BAB III
ANALISA DAN DESAIN SISTEM
III.1. Analisis Sistem
Analisis sistem (system analisis) yang merupakan penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Masalah dalam pengolahan dan pencatatan data penginputan dan pengeluaran barang sering kali terjadi pada warehouse, mengubah data inputan dan keluaran, menghapus data, serta dalam pembuatan laporan barang masuk dan keluar yang akan menghabiskan waktu yang cukup lama sehingga laporan tidak dapat disampaikan tepat pada waktunya.
Masalah lain yang kerap sering kali dihadapi yaitu sering kali terjadinya barang yang terakhir kali diproduksi menjadi barang yang pertama kali dikeluarkan, karena belum adanya sistem yang digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut, untuk masalah yang ada dan ingin meningkatkan kinerja dalam pengolahan data pengolahan sarung tangan, maka dibuatlah sebuah Sistem Informasi Akuntansi yang dapat mengolah data warehouse produk sarung tangan pada PT. Intan Hevea Industry dengan menggunakan metode FEFO (First Expired First Out).
Analisa masukan (input) bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan atau bentuk masukan data yang ada pada sistem berupa form atau dokumen. Analisa dokumen masukan yang di teliti meliputi dokumen data persediaan perusahaan.
Pada form persediaan data ditulis secara semi komputerisasi karena tidak ada aplikasi khusus untuk menangani sistem evaluasi persediaan. Sehingga banyak ditemui kendala-kendala dalam melakukan pembuatan laporan persediaan akhir perusahaan.
Berikut ini merupakan format persediaan yang diterima dari PT. Intan Hevea Industry seperti terlihat pada Gambar III.1 berikut :
Gambar III.1. Form Input Dari Sistem Yang Sedang Berjalan Sumber : PT. Intan Hevea Industry
Berdasarkan input yang telah ada maka selanjutnya dilakukan penganalisaan terhadap proses. Proses yang dilakukan sistem yang berjalan di gambarkan pada Flow of Document (FOD)
Flowchart Permintaan dan Pengeluaran Barang
Bagian Gudang Administrasi Bagian Manajer
Bagian Produksi Mulai Memprodu ksi Barang Jadi Mengirim Barang Barang Jadi Barang Jadi Membuat Laporan Persediaan Barang Laporan Persediaan Barang Laporan Persediaan Barang Membuat Laporan Permintaan dan Pengeluaran Barang Laporan Permintaan dan Pengeluaran Barang Laporan Permintaan dan Pengeluaran Barang Selesai
Gambar III.2. Flow Of Document Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Pada PT. Intan Hevea Industry
III.1.3. Analisa Output
Output ataupun keluaran yang akan dihasilkan adalah berupa laporan dan
informasi mengenai data permintaan dan pengeluaran barang yang disimpan dalam bentuk arsipan perusahaan. Laporan tersebut yang akan menjadi acuan bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi dari permintaan dan pengeluaran barang yang dimiliki oleh PT. Intan Hevea Industry.
III.2. Penerapan Metode FEFO
Metode FEFO adalah barang dengan masa kadaluarsa yang terdekat harus keluar lebih dulu. Metode ini diterapkan pada pengolahan warehouse yang menjual produk sarung tangan lateks yang memiliki masa kadaluarsa. Jadi, terlepas apakah barang yang masuk itu datang duluan atau terakhir, barang dengan masa kadaluarsa paling dekat adalah barang yang harus dijual terlebih dahulu.
Produk dengan masa kadaluarsa yang pendek akan ditempatkan diposisi paling depan agar diambil terlebih dahulu. Sedangkan produk dengan masa kadaluarsa yang masih panjang dapat disimpan di gudang. Berikut contoh tabel data barang yang diproduksi pada PT. Intan Hevea Industri.
