ANALISIS SISTEM PENATA
BAGIAN TATA USAHA FAKU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTA FAKULTAS ILMU BU UNIVERSITAS S
SISTEM PENATAAN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA
BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
SKRIPSI
OLEH : NGATIMAN
100709004
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2014
AN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA
LTAS ILMU BUDAYA
ABSTRAK
Pasaribu, Immanuel. 2014. Analisis Pengolahan E-Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Medan : Fakultas Ilmu Budaya USU.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengolahan e-repository pada situs web Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN). Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode deskriptif yaitu dengan cara melakukan observasi partisipan pada layanan Pengolahan bagian Repository selama 4 minggu. Selama rentang waktu 4 minggu, penulis melakukan observasi secara langsung ikut mengamati proses pengolahan Repository Universitas HKBP Nommensen Medan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa proses pengolahan repository UHN melalui beberapa langkah. Adapun langkah-langkahnya adalah: Karya ilmiah yang telah diterima oleh mahasiswa/i dan dosen akan diseleksi. Lalu karya ilmiah diconvert dari word ke dokumen PDF. Dan dokumen dibagi menjadi 2 bagian, yaitu Bab I & 2, Full Text. Karya ilmiah diupload ke situs (perpustakaan.nommensen-id.org).
Kesimpulan dari penelitian ini adalah pengolahan repository dilakukan sebagai digitalisasi koleksi yang dipandang perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi Universitas HKBP Nommensen Medan. Selain itu, pengolahan repository dilakukan untuk memenuhi kebutuhan studi mahasiswa, serta membantu mahasiswa dan dosen dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis hanturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini guna
melengkapi sebagian dari syarat-syarat untuk menyelesaikan perkuliahan pada Departemen Ilmu
Perpustakaan dan Informasi (S-1) Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara Medan.
Skripsi ini diberi judul “Analisis Pengolahan E-Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan”.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan, bimbingan dan dukungan
dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Terkhusus untuk Ayahanda dan Ibunda saya
yang telah banyak memberikan limpahan kasih sayang tiada tara, motivasi, semangat, bantuan
moril dan materil serta kepercayaan yang besar kepada penulis dalam menyelesaikan perkuliahan
dan skripsi ini.Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Himma Dewiyana ST.,M.Hum, selaku dosen pembimbing I yang telah memberikan
bimbingan dan masukan kepada penulis.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos.,M.I.Kom, selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan
bimbingan dan masukan kepada penulis.
3. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi.
4. Bapak Ishak, SS.,M.Hum. selaku dosen penguji 1 dan Bapak A. Hafiz Harahap, selaku
Dosen penguji 2 yang telah memberikan masukan dalam penyusunan skripsi ini.
5. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU.
6. Seluruh staf pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang dengan tulus
bersedia meregenerasikan ilmu pengetahuan yang dimiliki, yang telah memberikan bekal
ilmu selama penulis kuliah dan menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
7. Kepala Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, ibu Tiarma P. Siagian S.Sos
dan kak Gusti dan bang Indra selaku staff perpustakaan bagian pengolahan dan repository
8. Teman-teman seperjuangan dan semua teman DSPI khususnya stambuk 2010 yang telah
banyak membantu penulis selama perkuliahan, semoga sukses.
9. Teman-teman Pemuda-Pemudi/Remaja Gereja GKPI Perumnas Helvetia Medan yang selalu
memberikan semangat dan doa.
10. Seluruh Keluarga besar Pasaribu yang selalu memberikan semangat.
11. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu, yang selalu memberikan dukungan
kepada penulis selama mengikuti perkuliahan dan penyelesaian skripsi ini. Ucapan terima
kasih yang sebesar-besarnya penulis ucapkan.
Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam skripsi ini, masih banyak memiliki
kekurangan, baik dari segi materi maupun penulisannya. Untuk itu, penulis menerima saran dan
kritik yang membangun dari yang membacanya demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga karya
yang singkat ini dapat bermanfaat bagi banyak orang dan memperkaya khasanah Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Indonesia.
Medan, Agustus 2014
Penulis
DAFTAR ISI
ABSTRAK ………. i
KATA PENGANTAR ……….. … ii
DAFTAR GAMBAR ……….…vi
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang Masalah... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 4
1.3 Tujuan Penelitian... 4
1.4 Manfaat Penelitian... 4
1.5 Ruang Lingkup Penelitian... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
2.1 Informasi Elektronik ... 6
2.2 Pengolahan Informasi Elektronik... 7
2.2.1 Proses Digitalisasi Dokumen... 7
2.2.2 Proses Penyimpanan ... 10
2.2.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen... 11
2.3 Grey Literature ... 13
2.3.1 Pengertian Grey Literature... 13
2.3.2 Jenis Dokumen Grey Literature... 14
2.4 Repository ... 16
2.4.1 Tujuan Repository... 17
2.4.2 Fungsi Repository... 18
BAB III METODE PENELITIAN ... 20
3.1 Jenis Penelitian... 20
3.2 Waktu dan Lokasi Penelitian... 20
3.3 Unit Analisis Data ... 20
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 21
3.5 Instrumen Penelitian... 21
3.6 Teknik Analisis Data... 21
3.7 Keabsahan Data... 22
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 23
4.1 Sejarah Singkat dan Gambaran Umum Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 23
4.1.1 Struktur Organisasi ... 24
4.1.2 Visi... 25
4.1.3 Misi... 26
4.1.4 Tujuan... 26
4.1.5 Sumber Daya Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 26
4.1.6 Koleksi Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 27
4.1.7 Keanggotaan Pengguna Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen ... 28
4.1.8 Jenis Layanan ... 30
4.1.9 Kerjasama antar Perpustakaan... 31
4.2.1 Proses Pemilihan Dokumen dan Seleksi Dokumen... 31
4.2.2 Proses Entry Data ke dalam Database ... 34
4.2.3 Proses Upload Karya Ilmiah... 37
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 46
5.1 Kesimpulan... 46
5.2 Saran... 46
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
ABSTRAK
Pasaribu, Immanuel. 2014. Analisis Pengolahan E-Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Medan : Fakultas Ilmu Budaya USU.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengolahan e-repository pada situs web Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN). Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode deskriptif yaitu dengan cara melakukan observasi partisipan pada layanan Pengolahan bagian Repository selama 4 minggu. Selama rentang waktu 4 minggu, penulis melakukan observasi secara langsung ikut mengamati proses pengolahan Repository Universitas HKBP Nommensen Medan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa proses pengolahan repository UHN melalui beberapa langkah. Adapun langkah-langkahnya adalah: Karya ilmiah yang telah diterima oleh mahasiswa/i dan dosen akan diseleksi. Lalu karya ilmiah diconvert dari word ke dokumen PDF. Dan dokumen dibagi menjadi 2 bagian, yaitu Bab I & 2, Full Text. Karya ilmiah diupload ke situs (perpustakaan.nommensen-id.org).
