DAFTAR QUALITY MANUAL

(1)

No Judul Halaman

1 Pendahuluan 1/106

2 Sistem Manajemen Mutu 4/106

3 Tanggung Jawab Manajemen 6/106

4 Manajemen Sumber Daya 8/106

5 Realisasi Produk 10/106

6 Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan 11/106

7 Kebijakan Mutu 12/106

8 Struktur Organisasi 13/106

9 Tugas dan Tanggung Jawab Organisasi 14/106

10 Bisnis Proses PT. IDLP 97/106

11 Bisnis Proses Fungsi Marketing 98/106

12 Bisnis Proses Fungsi Ekspor 99/106

13 Bisnis Proses Fungsi Produksi/Assembly 100/106

14 Bisnis Proses Fungsi Maintenance 101/106

15 Bisnis Proses Fungsi Quality Control 102/106

16 Bisnis Proses Fungsi Gudang 103/106

17 Bisnis Proses Fungsi Purchasing 104/106

18 Bisnis Proses Fungsi Keuangan 105/106

19 Bisnis Proses Fungsi Research and Development 106/106

(2)

Quality Manual merupakan kerangka dasar yang digunakan PT. IDLP dalam penyusunan dan pelaksaan sistem manajemen mutu sebagai pemenuhan persyaratan dalam ISO 9001:2000.

Quality Manual akan diuraikan lebih lanjut di dalam dokumentasi sistem manajemen mutu. Pendokumentasian sistem manajemen mutu berisi tentang gambaran kegiatan operasional perusahaan yang digunakan untuk proses pelaksanaan ISO 9001:2000.

Secara garis besar, Quality Manual membahas secara rinci tiga topik utama, yaitu:

1. Ruang lingkup sistem manajemen mutu.

2. Prosedur dokumentasi yang diterapkan.

3. Deskripsi dan interaksi antar proses dalam sistem manajemen mutu.

Selain digunakan sebagai pedoman oleh manajemen dan seluruh karyawan perusahaan dalam menerapkan sistem manajemen mutu, Quality Manual juga sebagai sarana informasi bagi supplier dan pelanggan yang berhubungan dengan PT. IDLP dalam hal kebijakandan komitmen mutu dari perusahaan, sehingga karyawan dan supplier memiliki arah yang sama dalam pencapaian sasaran mutu perusahaan.

Prepared: Verified: Approved:

Name: Name: Name:

Date: Date: Date:

(3)

I.1. TUJUAN

Tujuan dari Quality Manual, adalah untuk:

1. Mencapai dan menjamin kepuasaan pelanggan.

2. Memenuhi persyaratan yang berlaku dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

3. Menerapkan sistem yang memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

4. Melakukan perbaikan secara berkelanjutan dan memantau keefektifan dari penerapan sistem tanpa mengurangi pemenuhan terhadap persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

Dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, diharapkan PT. IDLP menjadi industri yang lebih maju dengan standar internasional yang mendukung manajemen dalam menjadikan PT. IDLP sebagai perusahaan termuka yang bergerak di bidang kemasan plastik (plastic packaging) dan mampu bersaing dengan perusahaan lain dalam bidang sejenis, serta menjadi pilihan andal bagi pelanggan.

I.2. SEJARAH PERUSAHAAN

PT. IDLP adalah sebuah perusahaan yang memproduksi kemasan plastik di kawasan Rungkut Industri Surabaya, yang berdiri pada tahun 1979. Produk perusahaan ini meliputi botol dan pump spray. Untuk membantu pemasaran produk jadi, perusahaan memiliki beberapa distributor di beberapa kota besar di Indonesia. Perusahaan ini telah berhasil menembus pasar internasional yaitu di Malaysia, Bangladesh, dan Srilanka.

(4)

Perusahaan telah menetapkan bisnis proses perusahaan dan bisnis proses fungsi untuk mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dan melihat interaksi dari tiap-tiap proses.

(5)

II.1. KETENTUAN UMUM

PT. IDLP menentukan , mendokumentasikan, dan memelihara sistem manajemen mutu dengan memastikan bahwa seluruh kegiatan yang dilakukan beserta hasilnya memenuhi persyaratan yang ditentukan.

II.2. SISTEM DOKUMENTASI

PT. IDLP telah menetapkan dan mendokumentasikan sistem manajemen perusahaan yang meliputi:

a. Kebijakan mutu yang mencakup visi, misi, sasaran mutu, dan strategi perusahaan.

b. Quality Manual.

c. Prosedur standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

d. Prosedur yang dibutuhkan oleh PT. IDLP untuk menjamin keefektifan perencanaan, opersional, dan pengendalian proses.

e. Rekaman yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

II.3. PENGENDALIAN DOKUMEN

Jenis dokumen yang dikendalikan oleh perusahaan adalah semua dokumen yang terdapat di dalam perusahaan. Untuk memelihara dokumen yang dipakai panduan, pemakaian dokumen revisi terakhir, da mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa, maka ditetapkan Prosedur Pengendalian Dokumen (IDLP-SP-DC-001), yang mengatur hal-hal sebagai berikut:

a. Daftar Induk Dokumen yang berisi informasi status revisi dokumen terakhir.

b. Penerbitan, dan perubahan tiap dokumen yang disahkan, dikontrol, dan dicatat.

(6)

d. Dokumen kadaluarsa ditarik dan ditandai dengan stempel ”EXPIRED”.

e. Pemeliharaan dokumen dan data.

f. Dokumen yang tidak terkendali (uncontrolled) distempel khusus.

g. Catatan perubahan didokumentasi dan dipelihara.

II.4. PENGENDALIAN REKAMAN

Rekaman sebagai bukti kegiatan harus dikumpulkan, disimpan, dan dipelihara secara sistematis sehingga dapat diperoleh dengan cepat.

Rekaman harus mudah dibaca dan disimpan sehingga menghindari terjadinya kerusakan atau hilang. Sistem pengendalian harus diterapkan dengan menerapkan sistem identifikasi dan cara penyimpanan yang sesuai.

Penentuan masa simpan tergantung dari keperluan jenis kegiatan.

Pengendalian rekaman dijelaskan lebih lanjut dalam prosedur pengendalian rekaman (IDLP-SP-DC-002).

(7)

III.1. VISI, MISI, SASARAN MUTU, dan STRATEGI PERUSAHAAN Top Manajemen PT. IDLP telah menetapkan visi, misi, sasaran mutu, dan strategi perusahaan.

Visi dan misi menyatakan pandangan dan kebijakan manajemen terhadap mutu yang sesuai dengan tujuan perusahaan yaitu untuk selalu dapat memuaskan para pelanggannya.

Untuk merencanakan realisasi produk, maka PT. IDLP menetapkan sasaran mutu perusahaan. Sasaran mutu yang ditetapkan harus konsisten dan searah dengan visi dan misi perusahaan maupun proses-proses lainnya yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Untuk mencapai sasaran mutu, maka PT. IDLP juga menetapkan strategi perusahaan yang dapat mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan.

Manajemen perusahaan akan selalu meninjau ulang visi, misi, sasaran mutu, dan strategi perusahaan sesuai dengan perkembangan industri yang dinamis, sehingga perusahaan mampu bertahan dalam persaingan.