Contoh Perhitungan dengan Metode FEFO (Fist Expired First Out) Dalam Percatatan Perhitungan Persediaan Akhir dengan masa expired 7 hari :
Tabel III.1. Tabel Perhitungan Persediaan Akhir
KODE Jenis Tanggal
Produksi
Tanggal
Expired Jumlah Satuan ST001 Nitril 20-Apr-16 27-Apr-16 1200 Pack ST002 Powder 21-Apr-16 28-Apr-16 900 Pack ST003 Powder Free 22-Apr-16 29-Apr-16 320 Pack ST004 Nitril 23-Apr-16 30-Apr-16 400 Pack ST005 Nitril 24-Apr-16 01-May-16 750 Pack ST006 Nitril 25-Apr-16 02-May-16 825 Pack ST007 Powder 26-Apr-16 03-May-16 600 Pack ST008 Powder 27-Apr-16 04-May-16 325 Pack ST009 Powder Free 28-Apr-16 05-May-16 400 Pack ST010 Powder 29-Apr-16 06-May-16 850 Pack ST011 Powder Free 30-Apr-16 07-May-16 1100 Pack ST012 Powder Free 01-May-16 08-May-16 200 Pack
Jika terjadi pemesanan barang produk sarung tangan dengan jenis Nitril sebanyak 2000 Pack, maka kode barang yang harus dikeluarkan adalah sarung tangan dengan jenis nitril dengan masa expired terdekat, yaitu : ST001 sebanyak 1200 Pack + ST004 sebanyak 400 Pack + ST005 sebanyak 400 Pack, maka total keseluruhan adalah 2000 Pack pesanan. Seperti terlihat pada tabel berikut :
Tabel III.2. Tabel Pemesanan Produk Sarung Tangan Lateks
ID Pesanan P0009289 1 Tangga l 02-May-16 No . Kode barang Jenis Jumlah Dikeluarkan Satuan Tanggal Expired
ST001 Nitril 1200 Pack 27-Apr-16
ST004 Nitril 400 Pack 30-Apr-16
ST005 Nitril 400 Pack 01-May-16
Total Pesanan 2000 Pack
III.3. Disain Sistem
Sistem Informasi Akuntansi pengolahan warehouse produk sarung tangan lateks pada PT. Intan Hevea Industri menyajikan informasi data permintaan dan pengeluaran produk sarung tangan lateks. Berikut merupakan tahapan dalam perancangan aplikasi Sistem pengolahan warehouse produk sarung tangan lateks pada PT. Intan Hevea Industry menggunakan metode FEFO.
Pada perancangan sistem ini terdiri dari beberapa tahap yaitu : 1. Perancangan Use Case Diagram.
2. Perancangan Class Diagram. 3. Perancangan Sequence Diagram. 4. Perancangan Activity Diagram. 5. Perancangan Database
III.3.1. Use Case Diagram
Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan di bangun. Maka digambarlah suatu bentuk diagram Use Case yang dapat dilihat pada gambar III.4.
Sistem Pengolahan Warehouse Metode FEFO Login Log Out Data Konsumen Barang Masuk Barang Keluar Laporan Admin
Lap Barang Keluar Lap Barang Masuk
Lap Stok Barang «extends»
«extends»
«extends»
Gambar III.3. Use Case Pengolahan Warehouse Pada PT. Intan Hevea Industry
III.3.2. Class Diagram
Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan
berorientasi objek. Rancangan kelas-kelas yang akan digunakan pada sistem yang akan dirancang dapat dilihat pada gambar III.4 :
+Tambah() : void +Ubah() : void +Hapus() : void -id_pengguna : string -nama_pengguna : string -kontak : string -username : string -passwd : string -level : string Pengguna +Tambah() : void +Ubah() : void +Hapus() : void -id_barang : string -nama_barang : string -jenis : string -jlh : string -satuan : string -tgl_expired : string barang +Tambah() : void +Hapus() : void -id_barang : string -nama_barang : string -jenis : string -jlh : string -satuan : string -tgl_masuk : string -tgl_expired : string -id_pengguna : string barang_masuk +Tambah() : void +Hapus() : void -id_barang : string -nama_barang : string -jenis : string -jlh : string -satuan : string -tgl_keluar : string -tgl_expired : string barang_keluar +Tambah() : void +Ubah() : void +Hapus() : void -id_barang : string -nama_barang : string -jenis : string -jlh : string -satuan : string -tgl_expired : string Rekomendasi_barangKeluar -1..1 * -1..1 * -1 * -n * -1..1 * -1..1 * -n * -1 *
Gambar III.4. Class Diagram Pengolahan Warehouse Pada PT. Intan Hevea Industry
III.3.3. Sequence Diagram III.3.3.1. Sequence Diagram Login
Pengguna melakukan login dengan mengisikan uername dan password pengguna, kemudian sistem akan memvalidasi username dan password, jika valid maka pengguna akan diteruskan ke form Home Utama.
