PROPOSAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

(1)

PROPOSAL

DOCUMENT

MANAGEMENT

(2)

1 PROPOSAL

Document Management System

PROPOSAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

1 LATAR BELAKANG

Pengertian Teknologi Informasi (TI) adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi (Martin, 1999). Semua bidang membutuhkan teknologi informasi, baik hukum, ekonomi, perbankan, kesehatan, dan sebagainya.

Penerapan Teknologi Informasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dapat menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Document Management System (DMS). DMS adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dokumen dalam perusahaan sehingga dapat memenuhi tujuan efektifitas dan efisiensi suatu perusahaan.

Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan IT haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan IT mampu meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan IT dibutuhkan orang yang handal yang dapat berjalan dengan baik. Ada 4 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:

1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping

telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi

(3)

2 PROPOSAL

manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran

yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai penyedia dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah tambahan informasi bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya.

4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure.

Dalam era organisasi modern dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

Perkembangan teknologi 10 tahun terakhir ini berkembang sangat pesat sehingga mendorong terjadinya inovasi-inovasi teknologi agar laju bisnis semakin berkembang (growth) dan bertahan (sustain) dalam menghadapi iklim yang sangat dinamis. Media teknologi yang dahulunya hanya bisa di akses dari media PC berbasis desktop sekarang mulai bergeser seiring terus berkembangnya media teknologi yang lain salah satunya aplikasi berbasis web yang lebih dinamis, luas, mudah di akses. Sehingga kebutuhan akan informasi menjadi lebih dapat di jangkau secara cepat dan efisien.

Dalam dunia modern peranan arsip menjadi sangat penting dan mempunyai nilai guna sangat tinggi, maka diperlukan pelayanan informasi yang cepat dan akurat. Pada lembaga pemerintahan dan badan usaha, informasi dan komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting sebagai sumber informasi. Maka arsip harus disimpan dan di pelihara untuk generasi yang akan datang agar dapat mengetahui perkembangan kehidupan bangsa dan penyelenggaraan tata kerja secara teratur dan cepat, dengan data yang dapat dipertanggung-jawabkan.

Masalah yang sering dihadapi oleh banyak organisasi di dalam mengelola arsip adalah masih terbatasnya SDM yang profesional dalam mengelola arsip dan penerapan sistem kearsipan yang disesuaikan dengan kemajuan teknologi informasi.

(4)

3 PROPOSAL

Pengaruh globalisasi terutama di bidang teknologi informasi menuntut akselerasi dalam pengelolaan kearsipan. Pengelolaan kearsipan yang tidak bisa mengikuti kemajuan Teknologi informasi akan menjadi penghambat kemajuan suatu instansi. Proses aktivitas terutama dibidang administrasi akan menjadi lambat, penemuan data menjadi lambat, akibat terparah adalah proses pengambilan keputusan menjadi terlambat, ini adalah masalah. Oleh karena itu untuk mengikuti percepatan perubahan sebagai dampak kemajuan teknologi informasi, perlu disiapkan satu mekanisme dan sistem kearsipan yang mampu dan kompatibel dalam percepatan teknologi informasi. Adanya teknologi informasi memungkinkan dikembangkannya berbagai perangkat lunak penunjang bisnis suatu perusahaan yang membantu dalam percepatan dan efisiensi lini lini proses bisnis perusahaan tersebut. Document

Management System (DMS) merupakan salah satu bentuk implementasi yang

diharapkan mampu mempermudah pegawai dalam melakukan pembaharuan dokumen-dokumen kepegawaian mereka dan juga mempermudah bagian SDM dalam pengelolaan dokumen kepegawaian tersebut.

2 MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud

Tujuan dari pembangunan aplikasi DMS ini adalah menjawab kebutuhan perusahaan dalam efisiensi dan percepatan dalam pengelolaan dokumen pegawai.

Tujuan

1. Mengembangkan sebuah aplikasi berbasis web untuk pengelolaan dokumen pegawai.

2. Melakukan proses perpindahan data (migrasi) dari aplikasi yang lama (Alchemy Server).

3. Mengembangkan aplikasi DMS yang terintegrasi dengan Aplikasi Oracle Human Resources Management System (HRMS)

(5)

4 PROPOSAL

3 RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Ruang lingkup pekerjaan yang akan kami laksanakan dalam pembangunan aplikasi ini adalah :

1. Melakukan inventarisasi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan dalam rangka pembangunan aplikasi.

2. Melakukan identifikasi atas keterhubungan pembangunan aplikasi dengan sistem yang sudah berjalan (existing system ) mulai dari infrastruktur, jaringan, aplikasi yang sedang berjalan, agar aplikasi yang di bangun bisa berjalan dengan baik.