Kesimpulan dari penelitian ini adalah pengolahan repository dilakukan sebagai digitalisasi koleksi yang dipandang perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi Universitas HKBP Nommensen Medan. Selain itu, pengolahan repository dilakukan untuk memenuhi kebutuhan studi mahasiswa, serta membantu mahasiswa dan dosen dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada saat ini, kebutuhan informasi baik oleh individu, instansi, atau suatu
perusahaan sangatlah penting. Disamping itu cara penyajian dan pengolahannya
berkembang dengan pesat. Untuk mendayagunakan informasi yang ada serta
menyediakan informasi yang sesuai bagi penyuluh dan pemakai informasi yang
dihasilkan oleh lembaga-lembaga penelitian, perguruan tinggi serta sumber informasi
lain perlu dipilih, kemudian dikemas ulang. Fenomena yang terjadi saat ini,
masyarakat mulai gencar mencari informasi melalui internet. Mudahnya akses ke
berbagai sumber informasi melalui internet mendorong perpustakaan khususnya
perpustakaan perguruan tinggi untuk menyediakan informasi dalam bentuk elektronik
yang bisa diakses melalui internet. Repository adalah kumpulan file elektronik yang terdiri dari berbagai karangan ilmiah. Repository akan memudahkan pengguna memperoleh informasi yang tepat, lengkap, dan sesuai serta dapat dengan mudah
diaplikasikan.
Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi
informasi mereka. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan dan
temu kembali aset intelektualnya. Adapun yang menjadi permasalahan dalam
pengemasan informasi adalah banyaknya informasi yang ada dari berbagai sumber
informasi baik tercetak, non cetak, maupun digital, membuat “kebingungan”
tersendiri bagi pengguna untuk mendapatkan informasi “terbaik” dan sesuai dengan
kebutuhannya. Banyak informasi yang tersedia melimpah tersebut kadang dapat
menyulitkan pengguna dalam memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhannya.
atau kurang spesifik, atau menggunakan istilah yang sulit dipahami oleh masyarakat
umum. Akibatnya, pengguna informasi sulit memperoleh informasi yang tepat atau
langsung dapat dimanfaatkan,
Kecenderungan yang banyak dilakukan oleh perpustakaan dewasa ini,
khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah mengalihmediakan sumber daya
informasi berbasis tercetak yang dimilikinya ke dalam format elektronik, baik yang
bersifat ilmiah maupun yang non-ilmiah. Sejumlah perpustakaan perguruan tinggi
mulai melakukan digitalisasi informasi yaitu dengan cara merekam ulang koleksi
karya ilmiah yang dimilikinya ke dalam bentuk elektronik agar dapat diakses secara
online oleh pengguna melalui internet. Salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang melakukan digitalisasi koleksi karya ilmiah itu adalah Perpustakaan Universitas
HKBP Nommensen Medan melalui layanan Repository UHN yang terdapat pada
situs web Perpustakaan UHN.
Perpustakaan UHN merupakan suatu lembaga penyedia informasi yang
menyediakan sumber daya informasi untuk seluruh sivitas akademika, terutama untuk
memenuhi kebutuhan studi mahasiswa. Ketersediaan informasi pada Perpustakaan
UHN dapat membantu mahasiswa dan dosen dalam menemukan informasi yang
relevan dengan kebutuhan pengguna. Koleksi Deposit Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN) adalah karya ilmiah berupa Skripsi, yang dihasilkan oleh
mahasiswa. Koleksi ini sifatnya adalah un-published sehingga pemanfaatannnya terbatas karena tidak dapat dipinjam keluar dari gedung perpustakaan dan jumlahnya
hanya satu eksemplar perjudul.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki koleksi ini
dalam bentuk tercetak dengan jumlah yang besar dan terus mengalami pertambahan
setiap tahunnya. Pengelolaan koleksi tersebut tentunya telah memunculkan berbagai
masalah, selain membutuhkan space ruangan yang luas, pemeliharaan koleksi ini juga memerlukan tenaga dan biaya yang besar. Digitalisasi koleksi ini menjadi salah satu
solusi untuk meminimalkan masalah tersebut baik dalam pengelolaan maupun
berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian. Koleksi ini sangat
diperlukan karena pengembangan penelitian seringkali dilakukan berdasarkan
penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang informasi ilmiah dapat
memberi kontribusi yang baik pula terhadap penelitian lainnya. Penelitian akan
berkembang semakin baik jika akses terhadap sumberdaya informasi ilmiah semakin
mudah, cepat dan efisien.
Selain itu, digitalisasi terhadap koleksi Repository UHN dibutuhkan untuk memperluas pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap
sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan
tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna
(multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa harus datang keperpustakaan. Pemanfaatan sember daya informasi elektronik dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas dari manca negara
apabila sumberdaya tersebut diperlukan secara terbuka melalui website perpustakaan. Perpustakaan sebagai penyedia informasi, dalam hal ini tentunya telah memainkan
peran untuk mampu meningkatkan kualitas layanan dengan mengembangkan koleksi
elektronik. Untuk itu, kualitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki harus
diperbaharui dengan mendigitalisasikan koleksi yang dipandang perlu untuk
mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi.
Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN) memiliki koleksi sumber daya informasi elektronik yang masih sedikit jumlahnya. Berdasarkan
observasi terdapat 2.500 dokumen (pertanggal 02 Maret 2014) yang tercetak. Tetapi
dokumen yang telah dipublikasikan pada UHN Repository Web Perpustakaan UHN masih terdiri dari karya ilmiah (147 item) dan skripsi (129 item), keseluruhannya
berjumlah 276 item. Jika di persentasikan hanya 1% item yg di publikasikan ke Web
Repository Perpustakaan UHN Medan dari jumlah keseluruhan dokumen yang tercetak. Itu di karenakan karena repositoryUHN di buat sejak tahun 2010, selain itu Sumber Daya Manusia (SDM) hanya berjumlah 1 orang, oleh karena itu
Ketersediaan dokumen-dokumen tersebut pada UHN Repository dapat membantu pengguna dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan
informasinya. Penyerahan skripsi hasil penelitian dalam bentuk tercetak dinilai
kurang efektif dan efisien dikarenakan memerlukan tempat yang luas dan perawatan
yang lebih intensif. Dengan dukungan teknologi informasi saat ini,
pendokumentasian skripsi dapat dikemas dalam bentuk media compact disk (CD). Setiap mahasiswa jenjang Program Sarjana (skripsi) yang telah menyelesaikan studi
harus menyerahkan duplikat karya ilmiahnya yang ditulisnya kepada Perpustakaan
Universitas dalam bentuk tercetak satu eksemplar dan dalam bentuk file elektronik
yang dikemas dalam media Compact Disk (CD).