Pengguna
Isi Username, password
Form Login Sistem
Cek Validasi login
Info Validasi Login
Jika Valid Masuk Form Utama
Gambar III.5. Sequence Diagram Login
III.3.3.2. Sequence Diagram Barang
Pengguna melakukan pengolahan data Barang, kemudian sistem akan menyimpan hasil pengolahan data kedalam database, sistem akan menginformasikan hasil pengolahan data Barang kepada pengguna
Pengguna Form Barang Database
Klick Simpan
Proses Simpan Klik Menu barang
Kelola Data Barang
Menyimpan data barang
info tersimpan
Gambar III.6. Sequence Diagram Barang
III.3.3.3. Sequence Diagram Data Pengguna
Pengguna
Kelola Data Pengguna
Form Data Pengguna Database
Data Disimpan Klick Simpan
Proses Simpan Info Hasil Data
Pengguna melakukan pengolahan data pengguna, kemudian sistem akan
menyimpan hasil pengolahan data kedalam database, sistem akan menginformasikan hasil pengolahan data pengguna kepada pengguna.
III.3.3.4. Sequence Diagram Masuk Barang
Pengguna menginputkan data Barang yang masuk, pengguna
memasukkan jumlah barang hasil produksi, kemudian sistem akan menyimpan hasil pengolahan data kedalam database, sistem akan menginformasikan hasil pengolahan data kepada Pengguna.
Pengguna Form Barang Masuk Database
Data Disimpan
Proses Simpan Info Hasil Data
Pilih Data Barang
input jumlah
III.3.3.5. Sequence Diagram Keluar Barang
Pengguna menginputkan data Barang yang keluar, pengguna
memasukkan jumlah dan data konsumen, kemudian sistem akan menyimpan hasil pengolahan data kedalam database, sistem akan menginformasikan hasil pengolahan data kepada Pengguna.
Pengguna Form Keluar Barang Database
Data Disimpan
Proses Simpan Info Hasil Data
Pilih Data Barang
input jumlah
III.3.3.6. Sequence Diagram Rekomendasi FEFO
Pengguna mengambil data barang, dan klick hasilkan, kemudian sistem
akan mengkalkulasi data barang berdasarkan tanggal expired terdekat yang akan direkomendasikan untuk dikeluarkan terlebih dahulu dalam transaksi penjualan, pengguna melakukan penyimpanan data, sistem akan menyimpan hasil perhitungan dan menginformasikan hasil perhitungan kepada pengguna.
Pengguna Form Rekomendasi FEFO Database
Data Disimpan Info Hasil Data
Simpan Hasil get Data Barang
Get Tanggal
proses FEFO
Gambar III.10. Sequence Diagram hasil rekoemendasi FEFO
III.3.3.7. Sequence Diagram Laporan
Pengguna memilih data laporan untuk ditampilkan, kemudian sistem akan menampilkan hasil laporan, sistem akan memberikan informasi laporan sesuai laporan yang dipilih pengguna.
Pengguna Form Laporan Database
Pilih laporan
Menampilkan laporan
info laporan
Gambar III.11. Sequence Diagram laporan
III.3.4. Activity Diagram III.3.4.1. Activity Diagram Login
Proses Login
Sistem Pengguna
Klick Menu Login Menampilkan Form Login
Mengisi Uername Dan Password
Klick Login Memvalidasi username Dan password
Home Utama Valid Tidak Valid
III.3.4.2. Activity Diagram Data Pengguna
Proses Pengolahan Data Pengguna
Sistem Pengguna
Klick Menu Pengguna Menampilkan Form Pengguna
Klick Tambah Data
Mengisi Data Simpan Data Pilih data Ya Tidak Data Disimpan Tidak Ya Klick Edit Data
Mengubah Data
Simpan Data Perubahan Disimpan
Klick Hapus Data Data Dihapus
III.3.4.3. Activity Diagram Data Barang
Proses Data Barang
Sistem Pengguna
Klik Menu Barang Menampilkan form Barang
Klick Tambah Data
Mengisi Data Simpan Data Pilih data Ya Tidak Data Disimpan Tidak Ya Klick Edit Data
Mengubah Data
Simpan Data Perubahan Disimpan
Klick Hapus Data Data Dihapus
III.3.4.4. Activity Diagram Data Barang Masuk
Proses Pengolahan Barang Masuk
Sistem Pengguna
Simpan Klik Menu Barang Masuk
Data Disimpan Menampilkan Form Barang Masuk
Memilih Data barang
Memilih jenis Produksi
Memasukkan Jumlah Produksi Tambah
Ya
Hapus Data Dihapus