III.2. PEMENUHAN TERHADAP PERSYARATAN PELANGGAN

Untuk selalu memenuhi persyaratan pelanggan, peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku dan perundangan, dan menjamin terlaksananya tindakan penyempurnaan terhadap proses secara terus-menerus, maka dilakukan meeting secara periodik yaitu setiap dua minggu sekali. Selain itu, untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan dilakukan kontak dengan pelanggan, baik melalui telepon maupun email.

III.3. PERENCANAAN

Manajemen PT. IDLP menetapkan perencanaan sistem manajemen mutu yang ditetapkan dalam bisnis proses dan bisnis proses fungsi dalam rangka untuk

(8)

Manajemen menetapkan tanggung jawab, wewenang, dan persyaratan kerja serta hubungan kerja antar personil untuk menjamin agar bisnis proses dapat beroperasi secara efektif. Selengkapnya tanggung jawab dan persyaratan kerja dapat dilihat pada uraian tugas dan tanggung jawab struktur organisasi.

Struktur organisasi yang telah ditetapkan perusahaan menunjukkan hubungan hirarki tiap departemen di dalam perusahaan.

3.3.2. Komunikasi Internal

Top Manajemen PT. IDLP menjamin komunikasi internal dilaksanakan dengan efektif, yaitu dengan cara rapat-rapat (rapat mingguan, rapat bulanan), laporan bulanan, papan pengumuman.

3.3.3. Keefektifan Sistem Manajemen

Keefektifan sistem manajemen dapat dicapai dengan menunjuk Management Representative yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk:

a. Mengembangkan, melaksanakan, dan memastikan proses dalam sistem manajemen mutu berjalan dangan efektif dan memenuhi persyaratan ISO 9001:2000.

b. Melaporkan secara berkala kepada Top Manajemen tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan untuk perbaikan ayng diperlukan.

c. Meningkatkan kesadaran tentang pentingnya persyaratan pelanggan kepada seluruh personil yang ada di dalam perusahaan.

(9)

IV.1. MANAJEMEN SUMBER DAYA

4.1.1. Umum

Manajemen menjamin tersedianya sumber daya yang dialokasikan untuk dapat melaksanakan tugas-tugas bagi pengembangan perusahaan.

4.1.2. Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Kebutuhan sumber daya manusia untuk kepentingan manajemen perusahaan dilakukan dengan mengadakan perekrutan di bawah pengawasan asisten direktur.

Sumber daya manusia yang dipilih adalah sumber daya manusia yang memiliki kompetensi yang diperlukan atas dasar pendidikan, ketrampilan, dan pengalaman kerja.

IV.2. INFRASTRUKTUR DAN LINGKUNGAN KERJA

4.2.1. Umum

Perusahaan menjamin semua infrastruktur dan lingkungan kerja yang dimiliki selalu terpelihara dengan baik agar dapat menjamin kelancaran pelaksanaan kegiatan yang dilakukan.

4.2.2. Penyediaan dan Pemeliharaan Infrastruktur dan Pendukung

Manajemen menyediakan dan memelihara infrastruktur utama dan pendukung. Penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur dilakukan dengan proses sebagai berikut, yaitu:

a. Perbaikan dan pemeliharaan terhadap peralatan yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan.

(10)

secara berkala yaitu satu tahun sekali.

d. Alat transportasi yang dimiliki perusahaan diatur penggunaannya sehingga dapat digunakan secara optimal dalam membantu kelancaran pengiriman produk ke pelanggan.

e. Perusahaan menjaga lingkungan kerja agar tercipta suasana kerja yang efektif, misalnya dengan adanya penerangan yang baik, temperatur, kebersihan, dan sebagainya.

(11)

Perusahaan merencanakan dan mengembangkan realisasi produk dengan menetapkan metode untuk monitor, inspeksi, dan pengujian pada produk sehingga diharapkan produk yang dikeluarkan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

V.2. DESAIN DAN PENGEMBANGAN

Perusahaan menetapkan desain produk dan melakukan pengembangan, pengukuran, dan pengujian terhadap desain produk sehingga desain produk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

V.3. PEMBELIAN

Untuk mendapatkan produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan perusahaan, maka PT. IDLP telah menetapkan prosedur pembelian untuk mengendalikan proses pembelian di dalam perusahaan. Perusahaan menjamin adanya kegiatan evaluasi dan seleksi terhadap supplier yang memasok produk sesuai dengan persyaratan perusahaan. Selain itu, perusahaan menetapkan proses verifikasi produk yang dibeli dengan melakukan inspeksi terhadap produk yang dibeli.

(12)

melakukan pengukuran dan pemantauan produk, yaitu dengan menetapkan prosedur pengendalian produk tidak sesuai dan prosedur tindakan preventif dan korektif.

(13)

VISI

Menjadi produsen produk plastik terbaik di Asia dalam hal kualitas

MISI

1. Memenuhi semua pesanan pelanggan sesuai dengan perjanjian.

2. Meningkatkan kapasitas produksi.

3. Memberikan kualitas produk yang terbaik.

4. Meminimalkan kecacatan produk pada saat proses produksi dan assembling.

5. Melakukan perawatan mesin secara berkala.

6. Memberikan tindak lanjut secara cepat terhadap komplain pelanggan.

7. Mengurangi keterlambatan pengiriman pesanan pelanggan.

SASARAN MUTU

1. Menentukan tingkat potongan harga sesuai dengan jumlah pesanan.

2. Mengurangi keterlambatan dari 2 minggu menjadi 2-3 hari.

3. Mengurangi down time mesin.

STRATEGI PERUSAHAAN

1. Mengadakan rapat intern secara berkala, minimal seminggu sekali.

2. Memberikan trainning kepada karyawan minimal setahun sekali.

3. Memberikan motivasi kerja yang baik kepada pekerja agar dapat bekerja dengan lebih baik.

4. Memberikan bonus pada Sales yang dapat memenuhi target penjualan yang telah ditentukan oleh Perusahaan.

5. Menjalin hubungan baik dengan supplier, baik lokal maupun impor.

(14)

(15)

JABATAN : DIREKTUR A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab dalam mengkoordinir semua departemen dalam perusahaan.

B. TANGGUNG JAWAB UTAMA

1. Menentukan visi, misi, kebijakan perusahaan, sasaran mutu, dan strategi perusahaan.

2. Menentukan atau mengambil keputusan yang bersifat non rutin.

3. Memberikan instruksi-instruksi dan pengawasannya kepada Asisten Direktur agar penyimpangan yang timbul dapat segera diatasi.

4. Meminta pertanggungjawaban atas hasil kerja Asisten Direktur.

C. PENGAWASAN/SUPERVISI 1. Langsung : tidak ada 2. Tidak langsung : tidak ada

D. HUBUNGAN KERJA

1. Internal : seluruh departemen dalam perusahaan 2. Eksternal : perusahaan lain

(16)

JABATAN : ASISTEN DIREKTUR SUPERIOR : DIREKTUR

A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas pelimpahan tugas dan tanggung jawab yang telah diberikan oleh Direktur.