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik ingin menganalisis bagaimana
pengolahan Repository perpustakaan UHN oleh pegawai perpustakaan UHN. Oleh karena itu, penulis menetapkan judul penelitian ini adalah “Analisis Pengolahan
Repository Universitas HKBP Nommensen Medan.”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka yang menjadi rumusan masalah
dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah pengolahan e-repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN)?”
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengolahan e-repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Bagi perpustakaan, sebagai koleksi petunjuk dalam pengolahan e-repository
terutama pada pengolahane-repository Universitas HKBP Nommensen Medan. 2. Bagi pengguna, sebagai bahan masukan dalam pengolahan informasi elektronik
3. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang Ilmu Perpustakaan
dan Informasi, serta pemahaman tentang pengolahan e-repository.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Penulis memberi batasan ruang lingkup penelitian yang terfokus pada
pengolahan e-repository UHN meliputi pola pengolahan, prosedur pengolahan e
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Informasi Elektronik
Informasi elektronik adalah salah satu dari sumber daya informasi dalam
format elektronik. “Dewasa ini terjadi perubahan dalam pengelolaan sumber daya
informasi di perpustakaan. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas ( paper-based) yang selama ini menjadi primadona perpustakaan tradisional sekarang telah banyak tersedia dalam format elektronik. Sumber daya informasi elektronik ini
menawarkan cara yang berbeda dalam penyimpanan dan menemubalikkan informasi
dibandingkan dengan sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based)”. (Hasugian 2008, 12)
Brophy (2000, 5), menyatakan sumber daya informasi elektronik adalah
“every document in electronic form which needs special equipment to be used. Electronic resources include digital documents, electronic serials, databases, patents in electronic form and networked audiovisual documents”.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa sumber daya informasi elektronik
adalah setiap dokumen dalam bentuk elektronik yang membutuhkan peralatan khusus
untuk menggunakannya yang meliputi dokumen digital, terbitan berseri elektronik,
database (pangkalan data), hak paten dalam format elektronik dan dokumen jaringan kerja audiovisual.
Dalam Pasal 1 Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik tahun
2008 dicantumkan di antaranya definisi informasi elektronik. Berikut kutipannya :
Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto,
electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Dari kutipan di atas sangat jelas dikatakan bahwa informasi elektronik tidak
Electronic Data Interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti.
Dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik Pasal 4
menyebutkan bahwa Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Elektronik dilaksanakan
dengan tujuan untuk:
a) mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia;
b) mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat; meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;
c) membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab;
d) dan memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.
2.2 Pengolahan Informasi Elektronik
Pengolahan informasi elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki
perbedaan dengan pengolahan dokumen tercetak. Proses pengolahan informasi
elektronik melewati beberapa tahapan yang meliputi proses digitalisasi,
penyimpanan, dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengolahan informasi yang
baik dan yang terstruktur adalah bekal paling penting dalam pembangunan sistem
perpustakaan digital (digital library). 2.2.1 Proses Digitalisasi Dokumen
Proses digitalisasi dokumen merupakan suatu proses perubahan dari dokumen
tercetak ke dalam dokumen elektronik. Dalam Bambooweb Dictionary (2007,1)
dinyatakan bahwa “digitizing or digitization is a process or turning an analog signal into a digital representation of that signal”.
Uraian di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah sebuah proses yang
Selain pendapat di atas, dalam Business Dictionary (2008,1) dinyatakan
bahwa digitalisasi adalah “integration of digital technologies into everyday life by the digitization of everything that can be digitized”.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari
teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan meng-digitasi segala sesuatu
yang dapat di digitasi.
Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi adalah suatu
proses pemberian atau pemakaian sistem digital.
Proses digitalisasi ini dapat bertujuan untuk pendidikan, penyebaran ilmu
pengetahuan maupun tujuan konservasi, yaitu melestarikan peninggalan bersejarah
dari bangsa kita. Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan
jutaan karya tulis maupun karya seni tanpa dibatasi ruang dan waktu, lebih
menghemat tempat penyimpanan, serta dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh
banyak orang dalam waktu yang bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses
digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk grey literature.
Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan
dalam contoh ini adalah berkas PDF. Mesin lain yang kapasitas nya lebih
kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan
dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah
ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses editing. OCR adalah sebuah proses yang
mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah
gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah
kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Proses OCR
hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, Karena setiap kata di dalam
abstrak akan di indeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali .
Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam
bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halam karya akhir Karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup
banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa
ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari
ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun dengan tekhnologi hardisk yang
semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran
berkas menjadi tidak relevan lagi disini.
3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi fulltext karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut
telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan
kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi meliputi nama pengarang,
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3 tahap
yaitu scanning, yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke dalam bentuk digital. Editing, yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara
memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink. Dan uploading
yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke
digital library.
2.2.2 Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah
pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan
subjek dari dokumen. Klasifikasi dapat menggunakan UDC (Universal Dewey Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classification) yang banyak digunakan perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.
Connoly dan Begg dalam Wahono (2006, 4) menyatakan bahwa “ada dua
dalam pendekatan proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file basis approach) dan pendekatan basis data (database approach)”.
Kedua pendekatan tersebut dapat dilihat dalam tabel di bawah ini:
Tabel 1. Perbedaan antara File Base Approach dan Database Approach
FileBase Approach Database Approach
Data Duplication Data sharing and no duplication
Data Dependence Data independence
Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex
Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan yang dapat
dipilih berdasarkan kebutuhan.
2.2.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen
Pencarian adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam
perpustakaan. Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa
yang diinginkan maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti dari
proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap
dokumen yang telah disimpan.
Salton dalam Janusaptari (2006, 2) menyatakan bahwa secara sederhana temu
kembali informasi merupakan:
Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi
tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record
yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam sebuah media
penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen
yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan record informasi bibliografi
maupun data lainnya.
Selain pendapat di atas, Rachmansyah (2008, 1) mengemukakan bahwa temu
kembali informasi (information retrieval) adalah:
Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu
sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari
di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau hipertext
database yang terdapat pada network seperti internet World Wide Web atau
intranet, untuk teks, suara, gambar, atau data.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa temu kembali adalah
proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk
mendefenisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.
Pada dasarnya penyimpanan informasi dan penemuan kembali informasi
adalah hal yang sederhana. Misalkan terdapat tempat penyimpanan
yang jawabannya adalah himpunan dokumen atau mengandung informasi yang
diperlukan yang diekspresikan melalui pertanyaan user. User bisa saja memperoleh dokumen-dokumen yang diperlukannya dengan membaca semua dokumen dalam
tempat penyimpanan, menyimpan dokumen-dokumen yang relevan dan membuang
dokumen lainnya. Hal ini merupakan perfect retrieval, tetapi solusi ini tidak praktis. Karen user tidak memiliki waktu atau tidak ingin menghabiskan waktunya untuk
membaca seluruh koleksi dokumen, terlepas dari kenyataan bahwa secara fisik user
tidak mungkin dapat melakukannya. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem temu
kembali informasi (information retrieval system) untuk membantu user menemukan dokumen yang diperlukannya.
