Menilai dan Mengerti Situasi Saat ini

(1)

(2)

Pendekat an yang Digunakan

• Analisis didasarkan pada:

–

St rat egic alignment --

int ernal

(3)

Review dari Sesi Sebelumnya

•

Pengembangan IS / IT St rat egi harus selaras dengan st rat egi bisnis

• Proses pengembangan Rencana St rat egis SI/ TI t erdiri at as:

– Analisa sit uasi sekarang

• Anaiisa bisnis int ernal

• Analisa SI/ TI Sekarang

– Analisa sit uasi M asa Depan

• Analisa bisnis ekst ernal

• Analisa t ren SI/ TI

– Gap analysis

(4)

Kont eks Sesi Ini

External Business Environment

Internal Business Environment Internal IS/IT environment Current Applications Portfolio

External IS/IT Environment

Planning Approaches, Tools and Techniques Strategic IS/IT

Planning Process

IS/IT Management Strategy Business IS Strategies _{IT Strategy}

Applications Portfolio Model & Matrices

(5)

Tujuan Sesi

•

Unt uk memahami sit uasi saat ini dalam bisnis sebagai dasar dari analisis SPIS

•

Unt uk mengident ifikasi akt ivit as bisnis dan proses bisnis (kondisi saat ini)

•

Unt uk mendapat kan kebut uhan Sist em Informasi berdasarkan penemuan fakt a, analisis dan

int erpret asi

•

Unt uk memahami penggunaan berbagai alat (t eknik) pemodelan dan analisis

(6)

1. Analisis Lingkungan Ekst ernal

• Analisis lingkungan makro :

– Polit ik, ekonomi, sosial budaya, t eknologi (PEST).

– Terdiri dari kondisi sekarang dan perkiraan masa depan.

– Analisis dilakukan unt uk melihat dampaknya kepada bisnis kit a.

• Analisis lingkungan mikro atau indust ri :

– Persaingan, pemasok, pelanggan, subst it usi, pemain baru.

– Terdiri dari kondisi sekarang dan perkiraan masa depan.

– Analisis dilakukan unt uk melihat dampaknya kepada bisnis kit a.

– M enghasilkan KSF (key success fact ors) unt uk indust ri.

(7)

CONTOH PROSES ANALISIS M AKRO

PELUANG ATAU ANCAMAN YANG

MUNCUL

Ekonomi : Daya beli

masyarakat relatif rendah

Muncul permintaan terhadap tarif

penerbangan yang murah.

Ancaman :

Pasar untuk tarif premium dengan kualitas layanan tinggi akan turun.

Peluang :

Ada kemungkinan untuk menerapkan tarif murah dengan layanan seperlunya.

(8)

(9)

CONTOH PROSES ANALISIS INDUSTRI (1)

MUNCUL

Persaingan :

Persaingan sangat tinggi, permintaan (demand) lebih rendah daripada penawaran

(supply).

Munculnya perang tarif dalam

persaingan.

Ancaman :

Pasar untuk tarif premium dengan kualitas layanan tinggi akan turun.

Peluang :

Ada kemungkinan untuk menerapkan tarif murah dengan layanan seperlunya.

(10)

MUNCUL

Daya tawar konsumen : Daya tawar

konsumen menjadi tinggi, mudah untuk memilih perusahaan penerbangan yang diinginkan.

Konsumen menjadi semakin rewel dan banyak permintaan.

Ancaman :

Biaya untuk layanan

konsumen akan meningkat.

Peluang :

Ada kemungkinan untuk menerapkan layanan yang unik dan berbeda.

(11)

•

BISNIS : PENERBANGAN

•

KEY SUCCESS FACTORS(KSF) sebagai hasil dari analisis indust ri :

– Tarif yang sesuai dengan t ingkat ekonomi.

– Layanan kepada konsumen.

– Ket epat an w akt u.

