2. TEORI PENUNJANG
2.1. Pengertian Akuntansi
Akuntansi adalah sistem informasi yang terdiri dari 3 tahapan yaitu (Kieso, 2004):
2.1.1. Identification
Pengidentifikasian transaksi yang berlangsung, contoh: transaksi pembelian, penjualan, dan sebagainya.
2.1.2. Recording
Setelah transaksi diindentifikasikan, transaksi tersebut dicatat supaya transaksi-transaksi tersebut dapat dilihat di kemudian hari.
2.1.3. Communication
Proses ini menerbitkan laporan-laporan akuntansi dimana laporan-laporan tersebut terbentuk dari transaksi-transaksi yang sudah diidentifikasi dan dicatat.
Persamaan dasar akuntansi (Kieso, 2004):
Harta = Kewajiban + Modal
Harta adalah kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan. Harta diperoleh dari kewajiban dan modal.
Kewajiban adalah tagihan yang belum dibayar oleh perusahaan.
Kewajiban ini dapat berupa pembelian secara kredit, gaji yang belum dibayar, dan sebagainya.
Modal adalah harta yang dimiliki oleh pemilik. Modal bertambah karena adanya pendapatan (revenue) dan investasi dari pemilik. Modal berkurang karena adanya beban (expense) dan pengambilan modal oleh pemilik (drawing).
Pendapatan adalah hasil yang didapat dari penjualan. Sedangkan beban adalah biaya dari pemakaian barang atau jasa yang diperlukan untuk melakukan proses yang menghasilkan pendapatan.
2.2. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi untuk pengambil keputusan dalam menghasilkan keputusan (Romney & Steinbart, 2006).
Ada 6 komponen yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi:
• Orang yang mengoperasikan sistem.
• Prosedur dan instruksi yang bersifat manual dan terkomputerisasi.
• Data perusahaan dan bisnis prosesnya.
• Aplikasi yang digunakan untuk memproses data perusahaan.
• Infrastruktur teknologi informasi, perangkat keras yang digunakan untuk Sistem Informasi Akuntansi
• Internal Control dan keamanan untuk menjaga data di Sistem Informasi Akuntansi.
Secara garis besar, Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 5 siklus transaksi, yaitu (Romney & Steinbart, 2006):
• Revenue Cycle
Dimana barang dan jasa dijual untuk mendapatkan uang secara tunai ataupun kredit.
• Expenditure Cycle
Dimana perusahaan membeli inventory untuk dijual kembali atau bahan baku yang digunakan untuk memproduksi barang jadi.
• Production Cycle
Dimana bahan baku diubah menjadi barang jadi.
• Human Resources / Payroll Cycle
Dimana pegawai dipekerjakan, dilatih, dikompensasi, dievaluasi, dipromosikan, dan diberhentikan.
• Financing Cycle
Dimana perusahaan menjual sebagian saham dari perusahaan kepada investor dan meminjam uang dan dimana investor dibayar berdasarkan deviden dan bunga hutang dibayar.
2.3. Proses Pencatatan Akuntansi
Proses pencatatan akuntansi dilakukan setiap kali terjadi transaksi dan disimpan ke dalam jurnal-jurnal urut berdasarkan pada waktu kejadian.
2.3.1. Chart of Account.
Chart of Account (Romney & Steinbart, 2006) adalah daftar dari semua account general ledger yang digunakan oleh suatu perusahaan. Struktur dari Chart of Account ini sangat berpengaruh terhadap Sistem Informasi Akuntansi karena pembuatan laporan keuangan didapat dari account yang terdaftar dalam Chart of Account. Data yang terdapat dalam account detail dapat dengan mudah dijumlahkan untuk dijadikan laporan keuangan, Jadi sangatlah penting untuk membuat Chart of Account yang menyimpan account detail yang dibutuhkan oleh perusahaan .