Dalam sistem temu kembali informasi ada dua pendekatan penelusuran yang
lazim digunakan yaitu “bahasa alamiah (natural language), dan kosa kata terkontrol yang sering juga disebut “contolled vocabulary” (Hasugian, 2003,7). Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem temu kembali
informasi. Banyak databse yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana
penelusuran eksperimen dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari kedua
pendekatan tersebut.
Sistem Temu Kembali Informasi didesain untuk menemukan dokumen atau
informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Salton dalam Janusaptari
(2006, 4) mengemukakan fungsi utama sistem temu kembali informasi sebagai
berikut:
1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat
masyarakat pengguna yang ditargetkan.
2. Menganalisi isi sumber informasi (dokumen)
3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang
memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.
4. Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat
5. Mempertemukan pertanyaan pencarian dengan data yang tersimpan dalam
basis data.
6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan.
7. Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang
diberikan oleh pengguna.
2.3 Grey Literature
2.3.1 Pengertian Grey Literature
Grey literature (literature abu-abu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau
dokumen-dokemen yang merupakan hasil kajian karya ilmiah, makalah seminar, terbitan
pemerintah. Berikut adalah beberapa defenisi grey literature yang dikemukakan oleh beberapa penulis. Grey literature adalah bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan buku untuk dijual (non-commercial printed materials); fisik luar (cover), pencetakan dan penjilidan sederhana; dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan
terbatas, misalnya prosiding, disertasi, bibliografi, laporan dan sebagainya (Adi 2008,
65)
Menurut Hirtle dalam Mason (2009, 1) menyatakan grey literature adalah :
The quasi-printed reports, unpublished but circulated papers, unpublished proceedings of conferences, printed programs from conferences, and the other non-unique material which seems to constitute the bulk of our modern manuscript collection.
Pendapat Hirtle di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah laporan dalam bentuk tercetak, tidak dipublikasikan namun dalam bentuk kertas beredar
seperti prosiding suatu konferensi, program tercetak dari konferensi dan bahan
non-unik lainnya yang digunakan untuk menyusun koleksi manuskrip modern.
Sedangkan menurut Virginia Institut of Marine Science (VIMS), pengertian
This term refers to papers, reports, technical notes or other documents produced and published by governmental agencies, academic institutions and other groups that are not distributed or indexed by commercial publishers.
Uraian di atas menerangkan bahwa grey literature adalah suatu istilah yang merujuk pada laporan, catatan penelitian, atau dokumen – dokumen yang merupakan
hasil atau terbitan badan pemerintah, institusi akademik dan kelompok lainnya yang
tidak didistribusikan atau diindeks oleh penerbit komersial.
Selain pendapat di atas, Reitz (2004, 68) dalam Dictionary for Library and
Information Science mendefenisikan grey literature sebagai :
Printed works such as reports, preprints, internal documents, Ph.D. dissertations, master’s theses, and conference proceedings, not readily available through regular market channels because they were never commercially published or listed or were poorly distributed.
Dari pendapat di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah hasil karya tercetak seperti laporan, preprints, dokumen internal, disertasi, tesis, dan prosiding
konferensi, yang tidak selalu tersedia di saluran pasar biasa karena karya tersebut
tidak diterbitkan secara komersial atau didaftar atau didistribusikan dengan buruk.
Berdasarkan uraian pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa grey literature
adalah suatu istilah yang digunakan untuk kumpulan bahan pustaka yang diterbitkan
oleh lembaga pemerintah, institusi akademik, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga
atau asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis,
disertasi, terbitan pemerintah, dan lain-lain yang dibuat untuk keperluan khusus atau
untuk kalangan terbatas sehingga tidak tersedia di pasaran secara komersial.
2.3.2 Jenis Dokumen Grey Literature
Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh di baca di tempat saja. Skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian dan pidato
Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa penelitian, survey dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, tesis dan disertasi ; buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang – undang, laporan – laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literature kelabu merupakan informasi yang dipilih dan orisinil, objektif dan mutakhir.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdikbud 2004, 55) disebutkan bahwa:
Literatur abu-abu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur abu-abu ini
wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan dari rektor.
Literatur abu-abu (grey literature) yang dimaksud adalah : 1. Skripsi, tesis, disertasi.
2. Makalah seminar, simposium, konferensi, dan sebagainya.
3. Laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
4. Laporan lain-lain, pidato pengukuhan, dan sebagainya.
5. Artikel yang dipublikasikan oleh media massa
6. Publikasi internal kampus
7. Majalah atau bulletin kampus
Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen literatur abu-abu
(grey literature) terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga atau
asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi,
2.4 Repository
Fenomena yang terjadi saat ini, masyarakat mulai gencar mencari informasi
melalui internet. Mudahnya akses ke berbagai sumber informasi melalui internet
mendorong perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi untuk
menyediakan informasi dalam bentuk elektronik yang bisa diakses melalui internet.
Repository adalah kumpulan file elektronik yang terdiri dari berbagai karangan ilmiah.
Dalam Mustaine (2008, 1) dinyatakan bahwa :
The word Repository can refer to a central place where data can be stored or maintained, the term Repository can also refer to a certain place which is specifically used to store digital data, it can refer to a site where e-prints are situated.Repository also means a place where many multiple databases or files are located which is later used for distribution over a specific network. It can also refer to a computer location which is directly accessible to the user without him searching or logging on to the entire network. In short, Repository means a place where anything is stored which can later be used again.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa istilah repository dapat mengacu pada tempat utama dimana data disimpan atau dirawat, suatu tempat tertentu yang secara
spesifik digunakan untuk menyimpan data digital, suatu tempat dimana koleksi e-print diletakkan.
Pendapat yang hampir sama mengenai repository juga dapat dilihat pada penyataan berikut :
A repository is a place where data or specimens are stored and maintained for future retrieval. A repository can be :
1. A place where data are stored
2. A place where specifically digital data are stored
3. A site where eprints are located
4. A place where multiple databases or files are located for distribution over a network
6. A place to store specimens, including serum or other biological fractions
7. A place where anything is stored for probable reuse.(Freedom 2007, 1) Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa repository adalah suatu tempat dimana data atau spesimen disimpan dan dipelihara untuk ditemukan kembali di masa
yang akan datang. Suatu repository dapat berupa : a) Tempat data disimpan.
b) Tempat data digital disimpan. c) Tempat e-print diletakkan.
d) Tempat beberapa file atau database diletakkan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan.
e) Penempatan komputer yang secara langsung memberi akses kepada pengguna tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan.
f) Tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lainnya.
g) Tempat sesuatu disimpan untuk kemungkinan digunakan kembali.