– ……

(12)

• Perkemb. Ekonomi Nas. & Global • Kehidupan Sosial

• Politik, Pemerintahan & Otda

• Hukum & Peraturan Perundangan • Dampak Kemajuan Teknologi

Sasaran analisis:

• Identifikasi Peluang & Tantangan • Memilah Faktor Penyebab & Akibat

1.2 Analisis Lingkungan Eksternal 1.2 Analisis Lingkungan Eksternal

(13)

HASIL DARI ANALISIS EKSTERNAL

• Analisis ekst ernal t erdiri dari dua jenis :

–

Analisis lingkungan makro.

–

Analisis indust ri.

• Hasil dari analisis ekst ernal :

–

Peluang (opport unit ies

).

–

Ancaman (t hreat s

).

(14)

CONTOH M ELAKUKAN PEM ETAAN PERSAINGAN DI BISNIS ASURANSI JIWA

Cenderung di

bisnis personal

insurance

Cenderung di

bisnis group

insurance

_0%

50%

100%

RATA-RATA UANG PERTANGGUNGAN

PER

POLIS

Rendah

Rp. 55

Tinggi

juta

Rp. 110

juta

AJB Bumiputera 1912 1.754.176 polis

NY Sewu Life 24.494 polis

(15)

• M elihat kondisi int ernal di dalam perusahaan saat ini.

• Kondisi yang dilihat :

– Pemasaran.

– Keuangan.

– Operasi dan produksi.

– Sumber daya manusia

– St rukt ur dan budaya organisasi.

– Teknologi informasi.

• Lalu bandingkan kondisi int ernal perusahaan kit a dengan pesaing (compet it ors) t erdekat , sert a KSF (key success fact ors).

• Jika kit a lebih dari dari kompet it or dan memenuhi KSF, maka it u adalah

kekuatan (strengths).

• Jika kit a lebih buruk dari kompet it or dan t idak memenuhi KSF, maka it u adalah

kelemahan (w eakness).

(16)

Yang Perlu Dianalisa dalam Lingkungan

Bisnis Int ernal

•

St rat egi bisnis sebagai sarana unt uk mencapai

tujuan bisnis

– Apakah st rat egi bisnis berhubungan dengan t ujuan bisnis?

• Proses bisnis

saat ini, kegiat an, dan ent it as

informasi ut ama

– Apakah ada value chain dari proses bisnis?

•

Lingkungan organisasi: st rukt ur, aset dan ket erampilan, kompet ensi, budaya, dll

– Bagaimana rant ai komando?

(17)

Lingkungan Bisnis Int ernal

• Strategi bisnis

– Tujuan: unt uk m emast ikan bahw a st rat egi IS mendukung ket im bang bert ent angan dg st rat egi bisnis

– M engident ifikasi dan m enganalisa st rat egi saat ini

– Kompilasi dan m engkonfirmasi kebut uhan IS, dan dokumen dalam permint aan IS

– Tools: analisis fakt or penent u keberhasilan (CSF), dan analisis driver bisnis

• Proses bisnis, kegiatan, dan entitas kunci

– Tujuan: unt uk m emahami t ugas dan proses proses bisnis yang pent ing, dan aliran informasi. M em bent uk model bisnis dengan model IS yang mendukung

– Tools: analisis efekt ivit as proses, diagram alur proses, DFD, ER, dan mat riks ent it as akt ivit as (represent asi t abular dari bisnis ...)

• Lingkungan organisasi

– Tujuan: unt uk m emahami pengat uran organisasi, sist em nilai, dan orang-orang kunci dan hubungan m ereka. M emahami lingkungan, ket erampilan, sumber daya, nilai, budaya, int eraksi sosial, gaya manajem en ...

