5.0.18, dan Microsoft Access 2007, Development tools
Dream Weaver 8. Aplikasi ini dapat di gunakan dengan spesifikasi perangkat keras
bertumbuhnya perusahaan maka kegiatan oprasional perusahaan semakin banyak. Sedangkan sistem yang perusahaan miliki masih sangat terbatas, disisi lain pemimpin perusahaan tidak mungkin dapat mengatasi dan mengawasi setiap kegiatan perusahaan seperti kegiatan perusahaan yang dulu. Untuk itu struktur pengendalian intern yang baik sangat diperlukan. Struktur pengendalian intern yang andal merupakan salah satu penyebab terjadinya resiko yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan seperti hilangnya data, pencurian atau penggelapan aset, penggunaan sumberdaya yang tidak semestinnya dan kecurangan yang lain [1].
Sedangkan penelitian lainnya menuturkan bahwa PHP merupakan sebuah bahasa pemrograman yang memungkinkan seorang developer mengembangkan sebuah aplikasi berbasis web yang powerful. Seiring dengan berkembangnya kebutuhan akan aplikasi berbasis PHP dan semakin komleksnya pengambangan aplikasi, maka diperlukanlah sebuah kerangkan kerja (framework) yang dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut. PHP merupakan bahasa scripting yang menyatu dengan HTML dan di jalankan pada server side. Artinya semua sintaks yang di kirimkan akan sepenuhnya di jalankan pada server. Sedangkan yang di kirimkan ke browser hanya hasilnya saja [2].
Manajemen Persediaan
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, menegosiasikan, mengarahkan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan [3]. Persediaan adalah barang atau bahan yang dimiliki oleh perusahaan pada suatu saat tertentu dengan maksud untuk di jual kembali secara langsung maupun melalui proses produksi dalam siklus oprasi normal perusahaan [4]. Sedangkan beberapa pendapat lain yang dikemukakan yaitu persediaan dapat diartikan sebagai barang atau bahan yang harus ada sebelum diperlukan yang meliputi raw matrial, matrial in proses, supplies inventory dan final goods [5]. Sedangkan manajemen persediaan adalah suatu cabang dari usaha manajemen perusahaan yang di sertai dengan kebijakan untuk menentukan persediaan perusahaan disesuaikan dengan tujuan [6]. Usaha manajemen tersebut dilaksanakan dengan merencanakan, melaksanakan dan mengawasi persediaan dalam jangka waktu tertentu.
Pembelian
Pembelian adalah harga pembelian (harga pokok) barang dagang yang diperoleh perusahaan selama periode tertentu [7].
Maka dari pengertian tersebut dapat di ambil kesimpulan bahwa pembelian adalah sebuah proses untuk memperoleh barang dagang yang dapat berupa bahan baku, produk, peralatan, dan jasa selama periode tertentu.
kegiatan pembelian dalam sebuah perusahaan dagang meliputi hal-hal sebagai berikut:
Membeli barang dagang secara tunai atau kredit.
Membeli aktiva produktif untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. Contoh kegiatan ini adalah pembelian kendaraan, peralatan kantor dan lain-lain.
Penjualan
membiayai segala kegiatannya maupun untuk mengembangkan usahanya [3]. Penjualan meliputi perencanaan, pengarahan, dan pengawasan personal seling, termasuk penarikan, pemilihan, perlengkapan, penentuan rute, supervisi, pembayaran, dan motivasi sebagai tugas yang diberikan pada para tenaga penjualan untuk mencapai tujuan penjualan.
Pada umumnya perusahaan mempunyai tiga tujuan umum dalam penjualannya [3], yaitu:
Mencapai volume penjualan tertentu
Mendapatkan laba tertentu
Menunjang pertumbuhan perusahaan
Dalam realitasnya penjualan dewasa ini tampak bahwa tujuan penjualan yang utama adalah mendapatkan laba. Laba tersebut jatuh pada produsen, grosir dan lembaga-lembaga penjualan lainnya.