3. Melakukan analisa dan desain pembangunan aplikasi agar sesuai dengan hasil identifikasi dan spesifikasi fungsi yang telah ditetapkan.

4. Melakukan uji coba aplikasi yang dibangun.

5. Melakukan implementasi aplikasi yang telah ditentukan dalam kontrak.

6. Melakukan pelatihan terhadap terhadap administrator dan personil operator guna memastikan terjadi alih pengetahuan dan teknologi dalam pengelolaan aplikasi.

7. Melakuksan pemeliharaan terhadap aplikasi yang dihasilkan dalam pekerjaan ini sampai dengan jangka waktu yang ditentukan dalam perjanjian kontrak.

4 SPESIFIKASI APLIKASI

A. Spesifikasi Umum

Dalam pembangunan aplikasi yang dikembangkan ini adalah aplikasi web yang terintegrasi dengan Aplikasi Oracle Human Resources Information System (HRMS) yang telah berjalan dan input datanya berasal dari Aplikasi Alchemy berbasis desktop. Aplikasi ini adalah aplikasi untuk pengelolaan dokumen dimana pegawai dapat mengajukan pembaharuan dokumen secara mandiri (self services) dan akan di validasi oleh bagian SDM.

(6)

5 PROPOSAL

Keuntungan dari pembangunan aplikasi ini adalah :

a. Dengan hadirnya aplikasi DMS berbasis web ini maka pegawai dapat memperbaharui dokumen kepegawai mereka secara mandiri (self services) sehingga dapat meningkatkan efisiensi waktu bagian SDM dalam peremajaan data dokumen kepegawaian.

b. Dengan mudahnya akses data kepegawaian baik oleh pegawai maupun bagian SDM, maka waktu untuk mengakses informasi data tersebut menjadi sangat cepat dibanding dengan bisnis proses manual dimana pegawai harus melakukan request data ke bagian SDM untuk mendapatkan soft copy/printout dokumen.

c. Dengan adanya proses migrasi data otomatis dari aplikasi Alchemy ke dalam aplikasi Oracle HRMS maupun aplikasi DMS ini, maka beban bagian SDM untuk melakukan migrasi data (sekitar 106.836 dokumen kepegawaian) secara manual hampir dipastikan tidak ada. Sehingga aplikasi DMS dapat di jalankan dengan cepat tanpa harus menunggu proses migrasi data secara manual selesai.

d. Dengan adanya sinkronisasi data dokumen pegawai antara aplikasi Oracle HRMS dengan aplikasi DMS, maka integritas data dokumen dapat terjalin, sehingga aplikasi tidak menjadi tumpeng tindih.

B. Gambaran umum Aplikasi

Skema Umum pengembangan aplikasi DMS pada Perusahaan Gas Negara adalah sebagai berikut :

(7)

6 PROPOSAL

C. List dan Kebutuhan Sistem

Secara umum kebutuhan dari pengembangan aplikasi DMS ini nantinya akan menyediakan fitur-fitur yakni :

1. Login yang terintegrasi dengan LDAP PGN.

2. Inisiasi data berasal dari data lama (aplikasi Alchemy) melalui proses migrasi data.

3. Adanya modul peremajaan data dokumen pegawai secara mandiri (self-servis).

4. Adanya modul validasi data usulan peremajaan data dokumen pegawai). 5. Adanya sinkronisasi data kepegawaian dari Oracle HRMS ke dalam aplikasi

DMS.

D. Spesifikasi dan Kemampuan Teknis Sistem

Adapun spesifikasi dan kemampuan teknis dari aplikasi DMS ini yakni adalah sebagai berikut :

Platform dan spesifikasi teknis pengembangan aplikasi menggunakan Bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter, Database MySQL dan CSS

(8)

7 PROPOSAL

Bootstrap sehingga dapat berjalan di modern browser yang mendukung Bootstrap tersebut.

5 METODOLOGI

1. Metodologi Kerja

Agar aplikasi ini segera bisa digunakan dengan waktu yang relatif cepat maka beberapa metode kerja yang dipakai dalam pengembangan Aplikasi ini antara lain sebagai berikut :

1. Paralel. Beberapa pekerjaan yang memungkinkan dilakukan secara paralel dikerjakan secara bersamaan. Misalnya : desain system dan programming untuk hal-hal yang sudah jelas.

2. Reusable Code. Beberapa fitur yang dikembangkan dalam Document Management System ini banyak kemiripan terhadap aplikasi yang sudah di kita kembangkan. Sehingga Document Management System tidak dibangun dari nol, melainkan dari code-code yang sudah ada untuk menyingkat waktu.