Contoh Chart of Account:
Tabel 2.1. Chart of Account CHART OF ACCOUNT Pioneer Advertising Agency
Assets Owner’s Equity
101 Cash 301 C.R. Byrd, Capital
112 Account Receivable 306 C.R. Byrd, Drawing 126 Advertising Supplies 350 Income Summary 130 Prepaid Insurance
157 Office Equipment Revenues
158 Accumulated Depreciation – Office Equipment 400 Service Revenue
Liabilities Expenses 200 Notes Payable 631 Advertising Supplies Expense
201 Account Payable 711 Depreciation Expense 209 Unearned Revenue 722 Insurance Expense 212 Salaries Payable 726 Salaries Expense 230 Interest Payable 729 Rent Expense
905 Interest Expense
2.3.2. Jurnal Umum
Jurnal umum (Kieso, 2004) adalah dasar dari jurnal-jurnal yang ada. Pada umumnya kolom-kolom yang ada dalam jurnal umum adalah kolom tanggal, judul akun dan keterangan, references, debit, dan kredit.
Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat semua transaksi-transaksi yang tidak dapat dicatat di jurnal khusus. Selain itu, penyesuaian, dan penutupan juga dicatat di jurnal umum ini. Contoh jurnal umum ada pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2. Jurnal Umum General Journal
Date Account Title and Explanation Ref. Debit Credit 2002
Sept.
31 Deprecation Expense
Accumulated Depreciation
15,000
15,000
2.3.3. Jurnal Khusus
Jurnal khusus (Kieso, 2004) adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang banyak digunakan oleh perusahaan. Jurnal khusus terdiri dari 4, yaitu:
2.3.3.1. Jurnal Penjualan
Mencatat semua penjualan barang dagang secara kredit. Contoh Jurnal Penjualan ada pada Tabel 2.3.
Tabel 2.3. Jurnal Penjualan Karns Wholesale Supply
Sales Journal Date Account
Debited
Invoice No.
Ref. Accts. Receivable Dr.
Sales Cr.
Cost of Goods Sold Dr.
Merchandise Inventory Cr.
2002 3 Abbot Sisters 101 10,600 6,360
May 7 Babson Co. 102 11,350 7,370
14 Carson Bros. 103 7,800 5,070
19 Deli Co. 104 9,300 6,510
21 Abbot Sisters 105 15,400 10,780
24 Deli Co. 106 21,210 15,900
27 Babson Co. 107 14,570 10,200
90,230 62,190
2.3.3.2. Jurnal Penerimaan Kas
Mencatat semua pemasukan, termasuk pemasukan dari penjualan barang dagang secara tunai. Contoh Jurnal Penerimaan Kas dapat dilihat pada Tabel 2.4.
Tabel 2.4. Jurnal Penerimaan Kas Karns Wholesale Supply
Cash Receipts Journal Date Account
Debited
Ref. Cash Dr.
Sales Discount
Dr.
Account Receivable
Cr.
Sales Cr.
Other Account
Cr.
Cost of Good Sold Dr.
Mdse. Inv.
Cr 2002 1 D.A. Karns,
Capital
301 5,000 5,000
May 7 1,900 1,900 1,240 10 Abbot Sisters √ 10,388 212 10,600
12 2,600 2,600 1,690
17 Babson Co. √ 11,123 227 11,350
22 Notes
Payable
200 6,000 6,000
23 Carson Bros. √ 7,644 156 7,800
28 Deli Co. √ 9,114 186 9,300
53,769 781 39,050 4,500 11,000 2,930
2.3.3.3. Jurnal Pembelian
Mencatat semua pembelian barang dagang secara kredit. Contoh Jurnal Pembelian pada Tabel 2.5.
Tabel 2.5. Jurnal Pembelian Karns Wholesale Supply
Purchases Journal
Date Account Debited Terms Ref. Merchandise Inventory Dr.
Account Payable Cr.
2002 6 Abbot Sisters 2/10, n/30 √ 11,000
May 10 Babson Co. 3/10, n/30 √ 7,200
14 Carson Bros. 1/10, n/30 √ 6,900
19 Deli Co. 2/10, n/30 √ 17,500
26 Abbot Sisters 1/10, n/30 √ 8,700
29 Deli Co. 3/10, n/30 √ 12,600
63,900
2.3.3.4. Jurnal Pengeluaran Kas
Mencatat semua pengeluaran, termasuk pengeluaran dari pembelian barang dagang secara tunai. Contoh Jurnal Pengeluaran Kas ada pada Tabel 2.6.