Basis Data
Basis data atau database merupakan suatu koleksi atau kumpulan data yang persistent yang dapat dibagi dan saling berhubungan [8]
- Data yang persistent dapat diartikan sebagai data yang disimpan di dalam tempat yang aman atau stabil. Kata aman mempunyai arti data yang disimpan tidak dapat berubah atau hilang kecuali data tersebut memang diubah atau dihapus. Kata stabil mempunyai arti data disimpan dalam media yang yang tidak mudah rusak, contohnya adalah data disimpan dalam magnetik disk bukan pada media seperti
Floppy Disk, USB Flash Drive, Compact Disk atau Digital Versetile Disk.
- Dapat dibagi Memiliki arti sebuah database mempunyai kemampuan untuk melayani banyak pengguna dan mempunyai banyak kegunaan. Misal dalam hal pemesanan tiket penerbangan, setiap pengguna tidak harus mengantri untuk menggunakan database dalam hal memesan, semua permintaan pengguna akan dilayani bersama-sama. Database juga harus memiliki banyak kegunaan seperty kalkulasi gaji pegawai, evaluasi performa, dan melayani kebutuhan laporan. - Saling berhubungan mempunyai arti data dapat disimpan dalam tabel yang
berbeda, namun dapat saling berelasi menjadi sebuah gambaran data yang sempurna. Contoh data seorang mahasiswa disiimpan dalam tabel mahasiswa dan tabel matakuliah.
3. Metode Penelitian
Metode penelitian yang dilakukan pada UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik ini adalah dengan menggunakan metode perancangan sistem model proses prototyping
model. Secara umum tahapan proses (phase) dalam metode prototyping model ini terbagi
dalam tiga tahap yaitu.
Build/Revise Mock-Up
Langkah berikutnya dari metode ini adalah build/revise mock-up, yaitu membangun sistem berdasarkan hasil dari tahap sebelumnya dan selalu melakukan perbaikan dalam pengembangan sistem. Pada tahap ini dilakukan desain sistem dan perancangan antarmuka sesuai kebutuhan dari pengguna sistem yaitu Bagian Pembelian, Bagian Gudang, dan Bagian Penjualan UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik.
Desain Sistem
Untuk perancangan sistem ini menggunakan model UML (Unified Modeling
Language). Berikut gambaran sistem yang akan dibangun:
- Use Case Diagram
Use case diagram adalah diagram yang memperlihatkan hubungan antara use case
(deskripsi dari sekumpulan aksi) dengan aktor-aktor (himpunan pengguna use case). Diagram ini digunakan untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku dari suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna. Gambar 1 adalah use case diagram sistem.
Bagian Pembelian
Mengelola Retur Pembelian
Mengelola Data Retur Penjualan Tambah Pembelian Ubah Pem belian Hapus Pembelian
Tambah Penjualan Ubah Penjualan Hapus Penjualan Mengelola Data Pem belian
<<extend>>
Mengelola Data Barang
<<incl ude>>
Bagian Gudang
Mengelola Data Penjualan
<<incl ude>>
<<extend>>
Bagian Penjualan
Gambar 1 Use Case Diagram Sistem
Berdasarkan Gambar 1 dapat dijelaskan bahwa didalam sistem UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik tersebut terdapat 3 aktor yaitu Bagian Pembelian, Bagian Gudang dan Bagian Penjualan. Dimana Bagian Pembelian dapat melakukan pengelolaan data pembelian yang terdiri dari tambah, ubah dan hapus pembelian, selain itu Bagian Pembelian juga menangani retur pembelian. Bagian Gudang hanya dapat melakukan pengelolaan data barang yang berasal dari pembelian maupun pengeluaran untuk penjualan. Bagian Penjualan dapat melakukan pengelolaan data penjualan seperti tambah, ubah dan hapus data penjualan serta dapat menangani retur penjualan.
- Activity Diagram
Activity diagram adalah diagram yang memperlihatkan proses bisnis yang terjadi di
dalam sistem yang dijelaskan ke dalam setiap aktivitas di dalam masing-masing proses bisnis. Activity diagram dalam sistem ini dibagi ke dalam 3 proses bisnis yaitu Pembelian, Gudang, dan Penjualan UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik.
Activity Diagram Pembelian menggambarkan bagaimana proses bisnis yang terjadi
pada sistem Pembelian seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.