1. Membuat rencana kerja dan pendelegasian tugas.

2. Mewakili Direktur apabila Direktur berhalangan dalam hubungan dengan pihak ekstern.

3. Mengkoordinir pekerjaan-pekerjaan di bagian Marketing, Produksi, dan Keuangan.

4. Mengadakan pengawasan terhadap instruksi-instruksi yang telah diberikan secara periodik agar penyimpangan yang timbul dapat segera diatasi.

C. PENGAWASAN/SUPERVISI 1. Langsung : Direktur 2. Tidak Langsung : Tidak ada

1. Internal : Seluruh kepala departemen 2. Eksternal : Perusahaan lain

(17)

JABATAN : SEKRETARIS SUPERIOR : DIREKTUR A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas setiap keperluan Direktur dan Asisten Direktur yang menyangkut administrasi perusahaan secara umum.

1. Menangani surat masuk, surat keluar, paket, dokumen, pesan, perjanjian, wawancara, pengumuman.

2. Mengatur jadwal penerbangan, tiket, hotel, paspor, visa dengan travel agent.

3. Menangani arsip, dokumen legal perusahaan, kontrak, dan lain-lain yang berhubungan dengan ijin usaha/industri/impor/ekspor.

C. PENGAWAS/SUPERVISI

1. Langsung : Direktur

2. Tidak Langsung : Asisten Direktur

1. Internal : Direktur, Asisten Direktur, dan seluruh departemen dalam perusahaan

2. Eksternal : Organisasi/perusahaan lain

(18)

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : D3 Sekretaris

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Administrasi

4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris aktif

b.Komputer (Word, Excell, PowerPoint, internet) c. Analysis Skill

d. Communication Skill 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(19)

JABATAN : MANAJER PABRIK SUPERIOR : DIREKTUR

• Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya proses produksi secara keseluruhan dalam perusahaan.

1. Memberi solusi bila ada masalah yang terjadi di bagian produksi.

2. Mengatur dan meningkatkan volume dan efisiensi produksi.

3. Mengawasi rencana kerja produksi.

4. Mengatur dan mengkoordinir bagian yang ada dibawahnya agar hasil kerja bawahan sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

5. Menekan biaya produksi.

6. Menjaga kualitas produksi sesuai standar perusahaan.

7. Mempertahankan kelancaran produksi dan kelangsungan kapasitas produksi.

1. Internal : a. Direktur

b. Asisten Direktur

c. Manajer seluruh departemen dalam perusahaan 2. Eksternal : Supplier

(20)

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) T.Industri/Mesin

2. Pengalaman : Minimal 5 tahun (intensif) untuk posisi yang sama, diutamakan yang berpengalaman dalam industri plastik

3. Pengetahuan : a. Mesin b. Manajemen

c. Proses Produksi Plastik 4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris

b. Komputer (Word, Excell)

c. Problem solving dan decision making d. Analysis Skill

e. Excellent Communication Skill f. Leadership

5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(21)

JABATAN : MANAJER MARKETING SUPERIOR : DIREKTUR

• Bertanggung jawab atas pengaturan dan peningkatan volume penjualan.

1. Mengadakan survei pasar baik dalam maupun luar negeri.

2. Meningkatkan pelayanan bagi pelanggan.

3. Menyusun rencana kerja dan mengatur strategi untuk mencapai sasaran penjualan.

4. Mempertanggungjawabkan operasional divisi Marketing kepada Direktur.

5. Mengembangkan pasar dalam dan luar negeri.

6. Menjalin hubungan baik dengan para pelanggan.

b. Asisten Direktur c. Manajer Pabrik d. Supervisor Marketing

e. Manajer Keuangan

2. Eksternal : Perusahaan lain (pelanggan)

(22)

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) Ekonomi/Manajemen Pemasaran/T.Industri

2. Pengalaman : Minimal 5 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Marketing Management

4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris

b.Komputer (Word, Excell, PowerPoint, Internet) c. Problem solving dan decision making

d. Leadership e. Analysis Skill

f. Communication Skill g. Sales and Marketing Skill 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(23)

JABATAN : SUPERVISOR MARKETING SUPERIOR : MANAJER MARKETING A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas operasional administrasi penjualan, pemasaran dan penjualan produk, serta menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

1. Bertanggung jawab atas ketepatan administrasi dan pelaporan penjualan pada Manajer Marketing.

2. Mengatur jadwal kanvas setiap minggu.

3. Membuat surat kontrak atau kesepakatan kerja sama untuk pelanggan (bila diperlukan).

4. Membuat Marketing Plan.

5. Mengetahui produk secara terperinci.

6. Mengkoordinasikan kegiatan Sales Executive Asena melalui secara berkala.

7. Memberikan informasi produk kepada pelanggan.

8. Menangani komplain dari pelanggan baik mengenai retur produk, keterlambatan pengiriman dan masalah kualitas lainnya.

9. Meningkatkan penjualan dan meratakan distribusi penjualan Asena berdasarkan laporan kegiatan Sales Executive Asena.

10. Meningkatkan efisiensi penjualan kanvas.

11. Menjalin hubungan dan korespondensi dengan para pelanggan.

12. Membantu Manajer Marketing dalam operasional divisi Marketing.

13. Mengkoordinasikan jadwal Assembly bersama PPIC berkaitan dengan jadwal dan/atau permintaan pengiriman dari pelanggan.

(24)

15. Memberikan Laporan Penjualan kepada Manajer Marketing setiap minggu.

16. Mengkoordinasikan laporan dan administrasi penjualan bersama Gudang dan Keuangan

1. Langsung : Manajer Marketing 2. Tidak Langsung : Tidak ada

1. Internal : a. Manajer Marketing

b. Retail Sales Executive (3A)

c. Industrial Marketing Executive (IM) d. Sales/Marketing Support

e. Manajer Keuangan f. Account Receivables g. Supervisor Gudang h. Administrasi Gudang i. PPIC Officer

j. Supervisor QC

k. R&D Officer 2. Eksternal : Pelanggan

(25)

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1 Manajemen/Ekonomi/

T.Industri)

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Marketing Management

4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris aktif b. Komputer (Word, Excell)

c. Communication Skill d. Analysis Skill

e. Leadership

f. Problem Solving and Decision Making g. Sales and Marketing Skill

(26)

JABATAN : RETAIL SALES EXECUTIVE SUPERIOR : SUPERVISOR MARKETING A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas penjualan produk Asena.

1. Membuat surat penawaran harga kepada pelanggan.

2. Memberikan informasi produk kepada pelanggan via telepon dan kunjungan.

3. Bertanggung jawab atas pembuatan nota pesanan.

4. Melaksanakan kegiatan kanvas secara efektif dan efisien.

5. Meningkatkan penjualan dan pemerataan produk Asena.

6. Menjalin hubungan baik dengan para pelanggan.

7. Mencari pelanggan baru.

8. Menangani keluhan pelanggan.

9. Bertanggung jawab atas hasil penjualan dan pelunasan untuk pembayarannya

10. Membuat laporan hasil kanvas dan biaya-biayanya.

11. Membuat Laporan Kunjungan Harian kepada Supervisor Marketing.

1. Langsung : Supervisor Marketing 2. Tidak Langsung : Manajer Marketing

(27)

1. Internal : a. Manajer Marketing b. Supervisor Marketing 2. Eksternal : Pelanggan

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) Manajemen/Ekonomi/

T.Industri

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : a. Marketing and Selling Skill

b. Analysis Skill

c. Communication Skill

4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris pasif b. Komputer (Word, Excell) 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(28)

JABATAN : IM MARKETING EXECUTIVE SUPERIOR : SUPERVISOR MARKETING A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas penjualan produk IM.