Repository juga dapat diartikan sebagai lokasi berbagai file atau database
ditempatkan yang kemudian digunakan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan
spesifik. Repository juga dapat mengacu pada penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pengguna tanpa dia harus mencari atau masuk dalam
keseluruhan jaringan. Singkatnya, repository berarti suatu tempat dimana segala sesuatunya disimpan untuk kemudian dapat digunakan kembali.
2.4.1 Tujuan Repository
Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi
informasi mereka. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan dan
temu kembali aset intelektualnya.
Adapun tujuan utama sebuah perpustakaan perguruan tinggi memiliki
repository menurut Jain dan Anurag (2008, 4) adalah :
a) to create global visibility for an institution’s scholarly research;
b) to collect content in a single location;
d) to store and preserve other institutional digital assets, including unplublished or otherwise easily lost (“grey”) literature (e.g. theses or technical reports).
Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa tujuan utama repository adalah sebagai berikut :
a) menciptakan visibilitas secara global untuk penelitian ilmiah sebuah lembaga pendidikan / institusi;
b) mengumpulkan konten / isi dalam satu lokasi;
c) memberikan akses terbuka untuk hasil penelitian institusional;
d) menyimpan dan melestarikan aset digital kelembagaan lainnya, termasuk literatur yang tidak dipublikasikan atau mudah hilang ("grey literature” misalnya tesis atau laporan teknis).
2.4.2 Fungsi Repository
Pada sebuah perpustakaan perguruan tinggi, materi yang tersimpan pada
repository dapat berupa artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak (preprint)
ataupun setelah dicetak (postprint), format digital dari skripsi / thesis / disertasi, dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti
dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya.
Menurut Wicaksono (2005, 5) fungsi repository adalah :
a. Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.
b. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan
Structured Knowledge Creation.
c. Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
Pendapat lain, fungsi dari repository, yaitu sebagai berikut : 1. Storage function ; The storage function stores data.
2. Information organization function ; The information organization function manages a repository of information described by an information schema and includes some or all of the following elements:
a. modifying and updating the information schema;
b. querying the repository, using a query language;
3. Relocation function; The relocation function manages a repository of locations for interfaces, including locations of management functions for the cluster supporting those interfaces.
4. Type repository function; The type repository function manages a repository of type specifications and type relationships. It has an interface for each type specification it stores.
5. Trading function; The trading function mediates advertisement and discovery of interfaces (Joaquin 1996, 1-3)
Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa fungsi utama repository adalah sebagai berikut :
1. Fungsi penyimpanan; menyimpan data
2. Fungsi organisasi informasi ; mengelola repository informasi yang dijelaskan dengan skema informasi yang mencakup beberapa unsur berikut :
a) Modifikasi dan pembaruan skema informasi;
b) Pemberian kata kuncirepository dengan menggunakan bahasa query;
c) Modifikasi dan pembaruan repository.
3. Fungsi relokasi ; mengelola lokasi repository untuk antarmuka, termasuk lokasi dari fungsi-fungsi manajemen yang mendukung.
4. Fungsi jenis repository; mengelola spesifikasi jenis repository dan tipe hubungan. 5. Fungsi perdagangan; menangani iklan dan penemuan antarmuka.
Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi repository adalah sebagai tempat menyimpan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi,
mengorganisasikan data dengan skema informasi, mengelola lokasi informasi untuk
antarmuka, sebagai sumber referensi bagi proses pembelajaran dan sebagai tempat
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian yang bersifat deskriptif. Menurut Arikunto
(2005, 234) penelitian deskriptif adalah “penelitian yang dimaksudkan untuk
mengumpulkan informasi mengenai status suatu gejala yang ada, yaitu gejala
menurut apa adanya pada saat penelitian dilakukan”.
Menurut Azwar (2004, 7) :
Penelitian deskriptif bertujuan untuk menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian ini berusaha menggambarkan situasi atau kejadian. Data yang dikumpulkan semata-mata bersifat deskriptif sehingga tidak bermaksud mencari penjelasan, menguji hipotesis, membuat prediksi maupun mempelajari implikasi.”
Penulis memakai penelitian ini dengan maksud prosedur penelitian yang
dihasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan
perilaku yang dapat diamati. Karena penelitian kualitatif tidak mengutamakan
besarnya populasi, tapi lebih mengutamakan kualitas data, sehingga analisis tentang
pengemasan informasi elektronik yang dihasilkan dari penelitian ini akan semakin
mendalam pemaparannya. Penggunaan metode deskriptif untuk memberikan
gambaran atau deskriptif mengenai Administrator dalam melaksanakan tugas
mengemas informasi kedalam bentuk elektronik.
3.2 Waktu dan Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di bagian RepositoryPerpustakaan Universitas HKBP Nommensen (UHN) Medan. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Juni-Juli
2014.
3.3 Unit Analisis Data
Unit analisis adalah subjek yang akan menjadi sasaran penelitian. Hasan
“objek atau nilai yang akan diteliti dalam populasi”. Berdasarkan pendapat tersebut
dapat diketahui bahwa unit analisis adalah objek yang akan diteliti, objek tersebut
dapat diklasifikasikan, dan merupakan benda ataupun manusia.
Jika dikaitkan dengan rumusan masalah penulis, maka unit analisis dari
penelitian ini adalah e-repositorypada Perpustakaan UHN Medan.
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Untuk penelitian ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai
berikut :
1. Observasi, yaitu suatu penelitian secara sistematis menggemukakan ucapan
indera manusia. Penulis memilih observasi partisipan. Observasi partisipan
melibatkan keikutsertaan peneliti dengan individu yang
diobservasi/komunitas. Observasi yang dilakukan mengadakan pengamatan
langsung dan ikutserta terlibat ke dalam kegiatan di bagian Repository
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen (UHN) Medan.
2. Wawancara, yaitu pengumpulan data dengan mewawancarai administrator
Repository UHN Medan.
3. Studi kepustakaan dan dokumentasi yaitu mengumpulkan data ilmiah dari
buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya.
3.5 Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan
data dalam melakukan suatu penelitian. Instrumen yang digunakan dalam
pengumpulan data pada penelitian ini adalah observasi partisipan, dimana penulis
bertindak sebagai observer. Penulis mengadakan pengamatan langsung dan ikut serta
dalam kegiatan penelitian.
3.6 Teknik Analisis Data
Analisis data merupakan upaya mencari data dan menata secara sistematis
catatan hasil obeservasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan pemahaman
lain. Dalam menganalisis data yang diperoleh dalam penelitian ini, maka penulis
menggunakan metode deskriptif, yaitu dengan menggunakan catatan observasi.
3.7 Keabsahan Data
Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis
menggunakan metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta
penjelasan lebih lanjut. Data diperoleh dengan mencari informasi lebih satu orang.
Triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan dan observasi
oleh penulis dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat dilapangan. Teknik
pengumpulam data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan sekunder.
Wawancara dan observasi dilakukan sebagai data primer yang berkaitan dengan
informasi yang di dapat dari kebijakan pihak perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen Medan dalam mengevaluasi pengolahan informasi elektronik
e-repository. Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah :
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dan
hasil observasi yang peneliti lakukan pada Universitas HKBP (UHN) Medan.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan
sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori yang telah
dijelaskan pada bab II akan digunakan untuk menguji hasil data yang
terkumpul.
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode
wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan
metode observasi yang di tunjang dengan metode wawancara serta studi
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Singkat dan Gambaran Umum Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Universitas HKBP Nommensen didirikan pada tanggal 7 Oktober 1954 di
Pematang Siantar. Nama Nommensen sendiri diambil dari seorang misionaris Jerman
yang datang ke tanah Batak. Pada awal berdirinya universitas ini mempunyai tiga
fakultas, yaitu : Fakultas Theologia, Fakultas Ekonomi, dan Fakultas Hukum.
Kemudian pada tahun 1955 Universitas HKBP Nommensen dipindahkan ke Medan
dan berlokasi di jalan Sutomo No. 4-A Medan atau sekarang yang lebih dikenal
dengan jalan Perintis Kemerdekaan. Sejalan dengan perkembangan dan kemajuan
pembangunan di Indonesia Universitas HKBP Nommensen mengalami kemajuan.
Perkembangan tersebut dapat dilihat pada tahun 1976 berdiri Fakultas Peternakan lalu
pada tahun 1984 berdiri Fakultas Pertanian kemudian pada tahun 1987 berdiri
Fakultas Kesenian.
Kemudian sejalan dengan perkembangannya maka pada tahun 1978 Fakultas
Theologia yang pada awalnya tergabung dalam Universitas Nommensen memisahkan
diri menjadi Pendidikan khusus Theologia. Setelah 4 (empat) tahun berdirinya
Universitas HKBP Nommensen maka tepatnya pada tahun 1958 dibangunlah
perpustakaan dengan koleksi buku yang masih minim. Kemudian seiring
bertambahnya tahun dan kemajuan perpustakaan juga berkembang dengan koleksi
yang cukup memadai sehingga dapat mendukung kurikulum universitas dan
memenuhi tuntutan mahasiswa dalam mencari sumber informasi pengetahuan yang di
butuhkan.
Dalam sejarah perkembangannya perpustakaan tersebut mengalami beberapa
pergantian kepemimpinan sebagai berikut :
1. Tahun 1962 s/d 1997, Kepala Perpustakaan dijabat oleh Bapak Drs. F.M
2. Tahun 1997 s/d 1999, Kepala Perpustakaan dijabat oleh Ibu Tiara K.
Pasaribu
3. Tahun 1999 s/d 2000, Kepala Perpustakaan dijabat oleh Bapak Drs.
Nalom Siagian
4. Tahun 2000 s/d 2008, Kepala Perpustakaan dijabat oleh Ibu Dra. Santi H.
Sitorus
5. Tahun 2008 s/d sekarang, Kepala Perpustakaan dijabat oleh Ibu Tiarma P.
Siagian
Kemudian sejak tahun 2008 Sistem layanan Perpustakaan berubah dari sistem
layanan tertutup menjadi sistem layanan terbuka. Dan pada bulan Desember tahun
2011, Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen mengadakan seminar nasional
yang bertajuk “Repository”, yang merupakan seminar Perpustakaan yang pertama
kali diselenggarakan oleh Lembaga Swasta di Sumatera Utara.
Perkembangan Perpustakaan tersebut sebagai Perpustakaan kampus sangatlah
membanggakan, hal ini dapat dilihat dari berbagai prestasi yang diraih. Prestasi
tersebut antara lain pada tahun 1991 Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
meraih juara I dalam ajang lomba Perpustakaan Perguruan Tinggi Sumatera Utara
dan juara harapan II tingkat nasional. Pada tahun 2001 kembali menjadi juara I
Perpustakaan Tinggi swasta terbaik tingkat Propinsi Sumatera Utara.
4.1.1 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi dapat didefenisikan sebagai mekanisme-mekanisme
formal organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan
perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian atau posisi
maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung
jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen menganut bentuk line (garis). Adapun struktur organisasi Perpustakaan
Gambar 1 : Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
Medan
Sumber: Buku Panduan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen (2012)
4.1.2 Visi
Sesuai dengan Renstra 2003-2008 dan Program Pengembangan Perpustakaan
Universitas HKBP Nommensen Medan tahun 2006-2012, maka Visi Perpustakaan
Universitas HKBP Nommensen adalah "Menjadi Perguruan Tinggi terbaik dan
terkemuka di Indonesia dalam pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian
masyarakat untuk menghasilkan sumber daya manusia bermutu, beriman, berakhlak,
yang tanggap terhadap tantangan lokal dan global". Kepala
Perpustakaan
Wakil kepala perpustakaan
Sistem Informasi dan Database
Pelayanan Perpustakaan
Administrasi Perpustakaan
Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka
Layanan Referensi dan Terbitan Berkala
4.1.3 Misi
Misi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan sebagai
jabarannya, difokuskan kepada dua pilar utama yaitu :
1. Menggunakan cara-cara inovatif dan kreatif dalam pelayanan dengan
memberikan kesempatan luas bagi berkembangnya inspirasi, inisiatif dan
partisipasi civitas academicanya.
2. Menyediakan informasi yang tepat bagi pengguna perpustakaan Universitas
HKBP Nommensen demi tercapainya fungsi Perguruan Tinggi.
4.1.4 Tujuan
1. Menyediakan fasilitas informasi untuk mendukung fungsi pendidikan di
Universitas HKBP Nommensen Medan.
2. Menyeimbangkan pelayanan di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat pengguna.
3. Meningkatkan taraf hidup dan memperkaya khasana budaya nasional.
4. Meningkatkan kemampuan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara
efektif.
4.1.5 Sumber Daya Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki beberapa
jumlah tenaga kerja yang mempunyai latar belakang pendidikan yang berbeda-beda
dimana jumlah tenaga kerja pada bagian Pengadaan dan Pengolahan bahan pustaka
pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
Untuk meningkatkan mutu dan kualitas kerja, tenaga kerja Perpustakaan
Universitas HKBP Nommensen mengikuti berbagai jenis pelatihan antara lain yaitu :
a. Manajemen Perpustakaan (Kepemimpinan)
b. Sistem Informasi Perpustakaan
c. Penyetaraan Perpustakaan
4.1.6 Koleksi Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Koleksi Perpustakaan adalah seluruh koleksi bahan pustaka yang dihimpun di
dalam perpustakaan dan ditujukan untuk digunakan oleh pemakai perpustakaan.
