Peranan Pimpinan dalam Manajemen Sistem Informasi
N. Tri Suswanto Saptadi
12/7/2015
1 sim/nts/ftiuajm
Tujuan Pembahasan
Menjelaskan organisasi dari Unit Layanan Informasi (Information Services Unit)
Menunjukkan tanggungjawab CIO dulu, sekarang dan dimasa mendatang
Menunjukkan perkembangan fungsi IT/IS department dalam suatu organisasi
Menjelaskan cara-cara untuk menjadi seorang CIO
Informasi
(1 dari 4)
Sumberdaya yang harus dikelola :
Perangkat Keras (hardware) Perangkat Lunak (software) Information Specialist
Para pemakai (users) Data
Informasi
Sumberdaya Informasi adalah merupakan hasil
investasi yang mahal
12/7/2015
3 sim/nts/ftiuajm
Organisasi Unit Layanan
Informasi
(2 dari 4)
Information Specialist :
Sebagian besar berada di Unit Layanan Informasi Ada kecenderungan untuk menempatkan sebagian
dari information specialist tsb pada semua unit yang ada di dalam organisasi tersebut
Struktur organisasi Unit Layanan Informasi
sangat bergantung pada kebutuhan dari
organisasi tersebut.
Contoh Bagan Organisasi
12/7/2015
5 sim/nts/ftiuajm
Organisasi Unit Layanan
Informasi
(1 dari 4)Kompetensi dasar yg harus dimiliki oleh
pekerja dalam bidang Teknologi Informasi :
Concern for effectiveness Initiative
Enthusiasm for work Self-confidence Concern with impact Interpersonal astuteness (kemampuan interpersonal) Conceptual thinking Analytical thinking Effective communication Flexibility
Chief Information Officer (CIO)
Jasa informasi sebagai suatu area fungsionalutama dan pimpinannya harus masuk dalam top
management (kelompok eksekutif)
Chief Information Officer (CIO) Manajer jasa informasi
Tugasnya memecahkan masalah yang berkaitan
dengan sumberdaya informasi yang ada di semua area fungsional
12/7/2015
7 sim/nts/ftiuajm
Responsibilities CIO
(1 dari 16)
Dulu/Tradisional :
Merencanakan Sistem (System Planning)
Mengelola dan Mengoperasionalkan Pusat Data (data center management & operation)
Mengelola sistem remote (management of remote
system)
Mengidentifikasi peluang untuk sistem yang baru (identification of opportunities for new systems) Menganalisa, merancang dan membangun sistem
12/7/2015
9 sim/nts/ftiuajm
Sekarang :
Memahami bidang usaha organisasi/perusahaan (understand
the business), terutama markets
Membangun kredibilitas (established credibility) IT/IS
department
Meningkatkan kematangan teknologi dari organisasi tsb (the
technological maturity of the firm)
Membuat visi kedepan dan menjualnya
Mengimplementasikan Arsitektur Sistem Informasi Mengembangkan dan memelihara hubungan (nurture
relationship) internal & eksternal
Understand the Business
(1 dari 4) Penelitian (study) mengenai Marketplace dan hal lain yang perlu pula didapatkan adalah :
Sejarah dan cara kerja dari organisasi/perusahaan Lingkungan dari organisasi/perusahaan
Tujuan dan sasaran dari kegiatan bisnis
Usaha-usaha yang dilakukan oleh kompetitor Hubungan2 dengan aturan pemerintah
Input, Output dan Resources dari
organisasi/perusahaan
Responsibilities CIO
(4 dari 16)12/7/2015
11 sim/nts/ftiuajm
Understand the Business (2 dari 4)
Konsentrasi pada Lines of Business
Suatu organisasi/perusahaan mungkin mempunyai lebih
dari satu line of business
IS/IT lebih berhasil membantu masing2 line of business dari pada keseluruhan organisasi/perusahaan
Understand the Business
(3 dari 4) Sponsor Weekly Briefings
Briefings secara reguler dari unit-unit yang
menangani line of business
Ditujukan terutama untuk staf IS/IT
Menghadiri pertemuan dng para executive lini
Berbagai pertemuan yang dilakukan oleh
masing-masing line of business sebaiknya diikuti
Baik yang sifatnya strategis maupun teknis
12/7/2015
13 sim/nts/ftiuajm
Understand the Business