(18)

Elemen-elemen Penting Strategi Bisnis

(Biasanya disertakan dalam Renstra)

• M isi: Pernyat aan t ujuan keseluruhan organisasi

• Visi: Gambaran singkat mengenai masa depan yang konsist en

dengan misi

• Bisnis driver: Sat u set kekuat an krit is unt uk perubahan bahw a bisnis harus merespon

• Goal: Pencapaian ut ama yang diperlukan unt uk mencapai visi

• Object ive: t arget t erukur t erhadap t ujuan

• St rat egi: Cara solid unt uk mencapai t ujuan (masukan dari proses

perencanaan SI)

• Fakt or penent u keberhasilan: Area di mana hal-hal yang harus ada

bagi organisasi unt uk berkembang

(19)

• Kebut uhan informasi mungkin muncul dari

set iap elemen yang ada dalam bisnis st rat egi,

dan hal it u akan merupakan sumber yang

(20)

Proses Bisnis, Aktifitas, dan Entitas Kunci

• M odel bisnis menggambarkan proses, akt ifit as dan

unsur-unsur informasi ut ama, dan bagaimana

mereka berhubungan sat u sama lain

• M odel SI t erdiri at as:

–

Process flow , funct ional decomposit ion, ERD, DFD, Act ivit y/ ent it y mat rices

–

Use case diagram, Class Diagram, Act ivit y Diagram, et c

(21)

M odel Bisnis

•

Proses bisnis: sekumpulan kegiat an at au peran saling t erkait yang memberikan out put spesifik kepada

pelanggan di dalam at au di luar organisasi

•

Akt ifit as : elemen dari proses bisnis dari organisasi yang dilakukan unt uk memproduksi, mempromosikan dan

mendist ribusikan produk at au layanan, unt uk

mengembangkan, mendukung dan administ rasi dari infrast rukt ur dan mengukur kinerja t erhadap t ujuan.

(22)

(23)

M odel SI

• M odel aliran proses

• M odel dekomposisi fungsi

• ERD

• DFD

• Act ivit y/ Ent it y M at rices

(24)

(25)

Pert anyaan-pert anyaan

•

Beberapa pert anyaan yang mungkin dibuat dalam menganalisa port ofolio saat ini:

– Akt ifit as bisnis apa yang sekarang didukung oleh IT?

– Apakah proses bisnis ut ama menggunakan IT?

– Bagaimana informasi mengalir dalam sist em kerja?

– Bagaimana SI mendukung st rat egi bisnis saat ini?

(26)

B

Contoh Analisis Lingkungan Bisnis Internal

1.3 Analisis Lingkungan Internal Organisasi Pemda 1.3 Analisis Lingkungan Internal Organisasi Pemda

A

Diagram Value Chain_{Pemrov NTT}

(27)

ANALISIS INTERNAL DENGAN

VALUE CHAIN

M ICHAEL PORTER

Secondary Activities

Primary Activities

Value

(28)

CONTOH PROSES ANALISIS INTERNAL

KEY SUCCESS FACTORS

ANALISIS INTERNAL TERHADAP PESAING

KEKUATAN ATAU KELEMAHAN

Pemasaran :

Harga tiket yang

sesuai dengan daya beli masyarakat.

Operasi :

Ketepatan waktu.

Harga tiket kita jauh lebih mahal

dibandingkan dengan pesaing terdekat.

Tingkat on-time

performance kita 87%, paling tinggi di antara semua pemain.

Kelemahan :

Harga tiket yang mahal.

Kekuatan :

On-time performance

yang baik.

(29)

Business Process Re-engineering dan

St rat egi SI

• Sebagian besar pengembangan st rat egi bisnis

memerlukan rekayasa ulang unt uk meningkat kan

kinerja

• Pengembangan st rat egi SI membut uhkan

pemahaman st rat egi bisnis

• Kesuksesan BPR biasanya didukung oleh st rat egi

SI

(30)

Peran SI/ TI dalam BPR: Pert anyaan yang

perlu diberikan

• Bagaimana proses bisnis dapat dit ransformasikan

dengan menggunakan TI?

– Berdasarkan kemampuan TI

–

TI sebagai enabler

•

Bagaimana TI dapat m endukung bisnis proses?

– M emberikan value added

•

Pada akhirnya, bagaimana TI dapat memberikan manfaat yang opt imal kepada organisasi?

– Int erface ke IT Governance

(31)

Source Ward and Peppard

Peran IS/IT dalam BPR

Organizational Approach

All levels should be well defined

(32)

Dampak dan Keselarasan BPR dan St rat egi SI/ TI

(33)

(34)

Teknik

• Int erview (bert anya) t ent ang kebut uhan

unt uk masing-masing area, at au

• M ent erjemahkan

w rit t en st rat egic st at ement ,

(35)

Dimana M endapat Dat a dan Informasi?