Adapun koleksi bahan pustaka yang terdapat di Perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen Medan adalah terdiri dari :
a. Buku (monograf)
Yaitu setiap terbitan yang bukan terbitan berkala seperti buku teks. Koleksi ini
hampir terdapat di semua ruang layanan Perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen dan merupakan koleksi yang paling banyak jumlahnya yaitu sebanyak
25.878 judul (40.634 eksemplar)
b. Majalah/Jurnal
Yaitu terbitan berseri yang memuat berita, transaksi dan laporan dari suatu karya
yang di lakukan dalam suatu bidang tertentu. Biasanya majalah ini terdiri dari
majalah ilmiah, semi ilmiah, dan populer. Pada Perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen Medan koleksi majalah yang dimiliki hanya 8 judul masih berstatus
berlangganan sedangkan jurnal sebanyak 10 judul dan masih berstatus berlangganan
juga, CDR sebanyak 567 keping.
4.1.6.1 Jenis Koleksi - Koleksi Umum
Adalah buku-buku dalam semua bidang ilmu dengan sistem pelayanan
terbuka (open access) yang dapat dipinjam untuk dibawa keluar perpustakaan.
- Koleksi Referensi
Adalah koleksi rujukan yang memuat informasi ringkas tentang suaru hal,
yang didesain untuk dikonsultasikan atau diacu dari masa ke masa untuk
mencari informasi khusus seperti kamus, ensiklopedia, buku pegangan dan
peraturan pemerintah. Koleksi ini hanya dibaca diruang Referensi.
Adalah koleksi tercetak yang diterbitkan secara berkala seperti Koran,
majalah, dan Jurnal. Laporan tahunan, proseding dan transaction. Koleksi ini
tidak dipinjam keluar perpustakaan.
- Koleksi Langka
Adalah koleksi bahan pustaka yang langka seperti koleksi Pusat Dokumentasi
dan Budaya Batak.
- E-Journal
Adalah Koleksi jurnal elektronik, Perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen bekerjasama dengan Dikti. Database yang dilanggan oleh Dikti
adalah sebagai berikut:
1. Proquest
Meliputi bidang ilmu : MIPA/Sciences, Sosial, Pertanian. Dapat di akses
melalui URL: www.proquest.com/pqdweb. Atau melalui new interface di
URL: search.proquest.co
2. Cengage
Meliputi bidang ilmu : Seni, Teknik, Agama/Humaniora dan Pendidikan.
Dapat di akses melalui URL: infotrac.galegroup.com/itweb
3. EBSCO
Meliputi bidang ilmu : Ekonomi, Kesehatan. Dapat diakses melalui URL:
search.epnet.com
4.1.7 Keanggotaan Pengguna Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan selalu memberikan
pelayanan yang terbaik bagi penggunanya yaitu mahasiswa, dosen dan pegawai
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen. Kepuasan pengguna perpustakaan
merupakan suatu keberhasilan bagi perpustakaan dalam menjalankan tugasnya
1. Jam Kunjung
Senin – Selasa : Pukul 07.45 – 18.30 WIB
Rabu – Kamis : Pukul 07.45 – 18.30 WIB
Jum’at : Pukul 07.45 – 17.30 WIB
Sabtu : Pukul 07.45 – 12.00 WIB
2. Pendaftaran Anggota
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen terbuka bagi mahasiswa yang
ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan. Syarat-syarat untuk
menjadi anggota perpustakaan yaitu :
a. Terdaftar sebagai dosen Universitas HKBP Nommensen atau mahasiswa
tetap dan bukan alumni.
b. Mengisi Formulir Pendaftaran Anggota
- Nama Lengkap
- Alamat
- Tlpn. Rumah
- Status
- Fakultas
- Tanda Tangan
c. Menunjukkan KTM dan kwitansi bukti pembayaran uang kuliah
d. Menyerahkan photo terbaru ukuran 3 x 4
3. Peraturan atau Sanksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen memiliki
peraturan dan sanksi yang harus dipatuhi oleh setiap anggota Perpustakaan
antara lain :
a. Jangka waktu peminjaman buku yaitu 1 minggu
b. Kerusakan atau kehilangan buku harus diganti dengan buku sejenis atau
seharga buku yang rusak atau yang hilang tersebut
c. Terlambat mengembalikan buku dikenakan denda sebesar Rp. 1000,00 per
4.1.8 Jenis Layanan a. Layanan sirkulasi
Pelayanan sirkulasi adalah melayani semua transaksi termasuk pinjaman,
perpanjangan, dan pengembalian buku.
b. Layanan Referensi
Pelayanan ini membantu dalam menemukan informasi dengan menggunakan
koleksi referensi untuk keperluan konsultasi, seperti kamus, ensiklopedia,
peraturan Pemerintah dan lain-lain. Koleksi ini tidak dapat dipinjam, hanya
dibaca diruangan.
c. Layanan Pinjam Singkat (KPS)
Pelayanan ini diperuntukkan bagi mahasiswa yang mengikuti bimbingan
skripsi, dapat meminjam buku sampai 20 eksemplar dalam tempo 1 (satu) hari
saja, untuk pembuktian daftar pustaka. Sedangkan untuk koleksi buku langka
hanya dapat meminjam 2 eksemplar untuk tempo 2 (dua) hari.
d. Layanan Akses Digital (Internet)
Pelayanan ini member jasa bantuan penelusuran informasi dan pengetahuan
secara online antara lain penelusuran artikel jurnal dan sumber daya lainnya
yang tersedia melalui internet.
e. Layanan Pendidikan Pengguna
Pelayanan ini bertujuan membantu pengguna untuk dapat memanfaatkan
setiap layanan dan fasilitas yang tersedia di Perpustakaan disamping untuk
membantu mencari bahan yang diperlukan oleh pengguna seperti penelusuran
informasi serta pemanfaatan koleksi. Bimbingan dan pengenalan
Perpustakaan dilaksanakan pada penyambutan mahasiswa baru.
f. Layanan Fotocopy
Layanan ini bertujuan untuk memudahkan pengguna untuk memfotocopy
bahan yang tidak boleh dipinjam keluar, tetapi mahasiswa dilarang
4.1.9 Kerjasama antar Perpustakaan
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen, menjalin kerjasama dengan
beberapa Perpustakaan yang ada diseluruh Indonesia, antara lain:
1. Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
2. Perpustakaan Universitas Dharma Agung
3. InCU-VL (Indonesian Christian Universities-Virtual Library)
Yang merupakan anggota dari BK-PTKI (Badan Kerjasama Perguruan Tinggi
Kristen di Indonesia) dengan cara berjejaring jarak jauh, BKPTKI telah
menghasilkan capaian antara lain:
a. Direktori profil anggota BKPTKI
b. Peningkatan kualitas SDM melalui seminar, pelatihan, magang, dll.
c. Situs Web InCU-VL (http:incuvl.petra.ac.id)
d. MailingLis InCU-VL (InCU-VL@yahoogroups.com)
e. Software otomasi perpustakaan (New Spektra)
f. Melanggan Proquest (Online Journal Database) secara konsorsium
bersama A(Asosiasi Perguruan Tinggi Katolik di Indonesia).