(4 dari 4) Membaca berbagai publikasi internal dan eksternal yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan tsb Adakan Informal Meeting/Listening Session untuk
membantu penyelesaian masalah
Usahakan menjadi partner dari manajer lini
terutama yang berkaitan dengan IT/IS
Established IT/IS department credibility
Misi dari IT/IS department [Joseph Izzo] :
Memelihara sistem yang ada sekarang Membangun sistem untuk masa mendatang
Kedua misi tsb mempunyai objective yang berbeda, sehingga diperlukan manajemen yang berbeda pula
Misi
konsentrasi pada layanan yang harus dilakukan bertujuan untuk membantu bisnis organisasi/
perusahaan agar berjalan lebih baik
Responsibilities CIO
(8 dari 16)12/7/2015
15 sim/nts/ftiuajm
Established IT/IS department credibility (lanjutan) Untuk membangun kredibilitas, laksanakan misi pertama
sebaik-baiknya
Jenis-jenis permintaan layanan :
Sederhana dapat diselesaikan < 1 bulan, 80-90%,
menghabiskan 25-35% beban kerja IT/IS department
Menengah dapat diselesaikan < 1 tahun, 9-15%,
menghabiskan 50-65% beban kerja IT/IS department
Berat dapat diselesaikan > 1 tahun, 1-5%, menghabiskan
10-25% beban kerja IT/IS department
Responsibilities CIO
(9 dari 16)
Increase the technological maturity of the firm
Tingkat maturity ditentukan oleh :
Sejauhmana karyawan (pimpinan dan staf) dari
organisasi/perusahaan tsb memanfaatkan IT untuk membantu tugasnya sehari-hari
Peran CIO atau IT/IS department :
Memperkenalkan IT/IS pada semua karyawan Membantu mereka untuk beradaptasi ke dalam
sistem yg memanfaatkan IT
12/7/2015
17 sim/nts/ftiuajm
Create Vision of the Future & Sell it Visi (vision)
Suatu artikulasi dari keinginan yang akan dicapai (termasuk falsafah
usaha) dalam bentuk kebijaksanaan dan nilai-nilai sosial, yang dipercaya bahwa keinginan tersebut akan dapat dicapai
Visi ini harus jelas, dimengerti dan dihayati oleh seluruh staf Visi ini harus dapat dianggap sebagai komitmen dari seluruh staf Ditentukan berdasarkan :
Keadaan/kondisi saat ini
Trend perkembangan masa mendatang Sosialisasikan visi tsb pada semua staf
Implement an Information System Architecture
Isu teknis yang menjadi tanggung jawab CIO
Arsitektur IS sangat berkaitan dengan proses binis dari organisasi/perusahaan
Tolok ukur yang digunakan oleh CEO :
Organisasi dapat disederhanakan
Mengurangi intermediasi è organisasi lebih flat
atau dapat menggunakan struktur matriks
Responsibilities CIO
(12 dari 16)12/7/2015
19 sim/nts/ftiuajm
Nurture Relationship
Hubungan yg harus dipelihara :
dengan Senior Management (terpenting) dengan Customers (internal & eksternal) dengan Suppliers (eksternal)
Hubungan dengan Senior Management
Diane Wilson meneliti para CEO, berkaitan dengan
pandangannya terhadap pemanfaatan IT
52% tidak tahu mengenai IT è bukan partner yg baik 48% tahu IT dan dikelompokkan ke dalam 4 kelompok
Nurture Relationship (lanjutan)
Hubungan dengan Senior Management (lanjutan)
I. partner yang baik, memberikan pendelegasian penuh pada CIO,
tantangan buat CIO untuk dapat menjaga persepsi tsb
II. partner yang baik, namun tidak/sedikit pendelagasian pada
CIO, sering ikut campur dalam penentuan kebijakan tentang IT
III. partner yg kurang baik, namum berpandangan pesimis mengenai
IT & umumnya sangat membatasi anggaran untuk IT
IV. partner yg tidak baik dan
penghambat utama dalam
implementasi IT21 sim/nts/ftiuajm 12/7/2015
Nurture Relationship (lanjutan)
Hubungan dengan Customer (internal & eksternal)
Customers adalah semua pihak didalam dan diluar
organisasi yang memanfaatkan layanan dan product yang dihasilkan oleh IT/IS department
Perusahaan harus menciptakan struktur organisasi yang
dapat menanamkan mutual trust diantara para profesional dan endusers
