BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Informasi Elektronik
Informasi elektronik adalah salah satu dari sumber daya informasi dalam format elektronik. “Dewasa ini terjadi perubahan dalam pengelolaan sumber daya informasi di perpustakaan. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based) yang selama ini menjadi primadona perpustakaan tradisional sekarang telah banyak tersedia dalam format elektronik. Sumber daya informasi elektronik ini menawarkan cara yang berbeda dalam penyimpanan dan menemubalikkan informasi dibandingkan dengan sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based)”. (Hasugian 2008, 12)
Brophy (2000, 5), menyatakan sumber daya informasi elektronik adalah “every document in electronic form which needs special equipment to be used. Electronic resources include digital documents, electronic serials, databases, patents in electronic form and networked audiovisual documents”.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa sumber daya informasi elektronik adalah setiap dokumen dalam bentuk elektronik yang membutuhkan peralatan khusus untuk menggunakannya yang meliputi dokumen digital, terbitan berseri elektronik, database (pangkalan data), hak paten dalam format elektronik dan dokumen jaringan kerja audiovisual.
Dalam Pasal 1 Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik tahun 2008 dicantumkan di antaranya definisi informasi elektronik. Berikut kutipannya :
Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Electronic Data Interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti.
Dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik Pasal 4 menyebutkan bahwa Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:
a) mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia;
b) mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat; meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;
c) membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab;
d) dan memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.
2.2 Pengolahan Informasi Elektronik
Pengolahan informasi elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengolahan dokumen tercetak. Proses pengolahan informasi elektronik melewati beberapa tahapan yang meliputi proses digitalisasi, penyimpanan, dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengolahan informasi yang baik dan yang terstruktur adalah bekal paling penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library).
2.2.1 Proses Digitalisasi Dokumen
Proses digitalisasi dokumen merupakan suatu proses perubahan dari dokumen tercetak ke dalam dokumen elektronik. Dalam Bambooweb Dictionary (2007,1) dinyatakan bahwa “digitizing or digitization is a process or turning an analog signal into a digital representation of that signal”.
Selain pendapat di atas, dalam Business Dictionary (2008,1) dinyatakan bahwa digitalisasi adalah “integration of digital technologies into everyday life by the digitization of everything that can be digitized”.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan meng-digitasi segala sesuatu yang dapat di digitasi.
Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi adalah suatu proses pemberian atau pemakaian sistem digital.
Proses digitalisasi ini dapat bertujuan untuk pendidikan, penyebaran ilmu pengetahuan maupun tujuan konservasi, yaitu melestarikan peninggalan bersejarah dari bangsa kita. Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tulis maupun karya seni tanpa dibatasi ruang dan waktu, lebih
menghemat tempat penyimpanan, serta dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu yang bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk grey literature.
Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Mesin lain yang kapasitas nya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, Karena setiap kata di dalam abstrak akan di indeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali . Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halam karya akhir Karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun dengan tekhnologi hardisk yang semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3 tahap yaitu scanning, yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke dalam bentuk digital. Editing, yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink. Dan uploading yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library.
2.2.2 Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi dapat menggunakan UDC (Universal Dewey Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classification) yang banyak digunakan
perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.
Connoly dan Begg dalam Wahono (2006, 4) menyatakan bahwa “ada dua dalam pendekatan proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file basis approach) dan pendekatan basis data (database approach)”.
Kedua pendekatan tersebut dapat dilihat dalam tabel di bawah ini:
Tabel 1. Perbedaan antara File Base Approach dan Database Approach
FileBase Approach Database Approach
Data Duplication Data sharing and no duplication
Data Dependence Data independence
Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex
Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan.
2.2.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen
Pencarian adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam perpustakaan. Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa yang diinginkan maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah disimpan.
Salton dalam Janusaptari (2006, 2) menyatakan bahwa secara sederhana temu kembali informasi merupakan:
Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record
yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam sebuah media penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan record informasi bibliografi maupun data lainnya.
Selain pendapat di atas, Rachmansyah (2008, 1) mengemukakan bahwa temu kembali informasi (information retrieval) adalah:
Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau hipertext database yang terdapat pada network seperti internet World Wide Web atau intranet, untuk teks, suara, gambar, atau data.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa temu kembali adalah proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk mendefenisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.
yang jawabannya adalah himpunan dokumen atau mengandung informasi yang
diperlukan yang diekspresikan melalui pertanyaan user. User bisa saja memperoleh
dokumen-dokumen yang diperlukannya dengan membaca semua dokumen dalam
tempat penyimpanan, menyimpan dokumen-dokumen yang relevan dan membuang
dokumen lainnya. Hal ini merupakan perfect retrieval, tetapi solusi ini tidak praktis.
Karen user tidak memiliki waktu atau tidak ingin menghabiskan waktunya untuk
membaca seluruh koleksi dokumen, terlepas dari kenyataan bahwa secara fisik user
tidak mungkin dapat melakukannya. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem temu
kembali informasi (information retrieval system) untuk membantu user menemukan
dokumen yang diperlukannya.