Mulai
Selesai
Masuk ke Menu Utama Input Username
& Password
Cek Login
Menu Pembelian
Menu Retur Pembelian
Input Data Pembelian
Input Data Retur Pembelian
Cetak Laporan
Logout
Salah
Benar Sistem Bagian Pembelian
Gambar 2 Activity Diagram Pembelian
Activity Diagram Gudang
Activity diagram Gudang menggambarkan bagaimana proses bisnis yang terjadi
pada sistem Gudang UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.
Mulai
Selesai
Input Username & Password
Cek Login
Masuk ke Menu Utama
Manage Data Barang
Tambah Update Hapus
Cetak Laporan
Logout
Salah
Benar
Sistem Bagian Gudang
Gambar 3 Activity Diagram Gudang
Pada Gambar 3 dijelaskan bahwa Bagian Gudang dapat melakukan pengelolaan data barang baik yang masuk maupun yang keluar dari gudang. Keluaran yang dihasilkan dari sistem ini adalah Laporan Stock Barang.
Activity diagram Penjualan menggambarkan bagaimana proses bisnis yang terjadi
pada sistem Penjualan UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.
Masuk ke Menu Utama Mulai
Selesai
Input Username & Password
Cek Login
Menu Penjualan
Menu Retur Penjualan
Input Data Penjualan
Input Data Retur Penjualan
Cetak Laporan
Logout Benar
Salah Sistem
Bagian Penjualan
Gambar 4 Activity Diagram Penjualan
Pada Gambar 4 dijelaskan bahwa Bagian Penjualan UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik dapat melakukan akses ke menu penjualan dan menu retur penjualan. Keluaran yang dihasilkan dari sistem ini adalah Laporan Penjualan.
- Class Diagram
Class diagram terdiri dari objek-objek yang digunakan di dalam sistem.
Barang_ui kode nama harga_beli harga_jual jm l_stok stok_min Pembelian_ui id_order kode tanggal harga_beli total Pembelian_entit y id_order kode tanggal harga_beli total insert() update() delete() set_data() get_data() select() Pembelian_con insert() update() delete() set_data() get_data() select() 1 1 1 1 1 1 1 1 ReturPembelian_con insert() update() delete() set_data() get_data() select() 1 1 1 1 1 1 1 1 Order_con insert() update() delete() set_data() get_data() select() 1 1 1 1 1 1 1 1 Barang_con insert() update() delete() set_data() get_data() select() 1 1 1 1 Penjualan_con insert() update() delete() set_data() get_data() select() Penjualan_ui kode tanggal id_barang jumlah harga_beli harga_jual total 1 1 1 1 Penjualan_entity kode tanggal id_barang jumlah harga_beli harga_jual total insert() update() delete() set_data() get_data() select() 1 1 1 1 Barang_entity kode nama harga_beli harga_jual jml_stok stok_min insert() update() delete() set_data() get_data() select() n 1 n 1 n 1 n 1 n 1 n 1 n 1 n 1 n 1 n 1 ReturPenjualan_con insert() update() delete() set_data() get_data() select() 1 1 1 1 1 1 1 1 n 1 n 1 memiliki memiliki memiliki memiliki membeli memiliki memiliki mengembalikan memesan memiliki memiliki menjual memiliki mengembalikan memiliki memiliki memiliki
Gambar 5 Class Diagram Sistem
- Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan peristiwa yang diceritakan urut berdasarkan
: Bagian Pembelian
: Pembelian_ui : Pembelian_c on : Pem belian_ent ity 1: input data pembelian
2: set dat a pembelian
3: open DB 4: insert data pembelian
5: clos e DB 6: return " done"
7: return "done" 8: updat e dat a pem belian
10: set data pembelian
11: open DB 12: updat e data pembelian
13: c los e DB 14: ret urn "done"
15: return " done" 16: delete dat a pembelian
18: set data pembelian
20: delete dat a pembelian
19: open DB
21: c los e DB 22: ret urn "done"
23: return " done" 9: s earc h dat a pembelian
17: s earc h data pembelian
Gambar 6 Sequence Diagram Pembelian
Gambar 6 menunjukkan tentang sequence diagram Pembelian, dimana Bagian
Pembelian UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik memasukkan data pembelian barang ke tabel Pembelian, dan data langsung tersimpan ke dalam database Pembelian.