1. Menjalin hubungan dengan pelanggan.

2. Meningkatkan penjualan produk IM.

3. Bertanggung jawab atas ketepatan pencatatan data pelanggan.

4. Mencari pelanggan baru.

5. Menangani keluhan pelanggan.

6. Memahami produk secara terperinci.

7. Membuat Sales Order berdasarkan pesanan pelanggan.

8. Memberikan/mempersiapkan sample dan spesifikasi produk kepada pelanggan dengan koordinasi bersama Supervisor QC dan R&D Officer.

9. Bertanggung jawab atas dokumentasi korespondensi dengan pelanggan.

10. Membuat laporan kunjungan/kegiatan harian kepada Manajer Marketing.

11. Membuat Prospect Card sebagai pencatatan histories kegiatan prospek.

12. Membuat surat penawaran harga.

13. Membuat surat korespondensi kepada pelanggan.

14. Bertanggung jawab atas hasil penjualan dan pelunasannya.

15. Mengkomunikasikan pengembangan produk dari pelanggan kepada Manajer Marketing, QC, dan R&D Officer.

1. Langsung : Manajer Marketing 2. Tidak Langsung : Tidak ada

(29)

1. Internal : a. Manajer Marketing b. Supervisor Marketing c. PPIC Officer

d. Supervisor QC e. R&D Officer

f. Account Receivables g. Manajer Keuangan 2. Eksternal : Pelanggan

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) Manajemen Pemasaran/

Ekonomi/T.Industri

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Selling Skill

4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris pasif b. Komputer (Word, Excell) c. Analysis Skill

d. Marketing and Selling Skill e. Communication Skill 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(30)

JABATAN : MARKETING SUPPORT ASENA SUPERIOR : SUPERVISOR MARKETING A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas administrasi penjualan produk Asena (3A).

B. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Membuat laporan penjualan Asena.

2. Membuat laporan pending Asena.

3. Membuat jadwal pengiriman barang ke pelanggan.

4. Membuat mutasi/Nota Barang Keluar dan memberikannya ke Gudang.

5. Membuat Surat Jalan sesuai dengan pengiriman kepada pelanggan.

6. Koordinasi dengan bagian Keuangan, antara lain:

a. Menyerahkan nota penjualan dan surat jalan.

b. Informasi perihal pembayaran pelanggan.

c. Laporan penjualan.

1. Langsung : Supervisor Marketing 2. Tidak Langsung : Manajer Marketing

(31)

1. Internal : a. Manajer Marketing b. Supervisor Marketing c. Sales Retail Executive (3A) d. Supervisor QC

e. Supervisor Gudang f. Administrasi Gudang g. Account Receivables h. PPIC Officer

2. Eksternal : a. Pelanggan

b. Jasa pengiriman/ekspedisi

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal D3

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun di bidang serupa 3. Pengetahuan : Administrasi dan Filing

4. Ketrampilan : a. Approach Pelanggan b. Komputer

c. Bahasa Inggris pasif d. Analysis Skill

e. Communication Skill f. Marketing and Selling Skill 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(32)

JABATAN : MARKETING SUPPORT IM SUPERIOR : SUPERVISOR MARKETING A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas administrasi penjualan produk Asena (3A).

B. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Membuat laporan penjualan IM.

2. Membuat laporan pending IM.

3. Membuat Surat Jalan.

4. Mengatur jadwal pengiriman barang ke pelanggan.

5. Mencari ekspedisi yang terbaik untuk pengiriman barang ke luar kota.

6. Melakukan koordinasi dengan bagian Keuangan mengenai penyerahan nota, surat jalan, informasi pembayaran pelanggan, dan laporan penjualan.

7. Membuat Laporan Retur untuk produk IM dan memberikannya ke Supervisor Marketing.

1. Langsung : Supervisor Marketing 2. Tidak Langsung : Manajer Marketing

(33)

1. Internal : a. Manajer Marketing b. Supervisor Marketing c. Sales Retail Executive (3A)

d. Industrial Marketing Executive (IM) e. Supervisor QC

f. Supervisor Gudang g. Administrasi Gudang h. Account Receivables i. PPIC Officer

2. Eksternal : a. Pelanggan

b. Jasa pengiriman/ekspedisi

E. PERSYARATAN

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun di bidang serupa 3. Pengetahuan : Administrasi dan Filing

4. Ketrampilan : a. Pelanggan Approach b. Komputer

c. Bahasa Inggris pasif d. Analysis Skill

e. Communication Skill f. Marketing and Selling Skill 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(34)

JABATAN : MANAJER KEUANGAN SUPERIOR : DIREKTUR

• Bertanggung jawab dalam penyusunan laporan keuangan beserta data-data pendukung dan pembukuannya.

B. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Membuat Budgeting Cash-Flow.

2. Memperbaiki, menyesuaikan sistem dan prosedur keuangan sesuai dengan kondisi perusahaan.

3. Secara fungsional, mengkoordinasikan seluruh kegiatan administrasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi (keuangan, personalia, pembelian, penjualan, gudang dan produksi).

4. Memonitor pengeluaran biaya operasional dari perusahaan.

5. Membuat dan mempertanggungjawabkan laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi)

6. Mengkoordinasikan operasional Departemen Keuangan.

7. Mengawasi dan mempertanggungjawabkan pencatatan keuangan oleh Departemen Keuangan.

8. Memonitor biaya-biaya operasional perusahaan.

9. Memberikan rekomendasi dalam kebijakan-kebijakan keuangan perusahaan.

(35)

b. Asisten Direktur c. Manajer Pabrik d. Kasir

e. Account Receivabless

f. Unit Costing-Account Payables g. Administrasi Keuangan

h. Manajer Marketing i. Supervisor Gudang j. Administrasi Gudang

2. Eksternal : Pelanggan, Supplier, Bank, Konsultan

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) Akuntansi

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Akuntansi Biaya dan Perpajakan

4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris aktif b. Komputer (Word, Excell) c. Communication Skill d. Analysis Skill

e. Management Skill

f. Problem Solving and Decision Making 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(36)

JABATAN : KASIR

SUPERIOR : MANAJER KEUANGAN A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab dalam mengontrol keluar masuknya uang perusahaan.

1. Membuat bukti-bukti kas keluar masuk, bank keluar masuk, dan bilyet giro keluar masuk.

2. Menerima uang atau bilyet giro dari penjualan.

3. Mengeluarkan uang untuk pembayaran hutang dan biaya-biaya dengan dokumen pendukung yang lengkap dan telah disetujui oleh Manajer Keuangan.