• Disemua SBU dalam st rukt ur hirarki

organisasi

• Dokumen-dokumen yang berkait an

dengan rencana bisnis, laporan bisnis,

surat keput usan, kebijakan, perat uran, dll

• Observasi: w ork flow s, informat ion flow ,

chain of command, et c.

(36)

M et ode ilmiah unt uk Pengumpulan

Dat a dan Informasi

•

M engembangkan kuisioner unt uk survei

•

M engembangkan daft ar pert anyaan unt uk int erview

– M encat at semua int erview

•

M engembangkan check list unt uk pengamat an

– Proses bisnis

– SDM

– Fasilit as TI

(37)

Teknik dan Analisis unt uk M enent ukan

Permint aan SI

SWOT, CSFs,

Value Chain

Business Model

Current & Expected

Business & Technical

Environment

Current Status of IS/IT

Potential Status of IS/IT

Proposed

Impact and Role of IS/IT

(38)

Pengumpulan Data yang Relevan untuk M enentukan Permintaan SI

Task

Deliverable

Analysis of the business strategy

Identified its components and its information needs

Analysis of current and future portfolio of the business

Determine how IS/IT can strengthening business competitive position

Analysis of the internal business environment

Understand the relevant organizational

characteristics, SWOT, SLOT, and other factors

Identification of CSF of the business

Crystallize the meaning of success in meeting the objectives stated in the strategy

Information Analysis Model the logical activities and inherent information elements in the business

Evaluation of the Effectiveness

(39)

Task

Deliverable

Identification and analysis of internal and external value chain

Identify information flow through business and across its value chain

Creation of a conceptual architecture

Modeling future processes

Compilation of a catalogue of all the HW, SW being used and their functions

Input to migration plan

Evaluation of the current application portfolio

List of information systems in use and assess their contribution

Evaluation of IS/IT policies,

organization, processes, services, capabilities, etc

(40)

(41)

Analisis Lingkungan Int ernal SI/ TI

•

Bagaimana informasi secara umum mengalir dalam organisasi

– Cont ext diagram (level 0)

– DFD level 1

•

Corporat e dat a archit ect ure

•

Exist ing applicat ion archit ect ure

•

Exist ing net w ork

•

Exist ing soft w are usage

•

Exist ing hardw are usage

•

IT st aff st ruct ure

(42)

BAB V: ANALISIS & PERUMSAN STRATEGI

• Perangkat Keras Komputer • Perangkat Lunak Komputer • Fasilitas Jaringan TIK

• Manajemen S/TI Sasaran analisis:

• Identifikasi Kekuatan & Kelemahan

(43)

Aplikasi SI

Infrastruktur

Infrastruktur (karena tidak ada aplikasi spesifik) Dari proses bisnis

(44)

Net w ork Diagram

iMa c iMa c

iMac

iMa c

iMac

iMa c iMa c

iMac

iMa c

iMa c iMa c

(45)

BAB V: ANALISIS & PERUMUSAN

STRATEGI

• Perangkat Keras Komputer • Perangkat Lunak Komputer • Fasilitas Jaringan TIK

• Manajemen S/TI Sasaran analisis:

• Identifikasi Kekuatan & Kelemahan

(46)

Analisis Lingkungan SI/ TI Eksternal

• Unt uk mendapat perspekt if

tren dan peluang

TI

• M elihat apa yang

pesaing

lakukan dengan

SI/ TI

(47)

BAB V: ANALISIS & PERUMUSAN

STRATEGI

• Tren Arsitektur Jaringan • Tren Aplikasi/ Database

• Tren Aspek Pengamanan S/TI Sasaran analisis:

• Identifikasi Peluang & Tantangan

Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI

(48)

(49)

(50)

(51)

(52)