1: input dat a barang : B agian
Gudang
: Barang_ui : Barang_c on : Barang_ent it y
2: s et data barang
3: open DB 4: ins ert dat a barang
5: c lose DB 6: return " done"
7: return "done" 8: update data barang
10: set data barang
11: open DB 12: update data barang
13: c los e DB 14: return "done"
15: return "done" 16: delete dat a barang
18: set data barang 9: s earc h data barang
Gambar 7 menunjukkan tentang sequence diagram Stock Gudang, dimana Bagian Gudang UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik memasukkan data barang ke tabel Barang, dan data langsung tersimpan ke dalam database Barang.
: Bagian Penjualan
: Penjualan_ui : Penjualan_c on : Penjualan_entity 1: input data penjualan
2: set dat a penjualan
3: open DB 4: insert dat a penjualan
5: close DB 6: return "done"
7: return "done" 8: update data penjualan
10: set data penjualan
11: open DB 12: update dat a penjualan
13: close DB
14: ret urn "done" 15: return "done"
16: delet e data penjualan
18: set data penjualan
20: delete dat a penjualan
19: open DB
21: close DB
22: ret urn "done" 23: return "done"
9: searc h data penjualan
17: search dat a penjualan
Gambar 8 Sequence Diagram Penjualan
Gambar 8 menunjukkan tentang Sequence Diagram Penjualan, dimana Bagian Penjualan UD. Agung Manunggal Jaya Elektrik memasukkan data penjualan barang ke tabel Penjualan, dan data langsung tersimpan ke dalam database Penjualan.
4. Hasil dan Pembahasan
Gambar 9 Form Login
Gambar 9 adalah interface untuk halaman Login user. Di dalam halaman Login terdapat textbox Username dan Password guna memisahkan user antara Pemilik usaha, bagian Gudang, dan bagian Admin.
Gambar 10 Form Awal bagian Pemilik
Gambar 11 Form Awal bagian Admin
Pada Form bagi Admin ini, Admin hanya dapat menggunakan beberapa fungsi saja, yaitu Home, Order, Pembelian, Penjualan, Retur pembelian, Retur penjualan, Ganti
password, dan logout.
Gambar 12 Form Awal bagian Gudang
Gambar 13 Form Barang
Gambar 13 adalah Form Barang. Form ini digunakan untuk meng-input data Barang, seperti data Nama Barang, kode, harga pokok, harga jual, jumlah barang di gudang dan Jumlah minimal barang yang harus di Order kembali.. Terdapat tiga tombol, yaitu tombol Tambah untuk menyimpan tambahan data barang, tombol Ubah untuk melakukan perubahan data barang, serta tombol Batal untuk membatalkan proses manipulasi data barang.
Gambar 15 Form Order
Gambar 15 adalah Form Order. Form ini digunakan untuk meng-input data Order, seperti data Textbox kode Order dan Textbox Tanggal Order. Terdapat pula 10 baris tabel yang berisi Combobox Kode sales, Combobox menu barang dan TextBox Jumlah barang yang akan di beli. Barang yang telah di beli kemudian di masukan ke tabel Order yang terdapat juga Button ubah dan hapus.
Gambar 16 Form Pengeluaran Data Barang
tersimpan di Database dan hasil dari data yang di-Input akan di tampilkan di Laporan Penjualan.
Gambar 17 Form Retur Pembelian
Gambar 17 adalah Form Retur Pembelian. Form ini di gunakan apabila terjadi kesalahan pada barang maupun order. Dalam Form ini terdapat Combobox kode pembelian yang berisi kode-kode pembelian yang telah tercatat di Form Pembelian,
Textbox Kode retur untuk meberi kode, Textbox Tanggal untuk memberi keterangan
Textbox Kode retur untuk meberi kode, Textbox Tanggal untuk memberi keterangan
tanggal, Textbox Alasan untuk member keterangan alasan barang di Retur, dan Button Tambah untuk menambah data barang retur. Pada tabel terdapat Button Hapus untuk membatalkan proses retur barang.
Gambar 19 Form Report data barang
Gambar 19 adalah Form Report data barang. Pada halaman ini aplikasi akan menampilkan barang yang telah mencapai limit, sehingga aplikasi dapat mengingatkan
Gambar 20 Form Report Pembelian
Gambar 21 adalah Form Report Penjualan. Pada halaman ini aplikasi akan menampilkan barang yang telah dijual, sehingga aplikasi dapat mencatat setiap transaksi yang telah terjadi antara UD Agung Manunggal Jaya Elektrik dengan Customer.