Dalam sistem temu kembali informasi ada dua pendekatan penelusuran yang
lazim digunakan yaitu “bahasa alamiah (natural language), dan kosa kata terkontrol
yang sering juga disebut “contolled vocabulary” (Hasugian, 2003,7). Kedua
pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem temu kembali
informasi. Banyak databse yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana
penelusuran eksperimen dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari kedua
pendekatan tersebut.
Sistem Temu Kembali Informasi didesain untuk menemukan dokumen atau
informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Salton dalam Janusaptari
(2006, 4) mengemukakan fungsi utama sistem temu kembali informasi sebagai
berikut:
1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat
masyarakat pengguna yang ditargetkan.
2. Menganalisi isi sumber informasi (dokumen)
3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang
memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.
4. Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu
yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat
5. Mempertemukan pertanyaan pencarian dengan data yang tersimpan dalam
basis data.
6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan.
7. Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang
diberikan oleh pengguna.
2.3 Grey Literature
2.3.1 Pengertian Grey Literature
Grey literature (literature abu-abu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau
dokumen-dokemen yang merupakan hasil kajian karya ilmiah, makalah seminar, terbitan
pemerintah. Berikut adalah beberapa defenisi grey literature yang dikemukakan oleh beberapa penulis. Grey literature adalah bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan
buku untuk dijual (non-commercial printed materials); fisik luar (cover), pencetakan
dan penjilidan sederhana; dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan
terbatas, misalnya prosiding, disertasi, bibliografi, laporan dan sebagainya (Adi 2008,
65)
Menurut Hirtle dalam Mason (2009, 1) menyatakan grey literature adalah :
The quasi-printed reports, unpublished but circulated papers, unpublished proceedings of conferences, printed programs from conferences, and the other non-unique material which seems to constitute the bulk of our modern manuscript collection.
Pendapat Hirtle di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah laporan dalam bentuk tercetak, tidak dipublikasikan namun dalam bentuk kertas beredar
seperti prosiding suatu konferensi, program tercetak dari konferensi dan bahan
non-unik lainnya yang digunakan untuk menyusun koleksi manuskrip modern.
This term refers to papers, reports, technical notes or other documents produced and published by governmental agencies, academic institutions and other groups that are not distributed or indexed by commercial publishers.
Uraian di atas menerangkan bahwa grey literature adalah suatu istilah yang merujuk pada laporan, catatan penelitian, atau dokumen – dokumen yang merupakan
hasil atau terbitan badan pemerintah, institusi akademik dan kelompok lainnya yang
tidak didistribusikan atau diindeks oleh penerbit komersial.
Selain pendapat di atas, Reitz (2004, 68) dalam Dictionary for Library and
Information Science mendefenisikan grey literature sebagai :
Printed works such as reports, preprints, internal documents, Ph.D. dissertations, master’s theses, and conference proceedings, not readily available through regular market channels because they were never commercially published or listed or were poorly distributed.
Dari pendapat di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah hasil karya
tercetak seperti laporan, preprints, dokumen internal, disertasi, tesis, dan prosiding
konferensi, yang tidak selalu tersedia di saluran pasar biasa karena karya tersebut
tidak diterbitkan secara komersial atau didaftar atau didistribusikan dengan buruk.
Berdasarkan uraian pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa grey literature
adalah suatu istilah yang digunakan untuk kumpulan bahan pustaka yang diterbitkan
oleh lembaga pemerintah, institusi akademik, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga
atau asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis,
disertasi, terbitan pemerintah, dan lain-lain yang dibuat untuk keperluan khusus atau
untuk kalangan terbatas sehingga tidak tersedia di pasaran secara komersial.
2.3.2 Jenis Dokumen Grey Literature
Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh di baca di tempat saja. Skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian dan pidato
Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa penelitian, survey dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, tesis dan disertasi ; buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang – undang, laporan – laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literature kelabu merupakan informasi yang dipilih dan orisinil, objektif dan mutakhir.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdikbud 2004, 55) disebutkan bahwa:
Literatur abu-abu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non
ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur abu-abu ini
wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan dari rektor.
Literatur abu-abu (grey literature) yang dimaksud adalah :
1. Skripsi, tesis, disertasi.
2. Makalah seminar, simposium, konferensi, dan sebagainya.
3. Laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
4. Laporan lain-lain, pidato pengukuhan, dan sebagainya.
5. Artikel yang dipublikasikan oleh media massa
6. Publikasi internal kampus
7. Majalah atau bulletin kampus
Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen literatur abu-abu
(grey literature) terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu
institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga atau
asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi,
2.4 Repository
Fenomena yang terjadi saat ini, masyarakat mulai gencar mencari informasi
melalui internet. Mudahnya akses ke berbagai sumber informasi melalui internet
mendorong perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi untuk
menyediakan informasi dalam bentuk elektronik yang bisa diakses melalui internet.
Repository adalah kumpulan file elektronik yang terdiri dari berbagai karangan
ilmiah.