Cont oh: Analisis

Crit ical Success

Fact ors

• Sejumlah area, di mana akan menjamin

kinerja kompet it if organisasi jika area t sb

memuaskan

• Hierarki CSF (indust ri, organisasi, unit

bisnis, dan manajer)

• Diident ifikasi dari t ujuan dan st rat egi

(53)

(54)

CSF Levels

Industry

CSFs

Organizati

Onal CSFs

BusinessUnit

or Function CSFs

Manager’s

CSFs

(55)

Strategy

CSF

Measure to be

developed

Improve sales in all sites at rates higher than industry average

Competitive pricing

Salary of site manager

Distribution of sites

Company price versus industry average

Manager salary versus industry average

Proportion of high turnover sites

Improve sales of underperfoming sites

Level of advertising Amount spent versus industry average

Example: Objective is To achieve 1 % growth in market share.

In order to achieve that objective, Strategy, CSF

and Measurement needed are as follow:

(56)

CSF HELPS DEFINE AND SET

OBJECTIVES

(57)

Analisis CSF

Executive IS IS applications

Define

Critical Success

Factors Prioritize Define

Identify

Objectives and Business tasks

Strategies and processes

(58)

(59)

CONTOH PERSPEKTIF

PELANGGAN / PEM ASARAN

Sasaran pelanggan (cust omer object ives)

Dim ensi pengukuran

(measures) _Target _{Inisiat if} M encipt akan loyalit as

pelanggan yang t inggi.

Rat a-rat a t ingkat

repeat order per pelanggan per t ahun.

Rat a-rat a 5 kali per pelanggan.

(60)

Cont oh Hubungan ant ara BSC and CSF

• Tujuan adalah unt uk mengurangi biaya

st ockholding

–

The CSFs unt uk t ujuan ini adalah:

• Ident ifikasi lebih awal unt uk barang yang sudah usang

• M eningkat kan ramalan unt uk mengurangi safet y st ock

–

Kebut uhan informasi • Analysis of st ock t urn

• St ock forecast ing

• St ock replacement

(61)

(62)

Analisis Kebutuhan Informasi

berdasarkan CSF dan strategi SWOT

Tujuan CSF Prime M easures Strategi SW OT Value Chain Kebutuhan Informasi

Kesesuaian mat eri belajar dengan ruang lingkup pengajaran di sekolah

(kurikulum).

M eningkat kan kualit as bimbel agar lebih efisien dan efekt if

Operat ion Dat a berisi mat eri

pelajaran per jenjang dan efisien

Kesesuaian met ode belajar dengan

kebut uhan belajar para sisw a dan orang t ua.

M engem bangka n IS/ IT yang dapat m elayani kebut uhan sisw a secara

kust omisasi

Operat ion, Technology Development

Dat a t ent ang jadw al

sekolah dan jadw al

(63)

Tujuan CSF Prime M easures

Strategi SW OT Value Chain kesulit an belajar

Adanya layanan

konsult asi PR

M eningkat kan kualit as bimbel agar lebih

efisien dan efekt if

Operat ion, Services

Dat a t ent ang jadw al bimbel dan jadw al konsult asi

Evaluasi hasil bimbingan belajar

Adanya t ry out secara rut in

M eningkat kan kualit as bimbel agar lebih

efisien dan efekt if

Operat ion, Services

Dat a t ent ang jumlah sisw a bimbel dan jadw al ujian sisw a

M eningkat nya loyalit as sisw a

Peningkat an prest asi akademik di sekolah

M embangun dan menyediakan layanan inovat if dan

berkualit as unt uk memberikan nilai lebih kepada pelanggan bulanan dari set iap unit kerja

Analisis Kebutuhan Informasi

(64)

Strategi Bisnis SI

No CSF Kebutuhan Informasi Solusi SI/ TI

1 Tersedianya mat eri bim bingan belajar

Dat a berisi mat eri pelajaran per jenjang pendidikan (SD, SM P, SM U)