Hasil Pengujian sistem dilakukan dengan metode black box testing untuk menguji fungsi aplikasi. Black box testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang tes fungsionalitas dari aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja. pengetahuan khusus dari kode aplikasi atau struktur internal dan pengetahuan pemrograman pada umumnya tidak diperlukan. Uji kasus dibangun di sekitar spesifikasi dan persyaratan, yakni, aplikasi apa yang seharusnya dilakukan. Menggunakan deskripsi eksternal perangkat lunak, termasuk spesifikasi, persyaratan, dan desain untuk menurunkan uji kasu. Perancang uji memilih input yang valid dan tidak valid dan menentukan output yang benar. Adapun hasil dari pengujian Blackbox di tunjukan pada Tabel 1.
Tabel 1 Hasil Pegujian Blackbox
No Poin pengujian Validasi Data input Hasil uji Status uji 1 Login Username dan
Password di isi dengan benar
Username dan password
benar
Berhasil Valid
Username benar, password
salah
Gagal Valid
Username salah dan password benar
Gagal Valid
2 Logout Keluar aplikasi Hapus data login.
Klik pada tombol logout Keluar dan harus login kembali untuk masuk Valid
3 Order Barang Kolom Id, Id Sales, Id barang, Kode, Tanggal, jumlah tidak boleh
kosong
Data valid Berhasil Valid Data Invalid Gagal Valid Data salah Gagal Valid 4 Input data
barang
Kolom Id, Id Sales, Id barang, Kode, Tanggal, Jumlah tidak boleh
kosong
Data valid Berhasil Valid Data Invalid Gagal Valid Data salah Gagal Valid 5 Penjualan Kolom Kode penjualan,
Tanggal, Barang,
Jumlah Harga jual,
Total tidak boleh
kosong
Data valid Berhasil Valid
Data Invalid Gagal Valid
Data salah Gagal Valid
6 Retur Kolom Kode retur, Tanggal, Barang, jumlah, Harga, Total, dan alasan tidak boleh
kosong
Data valid Berhasil Valid
Data Invalid Gagal Valid
Berdasarkan hasil pengujian blackbox yang telah di lakukan, maka dapat di simpulkan bahwa sistem ini sudah secara fungsional dan dapat menghasilkan output sesuai dengan yang di harapkan. Dengan demikian, dapat di simpulkan bahwa sistem telah menjawab kebutuhan dengan hasil pengujian sistem yang di terima serta di pandang layak untuk diterapkan sebagai sistem pengukuran kerja untuk proses pengambilan keputusan.
5. Simpulan
Dengan dibangunnya sistem database perusahaan, tentunya dapat membantu proses pendataan barang yang lebih terperinci. Aplikasi ini dapat digunakan untuk mencatat transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi serta mencatat data barang, supplier, dan
customer. serta mencetak laporan data yang telah di input. Aplikasi ini dapat
menampilkan laporan barang yang telah habis di gudang.
. 6. Pustaka
[1] Sapto, Hendro Dwi, 2010, Analisis sistem informasi Akuntansi siklus pengeluaran
kas pada toko Prodi di Purwodadi. Salatiga, Fakultas Ekonomi, Uksw.
[2] Somya, Ramos, 2010, Penerapan frame work zend dan arsitektur model View
Controller dalam pengembangan aplikasi menejemen kepegawaian (studi kasus: Uksw). salatiga Fti Uksw (tidak dipublikasikan).
[3] Swasta, Basu, 1998, Statistik Deskriptif untuk Ekonomi dan Niaga. Bandung : Tarsito.
[4] Jusup, H, 1987, Pasar-dasar akutansi. Jakarta: jilid dua, edisi dua, liberty. [5] Harsosno, 1984, Manejemen Pabrik. Jakarta : Balai Aksara.
[6] Magge & Boddman, 1982, Software Engineering 6th, Boston: Addison Wesley. [7] Aliminsyah, 2003, Kamus Istilah Keuangan dan Perbankan. Bandung : Yrama
Widya.
[8] Mannino, Michael V, 2004, Database design, application development, and