Dalam Mustaine (2008, 1) dinyatakan bahwa :
The word Repository can refer to a central place where data can be stored or maintained, the term Repository can also refer to a certain place which is specifically used to store digital data, it can refer to a site where e-prints are situated.Repository also means a place where many multiple databases or files are located which is later used for distribution over a specific network. It can also refer to a computer location which is directly accessible to the user without him searching or logging on to the entire network. In short, Repository means a place where anything is stored which can later be used again.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa istilah repository dapat mengacu pada
tempat utama dimana data disimpan atau dirawat, suatu tempat tertentu yang secara
spesifik digunakan untuk menyimpan data digital, suatu tempat dimana koleksi
e-print diletakkan.
Pendapat yang hampir sama mengenai repository juga dapat dilihat pada
penyataan berikut :
A repository is a place where data or specimens are stored and maintained
for future retrieval. A repository can be :
1. A place where data are stored
2. A place where specifically digital data are stored 3. A site where eprints are located
4. A place where multiple databases or files are located for distribution over a network
6. A place to store specimens, including serum or other biological fractions 7. A place where anything is stored for probable reuse.(Freedom 2007, 1)
Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa repository adalah suatu tempat
dimana data atau spesimen disimpan dan dipelihara untuk ditemukan kembali di masa
yang akan datang. Suatu repository dapat berupa :
a) Tempat data disimpan.
b) Tempat data digital disimpan. c) Tempat e-print diletakkan.
d) Tempat beberapa file atau database diletakkan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan.
e) Penempatan komputer yang secara langsung memberi akses kepada pengguna tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan.
f) Tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lainnya.
g) Tempat sesuatu disimpan untuk kemungkinan digunakan kembali.
Repository juga dapat diartikan sebagai lokasi berbagai file atau database
ditempatkan yang kemudian digunakan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan
spesifik. Repository juga dapat mengacu pada penempatan komputer yang secara
langsung dapat diakses pengguna tanpa dia harus mencari atau masuk dalam
keseluruhan jaringan. Singkatnya, repository berarti suatu tempat dimana segala
sesuatunya disimpan untuk kemudian dapat digunakan kembali.
2.4.1 Tujuan Repository
Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang
membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi
informasi mereka. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan
yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan dan
temu kembali aset intelektualnya.
Adapun tujuan utama sebuah perpustakaan perguruan tinggi memiliki
repository menurut Jain dan Anurag (2008, 4) adalah :
a) to create global visibility for an institution’s scholarly research; b) to collect content in a single location;
d) to store and preserve other institutional digital assets, including unplublished or otherwise easily lost (“grey”) literature (e.g. theses or technical reports).
Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa tujuan utama repository adalah sebagai
berikut :
a) menciptakan visibilitas secara global untuk penelitian ilmiah sebuah lembaga pendidikan / institusi;
b) mengumpulkan konten / isi dalam satu lokasi;
c) memberikan akses terbuka untuk hasil penelitian institusional;
d) menyimpan dan melestarikan aset digital kelembagaan lainnya, termasuk literatur yang tidak dipublikasikan atau mudah hilang ("grey literature” misalnya tesis atau laporan teknis).
2.4.2 Fungsi Repository
Pada sebuah perpustakaan perguruan tinggi, materi yang tersimpan pada
repository dapat berupa artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak (preprint)
ataupun setelah dicetak (postprint), format digital dari skripsi / thesis / disertasi, dan
juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti
dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya.
Menurut Wicaksono (2005, 5) fungsi repository adalah :
a. Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.
b. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
c. Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
Pendapat lain, fungsi dari repository, yaitu sebagai berikut :
1. Storage function ; The storage function stores data.
2. Information organization function ; The information organization function manages a repository of information described by an information schema and includes some or all of the following elements:
3. Relocation function; The relocation function manages a repository of locations for interfaces, including locations of management functions for the cluster supporting those interfaces.
4. Type repository function; The type repository function manages a repository of type specifications and type relationships. It has an interface for each type specification it stores.
5. Trading function; The trading function mediates advertisement and discovery of interfaces (Joaquin 1996, 1-3)
Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa fungsi utama repository adalah
sebagai berikut :
1. Fungsi penyimpanan; menyimpan data
2. Fungsi organisasi informasi ; mengelola repository informasi yang dijelaskan
dengan skema informasi yang mencakup beberapa unsur berikut :
a) Modifikasi dan pembaruan skema informasi;
b) Pemberian kata kuncirepository dengan menggunakan bahasa query; c) Modifikasi dan pembaruan repository.
3. Fungsi relokasi ; mengelola lokasi repository untuk antarmuka, termasuk lokasi
dari fungsi-fungsi manajemen yang mendukung.
4. Fungsi jenis repository; mengelola spesifikasi jenis repository dan tipe hubungan.
5. Fungsi perdagangan; menangani iklan dan penemuan antarmuka.
Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi repository adalah
sebagai tempat menyimpan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi,
mengorganisasikan data dengan skema informasi, mengelola lokasi informasi untuk
antarmuka, sebagai sumber referensi bagi proses pembelajaran dan sebagai tempat