Membina hubungan dengan departemen lain dan
memindahkan tanggungjawab pemanfaatan IT pada pimpinan departemen tsb dilakukan bersamaan
Responsibilities CIO
(15 dari 16)
Nurture Relationship (lanjutan)
Hubungan dengan supplier
Diperlukan untuk mengetahui perkembangan dari
product-product IT para vendor
Sangat diperlukan dalam rangka pemeliharaan
infrastructure IT
Hubungan ini biasanya tampak lebih dekat pada
pelaksanaan proyek-proyek pengembangan
Hubungan ini diperluas dengan pihak-pihak lain
yang related, mis. : data center, network management,
dsb
Responsibilities CIO
(16 dari 16)12/7/2015 23 sim/nts/ftiuajm
Kegiatan CIO
Administrator (30%) People developer (10%) City planner (10%) Futurist (10%) Fund raiser (10%) World diplomat (10%) Corporate MIS representative (10%) Designer (10%)
Peningkatan keuntungan (escalating benefits)
dari IT
Wave of innovation [Kenneth P, et al]
Wave 1 : Reducing Cost (1960’an)
Wave 2 : Leveraging investments (1970’an) Wave 3 : Enhancing product and services (awal
1980)
Wave 4 : Enhancing executive decision making
(akhir 1980)
Wave 5 : Reaching the customer (1990’an)
12/7/2015
25 sim/nts/ftiuajm
Peningkatan keuntungan dari IT (lanjutan)
Wave of innovation [Kenneth P, et al] (lanjutan)
Peningkatan keuntungan dari IT (lanjutan)
Wave 1 & 2 è fokusnya pada penghematan (saving money) Wave 3, 4 & 5 è konsentrasi pada pencarian keuntungan
(making money) dan mempertahankan bisnisnya (staying in
business)
Untuk pindah dari wave 2 ke wave 3 diperlukan keterlibatan
top executive dalam usaha pemanfaatan IT untuk bisnis, karena:
Bisnis yang dilakukan, telah memasuki lingkungan yang baru Resiko dari ketidakbenaran dalam pemanfaatan IT,
meningkat
Perkembangan Fungsi IS
(3 dari 8)12/7/2015
27 sim/nts/ftiuajm
Perkembangan Organisasi IT/IS
Monolithic organization è Cluster pd 4 area :
Run operations
mengoperasionalkan komputer & jaringan
Develop systems
mengembangkan & memelihara sistem
Develop architecture
setting strategy dan memelihara arsitektur untuk IT &
informasi, menciptakan framework/standard untuk system operations
Identify business requirement
Menjabarkan kebutuhan IT dalam membantu bisnis
Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan)
12/7/2015
29 sim/nts/ftiuajm
Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan)
Kegagalan dalam mengidentifikasi 4 area tsb, pada beberapa kasus terjadi :
Penempatan yg salah dari resources Pengembangan keahlian yg tidak sesuai
Pada umumnya, perusahaan hanya investasi dan menaruh perhatian pada area 1 dan 2, sedangkan area 3 dan 4 tidak
Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan)
Peranan IS organization dimasa mendatang
Sebagai broker menjembatani antara
perusahaan itu sendiri dengan perusahaan lain pemberi layanan jasa yang di-outsourcing-kan
(mis : maintenance H/W, dsb)
Mengembangkan dan memelihara IT yang
digunakan untuk supporting the business system
infrastructure tantangan terberat
Perkembangan Fungsi IS
(7 dari 8)12/7/2015
31 sim/nts/ftiuajm
Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan)
Perkembangan Fungsi IS
(8 dari 8)Peran IS organization dimasa mendatang (lanjutan)
Pelajari bisnis perusahaan tersebut dalam segala aspek
(tidak hanya dari segi teknologinya)
Buat hubungan kerja yang baik dengan manajemen lini Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis perusahaan Jangan bersifat defensif dalam segala segi
Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa informasi
yang dapat diandalkan
Jelaskan biaya2 utk mengelolaan informasi dlm istilah
bisnis
Tekankan : tanggungjawab pengelolaan sumberdaya
informasi juga menjadi tanggungjawab manajer-manajer lainnya
12/7/2015