III.3.4.5. Activity Diagram Rekomendasi FEFO
Proses rekomendasi FEFO
Sistem Pengguna
Klik Menu Rekomendasi Barang Menampilkan form Rekomendasi
Proses Penyeleksian barang Berdasarkan tanggal expired
Hasil Seleksi barang Klik Hasilkan
Klick Simpan
Menyimpan Hasil Rekoemendasi
Gambar III.16. Activity Diagram Rekomendasi FEFO
Proses Pengolahan Barang Keluar
Sistem Pengguna
Simpan Klik Menu Barang Out
Data Disimpan Menampilkan Form Barang Keluar
Memilih Data barang
Memilih Konsumen
Memasukkan Jumlah Pesanan Tambah
Ya
Hapus Data Dihapus
Gambar III.17. Activity Diagram Barang Keluar III.3.4.7. Activity Diagram Laporan
Proses Hasil Perbandingan
Sistem Pengguna
Menampilkan Form Laporan
Memilih Data Laporan Klik Menu Laporan
Menampilkan Hasil Laporan
Klik Cetak
Mencetak Laporan
III.3.5. Desain Database
Rangkaian kegiatan pada setiap terjadi event sistem digambarkan pada
activity diagram berikut :
III.3.5.1. Perancangan Struktur Tabel
Perancangan struktur tabel adalah perancangan tabel-tabel yang akan digunakan pada database. Tabel-tabel yang terdapat dalam basis data yang digunakan dalam sistem ini adalah :
1. Tabel Data Barang
Tabel III.3. Tabel Data Barang Nama Tabel = data_barang
Nama Field Type Data Extra Primary
Key Attribut
Id_barang Char(8) Yes Not Null
Nama_barang Varchar(120) Not Null
Jenis Varchar(160) Not Null
Jlh_stok Varchar(30) Not Null
Satuan Varchar(20) Not Null
Tgl_expired Date Not Null
2. Tabel Data Pengguna
Tabel III.4. Tabel Data Pengguna Nama Tabel = data_pengguna
Nama Field Type Data Extra Primary
Key Attribut
Id_pengguna Char(8) Yes Not Null
Nama_pengguna Varchar(120) Not Null
No_HP Varchar(15) Not Null
Passwd Varchar(15) Not Null
3. Tabel Data Barang Masuk
Tabel III.5. Tabel Data Barang Masuk Nama Tabel = data_brgIn
Nama Field Type Data Extra Primary
Key Attribut
Id_masuk Char(8) Yes Not Null
Tanggal_masuk Date Not Null
Id_Barang Char(8) Not Null
Jumlah Int Not Null
Satuan Char(8) Not Null
Tgl_expired Date Not Null
4. Tabel Data Barang Keluar
Tabel III.6. Tabel Data Barang Keluar Nama Tabel = data_brgOut
Nama Field Type Data Extra Primary
Key Attribut
Id_Out Char(8) Yes Not Null
Tanggal_keluar Date Not Null
Id_Barang Char(8) Not Null
Jumlah Int Not Null
Satuan Char(8) Not Null
Tgl_expired Date Not Null
5. Tabel Rekomendasi Barang
Tabel III.7. Tabel Data Rekomendasi Barang Nama Tabel = Data_rekomendasi
Nama Field Type Data Extra Primary
Key Attribut
Tgl_expired Char(8) Not Null
III.4. User Interface III.4.1. Form Login
Rancangan antar muka Form Login pengguna dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar III.19. Tampilan Form Login
III.4.2. Form Utama
Rancangan antar muka form utama dapat dilihat pada saat pengguna telah melakukan login di awal program. Tersedia menu yang dapat pengguna pilih untuk tindakan selanjutnya.
Gambar III.20. Tampilan Form Utama III.4.3. Form Barang
Rancangan antar muka Form Data Barang dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar III.21. Tampilan Form Barang
III.4.4. Form Data Pengguna
Rancangan antar muka Form Data Pengguna dapat dilihat pada gambar berikut :
III.4.5. Form Data Barang Masuk
Rancangan antar muka Form Data Barang Masuk dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar III.23. Tampilan Form Data Barang Masuk
III.4.6. Form Data Barang Keluar
Rancangan antar muka Form Data Barang Keluar dapat dilihat pada gambar berikut :
III.4.7. Form Laporan Barang Masuk
Rancangan antar muka data form Laporan Barang Masuk dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar III.25. Tampilan Laporan Barang Masuk
III.4.8. Form Laporan Barang Keluar
Rancangan antar muka data form Laporan Barang Keluar dapat dilihat pada gambar berikut :