4. Membuat laporan kas/bank (daily bank report).

5. Membuat jurnal kas/bank.

6. Menghitung upah mingguan tenaga kerja lapangan kontrak.

7. Membuat petty cash report setiap minggu.

8. Memonitor cash flow.

1. Langsung : Manajer Keuangan 2. Tidak Langsung : Tidak ada

(37)

1. Internal : a. Manajer Keuangan b. Account Receivabless

c. Unit Costing-Account Payables d. Administrasi keuangan

e. Supervisor Marketing f. Marketing Support g. Exim/Purchasing Officer 2. Eksternal : a. Supplier

b. Bank

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) Accounting

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : -

4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris pasif b. Komputer (Word, Excell) c. Communication Skill d. Analysis Skill

(38)

JABATAN : ACCOUNT RECEIVABLES SUPERIOR : MANAJER KEUANGAN A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas pembayaran pelanggan atas penjualan produk.

B. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Meng-upDate A/R Report.

2. Meng-upDate Jurnal Penjualan.

3. Memeriksa Invoice, Kuitansi, dan Faktur Pajak sebelum dikirim ke pelanggan.

4. Mencocokkan Marketing Report dengan A/R Report.

5. Membuat surat konfirmasi untuk Invoice yang jatuh temponya lebih dari dua minggu dan diberikan ke Marketing.

6. Membuat laporan Account Receivable setiap minggu untuk Direktur dan Manajer Keuangan.

7. Membuat laporan perhitungan komisi untuk Sales.

8. Mem-follow up Credit Note berdasarkan surat jalan pengembalian barang dan nota retur dari pelanggan.

9. Mencocokkan data penjualan Marketing dan keuangan untuk diperiksa setiap minggu.

10. Mem-follow up Invoice jatuh tempo.

11. Membuat laporan tagihan setiap minggunya.

12. Membuat dokumen dari semua surat yang keluar atau masuk dari dan untuk pelanggan.

13. Konfirmasi ke bagian Marketing, jika piutang tidak dapat ditagih selama tiga hari setelah jatuh tempo.

(39)

1. Internal : a. Manajer Keuangan b. Administrasi keuangan

c. Kasir

d. Supervisor Marketing e. Sales/Marketing Support f. Marketing/Sales Executive g. Manajer Marketing 2. Eksternal : Pelanggan

E. PERSYARATAN

2. Pengalaman : 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Tidak ada

4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris pasif b. Komputer (Word, Excell) c. Communication Skill d. Analysis Skill

(40)

JABATAN : UNIT COSTING-ACCOUNT PAYABLES SUPERIOR : MANAJER KEUANGAN

• Bertanggung jawab atas pembelian dan pembayaran ke supplier serta perhitungan harga pokok produk.

1. Mencocokkan Purchase Order dengan Surat Jalan.

2. Meng-up Date jurnal pembelian.

3. Meng-up Date A/P Report.

4. Memeriksa Bill Payment dari Administrasi, Surat Jalan, Invoice, dan semua dokumen yang berhubungan dari supplier.

5. Membuat laporan jauth tempo hutang.

6. Mencocokkan Bill Payment jatuh tempo dengan Kasir.

7. Membuat laporan pembelian mingguan untuk diserahkan ke Direktur dan Manajer Keuangan.

8. Mem-follow up Credit Note.

9. Memeriksa kartu stok dan mutasi barang dari Gudang dengan Marketing Report dari Account Receivables.

10. Membuat laporan Harga Pokok Penjualan (HPP) setiap bulan.

(41)

1. Internal : a. Manajer Keuangan b. Administrasi keuangan c. Kasir

d. Supervisor Marketing e. Supervisor Gudang f. Administrasi Gudang g. PPIC Officer

h. Supervisor Produksi i. Supervisor Assembly j. Sales/Marketing Support k. Manajer Pabrik

2. Eksternal : a. Supplier

E. PERSYARATAN

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Akuntansi Biaya

b. Komputer (Word, Excell) 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(42)

JABATAN : ADMINISTRASI KEUANGAN SUPERIOR : MANAJER KEUANGAN A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab dalam penyimpanan dan penginputan dokumen keuangan.

1. Menerima dan menyimpan Surat Jalan dan Nota dari bagian Marketing sebagai arsip.

2. Membuat dan menyimpan Faktur Pajak, Kuitansi, dan Invoice sebagai arsip.

3. Mengirim surat tagihan ke pelanggan.

4. Menerima surat tagihan dari supplier dan membuat Bill Payment.

5. Menerima dan menyimpan Mutasi dari bagian gudang sebagai arsip.

6. Merekap data Faktur Pajak, Kuitansi, Invoice, dan Surat Jalan.

7. Membuat nota retur sesuai dengan permintaan bagian Account Payables.

(43)

1. Internal : a. Manajer Keuangan b. Kasir

c. Account Receivables

d. Unit Costing-Account Payables e. Marketing Support

f. Administrasi Gudang 2. Eksternal : Tidak ada

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal SMU atau sederajat

4. Ketrampilan : Komputer (Word, Excell) 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(44)

JABATAN : PURCHASING LOKAL SUPERIOR : ASISTEN DIREKTUR A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab dalam pembelian bahan baku dan bahan pendukung untuk menunjang proses produksi dan mencari supplier yang tepat dengan harga yang kompetitif dan pelayanan yang mendukung kelancaran produksi.

B. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Mencari supplier lokal.

2. Membuat Purchase Order berdasarkan Purchase Requisition dari PPIC.

3. Memastikan supplier menerima Purchase Order dan bisa mengirim barang atau bahan sesuai jadwal yang diminta.

4. Follow-up mengenai pengiriman barang dari supplier agar tepat waktu.

5. Mencari alternatif barang atau bahan yang bisa digunakan sebagai pengganti dengan harga termurah dan sesuai dengan standar kualitas perusahaan.

6. Membuat laporan pembelian lokal dan biaya Alat Tulis Kantor (ATK).

7. Membuat surat jalan retur ke supplier.

8. Membuat surat jalan pengiriman barang atau sample ke supplier.

9. Mengkoordinasikan spesifikasi dan sample barang atau bahan ke supplier sebagai referensi untuk proyek baru.

10. Mengatur pengadaan stationary kantor dan printing.

11. Pembelian untuk semua barang (di luar produksi PT. IDLP) misalnya:

seragam, parcel, kartu ucapan, hadiah.

12. Mendokumentasikan/Filing Purchase Order dan korespondensi dengan supplier.

(45)

14. Mengkomunikasikan kebutuhan perusahaan kepada supplier demi menjamin dukungan supplier untuk kelancaran proses produksi/operasional perusahaan.

15. Mengirimkan NCR dan sample retur kepada supplier.

1. Langsung : Asisten Direktur 2. Tidak Langsung : Direktur

1. Internal : a. Asisten Direktur b. Manajer Pabrik c. PPIC Officer d. Manajer Keuangan

e. Supervisor QC

f. Supervisor Gudang g. Account Payables

h. Kasir

i. R&D Officer 2. Eksternal : Supplier

(46)

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) T. Industri/Ekonomi 2. Pengalaman : 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Tidak ada

e. Problem Solving and Decision Making 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(47)

JABATAN : PURCHASING IMPOR SUPERIOR : ASISTEN DIREKTUR A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab dalam pembelian bahan baku atau komponen untuk menunjang proses produksi dan mencari supplier luar negeri yang tepat.

