PERTEMUAN
14
BUKU
BESAR
DAN
PELAPORAN
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Buku Besar dan Pelaporan.
Anda harus mampu:
1. Menjelaskan konsep dasar buku besar dan pelaporan
2. Mengidentifikasi Aktivitas – aktivitas dari buku besar dan pelaporan
3. Mengidentifikasi ancaman – ancaman dari sistem buku besar dan pelaporan serta
prosedur pengendalian terhadap ancaman – ancaman tersebut.
B. URAIAN MATERI
1. SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN
Sistem buku besar dan sistem pelaporan keuangan merupakan dua sistem
yang mempunyai interdependensi operasional sehingga keduanya dipandang
sebagai satu sistem tunggal yaitu sistem buku besar dan pelaporan keuangan.
Sistem buku besar dan pelaporan keuangan memainkan peranan penting
dalam SIA perusahaan. Salah satu fungsi utamanya adalah mengumpulkan dan
mengatur data dari sumber-sumber berikut ini :
• Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan memberikan informasi mengenai transaksi reguler. (hanya data utama yang mengalir dari setiap
subsistem yang diperlihatkan).
• Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi,
seperti pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan
ekuitas pembelian atau penjualan surat berharga investasi.
• Bagian anggaran memberi jumlah anggaran. • Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian
Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi
Para menejer perlu informasi terinci mengenai hasil-hasil operasi dalam
bidang tanggung jawab mereka masing-masing. Para investor dan kreditor
menginginkan laporanm keuangan periodik untuk membantu mereka menilai
kinerja organisasi. semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih
terinci dan sering. Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik
yang harus dipenuhi.
Sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan
laporan periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time.
Contohnya, para manajer departemen harus sewaktu-waktu mampu menilai kinerja
actual dengan yang direncanakan agar penyimpangan dapat diidentifikasi sedini
mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif. Begitu pula dengan bendabara,
dia harus mampu secara dekat mengawasi arus kas agar penyimpangan dari
prediksi dapat diidentifikasi tepat pada waktunva, untuk menyesuaikan rencana
peminjaman jangka pendek.
1. Tujuan sistem buku besar
Tujuan system buku besar adalah sebagai berikut :
a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat
b. Untuk memposting pada rekening yang tepat
c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit
d. Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian
e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat
2.Fungsi system buku besar
Fungsi Utama buku besar dan pelaporan dalam SIA yaitu :
a. Memberikan informasi mengenai transaksi reguler.
b. Memberikan informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi.
c. Memberikan informasi mengenai jumlah Anggaran.
d. Memberikan informasi mengenai ayat jurnal penyesuaian.
3.Aktivitas buku besar dan pelaporan
Aktivitas dalam buku besar dan pelaporan ada empat aktivitas, yaitu :
b. Memasukkan ayat jurnal penyesuaian
c. Membuat laporan keuangan
d. Membuat laporan manajerial
2. AKTIVITAS – AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN
Aktivitas Pertama adalah memperbarui buku besar terdiri dari
memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber:
a. Subsistem akuntansi.
Setiap subsistem akuntansi membuat ayat jurnal untuk memperbarui
buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui saat tiap terjadinya
transaksi. Akan tetapi, praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya
memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang
menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode
waktu tertentu (hari, mingguan, atau bulanan). Contohnya, subsistem siklus
pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang
usaha dan kas, serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang
dilakukan selama periode pembaruan. Dalam cara yang hampir sama, siklus
pengeluaran akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan untuk mencatat
pembelian perlengkapan dan persediaan, serta untuk mencatat pengeluaran
kas ketika membayar pembelian tersebut.
b. Bendahara.
Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui
buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran
utang, pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham
perbendaharaan.
Ayat jurnal untuk memperbarui buku besar dapat didokumentasikan
dalamsebuah formulir yang disebut sebagai voucher jurnal. setiap ayat jurnal
digunakan untuk memperbarui buku besar dan disimpan dalam file voucher
jurnal. File ini karenanva berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal
umum di SIA manual. Akan tetapi, ingatlah bahwa file voucher jurnal adalah
jurnal. Seperti yang akan dijelaskan kemudian, file voucher jurnal membentuk
bagian penting dari jejak audit.
Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan
berbagai ayat jurnal penyesuaian (lingkaran 2 pada gambar 2). Ayat jurnal
penyesuaian ini berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo awal
dibuat. Neraca saldo adalah laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari
semua akun buku besar. Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila
semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit dalam berbagai
akun, harus sama dengan total saldo kredit. Ayat jurnal penyesuaian terbagi
ke dalam lima kategori dasar:
• Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau
dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang didapat
dan utang gaji.
• Pembayaran di muka mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan
terkait. Contoh-contohnya meliputi pengakuan sebagian pembayaran di
muka yang didapat dari pelanggan selama periode tertentu dan pembebanan
sebagian aset yang dibayar di muka (contohnya, sewa, bunga, dan asuransi),
yang digunakan dalam periode ini.
• Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa periode akuntansi. Contoh-contohnya meliputi
beban depresiasi atau penyusutan dan beban piutang tak tertagih.
• Penilaian ulang mewakili jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset, atau perubahan
dalam prinsip akuntansi. Contoh-contohnya meliputi perubahan dalam
metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai
persediaan untuk mencerminkan hasil yang didapat selama perhitungan fisik
persediaan.
• Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh
kesalahan yang ditemukan dalam buku besar.
Akvitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat
laporan-laporan keuangan (lingkaran 3.0 dalam Gambar 2). Laporan laba rugi
dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan
biaya di neraca saldo disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini
membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun
pendapatan dan pengeluaran, serta memindahkan laba bersih atau kerugian, ke
laba ditahan. Di dalam model REA, hal ini akan mencakup penyimpanan isi semua
tabel kegiatan. Sebagian besar organisasi melakukan baik penutupan bulanan
maupun tahunan. Penutupan bulanan akan menolkan saldo akun pendapatan
dan pengeluaran bulan yang sekarang, tetapi membiarkan total awal tahun
hingga saat ini, utuh. Jadi, laporan laba rugi yang dihasilkan segera setelah
penutupan bulanan semuanya akan menunjukkan nol dalam kolom bulan
sekarang, tetapi akan menyimpan jumlah kumulatif dalam kolom awal tahun
hingga saat ini. Laporan keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus
kas. Laporan ini menggunakan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk
memberikan rincian mengenai aktivitas investasi dan keuangan organisasi.
Aktivitas ke empat adalah Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan
pelaporan menghasilkan berbagai laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian
buku besar termasuk (1) daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor
akun, atau tanggal, dan (2) daftar saldo akun buku besar. Laporan-laporan ini
digunakan untuk memverifikasi akurasi proses memasukkannya ke buku besar.
Beberapa anggaran dibuat untuk perencanaan dan pengevaluasian
kinerja. Anggaran operasional memperlihatkan pendataan dan pengeluaran
yang direncanakan untuk setiap unit organisasi. Anggaran pengeluaran modal
memperlihatkan perkiraan aliran masuk dan keluar kas untuk setiap proyek.
operasi dengan perkiraan pengeluaran, dan digunakan untuk menetapkan
kebutuhan peminjaman.
Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar
akuntansi pertanggungjawaban.
Akuntansi pertanggung jawaban melaporkan hasil keuangan atas
dasar tanggung jawab manajerial di dalam organisasi. Hasilnya adalah
serangkaian laporan berkaitan, yang merinci kinerja keseluruhan organisasi
berdasarkan subunit tertentu, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 4.
Ingatlah bahwa setiap laporan mencerminkan biaya aktual dan
penyimpangan dari anggaran untuk bulan sekarang, dan awal tahun hingga
hari ini, tetapi hanya untuk bagian-bagian yang berada dalam kendali
manajer subunit tersebut. Ingatlah juga bahwa sifat hierarki dari laporan
adalah: Total biaya setiap subunit ditampilkan sebagai satu bagian dalam
laporan berikutnya yang lebih tinggi tingkatnya.
Isi laporan kinerja berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan
sifat unit yang dievaluasi. Contohnya, banyak departemen produksi, jasa, dan
administratif diperlakukar sebagai pusat biaya. Oleh karenanya, laporan
kinerja mereka, harus menekankan kinerja aktual dan yang dianggarkan, atas
hal biaya yang dapat dikendalikan (biaya-biaya yang dapat dipengaruhi secara
langsung oleh manajer unit). Sebaliknya, departemen penjualan sering kali
dievaluasi sebagai pusat pendapatan. Akibatnya, laporan kinerja mereka
harus membandingkan penjualan actual dengan prediksi penjualan, dirinci
berdasarkan kategori produk dan wilayah yang sesuai. Beberapa
departemen, seperti TI dan utilitas, membebani unit lainnya atas layanan
mereka dan dievaluasi sebagai pusat laba. Dalam kasus ini, laporan kinerja
harus dengan benar membandingkan pendapatan, pengeluaran dan laba
yang aktual, dengan jumlah anggaran masing-masing. Apabila pabrik, divisi,
dan unit operasi yang independen diperlakukan sebagai pusat investasi,
laporan kinerja mereka harus memberikan data untuk menghitung tingkat
3. ANCAMAN DAN PROSEDUR PEGENDALIAN
Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan hampir sama
dengan tujuan dalam siklus SIA lainnya yang didiskusikan dalam bab-bab
sebelumnya:
a. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasi dengan benar.
b. Semua transaksi buku besar yang dicatat, valid.
c. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat.
d. Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat.
e. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian.
f. Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif.
Dokumen dan catatan yang didesain dengan baik memainkan peranan
penting dalam mencapai tujuan ini. Entri data secara on-line oleh bendahara dan
kontroler, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 3, memfasilitasi pencatatan
ayat jurnal buku besar secara efisien dan akurat. Dalam situasi semacam ini,
menggunakan pengendalian aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan
pemeriksaan field (format), meningkatkan akurasi entri data. Mencatat orang
yang mengisi dan meninjau formulir tersebut, akan memberikan bukti bahwa ayat
jurnal telah diotorisasi dengan benar. Memberikan nomor cetakan ke semua ayat
jurnal, akan memfasilitasi pemeriksaan semua transaksi yang telah dicatat.
Membatasi akses ke program buku besar akan makin mengurangi risiko transaksi
yang tidak sah.
Berikut ini adalah tabel ancaman dan pengendalian dalam system buku besar :
penyembunyian
Pencurian
Kehilangan atau 3. Kehilangan data dan
Prosedur pembuatan
cadangan dan
kehancuran buku
besar Asset pemulihan dari bencana
C. LATIHAN SOAL / TUGAS
1. Apakah yang dimaksud dengan sistem pembukuan dan pelaporan?
2. Jelaskan aktivitas – aktivitas dari sistem pembukuan dan pelaporan?
3. Sebutkan ancaman – ancaman dari sistem pembukuan serta jelaskan bentuk –
bentuk pengendalian dari ancaman tersebut!
D. DAFTAR PUSTAKA
Referensi buku:
1. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014. 2. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015. 3. Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi
sembilan buku satu, penerbit salemba empat