4.2 Pengolahan Repository
Pengolahan informasi elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki
perbedaan dengan pengolahan dokumen tercetak. Proses pengolahan informasi
elektronik repository di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen melewati beberapa tahapan yang meliputi proses pemilihan atau seleksi, proses input yang
meliputi proses konversi, proses editing, dan penyimpanan (storage), dan yang terakhir Proses upload (retrieval) dokumen. Pengolahan informasi yang baik dan yang terstruktur adalah bekal paling penting dalam pembangunan sistem
perpustakaan digital (digital library).
4.2.1 Proses Pemilihan Dokumen dan Seleksi Dokumen
Pemilihan dokumen yang akan diolah yaitu langkah pertama yang dilakukan
mahasiswa/i yang telah wisuda dan file dokumen dari para dosen yang berupa karya
ilmiah. Dokumen yang dimasukkan adalah skripsi dan karya ilmiah dosen berupa
Compact Disk (CD). Tetapi ada juga karya ilmiah dari dosen dibuat atau disimpan di dalam flashdisk yang sudah di ubah oleh dosen itu sendiri, jadi administrator
repository UHN hanya tinggal memasukkan saja file pdf nya ke dalam web repository
UHN Medan.
Langkah kedua yaitu menyeleksi setiap setiap Compact Disk (CD) yang berisikan skripsi dan karya ilmiah dosen. Tetapi jika dalam Compact Disk (CD) tersebut ada kekurangan-kekurangan ataupun ada yang tidak memenuhi persyaratan
dalam pemberian skripsi dan karya ilmiah, maka administrator mengambil keputusan
yakni mengembalikan CD yang berisi skripsi dan karya ilmiah nya untuk diperbaiki
Pelaksana Proses
mahasiswa
pegawai bag. Pelayanan referensi
pegawai bag. Pelayanan referensi
tidak
pegawai bag. Pengolahan
ya
Gambar 2. Alur Penyerahan dan Pemilihan/Seleksi Dokumen karya ilmiah Mulai
Memberikan skripsi & softcopy dalambentuk Compact Disk(CD)
Menerima skripsi softcopy & dalam bentuk CD
Memberikan softcopy skripsike bagian pengolahan
Memilih dokumen CD yang memenuhisyarat
Dokumen CD di proses lebih lanjut ke entrydata
4.2.2 Proses Entry Data ke dalam Database
Dokumen-dokumen yang telah dipilih dan diseleksi selanjutnya akan di proses
lebih lanjut yaitu:
1. Konversi
Memasukkan Compact Disk (CD) ke komputer. Setelah itu administrator mengcopy file dokumen skripi atau karya ilmiah dosen tersebut. Setelah di
copy, file tersebut di simpan di folder komputer nya dan folder tersebut diberi
nama sesuai dengan nama mahasiswa/i yang ada di dalam file skripsi tersebut.
Sehingga pada saat mencari folder tersebut, administrator nya mudah atau
gampang mencari folder nya. Sesudah dicopy, CD yang di masukkan ke
komputer tadi sudah bisa dikeluarkan kembali. Begitu seterusnya ke CD
skripsi yang lainnya. File skripsi yang berbentuk doc yang sudah di copy dan
simpan dalam folder tersebut di buka lagi, selanjutnya akan diproses
pemecahan file/mengkonversi file doc ke pdf. Dari file non-elektronik ke
bentuk elektronik.
2. Editing
Membagi file menjadi 2 bagian yaitu Bab 1-2 dan Full Text:
Langkah pertama, sebelumnya administrator memblok halaman yang
berisikan Bab1 dan Bab 2 file yang berbentuk doc, dan disimpan di tempat
folder yang sama dan diberi nama Bab 1 & 2. Jadi setelah itu baru
administrator mengkonversi atau memecahkan file Bab 1 dan Bab 2yang
masih berbentuk format doc tersebut yang sudah disimpan tadi untuk
dikonversi ke dalam bentuk pdf. Sesudah Bab 1 dan bab 2 tersebut sudah
dikonversi ke dalam bentuk pdf, maka file pdf nya akan disimpan ke dalam
folder awal tadi yang berisikan nama mahasiswa/i tersebut dan diberi nama
Bab 1,2 pdf.
Langkah kedua, sama seperti langkah pertama tadi, namun administratornya
mengkoversi semua isi file skripsi atau karya ilmiah tersebut. Administrator
pdf. Setelah diubah dari file doc kebentuk pdf, maka file yang berbentuk pdf tersebut akan disimpan ke dalam folder awal tadi dan di beri nama file Full Textpdf. Begitu seterusnya untuk Compact Disk(CD) yang lainnya.
3. Penyimpanan/Storage
Setiap file-file skripsi yang sudah dipecahkan atau yang sudah di konversi
dari bentuk Word (doc) ke dalam bentuk Portable Document Format (pdf), dan sudah diedit, akan disimpan ke dalam folder baru yang diberi nama
“skripsi” dan di dalam nya berisikan “Bab 1, Bab 2 dan Full Text”. Itu dilakukan agar mempermudah administrator dalam mencari folder tersebut
Pelaksana Proses
Bagian pengolahan
Gambar 3. Flow Diagram Sintesa Karya Ilmiah (Skripsi) Perpustakaan UHN Medan mulai
Konversi file ke bentuk Portable Document Format
(pdf)
Memilah file menjadi beberapa bagian: abstrak,
Bab 1-2 dan Full Text
Membuat metadata file ke dalam
database
4.2.3 Proses Upload Karya Ilmiah
Setelah dan sesudah semua file-file dokumen dari Compact Disk(CD) yang sudah di ubah dari bentuk docke bentuk pdf, atau dari non-elektronik ke bentuk elektronik maka selanjutnya file tersebut akan diupload ke dalam web repository yakni (perpustakaan.nommensen-id.org) Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Administrator membuka situs web repository UHN Medan. setelah terbuka akan muncul login form administrator, yang berisikan
password dan NIM, di mana yang tahu password dan NIM nya hanya
administrator tersebut. untuk itu administrator akan mengetik password dan
NIM nya supaya terbuka Sistem Perpustakaan Online UHN Medan.
Gambar 4. Tampilan Form Login Perpustakaan UHN Medan
Gambar 5. Tampilan Awal Sistem Perpustakaan Online UHN Medan
3. Administrator mengetik bagian yang bertuliskan skripsi untuk memasukkan
file skripsi mahasiswa/i yang sudah di proses sebelumnya ke dalam web