1. Membuat Purchase Order (sesuai persetujuan Asisten Direktur), sesuai dengan Purchase Requisition dari PPIC dan mengirimkannya melalui email dan fax kepada supplier luar negeri.

2. Membuat Purchase Report Impor (PRI) bila barang sudah dikirim ke perusahaan dan masuk Gudang.

3. Memeriksa Pemberitahuan Impor Barang (PIB) untuk pembayaran PPN, PPh, dan biaya pelayaran ke perusahaan jasa bea cukai.

4. Mencari jadwal pelayaran yang paling cepat dan efektif dengan rate atau harga pelayaran yang kompetitif.

5. Memastikan kelengkapan dan ketepatan dokumen pengapalan (Packing List, Invoice, Performa Invoice, Bill of Lading, Asuransi)

6. Menjalin hubungan dengan jasa pelayaran, EMKL, dan PPJK.

7. Menjalin hubungan dengan supplier luar negeri.

8. Mengatur jadwal pengiriman dari supplier luar negeri dan mengkoordinasikannya dengan PPIC.

9. Dokumentasi/Filing dokumen impor dan korespondensi dengan supplier luar negeri.

10. Memastikan barang impor bisa diterima perusahaan dengan cepat.

11. Membuat “Replacement Requested Summary” berdasarkan NCR kepada

(48)

12. Mengirimkan NonConformance Good Report (NCR) dan sample retur ke Supplier.

1. Langsung : Asisten Direktur 2. Tidak Langsung : Tidak ada

1. Internal : a. Asisten Direktur b. Manajer Pabrik c. PPIC Officer d. Manajer Keuangan

e. Supervisor QC

f. Supervisor Gudang g. Administrasi Gudang h. Account Payables i. Kasir

2. Eksternal : Supplier

(49)

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal D3 sekretaris atau Sarjana (S1) T.Industri/

Ekonomi/Manajemen

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Ekspor-Import

5. Pelatihan Khusus: Tidak ada

(50)

JABATAN : EKSPOR

SUPERIOR : ASISTEN DIREKTUR A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab dalam penjualan produk secara ekspor dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

1. Membuat Proforma Invoice, Commercial Invoice, dan Packing List.

2. Mencari informasi tentang jadwal pelayaran yang paling cepat dan efektif dengan harga pelayaran yang kompetitif.

3. Menerima fax atau bukti transfer uang dari pelanggan dan memastikan lewat pemeriksaan ke bank oleh bagian keuangan.

4. Membuat shipping instruction untuk pemesanan tempat kontainer.

5. Menerima jadwal pelayaran dari pihak pelayaran.

6. Mengirim fax Commercial Invoice dan Packing List ke pihak pelayaran.

7. Menerima Bill Of Lading asli yang dibuat oleh pihak pelayaran.

8. Mengirimkan Bill Of Lading, Packing List, dan Commercial Invoice asli ke pelanggan.

9. Menerima informasi dari pelanggan bila barang sudah datang.

10. Mengirim sample dan detail specification untuk prospek ekspor via kurir.

11. Membuat penawaran harga kepada pelanggan ekspor.

12. Bertanggung jawab atas ketepatan dan kelengkapan dokumen pengapalan untuk ekspor.

13. Mencari pelanggan baru di luar negeri.

14. Menangani keluhan pelanggan luar negeri.

15. Mengkoordinasikan permintaan jadwal pengiriman dari pelanggan bersama PPIC berkaitan dengan jadwal pengapalan.

(51)

16. Mendokumentasikan/Filing dokumen ekspor dan korespondensi dengan pelanggan luar negeri.

1. Langsung : Asisten Direktur 2. Tidak Langsung : Direktur

1. Internal : a. Asisten Direktur

b. Manajer Pabrik

c. PPIC Officer

d. Manajer Keuangan e. Supervisor QC f. Supervisor Gudang 2. Eksternal : Supplier

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) Manajemen Pemasaran 2. Pengalaman : 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Tidak ada

b. Komputer (Word, Excell) 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(52)

JABATAN : SUPERVISOR QC SUPERIOR : MANAJER PABRIK A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas kualitas produk yang dihasilkan dan bahan baku atau komponen dari supplier.

1. Mengkoordinaskan QC Staff dalam melakukan inspeksi terhadap bahan baku atau komponen dan barang jadi.

2. Memeriksa laporan-laporan QC Staff baik produksi, assembly, dan incoming.

3. Membuat laporan pemeriksaan QC tiap minggu.

4. Menganalisa penyebab kecacatan produk.

5. Bertanggung jawab atas semua laporan dan nota mutasi yang dibuat oleh QC Staff.

6. Melakukan koordinasi dengan Purchasing mengenai komplain ke supplier.

7. Melakukan koordinasi dengan PPIC dan Gudang mengenai kemungkinan kekurangan stok karena defect.

8. Melakukan koordinasi dengan Produksi mengenai penggilingan barang cacat.

9. Bertanggung jawab atas proses retur dari pelanggan sampai dengan penggantian barang ke pelanggan.

10. Membuat NCR bila ada produk reject.

1. Langsung : Manajer Pabrik

(53)

1. Internal : a. Manajer Pabrik b. Manajer Marketing

c. PPIC Officer

d. Supervisor Produksi e. Supervisor Assembly

f. Supervisor Gudang

g. R&D Officer

h. Administrasi Gudang i. Purchasing Lokal dan Impor j. Marketing Executive

2. Eksternal : Supplier

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) T. Industri/T.Mesin

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Tidak ada

4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris pasif b. Komputer (Word, Excell)

c. Problem Solving and Decision Making d. Analysis Skill

e. Communication Skill f. Leadership

5. Pelatihan Khusus: Tidak ada

(54)

JABATAN : ADMINISTRASI QC SUPERIOR : SUPERVISOR QC A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas penginputan data dan penyimpanan dokumen dan sample yang berkaitan dengan departemen QC.

1. Memasukkan data Laporan QC, seperti Laporan Harian QC ke database komputer.

2. Mengelompokkan dan menyimpan semua mutasi yang masuk ke departemen QC.

3. Memastikan kelengkapan form-form yang digunakan dalam Departemen QC.

4. Menyimpan/Filing sample dari supplier, pelanggan maupun perusahaan.

5. Membuat rekap laporan harian QC.

6. Membuat rekap NCR setiap supplier.

7. Menyiapkan sample untuk keperluan Marketing.

8. Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan instruksi, misalnya menjaga kebersihan lingkungan kerja.

1. Langsung : Supervisor QC 2. Tidak Langsung : Tidak ada

1. Internal : a. Supervisor QC b. PPIC Officer

(55)

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal SMU atau sederajat 2. Pengalaman : Tidak ada

3. Pengetahuan : Komputer (Word, Excell) 4. Ketrampilan : Administrasi

(56)

JABATAN : QC INCOMING SUPERIOR : SUPERVISOR QC A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab terhadap inspeksi secara fisik dan fungsi pada komponen dari supplier impor atau lokal.