Tabel 2.6. Jurnal Pengeluaran Kas Karns Wholesale Supply Cash Payment Journal Date Ck.
No.
Account Debited Ref. Other Account Dr.
Account Payable Dr.
Merchandise Inventory Cr.
Cash Cr.
2002 1 101 Prepaid Insurance 130 1,200 1,200 May 3 102 Mdse. Inventory 120 100 100
8 103 Mdse. Inventory 120 4,400 4,400
10 104 Jasper Manuf. Inc √ 11,000 200 10,780
19 105 Eaton & Howe Inc. √ 7,200 216 6,984
23 106 Fabor and Son √ 6,900 69 6,831
28 107 Jasper Manuf. Inc √ 17,500 350 17,150
30 108 D.A. Karns, Drawing 306 500 500
6,200 42,600 855 47,945
2.3.4. Jurnal Penutup
Jurnal penutup (Suharli, 2006) disusun setiap akhir periode akuntansi yang bertujuan menutup akun nominal. Prinsipnya jurnal penutup disusun untuk menihilkan nilai perkiraan nominal pada setiap awal periode, maka jurnal penutup memasukkan perkiraan nominal ke sisi debet-kredit yang berlawanan dengan
saldo normal mereka. Jurnal ini termasuk jurnal umum. Kelompok perkiraan yang perlu dibuat di jurnal penutup:
2.3.4.1. Perkiraan Penghasilan
Termasuk dalam kelompok ini seperti: pendapatan, pendapatan bunga, atau penjualan dan akun kontra pembelian untuk perusahaan dagang. Jurnal penutup akan mendebet satu per satu perkiraan yang termasuk dalam kelompok ini dan mengkredit perkiraan ikhtisar laba/rugi.
2.3.4.2. Perkiraan Beban
Termasuk dalam kelompok ini adalah beban-beban dan akun kontra penjualan pada perusahaan dagang. Jurnal penutup akan mengkredit satu per satu perkiraan yang termasuk kelompok ini dan mendebet perkiraan ikhtisar laba/rugi.
2.3.4.3. Perkiraan Ikhtisar Laba/Rugi
Apabila perusahaan membukukan laba, maka mendebet ikhtisar laba/rugi dan mengkredit modal karena laba berarti menambah modal dan modal bertambah di kredit.
Apabila perubahaan mengalami kerugian maka jurnal penutup akan mengkredit ikhtisar laba/rugi dan mendebet modal karena rugi berarti mengurangi modal pemilik dan modal berkurang di debet.
2.3.4.4. Perkiraan Prive
Prive adalah pengambilan harta perusahaan untuk kepentingan pribadi pemilik. Saldo normal prive adalah debet, maka jurnal penutup akan menutup prive di kredit dan modal di debet.
2.3.5. Buku Besar (General Ledger)
Buku besar mengandung semua catatan perubahan tentang harta, hutang, dan modal. Buku besar (General Ledger) ini terdiri dari ledgers yang terdapat dalam suatu perusahaan. Contoh ledger pada Tabel 2.7.
Tabel 2.7. Legder
Cash No. 101
Date Explanation Ref. Debit Credit Balance
2002 1 25,000 25,000
June 2 8,000 17,000
3 4,200 21,200
9 7,500 28,700
17 11,700 17,000
20 250 16,750
30 7,300 9,450
2.4. Sistem Persediaan
Pencatatan inventory terdiri dari 2 jenis (Kieso, 2004), yaitu:
2.4.1. Perpetual
Pencatatan inventory dilakukan setiap kali terjadi transaksi jual atau beli.
Dalam sistem perpetual, harga pokok penjualan ditentukan setiap terjadi transaksi.
2.4.2. Periodic
Pencatatan inventory tidak dilakukan setiap terjadi transaksi, melainkan per periode. Harga pokok penjualan juga ditentukan pada akhir periode.