Websit e

Know ledge M anagement Syst em

Office Syst em 2 M emberikan met ode dan w akt u

belajar yang efekt if dan efisien

Dat a t ent ang jadwal sekolah dan jadwal bim bel set iap siswa

CRM SIBIM BEL

3 M embant u sisw a yang m engalam i kesulit an belajar

Dat a t ent ang jadwal bim bel dan jadwal konsult asi

CRM SIBIM BEL

4 M elakukan evaluasi hasil bimbingan belajar

Dat a t ent ang jum lah siswa bim bel dan jadwal ujian siswa

CRM SIBIM BEL

5 M eningkat nya loyalit as siswa Dat a t ent ang nilai raport per siswa Laporan bulanan dari set iap unit kerja

SIBIM BEL

7 M embangun, mengem bangkan dan menerapkan manajemen penget ahuan dan inovasi

Dat a t ent ang riw ayat dan kom pet ensi inst rukt ur dan st af

(65)

Strategi Bisnis SI

No CSF Kebutuhan Informasi Solusi SI/ TI

8 M embangun menerapkan dan meningkat kan manajemen pengem bangan SDM dan organisasi

Dat a t ent ang riw ayat dan kom pet ensi inst rukt ur dan st af

SIM PEG

Sist em Absen

9 M elakukan Prom osi rut in di media cet ak dan elekt ronik

Dat a t ent ang program (paket ) bimbel dan cont ent prom osi lainnya.

Dat a t ent ang cont act person media prom osi dan relasi bisnis

Websit e

SM S Gat ew ay

10 Tersedianya m edia kom unikasi ant ara sisw a dan bimbel

Informasi t ent ang akt ivit as, sem inar, dan promo di lingkungan bim bel

Dat a t ent ang cont act person dan relasi bisnis

Websit e

Online M essaging Applicat ions

SM S Gat ew ay

Email Syst em 11 Evaluasi biaya iuran, kom pet it or dan

pasar

Informasi t ent ang biaya iuran, kom pet it or dan segmen pasar

Laporan adm inst rasi keuangan

SIM KEU

CRM

12 M embangun, m engem bangkan, dan menerapkan manajem en rant ai nilai

Dat a t ent ang absensi, ujian, nilai, dan pembayaran iuran sisw a

SIBIM BEL

SI M anajem en M ut u

13 M engint egrasikan layanan informasi bim bel pusat dan cabang

Dat a yang akan diint egrasi t erkait bimbel pusat dan bim bel cabang

ERP

Email Syst em 14 M elakukan pengelolaan operasional

dan pengadaan barang

Dat a t ent ang persediaan dan rencana pengadaan barang

Dat a invent aris bim bel

(66)

(67)

Future application portfolio

Strategic High Potensial

 CRM

 Know ledge

M anagement System

 SI M anajemen M utu

 Office System

 Sistem Absen

 SI Inventory

 Email System

 SM S Gatew ay

 Online M essaging Applications

Add Add Add Add

(68)

Teknik untuk M enganalisa Bisnis Proses: Process

Effectiveness Analysis

•

Unt uk mengukur kemampuan proses bisnis dalam memenuhi kebut uhan bisnis

•

M enilai efekt ivit as set iap proses bisnis t erhadap set iap pendorong (driver) bisnis yang pent ing

•

Proses bisnis adalah kumpulan logis dari kegiat an bisnis t erkait

•

Cont oh crit ical business drivers

– Efisiensi produksi: penghapusan duplikasi, penghilangan pemeriksaan yang tidak perlu, pengurangan transfer tanggung jaw ab,

penyederhanaan prosedur , dan arus informasi efisien

– Kepuasan pelanggan: pengurangan w aktu untuk memproses pesanan,pengurangan w aktu untuk menjaw ab pertanyaan, dan

(69)

Technique to analyze degree of Information

System: IS Profile in Organizations

Support routine,

Strategic to entire

Distributed

organization

Computing

Support routine,

Crucial to some

Centralized

business areas

computing

Infusion (impact on business) Diffusion

(deployment in business) High

(70)

Teknik utk M enganalisa Hubungan Bisnis dan SI:

Pemodelan Organisasi

•

Teknik t erst rukt ur unt uk memast ikan pemeriksaan yang komprehensif t hdp lingkungan bisnis dan SI