1. Melakukan inspeksi terhadap barang yang datang sesuai dengan AQL.

2. Memberikan laporan hasil QC beserta sample dan NCR kepada Supervisor QC .

3. Melakukan pencatatan terhadap hasil yang diinspeksi di laporan hasil QC.

4. Memastikan kualitas dan kuantitas sesuai dengan standar.

5. Memberikan label pada box sesuai kondisi apakah komponen itu

”OK/Reject” atau jika ada komponen yang diinspeksi dalam kondisi toleransi, harus segera diberi informasi secara tertulis di label box yang menyatakan kondisi komponen tersebut.

(57)

1. Internal : a. Supervisor QC b. Supervisor Produksi c. Supervisor Assembly d. PPIC Officer

e. Supervisor Gudang f. Administrasi Gudang 2. Eksternal : Tidak ada

E. PERSYARATAN

3. Pengetahuan : Tidak ada 4. Ketrampilan : Tidak ada 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(58)

JABATAN : QC ASSEMBLY IM SUPERIOR : SUPERVISOR QC A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab terhadap inspeksi secara fisik dan fungsi pada barang jadi hasil Assembly IM.

1. Melakukan inspeksi secara fisik dan fungsi terhadap barang jadi di Assembling sesuai AQL.

2. Menyerahkan hasil inspeksi dengan membuat laporan QC beserta sample reject.

3. Memisahkan barang jadi antara yang “OK” dan “Reject” dan dialokasikan secara jelas.

4. Menganalisa penyebab terjadinya reject di Assembling.

5. Membuat Cerificate Of Analysis (COA) bila diminta oleh pelanggan.

(59)

e. Supervisor Gudang f. Line Leader Assembly g. Koordinator Line Leader 2. Eksternal : Tidak ada

E. PERSYARATAN

(60)

JABATAN : QC ASSEMBLY 3A SUPERIOR : SUPERVISOR QC A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab terhadap inspeksi pada barang jadi hasil Assembly 3A.

1. Melakukan inspeksi terhadap proses di Assembling 3A secara sampling khususnya untuk kualitas ekspor.

2. Menyerahkan hasil inspeksi dengan membuat laporan QC beserta sample reject.

3. Memisahkan barang jadi antara yang “OK” dan “Reject” dan dialokasikan secara jelas.

4. Menganalisa penyebab terjadinya reject di Assembling.

5. Membuat Cerificate Of Analysis (COA) bila diminta oleh pelanggan.

(61)

e. Supervisor Gudang f. Line Leader Assembly

g. Koordinator Line Leader Assembly 2. Eksternal : Tidak ada

E. PERSYARATAN

(62)

JABATAN : QC PRODUKSI SUPERIOR : SUPERVISOR QC A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab terhadap inspeksi dari hasil produksi mesin blow atau injection.

1. Melakukan inspeksi terhadap hasil produksi sebanyak tiga kali sehari.

2. Memastikan hasil produksi dalam kondisi “OK” sebelum diserahkan ke Gudang.

3. Memberikan tanggapan secara cepat dan tepat terhadap hasil trial/setting.

4. Bertanggung jawab atas pencatatan terhadap hasil QC produksi.

e. Supervisor Gudang f. Administrasi Gudang g. Kepala Shift Produksi 2. Eksternal : Tidak ada

(63)

E. PERSYARATAN

(64)

JABATAN : SUPERVISOR GUDANG SUPERIOR : MANAJER PABRIK A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas penempatan, jumlah, dan keluar masuknya barang jadi atau bahan baku dari gudang.

1. Mengontrol keluar-masuknya barang di gudang dalam hal jumlah dan jenis barang.

2. Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi gudang.

3. Bertanggung jawab atas mutasi barang di gudang.

4. Mempersiapkan pengiriman barang.

5. Koordinasi dengan Marketing mengenai pengiriman barang ke pelanggan, termasuk kendaraan dan sopir.

6. Menjaga kebersihan dan keamanan barang-barang yang ada di gudang.

1. Langsung : Manajer Pabrik 2. Tidak Langsung : Tidak ada

(65)

1. Internal : a. Supervisor QC b. Supervisor Produksi c. Supervisor Assembly

d. PPIC Officer

e. Supervisor Marketing f. Manajer Pabrik

g. Purchasing (lokal, impor) h. Ekspor

i. Administrasi Gudang 2. Eksternal : Tidak ada

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal D3 atau Sarjana (S1) T. Industri/

Manajemen/Ekonomi

2. Pengalaman : Minimal 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : Manajemen Logistik

(66)

JABATAN : ADMINISTRASI GUDANG SUPERIOR : SUPERVISOR GUDANG A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab terhadap pencatatan stok barang di gudang dan mengontrol mutasi barang.

B. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Membuat kartu stok harian.

2. Bertanggung jawab atas kesesuaian stok antara kartu stok dengan stok aktual.

3. Membuat laporan kartu stok setiap minggu dan setiap bulannya.

4. Membuat daftar stock opName (sesuai dengan kartu stok).

5. Berperan serta dalam stock opName yang dilakukan tiap tiga bulan sekali.

6. Menginformasikan stok pembelian barang yang sudah mencapai posisi di bawah stok minimum kepada PPIC.

7. Bertanggung jawab atas seluruh dokumentasi yang bersangkutan dengan Gudang.

8. Membuat Nota Barang Keluar umum untuk barang yang dibutuhkan oleh Gudang.

9. Membuat Nota Barang Masuk sesuai Purchase Requisition dan Surat Jalan yang ada.

10. Melakukan pendistribusian mutasi barang ke departemen lain.

11. Menyimpan semua mutasi sebagai arsip.

12. Mengontrol penerimaan barang dari Supplier sesuai dengan Purchase Requisition yang ada.

13. Bertanggung jawab atas semua form yang ada di Gudang dan dikoordinasikan dengan pihak Purchasing.

(67)

14. Membuat laporan barang masuk setiap ada barang masuk dan menyerahkannya ke Purchasing tiap awal minggu.

15. Membuat daftar Purchase Order yang belum terkirim dan diserahkan Purchasing setiap awal minggu.

16. Membuat Retur Assesment untuk barang retur dari pelanggan.

1. Langsung : Supervisor Gudang 2. Tidak Langsung : Tidak ada

1. Internal : a. Supervisor QC

b. Supervisor Produksi

c. Supervisor Assembly

d. PPIC Officer

e. Supervisor Marketing

f. Purchasing (lokal, impor) g. Ekspor

2. Eksternal : Tidak ada

E. PERSYARATAN

(68)

JABATAN : OPERATOR GUDANG SUPERIOR : SUPERVISOR GUDANG A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas stok barang aktual yang ada dalam gudang, yang meliputi penataan/penempatan barang, kondisi barang selama penyimpanan dan sebagainya.

1. Membantu mengatur lokasi penempatan komponen/bahan baku/barang jadi di Gudang pada saat barang datang maupun keluar perusahaan.

2. Mengelompokkan penempatan barang yang disimpan dalam Gudang berdasarkan jenisnya, yaitu barang jadi, komponen, dan bahan baku, sehingga tidak membutuhkan waktu lama untuk mencarinya.

3. Bertanggung jawab atas kerapian Gudang sehingga tidak mengganggu aliran keluar masuk operator lain dan barang yang akan dikirim/barang datang.