Pencatatan arus inventory ada beberapa macam, yaitu (Kieso, 2004):
2.4.2.1. Specific Identification
Setiap barang dalam inventory dibedakan, dan mempunyai biaya barang (Unit Cost) masing-masing. Sistem ini dapat digunakan hanya pada perusahaan yang menjual barang-barang yang unik dengan unit cost yang besar, contoh:
showroom mobil, toko barang antik, toko emas, dan sebagainya. Contoh pencatatan inventory dengan memakai Specific Identification pada toko emas dapat dilihat pada Tabel 2.8.
Tabel 2.8. Spesific Identification Kode
Barang Berat
(gram) Deskripsi Karat
(%) Status
AK 3289 1.7 kriul slep mn mt 76 Ada
BPL 4747 4.95 kl pls suer bulat 78 Terjual
AT 5158 9.3 Cc kwin 2 wrn exc 95 Hilang
BPG 3931 11.95 Gl bangkok pasiran slep 77 Ada
2.4.2.2. First-In First-Out (FIFO)
Diasumsikan barang yang masuk pertama akan keluar pertama juga. Jadi perhitungan harga pokok penjualan dihitung menggunakan biaya barang yang masuk pertama sampai barang tersebut habis lalu akan menggunakan barang masuk yang kedua dan seterusnya.
2.4.2.3. Last-In First-Out (LIFO)
Diasumsikan barang yang masuk terakhir akan keluar pertama. Jadi perhitungan harga pokok penjualan dihitung menggunakan biaya barang yang masuk terakhir sampai barang tersebut habis lalu akan menggunakan barang yang masuk terakhir kedua. Apabila terjadi pembelian barang baru, maka harga pokok penjualan akan menggunakan biaya barang yang baru.
Sistem LIFO ini umumnya terjadi pada barang yang ditumpuk pada penyimpanannya seperti batu bara, jerami, dan sebagainya.
2.4.2.4. Average
Perhitungan harga pokok penjualan ditentukan dari rata-rata biaya barang yang dibeli selama periode tertentu (umumnya per bulan).
2.5. Laporan Keuangan
Laporan keuangan adalah laporan-laporan yang dihasilkan dari kesimpulan transaksi-transaksi yang sudah dicatat. Terdapat empat laporan keuangan yang dihasilkan, yaitu (Kieso, 2004):
2.5.1. Laporan Laba Rugi (Income Statement)
Melaporkan pendapatan dan beban dan menghasilkan net income atau net loss untuk periode waktu tertentu. Contoh Laporan Laba Rugi ada pada Tabel 2.9.
Tabel 2.9. Laporan Laba Rugi SOFTBYTE
Income Statement
For the Month Ended September 30, 2002 Revenues
Service revenue $ 4,700
Expense
Salaries expense $ 900
Rent expense 600
Advertising expense 250
Utilities expense 200
Total expenses 1,950
Net income 2,750
2.5.2. Laporan Perubahan Modal (Owner’s Equity Statement)
Menyimpulkan perubahan modal pemilik dalam periode waktu tertentu.
Contoh Laporan Perubahan Modal ada pada Tabel 2.10.
Tabel 2.10. Laporan Perubahan Modal SOFTBYTE
Owner’s Equity Statement For the Month Ended September 30, 2002
R. Neal, Capital, September 1 $ - 0 -
Add: Investments $ 15,000
Net Income 2,750 17,750
17,750
Less: Drawing 1,300
R. Neal, Capital, September 30 16,450
2.5.3. Neraca (Balance Sheet)
Memberi laporan tentang harta, hutang, dan modal pada tanggal yang spesifik. Contoh Neraca ada pada Tabel 2.11.
Tabel 2.11. Neraca SOFTBYTE Balance Sheet
For the Month Ended September 30, 2002 Assets
Cash $ 8,050
Account receivable 1,400
Supplies 1,600
Equipment 7,000
Total assets $ 18,050
Liabilities and Owner’s Equity Liabilities
Account payable $ 1,600
Owner’s equity
R. Neal, Capital 16,450
Total liabilities and owner’s equity $ 18,050
2.5.4. Laporan Arus Kas (Statement of Cash Flows)
Memberi informasi tentang kas keluar dan kas masuk pada periode waktu tertentu. Contoh Laporan Arus Kas ada pada Tabel 2.12.