2. Urutan Pekerjaan

Pengembangan aplikasi ini per tahapannya mengacu pada siklus SDLC, dalam hal ini secara runut tahapan pekerjaan dari awal sampai selesai terdiri dari :

1. Melakukan Project Planning. 2. Pendefinisian User Requirement.

3. Penyusunan Desain Sistem (Aplikasi dan Database). 4. Pembangunan sistem dan subsistem yang diperlukan. 5. Ujicoba melalui Quality Control (QC) Internal Test. 6. Acceptance Test.

7. Pelaporan dan Dokumentasi Sistem 8. Pemeliharaan sistem.

(9)

8 PROPOSAL

Adapun output pekerjaan adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi Document Management System yang dapat berjalan di modern browser.

2. User Manual pemakaian aplikasi Document Management System.

7 RENCANA JADWAL PEKERJAAN

Rencana jadwal pekerjaan ini adalah 2 (dua) bulan atau 8 minggu, seperti tabel berikut ini :

No Kegiatan / Detil Kegiatan Minggu

1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pendefinisian Kebutuhan

2 Pengembangan Sistem Aplikasi

3 Pembuatan User Manual

4 Instalasi dan Implementasi 5 UAT

6 Pelatihan Operasional

1. Pengembangan produk Aplikasi Human Resource Information System (HRIS) berbasis SQL Server dan PHP dengan framework Codeigniter yang di terapkan di beberapa kementerian dan LPNK.

2. Pengembangan produk Aplikasi E-Kinerja berbasis MySQL dan PHP dengan framework Codeigniter yang di terapkan di beberapa kementerian kementerian dan LPNK.

3. Pengembangan produk Aplikasi E-Presensi berbasis MySQL dan PHP dengan framework Codeigniter yang diterapkan di beberapa kementerian kementerian dan LPNK.

(10)

9 PROPOSAL

4. Pengembangan produk Aplikasi Dossier (Document Management

System) berbasis SQL Server dan PHP dengan framework Codeigniter yang diterapkan di beberapa kementerian dan LPNK.

5. Pengembangan Aplikasi Legal Drafting berbasis MySQL dan PHP Codeigniter yang diterapkan di BPH Migas.

6. Pengembangan Aplikasi Single Sign On berbasis Java dengan framework CAS dengan backend LDAP dan PostgreSQL.

7. Pengembangan Aplikasi Attendance Management System (ATMS)

berbasis Java dengan Framework Spring dan Zkoss dan PostgreSQL. 8. Pengembangan Aplikasi Feeder ATMS dengan memakai web service

ATMS berbasis restful.

(11)

10 PROPOSAL

9 BIAYA APLIKASI

NO URAIAN SATUAN

HARGA SATUAN

(Rp.)

TOTAL (Rp.) A Aplikasi Document Management System 1 Paket 100.000.000 100.000.000 I Pembuatan Aplikasi Document Management System 1 Login 2 Dashboard 3 Usulan Peremajaan Dokumen 4 Validasi Usulan Peremajaan Dokumen 5 Melihat dan Mendownload Dokumen 6 Pencarian Dokumen Pegawai 8 Integrasi LDAP PGN II Migrasi Tahap 1 : Penarikan data dokumen Pegawai Pada Aplikasi Alchemy ‐ Penarikan data sebanyak 92.634 dokumen kepegawaian dengan dokumen folder pegawai sebanyak 1906 folder (size 32 GB) III Migrasi Tahap 2 : Pengiriman Data Dokumen Pegawai Hasil Migrasi Tahap 1 ke dalam Aplikasi Oracle HRMS IV Migrasi Tahap 3 : Pengiriman Data Dokumen Pegawai Hasil Migrasi Tahap 2 ke dalam Aplikasi Document Management System V Sinkronisasi Data Dokumen Pegawai yang Pensiun dari Oracle HRMS ke Aplikasi Document Management System Total SUB 100.000.000 Jumlah Biaya Aplikasi 100.000.000 TOTAL 100.000.000 Terbilang Seratus juta rupiah

(12)

11 PROPOSAL

10 PENUTUP

Demikian proposal pengembangan Aplikasi Document Management System PGN, yang kami sampaikan, besar harapan kami diberi kesempatan untuk bisa menjalin kerjsama yang baik dengan PGN.

Atas perhatian serta kerjasamanya kami sampaikan terimakasih.

Jakarta, 10 Agustus 2016

Koharudin

Office : Jalan Cikunir Raya No 64, Kota Bekasi, Jawa Barat

Telp : 0813 1902 5844