4. Melayani pemindahan barang dari assembly, produksi, penggilingan, pelanggan, dan supplier atau sebaliknya.

5. Membuat kartu stok manual setiap selesai dilakukan mutasi, dan disesuaikan dengan kartu stok yang telah diinput oleh Administrasi Gudang setiap akhir minggu.

1. Langsung : Supervisor Gudang 2. Tidak Langsung : Tidak ada

(69)

1. Internal : a. Supervisor Gudang b. Administrasi Gudang 2. Eksternal : Tidak ada

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : SMU atau sederajat 2. Pengalaman : Tidak ada

(70)

JABATAN : PPIC OFFICER SUPERIOR : MANAJER PABRIK A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas perencanaan produksi dan assembly.

1. Membuat jadwal harian untuk Assembling 3A disesuaikan dengan kebutuhan dari Marketing.

2. Membuat jadwal harian untuk Assembling IM berdasarkan Sales Order yang sudah masuk dari Marketing.

3. Memeriksa pengaturan orang di Assembling 3A dan IM disesuaikan dengan jadwal yang ada.

4. Menerima laporan dari Line Leader Assembling 3A dan IM untuk jumlah orang yang hadir pada hari itu.

5. Penyesuaian kapasitas produksi dengan kapasitas orang yang ada per hari (karena mungkin ada yang absen).

6. Menerima laporan dari Line Leader Assembling 3A dan IM mengenai pencapaian kapasitas harian.

7. Membuat Work Order Assembling 3A, IM, dan produksi.

8. Membuat Purchase Requisition.

9. Menerima laporan mengenai masalah-masalah yang berhubungan dengan proses dan kapasitas dari Assembling 3A, IM, dan produksi.

10. Mengecek kedatangan barang-barang impor untuk disesuaikan dengan jadwal produksi.

11. Membuat jadwal produksi untuk mesin injection dan blowing pada tengah bulan untuk bulan berikutnya.

12. Memeriksa kartu stok.

(71)

ORGANISASI

13. Membuat laporan produktifitas dan kecacatan komponen per bulan untuk assembling 3A, IM, dan produksi.

14. Membuat line balancing untuk proses-proses di assembling.

15. Mengontrol posisi orang di tiap line.

16. Menerima informasi kedatangan barang-barang impor dari bagian Ekspor- Impor.

17. Menerima informasi dari pihak QC tentang masalah-masalah kedatangan komponen dari supplier, baik dari segi kuantitas maupun kualitas.

18. Melakukan koordinasi dengan pihak Maintenance mengenai kondisi moulding, kesiapan moulding, dan mesin untuk bisa produksi.

19. Mengatur jadwal produksi untuk trial jika ada project tertentu dari pelanggan.

20. Membuat alur informasi manajemen yang berhubungan dengan PPIC.

21. Menyediakan stok spare parts untuk semua moulding.

1. Langsung : Manajer Pabrik 2. Tidak Langsung : Asisten Direktur

(72)

1. Internal : a. Manajer Pabrik b. Supervisor Marketing c. Supervisor Gudang d. Supervisor Produksi e. Supervisor Assembly

f. Supervisor QC

g. Supervisor Maintenance 2. Eksternal : Tidak ada

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) T. Industri

2. Pengalaman : 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : -

b. Komputer (Word, Excell, Minitab, Visio) c. Analysis Skill

d. Communication Skill 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada

(73)

JABATAN : ADMINISTRASI PPIC SUPERIOR : PPIC OFFICER

• Bertanggung jawab atas penginputan data dan penyimpanan dokumen PPIC.

1. Memasukkan data laporan assembly, baik laporan harian, laporan dinamika, dan laporan non-rutinitas (laporan yang berisi tentang pengerjaan diluar assembling, misalnya: mengelap, mensortir, menyilet, dsb).

2. Mengumpulkan dan mengelompokkan mutasi seluruhnya yang masuk ke PPIC (Nota Barang Keluar, Nota Barang Masuk, Bon Permintaan Bahan, dan Nota Penyerahan Barang) yang berasal dari Gudang.

3. Mengumpulkan dan mengelompokkan laporan harian assembly dan produksi.

4. Memasukkan data Purchase Requisition (PR) atau Packing List (PL).

5. Memasukkan data laporan produksi.

6. Memeriksa form-form yang habis.

1. Langsung : PPIC Officer 2. Tidak Langsung : Tidak ada

(74)

1. Internal : PPIC Officer 2. Eksternal : Tidak ada

E. PERSYARATAN

3. Pengetahuan : Administrasi

(75)

JABATAN : SUPERVISOR PRODUKSI SUPERIOR : MANAJER PABRIK A. RINGKASAN PEKERJAAN

• Bertanggung jawab atas jalannya proses produksi.

1. Membantu kelancaran tugas atasan dalam kegiatan produksi.

2. Merencanakan dan bertanggung jawab atas output produksi tiap shift dan melakukan pemeriksaan terhadap laporan hasil produksi yang dibuat oleh tiap kepala shift.

3. Menyiapkan sarana yang menunjang produksi, termasuk melakukan observasi terhadap peralatan yang ada, apakah masih layak pakai atau perlu perbaikan.

4. Menimbang dan memeriksa kebenaran hasil produksi dari tiap shift dan mutasi pengeluaran bahan baku dan hasil produksi dari tiap shift.

5. Menganalisa hasil produksi bila terjadi proses yang menyimpang dan melakukan pemeriksaan berat komponen dan berat tumpi/shot setiap kali ganti moulding.

6. Menerima hasil laporan kegiatan produksi dan penggilingan bahan baku, memeriksa kebenaran laporan.

7. Menjaga kebersihan lingkungan kerja yang menjadi tanggung jawabnya.

8. Memonitor faktor keselamatan kerja dalam area yang menjadi tanggung jawabnya.

10. Melakukan koordinasi produksi dengan PPIC dan Maintenance mengenai

(76)

11. Mengkoordinasi bersama kepala Shift mengenai kelancaran produksi sesuai perencanaan PPIC.

12. Membuat estimasi waktu dan target pada saat ada produk baru yang akan jalan bersama PPIC dan Assembly di line assembling.

13. Melakukan koordinasi kepala Assembling dengan Maintenance mengenai kesiapan mesin.

1. Langsung : Manajer Pabrik 2. Tidak Langsung : Asisten Direktur

1. Internal : a. Manajer Pabrik

b. Supervisor Maintenance c. PPIC Officer

d. Supervisor QC e. Supervisor Assembly f. R&D Officer

2. Eksternal : Tidak ada

(77)

E. PERSYARATAN

1. Pendidikan : Minimal Sarjana (S1) T. Industri/Mesin 2. Pengalaman : 2 tahun (intensif) untuk posisi yang sama 3. Pengetahuan : a. Pengetahuan bahan

b. Teknik Keandalan

c. Pengetahuan mesin produksi 4. Ketrampilan : a. Bahasa Inggris

b. Komputer (Word, Excell, Visio, Autocad) c. Pengoperasian Mesin

d. Analysis Skill

e. Communication Skill 5. Pelatihan Khusus : Tidak ada