Tabel 2.12. Laporan Arus Kas SOFTBYTE
Statement of Cash Flows
For the Month Ended September 30, 2002 Cash flows from operating activities
Cash receipts from revenues $ 3,300
Cash payment for expenses (1,950)
Net cash provided by operating activities 1,350 Cash flows from investing activities
Purchase of equipment (7,000)
Cash flows from financing activities
Investments by owner $15,000
Drawing by owner (1,300) 13,700
Net increase in cash 8,050
Cash at the beginning of the period 0
Cash at the end of the period 8,050
Sedangkan untuk menyiapkan laporan keuangan, worksheet harus dibuat terlebih dahulu. Worksheet adalah Form yang terdiri dari beberapa kolom yang digunakan untuk proses penyesuaian dan mempersiapkan laporan keuangan.
2.6. Unified Modelling Language (UML)
UML (Kimmel, 2005) adalah definisi resmi dari bahasa gambar yang terdapat simbol-simbol umum dan relasi yang mempunyai satu arti umum.
UML mempunyai Diagram-Diagram, yaitu (Kimmel, 2005):
2.6.1. Use Case Diagrams
Use Case Diagrams adalah Diagram yang menggambarkan kemampuan yang bisa dijalankan dari suatu sistem. Contoh Use Case Diagrams ada pada gambar 2.1.
Esaw Find Food
Gambar 2.1. Use Case Diagrams
2.6.2. Activity Diagrams
Activity Diagrams adalah flowchart versi UML. Activity Diagram digunakan untuk menganalisa proses yang harus dibuat oleh sistem. Contoh Activity Diagrams ada pada gambar 2.2.
Leave Cave
Wander
Look for Food Avoid
Predators
Return to Cave Need More Food
Gambar 2.2. Activity Diagrams
2.6.3. Class Diagrams
Class Diagrams digunakan untuk menunjukan classes di dalam sistem dan hubungan antar class. Contoh Class Diagrams ada pada Gambar 2.3.
Sustenance
Water Food
Esaw
Gambar 2.3. Class Diagrams
2.6.4. Interaction Diagrams
Terdapat dua macam interaction Diagrams yaitu, sequence dan collaboration. Sequence Diagrams maupun collaboration Diagrams mempunyai fungsi yang sama, yaitu menggambarkan interaksi antar class. Bedanya adalah pada sequence Diagrams, kita bisa melihat waktu terjadinya interaksi karena digambarkan berbentuk alur, sedangkan pada collaboration Diagrams tidak.
Walaupun interaction Diagrams dibagi menjadi dua, tetapi tidak perlu dibuat semuanya. Biasanya hanya sequence Diagrams saja yang dibuat karena lebih mudah untuk dipahami daripada collaboration Diagrams. Contoh Sequence Diagrams dan Collaboration Diagrams ada pada Gambar 2.4 dan Gambar 2.5.
Esaw Basket Fire
Pick Up Food
Add to (Food)
Walk To Cave
Open
Get Food
Cook (Food)
Remove (Food)
Cooked Food Eat
Gambar 2.4. Sequence Diagrams
8: Cooked Food
Esaw Basket
Fire 1: Pick Up Food
2: Add to (Food) 3: Walk To Cave
4: Open 5: Get Food 6: Cook (Food)
7: Remove (Food) 9: Eat
Gambar 2.5. Collaboration Diagrams
2.6.5. State Diagrams
State Diagrams menunjukkan perubahan state dari sebuah object yang terdapat dalam sistem. Contoh State Diagrams ada pada Gambar 2.6.
Hungry
Resting
Searching
Eating
/ Leave Cave
( Safe to Eat ) / Found Food
( Hungry )
( Not Hungry )
Gambar 2.6. State Diagrams
Dalam membuat UML, tidak diharuskan membuat semua Diagram- Diagram yang ada. Yang terpenting adalah membuat Diagram yang menyelesaikan permasalahan analisis dan desain sistem dengan cermat (Kimmel, 2005).
